/01: COMO ORGANIZAR UNA EMPRESA

Categoría: Desarrollo Personal Publicado por: frios Visto: 2207 veces

Para organizar una empresa se debe tener en cuenta los siguientes principios: dividir el trabajo por especialización de conocimientos y habilidades, integrar esta división a través de fuertes y óptimos mecanismos de coordinación y finalmente el tercer principio, es que los dos anteriores estén basados y alineados con la estrategia definida por la empresa.

Estar alineado con la estrategia, significa tener un Planeamiento Estratégico vigente, donde estén definidos claramente los objetivos de la organización y las actividades para llegar a ellos lo cual permitirá dividir el trabajo de manera adecuada. Para dividirlo en la organización se utilizan herramientas a dos niveles: a nivel Macro, una estructura Organizacional (conocido como Organigrama) y a nivel Micro, el puesto de trabajo.

En el nivel Macro, el diseño del organigrama tendrá como base fundamental las actividades recogidas en el planeamiento estratégico, donde las áreas se formarán de acuerdo a grupos de actividades que requieran similares conocimientos y habilidades (a esto se le llama ESPECIALIZACIÓN) y las jerarquías entre ellas serán resultado de la importancia e impacto de cada una de dichas actividades en los resultados empresariales.

En el nivel Micro, y una vez definido el Organigrama, las actividades que generaron las áreas, se convertirán en las funciones de los puestos de trabajo, esto asegura que las personas en los puestos realicen tareas que generen valor a la empresa. También es importante definir el Perfil del puesto y qué competencias son necesarias para las personas que las ocupen. Todo esto finalmente se plasma en un documento conocido como manual de Organización y Funciones (MOF).

Para integrar lo que hemos dividido es fundamental utilizar los Procesos, ello a través de la definición del Mapa de Procesos de la Organización, que es una herramienta donde se puede visualizar el funcionamiento de la Organización a nivel macro. Luego, basados en ese mapa se trabajan los procesos específicos, donde la gestión de estos nos permitirá la optimización de tiempos, costos, recursos, mejora de la calidad e innovación para la generación resultados y ventajas competitivas. Todo esto finalmente se plasma en un documento llamado Manual de Procesos o Procedimientos (MAPRO). Para decir que una empresa está organizada tiene que implementar estos tres principios con sus respectivas herramientas de manera conjunta y no parcialmente. Por mi experiencia en el mundo empresarial, puedo decir que menos del 50% de las empresas en el medio tiene un organigrama definido y menos del 10% tienen Mapas de Procesos. Una de las bases para generar competitividad y eficiencia en las empresas es que estén organizadas.

*Por Franklin Ríos Ramos, Gerente General del Centro de Desarrollo Personal y Profesional Perfil (www.perfil.com.pe, Central: 710-0280, Av. La Merced 123 Of. 206 - Miraflores). Catedrático de la Facultad de Negocios de la UPC y autor del libro: “Metodologías para implantar la estrategia: El Diseño Organizacional de la empresa”.

El Manual de Procesos o MAPRO está basado en el Mapa de Procesos y las fichas de cada uno de los procesos de la institución. Esto último sucedía como consecuencia de que Sistemas no entregaba la información a tiempo. lo cual genera que los ejecutivos desconozcan en forma holística como funciona su organización y como todas las áreas y puestos se relacionan para realizar un trabajo coordinado. y en las reuniones de coordinación atacaban a la parte Logística por su ineficiencia. La verdadera visión es que si los resultados no se dan o se generan problemas. De las líneas anteriores podemos desprender una conclusión. en la cual me contrataron para analizar el Almacén. donde se define principalmente las funcione. pero lo real era que los camiones salían con retrazo. El clásico caso de la vida real organizacional. pues es muy frecuente escuchar en las organizaciones lo siguiente: “yo hago mi trabajo. que si el MOF nos ayuda a dividir el trabajo en la organización basado en la especialización. generando así espacios y conocimiento del funcionamiento para el desarrollo organizacional de la empresa. .19/01: EL MANUAL DE PROCESOS (MAPRO) UNA AYUDA PODEROSA PARA COMBATIR LAS INEFICIENCIAS Y FALTAS DE COORDINACIÓN Categoría: Desarrollo Profesional Publicado por: frios Visto: 431 veces Para organizar una empresa. servicios. y a esta Sistemas le pasaba esto. La causa del problema era que los gerentes no tenían una visión de procesos. (2) un Manual de Procesos . se necesitan tres herramientas: (1) un Manual de Organización y Funciones . porque Ventas no entregaba a tiempo la información o generaba muchos cambios al momento de realizar los pedidos. generando devoluciones. creando mecanismo de coordinación que contribuyan a la organización o no formar islas. el MAPRO nos ayuda a integrarlo. no por que se demoraban en despachar los productos. Sistemas. El Mapa de Procesos tiene la misma jerarquía que un Organigrama. El Manual de Organización y Funciones esta compuesto por el Organigrama y las fichas de cada puesto en la organización. sin embargo en mi experiencia son muy pocas las organizaciones que tienen un Mapa General de su Organización. Que una Organización tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar problemas. y después de eso mejorarlos. el problema es la otra área”. es que el área de Ventas se queja siempre de las demás áreas por que no les ayudan las áreas vapuleadas que son siempre. acciones estratégicas y acciones de soporte de la institución. Recursos Humanos.MOF. sino debido a que la programación de camiones salía tarde.MAPRO y (3) que estos documentos anteriores estén basados en un planeamiento estratégico. pues el gerente de ventas se quejaba que los camiones de reparto salían muy tarde y no terminaban de repartir la mercadería a los clientes. donde se definen los pasos a seguir para la realización de productos. Logística u otros de acuerdo al rubro de la empresa. no es culpa de un área en particular si no de toda la empresa en su conjunto A raíz de esto siempre recuerdo un caso en una empresa multinacional.

de los primeros exportadores. agregando a ello. para llegar a ellos y generar confianza para dirigir gran cantidad de personas entre obreros y profesionales y conseguir que realicen su trabajo de la manera más efectiva y comprometida con la organización. en los procesos y la tecnología. ¿podemos ser más productivos?. Tiene que haber un equipo técnico que sea responsable de esto. Finalmente crear una estrategia de implantación de los procesos resultantes de este manual.perfil. en las estructuras. aunque el verdadero foco que hace que los resultados sean extraordinarios y excedan todas las expectativas en especial la de los inversionistas. muchas de las actividades laborales que realizan son fuera de sus ciudades de residencia. Como todos sabemos. etc. coach Certificado por la Internacional Coach Federation y catedrático de la Facultad de Negocios de la UPC marzo 2011 24/03/11: ¿QUÉ HABILIDADES SON NECESARIAS PARA LOS PROFESIONALES DEL SECTOR MINERO? Categoría: Desarrollo Profesional Publicado por: frios 1 Comentario Visto: 211 veces Sabemos que somos una potencia mundial en el sector. Y en el contexto laboral. entorno social.) con grandes presupuestos para el trabajo de la operación. Deben manejar gran cantidad de recursos (maquinarias. sino en sus aspectos no técnicos. etc. pues un .pe). Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas de mejora en los procesos. la respuesta se desprende por si sola: por supuesto que si. 3. Por si fuera poco. es decir con mucha responsabilidad y presión bajo sus espaldas. propuestos. que hoy es muy difícil la selección pues hay escasez de estos perfiles técnicos. Hacer visión generar un diferente la análisis y limpia de de de los la este cambios organización). pero no solo en sus aspectos técnicos. 6. En el contexto actual la mayoría de estos puestos claves son ingenieros o profesionales de ciencias con casi nula formación en desarrollo de habilidades no técnicas. Tiene que estar definida claramente la estrategia de negocio de cada producto de la organización. estas personas claves tienen que comunicarse ya sea con un poblador de la sierra o selva o con un accionista o cliente extranjero (con idiosincrasias totalmente diferentes).Para realizar un Manual de Procesos es importante tener en cuenta lo siguiente: 1. una parte debe ser interna o de la organización (personas con toma de decisión para cambios) y una parte externa (consultores que tengan puede 5. equipos. La alta dirección tiene que estar comprometida y dar seguimiento periódico a los cambios que construcción costo-beneficio 4. es decir a las personas que dirigen dentro de la cadena de generación de valor de la organización. Por Franklin Ríos Ramos. la productividad siempre se enfoca en la calidad. Pero la pregunta es. gerente general del Centro de Desarrollo Personal y Profesional Perfil (www.com. es desarrollar a las personas que gestionan estos aspectos. manual. dejando a su familia. 2.

pe). (contacto@perfil.com. @ . Ramos. el trabajo en equipo. autor del Libro “Metodologías para la implantación de la Estrategia: Diseño Organizacional de la Empresa” y Catedrático de la UPC. cuentan como parte de sus fortalezas más resaltantes: el ser sumamente inteligentes. a través de nuestros programas de Coaching y talleres de desarrollo de habilidades personales y profesionales.com. donde los objetivos iniciales eran solo aspectos profesionales pero terminan agregándose aspectos personales generando una exposición de sus fortalezas. con muchas ganas de crecer y disposición. 719-0280. conocedores de su tema. encontramos que estas personas claves. consiguiendo metas que Franklin nunca G.: facilidad. los más grandes resultados se han obtenido de programas integrados de desarrollo de habilidades. con grandes frustraciones por querer mejorar aspectos que están fuera de su campo de conocimiento o análisis racional como el liderazgo. comunicación y manejo de emociones.error de ellos le cuesta mucho dinero a la empresa. Rios se que pensó que de se PERFIL lograría con tanta Tel. En PERFIL. son altamente técnicos. Gerente General (www. donde a las personas claves se les llevan programas y talleres individuales y personalizados.perfil. Coach certificado por la ICF. y con el miedo natural de no dejar trasparentar estas carencias. sin embargo. Sintiéndose a veces perdidos y desorientados respecto a cómo iniciarse en este terreno desconocido.pe). y finalmente deben de trabajar en conjunto con todo un grupo de personas técnicas y no técnicas que no dependen de él. En nuestra experiencia.

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. 7085:089..4 6:0 .86:0/703/03974 /0.8 050./ 03.9..9..-0248  ../074 14.08 P54/0248 807 2 8 574/:.0 6:0 48 708:9./.47.86:008943.48  .9:7.7.344 .0.0848.80897:.03.2:3/.8 08/08..748  0.948 08/0.8507843.9.0/.47/3.3 94/.47/0. 3/0.48   .850./48 80./.08 $. .03080./00307.0784389.8 0348574.308948.3. /0 48 3. 80 /085703/0 547 8 84. 574/:.:36:00.8507843.3.-02486:084248:3...7.8 03 0850.774.947 /048572074805479. 547 8:5:0894 6:0 8  424 94/48 8...90.570:39../802570800314.8 .850.07/. 3 507434844038:8.3 097.9489 .948 349 ..54903.../03.850./4708 !074.3. "&A$$ $#$!# $ !# $ $$% ##  '894.9.48 834038:8..

47 .7.90.437.90/7 9.-..431.43:354-./4 547 .:7848 2.3./5708 3-..48 .850.8 5.2.0480307./08 /43/0.8507843.4245.8 .8077.3./08 507843..948 507843..850.434..4308 $39 3/480 ./034/0./777.7 .. 2..0.....08507843.7039.850..08903036:0. 3 8302-.80/0089485071089 .790/0 8:81479.. .3 887.7..3/4 :3.70.70./  7.43 .-.25708.9:./4 .43.08 03./:.8 6:0 3:3.7744 /0 . 0548..7089.434.0880080.08 07.097.439.4507.43:394.2:.9486:0089 31:07.08 0307. 08.2.3074 .2039039003908 .08 843 3030748 4 57410843.-/.48:8 085.432:.89 .0. 039473484.439094.2486:0089.54. 3 0-03 2.9.20390/10703908 5./.:039.3/4.39/...70 3/480 . 3 5:08 ..8 3907./..  48 2 8 7.3....3 .08 ...39080807 8:2. ..7744 /0 .437. 3 /0 .7.483.85./0 8:8...-47.0/4708/08:902.2. 843.8:1..3.. 25. ...7.43.08 507490723.8 ./. 089.038:97./08:.:089..8/0.8349 ...:947 /0 -74 8094/44 ..80.35747.3/085708:5:089485.7. 32.3.8507843.8 5:08:307747/00480.4380:76:070.08  57410843.2.8.0791.3.9.. /0.3 0 .74 .7 7.08 /0 .8. 2 8 010.4/3074.&!     .438:03/4 209....4 097.4/0.203909 .8.42:3.4240/07./0.42 50 %0    .9.2.48 !4781:07./47/0.7.. 897.-.94.7. 1472.8 3:.9.434.3  9./08.30.3.07/8548.304/0 024.. .4397. 800.703.//0507843.3/0817:897.6:3.4 2:. 3 08/0.43.3.8  . 97./ /070.7085438.3/08 708:9. 3 /0 8:8 1479.7.3 4-903/4 /0 5747.4389.   .43/483.948 57410843.439094 .-47.8507843.480..-/.:/.39.03..8/0...8.-/.42574209/.../0!#  5071 ..7800308909077034/08.20390/0-03/097.39. 5.3..203944 .08 507//48 /0847039.3.8 /0 4.7.8 06:548  09.4/0.43 9./08 34 9 .. 1..   030.086:070./48 /0 /08. /0 08948 5:08948 . 80 4 7..8.-/..8039704-7074857410843.9:7..7 97.945071 ..42:3. 8 /0 3:089748 5747.43:3.8949.8.3. 050703./4870850. ..0..38431:07.8.86:034/0503/03/0    3 !#  ..40306:54 .0708 /0 /08.33 #48#.254/0.43085476:07072047.8 9.8.0./08/0708/03.82 8708. 243.780.. 09.432:.0390097.07083/.. .39/./48 80 .43 020/43.43 94/4:37:54/0507843.248 0703900307.307.-... 80 6:0 5038  6:0 80 47.3/4 .7.08. 303 /08.025708..703.7744 /0 .42 50  4.3844 .4.4 .4/0. 04 6:0 4 08 2: /1 .8   3 3:0897.47.3.13../48 /43/048 4-09.