Renovacin de Sistemas en el Grupo Indra

GASTOS DE EMPLEADO Y GESTIN DE VIAJES

MANUAL DE AYUDA

28 de Enero de 2010

TABLA DE CONTENIDOS
1 2 INTRODUCCIN ................................................................................................................2 PROCEDIMIENTOS OBJETO DE ESTE MANUAL ...........................................................3 2.1 ACCESO AL PORTAL ..................................................................................................4 2.1.1 Mis viajes y gastos................................................................................................4 2.1.2 Quin delega en m? ..........................................................................................6 2.1.3 Delegar en otro empleado ....................................................................................7 2.1.4 Desbloquear nmero de personal ........................................................................8 2.1.5 Solicitud de viaje...................................................................................................9 2.1.6 Liquidacin del empleado...................................................................................15 3 FORMULARIOS DE GASTOS DE EMPLEADO Y GESTIN DE VIAJES ......................21 3.1 SOLICITUD Y AUTORIZACIN DE VIAJE ................................................................21 3.2 SOLICITUD DE ANTICIPO Y LIQUIDACIN DE GASTOS .......................................24 3.3 JUSTIFICACIN DIARIA DE GASTOS DE MANUTENCIN Y DIETAS, PARA RETENCIN A EFECTOS FISCALES.................................................................................24 4 GLOSARIO DE TRMINOS SAP - INDRA.......................................................................26

1 INTRODUCCIN
Los procesos descritos sobre gastos de empleados pretenden dar soporte a las tareas necesarias para que los empleados de las empresas del Grupo Indra puedan realizar el registro y seguimiento de las solicitudes de viaje, anticipos y liquidaciones de gastos, y proporcionar a los responsables de proyectos y gerentes de las unidades de la empresa una herramienta de control para la autorizacin de los correspondientes costes previstos o generados por estos conceptos. El objetivo del presente documento es el de guiar al usuario a travs de los siguientes procesos del grupo Indra del mdulo de Gastos de Empleado y Gestin de Viajes: - Solicitudes de Viaje - Anticipos - Liquidaciones - Informes - Consultas

2 PROCEDIMIENTOS OBJETO DE ESTE MANUAL

El objeto de este manual es servir de ayuda a los empleados de Indra para el uso adecuado de la herramienta de Gastos de Empleado y Gestin de Viajes. Se van a tratar diversos procesos, entre los que se encuentran: - Acceso al portal En este apartado se establecen los requisitos para acceder al portal. -Quin delega en m? En este apartado se muestra el nombre de todos aquellos empleados que han delegado en m persona con el objetivo de realizar viajes en su nombre. - Delegar en otro empleado En este apartado se puede delegar en otra persona para que pueda realizar los viajes y gastos propios. - Normativa y ayuda Se trata de enlaces a documentos en formato PDF que contienen la normativa y la ayuda propias de Gastos de Empleados y Gestin de Viajes. - Desbloquear nmero personal Si por alguna casustica el empleado quedara bloqueado, mediante esta opcin se podr desbloquear para poder continuar operando. - Solicitud con anticipo Este punto se caracteriza por ofrecer al usuario las nociones bsicas para la creacin de una solicitud con anticipo. En una solicitud pueden realizarse diferentes registros de anticipo en funcin de la moneda y la forma de pago en las que el empleado necesita recibir el importe anticipado. - Solicitud sin anticipo Este punto se caracteriza por ofrecer al usuario las nociones bsicas para la creacin de una solicitud sin anticipo. - Liquidacin del empleado Este punto se caracteriza por ofrecer al usuario las nociones bsicas para la creacin de una liquidacin.

2.1 ACCESO AL PORTAL

Entrar en el navegador de Internet utilizado habitualmente, escribir la URL correspondiente a la Indraweb y acceder al enlace de gastos de empleado. ste redirecciona a la ventana principal del Portal:

Desde la pgina principal se accede a todas las funcionalidades que ofrece la aplicacin. Las acciones que se pueden realizar en el Portal se enumeran a continuacin: Bloque "Resmenes" o Mis viajes y gastos Muestra todas aquellas solicitudes y liquidaciones realizadas por el empleado. o Quin delega en m? Muestra los empleados que realizan su delegacin en la persona que accede al Portal. o Delegar en otro empleado Permite delegar en otro empleado para que ste realice las solicitudes y liquidaciones en su persona. o Normativa o Ayuda Bloque "Crear de nuevo" o Crear solicitud de viaje (con o sin anticipo) Cumplimentacin, autorizacin y tramitacin de las solicitudes de viaje. Permite establecer el control y pago de los anticipos solicitados por los empleados, bien por motivo de un viaje, o bien por gastos en los que van a incurrir y que son repercutibles a la empresa. o Crear liquidacin gastos de desplazamiento Cumplimentacin, autorizacin, control y pago / cobro de las liquidaciones presentadas por los empleados. Bloque "Datos personales" o Desbloquear nmero personal Permite desbloquear el nmero de personal en caso de quedar bloqueado.

2.1.1 Mis viajes y gastos

En el apartado que hace mencin a "Mis viajes y gastos" se encuentran recogidas tanto las solicitudes como las liquidaciones realizadas por el empleado. 4

En este punto se pueden observar cuatro pestaas diferentes: - Todos mis viajes y gastos Se muestran tanto solicitudes como liquidaciones. - Mis solicitudes de viaje Se muestran slo solicitudes. - Mis liquidaciones de gastos Se muestran slo liquidaciones. - Liquidaciones de gastos pendientes Se muestran liquidaciones que cuentan con gastos pendientes.

2.1.2 Quin delega en m?

En este apartado se muestra el nombre de todos aquellos empleados que han delegado en m persona con el objetivo de realizar viajes en su nombre.

Para esto, aparece un listado con los empleados delegados en nuestro empleado. Seleccionando el empleado que se desee automticamente se mostrar un listado con todos sus viajes realizados para que nosotros, como empleados, podamos crear un viaje bajo su nombre.

El listado de viajes que se muestra en la parte inferior de la pantalla es el correspondiente al que se puede ver en el apartado "Mis viajes y gastos". A partir de este momento, el usuario puede realizar tanto solicitudes como liquidaciones.

2.1.3 Delegar en otro empleado

En este apartado se puede delegar en otra persona para que pueda realizar los viajes y gastos propios.

Se muestra un listado semejante en el que se da la opcin de aadir empleados en los que se va a delegar.

En este caso, para los empleados seleccionados les aparecer nuestro empleado en su apartado "Quin delega en m?".

2.1.4 Desbloquear nmero de personal

Si por algn motivo el empleado queda bloqueado, mediante esta opcin se puede desbloquear el nmero de personal y, en consecuencia, el empleado.

2.1.5 Solicitud de viaje

Esta funcin engloba la operativa de cumplimentacin de las solicitudes de viaje, documento que se rellena cuando un empleado tiene que desplazarse fuera de su lugar de trabajo, ya sea en Espaa o en el extranjero, y a partir del mismo se puede se puede solicitar un anticipo para el viaje y posteriormente hacer la liquidacin de gastos. Es decir, consiste en la introduccin en el sistema por parte del empleado de todos los datos concernientes a su solicitud de viaje. El sistema trabaja segn el principio del registro de documentos. Para cada viaje, se almacena un documento. El documento permanece como unidad completa en el sistema. El acceso al sistema, se podr realizar desde la Indraweb, utilizando como cliente el propio navegador de Internet con la interface unificada para las aplicaciones de SAP para acceso Web, o la aplicacin cliente de SAP R/3 SAP GUI (para los perfiles de gestin de la aplicacin).

Durante el proceso, no se permite el envo ni la grabacin de la solicitud si no estn informados los datos bsicos de la solicitud que sean obligatorios. Los datos bsicos de la solicitud de viaje son: - Fecha de inicio y hora de inicio del viaje - Fecha fin del viaje y hora fin del viaje - Destino se indica el pas y la regin de destino que, permiten determinar, tanto los gastos como las dietas aplicables a cada tipo de mbito "Nacional o Internacional". - Actividad se muestra "nacional" o "internacional" en funcin de los destinos introducidos - Motivo - Comentario - Anticipos - Elemento PEP al que se imputan los costes del viaje - Autorizador ordinario el autorizador o los autorizadores vienen determinados por el proyecto al que va a ser imputado el gasto. El autorizador tiene una categora funcional mnima de gerente o responsable de proyecto para los viajes nacionales, o bien director para los viajes internacionales. El proceso de asignacin de responsable por defecto a la solicitud es automtico, para ello se recupera de la estructura de proyectos definida conforme al elemento PEP (proyecto / elemento) seleccionado en el campo anterior. Es posible seleccionar ms de un autorizador de la lista de autorizadores. - Autorizador especial Se emplea este campo para aquellos casos en los que la solicitud de viaje contenga excepciones, en cuanto a las condiciones estipuladas en la normativa interna para la realizacin de un viaje. El autorizador puede ser de cualquier empresa. Estas excepciones deben ser aprobadas especficamente segn lo establecido en el procedimiento de autorizacin especial, para ello el interesado selecciona el nombre del 10

director general o cargo superior que deba autorizar la excepcin. La excepcin solicitada ser autorizada dentro del proceso de autorizacin definido. - Motivo de autorizacin especial En el caso anterior se debe informar este campo indicando la excepcin por la que le es aplicable dicho procedimiento. - Agencia por la que se gestiona el viaje - Datos especficos de la solicitud necesarios para la tramitacin por parte de la agencia de viajes: - Transporte, fecha, hora o rango de horas de viaje, origen y destino, tipo de transporte, observaciones y localizador. - Alojamiento: fecha, localidad hotel, observaciones, localizador. - Alquiler de vehculo: fecha, compaa, lugar de entrega, destino, fecha de llegada, observaciones y localizador. - Otro servicio: fecha, descripcin del servicio y localizador.

Tratar anticipos: Para la parte relacionada con los anticipos se tienen en cuenta una serie de validaciones, esto es, si la lnea del importe introducido tiene marcada la casilla de verificacin "Efectivo" significa que ese registro va por caja. En caso contrario, va por transferencia.

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Si se marca la casilla "Efectivo" hay que introducir los datos correspondientes a la caja donde se va a realizar dicho registro.

En el desplegable correspondiente al libro de caja se muestran todas las cajas correspondientes a la sociedad del empleado:

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Al efectuarse el registro del anticipo por caja slo se permite introducir un importe no superior a 30 .

Sin embargo, si la solicitud es nacional y se encuentra activa la casilla de verificacin del campo "Urgente" se permite introducir un importe por caja de hasta 300 salvo si es internacional, que el importe corresponde a un mximo de 600 por caja.

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La solicitud siempre se debe realizar con fecha posterior o igual a la fecha actual, nunca a efecto pasado:

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2.1.6 Liquidacin del empleado

Mediante esta funcin se realiza la cumplimentacin de las liquidaciones presentadas por los empleados. Permite al empleado introducir en el sistema liquidaciones con referencia a un anticipo o a una solicitud de viaje o sin ninguna referencia previa.

Los diferentes esquemas de viaje permiten soportar las diferentes modalidades de liquidacin a realizar.

Cuando la modalidad de liquidacin corresponda a la de justificacin de una solicitud de viaje o sobre un anticipo de gastos existente, el empleado debe realizar una seleccin especfica sobre el nmero de solicitud de origen.

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En "Mis viajes y gastos" se encuentran recogidas tanto las solicitudes como las liquidaciones realizadas por el empleado. Para realizar una liquidacin a partir de una solicitud, el empleado debe realizar una seleccin especfica sobre el nmero de solicitud de origen.

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En los dos casos (Creacin de una liquidacin sin solicitud asociada y creacin de liquidacin partiendo de una solicitud), se accede a los datos generales de la liquidacin:

Los datos bsicos de la liquidacin son: - Fecha y hora de inicio - Fecha y hora fin - Destino - Clase de viaje legal - Actividad - Motivo - Comentario - Proyecto: elemento PEP al que se imputan los costes del viaje - Distancia total - Va de pago El campo "Clase de viaje legal" contiene los valores sobre los que se va a realizar la liquidacin:

Esto quiere decir que, si se indica Dietas, el empleado slo va a poder introducir dietas. Si introduce gastos justificados podr introducir nicamente gastos y no dietas. Una combinacin de ambas podr introducirse si se emplea en este campo el valor "Mixtas". 17

La parte correspondiente a los anticipos en la liquidacin aparece como visible para que el usuario pueda ver los anticipos introducidos a travs de la solicitud y, si se trata de una liquidacin sin solicitud asignada se mostrar sin registros.

Trayectos

En el campo "Distancia total" se introduce los kilmetros totales del viaje. "Distancia entre centros" es un enlace que informa de la normativa impuesta por Indra para reembolsar los kilmetros. El campo "Introducir detalles de trayecto" permite establecer los detalles de los kilmetros totales introducidos:

Una vez introducidos los datos generales deseados se accede documentos:

a la introduccin de

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Segn la combinacin de valores (clase de viaje legal, actividad y el convenio del empelado informado en el infotipo 0469), las clases de gastos disponibles sern unas u otras:

Es decir, si se trata de dietas y la actividad es nacional, el empleado slo podr ir a dietas nacionales del tipo correspondiente a su convenio. Por otro lado, si tenemos la informacin siguiente introducida en los datos generales se cumple que dicho empleado slo podr ir a gastos y no a dietas:

Si el empleado tiene tarjetas informadas en el infotipo 0105 subtipo 0011 se mostrarn tambin aquellas clases de gastos pagadas por la empresa.

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El sistema diferencia entre los gastos a reembolsar al empleado de los gastos ya pagados por la empresa, que sern conciliados con las facturas de la agencia, conforme a la categora de importes de cada tipo de comprobante (clase de gasto) introducido. Aquellos gastos ya pagados por la empresa se diferencian de los gastos pagados por la agencia de viajes por medio del valor del campo "Prestatario de servicio" (que obligar a la introduccin del nmero de tarjeta con la que el empleado realiza el pago). Esto permite diferenciar la contabilizacin a realizar de tal forma que posteriormente por medio del proceso de carga de fichero de tarjeta de crdito puedan ser conciliados automticamente o manualmente. En caso de que el empleado disponga de varias tarjetas puede indicar con qu tarjeta ha realizado el pago, permitindole seleccionar entre todas las tarjetas que tenga.

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3 FORMULARIOS DE GASTOS DE EMPLEADO Y GESTIN DE VIAJES

Los modelos de formatos aplicables a este procedimiento y que se describen en las figuras siguientes, se encuentran incorporados al aplicativo GAE de "Gastos de Empleado": - Solicitud y autorizacin de viaje - Solicitud de anticipo y liquidacin de gastos - Justificacin diaria de gastos de manutencin y dietas, para retencin a efectos fiscales

3.1 SOLICITUD Y AUTORIZACIN DE VIAJE

Se ha mantenido el formato conforme al modelo existente en la empresa. Sin embargo, existen una serie de cambios que se describen a continuacin: - Si se produce una solicitud de anticipo se muestra lo siguiente:

- Si se produce una solicitud de viaje sin anticipo se muestra lo siguiente:

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- Si se produce una solicitud de viaje con anticipo se produce una combinacin de los anteriores:

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3.2 SOLICITUD DE ANTICIPO Y LIQUIDACIN DE GASTOS

El formulario cumple con las necesidades establecidas en la normativa.

3.3 JUSTIFICACIN DIARIA DE GASTOS DE MANUTENCIN Y DIETAS, PARA RETENCIN A EFECTOS FISCALES
El formulario cumple con las necesidades establecidas en la normativa.

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4 GLOSARIO DE TRMINOS SAP - INDRA

Trmino
Anticipo en efectivo

Descripcin
Fondos monetarios, en ocasiones, en divisa extranjera, que se proporcionan a un viajero de empresa antes de emprender el desplazamiento para permitirle afrontar los gastos cotidianos, por ejemplo, comidas, transporte local, etc.

Anticipos provisionales

Dietas Gastos de Viaje y Representacin

Herramienta de auto - reserva

Organizador de Viajes Poltica/Normativa Proceso Reservas Responsables de la aprobacin Sistema Solicitud de viaje Solucin de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP)

Suma de dinero proporcionada para un determinado viaje que se ha de emplear para el mismo y para los Gastos de Viaje y Representacin. Por lo general, se exige una conciliacin a la vuelta del viaje. Incluye igualmente "efectivo para casos de urgencia". Asignacin diaria proporcionada por la empresa para gastos cotidianos o asignaciones estipuladas de forma oficial conforme a plazos que no requieren la presentacin de recibos. Incluye todos los gastos por este concepto (billetes de avin, representacin, alojamiento en hoteles, comidas, servicios de telecomunicaciones, etc.). Se refiere a una herramienta de Internet utilizada para reservar viajes mediante la cual, los billetes, etc. se emiten a travs de un intermediario que no es una agencia de viajes, o bien una herramienta con controles integrados sobre la poltica conectada al sistema de distribucin mundial de la agencia. Persona responsable de planificar y reservar los componentes de un viaje de empresa (billetes de avin, alojamiento en hotel) en nombre de la persona que realiza el viaje. Conjunto de normas que guan y rigen los comportamientos aceptables y el modo de tratar las excepciones. Secuencia especfica de pasos realizados por las personas encargadas de la reserva, ejecucin y administracin de los Gastos de Viaje y Representacin. Todos los trmites de los viajes que se programan y reservan con antelacin al viaje, incluido el transporte, alojamiento, etc. Empleados que cuentan con la responsabilidad de revisar y aprobar los viajes y los gastos. Infraestructura fsica y organizativa donde se realizan los procesos principales que puede integrar diversos niveles de automatizacin. Peticin realizada por un empleado (o en nombre de ste) a fin de obtener la aprobacin previa para un viaje de empresa. Es un conjunto de aplicaciones de software que incluye mdulos financieros, de produccin y recursos humanos, entre otros, que conjuntamente automatizan las funciones administrativas de una empresa.

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