2.4.

EL RECIBO Es un documento por el que la persona que lo extiende hace constar que ha recibido una cantidad de dinero de otra persona por los conceptos que se indican en el mismo. Normalmente se emite por duplicado: el original se entrega al proveedor y una copia se pasa al departamento de contabilidad. En el recibo deberán constar los siguientes datos:       El nº del recibo Lugar y fecha de expedición Nombre o razón social de quien entrega el dinero Nombre o razón social del emisor del recibo La cantidad entregada en letra y número Firma del emisor del recibo

El recibo puede ser utilizado por los pagos realizados mediante domiciliación bancaria, en este caso se deberá comunicar a la entidad bancaria dicho pago además de la autorización por escrito del deudor. La entidad enviará al deudor cada vez que efectúe un pago, un recibo normalizado indicando el cargo en su cuenta. 2.5. LA TRANSFERENCIA BANCARIA Es cuando el pago de la cantidad adeudada se realiza mediante el traspaso de dicha cantidad de una cuenta bancaria a otra. Las cuentas bancarias pueden ser de la misma o de distinta entidad bancaria. La transferencia supone un coste para quién la solicita, dado que el banco le va a cobrar una comisión. El importe de dicha comisión depende de si el traspaso es de una cuenta a otra del mismo banco, sí es entre dos bancos diferentes dentro de la misma ciudad, etc. Se puede hacer una transferencia de un banco a otro sin tener cuenta en ninguno, sólo haciendo el ingreso en uno de ellos y dando la orden de transferencia al otro banco. Si la transferencia se realiza de forma periódica (mensualmente, anualmente, etc.) se deberá cursar la autorización

oportuna de la misma mediante carta dirigida al responsable de la sucursal, para que se emita en las fechas indicadas. Una vez cursada la transferencia, el banco enviará una información de la misma que servirá como justificante de pago. 2.6. INGRESO EN CUENTA Es cuando el pago se realiza ingresando directamente el importe total de la compra en la cuenta bancaria del proveedor. El ingreso se efectúa mediante un documento autocopiativo que contiene dos copias, una para la entidad bancaria y otra para quien realiza el ingreso, que sirve como justificante. El impreso se facilita por la propia entidad y cada una tiene su propio formato. 2.7. GIRO POSTAL Es cuando el pago se realiza utilizando el Correos; es más rápido que la transferencia bancaria pero su coste es mayor. 2.8. TARJETA DE DÉBITO/CRÉDITO Las tarjetas se utilizan para realizar un pago de compras de mercancías o prestaciones de servicios a través de un terminal de punto de venta; estos terminales son lectores de tarjetas que permiten el cargo del importe de la operación realizada en la cuenta bancaria del titular de la tarjeta. Por este sistema el vendedor extiende una nota de cargo por la cantidad satisfecha con la tarjeta donde figura el importe, la fecha de pago, la persona o entidad a la que se ha realizado el pago, las claves identificativas de la tarjeta y la firma titular de la misma. Generalmente, las entidades bancarias exigen la apertura de una cuenta (corriente o de ahorro) para poder utilizar las tarjetas indicadas. Existen dos modalidades de tarjetas bancarias: a) La tarjeta de débito, por la cual se adeudan los pagos realizados directamente en la cuenta de su titular, por lo que es indispensable tener saldo suficiente al realizar los pagos por este medio. Generalmente es más utilizado por particulares que por empresas

b) La tarjeta de crédito, por la que se concede un crédito limitado mensualmente al titular de la misma, pudiéndose aplazar el pago de la deuda contraída en las condiciones pactadas con la entidad emisora de la tarjeta. 2.9. LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es un documento de crédito que contiene una orden de pago (documento de valor ejecutivo legal en la que se ordena el pago de una deuda). Este documento lo elabora el vendedor, denominado en este caso librador, y la dirige al comprador, denominado librado, el cual se obliga a pagar la letra de cambio el día de su vencimiento a la persona o entidad, que se la presente al cobro, denominada tenedor o tomador. La letra de cambio es una forma de reconocer documentalmente una deuda a una fecha de vencimiento determinada. El librador, es decir el vendedor, puede acudir a un banco para obtener el dinero por adelantado el importe de la letra, a cambio de unos intereses fijados. De esta manera, el vendedor, en caso de necesitar dinero líquido, puede disponer de él antes del vencimiento de la letra. Si el banco finalmente no cobra la letra a su vencimiento, el vendedor deberá devolver el dinero adelantado por el banco. La letra de cambio se cumplimenta en un modelo oficial realizado en papel timbrado (documento avalado por el Estado en el que constan sus símbolos externos) que confecciona la Fábrica de Moneda y Timbre y que contiene los siguientes datos: 1) 2) 3) 4) El lugar donde se elabora la letra El importe en cifras La fecha en que se elabora la letra La fecha de vencimiento de la letra, es decir la fecha en que debe realizar el pago. 5) El nombre del tomador o persona a cuya orden hay que pagar la letra, lo más habitual es que sea un banco al que el librador ha entregado la letra para su cobro.

6) El importe en letra. En caso de que exista diferencia entre el importe en cifras y el importe en letras, será válido éste último. 7) El domicilio de pago de la letra por parte del librado 8) Las clausulas especiales de la letra 9) El nombre y el domicilio del librado 10) La firma, nombre y domicilio del librador 11) La aceptación de la letra por parte del librado mediante la firma correspondiente 12) En el reverso de la letra de cambio figuran otros conceptos como los avales o los endosos (cesión a favor de un tercero de una letra de cambio u otro documento de crédito) DIAGRAMA DE FLUJO DEL CIRCUITO DE COBRO MEDIANTE LETRA DE CAMBIO

Nº ACTIVIDAD 1 Elaboración de la letra de cambio 2 3 4 5 6 Envío al cliente de la letra de cambio Y de la factura Recepción de la factura y firma del Acepto de la letra Envío de la letra aceptada Archivo de las letras aceptadas hasta la preparación de una remesa Presentación de la remesa de letras en el banco para su gestión de cobro o su descuento Envío de los datos de letras aceptadas y de su estado de cobro para su contabilización

TESORERÍA CONTABILIDAD CLIENTE BANCO

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7

Si la letra no es aceptada o pagada por el librado, la Ley permite exigir judicialmente el pago de la misma. Para acudir a la vía judicial, es necesario el protesto notarial por el cual el tomador probará que se presentó la letra y no se pagó. El protesto debe hacerse dentro de los cinco días hábiles siguientes al del vencimiento. La letra impagada puede reclamarse simultáneamente

en el mismo procedimiento al aceptante, librador, endosante o los avalistas.
CUADRO COMPARATIVO DE LA LETRA DE CAMBIO Y DEL CHEQUE

LETRA DE CAMBIO  Instrumento de crédito  Vencimiento: varios sistemas  Debe disponer de fondos en el momento del vencimiento

CHEQUE  Medio de pago  Pagadero a la vista  Dispondrá de fondos desde su emisión. LOS PROCEDIMIENTOS

3. LA INFORMATIZACIÓN ADMINISTRATIVOS

DE

La actividad cotidiana de la empresa supone una continua recogida y tratamiento de información, tanto de los procesos administrativos como del registro contable de los hechos económicos. La calidad y la disponibilidad de la información es muy importante para la correcta gestión de la empresa. En la mayoría de las ocasiones, la recogida y tratamiento de la información es rutinaria y repetitiva y se efectúa de una manera preestablecida, con acciones análogas la mayoría de las veces. Para este tratamiento de grandes volúmenes de información de manera rutinaria, repetitiva y perfectamente establecida, se utilizan los ordenadores, con los cuales estas operaciones se realizan de forma rápida y automática, permitiendo a las personas liberadas de estas tareas desarrollar trabajos más creativos y productivos. La informatización de los procedimientos administrativos y contables consiste en la utilización de equipos y programas informáticos, para el tratamiento de la información de manera automática, lo cual facilita los datos necesarios para la correcta gestión de la empresa. Un sistema informático está compuesto de dos grandes elementos:  Uno físico, que corresponde a los circuitos, componentes eléctricos y demás piezas que constituyen el ordenador

(pantallas, teclados e impresoras) y que se denomina hardware.  Otro lógico, denominado software que se refiere a los programas de toda índole que poseen las instrucciones necesarias para que el hardware ejecute las tareas que se desean realizar. Un sistema informático constituido por estos dos elementos transforma un conjunto de información de entrada en otro conjunto de información de salida, de acuerdo con las reglas predeterminadas en los programas. Los programas o software son un conjunto de instrucciones que se ejecutan en el ordenador. Pueden ser de tres tipos:  El sistema operativo: que controla las distintas unidades del hardware y manipula la información dentro del programa informático.  Las utilidades: que sirven para facilitar el uso del ordenador.  Las aplicaciones: que son programas creados para realizar actividades concretas. Las aplicaciones se apoyan para su funcionamiento en el sistema operativo y son los programas que tienen utilidad en la gestión de empresa para aquellas personas encargadas de los procedimientos administrativos y contables. Existen un sinnúmero de programas de aplicación, pero los más utilizados en la gestión empresarial son los de gestión de personal (nominaplus), contabilidad (contaplus), control de inventarios, facturación (facturaplus), gestión de compras, análisis de riesgos, gestión financiera y planificación y control de la producción. Otros programas de ayuda a la gestión muy utilizados son los tratamientos de textos (Word), hoja de cálculo (Excel) y bases de datos (Acces).

4. LAS EXISTENCIAS Y EL ALMACÉN 4.1. LAS EXISTENCIAS Los artículos, una vez en la empresa, tardan un tiempo en ser empleados. Se denominan existencias (inventarios o stocks) a aquellos artículos en situación de espera para su posterior utilización. Las empresas no necesitarían mantener un número determinado de existencias si los productos adquiridos se incorporaran inmediatamente al proceso de producción o venta o, si el proveedor, ante una solicitud de pedido, remitiera enseguida la mercancía solicitada. Los flujos de entrada de mercancías no coinciden en el tiempo con las salidas que representan las ventas o consumos. Es necesario mantener unas reservas para poder atender la demanda de consumo a causa de:  Variaciones en la demanda que supongan un aumento no previsto del consumo  En ocasiones, el tiempo que tardan en llegar a la empresa los artículos pedidos es superior al período en que se venden o consumen. Si las empresas no mantienen reservas de materias primas, productos terminados, mercaderías, etc. no podrán satisfacer las demandas de los clientes al no disponer de los productos solicitados. A través de los sistemas de organización de almacenes encontramos la respuesta a cómo debemos guardar la mercancía. A través de las técnicas de gestión de stocks conocemos la cantidad mínima y máxima, así cuándo y cuánto debemos comprar. Para conocer el valor de la mercancía almacenada y con qué frecuencia debemos hacer un recuento de la misma acudiremos a los métodos de valoración y realización de inventarios.