ELABORACIN DE NOTAS DE PRENSA

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIN. PROYECTO DE CONSULTORA

LA NOTA DE PRENSA
1. Concepto
Documento bsico de informacin que se enva desde una institucin, entidad o empresa a un medio de comunicacin con el fin de que ste medio la reproduzca y d a conocer una realidad. Es -por otro lado- la herramienta bsica de trabajo en el periodismo.

Se caracteriza por: o o Ofrecer datos sobre un tema muy concreto. No contener opinin.

2. Estructura Elementos que componen la nota de prensa:

o Logotipo, membrete. En la cabecera del documento se incluye el logo de la entidad o las entidades que envan la nota. Fecha de envo y -si se requiere- fecha y hora de embargo. Ttulo. Es un resumen atractivo de la informacin. Entradilla. Sintetiza el contenido ms relevante en pocas lneas, respondiendo a las uves dobles periodsticas (qu, quin, dnde, cundo, cmo y por qu). Cuerpo. Desarrollo de la informacin, recupera y completa esas uves dobles. Aviso de anexo. Indica si la nota adjunta alguna fotografa, dossier de prensa, estudio o cualquier otro tipo de archivo y describe la extensin, autora y calidad del mismo.

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LAS FUENTES, 10 1 IZDA . 28013 MADRID. TLF. 91 541 14 66 FAX 91 541 14 21 info@plataformavoluntariado.org www.plataformavoluntariado org

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Pie de pgina con datos de contacto para ampliar la informacin: direccin web, nombre de la persona de contacto, cargo, correo-e, telfono, fax, horario para localizar al contacto, etc.

3. Consejos sobre contenido Como afirma Miguel del Ro Martnez, Jefe de Relaciones Institucionales y Comunicacin del Parlamento de Cantabria, el comunicado debe presentar una informacin noticiable, y si lo que queremos vender no llega siquiera a ser noticia, al menos tenemos que remitirlo de una manera original, algo que s nos abrir la puerta a su posible publicacin o emisin. Sobre el contenido de la nota, podemos recomendar:
o La informacin y su redaccin debe convencer al periodista de que la informacin es importante. Hay que plantearse si realmente tenemos algo que decir. No enviar notas cada vez que la organizacin hace algo. Elegir el momento adecuado y noticiable. La redaccin debe ser fluida, directa, precisa y clara. Debe tratar slo un tema y cada prrafo expresar una idea. No repetir ideas. Prrafos cortos. Identificar los puntos fuertes del mensaje y ceirse a ellos. Evitar comunicados panfletarios. El ttulo tiene que ser atrayente y breve, nunca largo y ambiguo. Facilita cifras, mapas o planos de localizacin, declaraciones interesantes y nombres concretos. Revisar la nota antes de enviarla.

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4. Consejos sobre forma Los medios de comunicacin reciben cientos de notas de prensa al da y deben elegir entre todas las ms importantes y fiables para publicarlas. A parte de por el nombre del remitente y el contenido, es muy comn relacionar un buen diseo y una buena esttica de una nota de prensa con una fuente de informacin interesante. Adems, la forma de la nota facilita su lectura, por eso recomendamos los siguientes consejos, aunque el primero es el sentido comn y el segundo es tener en mente a quienes van a recibir esas notas:

Se redactan por una sola cara, sin subrayar nada, cuidando mrgenes para que los y las periodistas anoten lo que consideren oportuno. No abusar de la negrita, el subrayado, la cursiva y la mayscula. Dificultan la lectura y slo deben sealar aquello que es realmente importante. Si se envan varias pginas, numerarlas. Cuidar la imagen corporativa: logotipo, encabezado y estilo propio y diseo homogneo para todas las notas. No olvidar la fecha. No utilizar tecnicismos o palabras poco conocidas. Si se utilizan, explicar su significado en un glosario o entre parntesis. Utiliza una tipografa legible, lo bastante grande para no tener que forzar la vista. En correo-e, enviar la nota en formato de texto, nunca como una imagen.

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5. Enviar la nota Antes de enviar la nota, se debe definir a qu pblicos se quiere dirigir y seleccionar los medios que suelen leer estos pblicos. Adems hemos de reflexionar sobre el tiempo, la va de envo y qu pasa tras enviar la nota.

Tiempo de envo
o Anticiparse. Aprovecha como ganchos informativos los das internacionales, noticias urgentes o declaraciones. Si se responde ms rpido que el resto, tenemos mayor posibilidad de que cuenten con nosotros. Ten en mente a las personas que lo van a recibir. Por ejemplo, los peridicos cierran pginas muy pronto. Existen horarios concretos para los informativos de radio y televisin, y los y las periodistas necesitan tiempo para hacer su trabajo. A veces es ms fcil colar las notas, por ejemplo, en agosto por la sencilla razn de que no hay tantas noticias o gente enviando notas.

Va de envo
o La va para transmitir o difundir el mensaje puede ser la carta franqueada, el telfono, el fax, e-mail, pgina web o mensajero. Se puede recomendar uno por encima de los dems pero lo importante es que llegue. Evidentemente, por su reducido coste, para las ONG el correo electrnico y la web son las herramientas ms atractivas. Es recomendable crear en la web una seccin que recopile todas las notas y el contacto con el gabinete. Indicar qu se enva sobre el ttulo: comunicado, dossier, convocatoria, etctera.

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Al enviar por correo-e, es fundamental no olvidar nunca incluir las direcciones de las y los destinatarios en el campo CCO (con copia oculta) para mantener en la privacidad las direcciones de otros medios. Enviar una copia visible de las direcciones es un error muy habitual que es molesto y causa mala impresin. Al enviar por correo-e, facilita la impresin adjuntando la misma nota en un documento de un procesador de texto (Word, Office...), ya que al imprimir un mensaje de correo los mrgenes se distorsionan. No enviar mensajes vacos con la nota de prensa adjunta, ya que quien la recibe debe hacer ms clics y la espera se alarga. Informar del modo para no recibir ms notas de prensa y el contacto para modificar la base de datos de contactos por si el o la remitente cambia de telfono, cargo, direccin postal o de correo-e, por ejemplo.

Despus del envo

o Guardar y archivar todas las notas de prensa que se envan. Es muy recomendable publicar la nota de prensa en nuestra web y -si se da el caso- ampliarla con enlaces a publicaciones y otra documentacin. Seguimiento del comunicado. Llamar al periodista por telfono para comprobar si lo ha recibido, qu va a hacer y facilitarle una mayor profundizacin. Es recomendable que esto se haga con notas de prensa contadas: las ms significativas. Si no, el o la periodista se puede sentir acosado/a. Estrechar las relaciones de trabajo con quienes reciben las notas dar a veces un mejor fruto ya que los y las profesionales reciben decenas y cientos al da y la nuestra no tiene por qu ser especial entre todas. Si tras publicar la nota, el o la periodista ha avisado a la entidad, es recomendable contactar con esta persona para agradecrselo. La forma de mejorar esas relaciones es convertirse en facilitador, enviando notas bien redactadas que no haya que rehacer (se trata casi de dar el trabajo hecho) e intentando apoyar la documentacin de quien

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edite la nota sugiriendo entrevistas, enviando fotografas y contactos o cualquier otro recurso que pueda interesar. o Suscribirse a todos los medios de comunicacin a los que se enva la informacin, clasificar y archivar todo lo publicado. Analizar y evaluar cmo se ha transformado la informacin y reflexionar si se ha transmitido respetuosa y rigurosamente.

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