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SIIGO

ESTANDAR PUNTO NET PROCESO DE CAPACITACION INTRODUCCION Y GENERALIDADES

Documento: Manual Sesin 1 de Siigo.NET Todos los derechos reservados. Ni la totalidad ni parte de esta C artilla pueden reproducirse o trasmitirse por ningn procedimiento electrnico o mecnico, incluyendo fotocopias, grabaciones magnticas o cualquier medio de almacenamiento de informacin y sistema de reproduccin, sin permiso escrito de Informtica y Gestin S.A. Empresa Autorizada Fundacin SIIGO Edicin Autorizada por Informtica y Gestin S.A. Impreso y Hecho en Colombia

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ................................................................................ 5 1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB............................... 6


1.1. QUE ES SIIGO.......................................................................... 6 1.2 BIENVENIDOS AL MUNDO EXACT SIIGO .......................................... 9 1.3. PRODUCTOS SIIGO ....................................................................10 1.3.1. Soluciones Empresariales ......................................................... 10

2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO..................................................... 19


2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO ............................19 2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN ..................................................19 2.2.1. Cuando Utilizarla?.................................................................. 19 2.2.2. Cmo Utilizarla? .................................................................... 20 2.2.3 Proceso de Actualizacin............................................................ 25 2.3. ASISTENCIA VIRTUAL ................................................................34 2.3.1. Cuando Utilizarla?.................................................................. 34 2.3.2. Cmo Utilizarla? .................................................................... 34 2.4 ASISTENCIA TELEFONICA ILIMITADA CALL CENTER ..................36 2.4.1. Cundo Utilizarlo?.................................................................. 36 2.4.2. Cmo Utilizarlo? .................................................................... 36 2.5. SERVICIO DE ATENCIN INMEDIATA VA DEXON ...........................36 2.5.1. Que es DEXON?...................................................................... 36 2.5.2. Como Funciona? ..................................................................... 37 2.5.3. Beneficios ............................................................................. 37 2.5.4. Cules son los Requerimientos de Instalacin................................. 37 2.5.5. Como se Realiza la Instalacin de Dexon....................................... 38 2.5.6. Cmo realizar la conexin Como solicitar el servicio? ..................... 47 2.5.7. Cmo obtener Este servicio? ...................................................... 50 2.6 ATENCION EN PLANTA .............................................................51 2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO ..............................51 2.7.1 Cuando Utilizarlas?............................................................. 51 2.7.2 Como Utilizarlas? ............................................................... 51 2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS...................................................................................51 2.8.1 Cuando Utilizarlos?............................................................. 52 2.8.2 Como Utilizarlos? ............................................................... 52

3.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION ..................... 53

3.1 MODULOS DE SIIGO ................................................................53 3.2 GENERA LIDADES SIIGO.NET...............................................................54 3.3. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE PARA SIIGO.NET .......................55 RAM 1 GB EN A DELA NTE .......................................................................56

4. GLOSARIO................................................................................... 60 5. NAVEGACION EN SIIGO PUNTO NET ............................................ 70

5.1. INGRESO ..................................................................................70 5.2. OPCIONES - BARRAS ..................................................................77 5.3. CATALOGOS, CONSULTAS Y REPORTES .........................................99 5.3.1. Criterios de Seleccin............................................................. 101 5.3.2 BSQUEDA S ............................................................................ 103 5.3.3. Grillas ................................................................................ 104

6. CATALOGOS .............................................................................. 105


6.1. DEFINICIN DE CATLOGOS ..................................................... 105 6.2. PRESENTACIN DEL CATALOGO................................................. 105 6.2.1. Pestaa Informacin.............................................................. 107 6.2.2. Opciones Disponibles para Mantenimiento ................................... 108

TALLER ......................................................................................... 112

INTRODUCCION

Las empresas de hoy necesitan aplicaciones que adems de permitir el registro adecuado y eficiente de su informacin contable, proporcione herramientas que puedan facilitar los procesos que involucran a las dems reas, y de esta manera, sea un arma imprescindible en la toma de decisiones. Al iniciar esta etapa con nosotros, es importante para su organizacin, tener en cuenta la presente gua sobre el manejo y beneficios de los productos y servicios tecnolgicos que Informtica y Gestin S.A. tiene a su disposicin como alternativa para la solucin de inquietudes, de forma que podamos contribuir con el incremento de la rentabilidad y productividad de su empresa, y adicionalmente reciba el permanente apoyo del equipo de trabajo altamente competitivo y comprometido con la satisfaccin total de ustedes nuestros Clientes. Bienvenidos.

1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB 1.1. QUE ES SIIGO SIIGO - Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo, que permite registrar detalladamente las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios; su utilizacin se hace a travs de computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales WINDOWS y LINUX (solo como servidor de la versin en Windows), Windows 2000, XP Profesional, 2000 , 2003 Server y se ofrecen bajo 2 versiones: WINDOWS Y PUNTO NET.

Porque el software se debe adaptar a las reglas de la empresa Ajuste el software a las necesidades de la empresa Que es SIIGO.net? SIIGO.net es un software administrativo diseado con la ltima tecnologa, para que las empresas a futuro, puedan adaptar sus reglas de negocio a las funcionalidades del software SIIGO.net esta desarrollado bajo plataforma Microsoft.NET (Visual Basic y C#.net), con un Motor de base de Datos Relacional (RDB), inicialmente con SQL-Server. A quien va dirigido SIIGO.net? A cualquier tipo de compaa que tenga los equipos de acuerdo a los requisitos para correr SIIGO.net y en especial a las empresas que tienen departamento de sistemas, porque puede potencializar los beneficios de .net Pero nuestro mercado objetivo, a donde queremos llegar, es a las medianas empresas, las cuales cumplen con los requisitos anteriores y sobre todo porque requieren ajustar sus necesidades de informacin a las funcionalidades del software Cuales son los Beneficios generales de SIIGO.net? Complementar el anlisis de la informacin, con las variables que se requieran. A partir de la generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.net, el Usuario podr crear autnomamente nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha, numrico, lgico y de texto y con la posibilidad de generar reportes con estos campos adicionales. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el Usuario, a partir de un generador de formatos Adicionalmente, los datos de los documentos, podrn ser exportados a los estndares del mercado, para imprimirlos en esos formatos Generar personalizadamente los reportes A travs de mltiples filtros, el Usuario podar generar las consultas y los reportes de acuerdo a sus necesidades especificas, incluyendo los campos libres Se podr autnomamente hacer clculos matemticos en las diferentes columnas e incluir lneas de totalizacin Adicionalmente, se pueden guardar reportes para ser reutilizados mas adelante y elaborar nuevos reportes a partir de otro existente

Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales La plataforma de desarrollo y el diseo de SIIGO.net permiten que la elaboracin de los programas especiales pueda ser realizada de una manera ms rpida y efectiva. De igual manera, el Usuario puede realizar sus propios desarrollos e integrarlos a SIIGO.net Facilitar la Integracin con otros programas SIIGO.net permite exportar los datos que el Usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (Txt, Excel, PPF, archivo plano, etc.) SIIGO.net, tambin se integra va XML de manera asincrnica o en lnea a otros programas SIIGO.net convive en lnea y tiempo real con los mdulos de inteligencia de negocios (SIIGO add-in, SIIGO BSC y SIIGO Inteligente) y en general con los dems programas complementarios a SIIGO, como e-salud, e-synergy, acadmico, etc. Flexibilizar el registro de las transacciones En SIIGO.net los Usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente (tiempo real) o fuera de lnea (por lotes) Simplicidad de manejo, todo es repetitivo El Usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.net tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla El uso estandarizado de sus funcionalidades, le permite al Usuario aprender, como se realiza un proceso, un documento, como se mira un catalogo, una consulta o se imprime un reporte, y despus repetir el manejo en el resto del programa Facilitar la elaboracin de los documentos En una sola pantalla, el Usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento Aumentar la velocidad de acceso y el registro de los datos En SIIGO.net se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el Usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida, incluso de diferentes aos. Aprovechando la ventaja diferencial de la base de datos, el tiempo de respuesta en la bsqueda y consolidacin de la informacin es mucho ms rpido, porque se diseo de tal manera que el sistema los maximiza de acuerdo a la recurrencia de estas funcionalidades Reducir el tiempo en la digitacin y consulta En SIIGO.net los Usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de mltiples buscadores, encontrar la informacin de una manera mas rpida y sencilla Adicionalmente, el Usuario podr suspender temporalmente los registros para retomarlos despus Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin De acuerdo a los perfiles de cada Usuario, en SIIGO.net se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a determinadas funcionalidades y/o a informacin no autorizada

Asegurar la informacin SIIGO.net por estar en SQL, se puede habilitar la generacin de un backup automtico 1.2 BIENVENIDOS AL MUNDO EXACT SIIGO

Con la creacin del software empresarial SIIGO (Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo) comienza un camino de xitos para Informtica y Gestin S.A., una empresa que hoy por hoy cuenta con 304 empleados directos, 91.715 Usuarios, cerca de 37.000 empresas utilizando su software, 57.000 mdulos administrativos instalados, 5500 agentes comerciales externos, 24 sucursales en Colombia ( Bogota, Antioquia, Crdoba, Huila, Risaralda, Caldas, Atlntico, Santander, Norte de Santander, Tolima, Boyac, Valle del Cauca, Cauca, Quindio y Nario), 1 Sucursal Internacional (Per), 1 Distribuidor Internacional (Ecuador) y 3 Distribuidores Regionales (Florencia, Valledupar y Villavicencio). Su afn por brindar a los Usuarios un producto con las mejores especificaciones al nivel de calidad, servicio y soporte a la toma de decisiones, Informtica y Gestin S.A., permanentemente est actualizando el software SIIGO, a travs de nuevas versiones que responden a los requerimientos generados por las legislaciones de cada pas y en especial a las sugerencias expresadas por todos sus Usuarios. Adicionalmente, se estn desarrollando permanentemente nuevos van dirigidos a satisfacer necesidades especificas de las empresas. productos

A la impecable labor realizada a lo largo de estos 20 aos, le ha valido importantes reconocimientos a nivel nacional como el otorgado en 1998 por los lectores de la revista BYTE Colombia, a El Mejor Software Administrativo Local. El 1ro. de septiembre de 1.998, la 2da. empresa de software administrativo ms grande de Europa: EXACT SOFTWARE invirti en acciones de Informtica y Gestin S.A., con el objetivo de ampliar desde Colombia el mercado latinoamericano, y para que mediante la transferencia tecnolgica, los Usuarios SIIGO obtengan productos y servicios de mayor calidad y funcionalidad.

A finales del ao 2002 se realiz el lanzamiento oficial del software Synergy, herramienta e-business desarrollada en Holanda.

e-

Ao 2004 Se realiza la III Feria SIIGO a partir de un ciclo de Conferencias en temas de administracin y con asistencia rcord de 1,066 profesionales y 713 empresas. En Abril, la compaa adquiere el 100% de las acciones de Novasys en Ecuador, para fundar Exact SIIGO del Ecuador S.A. Se comienza la comercializacin los mdulos de Inteligencia de Negocios: SIIGO add-in e Inteligente Se lanza la Certificacin como Operador SIIGO Ao 2005 Se le autoriza a la Fundacin SIIGO, el desarrollo del programa TECNICO AUXILIAR CONTABLE CON ENFASIS EN SIIGO Se logra la certificacin de CALIDAD ISO 9000 para los procesos de Prestacin de Servicios de Instalacin, Capacitacin y Servicio de Soporte (Servicio telefnico, visitas presnciales, visitas virtuales y atencin en planta) del software. Ao 2006 Se ampla la certificacin en calidad ISO 9000 a los procesos de comercializacin, Servicio al cliente, y consultora del software para la administracin de negocios. Se alcanza con Microsoft la certificacin MCGP Microsoft Certified Gold Partner Ao 2007 Se ampla el portafolio de productos con los programas: Vt-learning, software para capacitacin virtual y Gestin de evaluacin por competencias 360 GRADOS. Ao 2008 Se ampla el portafolio de productos con los programas: Balanced Scorecard (BSC), tablero de mando integral y Siigo Manufactura

1.3. PRODUCTOS SIIGO 1.3.1. Soluciones Empresariales Por tamao de empresa SIIGO Bsico

SIIGO Bsico es un software para la administracin de negocios pequeos, donde mediante la elaboracin de documentos directamente en el computador (facturas, cheques, recibos, etc.) se actualiza en lnea los registros de contabilidad, cartera o proveedores para el sector de servicios, e inventarios para el sector come rcial o distribucin de costos para el sector industrial.

El SIIGO Bsico ha sido concebido acorde a las necesidades especficas de la pequea empresa, en cuanto a mdulos, funcionalidad y recursos. Tiene todos los informes necesarios para chequear rpidamente las operaciones de negocio. Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento cinco mdulos (5) totalmente integrados. MonoUsuario Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET OPCIONES: SIIGO BASICO SERVICIOS Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO COMERCIAL Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO PROVEEDORES Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO PRODUCCION Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribucin de Costos, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO CAJERO Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO ofrece mdulos complementarios Cuentas por pagar Gestin de Nomina y Recursos Humanos SIIGO Add-in Balanced Scorecard Tablero de indicadores VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO: SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin (WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacin del sistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetros inciales se realicen en el orden requerido y de la manera ms optima. SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes Inventarios, Punto de caja,

SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentos fuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de la empresa. SIIGO Bsico integra hasta 5 mdulos en lnea y tiempo real. SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros de costos, terceros y documentos SIIGO Bsico maneja hasta 2 empresas consolidables. SIIGO permite el diseo personalizado de documentos. SIIGO migra informacin a otros programas SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios. VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo: El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla. Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin. De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a informacin no autorizada. Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos: En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida. Reducir el tiempo en la digitacin y consulta: En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de los buscadores, encontrar la informacin de una manera ms rpida y sencilla. Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran: A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc.

Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades. La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el usuario. Facilidad en la elaboracin de los documentos: En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones: En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de lnea. Generacin personalizada de reportes: A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas . Facilidad de Integracin con otros programas: SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.). Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales: El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especiales puedan ser realizados de una manera ms rpida y efectiva. SIIGO VENDEDOR SIIGO Vendedor es un software completo y de fcil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. El sistema es utilizable en computadores que operen bajo sistema operacional WINDOWS Y REDES Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Caractersticas: MonoUsuario y multiUsuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes. SIIGO Se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) mdulos bsicos: 1. Elaboracin de documentos

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Contabilidad General Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar Inventarios Ordenes de Pedidos Ventas El Inteligente El Gerente El Auditor

NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor estn incluidos. SIIGO Vendedor ofrece mdulos complementarios Mdulos adicionales Gestin de Recaudo Gestin de Clientes Gestin de Tesorera Punto de Venta Cajero Distribuido Manufactura Gestin del Talento Humano Nomina Recursos Humanos Vt-learning (Capacitacin Virtual) Gestion de Evaluacin por Competencias Inteligencia de Negocios SIIGO Add-in Balanced Scorecard - Tablero de Indicadores - Mapa de Gestion - Mapa Estratgico - Indicator Maker

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO: SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin (WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera ms optima. SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes. SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentos fuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de la empresa. SIIGO Vendedor integra 9 mdulos en lnea y tiempo real. SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales. SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente. SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros de costos, terceros y documentos.

SIIGO registra todas las transacciones (excepto nmina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras. SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidables. SIIGO permite el diseo personalizado de documentos. SIIGO migra informacin a otros programas. SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro. SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo: El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla. Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin: De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a informacin no autorizada. Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos: En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida. Reducir el tiempo en la digitacin y consulta: En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de los buscadores, encontrar la informacin de una manera ms rpida y sencilla. Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran: A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades: La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el usuario. Facilidad en la elaboracin de los documentos: En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento. Flexibilidad en el registro de las transacciones: En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de lnea.

Generacin personalizada de reportes: A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas. Facilidad de Integracin con otros programas: SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.). Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales: El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especiales pueda ser realizada de una manera ms rpida y efectiva. Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. SIIGO Estndar SIIGO Estndar es el software administrativo cuya total integracin permite, mediante la elaboracin de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas, etc.), obtener la informacin al instante y de manera confiable de todas las reas de la empresa, permitiendo as ejercer un control total sobre la compaa disminuyendo la posibilidad de que en cualquier rea se presente una fuga de utilidades. Caractersticas: MonoUsuario y multiUsuario. Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia. Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos. Permite c rear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes. SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo, que registra las operaciones de la empre sa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Estndar ofrece diez y seis (16) mdulos bsicos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Elaboracin de documentos Contabilidad General Cuentas por Cobrar Gestin de Recaudos Cuentas por Pagar Activos Fijos Presupuestos Gestin de Tesorera 9. Inventarios 10. Ordenes de Pedidos 11. rdenes de Compra 12. Ventas 13. Gestin de Clientes 14. Inteligente 15. Auditor 16. Gerente

NOTA: En SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor estn incluidos. SIIGO ofrece mdulos complementarios Gestin del Talento Humano Nomina y Recursos Humanos Vt-learning (Capacitacin Virtual) Gestin de Evaluacin por Competencias Mdulos adicionales Manufactura Puntos distribuidos Cajero Distribuido Punto de venta e- Synergy Inteligencia de Negocios

Balanced Scorecard -Tablero de indicadores -Mapa de Gestion -Mapa estratgico -Indicator Maker SIIGO Add-in

e-Synergy es una solucin nueva basada en tecnologa Web (Internet / Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas acceso a mas informacin que antes. Esto significa que cada elemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos, empleados y mucho ms. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

Permite la entrada, proceso, acceso e interaccin de toda la informacin que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una pgina Web.

SIIGO Contador SIIGO Contador es diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compaas no tendrn que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automticamente y al instante alimenta la informacin necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita.

SIIGO Cajero Es un software completo y de fcil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. Incluye los siguientes mdulos: Contabilidad, Inventarios y Punto de venta.

2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. Despus de realizada la instalacin de SIIGO, terminados los procesos terico prcticos de capacitacin y solicitadas por nuestros clientes las visitas presnciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguir prestando permanentemente a sus Usuarios los servicios que a continuacin describimos y a cuyos beneficios tienen derecho a travs del Contrato Anual de Mantenimiento. 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO Informtica y Gestin S.A., ofrece una garanta permanente de funcionamiento sobre el programa SIIGO y sus mdulos complementarios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a los archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informtica y Gestin S.A. Que el usuario permita al personal de Informtica y Gestin S.A. la realizacin de las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cmputo. Que el usuario se mantenga en la ltima versin del programa, ofrecida por Informtica y Gestin S.A. y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento.

2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN Informtica y Gestin S.A. realiza actualizaciones de versin permanentes de acuerdo con: Los cambios en la legislacin contable y tributaria. Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser implementadas. 2.2.1. Cuando Utilizarla? Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garanta permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras, modificaciones o inclusin de nuevas utilidades al producto que permiten un ptimo funcionamiento del mismo. As mismo se requieren las act ualizaciones del software cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales o laborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones de SIIGO se efecten como mnimo cada tres (3) meses.

2.2.2. Cmo Utilizarla? Para efectuar la actualizacin de SIIGO debe ingresar a nuestra pgina WEB www.siigo.com por la parte superior seccin Portales y seleccione Clientes de inmediato le solicitar su User name (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informtica y Gestin S.A.). Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contctenos y solictela.

Al ingresar la clave acceder a la siguiente ventana

La ltima versin de estas actualizaciones se encuentra disponible en la pgina web en dos presentaciones: Actualizacin Total: Al seleccionar esta opcin bajar todos los archivos correspondientes al programa elegido y los ltimos cambios si los tiene. ltimos cambios: Al seleccionar esta opcin bajar nicamente los archivos que han tenido modificaciones posteriores a la generacin de la Actualizacin Total.

Para bajar la Actualizacin Total o los ltimos cambios del programa se deben realizar los siguientes pasos: Seleccione la opcin Actualizaciones:

Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso de actualizacin de click en Actualizaciones:

Si selecciona la opcin Actualizacin Total bajar todos los archivos correspondientes de SIIGO y los ltimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente click en el botn iniciar

Una vez que el sistema valida la informacin suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualizacin, en donde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente click en continuar.

El sistema iniciar el procesamiento de la informacin y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.

Si desea saber cmo bajar los archivos generados, consulte la opcin Cmo bajo los archivos de actualizacin a mi disco duro?

IMPORTANTE Hacer copia de seguridad de su informacin (empresas) y de los archivos de programa. Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de continuar. Si la opcin elegida es Actualizacin Total, se deben bajar todos los archivos de actualizacin generados por el sistema. Los archivos de actualizacin se deben copiar en cada una de las mquinas donde tenga instalado SIIGO Net.

Si usted no cuenta con servicio de Internet podr solicitar sus actualizaciones directamente en las instalaciones de Informtica y Gestin S.A. en la Carrera 18 No. 79 - 42 1er piso. El procedimiento para solicitar las actualizaciones en Informtica y Gestin S.A. es el siguiente: Traer impresa la solicitud de la actualizacin generada por el sistema en las siguientes rutas, de acuerdo al tipo de Siigo que se tenga instalado: SIIGO NET: Opciones de Administrador - Imprime solicitud de actualizacin. SIIGO WINDOWS: Administracin Imprime solicitud de actualizacin. SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el men principal, seleccionar la letra A Solicitud Actualizacin.

Medio magntico en el que desea la actualizacin. (1 CD para actualizar su SIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS, UNIX o LINUX.

2.2.3 Proceso de Actualizacin


En Pro de facilitar el proceso de actualizacin en SIIGO.NET, solo es necesario realizar actualizacin en el servidor y el sistema automticamente realizar la actualizacin en las estaciones de trabajo. Adicionalmente y para evitar inconvenientes por versiones diferentes, el sistema informar al cliente y no lo dejar ingresar, hasta que no se realice actualizacin a la versin que tenga la base de datos. Centralizacin archivo Siigo.cfg: Este proceso se realiza con el fin de garantizar que todas las terminales estn trabajando sobre el mismo Servidor y la misma Base de Datos. Crear un directorio llamado ConexionNet en el servidor o en el equipo en donde estn fsicamente las bases de datos, el cual debe tener permisos de escritura y lectura. Copiar en el directorio ConexionNet el archivo siigo.cfg.

Correr el archivo CentralizacionSiigoNet.exe en cada estacin de trabajo desde el directorio Siigo.NET (directorio en el cual estn todos los programas de Siigo.NET), si no existe este archivo en dicho directorio debe copiarlo de la actualizacin. Por medio de este archivo configuramos la ubicacin del Siigo.cfg (archivo que est en la carpeta ConexionNet en la red).

..

Importante: El archivo CentralizacionSiigoNet configura automticamente la ruta del archivo Siigo.cfg en el Registro de Windows (Regedit) y en archivo Siigo.NET.exe.config.cfg como se muestra a continuacin: . REGEDIT:

. Siigo.NET.exe.config.cfg:

. Procesos: Actualizacin Automtica Siigo.NET (Multiusuario): Se encontrara un nuevo directorio llamado Actualizador el cual contiene la actualizacin de Siigo .NET. Una vez centralizado el archivo Siigo.cfg se debe realizar lo siguiente:

Crear en el directorio ConexionNet (donde se tiene centralizado el archivo siigo.cfg) un subdirectorio llamado Actualizador el cual debe tener permisos de escritura y lectura (es de resaltar que el nombre del directorio debe quedar as porque internamente el sistema valida dicho nombre) en el cual se debe copiar el contenido del directorio Actualizador ..

Adicionalmente se debe tener en cuenta los usuarios que tienen programas especiales se deben copiar los archivos que hay dentro de la carpeta segn el consecutivo del serial de la siguiente manera: .

Los archivos que contienen la carpeta ConexionNet se deben bajar en el directorio de conexionesnet (donde se tiene centralizado el archivo siigo.cfg) Los archivos que se encuentran sin ninguna carpeta se deben bajar en el directorio de conexionesnet (donde se tiene centralizado el archivo siigo.cfg). Los archivos que contiene la carpeta Reportes se deben copiar en la carpeta de Reportes dentro del Actualizador (Conexionesnet\Actualizador\Reportes) Ingresar al Sistema en cualquier equipo que tenga centralizado el siigo.cfg para que se actualice la versin y dems cambios en la Base de Datos, teniendo en cuenta que el directorio Siigo.Net de la estacin de trabajo debe tener permisos de escritura para que el proceso pueda actualizar los archivos respectivos. Ingresar a los otros equipos en donde se tiene instalado el sistema para que se realice la actualizacin automtica como se muestra a continuacin: Como se tiene centralizado el siigo.cfg y copiado el software en el directorio compartido Nombre del Servidor\ConexionNet\Actualizador, al ingresar a un equipo que tiene una actualizacin inferior el programa valida e informa mediante el siguiente mensaje informativo: ,

. Posteriormente actualiza la maquina en la cual se ingreso. .

Una vez terminada la actualizacin deja la ventana de acceso abierta para que el usuario ingrese.

. Si no se tiene centralizando el siigo.cfg en algn equipo el cual no se ha actualizado el programa no lo permitir ingresar y saldr el mensaje a continuacin:

Para normalizar el acceso en este equipo a Siigo.Net se debe centralizar el siigo.cfg.

Importante: Con la nueva funcionalidad no se debe desinstalar el software e instalar en cada mquina cada vez que se tenga que actualizar. Por lo anterior es importante seguir atentamente este documento. Actualizacin Automtica Siigo.NET (Monousuario):Para los casos en donde Siigo.Net esta Monousuario, se debe copiar el contenido del directorio Actualizador el cual contiene la actualizacin de Siigo .NET en el directorio Siigo.Net teniendo en cuenta que el dicho directorio tenga permisos de escritura y ingresar al programa.

. Importante: Con la nueva funcionalidad no se debe desinstalar el software e instalar en cada mquina cada vez que se tenga que actualizar. Por lo anterior es importante seguir atentamente este documento.

2.3. ASISTENCIA VIRTUAL Informtica y Gestin S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a su disposicin las veinticuatro (24) horas del da, para que pueda resolver sus dudas o inquietudes en lo referente al manejo y ejecucin de procesos en SIIGO, lo que le permitir obtener su informacin contable de forma rpida y oportuna. 2.3.1. Cuando Utilizarla? La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presente n dudas o inquietudes en la definicin de parmetros, manejo o ejecucin de procesos dentro de SIIGO. 2.3.2. Cmo Utilizarla? Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEB www.siigo.com portal clientes escoger la opcin Preguntas Frecuentes, donde encontrar instructivos detallados, que le ayudarn a resolver sus inquietudes. Para ingresar a la opcin de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientos que se describen a continuacin: Ingresar al portal de clientes y escoger la opcin de Preguntas Frecuentes:

Al seleccionar la opcin Preguntas Frecuentes acceder a una ventana donde le indica paso a paso el proceso para Consultar mas de 900 Preguntas Frecuentes o Protocolos de Servicios que le ayudaran a resolver las inquietudes.

Para realizar la bsqueda se puede por Clave o Nmero Documento: Para realizar la bsqueda se debe escribir una palabra clave que est relacionada con el tema de su inters y luego dar click en el botn Buscar. Para profundizar aun ms la bsqueda, se debe digitar una segunda palabra clave para reducir la cantidad de protocolos y as sucesivamente.

Para iniciar una nueva bsqueda se debe dar click en el botn de

2.4

ASISTENCIA TELEFONICA ILIMITADA CALL CENTER

El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados en la prestacin de servicio telefnico, pues tienen las suficientes destrezas para que rpidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer el seguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionado totalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefnica con PBX independiente que se atiende de Lunes a Viernes de 7am a 6pm y los Sbados de 8am a 1pm. 2.4.1. Cundo Utilizarlo? Este es un servicio al que nuestros Usuarios tienen derecho sin ningn costo adicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes con SIIGO; el nico requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento. 2.4.2. Cmo Utilizarlo? Como procedimiento de inicio al servicio, el Usuario deber dictar el nmero del serial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar ms rpidamente el historial del cliente. El nmero telefnico de este servicio es: 6161818.

2.5. SERVICIO DE ATENCIN INMEDIATA VA DEXON 2.5.1. Que es DEXON? Dexon es un software de comunicaciones que les permite a nuestros Usuarios SIIGO tener un contacto directo va MODEM o a travs de Internet con un Asesor de Informtica y Gestin S.A., sin necesidad de hacer presencia fsica, minimizando tiempo en desplazamiento.

2.5.2. Como Funciona? A travs de una conexin Modem o Internet el cliente podr acceder al servidor central del Service Center de SIIGO, en donde el asesor que recibe la conexin estar en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la informacin y as poder prestar un servicio en lnea, el cual est disponible de Lunes a Viernes de 7am a 6pm y los Sbados de 8am a 1pm. 2.5.3. Beneficios Proceso de instalacin es muy fcil y rpido. Optimo tiempo de respuesta durante al conexin. Acceso Remoto rpido y seguro. Servicio de Chat durante la conexin para comunicacin en tiempo real. Diagnostico y Solucin inmediata!! Virtualmente!! Transferencia de archivos rpida y ptima. Es amigable y fcil de manejar, tan solo dar un click ya se conecta con Informtica Y Gestin. Compatibilidad en las configuraciones de las dos maquinas que se estn comunicando. 2.5.4. Cules son los Requerimientos de Instalacin Windows 2000 en adelante Procesador 486 en adelante 64K en RAM en adelante MODEM de 56k y o salida a Internet.

Importante: Si el sistema operativo es un Windows Milenio, 98, 95 o inferior a este no se pueden instalar ni configurar Dexon. Ya que no hay compatibilidad con el

correspondiente sistema operativo, en Windows Home Edition, no se recomienda la instalacin y configuracin, ya que en algunos casos no se logro instalar el software de Comunicaciones Dexon. 2.5.5. Como se Realiza la Instalacin de Dexon. Este programa puede ser instalado en las maquinas en las que tenga acceso a SIIGO, sin llegar ha estar infringiendo la normas sobre Licenciamiento de Software. Proceso de Instalacin: Crear en el disco duro C una carpeta llamada DEXON: En el explorador de Windows ingresar a Archivo Nuevo Carpeta

Copiar en la carpeta Dexon los archivos entregados en Informtica y Gestin S.A o descargados desde el portal de Clientes.

Dentro del directorio podr visualizar un archivo llamado Dexon_RS.EXE

Ejecutar el archivo Dexon_RS.EXE con doble click sobre el archivo, de inmediato aparece una ventana en donde se debe seleccionar el idioma con que se va a realizar la instalacin.

Al seleccionar el Idioma, presentar una vent ana, confirmando que se va a instalar el software de Comunic aciones Dexon

Al dar click para continuar con el proceso de instalacin, el programa presenta una venta con las Condiciones de la Licencia del Programa Dexon.

Favor leer las condiciones del licenciamiento y luego dar click al botn Si, Acepto los trminos del contrato de licencia de uso, para que inicie la instalacin. El sistema comienza el proceso de instalacin

Cuando termina el proceso de instalacin muestra esta pantalla

A la anterior pantalla dar click en Aceptar. Para que el proceso termine satisfactoriamente es necesario reiniciar la mquina para lo cual el programa presenta un mensaje Es Necesario volver a arrancar la computadora para finalizar la instalacin

Seguido a este paso, el sistema crea en la parte inferior derecha ingreso directo a Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio despus de estar conectado con nuestro servidor (mas adelante explicaremos como solicitar este servicio).

Ahora continuemos con el proceso de configuracin, crear la conexin, es decir configurar el acceso telefnico o VPN con Informtica y Gestin S.A. Inicio Programas Dexon Dexon_RS - Configurar conexin Dexon

Al ingresar le aparecer la siguiente pantalla:

Al tener acceso a Internet? Si se tiene conexin por Internet (I.P. VPN) se debe seleccionar la primera opcin Dispone de una conexin a Internet. Despus seleccione la opcin Next. El sistema muestra esta pantalla en la cual todo esta diligenciado, como aparece en la siguiente grfica:

Al seleccionar la opcin Finish el sistema termina la creacin del icono. Cuando termine el proceso de creacin de la conexin a Service Center el sistema muestra el mensaje La conexin fue creada correctamente!

Dar click en Aceptar para terminar. La conexin queda creada en Inicio Conexiones a Red - Service Center, este nombre de conexin no se debe modificar por ningn motivo, debido a que con este es que funciona la conexin.

Ud. no tiene salida a Internet pero tiene MODEM? Si la conexin es por Modem se debe seleccionar la opcin NO tiene salida a Internet

Despus seleccionar la opcin Next. El sistema muestra esta pantalla en la cual todo esta diligenciado, como aparece en la siguiente pantalla:

Al seleccionar la opcin Finish el sistema termina la creacin del icono.

El sistema crea en la parte inferior derecha un ingreso directo a Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio despus de estar conectado con nuestro servidor (mas adelante se explica cmo solicitar el servicio).

2.5.6. Cmo realizar la conexin Como solicitar el servicio? Para establecer la conexin con nosotros, de doble click en la parte inferior derecha en el Icono Rojo directo del Service Center.

El sistema muestra la siguiente pantalla en la cual se deben diligenciar los campos con los datos de la empresa que solicita el servicio.

Al dar click en la opcin comunicarse el sistema muestra

Cuando esta conectado con Service Center Siigo en la parte inferior de recha aparecen dos computadores, indicando que ya estableci la conexin VPN

Seguido muestra que ya ingreso a la Base de Datos de Dexon y le asigno al servicio un nmero de Incidente, para ser atendido.

Cuando la informacin llega a nuestro servidor el sistema mostrar este mensaje, lo que indica que ya esta en nuestra base de datos en espera para el servicio.

Despus de establecer la comunicacin los asesores de Informtica y Gestin S.A., tomaran control de la mquina para realizar la verificacin de los inconvenientes que pueda tener el Usuario, durante el proceso de conexin se puede habilitar la opcin de CHAT, para indagar sobre procesos ya realizados o indicar nuevos.

Seguridad e integridad de los datos Un asesor de servicios desde Informtica y Gestin S.A. Procede a realizar la verificacin directamente sobre el programa y los datos del cliente, con lo cual ustedes podrn observar simultneamente en pantalla, todo el proceso realizado garantizando la integridad de los datos.

2.5.7. Cmo obtener Este servicio? 1. Contctenos y solicite que le enven el instalador (auto instalable) de Dexon con el respectivo instructivo, ya que es fcilmente transportable por su tamao (1462kb). 2. De acuerdo con el instructivo entregado instale Dexon en el equipo o equipos que necesite y que cumplan con los requerimientos mnimos descritos anteriormente. 3. Despus de instalado comunquese con nuestras oficinas (Asesor de call center) para realizar la prueba de conexin donde Usted podr acceder a los beneficios de este software de comunicacin.

De aqu en adelante cada vez que nuestros Clientes se comuniquen con nosotros para solicitar soporte, tendrn la opcin de ser atendido a travs de una visita virtual.

2.6

ATENCION EN PLANTA

Informtica y Gestin S.A. tiene a su disposicin a un grupo de asesores que le podrn prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.

2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO Los Usuarios podrn solicitar sin costo alguno las visitas de mantenimiento para la solucin de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y en el momento que lo requiera, deber solicitar estas visitas de mantenimiento, las cuales no son acumulables de un ao a otro, es decir que si no hicieron uso de las visitas dentro del ao de mantenimiento, no se acumulan para la siguiente vigencia del contrato. 2.7.1 Cuando Utilizarlas? Las visitas podrn ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versin, revisin de informacin, capacitacin, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc. l nmero de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido. 2.7.2 Como Utilizarlas? Comunquese con nosotros a travs de la lnea de atencin al cliente 6161818 con un asesor del departamento telefnico y solicite la visita de mantenimiento indicando su nmero de serial, direccin, telfono y nombre del contacto.

2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS Informtica y Gestin S.A. le ofrece cursos de manejo en SIIGO sin costo adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos de

Capacitacin en SIIGO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve (9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son tericas y dos (2) horas son prcticas. El servicio de Monitorias tiene como propsito fundamental, aclarar dudas sobre el manejo y el funcionamiento de SIIGO en las empresas usuarias. Su programacin se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas por los clientes y por el anlisis de las estadsticas arrojadas por nuestro sistema de informacin, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que rec ibimos. La idea es que el Usuario se identifique con un tema de inters y se inscriba. Peridicamente y con el fin de mantener a nuestros Usuarios actualizados en temas de inters empresarial y/o relacionados con SIIGO, se estn dictando seminarios sobre las ltimas normas contables, tributarias o administrativas y sobre nuevas versiones de SIIGO, a las cuales podr asistir sin costo alguno, una persona designada por el cliente; la empresa deber inscribirse de acuerdo a la programacin establecida por Informtica y Gestin S.A. 2.8.1 Cuando Utilizarlos? Cuando ingrese nuevo personal a su empresa o quiera actualizar a los Usuarios actuales de SIIGO en su empresa, puede hacer uso de los cursos de capacitacin y monitorias que ofrece permanentemente Informtica y Gestin S.A. Los cursos y las monitorias se realizan en las fechas y horas programadas por Informtica y Gestin S.A. y podrn asistir las personas designadas por el Usuario.

2.8.2 Como Utilizarlos? La programacin de los cursos y monitorias estn publicados en nuestra pgina web www.siigo.com Capacitacin, donde encontrar las diferentes fechas y horarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horario del curso deber inscribirse con anticipacin, personal o telefnicamente en nuestro Departamento de Capacitacin, Tel. 6337150 Ext. 1104. Estos cursos y monitorias no tienen ningn costo para nuestros Usuarios, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato de mantenimiento. Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas especficas que sern publicadas con anticipacin en nuestra pgina web.

3.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION

El objetivo princ ipal del proceso de capacitacin consiste en mostrar al Usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los mdulos desde el proceso de parametrizacin del software, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin de mejorar la gestin de las empresas. 3.1 MODULOS DE SIIGO Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestin de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nmina Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestin de clientes

3.2 Generalidades Siigo.Net SIIGO .NET es desarrollado con herramientas de tecnologa de punta como los son Visual Basic y Punto, permitiendo estar a la vanguardia de la tecnologa, as como de una u otra manera lograr la implementacin de nuevas funcionalidades y adjuntar elementos tcnicos con mayor facilidad y rapidez. La implementacin del uso de Base de datos relacionales es una de las grandes ventajas que rodean este nuevo producto, teniendo como principal motor SQL Server, y que mas adelante tendremos en futuras versiones el manejo y soporte de otras bases de datos que existen en el mercado como son MySQL, Postgres, Oracle, Informix, entre otras. Lo que facilita sin duda la administracin de la informacin de la empresa con mayor seguridad, confiabilidad y escalabilidad asegurando mejor persistencia de la informacin y mejor aprovechamiento tecnolgico. El uso de herramientas tecnolgicas de punta hace a SIIGO .NET sea un producto con mayor usabilidad, es decir un manejo ms amigable y sencillo para los usuarios gracias a un diseo ms intuitivo que les permitir interactuar con mayor facilidad sobre la informacin. La facilidad para disear o redisear mens de acuerdo a los perfiles y/o posibilidades de uso de los usuarios, permitir crear las opciones mas usadas para ellos y facilitar as la navegacin dentro del programa. El esquema de perfiles para los usuarios que maneja Siigo.net, permite tener un mayor control en la administracin de los permisos y autorizaciones de uso del sistema, garantizando aplicar los atributos necesarios y requeridos para cada uno de ellos, haciendo as que el sistema tenga un gran nivel de seguridad en el uso y en la realizacin de operaciones no autorizadas y/o restringidas. El aumento de ayudas en el sistema (ahora llamados buscadores) le permitir al usuario acceder de una forma ms sencilla y rpida a la informacin, lo que hace, que el sistema sea mas practico en su uso, reduciendo el tiempo en la ejecucin de procesos de digitacin y consultas. Informacin mejor organizada, mejor distribuida en la parte grafica, lo cual hace un fcil entendimiento e interaccin ms acorde con los estndares impuestos por aplicaciones visuales. Por la implementacin de un subsistema de filtros, que aplica en las consultas y reportes, permite al usuario generar y/o buscar informacin. Siigo.net ofrece la funcionalidad implementada en la elaboracin de documentos que le permite al usuario dejar los documentos contables y no contables sin terminar y en cualquier momento retomar su elaboracin ya sea para completarlos, modificarlos o contabilizarlos, evitando as perdida de informacin o tener que digitar de nuevo en caso de cadas del sistema. El esquema de impresin de documentos contables y no contables ahora es ms amplio, ya que permiten ser modificados o crear nuevos formatos por parte del usuario para que se acomoden a

. .

sus necesidades, de igual forma ahora permitimos exportarlos a otros formatos como .txt, Excel, .pdf o enviarlos va correo electrnico. Se incorpora una nueva herramienta que permite al usuario la generacin de informes impresos de una forma ms fcil con la posibilidad de ser modificados (solo a los de usuario) o creados por parte del usuario para poder generar nuevos y diferentes diseos segn sus necesidades. Al igual que lo anterior se permite exportarlos a otros formatos como txt, Excel, pdf o incluso enviarlos va correo electrnico. Definicin por parte del usuario de campos de uso libre, lo que le permite al definir campos nuevos que no estn contemplados en el estndar de SIIGO,y que pueden ser usados dentro la aplicacin fcilmente y que complementan las necesidades adicionales. Estos campos libres sern de diferentes tipos, como campos tipo fecha, numricos, texto, etc.. El esquema incorporado para la exportacin de datos es ms poderoso y de fcil uso para el usuario, permitiendo generar modelos que sirvan de uso diario en la generacin de informacin a otros sistemas.

. 3.3. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE PARA SIIGO.NET

SERVIDOR Windows 2000 Server (Service Pack 4) Windows 2003 Server (Service Pack 2) Base de Datos SQL Server 2005 De acuerdo a las polticas de Microsoft, con el software de instalacin se ofrece la versin gratuita de SQL Server 2005 Express que permite tener hasta 20 usuarios conectados y un mximo de 4GB de tamao en la Base de Datos) OFFICE (Opcional para exportar datos)

MINIMOS HARDWARE

OPTIMOS HARDWARE

RAM 1 Gb En adelante Disco 80 Gb IDE (Los tems anteriores son directamente proporcionales a la cantidad de usuarios y de informacin que se maneje en la empresa, lo que har crecer en mayor o menor medida la base de datos y requerir ms memoria RAM).

RAM 2 Gb En adelante Discos Duros:Tecnologa SCSI, UltraSCSI o SATA Un DD de 80 Gb para Sistema Operacional. Un DD de 80 Gb en adelante para Base de Datos o arreglo de discos para la Base de Datos, Raid 0 - 5 (Los tems anteriores son directamente proporcionales a la cantidad de usuarios y de informacin que se maneje en la empresa, lo que har crecer en mayor o menor medida la base de datos y requerir mas memoria RAM) Procesadores

Procesadores AMD Opteron DDR 1.8 Ghz Pentium IV 2.0 Ghz

Pentium IV 2.8 Ghz , Xeon 1.8 Ghz o superiores

Tarjeta Red 100/1000 Mbps. Tarjeta Red 10/100 Mbps

Optima Configuracin Software: Se deben tener en cuenta todas las actualizaciones vigentes de Microsoft (Windows Update y/o Service Packs) tanto para el Sistema Operativo como para Office. (Windows 2000 S.P 4, Windows 2003 S.P, Windows XP, s.p 2,). Utilice la pgina web de Windows Update para actualizar sus sistema con los ltimos Service pack, controladores de dispositivo (drivers), el reproductor de Windows Media y las actualizaciones crticas para Windows Las ltimas descargas e informacin disponible para mejorar su Microsoft Office, incluyendo plantillas, la galera de imgenes, y los Servicios online de Office Compruebe cual es el ltimo de los Service pack de su producto. Los Service packs contienen las actualizaciones para que es el sistema sea fiable, compatible y seguro. Todas ellas se agrupan convenientemente para descargarlas fcilmente. CLIENTES Windows 2000 Professional (Service Pack 4) Windows XP Professional (Service Pack 2)

MINIMOS HARDWARE RAM 512 Mb en adelante (Solo para el Sistema Operacional y SIIGO .NET)

OPTIMOS HARDWARE RAM 1 Gb en adelante

Disco Disco 500 Mb IDE libres. Procesadores Pentium II 266 Mhz Celeron M 933 Mhz

Disco 1 Gb en adelante IDE, SATA libres. Procesadores Pentium III 1.3 Ghz Pentium IV 2.0 Ghz Celeron D 2.0 Ghz o Superiores

Tarjeta Red 100/1000 Mbps TarjetaRed10/100 Mbps

Optima Configuracin Software: Para un desempeo optimo Operativo, se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos: Se recomienda utilizar la versin de Office de las versin actual de sistema operativo: Office,2000,XP,2003

del Sistema acuerdo a

Se deben tener en cuenta todas las actualizaciones vigentes de Microsoft (Windows Update y/o Service Packs) tanto para el Sistema Operativo como para Office. Si tiene una maquina con las caractersticas descritas, utilcela; pero si posee una de mejores caractersticas esta es la ideal para su funcionamiento Desactivacin de Opciones de desconexin o apagado automtico de discos duros y tarjetas de red. Si usted tiene necesidad de trabajar con varias aplicaciones al mismo tiempo con Siigo .NET es recomendable ampliar el tamao de la memoria RAM y virtual, para evitar inestabilidad del Sistema Operativo. Recuerde dejar disponible por lo menos un 30% de espacio libre en su disco de sistema operacional y mantener una baja fragmentacin del mismo. Tenga en cuenta todos los puntos descritos en el servidor, tambin para estaciones de trabajo. IMPRESORAS Matriz de Punto, Inyeccin de Tinta Lser

NOTA: Configuracin hardware, procesador, discos y memoria recomendada para trabajar el Sistema Operacional y SIIGO.NET, para otras aplicaciones o herramientas deben ser evaluados los recursos requeridos. Se recomienda Certificar la Red (Red de cableado categora 5 en adelante). Se recomienda el uso de switches (mnimo 10/100) en lugar de Hubs; preferiblemente las mquinas donde est SIIGO.NET, deben trabajar en el mismo Switch. Por favor NO hacer cascada de Switches. El aplicativo AN NO corre en servidores de 64 bits. Se recomienda NO utilizar las licencias Home Edition, ya que no estn diseadas para trabajar en red. Tener instalado los ltimos service pack de sistemas operativos y SQL. Resolucin pantalla 1024X768 Seguridades en la Red acordes a las polticas de la empresa Puerto de acceso para SQL Server (1433) disponible o abierto. Est configuracin es tpica para mximo 20 Usuarios. (Hardware ptimo)

4. GLOSARIO Para tener una mayor comprensin de la dinmica de la herramienta, se pres enta el siguiente glosario de trminos, los cuales sern utilizados en el transcurso de la capacitacin. Base de Datos: Es un conjunto de tablas y las reglas que las regulan, las cuales se entienden como una unidad. Para el caso de Siigo.NET todas las tablas de datos para cada ao de cada empresa es una Base de datos.

Framework de .NET (Punto Net): Es un conjunto de recursos que deben estar instalados en el Sistema Operativo, que son empleados por todas las aplicaciones basadas en .NET. Combo: Son los controles que muestran una lista de elementos desplegables o fija para que podamos seleccionarlas sin tener que digitar la informacin.

Tooltip: Es una herramienta de ayuda visual que funciona al situar o hacer click sobre algn control, mostrando una ayuda adicional para informar al Usuario de la finalidad del elemento sobre el que se encuentra.

0.

Tab: Ventana donde se agrupa informacin de forma ordenada. En la pestaa muestra un titulo que describe el tipo de informacin que contiene. Se utiliza cuando la cantidad de informacin que se va a desplegar es muy grande y se puede clasificar en varios grupos.

Grilla: Tabla que agrupa ordenadamente informacin en filas y columnas. Permite filtrar informacin, ordenarla y/o agruparla, con el objetivo de facilitar su consulta.

Botn: Objeto que contiene un icono y/o un texto, cuyo objetivo es realizar algn proceso cuando se oprime click o enter sobre l.

Campos Requeridos: Los campos requeridos, se denominan a los campos para los cuales es necesario ingresar informacin.

Error Provider: Es una icono que permite indicar que el control de una forma tiene asociado un error.

Check Box: Son casillas de verificacin, (Cajas de Chequeo) que al ser elegidas por el Usuario cambian su valor. Cuando este se encuentra seleccionado su valor equivalente es Si o True, cuando no se encuentra seleccionado su valor equivalente es No o False.

Campo que permite marcar o desmarcar una caracterstica que se desea utilizar o no, durante el registro de informacin.

Ventana Pop-up: es una Ventana Emergente, que se puede desplegar en cualquier posicin de la pantalla.

Control: Se define como los componentes que cuentan con una representacin visual, por ejemplo un control es un check Box.

Forma: Es una ventana, con al cual el Usuario puede interactuar. Expresin Regular: (Regular Expression): Las expresiones regulares, son un mecanismo que permite identificar si en la informacin ingresada, cuenta con las caractersticas especficas segn lo requerido Ej. Informacin de correo electrnico.

Grupo Expandible: Es una seccin dentro de una ventana, que permite comprimir o expandir la informacin que se encuentra dentro de el.

Barra de Desplazamiento: (ScrollBar) Barra que permite desplazar la ventana para ver informacin que no se encuentre a la vista.

En entrada de Comprobantes conceptos:

y Documentos se tienen los siguientes

Encabezado: Seccin del documento donde se almacena y/o muestra la informacin general del documento. Aparece en la parte superior del documento.

Secuencias: seccin del documento que contiene los datos asociados a registros o tem del documento que se esta consultando y/o elaborando.

Totales: seccin del documento donde se muestra el valor y cantidad actual del documento.

Para las Interfases se tienen los siguientes conceptos: Asistente Interfase de Importacin: Ventana que gua al Usuario a lo largo del proceso de importacin de informacin a SIIGO .Net

Asistente Interfase de Exportacin: Ventana que gua al Usuario a lo largo del proceso de exportacin de informacin desde SIIGO .Net.

Archivo CSV: (Comma Separated Values) Este formato de archivo hace referencia a un archivo plano en el cual los valores se encuentran separados por comas (,).

Archivo XML: (Extensible Markup Language) Este formato de archivo para las opciones de importacin y exportacin de informacin es utilizado como un medio para definir datos de manera estructurada. Este tipo de formato es extensible, no depende de la plataforma y permite la internacionalizacin.

Archivo Excel: Este formato de archivo para las opciones de importacin y exportacin es utilizado para definir la informacin de forma estructurada haciendo uso de una hoja de clculo por medio de la aplicacin Microsoft Excel.

Para el Proceso de instalacin se tiene el siguiente Glosario: Motor de datos: Tambin "Motor de Base de Datos" "Database Engine". Se refiere a una aplicacin que se encarga exclusivamente de administrar el almacenamiento y la integridad de la informacin que se deposita en sus archivos. Existen muchos motores actualmente, entre los que se destacan: MS SQL Server (De Microsoft) Tiene 2 versiones, 2000 y 2005. MySQL ORACLE Postgress Sybase

MSDE (MicroSoft Database Engine): Versin gratuita del motor de datos de "MS SQL Server".Por ser gratuita tiene limitaciones de uso, as: mximo 5 Usuario y hasta 2 GB de tamao de cada base de datos. SQL Server 2005 Express: Versin gratuita del motor de datos de "MS SQL Server".Por ser gratuita tiene limitaciones de uso, as: Mximo 20 Usuarios y hasta 4 GB de tamao de cada base de datos.

Para Reportes se tienen los siguientes conceptos: SQL: Proviene de su nombre en ingles (Sentence Query Language) y se refiere a un estndar que existe para poder solicitar informacin a una base de datos (Tambin existe un estndar para procesos de actualizacin de informacin). Para nuestro caso nos referiremos a sentencias que permiten extraer informacin de

la base de datos, y que no es posible obtener directamente del as istente de consultas que tiene el generador de reportes. Tablas: Se refiere al conjunto de registros asociados a un dato especfico del sistema, tales como Terceros, Cuentas, Movimiento, etc. Se pueden comparar con los archivos de datos que se manejan en Siigo Windows (z06, z09, etc). Campos: Se refiere a cada uno de los datos que se almacenan en una tabla, por ejemplo en la tabla de Terceros encontramos los campos de Identificacin, Sucursal, Nombre, Telefono1 entre otros. Plantilla: Tambin se identifica como "Layout", y se refiere al archivo fsico, con extensin .rpx .lyt, y son los que guardan el como se deben imprimir presentar los ttulos y los datos en un reporte. Las plantillas de reportes se guardan en una carpeta llamada "Reportes", y las de consultas en una carpeta que se llama "Consultas". Lienzo: Se refiere al espacio que se presenta en pantalla cuando se est creando o actualizando el diseo de la plantilla de un reporte. Sobre un lienzo encontramos las diferentes secciones que se presentan en el reporte, y en cada seccin los componentes que se van a presentar en la misma. Para Los Perfiles de Usuarios se tienen los siguientes conceptos: Perfil de Usuario: Los perfiles de Usuario guardan la configuracin personalizada de cada uno de los Usuarios que estn utilizando el programa, adems de otorgar permisos a distintas Opciones Generales y Documentos, dependiendo del Usuario que est en ese momento activo. Es un conjunto de opciones que se parametrizan de acuerdo a ciertos criterios, que defina el administrador.

Excepciones a Opciones y/o Documentos: Por esta opcin, se pueden adicionar o quitar opciones ya asignadas en cada perfil, es decir, se pueden desmarcar opciones ya predefinidas por el administrador en la creacin de perfiles.

Para las Consultas e Informe se tiene los siguientes conceptos: Filtro: Mecanismo para que el Usuario establezca el criterio con el cual se desea ver o consultar informacin Controles Rango: Los controles rango son aquellos que permite seleccionar uno o varios registros para generar el informe o consulta. En los controles Rango, se podr seleccionar el criterio de generacin, el cual consiste en seleccionar el operador, como mayor a, menor a, igual a, etc. Criterio de Seleccin: Aplica para criterios basados en tomar un rango de informacin. Donde se puede establecer que tipo de rango se desea consultar.

5. NAVEGACION EN SIIGO PUNTO NET La navegacin permite visualizar las opciones contenidas en el men y las herramientas que permitirn realizar esta exploracin. Uno de los grandes beneficios de la Aplicacin, su navegacin ya que es de tipo amigable, y en su mayora se encuentra en idioma espaol y se podr adaptar en el futuro a cualquier idioma. Adems permite identificar claramente el significado de las opciones ubicndose con el puntero del Mouse, en cada uno de los conos o botones mostrando los avisos de alerta que indican el nombre o funcin del botn.

5.1. INGRESO El programa le permite consultar de manera informativa los datos adicionales tanto de la empresa como del sistema. Para acceder a la aplicacin de Siigo.Net debe ubicar el acceso directo en el escritorio Si no encuentra el acceso directo, de igual forma se puede ingresar por la ruta por la ruta Inicio Programas -SIIGO.NET

En cualquiera de los dos casos le aparecer una ventana en la cual solicita algunos datos para poder ingresar al sistema.

En primer lugar, es posible elegir el nmero de empresa deseada desplegando el men con el Mouse, o con flechas de desplazamiento.

RECUERDE Cuando se hace referencia a Empresa, corresponde a cada una de las contabilidades que es posible llevar en SIIGO Punto Net, dependiendo del Producto SIIGO, como se present anteriormente.

Usuario: Nombre del usuario con el cual se identificara dentro de SIIGO.NET, este nombre se lo asigna el Administrador del sistema. Para el administrador una vez se instala la empresa es Admin.

Clave, Corresponde al password que le asign el Administrador la cual es de mnimo 4 caracteres, donde valida las letras maysculas y minsculas, es decir que el campo de Usuario lo acepta de las dos maneras. La clave se debe cambiar con alguna periodicidad. Para la clave Admin es 1111. Es importante tener en cuenta que al tercer intento fallido, la clave se bloquear.

Ao: El sistema le mostrara el ao al cual esta ingresando (Fecha SIIGO) este campo estar habilitado si su perfil lo permite. Si esta habilitado lo podr cambiar digitando el nuevo ao o con las flechas de desplazamiento.

Mes: El sistema le desplegara un listado con los meses del ao al cual esta ingresando (Fecha SIIGO) este campo estar habilitado si su perfil lo permite. Si esta habilitado lo podr cambiar seleccionando el mes. Da: El sistema le mostrara el da al cual esta ingresando (Fecha SIIGO) este campo estar habilitado si su perfil lo permite. Si esta habilitado lo podr c ambiar seleccionando el nuevo da.

Una vez ingresados: Empresa, ao, mes y da de proceso, existe la posibilidad de elegir las siguientes tres opciones:

Empresa: Muestra informacin adicional de la empresa Aceptar: Si los datos son correctos, dando click en esta opcin el sistema ingresa a SIIGO.NET en el cual le mostrara el men con las opciones a las que su perfil tiene acceso. Salir: Sale de la aplicacin.

IMPORTANTE . El programa permite consultar de manera informativa los datos adicionales tanto de la empresa como del sistema. En los datos de la empresa presenta el nombre de la empresa seleccionada, el tipo de SIIGO, nmero de empresa, fecha del ltimo ingreso, direccin, tipo de inventario, para salir de esta opcin se pulsa el botn de ACEPTAR, si desea revisar la informacin adicional del sistema, pulse el botn de SISTEMA.

En los datos del sistema le mostrar datos adicionales de la mquina como son: NETBIOS, DNS, la plataforma, el dominio de la red, el Usuario de red, memoria asignada, pas (configuracin del sistema operativo), signo de moneda, y por ultimo el cdigo ISO de la moneda, al hacer click sobre el botn SISTEMA :

Para salir de esta opcin, pulse el botn de ACEPTAR Una vez digitados y/o consultados los datos anteriores, el programa carga las opciones del men

Posterior a la actualizacin de los programas, el sistema verifica la versin de los buscadores, de los mantenimientos dinmicos y de reportes, si esta es mayor a la actual el programa presentarn un mensaje informativo.

Y de Nuevo carga todas las opciones del men.

5.2. OPCIONES - BARRAS Al ingresar a SIIGO PUNTO NET, se presenta la siguiente estructura:

Barra de ttulo Barra de men Barra de He rramientas

Pestaa de Bie nve nida

Espacio para Procesos Abie rtos Me n Por Procesos Fe cha y Hora Informacin Adicional

Me n SIIGO.NET arra de ttulo Favorito Me n Ve rsin de l Programa

Existe la Barra de Titulo, Barra de Men, Barra de Herramientas, Pestaa de Procesos Abiertos, Barra de Estado y Men por Procesos. En la parte superior, se encontrarn las barras de: Titulo, Men, herramientas, y una pestaa de bienvenida y procesos abiertos.

5.2.1 Barra de ttulo Donde se encuentra el nombre de la aplicacin, la palabra EMPRESA y seguido el nombre de la empresa instalada

5.2.2 Barra de men Se encuentra las opciones de Archivo - Herramientas Informes y Consultas Ayuda, esta barra es flotante, es decir que se puede disponer de su posicin como se desee.

ARCHIVO: Contiene todas las opciones correspondientes a catlogos y documentos.

de

la

barra

de

herramientas

HERRAMIENTAS: Contiene las opciones de:

Buscar: Sirve como bsqueda en la aplicacin en general, es decir realiza varios tipos de bsqueda por todas las opciones del men. Calculadora: Despliega la calculadora.

Siigo en la Web: Es una herramienta para abrir la pgina del Portal de Clientes de Siigo. www.siigo.com Ver Log de excepciones: Relaciona los seguimientos a las inconsistencias que tiene el programa, este informe solo lo puede visualizar el administrador. INFORMES/CONSULTAS: Contiene los botones de documentos y reportes.

AYUDA: Contiene las opciones de:

Acerca de: Muestra los datos referentes a la empresa como el nombre, el serial, el nit y los mdulos que tiene instalados.

Contenido: Muestra una gua de manejo de la aplicacin.

Barra de herramientas: esta contiene 23 botones los cuales se habilitaran segn la opcin que se este trabajando y estn dispuestos de la siguiente manera:

Los 4 primeros son estndar,

y corresponden a:

Cerrar Aplicacin: Sirve para salir completamente de la aplicacin, muestra mensaje informativo.

Bsqueda de Procesos: Sirve para ubicar todos los procesos permitidos al Usuario en la aplicacin, en el evento que no desee ingresar por la ruta del men escogida, es decir que si desea hacer una consulta, elaborar un documento o elaborar un reporte, puede hacer la respectiva bsqueda de manera abreviada por esta opcin.

Herramienta Calculadora: Despliega la calculadora.

Siigo en la Web: Es una herramienta para abrir la pgina del Portal de Clientes de Siigo.

Los

siguientes

se

habilitan

cuando

esta

consultando

los

catlogos

y corresponden a:

Nuevo : Sirve para crear parmetros y elaborar documentos nuevos, ejemplo: centros de costos y pases y elaborar documentos nuevos.

Guardar aplicacin.

: Sirve para grabar todo cambio realizado en todos los mdulos de la

Eliminar : Sirve para borrar o eliminar parmetros y documentos en todos los mdulos de la aplicacin.

Los 8 siguientes se habilitan al momento de la elaboracin de documentos y corresponden a:

Nuevo : Sirve para crear parmetros y elaborar documentos nuevos, ejemplo: centros de costos y pases y elaborar documentos nuevos.

Guardar : Sirve para grabar todo cambio realizado en todos los mdulos de la aplicacin. Importante! En la elaboracin de Documentos Contables y extracontables permite guardarlo descuadrado o Cuadrado para continuar despus con su elaboracin, debido a que no ser reflejado en los libros contables hasta que se Contabilice.

Eliminar : Sirve para borrar o eliminar parmetros y documentos en todos los mdulos de la aplicacin.

Cargar : Sirve para cargar informacin desde la base de datos para generar los procesos establecidos en la aplicacin.

Limpiar : Sirve para dejar en blanco una consulta cuando se ha elegido una opcin y se desea dejar en blanco para solicitar una nueva consulta.

Modificar encuentre activo

: Sirve para cambiar los datos en los documentos donde se

Anular sistema.

: Sirve para anular el documento y este no se podr reutilizar en el

Procesar

: Sirve para generar el proceso.

Contabilizar : Sirve para contabilizar el documento Contable o Extracontable y este se ver reflejado con la contabilidad y diferentes mdulos del programa , incluidos los extracontables.

Terminar : Sirve para guardar el documento en estado terminado y no lo contabiliza, el cual ya debe estar cuadrado para luego solo pasarlo a estado contabilizado. Una de sus utilidades es en los cierres de mes en documentos que se deben contabilizar con la fecha del mes siguiente.

Continuar

: Sirve para dar continuidad a los procesos.

Los 3 siguientes se habilitan para los reportes,

y corresponden a:

Vista Preliminar consultas en general.

: Sirve para mostrar de manera preliminar documentos y

Exportar : Permite hacer la exportacin de informes o consultas a diferentes formatos (Excel, PDF, RTF, TXT HTML).

Imprimir

: Sirve para enviar a la impresora los documentos e informes.

Los 4 siguientes para las consultas

y corresponden a:

Aplicar

: Sirve para procesar los informes.

Restablecer

: Sirve para dejar en blanco la consulta y crear una nueva.

Ocultar Criterio de Seleccin : Sirve para ocultar los tems que se tuvieron en cuenta para la elaboracin del informe.

Mostrar Criterio de seleccin : Sirve para mostrar los tems que se tuvieron en cuenta para la elaboracin del informe.

Y el ltimo es para Salir

Inmediatamente debajo de la barra de herramientas, se encuentra la pestaa de bienvenida y procesos abiertos, las cuales se habilitan tantas veces como tenga una opcin del men abierta, estas se pueden abrir de acuerdo a la memoria de la maquina, como se presenta a continuacin:

El programa presenta un mensaje de aviso cuando llega al lmite de sta.

En la parte inferior, se encuentra la Barra de Estado, que esta conformada por 6 divisiones correspondientes a:

Men por Procesos: se presenta un nuevo men para facilitar la navegacin de cada una de las opciones dentro de cada uno de los mdulos el cual se pre senta de la siguiente forma.

Dentro de cada uno de los mdulos se manejarn 3 opciones como son: Parmetros. Procesos. Informes.

Se presentan todos los mdulos independiente del tipo de empaquetamiento que tenga el usuario, por tal motivo los mdulos que tenga habilitados se presentarn en color rojo y los mdulos desactivados en color gris. Cuando se tiene instalado SIIGO estndar + modulo de recursos humanos al dar clic sobre la opcin del modulo de recursos humanos se activara el programa SIIGOnom.exe para el ingreso. Cuando se tiene instalado SIIGO inteligente al dar clic sobre la opcin del mdulo Inteligente se activara el programa ejecutable correspondiente a este modulo para su ingreso. Los mdulos complementarios que tenga el usuario instalado se encontraran dentro de la opcin de Mdulos complementarios, con un botn asignado para cada uno de ellos como se puede ver a continuacin. Distribuido Punto de Venta Clasificaciones Distribucin de Costos Seriales Explosin de Cuotas

Men de Siigo.Net Se encuentra en la parte superior derecha, tiene dos botones con los signos de suma (+) y resta () para expandir y colapsar o minimizar el men, respectivamente.

Men Favoritos sirve para personalizar el men de cada uno de los Usuarios, se activa pulsando click derecho para adicionar, eliminar y renombrar. Cuando se ingresa a Siigo.Net el sistema abre de forma automtica las opciones del men parametrizadas en el Men Favorito.

Desde el men de SIIGO PUNTO NET, visto anteriormente, es posible hacer el proceso de adicionar a favoritos:

Ubicndose en la opcin del men deseada, y pulsando click derecho, muestra la opcin de y de esta manera escoger la carpeta a donde desea enviarlo al men de Favoritos.

La Versin del Programa cabe aclarar que este campo es netamente informativo. Le permite tener conocimiento de la versin y Release que tiene instalada en la empresa. Se debe controlar que todas las maquinas de la compaa estn en la misma.

Botn de Informacin Adicional, donde muestra datos de la empresa, moneda y nombre de Usuario, por esta opcin se puede:

Cambiar de EMPRESA pulsando doble click sobre esta opcin, presentara un recuadro, confirmando si desea el cambio, se debe pulsar ACEPTAR o CANCELAR segn sea el caso.

En caso de pulsar ACEPTAR, el programa abrir una nueva pantalla de ingreso.

En la opcin de MONEDA pulsando doble click sobre esta se puede hacer cambio de moneda. Aplica si en los parmetros del Registro de Control de la empresa se indico que utilizara Moneda Extranjera.

y presentar la siguiente pantalla:

La cual solicita seleccionar Cambiar moneda.

o seleccionar Cambiar tasa de cambio.

En la opcin de USUARIO muestra el nombre del Usuario que ingreso, si se pulsa doble click sobre esta, permitir el cambio de la clave de USUARIO nicamente:

Al ingresar a la opcin, el sistema solicita los datos pertinentes como son: CLAVE

ANTERIOR-CLAVE NUEVA-CONFIRMAR CLAVE, una vez digitados estos datos, pulsar el botn de CAMBIAR para que asuma el cambio y CANCELAR para salir sin guardar cambios.

Hora de proceso (Informativo)

Fecha de ingreso por esta opcin se puede hacer cambio de fecha, utilizando las flechas de desplazamiento horizontal hacia la derecha o izquierda para escoger el mes y despliega el calendario completo para seleccionar el da deseado.

5.3. CATALOGOS, CONSULTAS Y REPORTES Cada proceso o consulta abre su propia pestaa o barra titulada con el mismo nombre del reporte, y a la vez abre dos pestaas en la parte superior denominadas CONSULTA e INFORMACION, estas se habilitan en todo tipo de catlogo, consulta o reporte, y se abrirn pestaas adicionales segn lo requiera cada proceso. Como se haba mencionado anteriormente, cada proceso o consulta abre su propia pestaa o barra titulada con el mismo nombre del reporte, y a la vez abre dos pestaas en la parte superior denominadas CONSULTA e INFORMACION, estas se habilitan en todo tipo de catlogo, consulta o reporte, y se abrirn pestaas adicionales segn lo requiera cada proceso.

PESTAA DE CONSULTA: El sistema muestra por defecto todos los registros o datos existentes a manera de consulta, los cuales tambin permite modificaciones pulsando click sobre el dato escogido. Estos datos se muestran en una grilla la cual lista el nmero de registros que haya parametrizado el administrador. Estas grillas tienen barra de desplazamiento vertical y filtros para mayor agilidad en la consulta, igualmente se puede hacer uso de las flechas de desplazamiento. Adicionalmente, cada Usuario puede personalizar su catalogo por filtros, moviendo las columnas y haciendo agrupaciones.

PESTAA DE INFORMACION: Muestra la informacin del catlogo, los campos necesarios y parmetros requeridos para la generacin del informe, se puede navegar con tecla TAB, Enter y Mouse.

En algunos catlogos, reportes y consultas en la parte inferior derecha, muestra la Barra de Navegacin:

Consta de 8 botones: (Primera Pagina-Pagina Anterior-Primer RegistroRegistro Anterior-Siguiente Registro-Ultimo Registro-Siguiente PaginaUltima Pagina), los cuales si se coloca el puntero del Mouse sobre cada uno de ellos, muestra el nombre y el acceso directo. Seguido muestra la pagina en donde se encuentra ubicado.

En las consultas, aparecer una barra condiciones para la consulta, que consta de:

Numero de Filas por pagina, que se parametrizan segn las necesidades del usuario. Condicin de Bsqueda Y es para que la bsqueda la realice de manera INCLUYENTE, es decir con doble caracterstica, por ejemplo por cdigo y por descripcin. Condicin de Bsqueda O, es para que la bsqueda la realice de manera EXCLUYENTE, es decir con una sola caracterstica por ejemplo por cdigo o por descripcin. Filtro de Bsqueda: Comienza se puede digitar el cdigo o descripcin y el programa genera el filtro que comiencen con este dato. Filtro de Bsqueda: Contiene puede digitar el cdigo o descripcin y el programa genera el filtro que contenga este dato.

5.3.1. Criterios de Seleccin Existen informes que se pueden generan segn unos criterios de seleccin que son los parmetros con los cuales va a generar el informe, como son los rangos de fechas, terceros, centros de costo, etc.

Estos

criterios

se

pueden

mostrar

ocultar

en el informe.

IMPORTANTE Todas las opciones y botones tienen acceso directo, y se puede visualizar el nombre colocando el puntero del Mouse sobre cada uno de estos. Dependiendo del catlogo o documento que se consulte, habilitar tantas cuantas pestaas necesite. Las opciones de filtros y agrupaciones son las mismas opciones que maneja la aplicacin MS Excel.

5.3.2 Bsquedas Las bsquedas de las opciones del sistema SIIGO.NET, se realizan por medio de buscadores, los cuales tienen como objetivo, capturar la informacin y realizar su bsqueda, por medio del ingreso del dato y posteriormente con el tab, se realizar la bsqueda obteniendo la descripcin del dato que se entro, realizar la bsqueda de datos por medio del Visor de Datos.

Ingreso del cdigo a buscar En el visor de datos, aparecer toda la informacin referente a la bsqueda a realizar. Para realiza una bsqueda ms especfica, podr realizase por los criterios de seleccin, ayudado por las Condiciones, que estn dadas por: Condicin de Bsqueda: En donde se puede seleccionar el campo Y O, el cual indica si existe mas de un criterio de seleccin si debe cumplir con las n condiciones o si debe contener alguna de ellas para realizar la bsqueda del dato requerido. Filtro de Bsqueda: Permite establecer si los criterios de condicin, comienzan o contienen los valores all ingresados. Los botones Primero, Anterior, Siguiente y ltimo, permiten, navegar entre las pginas de datos del visor.

Condiciones

C rite rios de Se le ccin.

Paginacin

5.3.3. Grillas Este corresponde a un nuevo control que maneja SIIGO.NET, en donde se despliega cierta informacin, Es usada para desplegar la informacin de las Consultas, Mantenimientos y Buscadores, adems de ser usada para la captura de informacin en algunos Mantenimientos y Procesos, su apariencia es la siguiente:

Filas

Filtro de Bsqueda

Columnas

6. CATALOGOS Con los catlogos se realiza el proceso de parametrizacin de la Aplicacin y en el se van a registrar las bases de datos necesarias para poder digitar ms eficientemente los registros de informacin. A continuacin se presenta la funcionalidad implementada en los catlogos de SIIGO .Net. y, de igual forma, se describir el manejo de las opciones disponibles para los mismos, con el objeto de conocer su operatividad.

6.1. DEFINICIN DE CATLOGOS Los catlogos, son opciones en el men que permiten dar mantenimiento, (llmese mantenimiento a la accin ejercida por el Usuario para poder crear, modificar, eliminar registros), a las tablas de sistema de informacin SIIGO. En el men se identifican por que el nombre de la opcin esta precedida por la palabra Apertura.

6.2. PRESENTACIN DEL CATALOGO

Cuando ejecutada en el men una opcin correspondiente a un catalogo, previamente seleccionada, presenta la siguiente ventana:

Pantalla que esta compuesta por: El titulo de la opcin; la cual por estndar debe ser el nombre de la opcin en el men. Una pestaa Consulta, donde se encuentran la lista de los registros creados, solo se presenta la informacin mas relevante del catalogo. Estos datos son presentados en una grilla. Una pestaa Informacin: Se encuentran los campos que permiten dar mantenimiento al mismo, los cuales sern detallados mas adelante. En la parte inferior del catalogo, presenta la barra de navegacin, la cual permite realizar navegacin por los registros de la grilla, valga la redundancia. Es decir permite desplazarse al primer registro, ultimo registro, registro anterior, siguiente registro. Al lado de la barra de navegacin, presenta el numero de paginas, se identifica por:

En la parte superior del catalogo se encuentra la barra de herramientas, donde se encuentran las opciones disponibles para los catlogos, entre ellos tenemos:

Nuevo: Guardar: Eliminar: Salir:

Tambin puede ser ejecutada con Ctl+N Tambin puede ser ejecutada con Ctl + G Tambin puede ser ejecutada con Ctl + E. Tambin puede ser ejecutada con Ctl + S

o o o

6.2.1. Pestaa Informacin Cuando se selecciona la pantalla Informacin, presenta los campos que permiten dar mantenimiento al catalogo, es decir los que deben ser ingresados por el Usuario, como se haba mencionado anteriormente, para la presentacin de esta pestaa se toma como referencia el catalogo de centros de Costo. La ventana a presentar es:

Todos los catlogos sin excepcin, el campo cdigo esta representado por un buscador, facilitando la bsqueda de un registro, el cual puede ser consultado por la grilla o por esta forma. De igual forma, se pueden identificar claramente los campos requeridos, (se denominan campos requeridos, a los campos que obligatoriamente deben ser ingresados por el Usuario), estos se identifican por que a la derecha del campo presenta el icono , o mejor denominado como Error Provider, en la parte de inferior del mismo presenta un ToolTip indicando la descripcin del error . Si los campos requeridos no han sido debidamente ingresados por el Usuario, el sistema no permitir realizar alguna actualizacin sobre el mismo.

Para los trminos ErrorProvider y ToolTip, por favor dirigirse al Glosario de Trminos. 6.2.2. Opciones Disponibles para Mantenimiento Dentro de las opciones disponibles se encuentran:

Nuevo: Cuando es ejecutada esta opcin, limpia los campos de catalogo, permitiendo al Usuario ingresar un nuevo registro.

Guardar: Cuando es ejecutada esta opcin y los campos se encuentran completamente diligenciados, permite actualizar o ingresar un registro a la tabla de la Base de Datos, el Usuario puede identificar que el registro fue actualizado correctamente, por que genera el siguiente mensaje:

Tan pronto como se actualiza un registro, el cambio o el ingreso se ve reflejado en la grilla de la pestaa Consulta

Cargar: Aunque para esta opcin no existe botn u opcin en la barra de herramientas, puede ser ejecutada, por medio de la grilla con doble clickk cargando el registro; o cuando por medio del buscador se ubica el registro o se ingresa un cdigo existente, la informacin es presentada en la pestaa Informacin. Por ejemplo, se selecciona un registro en la grilla Consulta, y a partir del evento doble clickk la aplicacin debe cargar el registro seleccionado:

Eliminar: Esta opcin permite eliminar de la Base de datos. Antes de ser ejecutada esta accin, el sistema presenta la siguiente ventana:

Con el fin de confirmar si el Usuario desea realmente eliminar o no un registro, si es seleccionada la opcin Si, elimina el registro, y para identificar que realmente se elimino, genera el siguiente mensaje:

Salir: Esta opcin permite salir del catalogo. Si el Usuario ha editado un registro previamente o ha sido ingresado en la pestaa de Informacin, antes de salir el sistema confirma si desea actualizar el registro, presentando la s iguiente ventana:

Si el Usuario selecciona la opcin Si, el paso inmediato es actualizar la informacin y salir del catalogo; en caso contrario, es decir si la opcin seleccionada es No; sale del catalogo sin actualizar.

TALLER SIIGO ESTNDAR PUNTO NET

1.

Hacer la utilizacin del servicio DEXON

Cmo funciona? A travs de una conexin telefnica o Internet el cliente podr acceder al servidor central de servicio telefnico de Informtica y Gestin S.A., en donde el asesor que recibe la llamada estar en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la informacin y as poder prestar un servicio en lnea.

Para Iniciar En la parte inferior derecha de la barra de taras hay un icono que ingreso directo a Services Center el cual se utiliza para solicitar el servicio despus de estar conectado con nuestro servidor. Damos doble click sobre el icono Rojo Services Center que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro escritorio (Barra de tareas), tramitamos los datos como Nombre, Telfono Y Correo Electrnico y le decimos Comunicarse.

(NO diligenciar en el nombre de la empresa signos y si es el central o un distribuido indicar el nombre de la maquina o Terminal a la que corresponde)

Importante!

Al dar click en la opcin comunicarse el sistema muestra un mensaje el cual indica El proceso de la conexin y luego aparece un mensaje el cual dice que El incidente fue creado esto significa que la conexin ya ingreso en la consola de Dexon para la prestacin del Servicio.

Despus de establecer la comunicacin los asesores de Informatica y Gestion tomaran control de la maquina para realizar la verificacin de los inconvenientes que pueda tener el usuario, durante el proceso de conexin se puede habilitar la opcin de CHAT, para indagar sobre procesos ya realizados o indicar nuevos.

Seguridad e integridad de los datos Un asesor de servicios desde Informtica y Gestin S.A. Procede a realizar la verificacin directamente sobre el programa y los datos del cliente, con lo cual ustedes podrn observar simultneamente en pantalla, todo el proceso realizado garantizando la integridad de los datos.

ACCESO A LA PGINA DE INTERNET Ubicarse en el escritorio del equipo el icono www.siigo.com para acceso a la pgina

Consultar la programacin de los cursos y monitorias existentes actualmente.

En esta opcin ingresar a los programas de capacitacin para usuarios SIIGO donde puede consultar los contenidos y la programacin de los diferentes cursos, observar las monitorias que puedan aplicar a su compaa y consultar los diferentes temarios de cada una.

De clic para ingresar a los cursos y sus contenidos

2. Aprenderemos a realizar una actualizacin por la WEB.( SIIGO Windows) Para efectuar la actualizacin de SIIGO debe ingresar a nuestra pgina WEB www.siigo.com por la parte superior seccin Portales y seleccione Clientes, hipervnculo Si ya tiene CLAVE ingrese AQU , inmediato le solicitar su Usernam e (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informtica y Gestin S.A.), suministre los datos y presione el botn Ok para continuar Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contctenos y solictela.

Clic para ingresar al portal de clientes

Corresponde al serial

Corresponde a la clave asignada por I&G S.A.

Para realizar el proceso de actualizacin por la Pgina de Internet debe ubicar el link y seguir las indicaciones del sistema.

Inmediatamente habilita cuatro opciones. Actualizacin total, Actualizacin Parcial, Servipack SIIGO Windows y Runtime SIIGO Windows

Si selecciona la opcin Actualizacin Total bajar todos los archivos correspondientes de SIIGO y los ltimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente click en el botn iniciar

De clic para iniciar el proceso

Una vez que el sistema valida la informacin suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualizacin, en donde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente click en continuar. Se debe escoger si va a hacer una actualizacin total o los ltimos cambios.

Despus de ingresar los datos de click para continuar el proceso

Ingrese los datos que corresponden a la actualizacin de la empresa

El sistema iniciar el procesamiento de la informacin y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.

Descargue los archivos .ZIP al disco duro

Si desea saber cmo bajar los archivos generados, consulte la opcin Cmo bajo los archivos de actualizacin a mi disco duro?

Seleccione la casilla correspondiente y si es una actualizacin total o ltimos cambios. Finalmente el sistema genera por modulo comprimidos, que se deben descomprimir en la carpeta de Archivos de programas, Informatica y Gestion S.A., SIIGO WINDOWS.

TALLER PRCTICO DE CONOCIMIENTOS PUNTO NET

Para Ingresar al taller de SIIGO.NET dirjase al Acceso Directo Men SIIGO

Ingrese al men de SIIGO

Estando En la Ventana Men Siigo Ingrese al Botn SIIGO.NET

Escoja SESION 1

De click en el botn de SIIGO.NET para empezar su taller

Lea cuidadosamente las instrucciones y realice su taller esperamos que sea de su agrado y cumpla con las metas propuestas.

NAVEGACION SIIGO PUNTO NET: INGRESO Para acceder a la aplicacin Siigo.Net debe ubicar el acceso directo en el escritorio SIIGO.NET.EXE

RECUERDE Siigo .Net, valida las letras maysculas y minsculas, es decir que el campo de usuario lo acepta de las dos maneras, la clave del usuario es de mnimo 4 dgitos y se bloquear al tercer intento fallido.

El sistema presenta la siguiente ventana, en la cual se debe ingresar la siguiente informacin: Para acceder a la aplicacin de Siigo.Net debe ubicar el acceso

directo en el escritorio SIIGO.NET. En primer lugar, es posible elegir el nmero de empresa deseada desplegando el men con el Mouse, o con flechas de desplazamiento. En este caso se tomara la EMPRESA DE CAPACITACION S.A. RECUERDE Cuando se hace referencia a empresa, corresponde a cada una de las contabilidades que es posible llevar en SIIGO Punto Net, dependiendo del Producto SIIGO, como se present anteriormente.

Lea cuidadosamente las instrucciones y realice su taller esperamos que sea de su agrado y cumpla con las metas propuestas Nombre de Usuario: Digitar ADMIN Ao: 2007

Mes: Enero

Da: Desplegar calendario y elegir 31.

Una vez ingresados: Empresa, ao, mes y da de proceso, existe la posibilidad de elegir las siguientes tres opciones: