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Prctica Conducida (PARTE 1)

Informtica Aplicada Marzo 2010 La Empresa industrial Los Rpidos, es una entidad productora de partes y pieza de metales para diversos usos. Esta tiene dos lneas de produccin la de Fundicin y la de Tornera y dependen directamente de la Gerencia de produccin. El rea productiva se complementa con los elementos organizativos de planificacin, control, calidad y administrativos; este ltimo integra la gestin de personal, de logstica, de mercadotecnia, de economa, etc. El gerente general viene evaluando el funcionamiento de la empresa y ha determinado que existen problemas de tipo logstico, ante lo cual ha solicitado con carcter de urgencia se realice el anlisis de procesos de la gestin administrativa priorizando los procesos logsticos. Se le ha convocado a Ud. para que determine los flujos de informacin de la funcin Logstica, para lo cual se le est proporcionando informacin sobre el proceso de Abastecimiento en su subproceso Clculo de necesidades. (Recuerde que la funcin logstica comprende abastecimiento mantenimiento, distribucin transporte, etc) Segn lo dispuesto por la gerencia general, es primordial mantener permanentemente el flujo del abastecimiento, particularmente el de metales, porque a partir de ellos es que se produce y atiende los pedidos de los clientes. Dentro de la empresa existe el rea de logstica (Gerencia Logstica) la que cumple entre otras las funciones el abastecimiento general, mantenimiento general, control patrimonial , contando con los departamentos de Abastecimientos (DA), Mantenimiento (DM) y Control Patrimonial. CALCULO DE LAS NECESIDADES TOTALES DE LA EMPRESA Nota: Para el diseo del Diagrama de Procesos IDEF0, considere como mayor nivel al Proceso Logstico y considere en el nivel siguiente los procesos de Mantenimiento General, Control Patrimonial y Abastecimiento pero solo el clculo de necesidades. El DA, es el responsable de calcular las necesidades totales de la empresa para un periodo productivo (generalmente de 6 o 12 meses) para lo cual elabora un documento denominado Informe de Necesidades Totales que luego de la aprobacin del gerente de Logstica se convierte en el Informe de Necesidades Totales Aprobado. Para calcular las necesidades totales es necesario realizar procesos previos, estos subprocesos son el Clculo de necesidades inciales, Clculo necesidades de reemplazo y el Clculo de necesidades de contingencia. Para conocer las necesidades iniciales DA recibe de la Gerencia de Produccin el informe de trabajos comprometidos documento en el que se detalla las necesidades de equipos, materias primas y reactivos que sern necesarios para cumplir con los trabajos encargados por los clientes. Asimismo de manera general todas las otras gerencias remiten sus pedidos de los diversos artculos y materiales que necesitarn para cumplir con sus funciones y objetivos durante ese periodo, con esta informacin y la obtenida del ltimo inventario de Existencia que es producido por el departamento de Control Patrimonial de Logstica y que se actualiza permanentemente, se confeccionan el Cuadro de Necesidades Iniciales que es entregado al Jefe de Abastecimiento para que revise, reajuste, apruebe en funcin a la normativa y directivas y luego remita a la gerencia logstica, quien aprobar o pedir reajustes. Para conocer las necesidades de reemplazo se recibe del Departamento de Mantenimiento el informe de operatividad de artculos, este documento es un listado que muestra el nivel de operatividad de los artculos permanentes (grandes y/o crticos). De ste se obtendr la lista de artculos que estn en condicin de inservibles o que su mantenimiento es antieconmico. Con esta informacin, se confeccionan el Cuadro de Necesidades de Reemplazo el que es entregado al Jefe de Abastecimiento para que revise, reajuste, apruebe en funcin a la normativa y directivas y luego remita a la gerencia logstica, quien aprobar o pedir reajustes. Para conocer las necesidades de contingencia, se realiza un proceso que se alimenta de la informacin total de las necesidades iniciales (un porcentaje de seguridad no mayor al 30%); adems la Gerencia de Produccin remite el informe de trabajos proyectados para el periodo con estas informaciones se elabora el Cuadro de Necesidades de Contingencia, el que es entregado al Jefe de Abastecimiento para que revise, reajuste, apruebe en funcin a la normativa y directivas y luego remita a la gerencia logstica, quien aprobar o pedir reajustes.

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PRESUPUESTACION Y COMPRAS DE LOS REQUERIMIENTOS CALCULADOS La Gerencia Logstica luego de consolidar y aprobar los cuadros de necesidades, en coordinacin con el Departamento de Compras quien le proporciona la informacin de costos a cada requerimiento, preparar el cuadro consolidado de necesidades (1) es remitido a la Gerencia de Presupuestos, Finanzas y Contabilidad quien lo transforma en el Programa peridico valorizado de Abastecimiento (2) remitiendo copia al Departamento de Abastecimiento (almacn); quien se ayuda de los documentos (2) y (1) para la mejor administracin del almacn.