INSTITUTO TECNOLOGICO DE CD.

MADERO

Fundamentos financieros para la toma de decisiones
“Diferentes tipos de costos y El proceso del presupuesto”

Alumno: González Rebolledo Hugo Blas – 08071103 Hora: 9-10 hrs.

CATEDRATICO: Rocha Morales María Alejandra

Cd. Madero, Tamaulipas a 17 de Noviembre de 2011

Tipos de costos
Barfield, Raiborn y Kinney, señalan que para poder comunicar información de manera efectiva a otras personas, se debe entender con toda claridad las diferencias que existen entre los distintos tipos de costos, sus cálculos y su uso. Por otro lado, Polimeni, Fabozzi, y Adelberg en su libro “CONTABILIDAD DE COSTOS Conceptos y Aplicaciones Para la Toma de Decisiones Gerenciales”, nos indican que la gerencia se enfrenta constantemente con una selección entre cursos de acción. La información acerca de los diversos tipos de costos y sus patrones de comportamiento es vital para una toma de decisiones que sea efectiva. Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les dé. 1. Tipos de Costos de acuerdo con la función en la que se incurren: a. Costos de producción: Estos tipos de costos, son los que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos elaborados. Se subdividen en: i. Costos de materia prima: Es el costo de materiales integrados al producto. Por ejemplo, la malta utilizada para producir cerveza, el tabaco para producir cigarros, etc. O sea los que deriven de: Cualquier parte de un producto que sea fácilmente identificable (como la arcilla de una vasija). ii. Costos de mano de obra: Es el costo que interviene directamente en la transformación del producto. Por ejemplo, el sueldo del mecánico, del soldador, etc. O sea los que deriven de: el tiempo que intervienen los individuos que trabajan de manera específica en la fabricación de un producto o en la prestación de un servicio. iii. Gastos indirectos de fabricación: Son los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la materia prima y la mano de obra directo. Por ejemplo, el sueldo del supervisor, mantenimiento, energéticos, depreciación, etc. Cualquier costo de fábrica o de producción que es indirecto para un producto o servicio y, en consecuencia, no incluye materia prima directo y mano de obra directa es un costo indirecto. b. Costos de distribución o venta: Son los que se incurren en el área que se encarga de llevar los productos terminados, desde la empresa hasta el consumidor. Se incurren en la promoción y venta de un producto o servicio. Por ejemplo, publicidad, comisiones, etcétera

Costos directos: Estos tipos de costos son los que se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados o áreas específicas. Tipos de Costos de acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: a. la materia prima es un costo directo para el producto. lo cual facilita cualquier análisis que se pretenda realizar de ellas. El sueldo del gerente de producción es directo para los costos del área de producción. que es un costo directo para el departamento de ventas. departamento o producto: a. los relacionados con la dirección y manejo de las operaciones generales de la empresa. indica lo que “ha costado” producir un determinado bien o servicio. b. oficinas generales. o sea.c. Fabozzi y Adelberg son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los artículos o áreas específicos. todo depende de la actividad que se esté analizando. Costos financieros: Son los que se originan por la obtención de recursos ajenos que la empresa necesita para su desenvolvimiento. Esta clasificación tiene por objeto agrupar los costos por funciones. Tipos de Costos de acuerdo con su identificación con una actividad. es decir. Por ejemplo. son aquellos que se obtienen después de que el producto haya sido manufacturado. etc. son aquellos comunes a muchos artículos y. b. así como el costo de otorgar crédito a los clientes. son directos e indirectos al mismo tiempo. teléfono. Como pueden ser sueldos. Costos históricos: Denominados también como: costos reales. . Como se puede apreciar. 3. etc. este tipo de costos. este tipo de costos. En este concepto se cuenta el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas. 2. Por lo tanto. Costo indirecto: Son aquellos costos que no se puede identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados o áreas específicas. o también como nos indica Polimeni. Costos de administración: Son los que se originan en el área administrativa. Costos predeterminados: Estos tipos de costos. no son directamente asociables a ningún artículo o área. d. son aquellos que se calculan antes o durante la producción de un determinado artículo o servicio en forma estimada o aplicando el costo estándar. Asimismo. Estos costos son utilizados para preparar los estados financieros externos. Algunos costos son duales. Incluyen el costo de los intereses que la compañía debe pagar por los préstamos. pero indirecto para el producto. la depreciación de la maquinaria o el sueldo del director de producción respecto al producto. por tanto.

a efecto de determinar lo que un artículo “debe costar”. b. b. Tipos de Costos de acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: a. los sueldos de los directores de ventas en las diferentes zonas son controlables por el director general de ventas. de tal suerte que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado quedarán inventariados. tiene autoridad para realizarlos o no. . ya que dicho gasto fue una decisión tomada por la alta gerencia. Es decir. de determinado nivel. el alquiler de las oficinas de la compañía. Por ejemplo. son los costos de los productos que se han vendido. ii. Costos estimados: Es aquella técnica. sin importar el tipo de venta. todos los costos son controlables en uno u otro nivel de la organización. la mayoría de los costos no son controlables en niveles inferiores. para su jefe inmediato. calculando aproximadamente el costo de los elementos que lo integran. Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos. Tipos de Costos de acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo: a. etc. Costo Estándar: Es el cálculo efectuado con bases generalmente científicas sobre cada uno de los elementos del costo de un determinado producto. por ejemplo. son aquellos sobre los cuales una persona. quincenales. es decir. al margen de cuándo se venden los productos. los costos son más controlables. que pueden ser: diarios. antes de producir el artículo o durante su transformación. 4. el sueldo del director de producción es directo con respecto a su área pero no controlable por él.i. el sueldo de la secretaria. Costos no controlables: En algunas ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en que se incurre. semanales. mediante la cual los costos se calculan sobre ciertas bases empíricas. Es importante hacer notar que. y máximo mensualmente. Por ejemplo. 5. resulta evidente que a medida que se asciende a niveles altos de la organización. tal caso de la depreciación del equipo para el supervisor. cuyo costo se lleva en el periodo en que se utilizan las oficinas. Estos costos son el fundamento para diseñar contabilidad por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control administrativo. Costos de periodo: Están con referencia al tiempo que abarca para la determinación del costo de producción. tiene por finalidad pronosticar el valor y cantidad de los costos de producción. Costos del producto: Son los que se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa. Costos controlables: Estos tipos de costos. en última instancia.

se emplearan 15 trabajadores. Costos fijos comprometidos: Son los que no aceptan modificaciones. entre estos tenemos: Alquiler de fábrica. son aquellos gastos necesarios para sostener la estructura de la empresa y se realizan periódicamente. Costos fijos: Estos tipos de costos. no sufren alteración alguna. Costo semivariable: La parte fija de un costo semivariable usualmente representa un cargo mínimo al hacer determinado artículo o servicio disponibles. etc. por ejemplo. todavía se requerirían sólo dos supervisores. seguros. Si se contrata otro trabajador (que incrementa el número de trabajadores a 16). b.6. La parte variable es el costo cargado por usar realmente el servicio. la depreciación de la maquinaria. por lo cual también son llamados costos sumergidos. Si se requiere un supervisor por cada 10 trabajadores entonces serían necesarios dos supervisores si. aún cuando se presentan grandes fluctuaciones en el volumen de producción. . Sin embargo. Costos Mixtos: Tienen las características de fijos y variables. Costos variables: Son aquellos costos cuya magnitud cambia en razón directa al volumen de las operaciones realizadas. Tipos de Costos de acuerdo con su comportamiento: a. por ejemplo. son constantes. la mayor parte de los cargos por servicios telefónicos constan de dos elementos: un cargo fijo por permitirle al usuario recibir o hacer llamadas telefónicas. sueldos y salarios del portero. y las comisiones de acuerdo con las ventas. a lo largo de varios rangos relevantes de operación. si se aumenta la cantidad de trabajadores a 21. sueldo del Contador de Costos. c. son aquellos que están en función del tiempo. i. Dicha actividad puede ser referida a producción o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción. o sea. Es decir. alquiler del edificio. Por ejemplo. se necesitarían tres supervisores. etc. ii. Costo Escalonado: La parte fija de los costos escalonados cambia abruptamente a diferentes niveles de actividad puesto que estos costos se adquieren en partes indivisibles. Existen dos tipos de costos mixtos: costos semivariables y costos escalonados. Costos fijos discrecionales: Son los susceptibles de ser modificados. Un ejemplo de un costo escalonado es el salario de un supervisor. por ejemplo. ii. Dentro de los costos fijos existen dos categorías: i. los sueldos. depreciación de bienes de uso en línea recta o por coeficientes. más un cargo adicional o variable por cada llamada telefónica realizada.

Tipos de Costos de acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido: a. b. Costo de oportunidad: Cuando se toma una decisión para empeñarse en determinada alternativa. un cambio en la composición de líneas. se abandonan los beneficios de otras opciones. Tipos de Costos de acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución de la actividad: a. etc. 9. al eliminarse una línea de la composición actual de la empresa se ocasionarás costos decrementales. Costos decrementales: Cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones del volumen de operación. lo que traerá la aparición de ciertos costos que reciben el nombre de incrementales. los costos desembolsables pueden llegar o no a ser relevantes al tomar decisiones administrativas. Costos diferenciales: Son los aumentos o disminuciones del costo total. reciben el nombre de costos decrementales.7. . o el cambio en cualquier elemento del costo. lo cual permite que puedan registrarse en la información generada por la contabilidad. Estos costos son importantes en el proceso de la toma de decisiones. Tipos de Costos de acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: a. Costos irrelevantes: Son aquellos que permanecen inmutables. generado por una variación en la operación de la empresa. un cambio en lo niveles de inventarios. Por ejemplo. Costos incrementales: Son aquellos en que se incurre cuando las variaciones de los costos son ocasionadas por un aumento de las actividades u operaciones de la empresa. Los beneficios perdidos al descartar la siguiente mejor alternativa son los costos de oportunidad de la acción escogida. i. Dichos costos se convertirán más tarde en costos históricos. Costos desembolsables: Son aquellos que implicaron una salida de efectivo. pues son los que mostrarán los cambios o movimientos sufridos en la utilidades de la empresa ante un pedido especial. 8. Un ejemplo de un costo desembolsable es la nómina de la mano de obra actual. sin importar el curso de acción elegido. ii. Costos relevantes: Son costos futuros esperados que difieren entre cursos alternativos de acción y pueden descartarse si se cambia o elimina alguna actividad económica. b. un ejemplo típico es la introducción de una nueva línea a la composición existente.

van a permanecer inmutables ante cualquier cambio.b. aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa. Si se trata de evaluar la alternativa de vender cierto volumen de artículos con capacidad ociosa a precio inferior al normal. Costos inevitables: Son aquellos que no se suprimen. si se elimina el producto o el departamento. Costos sumergidos: Son aquellos que. es decir. no se verán alterados. 10. independientemente del curso de acción que se elija. Un ejemplo de ellos es la depreciación de la maquinaria adquirida. Tipos de Costos de acuerdo con su relación a una disminución de actividades: a. los cuales no se utilizan en la toma de decisiones. dicho costo se suprime. Este concepto tiene relación estrecha con lo que ya se ha explicado acerca de los costos históricos o pasados. si se elimina el departamento de ensamble. por ejemplo. el material directo de una línea que será eliminada del mercado. Costos evitables: Son aquellos plenamente identificables con un producto o un departamento. por ejemplo. de modo que. b. el sueldo del director de producción no se modificará. es irrelevante tomar en cuenta la depreciación. .

 Servicios Públicos correspondientes al área administrativa.  Servicios técnicos y garantías de post-ventas.  Costo de los Servicios Públicos que intervienen en el proceso productivo. Costo de Comercialización Es el costo que posibilita el proceso de venta de los bienes o servicios a los clientes. hasta el lugar de destino de la mercadería.  Promoción y Publicidad.  Costo de envases y embalajes.  Fletes.  Alquiler de oficina. Por ejemplo:  Costo de la materia prima y materiales que intervienen en el proceso productivo  Sueldos y cargas sociales del personal de producción. depósito y expedición. de manera tal que posean ciertas características comunes para poder realizar los cálculos.  Comisiones sobre ventas. Por ejemplo  Sueldos y cargas sociales del personal del área comercial. mediante el empleo de un proceso de transformación. Costo de Producción Son los que permiten obtener determinados bienes a partir de otros. Costo de Administración Son aquellos costos necesarios para la gestión del negocio. 1. b. Por ejemplo:  Sueldos y cargas sociales del personal del área administrativa y general de la empresa  Honorarios pagados por servicios profesionales. c. o esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un objetivo.  Papelería e insumos propios de la administración .  Seguros por el transporte de mercadería.  Depreciaciones del equipo productivo. Clasificación según la función que cumplen a. Es necesario clasificar los costos de acuerdo a categorías o grupos.Tipos de costos Costo es el sacrificio.  Costos de almacenamiento. el análisis y presentar la información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

se venda o no la mercadería o servicio. gerentes. Embalajes y etiquetas. de acuerdo al nivel de producción o actividad de la empresa. Gas. supervisores.  Comisiones sobre ventas. Son los costos por "producir" o "vender". Costos Variables Son aquellos costos que varían en forma proporcional.  Envases.  Impuestos específicos. etc.  Comisiones y otros gastos bancarios. . TE. según los niveles de actividad.  Impuestos derivados de las transacciones financieras. etc. Clasificación según su grado de variabilidad Esta clasificación es importante para la realización de estudios de planificación y control de operaciones. Alquileres 2. Por ejemplo:  Intereses pagados por préstamos. Por ejemplo:  Mano de obra directa (a destajo.d. Costo de financiación Es el correspondiente a la obtención de fondos aplicados al negocio. de manera tal que se realice o no la producción. Servicios Públicos (Luz.) 6.  Materias Primas directas. Sueldo y cargas sociales de encargados. por producción o por tanto). 2. independiente del nivel de actividad de la empresa.  Materiales e Insumos directos. Costos Fijos Son aquellos costos cuyo importe permanece constante. Está vinculado con las variaciones o no de los costos. Por ejemplo: 1. a. Amortizaciones o depreciaciones 3. Impuestos fijos 5. Se pueden identificar y llamar como costos de "mantener la empresa abierta". Seguros 4. dichos costos igual deben ser solventados por la empresa..

Costo Variable Total Es el costo que resulta de multiplicar el costo variable unitario por la cantidad de productos fabricados o servicios vendidos en un período determinado. así como la unidad de mano de obra directa. Se puede expresar en Valores Unitarios o en Valores Totales Costo Total unitario = Costo Variable unitario + Costo Fijo unitario Costo Total = Costo Variable Total + Costo Fijo Total . Costo fijo Unitario = Costo Fijo Total / Cantidad Costo Total Es la suma del Costo Variable más el Costo Fijo. Clasificación según su comportamiento Costo Variable Unitario Es el costo que se asigna directamente a cada unidad de producto. se parte de los valores unitarios para llegar a los valores totales. etc. se parte de los costos fijos totales para llegar a los costos fijos unitarios. sino que se distribuyen entre las diversas unidades productivas mediante algún criterio de reparto. Comprende la unidad de cada materia prima o materiales utilizados para fabricar una unidad de producto terminado. sea éste mensual. La fórmula del costo variable total es la siguiente: Costo Variable Total = Costo Variable Unitario X Cantidad Para el análisis de los costos variables. Costo Fijo Total Es la suma de todos los costos fijos de la empresa Costo Fijo Unitario Es el costo fijo total dividido por la cantidad de productos fabricados o servicios brindados. anual o cualquier otra periodicidad. la unidad de envases y embalajes.Clasificación según su asignación Costos Directos Son aquellos costos que se asigna directamente a una unidad de producción. En la mayoría de los casos los costos indirectos son costos fijos. Costos Indirectos Son aquellos que no se pueden asignar directamente a un producto o servicio. la unidad de comisión por ventas. Por lo general se asimilan a los costos variables. En los costos fijos el proceso es inverso.

Este principio nos dice que debe de existir una coordinación tal entre los diferentes planes de forma que dé la impresión de que se trata de un gran plan general. a fin de seleccionar la más conveniente y establecer estrategias que aseguren resultados. los planes deben hacerse con la mayor precisión posible y no permitir desviaciones. y es por esto que debe estar preparada para poder cambiar los presupuestos y adaptarlos para que se apeguen lo más posible a la realidad. 3) Principio de precisión. La planeación permite determinar lo que va a hacerse. 1) Principio de la unidad. Indica que por tener que regir acciones concretas. Para esto se tiene que estar actualizado y conocer bien los factores que influyen en la empresa. los cuales se asemejan a los principios del control presupuestal que veremos más adelante. 2) Principio de la flexibilidad. orientando las acciones a solucionar problemas con la anticipación requerida. ciertamente favorecen la eficiencia del proceso.Proceso de Presupuesto Elaboración del presupuesto Pre-supuesto significa "antes de lo hecho o formado". La planeación se va a regir por ciertos principios que se mencionan a continuación. Esta actividad pretende predecir el futuro para evitar el desperdicio de tiempo y de recursos. Este principio se refiere a que todo plan debe contar con la posibilidad de adaptar cambios cuando las necesidades así lo requieran. Hoy en día existen muchos cambios en 105 factores externos que afectan a la entidad. Esto es con el fin de que exista comunicación entre todos los departamentos de la entidad para que sus actividades estén relacionadas entre sí y se pueda cumplir con el objetivo principal. mediante el estudio de diversas alternativas para conseguir un objetivo. . Si bien éstos no son obligatorios.

Los principales planes a largo plazo de la empresa son: a) Plan de Mercados: Se realiza una investigación acerca del comportamiento de los diferentes mercados que se relacionan con el producto. a fin de que. Lo que nos dice este principio es que la información contenida en los presupuestos debe mostrar los aspectos importantes de la entidad relacionados con su objetivo primordial. . así como de su posición en la industria. etc. . Este principio quiere decir que la información presentada en los presupuestos debe contener. basándose en una análisis realista de los aspectos negativos y positivos año importantes de la compañía. estableciendo sus metas operativas y financieras para un cierto período.Planeación a largo plazo. Algunas de las variables que se toman en cuenta son el crecimiento de la economía. Los principios anteriores pueden ser enriquecidos y complementados con otros. 5) Principio de importancia relativa. La Planeación a largo plazo normalmente no se expresa en términos precisos respecto a los diferentes departamentos de una empresa. para que así las ventas se puedan estimar con mayor facilidad. en forma clara y comprensible. Por otra parte. como ya se dijo antes. sino que se presenta en términos globales en relación a sus principales planes. como los que la técnica contable considera para sí misma.. los presupuestos se apeguen lo más posible a la realidad. en función al tiempo que abarcan: A largo plazo y a corto plazo. existen dos tipos de planeación. todo lo necesario para estar en posición de juzgar la importancia y alcance de dichos elementos.tanto internos como externos. con las modificaciones necesarias para la planeación: 4) Principio de revelación suficiente. el crecimiento de la población. debiendo ser susceptibles de cuantificarse.

las personas encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos como: . como ya se mencionó. Decir que un presupuesto tuvo éxito. una vez determinados los ingresos y egresos provenientes del plan de requerimientos de insumos. generalmente de un año. es la mejor técnica con la que cuentan las empresas para expresar en términos cuantitativos las acciones que llevarán a cabo en un período futuro determinado. energéticos. y es en ésta donde se indican las acciones que se van a seguir en un período determinado. Para que los presupuestos logren su cometido. Hay que aclarar que el presupuesto no va a predecir eventos que sucederán en el futuro. que en la actualidad. . no necesariamente significa que los resultados logrados hayan sido idénticos a los presupuestados. B) Requisitos para un buen Presupuesto. etc. En esta parte del proceso se prepara el presupuesto. La planeación a corto plazo es un subconjunto de la planeación a largo plazo. c) Plan Financiero: Este plan consiste en definir la forma más adecuada para obtener liquidez y financiamiento. sino que se tuvo una mejoría en la empresa logrando una mayor eficiencia en la operación.b) Plan de Necesidades de Insumos: Por medio de éste se van a conocer los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso productivo. y el sistema presupuestario va a ser el medio por el cual dichos planes se van a coordinar y publicar. y servirá para observar el desempeño de los subalternos. Cada departamento dentro de la empresa va a tener ciertos planes para la operación del negocio. sino que sirve para planear actividades para lograr resultados. la mano de obra. A continuación se mencionarán los requisitos necesarios para la elaboración de los presupuestos. o que fue bien elaborado.Planeación a corto plazo. como son la materia prima. instalaciones físicas.

El contenido y forma de los presupuestos. especificarán su tamaño y horizontes esperados y definen sus funciones. las formas que se usarán con instrucciones para saber cómo llenarlas. Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto al plan. . En cuanto a lo que se refiere a la organización.1) Conocimiento de la Empresa. pues en la elaboración del presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los subordinados. es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad. van a señalamos el campo de operaciones. va a variar de una empresa a otra. éstos deben ser establecidos cuidadosamente. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto. y toda la información necesaria. es necesario que se dé a conocer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. El conocer los objetivos y políticas de la empresa es de gran utilidad. Es muy importante el apoyo que se tenga por parte de los directivos en la implantación del presupuesto. 2) Total apoyo de la alta gerencia. y de forma que sean alcanzables. ya que si no se elaboran de acuerdo a las características principales. Los primeros nos van indicar a dónde queremos llegar. representan actitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en forma consistente en todas sus operaciones. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real. no tienen razón de ser y no servirán de nada. por lo tanto. pues es indispensable para su buena realización y desarrollo. Es muy importante que se tenga un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos. 3) Exposición del plan o política. En dichos métodos también se incluirá el período que abarcará el presupuesto. políticas y organización. Las segundas serán las directrices a seguir para saber cómo enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten.

Para sincronizar las actividades de cada departamento se elaborará un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deberá tener lista la información necesaria para que otros puedan desarrollar las estimaciones. así como del sistema contable de la entidad. como ya vimos antes. es necesario la presencia de una persona que actúe como coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan. y enriquecidos por la experiencia del ejercicio de su profesión en la industria y el comercio puede llegar a tomar decisiones generales. y él a su vez le reporta al Director General. gracias a su preparación como Licenciado en Contaduría. si la empresa es muy pequeña. esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con preparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en cuanto a su organización y aspecto financiero. cuentan con los conocimientos técnicos apropiados. porque tienen conocimientos generales de todos los departamentos que integran a la empresa. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados. Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y éste sea como una unidad. además de que. el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global. porque. Es común que el más indicado para fungir como director del presupuesto sea el Contralor. Lógicamente. o en su caso el Gerente de Finanzas. a esta persona se le puede denominar Director del Presupuesto. como un todo. 4) Coordinación para la ejecución del plan o política. el tesorero o. además de que existen empresas en las que varios jefes de departamento le reportan. el director de la misma.Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para que sea más fácil el trabajo. Cuando no existen ninguno de éstos puestos en la compañía. el Director del Presupuesto debiera ser el Gerente administrativo. . tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta.

En resumen. al igual que el calendario de actividades. 5) Fijación del Período Presupuestal Otro de los requisitos indispensables para poder ejercer el control presupuestal es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. de forma que pueda tener información veraz.Toda esta información. se enviará al Director del Presupuesto para que pueda realizar su tarea de coordinación. tanto para tomar la información necesaria para poder elaborarlo. Básicamente. es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año dividido en meses. Hablando del sistema de contabilidad. Esto dependerá de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones del negocio. presupuestos ya preparados. oportuna y confiable para ver qué tan cerca o lejos ésta de alcanzar los objetivos fijados en los presupuestos y así ayudar a la toma de decisiones. con el fin de detectar desviaciones y así prever en lo que sea posible para el mes siguiente. En caso contrario. ya que se refiere a los sistemas contables que maneja la empresa para el registro de sus operaciones. hay que hacer hincapié en que muy importante la existencia del catálogo de cuentas y un instructivo contabilidad claro y preciso para poder elaborar los presupuestos. como para llevar a cabo las comparaciones periódicas con los. Es conveniente que coincidan las estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las correcciones necesarias. probablemente los resultados no serían significativos. para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado. Cada empresa deberá tener un sistema contable de acuerdo a sus características y necesidades. procurando que las operaciones se realicen en el tiempo establecido. 6) Sistema adecuado de Contabilidad y Costos. Este requisito es indispensable para el establecimiento de un sistema de presupuestos. haciendo las comparaciones periódicas que se requieren y obteniendo así las desviaciones. es de en de . el presupuesto está ligado a los registros históricos de las operaciones. tomando cuenta que siempre se harán los registros bajo los mismos lineamientos.

el presupuesto podrá ser un verdadero instrumento de control para la empresa. cada departamento empezará a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que ayudarán a poner en práctica dichos planes. etc. y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias así lo requieran. no bastará con esto. al control de los elementos del costo. de ser necesario. si se trata de una empresa pequeña bastará con tener una sola cuenta de mayor para el registro de las ventas. modificarlas. El siguiente paso será revisar periódicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y. en cambio. De esta manera. El grado de detalle del catálogo depende del tamaño de la empresa. la elaboración del presupuesto. También se tendrá que indicar la mecánica contable del sistema para seguir siempre los mismos lineamientos. la elección de alternativas. De aquí se deriva su importancia. . Una vez que el plan ya ha sido aprobado. La contabilidad de costos es una fase amplificada de la contabilidad general o financiera de una entidad industrial o mercantil que proporciona rápidamente a la gerencia los datos relativos a los costos de producir o vender cada artículo o de suministrar un servicio particular.acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. en donde se muestren las ventas por territorio. ya que ésta permite la elaboración de estados financieros más exactos por cuanto toca a la determinación de costos de producción y de ventas. por lo tanto. El sistema de contabilidad de costos se instalará de acuerdo a las necesidades de la empresa. y. 7) Dirección y Vigilancia. Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso. por producto. y deberá ser acorde a los objetivos de la misma. si se trata de una empresa grande con un gran número de operaciones. y a que facilita la planeación de utilidades. sino que podrán existir sub-cuentas o mayores auxiliares.

a partir de la situación de la entidad y de sus objetivos. Una vez que estas ideas han sido aclaradas y bien definidas. Estas fases darán unos estándares de planeación y control. generalmente inicia el proceso del presupuesto elaborando un informe que enviará a todos los ejecutivos. preparación del presupuesto y control de operaciones. las tendencias y actividades sociales. al control de los elementos del costo. por lo tanto. y todo lo relacionado con los objetivos y las políticas de la empresa. y después serán discutidas a niveles superiores junto con el director de presupuestos. Todo esto le permite detectar variaciones positivas o negativas en las utilidades. los acontecimientos políticos. en el cual analiza comparativamente los costos de producción y de ventas. o bien. los cuales ayudarán a lograr una labor presupuestal exitosa. la elaboración del presupuesto. así como con el director del presupuesto. Estas ideas van a ser sometidas a revisión. estudiar posibles reducciones de los costos a fin de aumentar el porcentaje de utilidad. el informe se distribuirá a los niveles inferiores de la organización para que todos los departamentos estén bien informados. al tiempo que fomenta la cooperación de todo el personal a su cargo.C) Fases del Proceso Presupuestario. En una revisión completa del panorama observado en la economía del país. la elección de alternativas. La finalidad de este informe es fijar el horizonte en el cual se va a planear. y a que facilita la planeación de utilidades. y. . El director general. De esta forma. al ver la necesidad de comprender la posición y los propósitos de la empresa. mencionando los supuestos que se deben tomar en cuenta. cada gerente de departamento iniciará su propia planeación considerando los factores fundamentales para preparar su presupuesto. Las fases que componen el proceso presupuestario deben ser llevadas a cabo por todo el personal de la empresa en coordinación con el director general. y cuya solución podría requerir el lanzamiento de un nuevo producto para volver a incrementar las ventas. pues muchas veces puede haber un aumento en ventas con una utilidad neta no representativa porque disminuye en relación con el año anterior. A continuación se explican las fases que componen el proceso presupuestario. que son preplaneación.

etc. para así poder cumplir con esos objetivos.1. las cuales preparan evaluaciones económicas de las tendencias de la demanda del consumidor y están al tanto sobre datos estadísticos.Segunda fase: Preparación del Presupuesto. el desarrollo de fuentes de materias primas. o bien por empresas dedicadas a la investigación de mercado. . con capital o con pasivo. proyecciones de inversión de activos fijos.. a las tendencias económicas e industriales y a los objetivos. se puede decir que en esta fase se fijan las metas y políticas para seguir elaborando el plan de operación anual. Una vez hecho el estudio. y de encuestas realizadas por los mismos vendedores. y conociendo las tendencias del mercado. Existen personas encargadas de realizar esta tarea. cuántas unidades piensan venderse el año que viene. Es muy importante que se consideren también las políticas u objetivos establecidos por la empresa. como por ejemplo. se evaluará la participación de la compañía en el mismo. basándose en los factores ambientales y en los objetivos de la empresa. En síntesis. 2. cada gerente encargado debe preparar el plan del año siguiente. cuáles serán los métodos que tiene de distribución. el limite hasta el cual la expansión se va a financiar con recursos generados internamente. La preplaneación se lleva a cabo generalmente en la segunda mitad del año anterior al que se va a presupuestar. tales como los financieros. es decir.. etc. En base a ello se asignarán las fuentes y aplicación de recursos necesarios.Primera Fase: Preplaneación. la dirección toma una decisión acerca de los objetivos de ventas. gubernamentales. En esta fase se hará un estudio en base a la experiencia que tiene la empresa y su desempeño. Como ya se ha mencionado. dicho plan se enviará a todos los departamentos de la empresa para que elaboren sus propios planes y presupuestos particulares. dando las bases de preparación para el presupuesto. Una vez que cada departamento recibe el plan de operación anual previamente aprobado..

pues no es posible obtener utilidades 'sin recursos. el tipo de financiamiento. cuáles serán los gastos por mano de obra y los gastos indirectos. anticipándose a las peticiones del consumidor. cuál será su promoción. Una vez que se cuenta con toda la información revisada y aprobada por área. junto con los programas de gastos de capital. sino también para planear y controlar la inversión. se estimarán los gastos. Esto se lleva a cabo en dos pasos: Primero se relacionan los programas con el catálogo de cuentas para así poder determinar el efecto que tienen en cada cuenta y en cada departamento. Habrá también un presupuesto de posición financiera. etc. Una vez que todos estos datos fundamentales son aprobados.El gerente de ventas deberá pronosticar las ventas y decir cuáles serán los planes de operación para llevarlas a cabo. si se requiere de campañas publicitarias. Esto es muy importante en la planeación. para ver cuántas unidades adicionales deben producirse. En segundo término. así como las obligaciones . y se envían a los gerentes de línea. como los que resultan en la contabilidad. cuál será el nivel de producción. ya que el presupuesto de ventas viene a ser la clave porque en base a éste se van a llevar a cabo todas las actividades. el cual indicará las utilidades que se piensa obtener si se llevan a cabo todas las actividades planeadas para el año siguiente. ya que ésta es muy importante dentro de la empresa. si se requiere una mayor inversión. si es necesario que se realice una inversión en activo fijo. Todos estos planes. Habrá un presupuesto de resultados. El gerente de producción elaborará los planes de producción indicando la materia prima que ocupará.. Es importante reconocer que los presupuestos no sólo van a servir para presupuestar las utilidades. sólo que éstos se referirán a las operaciones que se realizarán en el futuro. seleccionando lo que satisface mejor los objetivos de operación y de rendimiento de la empresa. y los planes de inventarios. el cual mostrará los activos adquiridos incluyendo todas las inversiones que se realicen. en caso necesario. se fijará la tendencia de los costos y precios para poder reflejar en tos presupuestos los ajustes necesarios. o bien. se les asignan valores monetarios. si habrá el lanzamiento de un nuevo producto. se harán los informes financieros. se mandarán al director del presupuesto para que los revise y apruebe. El gerente de finanzas deberá preparar pronósticos de los requerimientos de efectivo e indicar. y de éstos debe sacarse el mayor rendimiento.

lo que se busca es comparar lo planeado en los presupuestos con los resultados reales. Para finalizar con esta etapa. Es decir. Después se volverán a enviar al director del presupuesto para que haga los ajustes financieros correspondientes y así. su fin es conocer qué tanto se apegan los resultados obtenidos a lo presupuestado. por lo general. O bien. regresen los resúmenes consolidados de presupuestos de operación y financieros al director general para la aprobación final y publicación a toda la empresa.Tercera Fase: Control de Operaciones. pues como se ha mencionado en repetidas ocasiones. pues lo que se busca es corregir esas deficiencias para no volverías a cometer y así lograr una mayor eficiencia de operación. se busca tener una mayor calidad en los servicios y productos que se elaboran para poder lograr la competitividad en el mercado. pues ésta es la única forma de asegurar la permanencia de la empresa. Esta fase se inicia con la aprobación y publicación del presupuesto para el siguiente año. como su nombre lo indica. Estas diferencias se deben. se regresan al departamento correspondiente en donde se harán los ajustes necesarios. La retroalimentación en esta fase juega un papel muy importante. 3. el presupuesto en el . Esta es la última fase del proceso y. a dos situaciones en concreto. esta fase carecería de sentido. el director del presupuesto consolida los presupuestos departamentos en presupuestos operativos y financieros mostrando las actividades que se llevarán a cabo mes con mes. El presupuesto de efectivo mostrará los ingresos y pagos esperados con el fin de mostrar las distintas fuentes de fondos que se tendrán para poder llevar a cabo las inversiones y los desembolsos que afectarán al efectivo de la empresa. para ver si existen factores que hayan afectado la validez de los presupuestos. En caso de que los planes no sean satisfactorios.contraídas hacia el final del período presupuestado. el cual se irá comparando con los informes periódicos que se elaboren por cada departamento para comparar lo real contra lo presupuesto y detectar las variaciones o desviaciones. ya que si no. lo cual sirve como una manera de evaluar el deseo de los subordinados. Es importante que se analicen las variaciones o desviaciones con el fin de conocer sus causas. amando esto al director general para que los revise e indique si está de acuerdo con lo planeado..

En caso de que el presupuesto esté correcto. la gerencia o dirección tenga que cambiarlo para poder llegar al objetivo que se estableció. o aquellas personas que intervinieron en la ejecución e dichos planes no lograron. Si el plan estaba equivocado es posible que. . hacer lo que de ellos se esperaba. la empresa se verá forzada a cambiar el presupuesto de personal o de salarios debido al aumento de volumen. y se espera que esta situación continúe así durante el resto del año.cual se basó la decisión estaba equivocado. se necesitará contratar más personal para cumplir oportunamente a los clientes. Es importante señalar que no basta sólo con la observación de diferencias para saber dónde está el problema. Muchas veces se tienen que analizar y evaluar esas situaciones para que la corrección sea efectiva. por una parte u otra razón. por lo tanto. Por ejemplo. el volumen de ventas aumentó en contra de lo esperado. si en algún mes. en algunas situaciones. se deberá evaluar la causa de esa situación y tomar las medidas pertinentes para corregirlas. Es conveniente enfatizar que las decisiones de la gerencia con respecto a las variaciones del presupuesto deben ser muy sensatas. Por ello se deben evaluar todas las alternativas Posibles antes proceder a modificar el presupuesto y los planes de operación. pero los resultados no sean los esperados porque las operaciones no se realizaron de manera adecuada.

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