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MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRABAJO CONTENIDO DEL MANUAL DE USUARIO : 1. Ingreso al sistema. 2. Clave de

CONTENIDO DEL MANUAL DE USUARIO :

1. Ingreso al sistema.

2. Clave de Acceso.

3. Panel de Control.

Inicio, recepción y consulta de correspondencia.

- Iniciar Correspondencia.

- Revisar Correspondencia.

- Consulta de Correspondencia

Inicio, Recepción y Consulta de Trámites.

- Iniciar Trámite.

- Revisar Trámites

- Consultas de Trámites

- Revisar Estado

Opciones Adicionales.

-

Exigir documentación Configurar.

-

1. INGRESO AL SISTEMA

Para iniciar el Sistema de Correspondencia y Trámites, debe de hacer doble Click en el icono CyT que se muestra a la izquierda de su escritorio, Si no encuentra tal icono, debe comunicarse con el personal del Departamento de Sistemas del Ministerio a fin de que el sistema sea instalado en su equipo.

a fin de que el sistema sea instalado en su equipo. Este icono le permite inicializar

Este icono le permite inicializar el sistema, y acceder al programa principal. Una vez inicializado el sistema la primera pantalla que se le presentará, será la

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pantalla de bienvenida, la cuál permanecerá visible por unos cuantos segundos mientras se inicializan las tareas del sistema.

segundos mientras se inicializan las tareas del sistema. [ Pantalla de Bienvenida al sistema] Si en

[ Pantalla de Bienvenida al sistema]

Si en su lugar se presenta un cuadro de error, deberá verificar su conexión de red. Si tiene dudas acerca de si se encuentra conectado(a) en red o no, consulte al personal del Departamento de Sistemas de Ministerio.

al personal del Departamento de Sistemas de Ministerio. 2. CLAVE DE ACCESO [Cuadro de error] Si

2. CLAVE DE ACCESO

[Cuadro de error]

Si todo marcha bien, después de la pantalla de presentación, aparecerá la pantalla de acceso al sistema en el que deberá seguir los siguientes pasos:.

1.1. Elegir su nombre de usuario de la lista de usuarios registrados. Si no aparece en la lista debe comunicarse al Departamento de Sistemas.

1.2. Teclear su clave de acceso.

1.3. Presionar la tecla “Enter” 2 veces o hacer clic sobre el botón “Aceptar”.

Sistema de Correspondencia y Trámites
Sistema de Correspondencia y Trámites
botón “Aceptar”. Sistema de Correspondencia y Trámites 1.1 1.2 1.3 En el campo Usuario se tiene
botón “Aceptar”. Sistema de Correspondencia y Trámites 1.1 1.2 1.3 En el campo Usuario se tiene
botón “Aceptar”. Sistema de Correspondencia y Trámites 1.1 1.2 1.3 En el campo Usuario se tiene
1.1
1.1
1.2
1.2
1.3
1.3

En el campo Usuario se tiene una lista desplegable, en la cuál el usuario debe de seleccionar su nombre de entre los nombres existentes haciendo un clic con el botón izquierdo del mouse sobre

debe de seleccionar su nombre de entre los nombres existentes haciendo un clic con el botón
debe de seleccionar su nombre de entre los nombres existentes haciendo un clic con el botón

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la flecha hacia debajo de la lista desplegable:

Si su nombre no existiese o no aparezca en la lista desplegable [ver 1.1] deberá consultar con el administrador del sistema para que sea registrado en el sistema.

[ Pantalla de acceso al sistema]

Los nombres que aparecen en la lista desplegable, están ordenados en orden alfabético, y puede desplazarse entre las listas de nombres moviendo la barra de desplazamiento que aparece a la derecha de la lista desplegable y después presionando un clic izquierdo, o simplemente moviéndose con las teclas del cursor y luego presionando Enter. Una vez que selecciona un nombre el mismo aparece en la lista desplegable.

un nombre el mismo aparece en la lista desplegable. El siguiente paso que debe de realizar,

El siguiente paso que debe de realizar, es el de ingresar su clave la cuál es una clave de acceso que restringe el acceso sólo al personal autorizado.

acceso que restringe el acceso sólo al personal autorizado. [Acá debe de ingresar su clave] En

[Acá debe de ingresar su clave]

En el cuadro de texto en blanco que se muestra en la figura, debe de ingresar su clave la cuál le será asignada y comunicada por el administrador del sistema.

asignada y comunicada por el administrador del sistema. [Botones de aceptar y cancelar] Los botones de

[Botones de aceptar y cancelar]

Los botones de Aceptar y Cancelar se utilizan ya sea para salirse del sistema (es decir cancelarlo) o para ingresar al sistema si es que sus datos ingresados son válidos, en caso contrario si su clave es incorrecta aparecerá un mensaje de error.

3. PANEL DE CONTROL

Si sus datos son correctos el sistema le permitirá el ingreso al Panel de Control del Sistema, en el cuál usted podrá revisar sus correspondencias o sus trámites según la opción que usted elija, además el sistema le permite realizar opciones adicionales, como la de personalizar, configurar, exigir documentación, consultas y sugerencias, reportes y cerrar la sesión.

En la parte superior del Panel de Control, se le muestra el área al cuál pertenece y el nombre de usuario con el cuál usted ingresó al sistema , denotando claramente las áreas de correspondencia, de trámites y las opciones de personalización.

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MINISTERIO DE TRABAJO [Panel de control del sistema] A continuación especificaremos cada una de éstas áreas

[Panel de control del sistema]

A continuación especificaremos cada una de éstas áreas de trabajo empezando por la correspondencia.

3.1. INICIO RECEPCIÓN Y CONSULTA DE CORRESPONDENCIA :

Este grupo de opciones, le permite realizar variadas operaciones sobre las correspondencias entre las cuales se tienen:

3.1.1 Iniciar correspondencia

entre las cuales se tienen: 3.1.1 Iniciar correspondencia Registra una nueva correspondencia y genera una hoja
entre las cuales se tienen: 3.1.1 Iniciar correspondencia Registra una nueva correspondencia y genera una hoja

Registra una nueva correspondencia y genera una hoja de ruta para esta.

Acá en la figura, se aprecia el botón de

acceso

para

iniciar

la

correspondencia.

Esta opción debe ser habilitada con el propósito de realizar el Registro de Correspondencia, en el cuál se especificarán los datos del tipo de correspondencia, tipo de documento, tipo de ingreso del documento, y demás datos acerca de la correspondencia a registrar.

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Al presionar el botón “Iniciar correspondencia “ le aparecerá una pantalla, en la cuál deberá de especificar los datos a registrar sobre la correspondencia recibida

los datos a registrar sobre la correspondencia recibida [Pantalla de registro de correspondencia] - El número

[Pantalla de registro de correspondencia]

- El número de correlativo y el código, son generados de manera automática por el sistema, al igual que la hora y fecha del registro de la correspondencia.

que la hora y fecha del registro de la correspondencia. - La selección del tipo de

- La selección del tipo de correspondencia se realiza en la lista desplegable “Tipo de correspondencia”.

en la lista desplegable “Tipo de correspondencia”. - La selección del tipo de documentos admitidos por

- La selección del tipo de documentos admitidos por el sistema se realiza en la lista desplegable “Tipo de documento”:

MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRABAJO - En el Ingreso, se especifica el medio por el cuál la correspondencia

- En el Ingreso, se especifica el medio por el cuál la correspondencia llegó al destinatario. Los tipos validos de ingreso de la misma son Físico, Fax y vía Correo Electrónico o E-mail:

misma son Físico, Fax y vía Correo Electrónico o E-mail: - En la misma pantalla de

- En la misma pantalla de registro de correspondencia, se observan las siguientes tres páginas:

correspondencia, se observan las siguientes tres páginas: • La primera página corresponde a lo que son

La primera página corresponde a lo que son los “Datos de Correspondencia”, en los cuales se debe de ingresar la procedencia del documento, la referencia del documento y las hojas y anexos que posea el documento. El botón siguiente, realiza la tarea de pasar a la siguiente página que es la de “Primer destinatario”.

La segunda página de este cuadro es la de “ Primer Destinatario ”, para acceder a esta página, se debe o bien presionar en el botón siguiente de la primera página (Datos de la correspondencia). O bien haciendo un clic izquierdo con el mouse sobre el nombre de la página con su nombre.

izquierdo con el mouse sobre el nombre de la página con su nombre. Sistema de Correspondencia

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En esta página se deben seleccionar los datos acerca del o de los destinatarios hacia los cuales va dirigida la correspondencia.

hacia los cuales va dirigida la correspondencia. o o En el área de destino, se debe

o

o

En el área de destino, se debe de seleccionar las iniciales codificadas de los destinos aceptados por el sistema, para un mayor detalle, a la derecha de este cuadro desplegable se escribe el nombre completo de las iniciales seleccionadas.

escribe el nombre completo de las iniciales seleccionadas. En el cuadro desplegable funcionario, se debe de

En el cuadro desplegable funcionario, se debe de seleccionar en el primer cuadro desplegable el nombre del funcionario(a) que esta registrando la correspondencia recibida. Si algún nombre no aparece en este cuadro desplegable, será porque no está registrado en el sistema, o por que fue eliminado del sistema anteriormente. En el segundo cuadro desplegable, se debe de seleccionar la designación de cargo que posee el funcionario seleccionado.

designación de cargo que posee el funcionario seleccionado. o En el cuadro de texto Observaciones, se

o

En el cuadro de texto Observaciones, se debe de llenar con las observaciones pertinentes que posea la correspondencia recibida.

pertinentes que posea la correspondencia recibida. o En los dos cuadros de selección siguientes de

o

En los dos cuadros de selección siguientes de “Disponibles” y “A enviar “, se deben seleccionar de entre los nombres que se encuentren Disponibles en este cuadro :

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MINISTERIO DE TRABAJO Para poderse mover de entre los nombres disponibles, puede utilizar la barra de

Para poderse mover de entre los nombres disponibles, puede utilizar la barra de desplazamiento.

disponibles, puede utilizar la barra de desplazamiento. El botón de selección le permite adicionar al listado

El botón de selección le permite adicionar al listado de nombres seleccionados el nombre que actualmente esté marcado o resaltado de la lista de nombres disponibles.

marcado o resaltado de la lista de nombres disponibles. El botón de selección permite realizar la

El botón de selección permite realizar la operación inversa al anterior botón, es decir que permite borrar del listado de nombres seleccionados, a aquel nombre que se encuentre marcado o resaltado antes de presionar sobre este botón.

marcado o resaltado antes de presionar sobre este botón. permite adicionar al listado de nombres seleccionados,

permite adicionar al listado de nombres

seleccionados, a todos los nombres disponibles al cuadro de selección a

El

botón de selección

enviar.

al cuadro de selección a El botón de selección enviar. El botón de selección realiza la

El botón de selección realiza la operación inversa a la anterior, es decir que se encarga de eliminar todos los nombres seleccionados, borrando de esta manera todo el listado.

La tercera página de este cuadro es la de “ Documento ”

tercera página de este cuadro es la de “ Documento ” este documento escaneado al registro

este

documento escaneado al registro de la correspondencia. (NOTA. Para acceder a esta

opción, necesariamente se debe contar con un escáner conectado).

Esta opción permite habilitar algún escáner conectado al sistema, y adjuntar

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- Para registrar las operaciones realizadas debe presionar con al mouse el botón de Aceptar, el cuál procederá a almacenar la información suministrada al sistema.

a almacenar la información suministrada al sistema. - En caso de querer cancelar la operación y

- En caso de querer cancelar la operación y volver a la pantalla anterior, debe de presionar el botón Cancelar, el cuál eliminará la información previamente introducida y no almacenara ninguna información de ésta pantalla.

y no almacenara ninguna información de ésta pantalla. - En la parte superior de esta pantalla,

- En la parte superior de esta pantalla, de Registro de Correspondencia, se encuentra el botón “Autollenar”, este botón, muestra en la pantalla a los datos de la última correspondencia que haya llenado el usuario.

de la última correspondencia que haya llenado el usuario. - En la parte inferior de la

- En la parte inferior de la pantalla, a la izquierda del botón Aceptar, se encuentra la casilla de selección sin líneas, cuando esta casilla está habilitada, al presionar el botón Aceptar, se imprimirán los sólo los datos registrados de la correspondencia en el formulario. En caso de contrario si la casilla no está habilitada, se realizará la impresión, pero además de los datos registrados, se imprimirá el formato del formulario.

datos registrados, se imprimirá el formato del formulario. 3.1.2. REVISAR CORRESPONDENCIA Al presionar el botón

3.1.2. REVISAR CORRESPONDENCIA

Al presionar el botón “Revisar correspondencia” le aparecerá una pantalla con

“Revisar correspondencia” le aparecerá una pantalla con un listado de la correspondencia que tiene pendiente. En

un listado de la correspondencia que tiene pendiente.

En esa misma pantalla podrá apreciar también la correspondencia pendiente, recibida, despachada, archivada.

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La pantalla mostrada a continuación, es la pantalla que aparecerá una vez que se presione este botón. Los detalles y opciones que presenta esta pantalla, se describen a continuación:

que presenta esta pantalla, se describen a continuación: - Para seleccionar el tipo de correspondenci a

- Para seleccionar el tipo de correspondencia deseada, se debe posicionar sobre la lista desplegable “Mi correspondencia” en donde se desplegarán los tipos de correspondencia existentes en el sistema.

los tipos de correspondencia existentes en el sistema. - La segunda lista desplegable, corresponde a la

- La segunda lista desplegable, corresponde a la de “Gestión”, en la cuál se puede elegir para visualizar sólo a la correspondencia reciente o a la correspondencia correspondiente a la gestión actual.

o a la correspondencia correspondiente a la gestión actual. Sistema de Correspondencia y Trámites Página 10

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- La tercera lista desplegable, corresponde a la de “Orden” acá el usuario, puede seleccionar algún tipo particular de ordenación sobre la lista de correspondencias existentes en la pantalla, la ordenación se puede realizar ya sea por Código, Cite, Fecha, Remitente ó Referencia.

ya sea por Código, Cite, Fecha, Remitente ó Referencia. - En la parte inferior derecha de

- En la parte inferior derecha de ésta pantalla, se tiene el cuadro de texto “Buscar”, en el cuál si se está buscando detalles de alguna correspondencia en particular sobre la cuál si se tiene referencia sobre el número de correspondencia a buscar. Para utilizarlo, debe de ingresar el número de correspondencia en el cuadro de texto y después presionar el botón “Buscar”.

cuadro de texto y después presionar el botón “Buscar”. - Al aparecer los datos de las

- Al aparecer los datos de las correspondencias registradas en la pantalla, se habilitan las dos columnas de la derecha de los registros en forma de botones, los cuales corresponden a las columnas de “Ver” e “Historial”.

Para utilizar los botones correspondientes a estas columnas, primero debe de seleccionar algún registro válido (alguna fila que posea datos) de la lista de la pantalla y después presionar sobre los botones ya sea el correspondiente a la columna “Ver” ó a la columna “Historial”.

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MINISTERIO DE TRABAJO o Si elige el botón de la columna “Ver”, aparecerá en la pantalla

o Si elige el botón de la columna “Ver”, aparecerá en la pantalla los datos correspondientes al registro de la correspondencia seleccionada, para ello, aparecerá en pantalla la pantalla de “Registro de Correspondencia” con los datos de la correspondencia. (No podrá realizar modificaciones sobre esta pantalla).

(No podrá realizar modificaciones sobre esta pantalla). Sistema de Correspondencia y Trámites Página 12

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o Si por el contrario elige el botón de la columna “Historial”, se desplegará en la pantalla una nueva pantalla, la cuál contendrá los datos acerca del historial del documento seleccionado.

los datos acerca del historial del documento seleccionado. Si presiona el botón “Examinar” que se encuentra

Si presiona el botón “Examinar” que se encuentra en la parte superior derecha, podrá ver los detalles del registro seleccionado.

3.1.3. CONSULTAS DE CORRESPONDENCIA

Al presionar el botón “Consultas de correspondencia” se le permite ver toda la

de corre spondencia” se le permite ver toda la correspondencia registrada en el sistema. Esta opción

correspondencia registrada en el sistema.

Esta opción esta específicamente diseñada para ver los registros de correspondencias almacenados en el sistema, además, permite visualizar los registros en pantalla de acuerdo a especificaciones y requerimientos propias del usuario.

En la pantalla que se muestra en la página siguiente, se muestra la pantalla que aparecerá al seleccionar esta opción, en donde se puede apreciar las opciones que presenta el sistema para facilitar las consultas del usuario.

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MINISTERIO DE TRABAJO En esta pantalla, se presentan los datos registrados acerca de todas las correspondencias

En esta pantalla, se presentan los datos registrados acerca de todas las correspondencias recibidas, pero para una mayor facilidad, en la pantalla se presentan una serie de opciones para organizar los registros.

- En el cuadro de “Gestión en que ingresó la correspondencia” se puede seleccionar entre las correspondencias recientes y por gestión.

entre las correspondencias recientes y por gestión. - En la lista desplegable “Estado”, se pueden

- En la lista desplegable “Estado”, se pueden seleccionar los registros de acuerdo al estado de la correspondencia entre los cuales tenemos las de pendiente, y recibida, por defecto se utiliza la opción de (Toda) , en la cuál se mostrarán los registros de manera indistinta sin interesar si son pendientes o si fueron recibidos.

sin interesar si son pendientes o si fueron recibidos. - La lista desplegable “Filtrar por” le

- La lista desplegable “Filtrar por” le permite realizar la selección de los registros de acuerdo a características de los registros, por ejemplo: por el número de correspondencia, por el cite, por la fecha, por el origen, remitente o por la referencia. (La opción “No filtrar” deshabilita esta opción).

MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRABAJO Para poder utilizar esta opción, además de seleccionar alguna característica, debe de ingresar

Para poder utilizar esta opción, además de seleccionar alguna característica, debe de ingresar abajo “el contexto”, es decir los valores correspondientes a la característica seleccionada que debe buscar el sistema.

la característica seleccionada que debe buscar el sistema. La casilla de verificación “Mientras se escribe”,

La casilla de verificación “Mientras se escribe”, cuando esta activada, muestra en la pantalla a los registros que cumplen la condición según se vayan escribiendo los datos del contexto.

Si esta opción está deshabilitada, primero deberá de escribir el contexto completo y después presionar la tecla “ENTER”, ó presionando sobre el botón “Aplicar “.

- En la parte inferior derecha de la pantalla, se presenta el botón “Buscar”, ésta opción se debe utilizar especialmente cuando se busca alguna correspondencia de la cuál se conozca su número de correlativo.

de la cuál se conozca su número de correlativo. - La columna “Estado” que se muestra

- La columna “Estado” que se muestra en la pantalla, muestra el estado de la correspondencia, si está pendiente o fue recibida.

de la correspondencia, si está pendiente o fue recibida. columna correspondencia”. La ver actúa de manera

columna

correspondencia”.

La

ver

actúa

de

manera

similar

al

de

la

pantalla

de

“Revisar

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3.2. INICIO RECEPCIÓN Y CONSULTA DE TRÁMITES

Este grupo de opciones, le permite realizar variadas operaciones sobre los trámites, entre las cuales se tienen: iniciar trámite, Revisar Trámites, Consultas de Trámites y Revisar Estado.

3.2.1.

INICIAR TRÁMITE

de Trámites y Revisar Estado. 3.2.1. INICIAR TRÁMITE Al presionar sobre el botón Iniciar Trámite se
de Trámites y Revisar Estado. 3.2.1. INICIAR TRÁMITE Al presionar sobre el botón Iniciar Trámite se

Al presionar sobre el botón Iniciar Trámite se activa la pantalla de inicio del Registro de Trámites, en la cuál se registran los nuevo trámites y se genera su hoja de ruta.

Para facilitar el registro del trámite, el sistema brinda al usuario, una pantalla de formulario, en la cuál se tienen todas las opciones que faciliten el registro del trámite correspondiente, incluyendo la generación automática del número de correlativo y del código del documento, selección del tipo de trámite, cuadros de texto para el llenado de datos, y otras opciones que se describen a continuación:

llenado de datos, y otras opciones que se describen a continuación: Sistema de Correspondencia y Trámites

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- En la parte superior de esta pantalla, se presenta la lista desplegable “Tipo de trámite”, en la cuál se debe de seleccionar el trámite adecuado según la transacción a realizar.

el trámite adecuado según la transacción a realizar. El botón “Buscar” que se muestra en l
el trámite adecuado según la transacción a realizar. El botón “Buscar” que se muestra en l

El botón “Buscar” que se muestra en l figura, permite buscar el tipo de trámite solicitado mediante la utilización de un analizador sintáctico de expresiones.

Es decir que mientras el operador va introduciendo las iniciales del tipo de trámite buscado en el cuadro de texto “Buscar”, el programa, automáticamente irá listando a todos aquellos nombres que coincidan con los datos introducidos, de no existir ningún tipo de documento que coincida, la pantalla ploma quedará vacía.

Según el tipo de trámite seleccionado, el sistema generará en la parte inferior de la pantalla, una fecha tentativa de entrega del trámite.

de la pantalla, una fecha tentativa de entrega del trámite. - En la pantalla principal también

- En la pantalla principal también se presenta un cuadro de páginas las cuales se describen a continuación:

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o “Datos personales”, en esta página se deben de introducir los datos, tanto del responsable o tramitador, juntamente con los datos de la empresa y el número de patronal.

con los datos de la empresa y el número de patronal. o “Asignación del trámite”, para

o “Asignación del trámite”, para acceder a esta página, existen dos opciones, la primera es presionando el botón “Siguiente >>” y la segunda alternativa es haciendo un clic izquierdo sobre el nombre de esta página. En esta página se debe de especificar los datos referentes hacia quién va dirigido el trámite, en la lista desplegable “Área de destino” se tiene el listado de todas las áreas registradas por el sistema en esta lista sólo aparecen las siglas que describen el área correspondiente, sin embargo el nombre completo es desplegado a su lado derecho, en la lista desplegable “Funcionario”, se presenta el listado de todos los Funcionarios registrados en el Sistema y de manera automática en la lista desplegable “Cargo”, se presenta el cargo que ocupa el funcionario previamente seleccionado.

ta el cargo que ocupa el funcionario previamente seleccionado. Sistema de Correspondencia y Trámites Página 18

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o “Requisitos”, para acceder a esta página, existen dos opciones, la primera es presionando el botón “Siguiente >>” y la segunda alternativa es haciendo un clic izquierdo sobre el nombre de esta página. En esta pantalla se presentan los requisitos que requiere el trámite seleccionado, acá en la primera columna de la lista, se debe marcar (haciendo un clic izquierdo sobre las casillas resaltadas) .

un clic izquierdo sobre las casillas resaltadas) . El botón “<< Anterior” permite volver a la

El botón “<< Anterior” permite volver a la página anterior. El botón “Marcar todos” permite marcar a todas las casillas de verificación.

En la parte inferior de la pantalla, a la izquierda del botón Aceptar, se encuentra la casilla de selección “Sin líneas”, cuando esta casilla está habilitada, al presionar el botón Aceptar, se imprimirán los sólo los datos registrados de la correspondencia en el formulario. En caso de contrario si la casilla no está habilitada, se realizará la impresión, pero además de los datos registrados, se imprimirá el formato del formulario.

La segunda casilla de verificación “Dirección de la empresa”, añadirá a la impresión del formulario la dirección de la empresa.

a la impresión del formulario la dirección de la empresa. Para iniciar el registro del trámite

Para iniciar el registro del trámite debe presionar el botón “Aceptar”, en caso de querer cancelar el registro del trámite, presionar el botón “Cancelar” .

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3.2.2.

REVISAR TRÁMITES

MINISTERIO DE TRABAJO 3.2.2. REVISAR TRÁMITES Al presionar el botón “Revisar trámites” le aparecerá una pantalla

Al presionar el botón “Revisar trámites” le aparecerá una pantalla con un listado de los trámites que tiene pendientes. En esa misma pantalla podrá apreciar también los trámites que se están procesando en su oficina (“En mi poder”), los que le han sido despachados como “No procedentes” y los marcados como “Concluidos” sólo con presionar en el botón respectivo sobre la parte superior de la pantalla “Control de trámites”.

En esta pantalla de Control de trámites, se presenta en la parte inferior, las listas desplegables de “Gestión”, “Orden”, y “ Nº ” para ver el tipo de trámites registrados de acuerdo a las opciones seleccionadas simplemente seleccione las opciones de su agrado y proceda a presionar el botón “Buscar” para iniciar la búsqueda.

Para recibir un trámite pendiente y de esa forma darle curso o marcarlo como en proceso dentro de su oficina (“En mi poder”), debe presionar sobre el botón “Recibir” correspondiente a la fila en la que se encuentra el trámite que está recibiendo.

en la que se encuentra el trámite que está recibiendo. Al presionarlo se le presentará la

Al presionarlo se le presentará la pantalla “Recibir trámite”

MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRABAJO Si se desea ver el detalle del trámite recibido, aparecerá una pantalla con

Si se desea ver el detalle del trámite recibido, aparecerá una pantalla con dicho detalle al presionar el botón “Examinar trámite>>”. Adicionalmente puede ver el curso del trámite hasta el momento en el cuadro “Historial del trámite recibido”, donde cada fila corresponde a cada paso que ha seguido. Para recibir el trámite, debe marcar la opción “Recibir”, si tiene alguna observación debe registrarla en el cuadro “Observaciones” y finalmente hacer clic en el botón “Recibir”. Si el trámite no puede ser concluido y debe ser re comenzado, es necesario marcarlo como “Improcedente”. Se le recomienda describir el motivo de su improcedencia en el cuadro “Observaciones”.

Si el trámite ha llegado a su último paso, debe marcar el botón “Concluir”.

Si desea enviar el trámite al cumplimiento de su siguiente instancia dentro del Ministerio, debe marcar la opción “Nuevo destinatario” y le aparecerán 2 listas desplegables: “Area” y “Destinatario”, después de seleccionarlos, si desea puede registrar las observaciones pertinentes en el cuadro “Observaciones” y luego presionar el botón “Despachar” para hacer efectivo el envío del trámite mediante sistema.

Si el área y/o la persona a la que desea enviar el trámite no está dentro de las listas, deberá comunicarse con el Personal de Sistemas del Ministerio para que le informen sobre el destinatario correcto o en su caso lo adicionen al sistema.

MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRABAJO 3.2.3. CONSULTAS DE TRAMITES Le permite ver todos los trámites registrados en el

3.2.3.

CONSULTAS DE TRAMITES

Le permite ver todos los trámites registrados en el sistema.

permite ver todos los trámites registrados en el sistema. Si desea consultar acerca del estado o

Si desea consultar acerca del estado o la ubicación de un trámite cualquiera dentro del sistema debe presionar el botón “Consultas de trámites” en el “Panel de control” principal.

En la pantalla “Consulta de trámites” podrá apreciar un listado de todos los trámites registrada en el sistema, donde verá su número, Nombre o razón social del interesado, Nº de identificación y fecha de inicio del trámite. Puede además buscar un trámite a partir de cualquiera de los datos mostrados en la lista.

a partir de cualquiera de los datos mostrados en la lista. La forma en que se

La forma en que se busca un trámite es idéntica a la que se tiene para la búsqueda de correspondencia.

Las opciones de “Gestión en que ingresó el trámite”, “Estado”, “Actualizar”, “Filtrar por”, y el botón “Buscar”, funcionan de manera similar a las opciones de las pantallas explicadas anteriormente, por lo cual no las volvemos a detallar.

MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRABAJO 3.2.4. REVISAR ESTADO Presenta un listado de los trámites retrasados y sus responsables

3.2.4.

REVISAR ESTADO

MINISTERIO DE TRABAJO 3.2.4. REVISAR ESTADO Presenta un listado de los trámites retrasados y sus responsables

Presenta un listado de los trámites retrasados y sus responsables actuales. En la pantalla que se despliega tras presionar este botón, se presenta el total de trámites retrasados, mostrando el código, nombre o razón social, tipo, entrega, responsable y estado del trámite.

o razón social, tipo, entrega, responsable y estado del trámite. Sistema de Correspondencia y Trámites Página

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3.3. OPCIONES ADICIONALES

Este conjunto de opciones adicionales, le permiten realizar operaciones adicionales al registro de correspondencia y trámites.

adicionales al registro de correspondencia y trámites. • El botón “ Exigir documentación ” le permiten

El botón “ Exigir documentación ” le permiten exigir los documentos recibidos físicamente aún no despachados por el sistema para que se agilice su despacho. Para este fin tras presionar este botón, le aparecerá en pantalla la siguiente pantalla:

este botón, le aparecerá en pantalla la siguiente pantalla: Sistema de Correspondencia y Trámites Página 24

MINISTERIO DE TRABAJO

El botón “Mensajes” le permite enviar y recibir mensajes a los usuarios del sistema.

El botón de “Consultas y sugerencias “ se utiliza para que el usuario envíe sus dudas y sugerencias acerca del sistema para que las mismas puedan ser atendidas por el administrador del sistema.

El botón “Reportes” le permite emitir reportes impresos o por pantalla de la documentación que administra el sistema. Para facilitar esta opción, tras presionar este botón, le aparecerá en pantalla la siguiente pantalla:

botón, le aparecerá en pantalla la siguiente pantalla: Al seleccionar algún tipo de reporte de estado,

Al seleccionar algún tipo de reporte de estado, debe primeramente decidir si el reporte corresponderá a un “Trámite” o a una “Correspondencia", a continuación puede personalizar el tipo de reporte, mediante las opciones de reporte tanto para correspondencia como para los trámites. Un ejemplo de un reporte para las correspondencias no recibidas es el siguiente:

de un reporte para las correspondencias no recibidas es el siguiente: Sistema de Correspondencia y Trámites

MINISTERIO DE TRABAJO

De manera similar lo botones de “Correspondencia del día” y los “Trámites del día”, le presentan un reporte similar al del ejemplo.

El botón “Cerrar sesión”, le permite cerrar la sesión actual de trabajo, para volver al cuadro de diálogo inicial en el cuál se le pedía que ingrese su contraseña de acceso al sistema, para ello deberá de confirmar su opción presionando en el botón “Sí” en la pantalla de confirmación, caso contrario continuará en su sesión de trabajo actual.

caso contrario continuará en su sesión de trabajo actual. • El botón “Configurar”, debe ser utilizada

El botón “Configurar”, debe ser utilizada sólo por usuarios que conocen perfectamente el funcionamiento del sistema, pues en esta opción se presenta el “Panel de control de configuración” el cuál esta conformado por tres páginas: la de “Ministerio de Trabajo”, “Correspondencia” y “Trámites”.

“Ministerio de Trabajo”.

En el grupo de opciones “Primer destinatario”, el usuario puede seleccionar del listado que se muestra, al destinatario por defecto al cuál el sistema enviará la “Correspondencia” o el “Trámite”. No es necesario que los datos del usuario sean los mismos para la correspondencia y para los trámites.

usuario sean los mismos para la correspondencia y para los trámites. Sistema de Correspondencia y Trámites

MINISTERIO DE TRABAJO

Los botones a la derecha de los datos del primer destinatario (vea los botones marcados con el círculo rojo) permiten la eliminación del primer destinatario, tras pedir su confirmación en el cuadro de mensaje que se muestra a continuación:

en el cuadro de mensaje que se muestra a continuación: El botón “Áreas”, le permite ver

El botón “Áreas”, le permite ver a las áreas registradas por el sistema, mostrando su código, descripción y tipo de área:

sistema, mostrando su código, descripción y tipo de área: Además se le añaden las opciones de

Además se le añaden las opciones de “Buscar” (el cuál le permite buscar la descripción de alguna área en particular, para lo cual tras presionar en este botón le aparece la siguiente pantalla de diálogo :

MINISTERIO DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRABAJO Una vez encontrada el área, haga un clic sobre su nombre que aparece

Una vez encontrada el área, haga un clic sobre su nombre que aparece en el listado y presione el botón aceptar y se le mostrará en pantalla el listado de áreas (vea la imagen del principio de ésta página ) con el área buscado resaltada.

El botón “Personal” le permite tener acceso a la configuración del personal registrado en el sistema a través del “Panel de control de personal”:

el sistema a través del “Panel de control de personal”: En esta pantalla se muestran los

En esta pantalla se muestran los daos del personal incluyendo el área al cual pertenece, detalle de su nombre y apellido, del cargo que ocupa y detalles del nombre de usuario reconocido por el sistema. En las tres últimas columnas de la derecha, las columnas de “Editar”, “Cambiar” y “Eliminar”.

Si presiona en el botón de la columna “Editar”

pantalla en la cuál aparecerán los datos del personal seleccionado, en donde tendrá acceso a los datos del personal seleccionado. Si realiza algún cambio

aparecerá en pantalla una

MINISTERIO DE TRABAJO

en los datos mostrados en esta pantalla, y posteriormente presiona “Aceptar”, los datos cambiados, se guardarán en el sistema.

los datos cambiados, se guardarán en el sistema. Si presiona en el botón de la columna

Si presiona en el botón de la columna “Cambiar”, se le presenta una pantalla en la cual se puede cambiar ya sea el “destino de la correspondencia” o cambiar el “destino de trámites” de acuerdo a los datos seleccionados del nuevo destinatario (vea la figura de abajo).

del nuevo destinatario (vea la figura de abajo). Si presiona en el botón de la columna

Si presiona en el botón de la columna “Eliminar”, se eliminarán automáticamente los datos del personal seleccionado.

El botón “Imprimir” permite imprimir e listado de los datos del personal.

MINISTERIO DE TRABAJO

El botón “Agregar”, le permite agregar al sistema los datos de un nuevo personal, para ello deberá de llenar la pantalla Empleado con los datos del nuevo empleado.

la pantalla Empleado con los datos del nuevo empleado. Una vez llenados los datos, presione en

Una vez llenados los datos, presione en el botón aceptar y se registrará al nuevo usuario, presione en “Cancelar” para anular esta opción.

Si desea ver los registros de los empleados ordenados por área, nombre, cargo o usuario debe de seleccionar en la lista desplegable “Orden” la opción que requiera.

la lista desplegable “Orden” la opción que requiera. La casilla de verifi cación “Ver todos”, le

La casilla de verificación “Ver todos”, le permite tener el listado de todos los empleados incluyendo personal clasificado.

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“Correspondencia”

En esta página la única opción disponible es la del botón “Panel de control de correspondencia”, mediante la cuál se tiene acceso al “Panel de control de correspondencia”.

tiene acceso al “Panel de control de correspondencia”. En el “Panel de control de correspondencia” (la

En el “Panel de control de correspondencia” (la imagen de abajo) se le presenta al usuario, la lista de las correspondencias recibidas.

al usuario, la lista de las correspondencias recibidas. Para ver un mayo detalle de alguna corres

Para ver un mayo detalle de alguna correspondencia en particular, haga clic en el botón de la columna “Ver” del registro que desee y le aparecerá el registro de correspondencia completo. En caso de querer ver el historial de la correspondencia, haga clic en el botón de la columna “Historial” del registro que desee y le aparecerá el Historial completo de la correspondencia.

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La

correspondencia seleccionada.

tercera

columna

“Eliminar”,

se

utiliza

para

eliminar

el

registro

de

la

“Trámites” La tercera página que aparece en el “Panel de control de configuración”, es la página de “Trámites”.

de configuración”, es la página de “Trámites”. En esta pantalla se muestran los detall es del

En esta pantalla se muestran los detalles del registro de todos los Trámites.

Los botones de las columnas “Detalle ” y “Editar”, le permiten acceder a ver el registro completo de los trámites realizados.

Los botones de la columna “Eliminar” realizan la eliminación del registro seleccionado.

- El botón “Nuevo trámite”, permite adicionar el registro de un nuevo “Trámite”.

- El botón “Imprimir” permite imprimir el listado de los registros existentes.

- El botón “Panel de control de trámites, le permite acceder a la pantalla del “Panel de control de trámites “ en la cuál puede seleccionar algún tipo particular de configuración.

El botón “Personalizar”, se utiliza para personalizar su clave de acceso y su fondo de pantalla, tras presionar en este botón aparecerá la pantalla siguiente:

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MINISTERIO DE TRABAJO Si conoce la ubicación exacta del fondo de pantalla deseado, debe de introducir

Si conoce la ubicación exacta del fondo de pantalla deseado, debe de introducir la dirección de la misma en el cuadro de texto “Fondo de pantalla”, en caso de no conocer la dirección física, presione en el “Botón para buscar imágenes” que se encuentra enmarcado en la figura anterior. Tras presionar en este botón, le aparecerá en pantalla la pantalla “Abrir”, en la cual podrá seleccionar y buscar el tipo de fondo que desee.

podrá seleccionar y buscar el tipo de fondo que desee. Si por el contrario decide cambiar

Si por el contrario decide cambiar su contraseña de acceso al sistema, lo que debe de hacer, es presionar en el botón “Clave” y posteriormente escribir su clave actual para acceder a la pantalla de “Control de claves de acceso”, en la cuál se le presentan diversas opciones.

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MINISTERIO DE TRABAJO Sistema de Correspondencia y Trámites Página 34