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Funes Bsicas do Administrador

A administrao como atividade um processo que se compe, pelo menos, de quatro funes bsicas: planejamento, organizao, direo e controle. Planejar determinar os objetivos e o modo como podem ser alcanados. Organizar dividir trabalho, agrupar atividades, designar pessoas para execuo, distribuir e alocar recursos, coordenar e integrar esforos, tudo em funo dos objetivos e planos traados. Dirigir comandar e coordenar indivduos, grupos e aes, processo que se relaciona interpretao dos objetivos, motivao, liderana e resoluo de conflitos. Controlar verificar se as atividades realizadas esto conduzindo ou no ao alcance dos objetivos estabelecidos e dos resultados esperados. Este processo dinmico, interativo, de tal modo que as quatro funes planejar, dirigir, organizar e controlar esto em permanente dilogo entre si. Nenhuma pode ser realizada ou compreendida isoladamente, j que a administrao exatamente a combinao cclica e recorrente dessas funes.

PLANEJAMENTO

O planejamento o processo de anlise da situao interna da organizao, da conjuntura externa nas reas econmica, social e poltica, e do impacto desses cenrios sobre a Administrao, para definir os objetivos a serem atingidos, concebendo um cenrio futuro ideal e exequvel, e deliberar sobre a adoo de aes adequadas para viabilizar a conquista desses objetivos. O planejamento deve compreender a percepo da realidade local e global; a criao de sries histricas de dados e informaes; a retratao das experincias de mudanas vivenciadas pela organizao, bem como as resistncias e colaboraes dos diversos atores da Administrao na implantao desse plano; avaliao dos pontos fortes e fracos da organizao e das possibilidades e riscos do ambiente; e construo de um referencial futuro melhor e que motive a equipe e a populao. O planejamento no e nem pode ser algo solitrio, criado por um tcnico ou poltico visionrio. uma funo a ser gestada pela equipe que ir implant-lo. Na sua elaborao, deve-se buscar o desenvolvimento urbano, econmico e social do municpio, com formulaes sistemticas e harmnicas que expressem a vontade popular.

Os administradores modernos procuram pensar estrategicamente e no apenas para apagar incndios. Por isso, ganha fora o conceito de Planejamento Estratgico e de Administrao Estratgica. Planejamento Estratgico um processo contnuo e sistemtico, com anlise da macroeconomia e viso holstica dos cenrios polticos e sociais, que organiza as aes de governo de forma a cumprir as decises prvias que criam o cenrio desejado. J a Administrao Estratgica o conceito que vai alm, sendo o processo estruturado a conceber, materializar e reavaliar continuamente o planejamento estratgico. O planejamento da ao governamental municipal compreende os seguintes instrumentos: Plano Diretor, Plano Geral de Governo, Programas Gerais e Setoriais, Plano Plurianual, Lei de Diretrizes Oramentrias, Oramento Pblico Anual e Programa Financeiro e de Desembolso, os quais sero examinados oportunamente no captulo especfico sobre plano estratgico municipal.

ORGANIZAO

Examinou-se anteriormente a Administrao na acepo formal ou orgnica, ou seja, conjunto de rgos e entidades atravs dos quais se realizam os fins estatais. Neste tpico, toma-se organizao como uma das funes bsicas do administrador e, neste sentido, quer dizer diviso de trabalho, agrupamento de atividades, designao de pessoas, alocao de recursos, coordenao de esforos e melhor aproveitamento possvel de todos os recursos disponveis, sejam humanos, tecnolgicos, materiais ou financeiros. Seguidamente posse, comum ouvirem-se reclamaes de grande parte dos prefeitos quanto desorganizao do servio pblico: ausncia de polticas de gesto de pessoas, pessoal desmotivado, sucateamento de maquinrios e equipamentos, precariedade dos prdios pblicos, ausncia absoluta de mecanismos de controle de estoques e do desempenho de veculos e por a seguem as lamentaes. Todavia, em vez de se dedicarem eles mesmos a combater a desorganizao reclamada, acabam por dar sequencia a ela, reproduzindo, quase sempre, o quadro anterior. Por inmeras razes, o prefeito deve dedicar especial ateno a este ponto. Pouco servir o planejamento, no havendo condies organizacionais para sua execuo.

Algumas medidas essenciais tendentes organizao devem ser implantadas no primeiro ano de governo: a) reviso da legislao de pessoal e implantao de polticas de gesto de pessoas voltadas para a motivao, capacitao e movimentao de carreiras; b) reestruturao administrativa visando a tornar a mquina mais leve e mais produtiva; c) reviso da legislao tributria e incremento das receitas prprias; d) designao de um setor para captao de servidores e gesto dos convnios; e) renovao da frota de veculos e dos equipamentos em geral; f) implantao de medidas de controle de gastos e reduo dos custos operacionais; g) medidas de austeridade financeira; h) informatizao; i) implantao de manual de procedimentos e medidas gerais de controle.

Sabendo que os recursos so limitados e, normalmente, inferiores demanda, cometer pecado gravssimo o prefeito que se descurar da organizao. Tanto pior, no ter os meios para executar o planejamento proposto e frustrar as expectativas da comunidade.

DIREO1[1]

A administrao do setor pblico realizada por mos humanas. O aparelho do Estado seria um amontoado de coisas, no fosse o gnio humano a lhe constituir e a lhe dar significado e organizao, sendo que este fazer implica sempre a agregao de poder. O Estado um centro de poder por excelncia e isso se irradia para o seu aparelho: poder de institucionalizar normas, organizar a vida social, coagir, decidir conflitos e interferir na esfera individual e coletiva. Por muito tempo, a exacerbao do poder do administrador foi o tom predominante do Direito Administrativo, chegando mesmo a obscurecer o trao

essencial da relao de administrao pblica que se constitui sob o binmio dever e finalidade. Contra essa tnica acentuada no poder da Administrao, Bandeira de Mello (2004, p. 37) se pronuncia com preciso:

Entre ns, infelizmente, reforada, mesmo sem este intento, por algumas formulaes doutrinrias que arrolam poderes da Administrao, quais, poder regulamentar, poder normativo, poder discricionrio, poder hierrquico ou quejandos, contribuindo dessarte, para que o Direito Administrativo seja visto como um ramo do direito aglutinador de poderes desfrutveis pelo Estado em sua feio administrativa, ao invs de ser considerado como efetivamente , ou seja, como um conjunto de limitaes aos poderes do Estado ou, muito mais acertadamente, como um conjunto de deveres da Administrao em face dos administrados.

Indicando rompimento com a nfase no poder da autoridade, muitos dos autores contemporneos tm se referido ao poder da Administrao Pblica como um poderdever. Ao prefeito, cabe exercer a funo de direo e para isso, conta com a colaborao de outros agentes polticos que so os secretrios municipais. So, portanto, autoridades de direo reconhecidas pelo ordenamento jurdico. Todavia, esta autoridade no pode apoiar-se somente na competncia do rgo e na diferenciao hierrquica. Mais do que comando vertical, o que se exige numa ordem democrtica coordenao de esforos, valorizao das equipes de trabalho, comunicao intensiva, permanente postura dialgica, comprometimento com os objetivos e princpios da Administrao Pblica, com o planejamento aprovado pela equipe e com as demandas da populao. Como autoridades pblicas, os prefeitos e seus secretrios sero observados por colaboradores e pela populao; seus exemplos falaro mais alto que os seus discursos; suas aes revelaro o tipo de liderana que exercem.

CONTROLE

Em sentido amplo, o controle se refere ao conjunto dos instrumentos destinados limitao do poder e verificao de que o seu exerccio est ou no em consonncia com o Direito, com as finalidades que lhe so prprias e com as demandas da coletividade. Sobre a Administrao Pblica, incidem diversos sistemas de controle, internos e externos, cuja atividade inerente ao Estado Democrtico de Direito. Este controle em sentido amplo ser abordado em captulo prprio deste estudo. Por ora, cuida-se aqui do controle como uma das funes bsicas do administrador e neste sentido, ele interno por excelncia, mas se conecta com todas as demais funes administrativas e com os demais mecanismos de controle. Como funo bsica do administrador, o controle se presta a avaliar o grau de execuo do planejamento proposto, o alcance das metas e objetivos traados, a medida do aproveitamento dos recursos (humanos, materiais, financeiros e tecnolgicos) disponveis, o grau de satisfao ou insatisfao dos destinatrios quanto s atividades desenvolvidas, o cumprimento da legislao aplicvel. O controle funo poltico-administrativa, mas tambm dever jurdico, como ressalta com preciso Jess Torres Pereira Jnior:

[...] controlar significa, basicamente, o exerccio de uma funo poltica, de um dever jurdico e de uma etapa nsita a todo processo sistmico de trabalho. manifestao de funo poltica porque decorre necessariamente da Constituio, da aplicao dos freios e contrapesos que viabilizam a harmonia e a independncia entre os Poderes, coibindo-lhes os eventuais abusos. dever jurdico porque predeterminado produo de resultados de interesse pblico, que o que se espera do funcionamento de qualquer sistema estatal em favor das populaes. tambm etapa necessria de um processo sistmico de trabalho na medida em que toda atuao estatal deve almejar gesto eficiente e eficaz dos meios que a sociedade deposita nas mos dos gestores pblicos. o devido processo legal aplicado s relaes de administrao entre o Estado e os cidados. (2005, p. 19)

A despeito da sua importncia, o controle uma funo descurada na Administrao Pblica. Faz-se, normalmente, um controle formal e voltado para aplicao de penalidades (controle sancionador), mas h pouco investimento no controle como mecanismo de aperfeioamento da gesto pblica.