Tópicos importantes a se estudar de arquivologia

- Fundo de arquivo - Princípio da unicidade - Princípio de respeito aos fundos - Gênero e espécie documental (Tipologias documentais) (suporte físicos) - Gestão de documentos (distribuição, classificação, recuperação, armazenamento, acondicionamento, transferência e recolhimento) - Metro linear (unidade de medida utilizada para ensurar documentos textuais em suporte em papel) - Teoria das 3 idades. - Protocolo (nos concursos (CESPE) é uma atividade do arquivo corrente) - Avaliação de documentos - Norma internacional de descrição arquivística - Instrumentos de pesquisa - Legislação arquivística - Microfilmagem e digitalização (substituição de suporte/potencialização do acesso) - Preservação e conservação de documentos - Princípios arquivisticos (Rousseau e Couture) - Decreto 4553/02 - Arranjo documental - Websites de instrumentos arquivisticos - Composição de acervos arquivisticos

Bizus de arquivologia . (Geral). (Especifico) . à preservação e ao acesso aos documentos arquivísticos. cronológicos. cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos (Especifico). Especifico = Alto grau de detalhamento. Índice = Relação sistemática de nomes de pessoas. assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa. repertório = Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos.O SINAR (e não o Conselho Nacional de Arquivos) visa implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. sumária ou analiticamente. (Geral). com vistas à gestão. reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos. onomásticos ou toponímicos. (Especifico). acompanhados das referências para sua localização. lugares.Definições: Guia = Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos (Geral). pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções. . Catálogo = Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos. Tabela de equivalência = Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. de forma sumária ou analítica. selecionados segundo critérios previamente definidos. as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele. Geral = Não há um grau de aprofundamento dos dados . Inventário = Instrumento de pesquisa que descreve.

A microfilmagem é mais indicada para grande conjunto documental com longo prazo de guarda. .A transferência de documentos de valor intermediário e o recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional só é possível quando esses documentos estão avaliados. supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtores e acumuladores dos documentos. . com valor fiscal e legal e demanda relativamente pequena. . organizados e acondicionados. sem ônus para a administração e para o cidadão. com base em seus aspectos são: O primeiro grau permite isolar e circunscrever a entidade que constitui o fundo de arquivo e diferenciá-la de qualquer outro e o segundo grau visa garantir o respeito ou a reconstituição da ordem interna do fundo. . que não exige acesso múltiplo e simultâneo. .Os dois graus que norteiam o princípio da proveniência. higienizados. devemos nos ater que a guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do Poder Público.(Resolução 6 de 1997) Art. desde que planejados.A cerca das diretrizes sobre a terceirização de SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS.colhidos do acervo. 3º Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares. além de acompanhados de instrumento descritivo. .

Atividades realizadas no ³Arquivo Permanente´: DE ± Descrever. visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: . avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária. uso. de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação do seu conteúdo é o GÊNERO. por meio da constituição de um modelo que represente o objeto de estudo e retornando ao concreto. RE ± Reunir..Qual a denominação da configuração que assume um documento. .Definições básicas: 1. AR ± Arranjar. . também utilizado pela Ciência da Informação. chama-se Método Estruturalista. como uma realidade organizada e relacionada com a experiência do sujeito social. tramitação. ao nível abstrato.O método específico das Ciências Sociais. DE-CO-RE-AR Gestão arquivística de documentos (palavra chave: PROCEDIMENTO e Operações) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção. a seguir. . CO ± Conservar. que parte da investigação de um fenômeno concreto e eleva-se.

Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Boletim de Notas e Freqüência de Alunos. Exemplos: Audiovisual (filmes). Magnéticos/Informáticos (disquetes. como um dos procedimentos e uma das operações técnicas do sistema informatizado de gestão arquivística de documento. requerimento. Exemplos: ata. Regimento de Departamento. 3. que é resultado da representação da estrutura organizacional. microformas. ficha. Processo de Vida Funcional. a indexação. tira de microfilme. fitas). relatório. . microficha. Textual (documentos escritos de uma forma geral). roupas).A captura. objetos. Exemplos: Ata de Posse. organograma). Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. planta. atestado. proposta. Prontuário Médico. envolve o registro. diploma. A grande desvantagem desse tipo de quadro de arranjo é a instabilidade institucional. caderno. a classificação. carta. fotografias. Fonográfico (discos. livro. rolo. negativos. mapa. a atribuição de restrição de acesso e o arquivamento dos documentos. cartaz. . folha. Tridimensionais (esculturas.Uma das possibilidades de quadro de arranjo é o do tipo estrutural. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. slides.Exemplos: formulários. Boletim de Atendimento de Urgência. Iconográfico (obras de arte. ofício. cd-rom) 4. 2. . Tabela Salarial.

de forma sumária ou analítica. garantindo o direito de a sociedade ter acesso aos documentos públicos. as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele. em papel.Os arquivos permanentes produzidos e(ou) recebidos pelas agências reguladoras devem ser mantidos sob a responsabilidade da própria agência.: Cuidado. sumária ou analiticamente. selecionados segundo critérios previamente definido. reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos.Inventário Instrumento de pesquisa que descreve. observa-se. que não há a adoção de um método puramente estrutural ou funcional. . Obs. cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.Ver também repertório. ou seja.Os arquivos digitais obedecem às mesmas regras dos documentos em papel. cronológicos. Contudo.O arranjo documental se baseia em dois métodos.A eliminação de documentos públicos NÃO pode ser feita independentemente da existência. . - . o examinador tentou confundir os conceito de inventário e catálogo. . e sua aplicação tem gerado controvérsias na literatura e na prática arquivística. de uma comissão permanente de avaliação.Catálogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos. estrutural e funcional.. . onomásticos ou toponímicos. à avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais segue as normas e regras dos doct. no órgão público. . pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções. tanto na literatura internacional quanto nacional. Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos.

. sonoros). ou seja.Tipo ou tipologia: espécie + atividade. . mais a atividade que está configurada em tal documento. não sendo assim especieque é o aspecto formal. segundo o seu formato e a ação implícita em seu conteúdo. Rôneo. Mnemônico. Ex: Contrato (Especie) de Compra e Venda (Atividade). cronológico. é o nome definido para determinado documento. alem do que formato é configuração fisica (Ex: carta). enciclopédico PADRONIZADO: Variadex. como plano e tabela.O tipo documental é formado pelo gênero documental. dígito-terminal Ideográficos: alfabéticos. Existem dois métodos de arquivamento o: BÁSICO: Alfabético Geográfico Numéricos: simples. sendo permitida a terceirização de atividades técnicas auxiliares. Soundex. de acordo com Luis Carlos Lopes.A avaliação de documentos públicos é uma atividade reservada para execução direta pelos órgãos do Poder Público.. iconograficos. Não sendo assim formado pelo genero documental (textuais. tem como objetivo a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.O diagnóstico minimalista. .Principal forma de controle de informação. são os catálogos. . . Automático. É no diagnóstico que se coleta os dados necessários para a construção desses instrumentos.

a fim de racionalizar sua produção e destinação. compreender. dependências de hardware e software.Incluem-se. o código de classificação. . datas. instituição produtora. idioma e indexação).A preparação de instrumentos de gestão arquivística.A teoria das três idades. . ganhou expressão a partir da explosão documental pósSegunda Guerra Mundial. assinatura digital e outras marcas digitais). Os metadados referem-se a: identificação e contexto documental (identificador único. tipos de mídias. podem ser divididos em duas fases. local. quanto mais completo for um conjunto documental maior será o seu valor para preservação. a tipologia documental e o contexto tecnológico.Em um processo de avaliação de documentos. deve-se respeitar a integralidade do conjunto documental. de acordo com a proposta do arquivista italiano Elio Lodolini. segurança (categoria de sigilo. nomes. .americanos e canadenses passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos documentos. quando os norte. destinação. documentos relacionados. informações sobre criptografia. preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.. . contexto tecnológico (formato de arquivo. temporalidade.Os arquivos semi-ativos ou intermediários. como o plano de classificação e a tabela de temporalidade.§3º Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar. código de classificação. tamanho de arquivo. assunto. algoritmos de compressão) e localização física do documento. versão. conforme o nível de possibilidade de uso que os documentos apresentam. . entre os exemplos de metadados de documentos digitais. . tipologia documental. é um dos objetivos do diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista. ou seja. também conhecida como ciclo vital dos documentos.

balancete. são as seguintes: y y Possibilidade de aumentar a recuperação (localização) das informações. Tipologia Documental y y Tipologia Documental. etc. etc. exames de corpo de delito. boletins de ocorrências. Requisição de Diárias. Ex.: Relatório de Substituição de Promotores de Justiça. Como exemplo. de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos.: Caderno.: Mapa de Freqüência. intimações. Memorial. Formato: Configuração física de um suporte. y Espécie Documental: É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas.São elementos a serem considerados na análise tipológica o preâmbulo. Folha. razão. de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos. y y Maior facilidade na organização das informações.O enunciado da questão é um apanhado de várias questões CESPE e Cesgranrio. peritagens. gera-se documentos como os livros diário.. o dispositivo e a . . podemos dizer que da função contábil. etc. outra com seu correspondente CONCEITO e a seguinte com os TIPOS DOCUMENTAIS produzidos. citações. conteúdos e suportes semelhantes.: Memorando. Guia de Encaminhamento. Guia. Consoante gabarito das referida bancas. De acordo com esta definição.O GLOSSÁRIO é constituído por uma coluna que indica ESPÉCIE/FORMATO. tem-se que as vantagens da Avaliação para a Instituição são. Ex. por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. Economia de recursos humanos e materiais. ordens de serviços. a notificação. Processo. Ex.: Algumas vezes a Espécie Documental já configura o Tipo Documental. são gerados documentos tais como. Do poder Judiciário. diz respeito à multiplicidade da produção documental. Requisição. Prontuário Médico. Relatório. a exposição. Obs. Da atividade policial. Ofício. Portanto. de acordo com a atividade que a gerou. Tipo Documental: Configuração que assume uma espécie documental. Ex. . como o próprio nome indica (tipo). que apareceram em provas entre 2004 e 2006. Livro. Cartaz. Ganho de espaço físico e a diminuição do peso da documentação armazenada (preocupação para arquivos localizados em andares altos).

: Espécie (A forma do documento que corresponde à disposição das informações no documento) + Atividade (Ação pela qual o documento foi criado (buscar o verbo que designa a ação)) = Tipo documental (Denominação da espécie mais a atividade) . É no diagnóstico que se coleta os dados necessários para a construção desses instrumentos. em especial das radiações ultravioleta.corroboração (Falso.A análise tipológica NÃO dispensa um conhecimento prévio da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora de documentos . uma vez que deve proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar. tem como objetivo a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.O diagnóstico minimalista. como plano e tabela. por meio de filtros. -monitorar os níveis de luminosidade.O depósito de arquivo NÃO deve privilegiar o uso de luz natural. . . de acordo com Luis Carlos Lopes. OBS 1. .A diferença entre o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e o SIGAD é que o GED parte de uma concepção orgânica e o SIGAD trata os documentos de maneira compartimentada. pois se utiliza para analise tipológicadocumental os aspectos orgânico-funcional). o objetivo da produção e a fundamentação legal são elementos relevantes.persianas ou cortinas. .Na identificação da tipologia documental.

em relação ao sistema de documentos. Segurança: obtida pelo alto poder de compactação de informações.. . . protegendo-a contra incêndios. que só pode ser suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida (para alterar o documento. pois podem não seguir uma rotina adequada de validação documental. significa que o documento é certificado pelo arquivo. diretamente no local da sua necessidade.O uso múltiplo e simultâneo são características de documentos digitais ou digitalizados e não microfilmagem. controle e economia. . permitindo que cópias de filmes sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservação da documentação. inundações. . suprimindo a marca d¶agua tem que possuir a chave de proteção deste). ser reconhecido como fidedigno e verdadeiro (Errado). Rapidez no acesso à informação: permite o acesso instantâneo à informação desejada.MARCA D¶AGUA: correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem (no plano de fundo). de assinaturas digitais e de certificação digital. devendo. em forma de papel. A proporção de redução de espaço e de peso é da ordem de até 98%. foi padronizada e normalizada com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) . há também a redução do peso. recuperação.MP 2200-2/01). Como podemos perceber a confiabilidade e autenticidade dos documentos de arquivo não é algo inerente a todo arquivo mais sim decorrente de uma serie de procedimentos arquivisticos que validam ou não esse documento. visível ou invisível. sendo a função do microfilme reproduzir e gerar informações com vistas a: Redução: o microfilme tem alto poder de compactação.A utilização em sistemas informatizados. por minuto. uma informação complexa. para assegurar autenticação. (Questão) Autenticidade. Rapidez no registro de dados e informações: a velocidade de registro dos modernos aparelhos de microfilmar pode atingir até 1000 documentos pequenos. extravios. reproduzindo frente e verso do original em uma só operação. imputabilidade e irretratabilidade ou irrefutabilidade.O principal objetivo da microfilmagem é servir como meio aos sistemas de informação através dos seguintes requisitos: conservação. como conseqüência da redução de espaço. etc.(CORRETISIMO . assim NEM TODOS os arquivos possuem documentos fidedignos e autenticos. uma das características dos documentos de arquivo. portanto. perda.

³Art. É o que determina o Decreto 1.número do microfilme. II .registro no Ministério da Justiça. DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Art.. III . VI . . DECRETO No 1. se for o caso. § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis. visto que tais filmes devem ser utilizados exclusivamente para extração de cópias. 5°. qualificação funcional.799/96.menção. cada série será precedida de imagem de abertura. cartório ou empresa executora da microfilmagem. IV . 7°Na microfilmagem de documentos.799 de 1996 Art. tanto para a confecção do original.É proibida a utilização de filmes atualizáveis para confecção de microfilme original. de qualquer tipo. não sendo permitido corte ou inserção no filme original. IX . identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados. e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados.local e data da microfilmagem. V . a serem microfilmados.identificação do equipamento utilizado. com os seguintes elementos: I . por falha de operação ou por problema técnico.ordenação. serão reproduzidos posteriormente.nome por extenso. qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade.nome por extenso. VIII . eventualmente omitidos quando da microfilmagem.799. VII . 9° Os documentos da mesma série ou seqüência.identificação do detentor dos documentos. da unidade filmadora e do grau de redução.) Decreto Nº 1. de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior. se for o caso.O Conselho Nacional de Arquivos é o órgão central do Sistema Nacional de Arquivos. quando for o caso. ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade. como para a extração de cópias´. (É proibida a utilização de filmes atualizáveis em ambos os casos. Microfilmagem .

assim como as certidões. para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação. a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação. seleção e fixação de prazos de guarda dos .Lei 5433/91 (Regula a microfilmagem de documentos oficiais) Art 1º § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei. assim como sua guarda após cessar seu trâmite.As fases da Gestão de Documentos são: produção. organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. abaixo um breve resumo: ‡ Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de uma Área ou Setor. também integram o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). diminuindo o volume a ser manuseado. armazenado e eliminado. assim. Desenvolve-se. garantindo. Resumo: As microformas. também. 14. as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados. controlado. Os traslados. os arquivos de pessoas físicas e jurídicas de direito privado. . ‡ Utilização dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos. deve-se otimizar a criação de documentos. bem como as certidões e os traslados originários de microfilmes e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzem efeitos em juízo. .Além dos arquivos do Poder Executivo. que resultam da microfilmagem de documentos públicos ou oficiais. os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. do Legislativo e do Judiciário. evitando-se a produção daqueles não essenciais. ‡ Destinação de documentos/Avaliação (é tida como a mais difícil das fases): envolve as atividades de análise. Nesta fase. utilização e destinação/Avaliação. desde que feitas e autenticadas por entidades autorizadas e em conformidade com a lei. o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. mediante acordo ou ajuste com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Decreto 1799/96 Art. necessário ao cumprimento de sua função administrativa.

Para fins de tratamento. deve-se utilizar o inventário.A organização e administração dos arquivos consiste em 4 etapas: 1 . . ou seja. Tais valores apenas se encontram em documentos que possuem valor secundário (arquivos permanentes): . sumariamente.Para descrever conjuntos documentais ou partes de um fundo. REGISTRO.Implantação/acompanhamento . na sua específica esfera de competência.Valor probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo (servir de prova legal). os conjuntos documentais. CLASSIFICAÇÃO. .Fotografias devem ser contadas por unidade.O enfoque do diagnóstico pode ser MAXIMALISTA (quando visa levantar dados de todos os órgãos da Justiça Federal. . implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais a serem preservados permanentemente. estará à questão atrelada ao PROTOCOLO.Sempre que a questão falar em RECEBIMENTO. .O nível de classificação denominado classe resulta do princípio de classificação que dá origem às unidades de classificação (Dentro de uma classificação de documentos o primeiro nível desta será a classe). independente de seus valor probatório. porque contempla informações importantes a .A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da Instituição Arquivística Pública. .Valor informativo Valor que um documento possui pelas informações nele contidas. Definições Oficiais. o tratamento físico e o químico.Planejamento 4 . por exemplo) ou MINIMALISTA (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado). .Análise de dados 3 .documentos. pois se trata de instrumento parcial para descrever. MOVIMENTAÇÃO e EXPEDIÇÃO. .Entre os principais recursos empregados na preservação dos documentos de arquivo estão o controle ambiental. o ideal é o minimalista.Levantamento de dados 2 . .

O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente. . registro e sejam: movimentação/expedição). cujos resultados permitirão a análise criteriosa dos problemas enfrentados no tratamento da informação orgânica. consulta e destinação. no estudo de caso e na procura de se constituírem objetos de pesquisa e se proporem soluções para os problemas detectados´.No acondicionamento de documentos permanentes. baseada em métodos científicos.Nos editais de licitação de privatização de empresas públicas deve constar que os documentos públicos de valor permanente da empresa devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. quais protocolo (incluindo recebimento.Em órgão público ou empresa privada. Esta análise. embalagens de papel com pH alcalino DEVEM (por incrível que pareça ta certo) ser utilizadas. .O diagnóstico da situação arquivística de uma organização é realizado com base em dois objetos de estudo: a organização em sua dimensão histórica e a organização em sua individualidade. o diagnóstico pressupõe a realização de uma pesquisa organizacional. porque provocam reações químicas que aceleram o processo de deterioração dos documentos (Cuidado). . . e como conseqüência se obtém as informações que servirão também para a elaboração do código de classificação (protocolo) e da tabela de temporalidade (processos de destinação)). . . arquivamento. p. empréstimo. Obs.serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. . sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados.No arquivo corrente são desenvolvidas cinco setores distintos de atividades.Uma das competências do Conselho Nacional de Arquivos é subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento. Segundo o autor.Ao Arquivo Nacional cabe dar suporte técnico e administrativo ao CONARQ. o arquivo intermediário surge da aplicação de plano ou código de classificação e de tabela de temporalidade. expedição. . quando submetida ao produtor de documentos constitui-se em importante subsidio para o diálogo e a proposta de mudanças (o que possibilita a constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo. classificação. 33) o diagnóstico minimalista possibilita a analise de uma situação por meio da ³observação dos problemas arquivísticos das organizações.: Segundo LOPES (1997.

Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. III. . 3) Planejamento. que o integre à Administração Pública Direta. do Distrito Federal e municipal . higienizados e acondicionados. personalidade jurídica própria. devem ser armazenadas em mobiliário de aço tratado com pintura de efeito antiestático. O Arquivo Público.Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. 2) Análise dos dados coletados.. 4) Execução ou implantação e acompanhamento. Conforme a Lei nº 8. em formato digital. estaduais. entre outras possibilidades. .Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem estar organizados. tendo sido avaliados.A exposição de mídias magnéticas a campos magnéticos pode causar distorção ou perda de dados.A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições federais. recursos orçamentários e financeiros para a implementação e manutenção das políticas arquivísticas estabelecidas.A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica no recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. órgão do Conarq. e devem estar acompanhados de instrumento descritivo. .Etapas para a organização e administração dos arquivos (Marilena Leite Paes): 1) Levantamento/coleta de dados (informação).Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos. por exercer funções típicas de Estado.159: . . infra-estrutura física. . material e tecnológica adequadas para a guarda. armazenamento e preservação de documentos de acordo com as normas e legislação em vigor. sítios na internet.Resolução 7/1997 da CONARQ . . . II. bases de dados e também textos. portanto. deverá ser dotado obrigatoriamente de: I.São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas.

para dar cumprimento às especificidades de suas atividades.IV. promover a preparação de descrições consistentes. por exemplo. ‡ integração entre documentos digitais e não digitais. característico do sistema de gestão arquivística de documentos. processado por computador. fundamentalmente. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. . cuidado). Pode compreender um software particular. adquiridos ou desenvolvidos por encomenda. pessoas singulares e famílias) associadas à produção e gestão de arquivos. recursos humanos qualificados. dos quadros permanentes da Administração Pública. V. ALGUMAS CARACTERÍSTICAS ARQUIVÍSTICAS IMPORTANTES DE UM SIGAD ‡ captura. como. A Isaar (CPF) Possibilita aos usuários a compreensão do contexto subjacente à produção e ao uso dos arquivos e documentos. apropriadas e auto-explicativas das pessoas coletivas. um determinado número de softwares integrados. das pessoas singulares e das famílias que os produziram. atribuições específicas e estáveis. ou para servir de base ao seu desenvolvimento. ‡ gestão dos documentos a partir do plano de classificação. Obs. Esta norma tem como objetivo a partilha de descrições dos produtores de documentos. da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. de forma que possam melhor interpretar seus sentidos e significados. ou uma combinação desses. legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regimentar (Falso. ‡ exportação dos documentos para transferência e recolhimento.É um conjunto de procedimentos e operações técnicas. armazenamento. ‡ avaliação dos documentos e aplicação da tabela de temporalidade e destinação para recolhimento e preservação dos que tenham valor permanente.: O sucesso do SIGAD dependerá. Foi concebida para ser utilizada em conjugação com as normas nacionais existentes. um relatório com os anexos em diferentes arquivos. Leis Arquivisticas e Conceitos Importantes ISAAR (CPF) = Esta norma faculta orientações para a preparação de registros de autoridade arquivística que proporcionam descrições das entidades (pessoas coletivas. SIGAD . indexação e recuperação de todos os tipos de documentos ‡ arquivísticos e de todos os componentes digitais do documento arquivístico.

que atua desde a sua geração até o arquivamento da mesma e para tanto se utiliza de ferramentas tecnológicas.‡ armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos documentos. [c] de procedimentos. convencionais. Sendo que esses . [e] tecnológic Resumos Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) É um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. . [b] de proveniência. mas sim toda uma logística de organização da informação. ‡ instrumentos para gestão de estratégias de preservação dos documentos.GED não é uma ferramenta em si. assim como na parte que o GED atua ESPECIFICAMENTE sobre doct. [d] documental. assim não podemos dizer que o GED é definido pelas ferramentas tecnológicas que se utiliza mas sim como sendo uma logística gerencial. pois este atua sobre todos os documentos existente dentro do sistema de arquivo ‡ Implementação de metadados * para descrever os contextos documentais:[a] jurícoadministrativo.

. som.Document Imaging (DI) . microfilme.Records and Information Management (RIM) . imagem..Document Management (DM) .documentos podem ser das mais diversas origens (papel.Workflow / BPM . planilhas eletrônicas.) Existem diversas Ferramentas tecnológicas no mercado como: .

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