PNFCI Conservacin y Restauracin de Documentos

INSTRUMENTO PARA REALIZAR EL DIAGNSTICO DE CONSERVACIN EN UN CENTRO DE INFORMACIN 1. ASPECTOS ORGANIZATIVOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. tems La misin institucional contempla la preservacin de las colecciones? Existen planes y recursos para la preservacin de las colecciones? Existen reas y equipos destinados a la preservacin de los documentos? La institucin cuenta con personal destinado a la preservacin de las colecciones? El personal recibe entrenamiento en cuanto a la preservacin de las colecciones? Considera ud. que el personal requiere un entrenamiento adicional para la preservacin y manejo de las colecciones? Especifique SI NO

2. EDIFICIO GENERAL / INSTALACIONES 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. tems Las instalaciones se observan limpias, ventiladas y ordenadas? El edificio est alejado de rboles o detritos vegetales? Estn en buen estado las instalaciones elctricas? Los pisos, techos o paredes se encuentran libres de manchas de humedad? Las estructuras metlicas se observan libres de corrosin? Pueden abrirse y cerrarse puertas y ventanas? Las superficies exteriores estn libres de grietas, estn bien aisladas? SI NO

3. CONTROL DEL MEDIO AMBIENTE (TEMPERATURA, HUMEDAD RELATIVA, ILUMINACION, GASES Y PARTICULAS) 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. tems Se abren las ventanas para ventilar el rea donde est depositada la coleccin? Se mantiene un control de la temperatura y humedad donde est la coleccin? Existen deshumificadores u otros mecanismos para controlar la humedad? La institucin se encuentra lejos de talleres, reas industriales, avenidas o cualquier otra rea donde se puedan emitir gases contaminantes? Los espacios de las colecciones poseen un sistema de aire acondicionado? Existe un plan de mantenimiento para dichos equipos? Se utiliza algn sistema para filtrar partculas y gases del aire acondicionado? Los materiales empleados en el mobiliario y las exhibiciones, en el depsito o para el mantenimiento, son seguros, estn libres de emitir gases peligrosos? Hay cortinas o persianas para disminuir la entrada de luz solar? Las ventanas poseen filtros para reducir la entrada de rayos ultravioleta? Se utilizan luces fluorescentes en las salas de depsito? Los tubos fluorescentes disponen de proteccin contra rayos ultravioleta? Se realizan mediciones peridicas para el control de la iluminacin? Se encienden las luces slo durante las horas de trabajo? SI NO

Prof. Lisbeth Flores

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4. CONTROL DE PLAGAS 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. tems Las colecciones estn completamente libres de daos causados por las plagas (perforaciones, moho, rasgaduras, galeras, manchas, erosin)? Los espacios estn libres de evidencia biolgica (telas de araa, deposiciones de roedores o de insectos, huevos y cadveres de insectos, etc) Se mantienen las colecciones lejos de plantas y rboles? La institucin tiene un programa de control habitual contra las plagas? Los documentos son examinados antes de ingresar al rea de las colecciones? Las ventanas poseen protectores contra plagas? Se realizan fumigaciones peridicas en la institucin? Los alimentos se preparan y se consumen fuera del rea de trabajo? Se realiza diariamente la limpieza de las reas de trabajo? Se retira diariamente la basura de las reas de trabajo? 5. COLECCIONES Y PLAN DE ACCIN PARA LAS MISMAS 38. Indique los daos que, segn su apreciacin, presentan las colecciones: SI NO

Manchas Hongos Perforaciones Roturas Dobleces Fragilidad Oxidacin Desprendimiento Deformaciones

39.

Marque con una X la escala que, segn su apreciacin, refleje el grado de deterioro de la coleccin Entre 10 y 30% Entre 30 y 50% Entre 50 y 80% Ms del 80%

Menos del 10%

6. MANIPULACIN Y ALMACENAJE 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. tems SI Existe un rea destinada para depsito de la coleccin dentro de la institucin? El depsito est destinado exclusivamente para los documentos de la coleccin? Las colecciones estn alejadas de los pasillos de las reas de trabajo? Existe espacio suficiente para las actividades de limpieza y el movimiento de aparatos dentro del mismo? El depsito de la coleccin dispone de espacio adicional para futuro crecimiento? Los armarios y estantes estn libres de corrosin o ataque biolgico? Los armarios y estantes son adecuados para los documentos que contienen? El material constructivo de los armarios es adecuado? (describa) La colocacin de los libros y documentos en los estantes es adecuada? (describa) Se almacenan por separado los documentos segn su tipo y composicin? El personal utiliza carros o bandejas para transportar los documentos? Se utilizan contenedores o estuches para los libros y documentos especiales? Los contenedores estn elaborados con productos con calidad de archivo? NO

Prof. Lisbeth Flores

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7. EVALUACION DE RIESGOS 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. tems El centro est ubicado fuera de zonas de riesgo ssmico u otro riesgo geogrfico? El edificio est alejado de corrientes de agua, sean permanentes u ocasionales? Las reas de depsito estn ubicadas en un nivel alto del edificio? Hay drenajes en el piso para evitar acumulacin de agua en caso de inundaciones? Las paredes y el techo del depsito estn libres de tuberas de agua? Estn los documentos ubicados al menos a 8 cm del piso? Las cercanas del edificio estn libres de basura acumulada o material combustible (restos de cartn o papel)? El consumo de alimentos y el uso de materiales peligrosos se hace lejos de las colecciones? Las instalaciones elctricas estn libres de riesgo por sobrecarga o mal uso? Se encuentran en buen estado los equipos elctricos? El cableado elctrico se encuentra en buen estado? Existen normas administrativas para evitar que los usuarios daen la coleccin? Las puertas y cerraduras de los armarios funcionan correctamente? Las colecciones estn protegidas contra robo? Se realizan los cambios de formatos que requieren los documentos electrnicos, de sonido o video? Existen procedimientos regulares para proteger los datos informticos? Se restringe a los usuarios la manipulacin directa de documentos originales y/o nicos? Existen mecanismos de respaldo para los ejemplares nicos? SI NO

8. PREPARACION PARA ENFRENTAR EMERGENCIAS 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. Items Tiene la institucin de un plan de accin para las emergencias? Todo el personal conoce el plan de accin para emergencias? Se actualiza con frecuencia dicho plan? Se realizan con frecuencia simulacros para casos de emergencias? Existen suministros para enfrentar situaciones de emergencias? Sabe el personal dnde estn dichos suministros? Se solicitan inspecciones peridicas al departamento de bomberos local? Las rutas de evacuacin estn debidamente sealadas? Existen extintores y alarmas contra incendio en reas de trabajo y depsitos? Existen programas de revisin y mantenimiento de las instalaciones? Se han tomado medidas para minimizar los riesgos geogrficos de la institucin (a nivel organizativo, de la edificacin, colecciones y personal)? La institucin dispone de un inventario actualizado sobre las colecciones? Se encuentra un respaldo de dicho inventario fuera de la institucin? SI NO

Prof. Lisbeth Flores