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INSTITUTO SUPERIOR DE CINCIAS DE SADE ISCISA

Curso de Administrao e Gesto Hospitalar

Trabalho de Fim do Curso

Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo de Agosto de 2009 a Fevereiro de 2010

Autor: Eunlio Mabunda Aly Cdigo de Inscrio: TFCAGHEA057/09

Supervisor: dr. Joo S. J. Nhambessa

Maputo, Abril de 2010

INSTITUTO SUPERIOR DE CINCIAS DE SADE

Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava

Curso de Administrao e Gesto Hospitalar

Trabalho de Fim do Curso

Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar - Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo de Agosto de 2009 a Fevereiro de 2010

Relatrio apresentado em cumprimento dos requisitos exigidos pelo Instituto Superior de Cincias de Sade (ISCISA) para a obteno do grau de Licenciatura em Administrao e Gesto Hospitalar.

Autor: Eunlio Mabunda Aly Cdigo de Inscrio: TFCAGHEA057/09 Cell: +258 82 57 76 999 E-mail: mabunda82@yahoo.com.br

Supervisor: dr. Joo S. J. Nhambessa Co-supervisora: dr. Marta Lucas Conde

Maputo, Abril de 2010

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Declarao de Originalidade
Declaro, por minha honra, que o presente Trabalho de Fim do Curso resultante de uma investigao conduzida por mim e orientada pelo supervisor e co-supervisara acima referenciados, nunca foi apresentado em qualquer instituio de ensino para obteno de grau acadmico. Igualmente, declaro que este Relatrio foi escrito por mim, toda a informao que no tenha sido da minha autoria e todo o apoio que recebi durante a realizao do mesmo foram devidamente reconhecidos em pginas apropriadas deste Relatrio.

________________________________ (Eunlio Mabunda Aly) Maputo, Abril de 2010

I
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Dedicatria

minha

me,

Ana

Maria

Henriqueta

da

Conceio

Mabunda

que,

incansavelmente e no meio de muitas dificuldades, tudo fez para a minha educao e formao acadmica.

II
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Agradecimentos
Em primeiro lugar agradeo minha me pelo sacrifcio feito para garantir a minha formao. Aos meus irmos Leonette Aly, Edson Lino e Milton Santana por acreditarem em mim. Especial agradecimento vai para dr. Joo Sebastio Jequessene Nhambessa e dr. Marta Lucas pelas orientaes tcnicas e cientficas dadas, sempre que precisei. toda minha famlia, especialmente aos tios Sanso, Samuel, Abel, Jos, Maria Odete, Maria de Ftima Mabunda, primos, Emeriy Kerekere, Max, Idolgy, Zawade, Kelven, nia, Gabriel Jnior, Chanda, Virglio pelo apoio incondincional prestado, desde os primeiros momentos da academia at a presente data. minha namorada, Paula A. M. Jos, pelo apoio, encorajamento e presena permanente. Direco Geral do Instituto Superior de Cincias de Sade, especialmente a Direco do Curso de Administrao e Gesto Hospitalar que tornou-me acadmico. Aos docentes pelo conhecimento que me transmitiram, desde o primeiro at ao quarto ano do curso. Aos colegas de carteira, especialmente ao Francelino, Srgio, Daniel e Baslio pela valorizao do esprito de camaradagem e interajuda no seio da academia. Direco e funcionrios do Hospital Central de Maputo pelo acolhimento durante a realizao do Estgio Integral. Direco e funcionrios do Hospital Geral da Machava pelo acolhimento durante a realizao do estgio parcial e pela disponibiliao de dados e informao para a realizao deste estudo.

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E, extensivamente, a todos que, directa ou indirectamente contribuiram para a concretizao deste estudo, cujos nomes no foram contemplados nesta pgina, vai meu... ...Muito obrigado!

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Resumo
O presente trabalho apresenta resultados de um estudo realizado no Sector de Aprovisionamento do HGM, tem como tema Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo entre Agosto de 2009 Fevereiro de 2010 e visa, fundamentalmente, descortinar os factores que concorrem para o atraso na actualizao das fichas de stocks e de prateleira e propr medidas com vista a solucionar este problema ou reduzir os seus efeitos. Para efectivao deste estudo recorreu-se ao mtodo dedutivo e tipo descritivo. No que a recolha de dados diz respeito, importa referir que privilegiou-se as tcnicas de entrevistas estruturadas, questionrios estruturados com perguntas abertas e fechadas e observao directa participativa. Os resultados deste estudo foram obtidos a partir de questionrios administrados vinte e cinco (25) trabalhadores divididos em trs (3) grupos destintos, nomeadamente: Administrador, trs (3) pertencentes ao Sector de Aprovisionamento e vinte e um (21) pertencentes aos sectores/servio/ncleo/unidades: Laboratrio, Ncleo de Estatstica, Servio de Pequenas Obras, Lavandaria, Fisioterapia, Enfermarias I, II, III e IV, Casa Morturia, Consultas de nove (9) patologias, Secretaria e Direco do HGM, entrevistas feita ao Administrador e aos trabalhadores do sector de Aprovisionamento e, por fim a observao dos fenmenos em volta das atitudes, prticas e comportamentos dos elementos acima descritos. Este estudo pemitiu desvendar as razes que concorrem para o atraso na actualizao das fichas de controlo de stocks, nomeadamene: a falta de condies de trabalho relativas ao bem-estar fsico e que diminuam a fadiga, a negligncia dos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento e a falta de controlo das actividades por parte do Administrador para a garantia do cumprimento das metas preestabelecidas.

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Abreviaturas
AGH DPS HGM H0 H1 ISCISA OMS SNS US Administrao e Gesto Hospitalar Direco Provincial de Sade Hospital Geral da Machava Hiptese Nula Hiptese Alternativa Instituto Superior de Cincias de Sade Organizao Mundial de Sade Servio Nacional de Sade Unidade Sanitria

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Indice
Declarao de Originalidade...........................................................................................I Dedicatria.....................................................................................................................II Agradecimentos............................................................................................................III Resumo..........................................................................................................................V Abreviaturas .................................................................................................................VI Indice...........................................................................................................................VII Lista de Tabelas, Grficos, Apndices e Anexos .........................................................X
Anexos.............................................................................................................. XIII

CAPTULO I .................................................................................................................1 1-Introduo...................................................................................................................1 CAPTULO II..................................................................................................................3 2-Enquadramento Terico.............................................................................................3


2.1-Conceitos e Abordagens ...............................................................................3 2.1.1-Conceitos.................................................................................................3 2.1.2-Abordagens..............................................................................................4

CAPTULO III...............................................................................................................10 3-Enunciado do Problema...........................................................................................10


3.1-Problema......................................................................................................10 3.2-Justificao...................................................................................................12

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4-Objectivos.................................................................................................................13
4.1-Geral............................................................................................................13 4.2-Especficos...................................................................................................13

5-Questo de Partida..................................................................................................14 6-Hipteses.................................................................................................................14 CAPTULO IV...............................................................................................................15 7-Metodologia de Estudo.............................................................................................15


7.1-Local de Estudo...........................................................................................15 7.2-Mtodo de Estudo .......................................................................................17 7.3-Tipo de Estudo.............................................................................................17 7.4-Durao do Estudo.......................................................................................17 7.5-Populao em Estudo...................................................................................17 7.6-Tipo de Amostragem....................................................................................18 7.7-Tamanho da Amostra...................................................................................18 7.8-Variveis...................................................................................................... 19 7.9-Tcnicas de recolha de dados......................................................................20 7.10-Anlise, Tratamento e Interpretao dos Dados ......................................21

8-Consideraes ticas...............................................................................................22 9-Constrangimentos.....................................................................................................22 CAPTULO V................................................................................................................23 10-Resultados..............................................................................................................23


10.1-Instalaes, Equipamentos e Instrumentos de Trabalho do Sector de Aprovisionamento..............................................................................................23 10.2-Descrio do Fluxo de Actividades ............................................................24 10.3-Descrio do Perfil dos Trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento do HGM.................................................................................25 10.3.1-Perfil da Categoria: Tcnica Administrativa C-Responsvel do Sector. 25 10.3.2-Perfil da Categoria: Servente 1............................................................25 10.3.3-Perfil da Categoria: Servente 2............................................................26 10.4-Resultado dos questionrios administrados aos trabalhadores.................27

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10.5-Resultado dos questionrios administrados aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento..............................................................................30 10.6-Resultado da Entrevistas feita aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento..............................................................................................32 10.7-Resultado do questionrio dirigido ao Administrador do HGM...................33 10.8-Resultado da Entrevista feita ao Administrador.........................................34 10.9-Resultado dos questionrios administrados aos requisitantes dos sectores ...........................................................................................................................35

CAPTULO VI...............................................................................................................37 11-Discusso dos Resultados.....................................................................................37 CAPTULO VII..............................................................................................................40 12-Concluses e Recomendaes..............................................................................40 ....................................................................................................................................40
12.1-Concluses.................................................................................................40 12.2-Recomendaes.........................................................................................42

CAPTULO VIII.............................................................................................................43 13-Referncias Bibliogrficas......................................................................................43


13.1-Livros Usados e/ou Consultados.................................................................43 13.2-Documento Oficial.....................................................................................45

CAPTULO IX...............................................................................................................46 14- Apndices e Anexos..............................................................................................46 ....................................................................................................................................46


Apndice I....................................................................................................... 47 Carta de Consentimento Livre e Esclarecido...................................................47

IX
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Lista de Tabelas, Grficos, Apndices e Anexos Tabelas


Tabela 1-Disribuio dos Questionados por Sector e Sexo--------------------------------25 Tabela 2-Nvel de Escolaridade dos Questinados---------------------------------------------26 Tabela 3-Faixa Etria dos Questionados--------------------------------------------------------27 Tabela 4-Fornecedores de Materiais--------------------------------------------------------------30 Tabela 5-Disponibilidade dos Trabalhadores do Aprovisionamento----------------------33

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Tabela 6-Tempo de Serviao dos Trabalhadores do Aprovisionamento----------------34

Grficos
Grfico 1-Distribuio dos Questinados por Sector e Sexo --------------------------------26 Grfico 2-Nvel de Escolaridade dos questionados-------------------------------------------27 Grfico 3-Faixa Etria dos Questionados--------------------------------------------------------27

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Apndices
Apndice 1-Carta de consentimento livre e esclarecido-------------------------------------44 Apndice 2- Questionrio para trabalhadores do Sector de Aprovisionamento-------45 Apndice 3-Guio de entrevista para trabalhadores do Aprovisionamento ------------49 Apndice 4-Questionrio para requisitantes dos sectoresserviaos---------------------51 Apndice 5-Questinrio para Administrador ----------------------------------------------------54
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Apndice 6- Guio de entrevista para Administrador-----------------------------------------57 Apndice 7- Guio de observao participativa------------------------------------------------59

Anexos
Anexo 1-Ficha de Controlo de Stock--------------------------------------------------------------60 Anexo 2-Ficha de Prateleira ------------------------------------------------------------------------61

XIII
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Pensamento

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No basta conquistar a sabedoria, mas, acima de tudo, preciso saber utiliz-la. [Marcos Tlius Scero]

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CAPTULO I 1-Introduo
Todas organizaes hospitalares, salvo raras excepes, seja qual for a sua dimenso e importncia, para poderem prestar servios, tm de assegurar o abastecimento, a todos os seus sectores, de tudo quilo que necessita (materiais e equipamentos). A garantia do abastecimento de materiais que sirvam de matria-prima necessrios para o funcionamento de uma organizao complexa como Hospital obrigatria visto que a falta desses materiais pode acarretar grave perigo de vida para os pacientes. Este abastecimento surge no Hospital como uma necessidade a satisfazer, e envolve naturalmente uma aplicao de mais ou menos horas de trabalho, de mais ou menos pessoas. No entanto, a gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar uma actividade complexa e requer, dos funcionrios afectos a este Sector, responsabilidade e rigor em relao ao registo dos movimentos de entradas, saidas e saldos de materiais de modo a reflectirem a realidade concreta daquilo que foi fornecido e do stock em armazm e, acima de tudo, servir de base para a planificao das compras. O sector de Sade em Moambique atravessa um perodo de mudanas, motivadas, por um lado, pela necessidade de melhorar a qualidade dos servios prestados, por outro lado, pela necessidade de racionalizar os escassos recursos, desta forma respondendo s exigncias cada vez crescente dos utentes. Assim, o Hospital tem de possuir stocks que lhe permitam aguardar que sejam fornecidos e encaminhados para si, os materiais que pretende. Mas, alm disso, devem ser tomadas todas as medidas para evitar que se deteriorem e para reduzir ao mnimo os encargos devido a sua conservao.

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O presente trabalho obedece a seguinte estrutura: Captulo I-Introduo, Captulo IIEnquadramento Terico, Captulo III-Enunciado do Problema, Captulo IVMetodologia de Estudo, Captulo V-Resultados, Captulo VI-Discusso dos Resultados, Captulo VII-Concluses e Recomendaes, Captulo VIII-Referncias Bibliogrficas e Captulo IX-Anexos e Apndices.

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CAPTULO II 2-Enquadramento Terico


Sendo Actualizao de Fichas de Controlo de Stock e de Prateleiras um tema tratado por outros autores, em diversas ocasies e em vrios momentos, foi necessrio buscar conceitos e abordagens que contriburam para melhor compreenso deste estudo. 2.1-Conceitos e Abordagens 2.1.1-Conceitos

Hospital parte integrante de uma organizao mdica e social, cuja funo prover completa assistncia de sade curativa e preventiva populao, e cujos servios ambulatrios atingem famlias e seu ambiente. (OMS, 1980) Hospitais so instituies de prestao de cuidados clnicos, em regime de internamento e de atendimento ambulatrio a doentes que no encontram soluo para os seus problemas de sade nos nveis inferiores. Oferecem a possibilidade de diagnstico clnico com apoio laboratorial e de outros exames complementares. Constituem sempre nvel de referncia. (Diploma Ministerial n 127/2002). A definio de Hospital na perspectiva do Diploma Ministerial n 127/2002 bastante restrita e enquadra-se com a realidade socioeconmica do pas, enquanto na ptica da OMS, a definio mais abrangente tendo em conta que abarca uma gama de actividades que tm sido realizadas no Hospital, a avaliar pela sua complexidade. Gesto um conjunto de tarefas que visam garantir a afectao eficaz de todos recursos disponibilizados pela organizao a fim de alcanar os objectivos traados. (Roberto, 2001). Material o conjunto de objectos e aparelhos que se usam numa indstria, numa construo, numa explorao. (Rocha, 1994)

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Para Zermati (2000) Stock uma proviso de produtos destinados ao consumo. Aprovisionamento pr a disposio da empresa tudo quilo que ela necessita para poder laborar, nas quantidades e qualidades necessrias, no momento preciso e ao menor custo possvel. (Braga, 1991) Sector de Aprovisionamento uma rea que se ocupa pelo abastecimento, a todos outros sectores de actividade, de tudo quilo que lhes seja necessrio (materiais, equipamentos, servios, etc.), na sua grande maioria adquirido no exterior da empresa. (Lorben, 2000) Armazm o local onde os artigos comprados ou fabricados so recebidos, arrumados, conservados, levantados e distribudos. (Zermati, 2000) Armazenamento o conjunto das funes de recepo, arrumao, conservao, levantamento e distribuio. (Zermati, 2000). Proforge (1995) defende que a Ficha de Prateleira destina-se a controlar o material no prprio local em que est stocado; o seu uso evita a necessidade de estar contando o material cada vez que desejamos certificar-nos da sua real existncia fsica. Ela permanece junto ao material e movimentada cada vez que o material retirado, ou de forma inversa, quando registamos novas entradas. 2.1.2-Abordagens

Segundo Braga (1991) o movimento de entradas e sadas de materiais deve merecer especial ateno em relao actualizao das existncias e sua valorizao de modo que a informao transmitida aos gestores de stocks seja real, facilitando, desta forma, a planificao das actividades. Da mesma forma, essa informao importante para a seco de compras, contabilidade e outras que dela dependem para desenvolverem as suas actividades. No entanto, para que o registo das entradas, sadas e saldos dos materiais em stock se mantenha sempre actualizado necessrio que o gestor de stocks e fiel do

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armazm, conjuntamente, levem a cabo trabalho e acima de tudo as polticas da organizao devem estar de acordo com os seus propsitos. Ainda em relao a Actualizao dos movimentos de stocks, Zermati (2000) entende que a informatizao do Sector de Aprovisionamento constitui uma mais-valia para a gesto de stocks. O computador uma mquina automtica que permite efectuar, no quadro dos programas de estrutura preestabelecida, conjunto de operaes aritmticas e lgicas para fins cientficos, administrativos ou contabilsticos. A partir de notas de movimentos de stocks, das previses das necessidades para trabalhos programados, das clusulas comerciais dos contratos e das facturas, possvel realizar uma gesto automtica integrada de stocks que cubra a vigilncia destes, a reposio, a vigilncia do respeito dos prazos, a contabilidade de stocks, o controlo das previses, a ordem de pagamento das facturas. E, por fim, Proforge (1995) defende que a Actualizao de materiais recepcionados dos fornecedores umas das principais actividades para uma s gesto de stocks. Ela deve acontecer aps a chegada desses materiais e compreende os seguintes procedimentos: A conferncia, A inspeco; A aceitao dos materiais pela assinatura da guia fiscal (guia de remessa ou de devoluo);
A preparao dos materiais para o stock; Registo nas fichas de prateleira e de stocks; e A emisso de aviso de entrada dos materiais, aos sectores usurios, de

compras (caso se trate de compras) e ao sector de gesto de stocks. Ainda segundo o autor acima referenciado, na gesto de stocks o controlo fsicofinanceiro feito atravs de um sistema de duplo controlo, constitudo por duas fichas, nomeadamente:
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a) Ficha de prateleira tambm designada por ficha de controlo fsico ou ficha de movimento;
b) Ficha de stock tambm conhecida por ficha de controlo geral ou ficha

descritiva. Das trs abordagens acima referenciadas, Zermati valoriza a Actualizao dos movimentos de stocks recorrendo ao sistema informatizado. Apesar das largas vantagens que a informatizao apresenta em relao ao registo automtico e oportuno das entradas, sadas e respectivos saldos, ele no convm para a realidade vivida no HGM visto que este processo pressupe a instalao de um programa informtico apropriado, a introduo de cdigo de barras e treinamento do pessoal para operar com o sistema. Normalmente, a informatizao de qualquer servio bastante honerosa e os recursos financeiros para o investimento so escassos, facto que limita ao HGM na materializao do processo de informatizao do Sector de Aprovisionamento, da que esta teoria no se enquadra com os propsitos deste estudo. Braga (1991) mostra claramente a pertinncia do registo imediato do movimento de stocks e a importncia do mesmo para os diversos sectores interessados pela informao gerada a partir desse registo como instrumento para a planificao do Hospital a todos os nveis. Igualmente, a perspectiva de Proforge segue a linha defendida por Braga e acrescenta evidenciando as etapas a ter em conta no momento da recepo de materiais. Diferentemente da abordagem defendida por Zermati, nas de Braga e Proforge est explcita a Actualizao dos movimentos de stocks utilizando sistema manual e a criao de condies para que isso acontea efectivamente. Assim sendo, as abordagens apresentadas por Braga e Proforge acentam-se perfeitamente nos objectivos deste estudo tendo em conta que vo de acordo com a realidade do HGM. Eles evidenciam que possvel melhorar o desempenho do

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Sector de Aprovisionamento do HGM utilizando o sistema manual, bastando, para isso, realizar as actividades de uma maneira profissional, atravs da utilizao de ferramentas de gesto. Para melhor enquadramento do tema, contou-se ainda com contribuies valiosas de outros autores. Ao Sector de Aprovisionamento compete o estabelecimento de uma poltica de compras que vai de encontro com os interesses da instituio e do prprio paciente. Este servio tem como objectivo, fornecer o Hospital de artigos ou servios por si solicitados e tem como funes (Reis, 1975):
a) Comprar, nas quantidades e qualidades convenientes elaborando um estudo

prvio de compra, realizando-a e procedendo execuo e controlo do contacto;


b) Armazenar, desenvolvendo as gestes material, administrativa e econmica

de stocks, alm das recepes qualitativas e quantitativa, e c) Distribuir os artigos quando so requeridos. Segundo Nabis (1998) a funo Aprovisionamento tem por objectivo, nos Hospitais, colocar disposio dos servios utilizadores, os materiais e servios de que estes carecem, para a realizao dos seus fins. Este objectivo deve ser realizado em tempo oportuno, nas quantidades e qualidades convenientes e ao menor custo. A prossecuo destes fins obriga a que a funo do Aprovisionamento se desdobre em actividades diferenciadas, contudo relacionadas. evidente que, para levar a bom termo o conjunto de operaes relacionadas com o Sector de Aprovisionamento, convm, antes de tudo, definir de forma precisa, em quantidade e em prazo, as necessidades do Hospital. (Almeida, 2001) Num outro desenvolvimento Proforge (1995) defende que dentre as principais funes da gesto de stocks, destacam-se as seguintes:
Determinar o que deve existir ou permanecer em stock. Nmero de itens; 7
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Determinar quando se deve reabastecer os stocks. Periodicidade; Determinar

quanto

de

stock

ser

necessrio

para

um

perodo

predeterminado;
Accionar a seco de compras para executar a aquisio de compras de

stock (aquisio de uma nova encomenda);


Controlar os stocks em termos quantitativos (controlo fsico) e monetrio

(controlo financeiro) e fornecer informaes aos centros de deciso sobre a poro do stock;
Manter os inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados

dos materiais em stock;


Identificar e retirar, do stock, os itens obsoletos e danificados; Manter actualizadas as fichas de stock e de prateleira e Replanear os stocks (os itens e as quantidades), sempre que necessrio.

Ainda de acordo com o autores acima referenciado, independentemente do rgo requisitante, todos os materiais requisitados devero ser recepcionados directamente pelos armazns, quer se tratem de materiais para o consumo imediato quer para o stock. Com base na guia de remessa do fornecedor, o fiel do armazm dever: Conferir os materiais quantitativa e qualitativamente; Cruzar as quantidades recebidas com os mencionados na guia de remessa;
Assinar a guia de remessa do fornecedor e reter a original para os devidos

registos para posterior emisso de nota de entrada. Segundo Costa e Alves (1998) a nota de entrada a ser emitida, dever conter a seguinte informao: Nmero de entrada;

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Nmero da nota de encomenda; Cdigo do produto; Quantidade recepcionada; Data de recepo; Na perspectiva de Martins (2001) a informao que a ficha de stock deve conter pode ser dividida em quatro aspectos: a) Identificao do artigo Cdigo; e Descrio

b) Registo das entradas

Data do movimento; Identificao do movimento (nmero, origem); Quantidade entrada/recebida; Preo unitrio e/ou mdio; e Valor monetrio da entrada.

c) Registo de sadas

Data do movimento; e Identificao do documento justificativo (designao e nmero e destino).

Quantidade sada e Valor monetrio da sada.

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d) Registo das existncias Quantidade disponvel ou saldo e Valor monetrio do saldo.

Segundo Frederich (1999) a ficha de prateleira regista todas as entradas e sadas sendo, por isso, um auxiliar poderoso no controlo de stocks armazenados, pois em caso de dvida sobre fornecimento ou entrada de materiais, encontramos na ficha de prateleira todos os elementos de que necessitamos para esclarecer diferenas porventura surgidas no controlo geral, realizada atravs da ficha de controlo de stock.

CAPTULO III 3-Enunciado do Problema


3.1-Problema Tendo em conta que Hospital um sistema constitudo por vrios subsistemas, o alcance dos seus objectivos depende, em grande medida, da forma como esses subsistemas se articulam no seu funcionamento. Durante a realizao do Estgio Parcial, levado a cabo pelo autor, no perodo entre Abril a Junho e a primeira parte do Estgio Rural Integrado, ambos em 2009, no Sector de Aprovisionamento do HGM, constatou-se atraso na actualizao das Fichas de controlo de stock e de Prateleira, em relao aos Materiais de Higiene e Limpeza, Material de Escritrio e gneros alimentcios, sempre que entravam nos Armazns 1, 2 e 3 respectivamente, aps recebimentos dos fornecedores e quando saiam mediante requisies internas provenientes dos diversos sectores. Este atraso

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na actualizao dos movimentos de stocks abria espao para que houvesse discrepncia entre as existncias fsicas e os documentados nas fichas de Controlo de stock e de prateleira. Segundo Zermati (2000) o movimento, quer de entrada, quer de sada de qualquer artigo em armazm deve merecer registo imediato de forma a manter a informaes relativas a provenincia ou destinatrio, a data do movimento quantidades e preo unitrio actualizadas, facilitando a planificao das necessidades. O problema do Atraso na Actualizao das Fichas de controlo de stock e de Prateleira tambm foi detectado pela Equipa de Inspeco do MISAU, num trabalho realizada em Novembro de 2009 que culminou com a elaborao de um Relatrio no qual constavam recomendaes no sentido de inverter o cenrio. No entanto, a Direco do Hospital, preocupada com a situao, realizou um trabalho de monitoria no Sector de Aprovisionamento no sentido de fazer cumprir as recomendaes emanadas pela Equipa de Inspeco do MISAU, mas resultou num fracasso. Ciente da gravidade do problema, a mesma Direco, em coordenao com a DPS, em Janeiro do ano em curso, transferiu a responsvel do Sector de Aprovisionamento para o de Contabilidade do HGM e para o seu lugar fez deslocar dois tcnicos da DPS, como forma de estancar o problema. Aps o cenrio acima descrito, houve necessidade de levantar questes que ajudaram a reflectir sobre o problema, nomeadamente: Ser que a transferncia de dois Tcnicos, da DPS para o comando do Sector de Aprovisionamento do HGM, a soluo mais adequada para o problema? Ser que estamos perante uma clara Negligncia por parte dos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento do HGM?
Ser que trata-se de falta de conhecimento em relao a pertinncia da

Actualizao das Fichas de Controlo de Stocks e de Prateleira?

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Ser que h falta de pessoal no Sector de Aprovisionamento do HGM ao

ponto de influenciar para o Atraso na Actualizao das Fichas de controlo de Stock e de Prateleira? 3.2-Justificao Sendo HGM um Hospital de referncia a nvel nacional no que diz respeito ao tratamento da Tuberculose, com Sector de Aprovisionamento deficiente em relao a Actualizao das Fichas de Controlo de Stock e de Prateleira, surgiu o presente estudo que, atravs da aplicao de mtodos cientficos, trouxe superfcie os factores que geram Atraso na Actualizao dos movimentos de Stock e props solues de modo a desencadear um ataque frontal ao problema no sentido de resolv-lo ou reduzir os seus efeitos. O Sector de Aprovisionamento uma rea crucial para a vida do qualquer Hospital, particularmente o HGM visto que garante o abastecimento aos restantes sectores/servios para que possam laborar. O seu desempenho tem reflexos imediatos nos resultados em relao aos servios prestados aos pacientes, em particular e utentes, no geral. O atraso na actualizao dos movimentos de stocks contribui para que os saldos dos materiais e produtos no espelhem a realidade, comprometendo, desta feita, a estimativa das necessidades do ms subsequente. Nesta perspectiva, a subestimao pode resultar no sofrimento dos doentes e/ou perda de vidas humanas, causada por falta de alimentos enquanto a subestimao pode gerar sobfornecimento e desperdcios. Isso tambm tem consequncias graves para os pacientes porque os fundos utilizados para alimentos, materiais de higiene e limpeza no podem ser reaproveitados para outras reas onde haja falta de recursos vitais. O Aprovisionamento hospitalar sempre foi visto como uma rea menor em relao as restantes reas, no sendo perceptvel para muitos que realmente operacional e transversal todo o Hospital.

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A exigncia em termos de eficincia e eficcia no funcionamento, quer do Sector de Aprovisionamento quer de outros sectores, cada vez maior, da surge a necessidade de imprimir nova dinmica neste sector hospitalar. A concretizao deste estudo tem como finalidade despertar aos tomadores de deciso para a necessidade de profissionalizar o Sector de Aprovisionamento atravs da utilizao de ferramentas de gesto no exerccio das suas funes de forma a alcanar os objectivos traados. Igualmente, acredita-se que este estudo venha dar mais subsdios aos profissionais de sade, pesquisadores, estudantes e sociedade em geral, que se interessarem no tema visto que h poucas publicaes sobre o tema em estudo.

4-Objectivos

4.1-Geral
Analisar os factores que concorrem para o atraso na actualizao dos

movimentos de stocks no Sector de Aprovisionamento do HGM. 4.2-Especficos


Identificar os factores que contribuem para o atraso na Actualizao dos

movimentos de Stock no Sector do Aprovisionamento do HGM; Descrever o fluxo de actividade do Sector de Aprovisionamento do HGM.

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Medir o nvel de satisfao dos diversos Sectores em relao aos pedidos de requisio ao Sector de Aprovisionamento;
Propor medidas funcionais com vista a ultrapassar o probema do a atraso na

Actualizao dos movimentos de Stock no Sector do Aprovisionamento do HGM;

5-Questo de Partida
Quais so os factores que contribuem para o Atraso na Actualizao das

Fichas de Controlo de stock e de Prateleira no Sector de Aprovisionamento do HGM?

6-Hipteses
H0- O Atraso na Actualizao das Fichas de Controlo de stock e de Prateleira devese insuficincia de trabalhadores no Sector de Aprovisionamento do HGM; H1- O Atraso na Actualizao das Fichas de Controlo de stock e de Prateleira no est associada insuficincia de trabalhadores no Sector de Aprovisionamento do HGM;

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CAPTULO IV 7-Metodologia de Estudo


7.1-Local de Estudo O estudo foi realizado no Sector de Aprovisionamento do HGM, situado no Bairro do Infulene, na Avenida Eduardo Mondlane n 3888, possui um bloco central constitudo por 6 pisos onde funcionam, de acordo com o Relatrio Anual de 2009, respectivamente: No Primeiro piso: Departamento Administrativo, Laboratrio, Radiologia, Cozinha, Armazm de Material Mdico-Cirrgico e Farmcia;

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No Segundo piso: Enfermaria de Medicina, Consulta e Tratamento Quimioterpico para doentes com Sarcoma de Kaposi e, recentemente aberto um compartimento com duas (2) camas para acomodar dentes com suspeita de gripe H1N1. Do Terceiro ao Quinto piso: Enfermarias para doentes com classificaes diferentes e de ambos os sexos, e No Sexto piso encontramos Enfermaria para doentes com Tuberculose Multi-Droga resistente de ambos os sexos. Igualmente, possui um bloco com dois (2) pisos, sendo que no primeiro funcionam consultas Externas de Pediatria, Medicina, Oftalmologia, Acumpuncultura e Audiologia e, no segundo funciona a Enfermaria de Pediatria. O HGM possui ainda trs (3) blocos onde funcionam: Casa Morturia, Servio de Pequenas Obras; Sector de Aprovisionamento e Servio de Nutrio e Diettica; Lavandaria; Ncleo de Estatstica e Servio de Fisioterapia Paralelamente, existe um Edifcio degradado que funciona como Armazm de Material Obsoleto que, futuramente ser reabilitado para atender Consultas Externas de Estomatologia e Banco de Sangue. A escolha do HGM para realizao do presente estudo deveu-se pelo facto de apresentar maior parte das fichas de stocks e de prateleira (mais de 60%) encontrarem-se atrasadas em termos de actualizao comparativamente a outras USs onde o autor realizou estgio e o mesmo problema temer em conhecer soluo

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aps vrias tentativas fracassadas, aliado ao facto de o HGM constituir Hospital de referncia nacional em relao ao tratamento da Tuberculose. 7.2-Mtodo de Estudo Para a operacionalizao do estudo foi tomado em considerao o Mtodo Dedutivo, que de acordo com Rocha (1994), caracteriza-se por anunciar princpios assumidos como verdadeiros e, posteriormente, concluir de maneiras formais. 7.3-Tipo de Estudo Em relao ao tipo de estudo, importa referir que foi tomado em conta o Descritivo que, segundo Fortin (2003) visa obter mais informaes, quer sobre caractersticas de uma populao, quer sobre fenmenos em que existem poucos trabalhos de investigao. 7.4-Durao do Estudo Este estudo teve uma durao de oito (8) meses (Agosto de 2009 Fevereiro de 2010), desde as primeiras observaes do problema durante a realizao do estgio parcial, no Sector de Aprovisionamento do HGM, a reviso da literatura, elaborao do protocolo de pesquisa, submisso Comisso Cientfica do ISCISA e sua aprovao, recolha de dados, at a entrega do relatrio final para a posterior defesa. 7.5-Populao em Estudo O estudo envolveu todos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento em nmero de trs (3), Administrador do HGM e um (1) trabalhador de cada Sector/Servio/Ncleo/Unidade encarregue por pedidos de requisio junto ao Sector de Aprovisionamento, nomeadamente: Laboratrio, Ncleo de Estatstica, Servio de Pequenas Obras, Lavandaria, Fisioterapia, Enfermarias I, II, III e IV, Casa Morturia, Consultas de nove (9) patologias, Secretaria e Direco do HGM, totalizando vinte e cinco (25).
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Neste estudo o maior destaque foi para os trabalhadores afecto ao Sector de Aprovisionamento e o Administrador do HGM, dado que o primeiro tem como misso, de entre outras, actualizar as fichas de Controlo de stocks e de prateleira sempre que se registar movimento de stocks e o segundo tem a responsabilidade de garantir que haja condies para que essa actualizao acontea efectivamente, enquanto os sectores requisitantes e os fornecedores surgiram para oferecer maior compreenso no que respeita ao volume de actividade no Sector de Aprovisionamento. Quanto maior for o nmero de fornecedores e a sua frequncia de fornecimento e quanto maior for o nmero de sectores requisitantes, maior ser o volume de actividade no sector de Aprovisionamento. 7.6-Tipo de Amostragem Tendo em conta a natureza do estudo, o tipo de Amostragem adequado foi a No Probabilstica, concretamente Amostragem Acidental que, de acordo com Fortin (2003) formada por sujeitos que so facilmente acessveis e esto presentes num local determinado e num momento preciso. Neste caso particular trata-se de trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento, Administrador e um trabalhador afecto em cada Sector/Servio/Unidade hospitalar, que cumprem horrio normal da funo pblica, ou seja das 7 horas e 30 minutos s 15 horas e 30 minutos. A vantagem deste tipo de amostragem o facto de os trabalhadores estarem sempre disponveis, situao que permite uma rpida recolha de dados para o estudo. 7.7-Tamanho da Amostra Fizeram parte do estudo todos os trabalhadores afectos ao Sector de

Aprovisionamento, em nmero de trs (3) visto que lidam, de forma directa, com as Fichas de Controlo de Stocks e de Prateleira, Requisitantes de Materiais diversos de cada unidade e Administrador, que o responsvel pela garantia do funcionamento normal do Hospital.

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No entanto, importa referir que neste estudo a populao (N) foi igual a amostra (n) pelo facto de a primeira integrar menor nmero de sujeitos (amostra pequena). 7.8-Variveis A utilizao de variveis indispensvel em qualquer estudo e neste particularmente para medir e relacionar os factores que concorrem para o atraso na actualizao de movimentos de stocks e propor curso de aces que possam resolver este problema ou minimizar os seus efeitos. Segundo Lakatos e Marconi (2001) Variveis podem ser consideradas como classificao ou medida, uma quantidade que varia, um conceito operacional, que contm ou apresentam valores, aspectos, propriedades ou factores discernveis em um objecto de pesquisa e passveis de mensurao. Os valores que so adicionados ao conceito operacional, para transform-los em variveis, podem ser quantidades, qualidades, caractersticas, magnitudes, traos, etc. Nesta perspectiva, julgou-se pertinente a utilizao das seguintes variveis: Nmeros de trabalhadores afectos ao sector de Aprovisionamento, para saber at que ponto conseguem responder a demanda de materiais por parte dos sectores requisitantes;
Mdia diria ou semanal de recebimentos (guia de remessa) por parte dos

fornecedores e abastecimentos (requisio interna) aos sectores requisitantes para apurar o volume de actividades realizadas no Sector de Aprovisionamento;

Tempo de Servio dos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento para medir a experincia;

Actividades

realizadas

pelos

trabalhadores

afectos

ao

Sector

de

Aprovisionamento fora do Hospital, como os casos de levantamento de oxignio, po e gs, pedidos de cotao, reclamao de eventuais anomalias e a sua durao, visto que abandonam provisoriamente o Sector;
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Treinamento ou capacitao para apurar se so introduzidas novas formas de abordar o trabalho com eficincia e eficcia desejadas; Percepo em relao a importncia do trabalho que realizam para a vida do Hospital;
A idade, para apurar o nvel de produtividade dos profissionais, assumindo-se

que os jovens constituem a camada mais activa, por essa via, mais produtiva em relao as restantes faixas etrias;
rea de formao do pessoal ou nvel de escolaridade para apurar o nvel de

conhecimento em relao a gesto de stocks; Disponibilidade dos trabalhadores do sector de Aprovisionamento 7.9-Tcnicas de recolha de dados Para a recolha de dados que sustentaram este estudo, recorreu-se a combinao de vrias tcnicas, nomeadamente: a entrevista estruturada, observao directa e participativa e questionrio estruturado, visto que estas mostram-se mais adequadas ao tipo de estudo. De acordo com Fortin (2003) a escolha destas tcnicas justifica-se pelas vantagens que lhes so atribudas, concretamente:

Entrevista
Aplica-se quase todos os seguimentos da populao, incluindo analfabetos;

Apresenta taxas de resposta bastante elevada; e Permite clarificar perguntas. De referir que as entrevistas feitas ao Administrador e aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento foram conduzidas pelo proponente e as respostas eram registadas num bloco de notas preparado para o efeito.

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Observao Permite descortinar aspectos que tenham passado despercebidos nas outras tcnicas, quer por omisses, quer por manipulaes de comportamentos ou atitudes. Questionrio
menos dispendioso e requer menos habilidades por parte de quem o aplica;

Pode ser utilizado simultaneamente junto de numerosos sujeitos, repartidos por uma vasta regio, o que permite obter mais informaes;
A sua natureza impessoal, a apresentao uniformizada, a ordem idntica das

questes para todos sujeitos, as mesmas directrizes para todos, podendo assegurar, at certo ponto, a uniformidade de uma situao de medida a uma outra e assim assegurar a fidelidade e facilitar comparaes entre sujeitos;
Permite que os questionados se sintam mais seguros relativamente ao

anonimato das respostas e, por esse facto, exprimir mais livremente as opinies que considera mais pessoais; e No necessita de assistente. 7.10-Anlise, Tratamento e Interpretao dos Dados Aps a recolha de dados, a anlise, tratamento e interpretao dos mesmos foi feita com base em pacotes informticos, nomeadamente Microsoft Excel e SPSS, verso 12. Importa salientar que os dados, numa fase posterior, foram codificados e apresentados em tabelas e grficos e interpretadas em textos, confrontando-os com as bibliografias consultadas.

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8-Consideraes ticas
O estudo aplicado a seres humanos pode, por vezes, causar danos aos direitos e liberdade de pessoas, da que houve a necessidade de tomar providncias no sentido de proteger os direitos e liberdade daqueles que fizeram parte neste estudo. Nesta perspectiva, o autor tomou em considerao os direitos : autodeterminao, intimidade, anonimato e confidencialidade, proteco contra o desconforto e prejuzo, tratamento justo e leal, no-maleficncia e beneficncia a todos que, de forma directa ou indirecta, contriburem no processo de recolha de dados que sustentaro este estudo. Importa referir que o protocolo que constituiu a base para a elaborao deste relatrio de trabalho de fim de curso foi submetido ao Comit de tica do ISCISA, onde foi apreciado e aprovado.

9-Constrangimentos
Durante a realizao do estudo deparou-se com limitaes, concretamente:
Falta de bibliografias que focalizam o tema, especificamente; e

Devido ao excesso de trabalho do pessoal afecto ao Sector de Aprovisionamento (3), as entrevistas direccionadas a este grupo, foram adiadas repetidas vezes, mas acabaram acontecendo e uma delas foi telefonicamente e fora do perodo normal de funcionamento.

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CAPTULO V 10-Resultados
10.1-Instalaes, Equipamentos e Instrumentos de Trabalho do Sector de Aprovisionamento O Sector de Aprovisionamento do HGM est situado num bloco anexo ao bloco central e partilha o espao com o Servio de Nutrio e Diettica. No entanto, pela existncia de prateleiras, portas largas e a prpria configurao do Sector de Aprovisionamento, fcil notar que, aquando da concepo do projecto de construo do HGM, o objectivo era de fazer deste sector um armazm para a conservao de materiais diversos, mas devido a escassez de espao, hoje funcionam conjuntamente o Sector de Aprovisionamento e Servio de Nutrio e Diettica. um espao quente, sem ar condicionado ou ventilador e encontra-se degradado, por isso no rene condies para a realizao de trabalho. Em poca chuvosa vertia gua, mas a Direco do Hospital, ciente do problema, reabilitou montando tecto falso e neste momento esforo est em marcha no sentido de reduzir o tamanho das portas e colocar ar condicionado, desta forma ajustado a finalidade que prossegue. No que diz respeito aos equipamentos, importa referir que neste Sector no havia computador durante grande perodo de estudo, assim sendo os relatrios e outros documentos eram digitados e imprimidos nos Sectores de Contabilidade e Recursos Humanos, mas esse problema veio a ser ultrapassado com a alocao de um computador, em Fevereiro do presente ano. Relativamente aos instrumentos de trabalho, pode-se afirmar que mquinas calculadoras, esferogrficas azuis e vermelhas, pastas de arquivo, separadores, furadoreres, agrafadores, livro de registo de entradas de materiais e fichas de controlo de stocks e de prateleiras estiveram sempre disponveis no Sector e nos armazns.

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10.2-Descrio do Fluxo de Actividades Aps o trmino do processo de lanamento de concurso que culmina com a celebrao de contrato para fornecimento de bens ao HGM levado a cabo pela UGEA, o fluxo de actividades do Sector de Aprovisionamento era o seguinte:
A responsvel do sector elabora as estimativas de necessidades para o ms

seguinte e encaminha ao Administrador para anlise de conformidade e posteriormente dava parecer tcnico e este, por sua vez, encaminha a directora do HGM para autorizar a compra do material;
A responsvel do sector emite uma requisio de material e leva ao

fornecedor;
O fornecedor efectua a entrega do material solicitado, total ou parcialmente,

de acordo com as disponibilidades, acompanhado de uma guia de remessa ou factura,


A comisso de recepo de material confere os materiais quantitativa e

qualitativamente, cruza as quantidades recebidas com os mencionados na guia de remessa ou factura;


A responsvel do sector assina a guia de remessa ou factura do fornecedor e

rete a original para os devidos registos para posterior emisso de nota de entrada.
D-se entrada do material no armazm; Regista-se nas fichas de controlo de stocks, na ficha de prateleira e no livro de

entrada de material e aguarda-se as requisies internas;


Chegadas as requisies internas, verificadas e assinadas (autorizando o

fornecimento) pelo Administrador, o material preparado e fornecido ao sector requisitante aps o registo dessa sada na ficha de prateleira.

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10.3-Descrio do Perfil dos Trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento do HGM 10.3.1-Perfil da Categoria: Tcnica Administrativa C-Responsvel do Sector. Principais tarefas
Elaborar plano mensal das necessidades, em coordenao com todos

Sectores hospitalares e submeter ao Administrador para verificao e posterior aprovao pela Directora do HGM, no perodo compreendido entre 20 25 de cada ms;
Elaborar mapas de consumos segregados pelos servios e por perodo

(trimestral e anual);
Verificar os nveis de stocks e comunicar ao Administrador antes de entrar em

ruptura;
Zelar pela higiene dos armazns e boa arrumao e conservao dos

materiais em stocks; e
Informar ao Administrador sobre produtos com baixa rotao de stock;

Nvel acadmico: Tcnica de Administrao Hospitalar e, drante o perodo de estudo frequentava 4 ano do curso de Licenciatura em Planificao, Administrao e Gesto Escolar na Universidade Pedaggica. 10.3.2-Perfil da Categoria: Servente 1

Principais tarefas

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Higienizar os armazns; Preencher (actualizar) as fichas de stock e de prateleira;

Registar as entradas de materiais no livro; Protocolar e encaminhar as fichas ao sector de Contabilidade; Aviar aos sectores requisitantes; Levantar oxignio na Mogs e gs de cozinha na Globogs; e
Levar as notas de encomenda aos fornecedores.

Nvel acadmico: Nvel bsico (3 ciclo completo-7 classe)

10.3.3-Perfil da Categoria: Servente 2

Principais tarefas
Fazer prospeco de compras; Higienizar os armazns; Preencher (actualizar) as fichas de stock e de prateleira;

Registar as entradas de materiais no livro; Protocolar e encaminhar as fichas ao sector de Contabilidade; Aviar aos sectores requisitantes; Levantar oxignio na Mogs e gs de cozinha na Globogs; e
Levar as notas de encomenda aos fornecedores.

Nvel acadmico: 2 ciclo (5 classe)

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Duma maneira geral, pela descrio das tarefas, pode-se concluir que os dois serventes realizam as mesmas tarefas, o que constitui vantagem visto que a ausncia de um no implica a interrupo do trabalho, no sector, apesar da sobrecarga criada. 10.4-Resultado dos questionrios administrados aos trabalhadores Para a obteno de dados que sustentaram este estudo foram administrados 25 questionrios trs (3) grupos de profissionais, tendo cada grupo um questionrio especfico (vide anexos), de acordo com as suas reas de actuao e os objectivos do estudo, nomeadamente:
Administrador, responsvel pela garantia do funcionamento normal do

Hospital, no geral e, do Sector de Aprovisionamento, em particular; Trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento, em nmero de trs (3), responsveis pela realizao de actividades neste sector; e
Requisitantes de cada um dos seguintes sectores/servios/ncleos/unidades

hospitalares: Enfermarias I, II, III e IV, Medicina, Laboratrio, Ncleo de Estatstica, Servio de Pequenas Obras, Lavandaria, Fisioterapia, Cozinha, Casa Morturia, Consultas de nove (9) patologias, Secretaria e Direco, totalizando vinte e um (21), como ilustra a tabela abaixo. Tabela 1: Distribuio dos questionados por Sector e Sexo Sexo Feminino Masculino 1 2 1 16 5 17 8

Sectores Aprovisionamento Direco (Administrador) Sectores Requisitantes Total

Total 3 1 21 25

Sectores requisitantes referem-se as unidades hospitalares, concretamente: Enfermarias I, II, III e IV, Medicina, Laboratrio, Ncleo de Estatstica, Servio de
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Pequenas Obras, Lavandaria, Fisioterapia, Servio de Nutrio e Diettica, Casa Morturia, Consultas de nove (9) patologias, Secretaria e Direco, totalizando vinte e um (21).

Representao grfica da Distribuio dos questionados por Sector e Sexo

Grfico 1: Distribuio dos questionados por Sector e Sexo De referir que, entre os vinte e um (21) sectores requisitantes, o de Nutrio e Diettica constava no topo da lista com uma mdia mensal de 30 requisies (requisitava gneros alimentcios todos os dias para confeccionar alimentos para doentes e trabalhadores). a) Nvel de escolaridade dos trabalhadores questionados
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Maior parte dos questionados revelou ter nvel bsico e mdio (serventes), com 64% e 16% respectivamente enquanto 8% revelou ter nvel superior (Administrador e responsvel do sector de Aprovisionamento), de acordo com a tabela abaixo. Tabela 2: Nvel de escolaridade dos questionados Nvel Superior Mdio Bsico 2 Ciclo Total N de Trabalhadores 2 4 16 3 25 % 8 16 64 12 100

Representao grfica do Nvel Escolaridades dos Questionados

Grfico 2: Nvel de escolaridade dos questionados No que tange a idade, maior parte dos questionados referiu que tinha idade situada entre 30 a 39 anos (44%) enquanto menor parte situava-se entre 50 a 59 anos de idade (8%). Tabela 3: Faixa Etria dos questionados Faixa Etria At 29 anos N de Trabalhadores 7 % 28
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30 a 39 anos 40 a 49 anos 50 a 59 anos Total

11 5 2 25

44 20 8 100

Representao grfica da faixa etria dos questionados

Grfico 3: Faixa etria dos questionados Devido heterogeneidade dos grupos acima referenciados em termo de sector de trabalho e consequentemente diferena em relao ao envolvimento na gesto do Sector de Aprovisionamento, a apresentao dos resultados foi com base nessa heterogeneidade. 10.5-Resultado dos questionrios administrados aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento. Os trs (3) trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento quando questionados em relao as condies de trabalho para a actualizao de movimentos de stocks, eles foram unnimes ao afirmar que no existiam. No que se refere as actividades realizadas fora do Sector de Aprovisionamento, os trabalhadores apontaram as seguintes:
Levar as notas de encomenda aos fornecedores; Levantar Gs, Oxignio e Po na Globogs, Mogs e Padaria Spano,

respectivamente;

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Reclamar a demora de fornecimento de materiais junto aos fornecedores para

evitar a ruptura de stocks nos armazns; Normalmente essas actividades realizadas fora do Sector levavam entre uma (1) a duas (2) horas de tempo, de acordo com os trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento. Ao nvel de apoio tcnico em relao ao trabalho que realizavam, os trabalhadores referiram que as vezes solicitavam ao Administrador, em caso de dificuldades. Relativamente a razo principal do atraso na actualizao das fichas de stocks e de prateleira, os trabalhadores responderam que era a falta de trabalhadores para responder ao excesso de trabalho e que eles faziam uma verdadeira ginstica no sentido de reduzir ao mnimo o volume de trabalho. No que ao treinamento diz respeito, os trabalhadores afirmaram que nunca se beneficiaram dele. Em termos de requisies internas, o Sector de Aprovisionamento recebia, tinha como mdia diria, 15 requisies dos sectores hospitalares, tal como anunciaram os trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento. Num outro desenvolvimento, os trabalhadores afirmaram que o relacionamento entre si e a Direco era razovel. De acordo com a responsvel do Sector de Aprovisionamento, a entrega das notas de encomenda era feita na terceira semana de cada ms, o recebimento, na quarta e a distribuio aos sectores requisitantes, na primeira semana do ms seguinte. A distribuio acontecia nas Teras, as Enfermarias I, II, III, IV e V, e Quinta-feiras a Medicina, Laboratrio, Ncleo de Estatstica, Servio de Pequenas Obras, Lavandaria, Fisioterapia, Servio de Nutrio e Diettica, Casa Morturia, Consultas, Secretaria e Direco. Mas importa referir que este plano de actividades no era cumprido visto que os fornecedores, muitas vezes, no conseguiam entregar o material dentro do prazo preconizado nas clusulas contratuais, condicionando toda a cadeia de actividades do Sector de Aprovisionamento.
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Em relao a mdia mensal de fornecimento de materiais, importa referir que em condies normais a Central Grfica (Material de Escritrio) e Organizaes GAT (Material de Higiene e Limpeza), devia ser 1, mas devido a falta de materiais no mercado em certos momentos, o fornecimento era feito tarde e de forma faseada, de acordo com a disponibilidade desse material. A Padaria Spano e a Mogs so Organizaes que apresentaram maior mdia () de fornecimento mensal (26), ou seja o seu fornecimento era dirio, excepto aos Domingos e Feriados para a Mogs. Em relao a Mogs, a maior frequncia de fornecimento justifica-se pelo facto de existirem poucas botijas de gs, em nmero de 14, por isso que eram consumidas no mesmo dia, como ilustra a tabela abaixo.

Tabela 4: Fornecedores de Materiais Geridos pelo Sector de Aprovisionamento Mensal de Fornec. 3 6 2 26 4 26

Fornecedor Central Grfica Casa Bhay Organizaes GAT Mogs Globgs Padaria Spano

Material Fornecido Material de Escritrio Gneros Alimentcios Material de Higiene e Limpeza Oxigenio Gs de Cozinha Po

Onde: - Mdia 10.6-Resultado da Entrevistas feita aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento. Os trabalhadores, quando entrevistados em relao a existncia de Manual de Procedimentos, eles disseram que no havia este instrumento, mas existe a nvel do MISAU.
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Quanto ao nmero de trabalhadores afectos quele sector hospitalar, eles afirmaram que era insuficiente e precisavam de mais um (1) ou dois (2) para reforar. No que concerne a existncia de lista de assinaturas dos requisitantes, os trabalhadores responderam nos seguintes termos: ns no temos listas de assinaturas dos requisitantes de material. Relativamente ao conhecimento sobre a pertinncia do registo dos movimentos de stocks os trabalhadores garantiram que era muito importante efectuar o registo porque a informao contida nas fichas de controlo de stocks e de prateleira era importante para a planificao, controlo da variao mensal dos nveis de consumo e estimar as necessidades com segurana, evitando ruptura de stocks. Em relao sua atitude aps notarem discrepncia entre o documentado nas fichas e a existncia fsica, os trabalhadores referiram que recapitulavam (reverificavam as requisies e as guias de remessa). Numa outra abordagem os trabalhadores apontaram como maior dificuldade a falta de condies que garantam o bem-estar fsico e diminuam a fadiga no exerccio das suas actividades. E, finalmente, para melhorarem o seu desempenho os trabalhadores viram como soluo a melhoria das condies de trabalho e afectao de mais um (1) ou dois (2) trabalhadores quele sector. 10.7-Resultado do questionrio dirigido ao Administrador do HGM O Administrador, quando questionado em relao responsabilizao em caso de qualquer a irregularidade (registo indevido ou furto), ele precisou que recaia sobre a Direco. No que se refere as razes do atraso na actualizao das fichas de controlo de stock e de prateleira o Administrador precisou apenas devido negligncia dos trabalhadores do Sector de Aprovisionamento.

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Ao nvel de treinamento, o Administrador referiu que nunca se criou condies para os trabalhadores do Sector de Aprovisionamento. No HGM vinha decorrendo Formao Contnua sobre diversos temas, mas nunca relacionados com a gesto de stocks no Sector de Aprovisionamento que constitua problema. O Administrador, quando entrevistado sobre os critrios de seleco desses temas, ele referiu que era o de Pertinncia e que a Formao Contnua no era o mtodo adequado para resolver o problema daquele sector. Para o Administrador o mais prtico era organizar Sesses de Formao que abarcasse outras reas como a Secretaria e Recursos Humanos que so os mais problemticos. 10.8-Resultado da Entrevista feita ao Administrador No atinente ao momento em que o Administrador tomou conhecimento em relao ao problema do atraso na actualizao dos movimentos de stocks ele disse que foi no segundo semestre de 2009, a partir de uma equipa de superviso da DPS que realizou um trabalho no Sector de Aprovisionamento que permitiu detectar o problema. Entrevistado em relao a atitude tomada para estancar o problema, o Administrador avanou que convocou uma reunio onde fizeram parte a Directora Geral, o Director Clnico e o prprio Administrador. Ainda segundo o Administrador, no houve aces concretas seno advertncia verbal aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento no sentido de resolverem o problema. Quanto aos pedidos de apoio tcnico por parte dos trabalhadores, em caso de dificuldades, o Administrador referiu eu nunca recebi pedido de apoio tcnico e no acredito que nunca tiveram dificuldades. No que diz respeito s implicaes que o atraso de actualizao de movimentos de stocks trazia para o Hospital, o Administrador pronunciou-se nos seguintes termos: Eles (os trabalhadores do Sector de Aprovisionamento) para contornarem o problema, guiam-se pelas existncias fsicas. Fazem a contagem fsica do material
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porque sabem que os registos no reflectem a realidade, por isso a implicao no existe como tal. Eles fornecem o material normalmente, mas no registam nas fichas de prateleira a medida que vo subtraindo do armazm. Relativamente as mudanas introduzidas pelos dois (2) tcnicos transferidos da DPS para o Sector de Aprovisionamento aps ter transferido a responsvel daquele sector para o de Contabilidade, o Administrador afirmou: infelizmente, ainda no houve mudanas. Na sexta-feira (03/04/2010) realizei uma visita e constatei que mais de 60% das fichas de prateleira do armazm n 1 continuam desactualizadas. O Administrador acrescentou dizendo que tratava-se de falta de profissionalismo generalizado e, avanou como solues do problema as seguintes:
Criar plano de verificao de registos das fichas de controlo de stocks e de

prateleira; Realizar visitas permanentes de modo a acompanhar as actividades levadas a cabo e, caso detectar erros, corrig-los atempadamente. 10.9-Resultado dos questionrios administrados aos requisitantes dos sectores Dos vinte e um (21) requisitantes dos sectores, quando questionados sobre a situao com que se deparavam no momento em que se apresentavam ao Sector de Aprovisionamento, 7 afirmaram que encontravam os trabalhadores no Sector e atendia-lhes imediatamente, 9 encontravam os trabalhadores ocupados e pedia-lhes para esperarem e 5 no encontravam ningum e voltavam numa outra altura, o que corresponde a 33%, 43% e 24%, respectivamente. Em certos momentos, a disponibilizao de materiais aos sectores era condicionada pela presena dos trabalhadores no Sector de Aprovisionamento, tal como ilustra a tabela abaixo. Tabela 5: Disponibilidade dos trabalhadores do Sector do Aprovisionamento Alternativa N de Requisitantes % A 7 33 B 9 43 C 5 24 Total 21 100
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Onde A-Encontrava os Trabalhadores do Sector livres e atendia-lhe imediatamente B- Encontrava os Trabalhadores do Sector ocupados e pedia-lhe para esperar C-As vezes no encontrava ningum e voltava numa outra altura Uma das variveis tomadas em conta neste estudo foi o tempo de servio dos trabalhadores afectos ao sector de Aprovisionamento e Administrador para saber at que ponto esto familiarizado com as actividades que realizavam. Os serventes (1) e (2) tm mais tempo de servio do que o Administrador e a Responsvel do Sector, como ilustra a tabela abaixo. Tabela 6: Tempo de Servio dos Trabalhadores do Sector de Aprovisionamento, em anos Trabalhador Administrador Resp. Sector Servente 1 5 Servente 2 4

Tempo de Servio 3 3 10.10-Resultado da Observao Directa Participativa

Sendo a observao uma das tcnicas utilizada para a recolha de dados, o autor reservou parte do seu tempo observando atentamente as actividades relacionadas com a gesto de stocks no Sector de Aprovisionamento, tendo notado:
Falta de domnio dos aspectos tcnicos por parte dos serventes afectos

quele sector manifestando-se por consultas constantes em relao aos procedimentos a ter conta no exerccio das suas actividades;
Ausncia de visita de trabalho por parte do Administrador ao sector de

Aprovisionamento;
Aviar materiais aos sectores requisitantes sem actualizar as fichas de controlo

de stock e de prateleira pelo facto de terem no registo stock zero quando na verdade existiam materiais nas prateleiras (porque houve uma entrada de material no armazm, mas no foi registada);

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Recepo de materiais dos fornecedores sem registarem nas fichas controlo

de stock e de prateleira;

CAPTULO VI 11-Discusso dos Resultados


Dos resultados obtidos a partir dos questionrios administrados aos vinte e cinco (25) trabalhadores, entrevistas feitas ao Administrador e aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento, aliada a observao atenta dos fenmenos relativos as atitudes, prticas e comportamentos desses grupos, conjugado com as bibliografias que abordam sobre o tema em estudo, pode-se afirmar o seguinte:
a) Em relao a responsvel do Sector de Aprovisionamento, ela tem formao

adequada para ocupar o cargo e exercer as actividades que lhe foram atribudas sem nenhuma dificuldade. Ela tcnica em Administrao Hospitalar e frequentava 4 ano do curso de Licenciatura em Planificao, Administrao e Gesto Escolar, o que significa que estava nutrida de ferramentas de gesto.
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Segundo Proforge (1995), o responsvel do Aprovisionamento deve ter formao em Administrao Pblica ou equivalente. Relativamente a lista de assinatura dos requisitantes, importa referir que ela deve existir no Sector de Aprovisionamento e permanecer sempre actualizada. Ainda segundo o autor acima descrito a seco de gesto de stocks ou a pessoa que o representa, deve manter um registo actualizado das assinaturas dos responsveis autorizados a emitir requisies, o qual deve estar presente tambm nos armazns da instituio para evitar que outras pessoas no credenciadas usem indevidamente o livro de requisio.
b) Relativamente aos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento, no

geral, eles devem dispr de manual de procedimentos para exercerem as actividades com profissionalismo. Trata-se de instrumento que serveria de guia. De acordo com Zermati (2000) a utilizao de manual de procedimentos evita situaes de improvisos na realizao de actividades. Tendo em conta que a gesto de stocks uma actividade que tem mtodos de trabalho e tcnicas apropriadas, no deve haver espao para improvisos. No que aos Serventes afectos ao Sector de Aprovisionamento diz respeito, particularmente, eles necessitam de treinamento em relao as actividades que levam a cabo para que possam agir com conhecimento. Referiu Chiavenato (2003) que treinamento o acto de aumentar o conhecimento e a percia de um funcionrio para o desenvolvimento de determinadas tarefas, este um esforo dirigido no sentido de equipa, com a finalidade de fazer a mesma atingir o mais economicamente possvel os objectivos da organizao. Ainda de acordo com Chiavenato (2003), os principais objectivos de treinamento so: 1. Prepara as pessoas para execuo imediata das diversas tarefas do cargo;

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2. Proporcionar oportunidades para o contnuo desenvolvimento pessoal, no

apenas em seus cargos actuais, mas tambm para outras funes mais complexas e elevadas;
3. Mudar atitude das pessoas seja para criar um clima satisfatrio entre elas ou

para aumentar-lhes a motivao e torna-las mais receptivas s novas tcnicas de gesto. Em certos momentos os trabalhadores (2 serventes) abasteciam de materiais aos sectores sem, no entanto, actualizarem as fichas de Controlo de stocks porque tinham que ir levantar gs de cozinha, oxignio ou exercer outra actividade fora do sector.
c) Quanto aos aspectos relacionados com o envolvimento do Administrador,

imperioso dizer que a falta de acompanhamento das actividades constitui uma grave violao dos princpios que norteam a sua funo enquanto Administrador daquela US. Ele exerce a funo de Administrador h aproximadamente trs anos e durante dois anos no acompanhou as actividades desenvolvidas no sector de Aprovisionamento, prova disso que tomou conhecimento da existncia do problema do atraso na actualizao das fichas de controlo de stocks e de prateleira a partir de uma equipa de superviso da DPS. Isso s vem mostrar evidncias do relacionamento razovel referenciado pelos trabalhadores do Sector de Aprovisionamento e pelo prprio Administrador. De acordo com Costa e Alves (1998) a finalidade do controlo assegurar que os resultados do que foi planeado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possvel aos objectivos previamente estabelecidos. O domnio do sexo masculino (dos trs trabalhadores, dois so homens) no sector de Aprovisionamento justifica-se pelo facto de muitas vezes receberem materiais volumosos e pesados e isso necessita de aplicao de esforo fsico no seu manuseamento. Segundo Chiavenato (2003) fisicamente os homens so mais fortes do que as mulheres. Para o caso vertente, a mulher era a responsvel do Sector,

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cabendo-lhe a realizao de tarefas que no exigiam a aplicao de muito esforo fsico. No que se refere as condies de trabalho, ainda de acordo com Chiavenato (2003) defende que a eficincia depende no somente do mtodo de trabalho e do incentivo salarial, mas tambm de um conjunto de condies de trabalho que garantam o bemestar fsico do trabalhador e diminuam a fadiga. De entre outras, pode-se salientar a melhoria do ambiente fsico de trabalho de maneira que o rudo, a ventilao, a iluminao e o conforto no trabalho no reduzam a eficincia do trabalhador. Assim sendo, a Direco do hospital convidada a melhorar as condies de trabalho no Sector de Aprovisionamento.

CAPTULO VII 12-Concluses e Recomendaes

12.1-Concluses Feita a anlise da informao produzida a partir da colheita de sensibilidades dos vinte e cinco (25) questionados, quatro (4) entrevistados de entre os vinte e cinco (25) questionados e da observao atenta dos fenmenos relativos ao comportamento, atitudes e prticas dos trabalhadores envolvidos neste estudo conclui-se que as razes que concorrem para ao atraso na actualizao das fichas de controlo de stocks e de prateleira so as seguintes:
Negligncia, apesar do excesso de trabalho, por parte dos trabalhadores

afectos ao Sector de Aprovisionamento;


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A realizao de actividades fora do sector que chega a levar duas horas de

tempo;
Falta de verificao para certificar se tudo ocorre em conformidade com o

plano adoptado, as instrues dadas com objectivo de identificar as fraquezas e erros para corrig-los, por parte do Administrador;
Falta de formao dos trabalhadores do Sector de Aprovisionamento; Os

sectores

requisitantes

no

esto

satisfeitos

com

Sector

de

Aprovisionamento no que diz respeito aos seus pedidos. Outras concluses que estudo permitiu tirar so as seguintes:
A inexistncia aparente do impacto do atraso na actualizao das fichas de

controlo de stocks e de prateleira deve-se pelo facto de os trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento estimarem as necessidades para o ms subsequente com base na contagem fsica dos materiais e no propriamente das quantidades registadas nas fichas;

A falta de condies de trabalho contribui para o fraco desempenho dos trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento;

A responsvel do Sector de Aprovisionamento tem conhecimento em relao a gesto;


O relacionamento razovel referenciado pelos trabalhadores e confirmado

pelo

Administrador

favorece

fraca

comunicao

entre

ambos,

consequentemente fraco desempenho daquele sector hospitalar;


A falta cumprimento do plano de actividades abre espao para que haja fraco

desempenho do Sector de Aprovisionamento; Os trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento tm conhecimento em relao a pertinncia do registo das fichas;

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Volvidos trs (3) meses de actividade, os dois tcnicos transferidos da DPS para o Sector de Aprovisionamento ainda no trouxeram mudanas dignas de registo no sentido de inverter a situao do atraso na actualizao das fichas;
A falta de um (1) trabalhador fixo para responder as requisies internas e

preencher as fichas contribui para o atraso na actualizao das fichas.

De acordo com os resultados alados, a discusso feita e as concluses tiradas, rejeita-se a H0, segundo a qual o Atraso na Actualizao das Fichas de Controlo de stock e de Prateleira deve-se falta de trabalhadores no Sector de Aprovisionamento do HGM e confirma-se a H1, dando conta que o Atraso na Actualizao das Fichas de Controlo de stock e de Prateleira no est associada falta de trabalhadores no Sector de Aprovisionamento do HGM, mas sim aos factores acima mencionados.

12.2-Recomendaes
Que sejam reabilitadas as instalaes do Sector de Aprovisionamento do

HGM visto que encontra-se em estado de degradao; Que se acelere o projecto de montagem de ar condicionado no Sector de Aprovisionamento;

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Que haja um (1) trabalhador fixo (que no realizem actividades fora do sector)

para actualizar as fichas sempre se registar movimento de stocks; Que se crie uma lista de assinaturas de requisitantes de cada sector e que a mesma seja actualizada sempre que o motivo justificar;
Que

haja treinamento para os trabalhadores afectos ao Sector de

Aprovisionamento de modo a nutri-los de conhecimentos tornando-os mais eficientes e eficazes; Que se introduza polticas no sentido de melhorar o relacionamento entre o Administrador e trabalhadores do Sector de Aprovisionamento; Que haja visita de trabalho regulares por parte do Administrador ao Sector de Aprovisionamento;

CAPTULO VIII 13-Referncias Bibliogrficas

13.1-Livros Usados e/ou Consultados


1. Almeida, Marques de (2001) Auditoria Previsional, Visilis Editora;

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2. Braga, M. (1991); Gesto de Aprovisionamento; 1 Edio; Lisboa; Editorial

Presena;
3. Chiavenato, I. (2003) Teoria Geral de Administrao, 7 Edio, Editora

Campus, So Paulo;
4. Costa C. B e Alves, G. C.(1998) Casos Prticos de Auditoria Financeira, Visilis; 5. Dicionrio de Lngua Portuguesa, Moambique Editora 6. Fortin, M. (2003) O Processo de Investigao-Da Concepo a Realizao, 3

Edio, Editora Dcarie;


7. Frederich, J. M. (1999) A Auditoria nas Organizaes, 2 Edio, Editora

Thomson, So Paulo;
8. Lakatos, E. M. e Marcon, M. A. (2001) Fundamentos de Metodologia Cientfica,

4 Edio, Edio Atlas, S. A, So Paulo.


9. Lorben, F. V. (2000) O Aprovisionamento Hospitalar, 3 Edio, Editora vozes: 10. Martins J. (2001) Gesto Estratgica de Stocks, Pltano Editora, So Paulo. 11. Nabis, C (1998); Anlise de Balano,; 12. OMS (1980), Manual de Organizacion y Procedimentos Hospitalarios, San

Pablo, FGV/EAESP/FMUSP;
13. Proforge R. (1995) Curso de Gesto de Aprovisionamento, 1 Mdulo, Maputo; 14. Reis, F. (1975) Gesto de compras, Lisboa; Editorial Presena; 15. Roberto, V. (2001) Previso das Necessidades Oranizacionais, 1 Edio,

Lisboa, Editorial Presena


16. Rocha, J. A. O. (1994); Princpios de Gesto Pblica, 2 Edio, Editora

Thomson, So Paulo;
17. Zermati, P. (2000); A Gesto de Stocks; 5 Edio; Lisboa; Editorial Presena, 44
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13.2-Documento Oficial
1.

Diploma Ministerial n 127/2007; Caracterizao Tcnica, enunciado de funes especficas, critrios e mecanismos para classificao das instituies do SNS, Imprensa Nacional, Maputo;

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CAPTULO IX 14- Apndices e Anexos

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Apndice I Carta de Consentimento Livre e Esclarecido

Exmo(a) Senhor(a)

Eunlio Mabunda Aly, finalista do Instituto Superior de Cincias de Sade (ISCISA), vim este Hospital para fazer um estudo subordinado ao tema Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo entre Agosto de 2009 Fevereiro de 2010. O objectivo deste estudo fazer uma anlise sobre os factores que concorrem para o atraso na actualizao de movimentos de stocks no Sector de Aprovisionamento e, posteriormente, propor medidas de forma a melhorar o desempenho deste Sector hospitalar. Gostaria de obter informaes a partir de vos bastando, bastando para isso, preencher o questionrio duma forma clara e sincera, sempre que necessrio tecer alguns comentrios nos espaos tracejados. A participao livre e annima. Garante-se a confidencialidade da informao fornecida e importa referir que os resultados s sero usados para fins acadmicos e no sero objecto de outro tipo de publicao.

Obrigado pela Colaborao _______________________ (Eunlio Mabunda Aly) Maputo, Maro de 2010

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Apndice II Instituto Superior de Cincias de Sade Questionrio destinado aos Trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento do HGM

Data_______/______/_______ Eunlio Mabunda Aly, finalista do ISCISA, Curso de Administrao e Gesto Hospitalar. O presente Questionrio tem como finalidade a recolha de dados que sero utilizados posteriormente num estudo que culminar com a elaborao de Relatrio de Trabalho de Fim do Curso subordinado ao tema Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo entre Agosto de 2009 Fevereiro de 2010, de acordo com os requisitos exigidos pelo ISCISA para obteno do grau de Licenciatura em Administrao e Gesto Hospitalar. Nesta perspectiva pede-se que responda as questes com objectividade e clareza, colaborando para a obteno de resultados que reflictam a realidade de modo a melhorar o desempenho do Sector de Aprovisionamento do HGM. Para preencher o Questionrio, basta colocar um X no espao correspondente a resposta certa (para perguntas fechadas) ou responder (para perguntas abertas). a) Caracterizao socio-econmica 1. Sexo do respondente Masculino ( )

Feminino (

2. Faixa etria

At 29 anos 30 a 39 anos 40 a 49 anos


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50 a 59 anos 60 e mais

3. Nvel de escolaridade Superior Mdio Bsico (3 ciclo completo 7 classe ) 2 Ciclo (5 classe) Outro No sabe ler e/ou escrever

4. Estado civil Casado/a

Solteiro/a Divorciado/a Vivo/a

b) Percepo dos trabalhadores sobre as suas actividades 5. H quanto tempo trabalha no: 1. Servio Nacional de Sade_________________________________ 2. Neste hospital___________________________________________ 3. Neste Sector____________________________________________ 6. Quais so as actividades que realiza neste Sector? _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

7. Existem condies de trabalho para Actualizao das Fichas de controlo de Stocks e de prateleira? Sim ( ) No ( ) Caso negativo, o que falta? ______________________________________ ____________________________________________________________

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8. Tem recebido arientaes tcnicas por parte da Direco ou outra entidade, no exerccio das suas actividades? Sim ( ) No ( ) 9. Como descreve o relacionamento com a Direco? Bom ( ) Mau ( ) Razovel ( ) 10. Em caso de dificuldade no exerccio das suas actividades, tem solicitado Direco? Sim ( ) No ( ) Caso afirmativo, com que frequncia? Sempre ( ) As vezes ( ) 11. Tem realizado actividades fora do Sector de Aprovisionamento? Sim ( ) No ( ) Caso afirmativo, que actividades? 1_________________________________________________________ 2_________________________________________________________ 3_________________________________________________________ 4_________________________________________________________ 12. Normalmente, quanto tempo leva a realizar essas actividades fora do Sector? At 30 minutos

30 a 60 minutos 60 a 120 minutos 120 minutos e mais

13. Na sua opinio, quais so as razes do atraso na actualizao das Fichas de

Stock e de Prateleira? Excesso de Trabalho

Falta de Pessoal Falta de Condies de Trabalho Falta de Organizao Outras

14. J se beneficiou de capacitao ou treinamento em ralao ao trabalho que realiza? Sim ( ) No ( )

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15. Normalmente, quantos recebimentos de materiais tm tido por parte dos fornecedores? Todos os dias

1 vez por semana 2 vezes por semana 3 vezes poe semana 4 vezes por semana As vezes fica 1 semana sem receber

16. Normalmente, quantas requisies internas tm recedido por dia, por parte dos restantes Sectores/Servios/Unidades hospitalares? 1a 4

4a 8 8 a 12 12 a 16 16 e mais

_____________________________ (O Questionado)

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Apndice III Instituto Superior de Cincias de Sade Guio de Entrevista destinado aos Trabalhadores afectos ao Sector de Aprovisionamento do HGM

Eunlio Mabunda Aly, finalista do ISCISA, Curso de Administrao e Gesto Hospitalar. O presente Guio de Entrevista tem como finalidade a recolha de dados que sero utilizados posteriormente num estudo que culminar com a elaborao de Relatrio de Trabalho de Fim do Curso suboordinado ao tema Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo entre Agosto de 2009 Fevereiro de 2010, de acordo com os requisitos exigidos pelo ISCISA para obteno do grau de Licenciatura em Administrao e Gesto Hospitalar. Nesta perspectiva pede-se que responda as questes com objectividade e clareza, colaborando para a obteno de resultados que reflictam a realidade de modo a melhorar o desempenho do Sector de Aprovisionamento do HGM. Data_____/_____/_____ Questes relacionadas com a Estrutura e Funcionamento do Sector de Aprovisionamento
1. Na sua opinio, acha que o nmero de trabalhadores afectos ao Sector de

Aprovisionamento suficiente tendo em conta o volume de actividades? 2. Qual a sua rea de formao? 3. Existe Manual de Procedimento no Sector de Aprovisionamento? Caso afirmativo, tem seguido com rigorosidade?
4. Em

cada

sector/servio/ncleo/unidade

existe

um

responsvel

pelas

requisies internas junto ao Sector de Aprovisionamento? Caso afirmativo, o

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Sector de Aprovisionamento dispe de uma lista actualizada das assinaturas dos responsveis pelas requisies? 5. Qual o perodo de entrega de notas de encomenda aos fornecedores? 6. Qual o perodo de recebimento de guias de remessa? 7. Qual o perodo de distribuio de materiais ao sectores requisitantes?
8. Na sua opinio, porque h necessidade de registar os movimentos de stocks

(entradas, saidas e saldos)?


9. Qual tem sido a sua atitude quando nota que o saldo documentado nas Fichas

de stock ou de Prateleira no coaduna com as existncias fsicas? 10. Quais as maiores dificuldades que enfrenta no exerccio das suas actividades? 11. No seu entender, o que deve ser feito para melhorar o desempenhenho do Sector de Aprovisionamento?

_____________________________________ (O Entrevistado)

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Apndice IV Instituto Superior de Cincias de Sade Questionrio destinado aos Requisitantes dos

Sectores/Servios/Unidades do HGM Data_______/______/_________ Eunlio Mabunda Aly, finalista do ISCISA, Curso de Administrao e Gesto Hospitalar. O presente Questionrio tem como finalidade a recolha de dados que sero utilizados posteriormente num estudo que culminar com a elaborao de Relatrio de Trabalho de Fim do Curso suboordinado ao tema Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo entre Agosto de 2009 Fevereiro de 2010, de acordo com os requisitos exigidos pelo ISCISA para obteno do grau de Licenciatura em Administrao e Gesto Hospitalar. Nesta perspectiva pede-se que responda as questes com objectividade e clareza, colaborando para a obteno de resultados que reflictam a realidade de modo a melhorar o desempenho do Sector de Aprovisionamento do HGM. Para preencher o Questionrio, basta colocar um X no espao correspondente a resposta certa (para perguntas fechadas) ou responder (para perguntas abertas). a) Caracterizao socio-econmica 1. Sexo do respondente Masculino ( 2. Faixa etria ) Feminino ( )

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At 29 anos 30 a 39 anos 40 a 49 anos 50 a 59 anos 60 e mais

5. Nvel de escolaridade

Mdio Bsico (3 ciclo completo 7 classe) 2 Ciclo (5 classe) Outro No sabe ler e/ou escrever

6. Estado civil Casado/a Solteiro/a Divorciado/a Vivo/a

b) Percepo dos trabalhadores sobre as suas actividades 5. H quanto tempo trabalha no:
1. Servio Nacional de Sade_________________________________

2. Neste hospital____________________________________________ 3. Neste Sector_____________________________________________ 4.


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6. Quando se apresenta ao Sector de Aprovisionamento para requisio de

meteriais:

Encontra Encontra

o pessoal do Sector de Aprovisionamento livre e atende-lhe

imediatamente; o pessoal do Sector de Aprovisionamento ocupado com

trabalhdo e pede-lhe para esperar;

As vezes no encontra ningum e regressa numa outra ocasio;


7. Quando apresenta uma requisio interna ao Sector de Aprovisionamento:

Sempre fornecido material, As vezes no fornecido material;


8. Com que regularidade tem efectuado pedido de requisies junto ao Sector de Aprovisionamento:

1 vez por semana 2


vezes por semana

3 vezes por semana 2 em 2 semanas 3 em 3 semanas 4 em 4 semanas

_____________________________ (O Questionado)
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Apndice V Instituto Superior de Cincias de Sade Questionrio destinado ao Administrador do HGM Data______/_____/_________ O presente Questionrio tem como finalidade a recolha de dados que sero utilizados posteriormente num estudo que culminar com a elaborao de Trabalho de Fim do Curso suboordinado ao tema Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo entre Agosto de 2009 Fevereiro de 2010, de acordo com os requisitos exigidos pelo ISCISA para obteno do grau de Licenciatura em Administrao e Gesto Hospitalar. Nesta perspectiva pede-se que responda as questes com objectividade e clareza, colaborando para a obteno de resultados que reflictam a realidade de modo a melhorar o desempenho do Sector de Aprovisionamento do HGM. Para preencher o Questionrio, basta colocar um X no espao correspondente a resposta certa (para perguntas fechadas) ou responder (para perguntas abertas). a) Caracterizao socioe-conmica 1. Sexo do respondente Masculino ( ) Feminino ( )
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2. Faixa etria

40 a 49 anos 50 a 59 anos 60 e mais

3. Nvel de escolaridade

Supereior Mdio Outro

4. Estado civil Casado Solteiro Divorciado Vivo

5. H quanto tempo trabalha no/a: Servio Nacional de Sade_____________________________________ Direco, desde que iniciou a trabalhar ____________________________ Direco deste Hospital (como Administrador) _______________________ b) Percepo sobre o desempenho do Sector de Aprovisionamento do HGM 6. Em caso de qualquer eventualidade (registo indevido, furto ou outro tipo de irregularidade) detectada no momento de Inspeco, normalmente quem tem sido responsabilizado?

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O responsvel do Sector de Aprovisionamento O funcionrio envolvido A Direco do Hospital

7. Como descreve o relacionamento entre a Direo e o pessoal efecto ao Sector de Aprovisionamento? Bom ( ) Mau ( ) Razovel ( )

8. Na sua opinio, quais so as razes que concorrem para o atraso na

actualizao das Fichas de Stock e de Prateleira no Sector de Aprovisionamento?

Insuficincia de trabalhadores Falta de Condies de Trabalho Negligncia Incompetncia Outras

9. Alguma vez j se criou condies para capacitao ou treinamento dos dois

(2) Serventes afectos ao Sector de Aprovisionamento? Sim ( ) No ( ) Caso negativo, porque?

Falta de oportunidade Falta de recursos financeiros, materiais, etc. Falta de necessidade Outras

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Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava

10. Quais so os critrios de seleco de temas para a Formao Contnua que acontece mensalmente neste Hospital? ______________________________________________________________
11. Porque que os temas apresentados e debatidos na Formao Contnua no

incluem Medidas para melhoria da Gesto do Sector de Aprovisionamento e, particularmente, a Actualizao das Fichas de Stock e de Prateleira que constituem problema neste Hospital? _________________________________________________________________ _________________________ (O Questionado)

Apndice VI Instituto Superior de Cincias de Sade Guio de Entrevista destinado ao Administrador do HGM

Data____/_____/________ Eunlio Mabunda Aly, finalista do ISCISA, Curso de Administrao e Gesto Hospitalar. O presente Guio de Entrevista tem como finalidade a recolha de dados que sero utilizados posteriormente num estudo que culminar com a elaborao de Relatrio de Trabalho de Fim do Curso suboordinado ao tema Gesto do Sector de Aprovisionamento Hospitalar-Caso do Hospital Geral da Machava, no perodo entre Agosto de 2009 Fevereiro de 2010, de acordo com os requisitos exigidos pelo ISCISA para obteno do grau de Licenciatura em Administrao e Gesto Hospitalar. Nesta perspectiva pede-se que responda as questes com objectividade
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e clareza, colaborando para a obteno de resultados que reflictam a realidade de modo a melhorar o desempenho do Sector de Aprovisionamento do HGM.
1. Quando que tomou conhecimento da existncia do problema relacionado

com Atraso na Actualizao das Fichas de Stocks e de Prateleira no Sector de Aprovisionamento? De que forma lhe chegou essa informao (algum do Sector de Aprovisionamento o comunicou ou descobriu pessoalmente)?
2. Aps tomar conhecimento, que medidas tomou para estancar esse problema?

3. Tem recebido pedidos de apoio tcnico por parte dos funcionrios afectos ao Sector de Aprovisionamento? Se sim, tem respondido positivamente? Com que frequncia?
4. Quais so as implicaes do atraso na actualizao das fichas de stock e de

prateleira para o HGM? 5. Quais so as principais mudanas introduzidas pelos tcnicos recentemente tranferidos da DPS para o Sector de Aprovisionamento do HGM?
6. A recente tranferncia de dois tcnicos da DPS para o Sector de

Aprovisionamento tem produzido resultados que esperava?


7. Na sua opinio o que deve ser feito para que o Atraso na actualizao das

Fichas de Stock e de Prateleira seja ultrapassado definitivamente, no Sector de Aprovisionamento?

__________________________ (O Entrevistado)

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Apndice VII

Guio de Observao Directa Participativa Questes Observadas Durante o Estudo Ordem Trabalhador Questo 1 Administrador Efectuou visitas de trabalho ao Sector de Aprovisionamento? Deu orientaes tcnicas aos trabalhadores? 2 Serventes Tm domnio dos aspectos tcnicos? Registou devidamente os movimentos de stocks?

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