UNIVERSITATEA “AL. I.

CUZA”, IAŞI FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR

Sistemul informaţional al furnizorilor

COORDONATOR: Conf. Dr. Gabriela Meşniţă

STUDENŢI:

1. Identificarea proiectului 1.1. Descrierea organizării întreprinderii
Obiectul de activitate
În prezent, activităţile pe care le desfăşoara SC Butto SRL sunt activităţi de comerţ intern (marochinărie, gablonţuri), prestări servicii (repararea, recondiţionarea şi întreţinerea maşinilor şi utilajelor folosite în industria uşoară), precum şi activităţi de import - export şi distribuţie de produse de curaţenie, marca SANO. Firma este reprezentant zonal al marilor firme cu prestigiu internaţional în industria uşoară şi anume Minerva Cehia, Garudan, Siruba

Date de identificare şi scurt istoric
SC. BUTTO, potrivit normelor legale în vigoare, se încadrează în categoria societăţilor mijlocii, forma de organizare a firmei fiind cea a unei societăţi cu răspundere limitată. A fost înmatriculată la Registrul Comerţului în data de 28.05.1992, sub numărul de înmatriculare J22-1451-1992, cu numărul de înregistrare fiscală R1962275. Sediul social al societăţii este declarat în Iaşi, Str. Toma Cozma, nr.87. În ceea ce priveşte activitatea firmei SC Butto SRL Iaşi, ea îşi desfăşoară activitatea prin punctul de lucru deschis în localitatea Iaşi. Acesta este situat pe strada Piaţa Voievozilor nr.16, parter. Tot în punctul de lucru din strada Piaţa Voievozilor, Iaşi funcţionează şi birourile firmei.

Parteneri, concurenţă, cifra de afaceri
Partenerii de afaceri şi clienţii săi sunt nume sonore în domeniul confecţiilor, marochinăriei şi a produselor de curăţenie SANO, precum Casa Wanda, Gold Revoli, Confecţii Integrate Moldova, Iasitex, Prima Fashion, Moldova Tricotaje, Motexco, Europlast, Socom Arta de Gradul I, Cristian Invest, Niky Fashion, Iasiconf, Hi-Tex, Mercur Mary, CH Unirea (Hotel Unirea), Turism Moldova (Hotel Astoria şi Traian), Unita Turism Holding (Hotel Moldova) etc., firme care acţioneaza atât pe piaţa românească cât şi pe piaţa internaţională.

2

Poziţia ei favorabilă de pe piaţa este datorata şi faptului că pe piaţa întâmpină o concurenţa slabă, atât pe piaţa din Iaşi cât şi pe pieţele învecinate. În Iaşi, există doar înca 2 firme care au un obiect de activitate asemănător, dar care atât din punct de vedere al calităţii cât şi din punct de vedere al preţurilor practicate sunt pe o poziţie inferioară firmei Butto. SC Butto SRL Iaşi realizează în medie pe luna o cifra de afaceri de cca. 800 milioane lei, cifra care se datorează activităţii de calitate pe care o desfăşoară.

Functiile intreprinderii si activitatile pe care le desfaşoară
In cadrul societatii SC Butto SRL se intalnesc urmatoarele functii: financiar- contabila si comerciala. Prin functia financiar-contabila se asigura echilibrul financiar al societăţii, aceasta funcţie este realizatş de biroul financiar-contabil, care are drept îndatoriri: sortarea actelor contabile ale societăţii, verificarea formei documentelor, evidenţa zilnică a încasarilor şi plăţilor, înregistrarea cronologica în contabilitate a documentelor ce reflecta operatiunile firmei, calcularea impozitelor si taxelor si contributiilor, întocmirea si depunerea lunara a declaratiilor privind impozitele si taxele, precum şi evidenţa personalului privind salarizarea.. Funcţia comercială constă în activităţi legate de aprovizionarea cu mărfuri şi materiale necesare consumului intern al firmei, precum şi informarea cu privire la oferta de produse a firmei şi promovarea acesteia prin intermediul agenţilor de vânzări, la nivel local. Aceştia au în vedere extinderea canalelor de distribuţie şi dezvoltarea portofoliului de clienţi.

Structura organizatorică a firmei
SC Butto SRL are o structură organizatorică funcţională, personalul său având următoarele funcţii în cadrul firmei: • Administrator- Butunoi Liviu

• Director tehnic- Găureanu Cristina
• • • • • Contabil- Ţugui Anamaria Gestionar- Busuioc Tereza

Vânzător- Dănilă Cristina Agenti de vânzări- Brumă Iulian, Dascălu Marius Mecanic de întreţinere- Cucu Gheorghe

3

• Gestionarul. 4 .În firmă. agenţi de vânzări şi mecanic. ierarhia este următoarea: • Directorul tehnic şi contabilul sunt subordonaţi administratorului. agenţii de vânzări şi mecanicul sunt subordonaţi directorului tehnic. vânzătorul. În ceea ce priveste structura ierarhică a firmei aceasta cuprinde 5 nivele ierarhice :      nivelul 1 : AGA . nivelul 3 : Director tehnic şi contabil . nivelul 5 : depozit şi magazin. nivelul 4 : Gestionar. nivelul 2 : Administrator . vânzător.

AGA ADMINISTRATOR DIRECTOR TEHNIC BIROUL FINANCIARCONTABIL GESTIONAR VÂNZĂTOR AGENŢI DE VÂNZĂRI MECANIC DEPOZIT MAGAZIN STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A FIRMEI SC BUTTO SRL 5 .

prin repetarea imprimării aceleaşi linii. mişcări. În Date se introduc informaţiile şi datele de orice fel şi se prelucrează.1. mai mare. pentru ITM şi pentru şomaj şi aplicaţii XL pentru calcularea salariilor. iar în Liste obţinem rapoartele şi listele acestor prelucrări. Firma deţine varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR. modulul mentor există următoarele submeniuri: unelte. Ca utilitare regăsim aplicaţii de tip Office. Imprimantele matriciale realizează tipărirea NLQ (Near-Letter-Quality).4 GB. HDD 80GB. tipărire şi aranjare. În Date. stocuri.2. 128 MB RAM. Alte aplicaţii sunt programele pentru declaraţii fiscale. Calculatoarele folosesc procesoare de tip Intel Celeron şi IBM structurate astfel: Intel Celeron D326 cu 2. folosind o aplicaţie comună. cât şi la gestionar. plăţi/ 6 . monitor 15″.2.56 GHz. Norton AntiVirus 2004 şi Kaspersky Anti-virus sunt antiviruşii folosiţi în aplicaţiile de gestionare a fişierelor şi directoarelor. Conectarea calculatoarelor în reţea este realizată cu cablu UTP. Ele sunt preferate de unitate datorită raportului preţ/performanţe foarte bun şi a faptului că asigură tipărirea în mai multe exemplare. Un calculator se află în biroul contabilitate. pe beneficiari de venit. Urmează modulul Service cu submeniurile sale: unelte. Resurse software Sistemele de operare întâlnite sunt Windows ′98 şi Windows XP Professional. Aceste aplicaţii sunt realizate în regim propriu. CDRW. declaraţiile privind impozitul reţinut pe veniturile cu regim de reţinere la sursă. OPFV. monitor 17” 20 IBM cu 650 MHz. declaraţii fiscale pentru CAS. care este achiziţionată din exterior cu licenţă.2. HDD 6. În firmă sunt utilizate imprimante matriciale atât la biroul contabilitate. Modulele principale ale aplicaţiei sunt: Mentor şi Service. Winmentor cuprinde două ferestre: Liste şi Date. Microsoft Office 2003. 1. WinMENTOR cuprinde instrumente integrate pentru stocarea. care oferă posibilitatea evidenţierii stocurilor atât valoric cât şi cantitativ. cu mai multe module.2. cu excepţia aplicaţiei WINMENTOR. legate în reţea. iar cel de-al doilea la gestionar. contabile. trezorerie. parteneri. operare. diverse. Prezentarea principalelor resurse informatice existente 1. 256 Mb DDR400.1. Resursele hardware În unitate există două calculatoare. analiza si raportarea rapida a informaţiilor permitând accesul rapid la informaţiile contabile si de gestiune.

contabilul ocupându-se de administrarea reţelei. recuperare. Printre avantajele acestei aplicaţii se numără posibilitatea configurării modului de realizare a înregistrărilor contabile astfel încât acestea să fie conforme cu activitatea specifică a firmei. constituţii.3. ordine. emise de Guvern. Comisia Valorilor Mobiliare. Parlament. diverse. De asemenea. dar cu alte submeniuri ce efectueză alte operaţiuni. avarie. regulamente. 7 . Această bază de date este actualizată săptămânal. după cuplare având aceleaşi proprietăţi ca şi cele introduse pe calculatorul central. ieşiri. • Crearea unui sistem informatic on-line privind vânzările de produse de curăţenie SANO. fuzionări şi conversie. imobilizări. CODUL COMERCIAL. Pachetul de programe permite introducerea datelor în fiecare compartiment şi apoi transferul pe un calculator central (aflat la sediul firmei. Presedinţie. iar meniul. mai exact toate tipurile de acte oficiale din perioada menţionată. CODUL CIVIL. creşterea vânzărilor şi a profitului (atragerea de noi clienţi). iniţializare. 1. Mentorul conţine: diverse. trezorerie şi contabile. există aceleaşi module. coduri (CODUL PENAL. ieşiri. nu este necesară o conexiune fizică între calculatoarele firmei.încasări. care pot fi accesate uşor şi rapid. instrucţiuni.3. trezorerie. nu are un compartiment distinct în ceea ce priveşte IT-ul.. CODUL FAMILIEI. Cele mai folosite aplicaţii ale acestor meniuri şi submeniuri sunt: interne. nomenclatoare. Resurse umane Firma Sc Butto Srl. DE PROCEDURA PENALA. hotărâri. Banca Naţională. intrări. Ministerul Finanţelor. care este o colecţie de date de specialitate care cuprinde toate reglementările din ţara noastră. interne.2. DE PROCEDURA CIVILA. închidere. iar specialiştii firmei sunt la curent cu toate noutăţile. Proiecte informatice În vederea dezvoltării sistemului informatic firma îşi propune să realizeze următoarele proiecte: • Achiziţionarea programului Legis. 1. Service-ul are ca submeniuri: diverse. intrări. În Liste. la fel pierderile din transport sau depozitare). norme. dezvoltarea imaginii de firmă. circulare. creşterea eficienţei operaţiilor (pierderile de timp sunt reduse. Datele transferate sunt cuplate logic. etc. contabile. la serviciul de contabilitate). etc). având ca avantaje reducerea cheltuielilor de personal. tipărire şi aranjare. imobilizări. LEGIS este achiziţionată din exterior şi cuprinde legi. Ministere etc. decrete.

Identificarea principalelor sisteme informaţionale financiar-contabile din organizaţie Sistemul informaţional de evidenţă a mijloacelor fixe În cadrul sistemului informaţional al mijloacelor fixe se efectuează o serie de operaţiuni dintre care cele mai importante sunt: recepţia mijloacelor fixe şi gruparea acestora pe categorii. fişa analitică a mijloacelor fixe. Sistemul informaţional al clientilor. Sistemul informaţional personal. borderou de achiziţii. stabilirea plusurilor şi minusurilor în urma inventarierii. Sistemul informaţional al mărfurilor În cadrul sistemului informaţional al mărfurilor se ţine evidenţa acestora prin intermediul următoarelor operaţiuni: recepţia mărfurilor pe bază de NIR. centralizatorul listă de inventariere. existent în punctul de funcţionare al biroului firmei. Sistemul informaţional al furnizorilor. factura.2.1. 2. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: avizul de însoţire a mărfii. plan de amortizare. bonuri de transfer. 8 . Sistemul informaţional al mărfurilor. Documente de intrare: proces verbal de recepţie. raportul mijloacelor fixe. Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al mijloacelor fixe sunt: balanţa lunară analitică şi sintetică a mijloacelor fixe. Sistemul informaţional al trezoreriei. Initierea proiectului de dezvoltare a sistemului informational ales Sistemele informaţionale identificate în cadrul societăţii Butto sunt: Sistemul informaţional de evidenţă a mijloacelor fixe. Sistemul informaţional al contabilităţii generale. stabilirea plusurilor şi minusurilor în urma inventarierii patrimoniului. nomenclator mijloace fixe. primirea de rebuturi de la clienţi. scoaterea din gestiune. proces verbal de punere în funcţiune. lista de inventariere. nota de recepţie şi constatare de diferenţe. darea în folosinţă. bon de mişcare a mijloacelor fixe. calculul amortizării pe baza planului de amortizare. distribuirea mărfurilor direct din depozit sau indirect prin magazinul de desfacere al firmei. ieşirea din gestiune.salarizare. proces verbal de scoatere din funcţiune. stabilirea duratei de uitlizare.

Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contractul de vânzare-cumpărare. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: filă C. facturi de întocmit.Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al mărfurilor sunt : comanda aprovizionare. jurnal privind decontările în numerar cu furnizorii. fişă de magazie. raportul de gestiune. fişe de încasare. precum şi situaţia datoriilor şi a creanţelor unităţii. bilet la ordin. centralizator contracte de vânzarecumpărare. jurnal de vânzări. Sistemul informaţional al clienţilor Gestionarea tuturor operaţiilor de vânzare se face în cadrul sistemului informaţional al clienţilor. Sistemul trezoreriei preia datele din sistemul furnizorilor şi al clienţilor.C. balanta analitica si fisa analitica 9 . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contract de vânzare-cumpărare. aviz de însoţire a mărfii. comandă Sistemul informaţional al furnizorilor În cadrul sistemului informaţional al furnizorilor se gestionează toate operaţiile de achiziţionare. lista contribuţii. situaţia facturilor neîncasate Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al clientilor sunt: factură fiscală. Sistemul informaţional al trezoreriei Sistemul informaţional al trezoreriei asigură evidenţa încasărilor şi plăţilor efectuate atât în numerar cât si prin bancă. extras de cont.E. compensări acordate. ordinul de compensare. De asemenea se ţine evidenţa furnizorilor prin întocmirea rapoartelor ce conţin fişe furnizori. fişe de plată. nomenclatorul clienţilor. factura fiscală. chitanţă. dispoziţie de livrare. lista avans. rabaturi primite. situaţia facturilor neîncasate. necesar materiale. proces vebal privind compensarile. discount-uri. stat de salarii. proces vebal modificat privind compensarile Documentele şi rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al furnizorilor sunt: comandă.. Documentele şi rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al trezoreriei sunt: ordin de plată. listă facturi plătite. compensări primite. De asemenea se ţine evidenţa clienţilor prin întocmirea rapoartelor ce conţin: fişe clienţi. discount-uri. nomenclator furnizori. dispoziţie de încasare/ plată. jurnal pentru cumpărări. notă de recepţie şi constatare diferenţe.

2.1 Componentele organizatorice ce au responsabilităţi în sistemul informaţional al furnizorilor Directorul tehnic : 10 . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: notele contabile. precum şi pontajele pentru calculul salariilor. jurnal de cumpărări/vânzări. registrul jurnal Sistemul informaţional personal. la bugetul asigurărilor sociale de stat. precum şi evidenţa tuturor angajaţilor şi funcţiile acestora. fişe fiscală 1 şi 2. obligaţiile şi venitul net al firmei prin întocmirea jurnalelor. lista cu reţinerile.salarizare Sistemul salarizare preia datele despre angajaţi. grila privind deducerile personale. Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al salarizării sunt: stat de salarii. bilanţul. înregistrare avans chenzinal. calculul concediilor medicale sau de odihnă. nomenclator personal. pontaj avans şi pontaj lichidare. contul de profit şi pierdere.contabile ale unităţii. balanţa de verificare. preluarea pontajelor lunii. În cadrul sistemului informaţional personal-salarizare se efectuează următoarele operaţiuni: iniţializarea salariilor pentru luna curentă. de a sintetiza modificările de active. a deducerilor personale.2. listă de avans chenzinal.2. a concediilor. concediile de odihnă. a sancţiunilor. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fişa de pontaj. Definirea ariei de întindere a sistemului informaţional al furnizorilor Unitatea are doua gestiuni: • • gestiune valorică a maşinilor şi a pieselor de schimb gestiune cantitativă a produselor de curaţenie SANO 2. rapoartelor şi situaţiilor financiare. înregistrarea declaraţiilor lunare la bugetul de stat. înregistrarea statelor de salarii. fişa postului. contractul de muncă. Scopul acestui sistem este de a ajuta la centralizarea tuturor tranzacţiilor financiar. înregistrarea fişelor fiscale.Sistemul informaţional al contabilităţii generale Sistemul informaţional al contabilităţii preia datele introduse în toate celelalte sisteme informaţionale.fisă de cont. Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al contabilităţii generale sunt: declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetul general consolidat. a sporurilor. la bugetul asigurărilor pentru şomaj.

spre exemplu vânzările dintr-o lună. mărfurile şi mijloacele fixe Verifică corectitudinea întocmirii documentelor primite de la furnizori. • Biroul contabilitate: • Primirea de la vânzător a facturilor privind materialele.• Semnează contractele cu furnizorii de mărfuri. • • • • • • Gestionarul: • Primeşte şi verifică marfa de la furnizori şi răspunde de aşezarea acesteia în depozite. în vederea îmbunătăţirii relaţiilor cu Primeşte ofertele de produse de la furnizori. Realizarea plăţilor prin casierie. spre a fi prelucrate. • • la furnizori. • Primeşte şi semnează facturile de la furnizori. de materiale pentru consum propriu. Realizarea de compensări cu furnizorii. Transmite diverse rapoarte privind. mijloace fixe. • 11 . • furnizorii. dar şi de Menţine relaţiile de bună colaborare cu furnizorii firmei: Preia comenzile de mărfuri şi materiale necesare consumului propriu şi transmite comenzile Răspunde de participarea firmei la Târguri şi Expoziţii. Realizarea viramentelor către conturile bancare ale furnizorilor. acolo unde este cazul. Întocmeşte lista cu produsele deteriorate pe care o transmite directorului tehnic spre a • fi returnate furnizorilor. Verifică marfa conform facturii. Verifică discount-urile de pe facturi.

Director tehnic com anda centralizatorcontracte PVprivindcom pensarile necesarm ateriale PVm odificatprivindcom pensarile 0 factura necesar-m ateriale necesar-m ateriale Gestionar Depozit SIF aviz-de-insotire-a-m arfii contract NRCD jurnalcum parari necesarm ateriale ordin-decom pensare nom enclatorfurnizori Biroul financiar-contabil 12 .

13 .

asigură efectuarea corectă şi la timp a înregistrărilor contabile privind contabilitatea prelucrarea datelor de pe facturi prelucrarea si centralizarea necesarelor de materiale lansarea comenzilor tine evidenta contractelor cu furnizorii şi o trimite spre aprobare conducerii.2 Clasele de operaţii economice reflectate în sistemul furnizorilor Principalele clase de operaţii economice reflectate în acest sistem sunt: • întocmirea planului săptămânal de aprovizionare în baza necesarelor primite de la depozit urmăreşte şi înregistrează avizele şi facturile. • • • • • • operaţiunilor de achiziţie a mărfurilor de la furnizori 14 .2.2.

1 Descrierea iesirilor Denumire ieşire Structura ieşirii Date de identificare(C.7) Bază impozitare(N. Facturi.fact(N. Intrări. exemplare Proces prelucrare din care se obţine Observaţii Jurnal cumpărări Facturi. chitanţe. la sfârşitul lunii Biroul fin-ctb Introducere facturi Notă de recepţie şi constatare diferenţe Factura Winmentor.7) Data(D. nr.2) Nr.7) Partener(C. jurnal cumpărări Raport programat.8) Cumpărări scutite de TVA(N.3. fişiere sau dosare) de unde se obţin datele Tipul ieşirii şi momentul obţinerii Destinaţia ieşirii.40 ) Documentul/ documentele pe baza căruia se obţine Loc stocare (tabele ale bd.40) Total val cu TVA(N. bonuri fiscale Winmentor.doc(N.7) Nr.3) Data doc(D.crt(N.10) Tip doc(C.40) Nr. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor 3. receptie Act Biroul fin-ctb Introducere facturi 15 .7) Val TVA(N.doc(N.10) Nr.furnizor(C.7) Den.

30) Semnătura Data(D.7) TVA totală(N.10) Centralizator contracte vânzarecumpărare Nr.7) Valoarea la preţ de vânzare unitară inclusiv TVA(N.45) U.7) Adaos comercial total(N.curent(N.8) Valoarea la preţ de vânzare totală inclusiv TVA(N.40) Obiect Contract.Adresa furnizor(C.5) Preţ la recepţie(N.10) Denumire furn(C.15) Nr.1 exemplar Evidenţa contractelor cu furnizorii Se ţine manual 16 .7) Adaos comercial unitar(N.8) TVA unitară(N. facturi Dosar contracte Neplanificat Directorul tehnic.7) Preţ unitar+adaos comercial(N.8) Nume şi prenumecomisie de recepţie(C.2) Denumire bunuri recepţionate(C.5) Cantitate(N.contract(N.7) Dată contr(D.M(C.

(D. Partener.1 exemplar Introducere facturi Facturi.7) Data(D. avize Winmentor.(N.10) Suma(N. proces Dosar compensari verbal compensare Programat.150) Termen de livrare(C.7) Total(N.24) Banca(C.7) Date agent ec.10) Nr.7) Facturi.60) Numărul borderoului(N.7) Data fact.1 exemplar Introducere facturi Ordin de compensare 17 .13) Codul fiscal(C.7) Data(D.iniţiator(C.40) Nr. comerţului(C. la sfârşitul lunii Biroul financiarcontabil.20) Contul(C.(N.7) Valoare compensată(N.10) Modalităţi de plată(C.10) Denumire furn.Nomenclator furnizori contract(C. Nomenclator Programat.7) Sediul(C.60) Date agent ec.10) Valoare fact. la sfârşitul lunii Biroul financiarcontabil.de înmatriculare în reg. (C.destinatar(C.fact.60) Judeţul(C.(N. Nomenclatoare.20) Număr doc.

10) Suma(N.12) Nume distribuitor(C.(C.1 exemplar Generare comenzi Facturi Dosar compensari Programat.60) Data(D.iniţiator(C.fact.20) Denumire prod.7) Date agent ec.(N.(N.7) Necesar de materiale.7) Valoare compensată(N.(N.4) Nr.3) Cod prod.7) Total(N. la sfârşitul lunii Directorul tehnic.destinatar(C.M.60) Date agent ec.12) Data comenzii(D.10) Valoare fact.5) Cantitate(N.(N. contract Dosar comenzi Act Directorul tehnic.7) Data(D.comenzii(N.5) Termen de livrare(C.7) Data fact.crt.40) U.1 exemplar Introducere facturi 18 .Comanda Proces vebal privind compensarile Denumire furn(C.10) Nr. (C.(D.10) Nr.10) Număr doc.(N.

Cant*preţ unitar= valoare fără TVA . jurnal cumpărări Centralizator contract vânzarecumpărare . în meniul Intrări. Facturi.preţ de intrare Evidenţa contractelor cu furnizorii . Avize Facturi Notă de recepţie Dosar Aviz de şi constatare compensari insotire a diferenţe Winmentor.adaos comercial= (preţ de vânzarevaloare TVA).modificare date contract furnizor -centralizare contracte Contract vânzarecumpărare Dosarul cu contracte Se tin manual 19 . e privind Receptie compensarile Winmentor. compensaril Proces vebal Intrări.3. modificat Ordin de Nomenclator privind compensare Winmentor.obţinerea NRCD-urilor . marfii Nomenclator Nomenclatoare. Facturi Jurnal Winmentor cumpărări Intrări.Total valoare fără TVA+ total valoare TVA= total factură . dupa care se face actualizarea datelor atunci când este cazul si se obţine nomenclatorul furnizorilor .Valoare fără TVA*19%= valoare TVA .2 Descrierea prelucrarilor Descrierea succintă a operaţiunilor de prelucrare Intrări în proces Ieşiri din proces Locuri de stocare Formulele sau relaţiile de calcul Proces Observaţii Introducere facturi .se introduc datele despre furnizori.compensare sume datorate Winmentor. Proces vebal furnizori Partener.

8) Valoare TVA(N.8) Valoare totală TVA(N. comerţului(C.12) Nr.20) Contul(C. exemplare Sursa de intrare în sistem Loc arhivare4 Structură Date preluate Loc stocare Proces Observaţii Factură fiscală Furnizor 1 Gestionar Biroul Denumire financiar.24) Banca(C.3 Descrierea intrarilor Denumire intrare Emitent Nr.60) Judeţul(C.5) Cantitate(N.24) Banca(C.40) Contul(C.de înmatriculare în reg.7) Sediul(C.de înmatriculare în reg.20) Nr.13) Codul fiscal(C.24) 20 Denumire furnizor(C.2) Denumire produs(C.furnizor(C.40) contabil Nr.45) Unitate de măsură(C.20) Contul(C. comerţului(C.6) Valoare Winmentor.crt (N.60) Judeţul(C.7) Data(D.20) Denumire cumpărător(C.lansare comenzi Necesar materiale Comanda Dosar comenzi 3. Introducere în meniul facturi Intrări.13) Codul fiscal(C. Fact(N.10) Nr.Generarea comenzilor -stabilire necesar materiale .5) Preţ unitar(N.6) Valoare totală fără TVA(N.7) Valoare(N.7) Sediul(C. Facturi discount .

6) Valoare totală(N.2) Denumire produs(C.M.5) Cantitate(N.5) Semnătura şi ştampila 21 totală(N. Fact(N.3) Nr.9) .6) Valoare totală fără TVA(N.(C.8) Valoare TVA(N.9) Data(D.15) Număr(C.2) Număr carte de identitate(N.7) Valoare(N.20) Cota TVA(C.7) Data(D.8) Valoare totală TVA(N.Banca(C.30) Serie carte de identitate(C.crt (N.9) Nume delegat(C.5) Preţ unitar(N.aviz de însoţire a mărfii(N.6) Mijloc de transport(C.7) Nr.45) U.10) Nr.10) Ora(T.

Dată contr(D.150) Termen de livrare(C.13) Codul fiscal(C. comerţului(C.Contract Vânzarecumpărare Biroul financiarcontabil 1 Contabil Aviz de însoţire a mărfii Furnizor 1 Biroul Nr.10) Denumire furn(C.7) Sediul(C.de înmatriculare în reg. Fact(N.40) Obiect contract(C. Avize Introducere facturi .40) Denumire benef(C.contract(N.10) Valoare totală(N.40) contabil Nr.7) financiar.10) Denumire furnizor(C.de înmatriculare în reg.40) Nr.furnizor(C.contract(N.10) Gestionar Biroul Denumire financiar.24) Banca(C.10) Modalităţi de plată(C.10) Modalităţi de plată(C.12) Nr.20) Denumire cumpărător(C.20) Contul(C.60) Judeţul(C. comerţului(C.7) 22 Nr.10) contabil Denumire furn(C.9) Dosarul cu contracte Evidenţa contractelor cu furnizorii Winmentor Intrări.13) Codul fiscal(C.150) Termen de livrare(C.7) Dată contr(D.40) Obiect contract(C.7) Data(D.

45) U.crt (N.5) Preţ unitar(N.10) Nr.M.7) Nr.7) Valoare(N.20) Contul(C.15) Număr(C.8) Valoare totală(N.9) Data(D.5) Semnătura şi ştampila 23 .24) Banca(C.6) Mijloc de transport(C.9) Nume delegat(C.5) Cantitate(N.Sediul(C.2) Denumire produs(C.20) Data(D.(C.60) Judeţul(C.2) Număr carte de identitate(N.30) Serie carte de identitate(C.10) Ora(T.aviz de însoţire a mărfii(N.

iniţiator(C.destinatar(C.destinatar(C. Depozit.10) contabil Suma(N.7) Dosar Date agent compensari ec.7) financiar. Director tehnic Furnizor 1 - - - - Generarea comenzilor Nu se arhiveaza. 1 Biroul financiar contabil.iniţiator(C.60) Date agent ec.60) Valoare compensată(N.7) Date agent ec.60) Valoare compensată(N.Necesar materiale Proces vebal modificat privind compensarile Gestionar.(N.7) Suma(N. se transmit verbal Director tehnic Biroul Număr doc.Data(D.7) Introducere facturi 24 .60) Date agent ec.

Diagrama descompunerii functionale 25 . Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor 4.4.1.

Sistemul informationa l a l furnizorilor Introducere facturi Evidenta contractelor cu furnizorii Genera rea comenzilor Introducere date furnizori Obtinerea NRCDurilor Co mpensare sume datorate Modificarea conditii contracte Centralizare co ntracte Stabilire necesar materiale Efectuare comanda Generare rapoarte Actualizare BD furnizori existenta Transmiterea PV furnizorului Into cmirea ordinului de compensare 4. Diagrama fluxurilor de date Diagrama de context 26 .1.

Dir ctorte e hnic co a d mn a cna a r e tr liz tocna o tr cte PVpivin r d co p n aile me s r n ce ae sr m teia a r le PVm d to ifica piv d r in c m e saile o pn r 0 fa tua c r n ce a.afii co tr ct na N C R D jun lra c m aai u prr n ce ae sr m teia a r le od .e r ind co p n r m e sae n m n la ro e c to fun oi r iz r B iroul financ iar-c ontabil Diagrama de nivel 0 27 .a ria e s rm te le n ce a-m te le e s r a ria G estionar De pozit SIF a iz ein o -am r v -d .s tire .

Winm entor Intrari facturi receptie dateexistenteNRCD Winmentor Intrari avize da te-noi-avize da -existentete avize date noiNRCD 1 date existentecum parari Winm entor jurnal cum parari Winm entor Nomenclatoare parteneri nom enclator date -noi-furnizo ri da te-existente-furnizori da oi-cum rari te-n pa jurnal-cum parari no encla r-furnizori m to Introducere facturi date-e xistente-facturi Winmwntor Intrari facturi aviz-deinsotirea-m arfii factura date-n oifacturi PV-privindco pensarile m da te-noico pen m sari da teexistenteco pensari m NRCD ordin-de -com pensa re Biroul financiarcontabil Gestionar PV-m odificat-privind-com pensarile Director tehnic co and m a ne cesarm ateriale Director tehnic ne cesar-m ateriale 3 Dosar compensari Gestionar Dosar com enzi dateexistentefacturi centra tor-contracte liza da -existentete co cte ntra date -noicontra cte co ct ntra Dosar contracte date-existente-com enzi da oi-com zi te-n en Generarea comenzilor Director tehnic ne cesar-m ateriale date-e xistente-co ntracte 2 Biroul financiarcontabil ne cesarm ateriale Evidenta contractelor cu furnizorii Biroul financiarcontabil Depozit Diagrame de nivel 1 28 .

Winmentor Intrari avize da tedateexistentenoi-avize avize 1.1 factura aviz-de-insotire-a-m arfii date-noi-facturi date-existente-facturi Gestionar Introducere date furnizori Winmwntor Intrari facturi jurnal-cum parari datenoifurnizori dateexistentefurnizori dateexistentecum parari date-noicum parari date-existente-facturi nom encla tor-furnizori Winm entor Nom enclatoare parteneri nom enclator Winm entor jurnal cum parari B iroul financiarcontabil date-existen te-facturi NRCD 1.3 Director tehnic PV-privindcom pensarile PV-m odificat-privindcom pensarile date-noicom pensari date-existentecom pensari Winm entor Intrari facturi receptie 1.2 date-existente-NRCD date-noi-NRCD Obtinerea NRCD-urilor Dosar com pensari Com pensare sum datorate e ordin-de-co pensare m B iroul financiarcontabil 29 .

2 Modificarea conditii contracte centralizator-contracte Centralizare contracte Director tehnic datenoicontracte date-existente-contracte Dos a r contra cte 30 . 1 Biroul financiarcontabil contract 2.W inmwntor Intra ri fac turi dateexistentefacturi 2.

a r le D osar contr acte d tee a .G io a est n r D o ep zit n ce r e sam teia a r le n ce rm teia e sa.a r le e sa m teia co a d mn a D o irect r t n eh ic B u iro l f a cia in n rco t b na il 31 .xiste te m n n -co e zi Eect a f u re co a d mn a Sa iliren tb ecesa r mt le aeria d ten i.2 3.1 d tee a .o co e zi D osar com enzi n ce r e sam teia a r le n ce r.xiste te n co tr cte na 3 .m n a .

1 .so -a a ein tire -m rfii fa ra ctu Gestionar 32 .1 Generare rapoarte d te o vize a -n i-a 1.Diagrame de nivel 2 B iroul financiarcontabil W entor inm jurnal cum parari d te a e xiste te n cu p ra m a ri d te a n io fu izo rn ri d te a n io cu p ra m a ri W w inm ntor Intrari facturi ju a m a ri rn l-cu p ra W entor inm Nom enclatoare parteneri nom enclator d te xiste te a -e n fu izo rn ri n m n to rn ri o e cla r-fu izo d te xiste te ctu a -e n -fa ri W entor inm Intrari avize d te xiste te vize a -e n -a d te o ctu a -n i-fa ri 1 .1 .2 Actualizare B D furnizori existenta a viz-d .

2.1 Tra n smit erea PV f u rn izo ru lu i date-noi-compensari Dos ar compens ari date-existente-compensari 1.W inmwntor Intrari facturi dateexistentefacturi Biro u l f in a n cia rco n ta b il ordin-de-compensare 1.2.2 In t o cmirea o rd in u lu i d e co mp en sa re P V -privind-compensarile P V -modificat-privind-compensarile D irect o r t eh n ic 33 .

Culegerea informatiilor pentru modelarea conceptuala a datelor 5.5.1 Construirea matricei CRUD PROCESE Dosar comenzi Introducere date furnizori Compensare sume datorate Obtinerea NRCD-urilor Modificare conditii contracte Centralizare contracte Stabilire necesar materiale Efectuare comanda Dosar compensari Dosar contracte LOCURI DE STOCARE Winmentor Winmentor Intrari Facturi Intrari Facturi Receptie CRU CRU R R CU R CU R R R CRU Winmentor Intrari Avize CRU Winmentor Jurnal Cumparari CRU Winmentor Nomenclatoare Parteneri Nomenclator CRU 34 .

Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem 6. Solutia este deschiderea unui dosar in care sa se pastreze necesarele. birou financiar. daca nu s–a notat separat necesarul fiecarei entitati. pur si simplu insarcinarea unei persoane deja existente in firma.5. sa nu se stie care e cantitatea din fiecare produs ce corespunde la fiecare in parte. gestionar) se transmit verbal. la sosirea comenzii. cineva care sa fie responsabil cu aceste plati. cu plata furnizorilor de utilitati. macar pana la venirea comenzii pentru a stii ce produs si in ce cantitate.contabil. un produs se gaseste pe mai multe facturi 6. depozit. . un fel de program care sa stocheze datele cu scadenta facturilor si sa ne atentioneze de fiecare data cand se apropie scadenta uneia dintre ele • O alta rezolvare ar fi. de aceea ne-am gandit sa implementam o aplicatie.1 Cerinte functionale • Platile facturilor la utilitati se fac intarziat intotdeauna si firma sufera penalizari. este de repartizat la fiecare entitate. o persoana care poate fi trasa la raspundere cand se mai intampla ca firma sa primeasca penalitati pentru intarzieri la plata facturilor • Necesarele de materiale care vin din partea entitatilor( director tehnic. Fiecarui act si document cu regim special din firma ii corespunde un singur numar de inregistrare si o singura data O factura ii corespunde unui singur furnizor Un contract la mai multi furnizori Raport 1:M • • • • • • Unui jurnal de cumparari ii corespund mai multe facturi Unui ordin de compensare ii corespund mai multe facturi Unei comenzi ii corespund mai multe necesare de materiale Unui centralizator de contracte ii corespund mai multe contracte Un nomenclator al furnizorilor cuprinde mai multi furnizori Unui furnizor ii corespund mai multe facturi Raport M:N • O factura contine mai multe produse. de aceea se intampina problema ca dupa centralizare.2 Identificarea entitatilor de date si a cardinalitatilor dintre ele Raport 1:1 • • • • Unei facturi fiscale ii corespunde o nota de intrare receptie si constatare de diferente.

Solutia ar fi achizitionarea de noi componente hardware sau adaugarea de memorie RAM la cele deja existente.contabil. 36 .2 Cerinte nefunctionale • Memoria folosita de calculatoare este prea mica. care foloseste aplicatia Winmentor. problema fiind singurul contabil. care are responsabilitati extracurriculare si nu mai are timp sa se ocupe de problemele strict legate de biroul financiar. aplicatie care necesita foarte multe resurse. • Timpul de raspuns pentru obtinerea unei informatii este prea mare la biroul contabilitate. ceea ce reduce viteza de lucru. mai ales calculatorul de la biroul contabilitate.6. care sa preia responsabilitatile in plus ale contabilului. Rezolvarea este angajarea unei noi persoane.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful