Capacitación en Microsoft Office Project

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albañiles. lubricantes. ingenieros. abrir un negocio.CONCEPTOS BÁSICOS DE PROYECTOS » PROYECTO: Es una secuencia bien definida de actividades con un principio y un final. sea en secuencia.Puede ser que una tarea tenga componentes o sub-tareas. etc. equipos materiales o insumos de los que se dispone y siempre de manera limitada para poder llevar a cabo una tarea. computadoras. gasolina. el pago por alquiler de un local. y realizado por personas dentro de parámetros establecidos de tiempo. planchas de acero. depende del punto de vista. » TAREA: Es una actividad requerida para completar un proyecto y que tiene una duración expresada en unidades de tiempo. sierras eléctricas. y restricciones como que se ha de realizar “lo antes posibles”. Un ejemplo de proyecto sería por ejemplo la construcción de una casa. Costos Variables. etc. son aquellos que crecen con el número de horas laboradas y su costo se expresa en MS Project en costo por hora o una unidad de tiempo respectiva. autos. paralela y traslapadas (al través de en secuencia). un avión. ladrillos. Los costos en MS Project se pueden expresar respecto al proyecto o a una tarea en particular o varias tareas seleccionadas. abogados. Se clasifican de muchos maneras. » RECURSOS: Son las personas. hacer modificaciones en una planta industrial. implementar un sistema de control. costos. recursos y calidad. dirigidas a alcanzar un objetivo claro. . lo mismo que una tarea puede formar parte de otra más grande e importante. debiendo utilizarlos eficientemente. Tiempo tiene interrelaciones con otras tareas. Ejemplos serían peones. pero las relevantes en este caso son los Costos Variables y los Costos Fijos respecto a los recursos. elaborar un sistema. Su costo en MS Project se expresa en unidades monetarias como Costo de Uso. » COSTO: Es el valor que tienen los recursos de cualquier índole que se utilizan en un proyecto o tarea. etc. Costos Fijos son aquellos en que se incurren no importan si se use no el recurso o en que medida el sueldo de in Gerente.

Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es una representación gráfica de las tareas o actividades de las que está compuesto un proceso o proyecto. para ello la programación de actividades se representa por medio de barras. TABLA DE GANTT DIAGRAMA DE GANTT .CONCEPTOS BÁSICOS DE PROYECTOS » Vistas de Gantt: Tabla de Gantt: Lista en la que figura la descripción de cada una de las tareas que conforman el proyecto con su respectiva duración.

Para realizar esa adecuación. donde si queremos podremos escoger la escala que nos permita visualizar el proyecto íntegro. seleccione la opción Escala Temporal y aparece la siguiente ventana: Escala temporal Zoom Otra alternativa es escoger el Zoom en el Menú Ver.CONCEPTOS BÁSICOS DE PROYECTOS » Escala Temporal del Diagrama de Gantt: Para poder visualizar adecuadamente el Diagrama de Gantt. . con los botones de la barra de herramientas “Estándar”. podemos alterar la Escala del diagrama donde se muestra la cargas de trabajo de las tareas en el tiempo. ingrese al Menú Formato. Tip: También se puede ajustar el nivel de acercamiento o alejamiento del diagrama de Gantt.

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cada objetivo estará compuesto por una serie de tareas necesarias para completar dicho objetivo y cada tarea tiene limitaciones como lo son los recursos y el tiempo. Por defecto. de esta manera: . el programa presenta este proyecto en la Vista Diagrama de Gantt. presione el botón ó el Menú Archivo y la opción Nuevo. Tip: Otra manera de ingresar al programa es utilizando el comando Ejecutar e ingresando “WINPROJ”. y defina la configuración inicial del proyecto.  Para iniciar el aplicativo Microsoft Project.    Por defecto. el programa abre un proyecto nuevo que se llama Proyect1. Cabe mencionar que Microsoft Project es un administrador de proyectos y que cada proyecto puede contener varios objetivos que podrían o no tener alguna relación.CREACIÓN DE PROYECTOS El primer paso para crear una programación es conocer el objetivo de lo que deseamos alcanzar. luego evaluaremos la secuencia de tareas que se deben completar para finalizar dicho objetivo. Para crear un archivo Nuevo. despliegue la lista de la opción de Programas y ubique la opción . ingrese a la Barra de Inicio con el botón .

.CREACIÓN DE PROYECTOS La configuración inicial del proyecto. la opción Información del proyecto. todas las tareas nuevas tendrán un tipo de delimitación “Lo antes posible”. Si programa desde la fecha de comienzo.. Prioridad: Se considera para la redistribución de recursos. Fecha de hoy: Fecha de estado: Fecha de corte de avance del proyecto Calendario: Se define el tipo de calendario para los recursos asociados a este proyecto. Fecha de fin: Se habilita cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto. se define en el Menú Proyecto. en cambio si se define fecha de fin. La configuración considera los siguientes campos: Fecha de comienzo: Esta opción se habilita cuando se programa a partir de la fecha de comienzo del proyecto. Programar a partir de: Fecha de inicio/fin de proyecto. las tareas nuevas tendrán un tipo de delimitación “Lo más tarde posible”. Tip: Se recomienda definir únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin después de que el usuario haya definido y programado las tareas (secuencia de las tareas y sus respectivas duraciones). .

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3 d (3 días) y 7 s (7 semanas). horas. podremos ingresar las tareas que serán necesarias para completar los objetivos del proyecto. nombre las tareas y sus respectivas duraciones. tenemos lo siguiente: Tip: La columna de duración permite el ingreso de minutos. por ejemplo: 20 m (20 minutos).Microsoft Office Project Una vez realizada la configuración inicial de proyecto. La duración de cada una de las tareas puede expresarse en minutos. Ingresando la siguiente información. 5 h (5 horas). (al menos ingresada la fecha de inicio del proyecto). días y/o semanas. . horas. considerando una fecha de inicio de proyecto 28 de Julio ’03. El ingreso de las tareas se realiza preferentemente en el Diagrama de Gantt. Por defecto se considera las unidades de días para la duración. Estas pueden ser definidas por la letra que se ingresa después del valor de la duración y luego la tecla “Enter”. días o semanas.

estos nos permiten llevar el seguimiento de las tareas de una manera más adecuada y ordenada. se elimina la fila.Microsoft Office Project Dentro de una programación se suelen separar las tareas por características comunes. haciendo doble clic encima de la tarea. Tip: Las tareas se pueden editar situando el cursor encima de la tarea y presionando la tecla F2. Otra forma es visualizando la información de la tarea. La tabla de Gantt mantiene una estructura de filas y columnas. y ayudan a controlar el avance del proyecto. cuando se presiona la tecla Suprimir. pero son distinguidos fácilmente por que tienen duración cero y tienen forma de rombo. para esto se utiliza Hitos los cuales son tareas con duración 0 (cero). en ese sentido. Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en un proyecto. En caso de querer eliminar una tarea basta con situar el cursor sobre el nombre de la misma en la tabla y presionar la tecla Suprimir o Delete. Los hitos ( ) no son tareas propiamente dichas. .

Para definir la Jerarquía de las tareas (hacer distinción entre las tareas y sus sub-tareas) se utiliza las herramientas de degradar y promover tareas. Puede designar sub-tareas utilizando la característica de niveles de esquema de Microsoft Project. La información de las sub-tareas está incluida en la tarea de resumen. Identificar las fases principales del proyecto mediante tareas de resumen. Tareas de resumen   Subtareas Las tareas se resumen aparecerán en negrita y las sub-tareas con sangría debajo de ellas Sub-Tarea: Tarea que forma parte de una tarea de resumen. Mediante los niveles de esquema puede:  Organizar las tareas en una estructura jerárquica para ver como las subtareas se incluyen en grupos más amplios denominados tareas de resumen. las tareas de resumen o ambas.) utilizando la información de las sub-tareas. . etc. Microsoft Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (duración. Crear informes que incluyen las subtareas. La característica de niveles de esquema de Microsoft Project se utiliza para crear las tareas de resumen. Tarea de Resumen: Tarea que se compone de sub-tareas y que también resume dichas sub-tareas. costo.Microsoft Office Project Tareas y Sub-Tareas Si organiza las tareas del proyecto según un esquema. podrá observar la estructura de dicho proyecto y facilitará su administración.

seleccione la tarea o tareas y presione el botón . Para degradar una tarea (es decir convertirla en una tarea de un nivel inferior).Microsoft Office Project Degradar o Promover una tarea Se utiliza la barra de herramientas “Formato” Para promover una tarea (es decir convertirla en una tarea de un nivel superior). entonces utilizamos la barra:     Barra de herramientas “Formato” . Si deseamos observar las tareas hasta cierto nivel de jerarquía. se utiliza el botón y y para contraer la lista de sub-tareas se utiliza el botón . Para desplegar una tarea con sub-tareas. seleccione la tarea o tareas y presione el botón .

Por ejemplo. debe comenzar una vez que se haya concluido la tarea “Construir paredes”. la tarea “Pintar paredes”. Es por eso que “Pintar paredes” debe estar vinculado con “Construir paredes”. Final – Final (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina. Tarea Sucesora: Es la actividad que le sigue en tiempo a otra. . Comienzo – Comienzo (CC): La tarea comienza cuando su predecesora comienza. es imposible que comience antes. Tipos de vínculos Final – Comienzo (FC): La tarea comienza cuando su predecesora finaliza.Microsoft Office Project Una vez ingresadas las tareas es necesario relacionarlas y vincularlas entre sí. De esta manera la programación reflejará la secuencia de las tareas de proyecto. Es muy común en la elaboración de un proyecto que el desarrollo de una tarea determine el desarrollo de otra. Comienzo – Final (CF): La tarea finaliza cuando su predecesora comienza. Antes es necesario definir los siguientes conceptos. Predecesora – Sucesora Tarea Predecesora: Es aquella actividad que deberá anteceder o condicionar de alguna manera la siguiente tarea a ejecutar. Para ello se generan vínculos entre las tareas.

en el menú Edición elija Vincular tareas o en la barra de herramientas “Estándar” y presione el botón .Microsoft Office Project Crear vínculos entre tareas Los vínculos entre tareas sirven para definir la secuencia de la programación de las tareas. El vinculo entre las tareas son del tipo Final – Comienzo (FC). CC. Eliminar el vínculo entre tareas Para desvincular tareas debe ubicarse en la fila de la tarea sucesora de dicho vínculo y borrar el valor de dicha relación de la columna predecesora en la tabla de entrada. Para definir vínculos ó relaciones entre las tareas. separadas por una coma (. FF.) o punto y coma (. seleccione dichas tareas y elija en el menú Edición la opción Desvincular tareas o presionar el botón de la barra de herramientas “Estándar”: Cambiar el vínculo entre tareas cambiar. Otra forma de hacer lo mismo es ubicándose en la tabla de Gantt. En el diagrama de Gantt las dos tareas estarán unidas por una flecha. CF) y presione Aceptar. ubíquese en la tabla de Gantt y seleccione las tareas que desee vincular. . Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee aparecerá la siguiente caja de diálogo: Seleccione el tipo de relación entre dichas tareas: (FC.) en caso de ser más de una. Otra alternativa es en la tabla de entrada indicar con sus números (Id) cual o cuales son las predecesoras de una tarea en la columna respectiva.

En la columna denominada Pos. o seleccione la tarea y haga clic en el botón de la barra de herramientas Estándar. 2d. Gráficamente se varía del siguiente modo: Seleccione el nombre de la tarea que desee adelantar o posponer y en el menú Insertar elija la opción ”Información de la tarea”. También es frecuente retrasar el comienzo de una tarea sucesora luego del fin de su predecesora. comience. especifica un adelanto de dos días 2s. especifica una posposición de dos semanas -50%. especifica comenzar la tarea cuando la tarea predecesora esté a medio terminar.Microsoft Office Project Adelanto o Retraso de las Tareas A menudo una tarea puede comenzar después que su tarea predecesora pero antes que ésta termine. El valor puede ser unidades de tiempo ó porcentaje de la duración original de las tareas. se ingresa la posposición ó retraso de la tarea (valor positivo) ó el adelanto (valor negativo). Adelanto de la 2º tarea en 2 días Posposición o retraso de la 2º tarea en un día Agregar un adelanto o un retraso de las Tareas . especifica una posposición de dos días -2d. Ubíquese en la etiqueta Predecesoras.

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. Ingresar Recursos al Proyecto. si es recurso humano o alquiler horario si es maquinaria. Nombre del recurso: Independiente del tipo de recursos se ingresa su nombre.Microsoft Office Project Registro de Recursos Es el proceso de ingresar los recursos (personas. especificar qué recursos son necesarios para cada tarea del proyecto. suministros) conque cuenta el proyecto. . m. equipos. Ubíquese en la vista Hoja de recursos (Tabla: Entrada) e ingrese el recurso ó recursos que van a realizar las tareas. se recomienda agregar en el nombre las unidades de medida (kg. Además. Capacidad máxima: Indica el número de unidades de recurso disponibles a la vez. Se aplica a recursos materiales o insumos. Tasa estándar: En esta columna se ingresa el pago por horas normales. Tasa horas extras: En ella se ingresará el pago único por sobretiempo. Iniciales: Es opcional. Si es un recurso material.). etc. independientemente de las horas trabajadas por él o su costo. Grupo: Es recomendable designar a cada recurso el grupo de trabajo al que pertenece. Costo/Uso: En esta columna se fijará el pago único por concepto de uso de recurso. bolsa.

por ejemplo. Asignación de Recursos Para comenzar a asignar recursos a las tareas. pueden estar asignados a una tarea.Microsoft Office Project Mediante la asignación de los recursos a las tareas. Elija el botón "Asignar". Elija el botón "Cerrar". En el campo Nombre. . a varias tareas. Un recurso puede estar asignado a una tarea a tiempo completo. ubíquese en el Diagrama de Gantt. a tiempo parcial. Existen varias posibilidades de asignación de recursos. o haga clic en el botón de la barra de herramientas “Estándar”. se asegura que se han destinado suficientes recursos para realizar las tareas del proyecto. escriba el numero de unidades en el campo "Unidades". Para asignar más de una unidad del mismo recurso. 6 peones. Para asignar un recurso a tiempo parcial. en la tabla de Gantt seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso. . seleccione el nombre del recurso que desee asignar a la tarea seleccionada. Además. escriba una función decimal en el campo "Unidades" para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. varios recursos o varias unidades del mismo recurso. Aparecerá un check a la izquierda de la columna "Nombre" indicando que el recurso ha sido asignado a la tarea seleccionada. en el menú Insertar elija la opción Asignación de recursos.

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incluyendo información general de las tareas.. perfeccione el diseño ajustando los diferentes elementos de la página. Para comunicar información del proyecto de forma eficaz.Microsoft Office Project Ya ha creado y perfeccionado el plan del proyecto y contiene toda la información que precisa para administrarlo de forma eficaz. Microsoft Project permite presentar información específica del proyecto de acuerdo con las necesidades de una persona o un grupo en particular. elija la vista o el informe que mejor se adapte a las necesidades de comunicación de las personas de su entorno profesional. Tip: Personalizados sirve para modificar algún informe existente ó crear un nuevo informe. Ha llegado el momento de comunicar esta información a otras personas. Para visualizar la lista de informes disponibles en Microsoft Project. ubíquese en el menú Ver y seleccione la opción Informes.. A continuación. la Los informes está clasificados por cinco categorías: . una programación detallada a cada uno de los integrantes de su equipo o los costos del proyecto a los clientes. los costos y el seguimiento. los recursos.. y le aparecerá el conjunto de opciones que se muestran en la figura de izquierda. Quizás desee mostrar información general del plan a su director.

el costo y las horas de trabajo requeridas. . Los supervisores normalmente solicitan información detallada de las tareas para poder administrarlas. Tareas completadas: Muestra las tareas completadas y las horas registradas para su realización. pero solicita un rango de fechas que servirá para filtrar las tareas por fechas de inicio. así como las predecesoreas y sucesoras. el porcentaje completado. pero no el costo de las tareas individuales. el volumen total de trabajo. la información general del proyecto puede incluir costo total del mismo. con un detalle de la información de carga de trabajo de los recursos asignados a las tareas. Tareas críticas: Una lista de las tareas críticas con las fechas programadas de comienzo y de fin. Por ejemplo. el costo del proyecto. Tareas sin comenzar: Muestra una relación de tareas que no se han iniciado. Tareas que comienzan pronto: Mantiene la misma presentación que el informe anterior. ACTIVIDADES ACTUALES La información de las actividades es útil para los integrantes del equipo que necesiten información detallada de todas las tareas del proyecto o de un subconjunto específico de ellas. Tareas que deberían haber comenzado: Muestra el detalle de la tarea que empieza en una fecha solicitada. Tareas en curso: Mantiene la misma presentación que el informe de Tareas sin comenzar pero muestra las Tareas en curso. Hitos: Se listan los hitos que hubieran en la tabla de Gantt. Días laborables: Muestra los horarios de trabajo de la semana. y las fechas de comienzo y de fin del proyecto. Tareas pospuestas: Mantiene la misma presentación que el informe anterior pero de las tareas que no han empezado en la fecha esperada. como las tareas críticas. Tareas de nivel superior: Una lista de tareas de resumen de alto nivel. no entra en detalle.Microsoft Office Project GENERALES La información general del proyecto es el resumen del proyecto completo junto con sus fases principales. materiales. con las fechas de comienzo y de fin programadas. A continuación se explica brevemente cada uno de los informes generales: Resumen del proyecto: Un cómputo de tareas. recursos de trabajo y recursos.

ASIGNACIONES La información del uso de los recursos es de gran utilidad para los integrantes del equipo que necesiten conocer detalles sobre las asignaciones de tareas. Presupuesto: Muestra la variación en los costos de las tareas y como afecta al presupuesto planeado. para poder ser capaces de identificar posibles problemas de sobre-asignación u otros. Uso de tareas: Muestra como está distribuida la carga de trabajo de los recursos por tarea del proyecto. su director o el personal del departamento de contabilidad. por ejemplo.Microsoft Office Project COSTOS Poner la información de los costos en buenas manos puede garantizar la aprobación del proyecto y mantener los costos en un valor mínimo. Recursos con presupuesto sobrepasado: Mantiene la misma presentación del informe anterior pero tan solo para las recursos que han sobrepasado en costo a lo que se había presupuestado según plan. Tareas con presupuesto sobrepasado: Mantiene la misma presentación del informe anterior pero tan solo para las tareas que han sobrepasado en costo a lo que se había presupuestado según plan. Flujo de caja: Muestra la relación de tareas del proyecto y los costos incurridos en el tiempo (semanas). Uso de recursos: Muestra como está distribuida la carga de trabajo de los recursos agrupada por recurso. Tareas y recursos humanos: Tareas. los recursos materiales y el costo de cada recurso distribuido a lo largo del tiempo. Valor acumulado: Se muestran los valores de las métricas de valor ganado para las tareas. Los supervisores suelen necesitar información detallada del uso de recursos para controlar y administrar la carga de trabajo de cada recurso. el volumen de trabajo que cada recurso tiene programado realizar durante un periodo de tiempo determinado. recursos humanos y fechas: Lista de tareas pendientes: Recursos sobreasignados CARGA DE TRABAJO Es importante mantener un control del nivel de horas de trabajo por recurso y por tareas de proyecto. . Presente la información de los costos para los integrantes del equipo que tengan que aprobar o realizar un seguimiento de los costos del proyecto.

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