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GERIR ENERGIA: A VERDADE SOBRE A GESTO DO TEMPO

Gesto do tempo como gesto das energias


Ningum gere o tempo. No conseguimos colocar as 17 horas antes das 15. 2004 s chega depois de 2003. Gerimos energias, dedicao e esforo. Aquilo a que chamamos gesto do tempo no mais do que saber colocar mais energia onde mais importante e colocar menos energia onde menos importante.

Para fazer uma melhor gesto das energias


Objectivos: Convm manter sempre em mente, como pano de fundo a questo: O que quero atingir? (este ano, este semestre, este ms, esta semana). A resposta d-te indicaes precisas sobre qual a tua meta, para onde te diriges. Se quiseres escreve a tua resposta num papel e pe-no vista.

Prioridades:

Para alm da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por fazer. A sabedoria de vida est na eliminao do no-essencial. (Provrbio chins) Uma Prioridade uma tarefa que fazemos antes de outra. O bom gestor de energia no est sempre a trabalhar a 100%! Trabalha a 10% das suas capacidades quando as tarefas no so prioritrias para poder dar os seus 90% naquilo que de facto interessa. Estabelecer prioridades no mais que distinguir o que importante do que urgente. Urgncia e Importncia so qualidades distintas das tarefas. Tarefa importante: A que vai

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contribuir directamente para os teus objectivos. Tarefa Urgente: A que tem um prazo de finalizao imediato. Em termos de gesto de energia o que fazer? O grau de importncia dnos pistas para a quantidade de energia e dedicao a atribuir tarefa, isto , quanto tempo vou gastar. O grau de urgncia d-nos o prazo de realizao, ou seja, quando vou fazer. As tarefas podem ser ou no urgentes e ser ou no importantes. Podemos fazer uma matriz de estabelecimento de prioridades e, a partir da, descobrir onde ir buscar mais tempo para o que de facto importante. Faz a tua matriz.

Importncia Sim No Fazer J!!! Fazer mais tarde

Sim Urgncia

Crise Problema

Rotinas Interrupes

No

Oportunidades

Trivialidades Desperdcio

Dedicar muito tempo

Dedicar o mnimo de tempo

Planeamento: Um plano distingue-se de uma lista de tarefas simples (do tipo lista de compras no supermercado) porque inclui: a b c d Lista de tarefas a realizar durante a semana Atribuio de grau de importncia da tarefa /capacidade de contribuio da tarefa para o teu objectivo Atribuio de grau de urgncia / prazo para cada tarefa Previso da durao de cada tarefa

Que cuidados devo ter quando fizer o meu plano semanal? Estabelece prioridades para todas as actividades Optimismo no tempo. Existe muita dificuldade em ser realista quanto ao tempo que necessitamos para levar a cabo alguma tarefa. Erramos muitssimo por subestimao ao faz-lo. Se esse o teu caso um mtodo possvel pensar em quanto tempo julgas conseguir concluir uma tarefa e anotar mais um bocado

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Deixa um tempo para os imprevistos. Esse tempo depende de caso para caso. Comea por planear apenas cerca de 60% do teu tempo livre total. Quando tens um trabalho complexo em mos, divide-o nas suas vrias componentes. Assim, em vez de escrever: Fazer o relatrio X, escreve e planeia: Preparar documentos necessrios para X, l-los; Escrever 1 captulo de X, etc. Depois indica quanto tempo levas a fazer cada uma dessas partes do projecto

Existe uma sequncia mais proveitosa para cada conjunto de actividades. Essa sequncia a que poupa tempo de umas tarefas para as outras. Faz do plano um hbito

Ver no fim um exemplo de folha de planeamento semanal

Horrios: Fazer o teu horrio decidir em que altura realizar qual tarefa. Como construir um horrio? 1 2 Colocar as aulas e outras actividades fixas Ordenar as tarefas nos espaos de tempo de acordo com o estabelecimento de prioridades e das estimativas de durao do plano

Algumas dicas teis na construo de um horrio: O truque essencial ao fazer um horrio deixar o tempo necessrio para cada tarefa mas no tempo em demasia (por causa da tendncia de deixarmos as coisas para a ltima hora e da lei de Parkinson: O ser humano gasta numa tarefa o tempo de que dispe para a realizar) Junta os itens semelhantes. No cries mais fragmentaes no teu dia do que o que estritamente necessrio. Se tens de fazer telefonemas, f-los todos de uma vez. Se ests a estudar PE, estuda tudo at ao fim do que planeaste. Tem em conta se s mocho ou galo. um facto que fisicamente estamos em condies melhores para fazer certo tipo de trabalho em determinadas horas do dia. Os galos conseguiro ser mais criativos nas primeiras horas do dia enquanto que os mochos preferiro faz-lo de noite. Tenta construir o teu horrio dirio de acordo com o teu ritmo biolgico natural. Dedica as tuas melhores horas aos trabalhos mais importantes. Comea cedo. Se preparares o dia antecipadamente, planeando, preparando as roupas que vais vestir no dia seguinte, deixando j mo o material que vais ter de usar de manh faz com que essa mesma manh se torne infinitamente menos complicada. Faz com que o horrio seja to apertado quanto possvel de manh. proveitoso que a primeira hora do dia seja produtiva. Se o teu comeo for pobre, ento poders ter de passar o resto do dia a tentar apanhar o ritmo e ters mais ansiedade. Utiliza os tempinhos. Os tempinhos podem servir para nada. Os tempinhos tambm podem servir para fazer trabalhinhos. H muitos tempinhos ao longo do dia. Se os

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adicionarmos podem chegar a constituir mais de uma hora diria. Se ns tivermos algumas tarefas pensadas para preencher estes mini-espaos de tempo podemos conseguir levar a cabo grandes tarefas. Lista coisas que podes fazer em 10 minutos. Lembra-te que uma hora feita de 6 espaos de 10 minutos e, no limite, tudo feito em espaos de 10 minutos. 10 minutos investidos num trabalho agora podem implicar ir ter com os amigos 10 minutos mais cedo. E isso pode ser muito positivo. Faz do tempo de transio tempo produtivo. Tempo de transio o tempo entre acontecimentos e consiste sobretudo em tempo de espera ou tempo de viagem. Insere no horrio tempo de calma, isto , tempo sem interrupes. Tempo calmo uma excelente maneira de aumentar a tua eficcia sem aumentar o teu n de horas de estudo. S fiel ao TEU horrio. Pouco h a dizer sobre isto para alm de que a nica maneira de um horrio funcionar seres-lhe fiel. Avalia os teus horrios. Antes de planear a semana seguinte pensa: O que que foi cumprido? O que que no foi cumprido? O que poders fazer amanh para evitar que isso volte a acontecer? Ver no fim um exemplo de folha de registo de actividades

Resumindo...
... a chave planear o trabalho e o tempo. Fundamentalmente, deves ter presentes as 6 questes: 1 Resultados: Quais os meus objectivos? O que que espero atingir? 2 Actividades: O que tenho de fazer para atingir esses objectivos? 3 Prioridades: O que mais importante? 4 Estimativa de durao: Quanto tempo que cada tarefa vai levar? 5 Horrios: Quando que vou fazer cada coisa? 6 Flexibilidade: Quanto tempo vou deixar para os imprevistos? Plano de Tempo Plano de Trabalho

Traduzido e Adaptado por Guiomar Gabriel, GAPsi Gabinete de Apoio Psicopedaggico

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Plano Semanal

Semana comea em:

Objectivos: Resultados a atingir esta Semana

A Fazer:

Urg Imp

Dur

Fim de Semana

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Horas

2 feira

3 feira

4 feira

5 feira

6 feira

Sbado

Domingo