Rangkuman Diskusi Mailing List Migas Indonesia Bulan April 2007 Beyond Budgetting(1

)
Aslam Salimuddin Beyond Budgetting Problem dengan konvensional annual budgeting adalah memaksa perusahaan untuk menentukan funding satu kali dalam setahun, dimana tidak selalu merupakan waktu yang tepat. Bayangkan sebuah bank mengatakan kepada customernya bahwa hanya akan menerima proposal permintaan pinjaman dalam setahun pada tiga minggu dalam bulan oktober. Tindakan tersebut terlihat konyol, tetapi begitulah system kerja dari traditional budgeting. Budgeting mempunyai beberapa kelemahan serius. System budgeting memaksa organisasi untuk bergantung pada satu angka yang sama untuk menentukan target, forecasting dan resource allocation. Target dan forecast jelas bukan hal yang sama. Target adalah ambisi (dimana kita harus mencapainya), sedangkan forecast adalah perkiraan untuk dicapai, sehingga harus dimanage sebagai process yang berbeda Statoil memutuskan meninggalkan system conventional annual budgeting pada tahun 2005. Statoil menggunakan pendekatan budgeting upside down. Management sekarang mengatakan bahwa budget, secara prinsip tersedia. Tidak ada allokasi untuk running cost dan operasi. Setiap unit bisnis mempunyai KPI target dalam unit cost dan profitability. Kita memonitor cost trend, dan dapat melakukan interferensi jika terjadi trend negative tanpa alasan yang kuat. Dengan system yang baru, budget dapat dialokasikan setiap saat, tetapi dikontrol dengan criteria yang jelas, sehingga diperoleh system resource allocations yang lebih flexible dan dynamic. Direksi tidak lagi melakukan approval budget, tetapi melakukan approval satu set strategic objective, KPI target dan actions. Tindakan Statoil meninggalkan natural dari upaya mencari mengembangkan metoda dan forecasting tools, decision system budgetting merupakan langkah cara yang lebih baik. Statoil telah process, seperti balance score cards, making process, yang siap untuk

nugroho wicaksono Opini yang menarik. Kondisi ini menuntut kita untuk memberi otoritas lebih kepada para manager. Hal ini dikombinasikan dengan system performance yang lebih trasnparant dan jelas. budget sebagai alat utama dalam performance Alasan paling penting meninggalkan system budget adalah ketidak cocokan antara kondisi usaha yang dynamic dan unpredictable. Perubahan dari system budgeting bukanlah sekedar perubahan pada teknis proses finance. .. Budget tidak dapat memastikan pemasukkan uang karena faktor persaingan. dengan konsep budgeting yang statis. karena kelemahan dari system budgeting. dan juga system performance management yang lebih dynamic.. situasi dan kondisi moneter dan daya beli tetapi tentunya dapat memastikan pengeluaran uang seperti biaya tetap (fixed cost) yang memang mau tidak mau harus keluar dan biaya-biaya lain yang karena tradisi harus sebab bila tidak akan hangus. Budget memang diperlukan tetapi tidak mutlak karena dapat digantikan dengan sistem lain yang lebih sederhana dan produktif serta tidak perlu menghabiskan waktu dan biaya setiap tahun untuk memperjuangkan pembagian sumber dana. Konsep seperti ini dengan sendirinya dapat membahayakan produktivitas karena pemborosan yang disebabkan oleh budget pengeluaran atau karena penyalahgunaan pengeluaran yang kontra produktif. berakibat lebih jauh terhadap culture. Supaya budget aman maka untuk menjamin pemasukan diperlukan pinjaman siap pakai dari pihak ketiga yang biasanya Bank.. mindset dan behaviour. ini juga ada sedikit pendapat yang mungkin dapat dijadikan Second Opinion. dengan memberikan lebih banyak kebebasan dan tanggung jawab..menggantikan management. Jadi budget dibuat dengan konsep pemasukan yang tidak pasti tetapi pengeluaran pasti.. Tuntutan usaha juga lebih menuntut pada performance dan hasil.

Desentralisasi. kita perlu merespons lebih cepat dan berpikir kreatif tentang apa yang mendorong tercapainya good performance. karena harus mencapai good target. . Beyond Budgeting (2) Aslam Salimuddin Why Beyond Budgeting? Apa yang mendorong keputusan yang radikal ini ? Dunia disekitar kita telah berubah. Semua berjalan lebih cepat dan seringkali tidak bisa diduga. forecast yang baik dan pemakaian resource secara efficient dalam satu figure.Lebih dynamic.Jeremy Hope dan Robin Fraser dari Beyond Budgetting Round Table (BBRT) memberikan alternatif pada tahun 2003 dengan membuat Rencana yang fleksibel.Menentukan good performance lebih luas dari sekedar "within budget dan KPI nggak ada yang merah (hijau semua)" Dalam kondisi tersebut. dan top management tidak lagi turun dalam urusan detil. System informasi yang effektiv dan evaluasi kinerja yang sejak saat itu telah dipraktekkan disejumlah perusahaan berskala internasional dengan sukses besar karena perusahaan tersebut dapat bereaksi lebih cepat terhadap pasar. Di lingkungaan tersebut. budget dapat menjadi hambatan untuk tercapainya good performance.Memberikan lebih banyak kebebasan dan tanggung jawab terhadap organisasi. motivasi tenaga kerja yang lebih tinggi. yaitu menjadi sulit untuk melakukan hal yang benar ketika muncul kondisi yang tidak terduga. budget juga mengakibatkan . . berkelanjutan dan tidak calendar oriented . dan juga menimbulkan behaviour tidak berorientasi optimal result ( yang penting proyek terlaksana sesuai budget date line dan tidak over/under) Selain itu. penggunaan sumber dana yang lebih ekonomis dan organisasi dapat lebih baik dalam memanfaatkan peluang. Tiga hal tersebut tidak akan bisa dikombinasikan dalam satu figure. Kita memerlukan pendekatan kepemimpinan dan performance management process yang berbeda.Merusak kualitas. dimana .

Pionernya adalah Bank di Swedia Handelsbanken. begitu banyak waktu habis untuk menyiapkan budget. Kita mungkin telah merencanakan budget dengan sebaik-baiknya. American Express. dan Middle East. tergabung dalam suatu jaringan yaitu Beyond Budgeting Roundtable (www. Organisasi ini mempunyai jaringan global meliputi Europe. Apakah kemudian kita harus stick terhadap budget.co. Southwest Airlines. selalu akan muncul ketidakpastian. Hal yang paling penting adalah kita harus selalu berpikir hati-hati untuk setiap rupiah atau dollar yang dikeluarkan. dan tiba-tiba angkanya menjadi tidak make sense karena kondisinya berubah. Pendirinya adalah pengarang buku "Beyond Budgeting". memakan banyak waktu dan tenaga. UBS. Contoh lainya adalah beberapa perusahaan besar seperti Unilever. Nordea. Masalahnya. Bagaiamana saya tahu berapa yang akan dikeluarkan ketika saya tidak mempunyai budget ? . Perusahaan yang telah menjalankan atau tertarik untuk menjalankan beyond budgeting. dimana meninggalkan secara total system budgeting sejak 35 tahun yang lalu. North and South America.uk). atau melakukan apa yang kita anggap terbaik dimana berakibat over / under budget ? Traditional budget cenderung mengunci kita dalam hal jumlah yang dikeluarkan berdasarkan asumsi lama dimana kondisinya mungkin sudah banyak berubah. kita menentukan didepan jumlah yang akan dikeluarkan dalam tahun depan.. Problems apakah yang dihadapi dalam cost budget ? Dalam system budgeting. Robin Fraser dan Jeremy Hope. pertama untuk membuat dan kemudian melaporkan dan kemudian menjelaskan kembali ( kita tahu. sedangkan pada system budget kita berpikir hati-hati pada saat membuat perencaan budget dan bukan pada waktu actual mengeluarkan uang tersebut. laporan budget akhir tahun) Perusahaan apa saja yang telah menjalankan beyond budgeting ? Jumlah perusahaan yang mengalami masalah dengan budgeting dan mencari alternative pengganti budgeting terus bertambah. meskipun hanya satu tahun kedepan. rapat budget. Dan kemudian menjadi bank terbaik di Skandinavia dan merupakan salah Bank terbaik didunia dalam hal cost efisiensi.Membuang waktu.bbrt. Aldi. Australia.

warehouse cost. kristiawan Pak Aslam.Hal yang paling penting adalah kita berusaha mengeluarkan uang dengan bijak dan cost-effective. Dilihat dari segi income. Sedangkan income . memberikan guidance tentang long term dan short term program yang menjadi focus dalam hal uang yang harus dikeluarkan. Selain itu KPI juga akan menunjukan biaya secara langsung atau tidak langsung.maka dia tidak boleh mengeluarkan uang yang tidak akan menaikan pemasukan. Unit cost KPI Target production cost (cost/btu) dan cost lainya seperti maintenance cost. proyek konstruksi income-nya fix karena umumnya kontrak dilakukan secara lump sum. Hal ini dinamakan Dynamic Resource Allocation. Berikut beberapa contoh : Profit KPI Jika seseorang mempunyai target operating profit. System performance management seperti balance scorecard. apapun system yang kita pakai. dan target berupa perbandingan (misalkan masuk tiga terbaik dalam hal lowest production cost) KPI's diats bersifat "self-regulating". Relative KPIs Kedua contoh diatas kemudian dibandingkan dengan lainnya. maka akan OK untuk mengeluarkan jumlah yang lebih banyak. dikenal cost estimate untuk proyek konstruksi dan cost estimate untuk tahap produksi ( plant / pabrik / usaha yang melakukan produksi ). menjadi salah satu guidance dalam mengeluarkan uang. karena akan memberikan pemasukan yang lebih besar. Saya ingin tanya tentang penerapan sistem ini. dilengkapi dengan decision authorities dan decision process. Tulisan tentang beyond budgeting ini menarik. cost IT per dept dll. Cost estimate ini akan jadi dasar penyusunan budget. Dalam estimating. Tetapi jika akan menaikan income. dimana mengontrol pengeluaran tanpa diputuskan satu tahun didepan jumlah yang harus dikeluarkan.

Sedangkan "resource allocation estimate" merupakan sensititivity reference dalam profitability evaluation. Pertanyaannya mungkin bisa saya generalasikan menjadi "Bagaimana dengan budget untuk investasi besar dan proyek baru (development projects) ? " Metoda konvensional. tetapi tidak mengkover jika terjadi scope change. Jika terjadi scope changes. kesan saya sistem ini cocok diterapkan untuk perusahaan yang melakukan produksi. Kecuali tentunya untuk kasus variation work. sbb: Tujuan dari resource allocation estimate adalah untuk mengindetifikasi kebutuhan dana dari investor (owner). karena disini tambahan biaya tidak akan diikuti dengan tambahan income. mohon penjelasannya. Sistem ini tampaknya tidak ditujukan untuk proyek konstruksi. . mulai dari nol produksi ( akan tekor karena ada plant fixed cost ) sampai pada produksi at full plant capacity. Estimasi ini disampaikan ke Director dan Producers.plant / pabrik akan tergantung dari jumlah produksinya. biasanya akan muncul satu angka berupa budget untuk suatu proyek baru. maka funding akan di keluarkan. Dalam beyond budgetting. Kalau membaca 2 tulisan Pak Aslam tentang beyond budgeting. Aslam Salimuddin Pak Hecky dan Pak Kristiawan. Jika disetujui oleh BA. maka dibagi menjadi target setting. dan menjadi pagar untuk "completion within budget". Terima kasih banyak atas perhatiannya terhadap artikel tersebut. Estimasi ini diset pada angka 70/30 estimate dalam probability distributions. maka dibuat lagi expected value estimate untuk mendapatkan approval dari Business Area responsible (case di Statoil). Benarkah demikian. Forecasting (expected value estimate) menjadi basis untuk profitability evaluation dan internal approval dari proyek tersebut. forecasting dan resource allocation. Perbedaan antara "resource allocations estimate" dan "expected cost estimate" merupakan 70/30 contingency.

berdasarkan benchmarking internal (dg proyek lain di Statoil) dan external (proyek lain diluar Statoil). Saya sangat tertarik untuk mempelajarinya. Bagaimana dengan proyek masih prospek. dan disetuji (aproval) sesuai level of authorities. Target cost bersifat dinamis dan bisa direvisi berdasarkan perkembangan pengalaman aktual cost dari project dan potensi saving kedepan.bbrt.com dan www. untuk menghindari konfuse terhadap tiga jenis budget diatas. apakah tidak masuk dalam hitungan budget ? . Article nya sangat bagus.the- Hecky Radiansyah Dear P'Aslam.Target cost merupakan internal improvement target. Konsekuensinya.uk baca di www.co. disini tidak ada istilah "project budget". Untuk lengkap dan detilnya silahkan financedirector. apakah bapak punya referensi yang lengkap mengenai Beyond Budgeting ini ? Karena saya melihat adanya unsur forecast yang artinya seseorang membuat budget terhadap proyek yang telah ada (Sold).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful