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L'INFOR - le texte concernant le

subventionnement des A.S.


Le Coordonnateur du District
connaître son nom, le numéro de

MATION - le projet d'établissement


- le projet du district UNSS
- les documents UNSS :
téléphone et l'adresse de son
établissement,
Le Directeur régional et le
CONNAITRE - la revue de 1’UNSS ( votre A.S. est Directeur départemental
affiliée, vous recevez 5 abonnements (connaître les noms, numéros de
Se documenter de 5 numéros par an ) téléphone, adresses postales, e-mail
- lire régulièrement et et Internet exactes des services).
Chercher et connaître les attentivement le courrier provenant Demander tout renseignement
principaux textes officiels du service régional, du service pouvant vous aider dans votre
de référence concernant départemental et de votre fonctionnement.
l'A.S. (RLR-B.O.-Règlements coordonnateur de district
Généraux...) - II y aura peut-être nécessité de Région, département :
•Se renseigner sur les textes régler des problèmes internes de Les licences, gérées par
à paraître en liaison avec le transmission rapide du courrier UNSS informatique.
documentaliste : envoyé sous couvert de Les engagements, l'organisation
- le temps de pratique des votre chef d'établissement. d'épreuves "promotion", les
enseignants problèmes d'assurance, les jeunes
- la participation du personnel officiels...
enseignant S'informer Renseignez-vous, sur le contenu
- l'utilisation des installations (rencontrer des personnes téléphoner - des sites Internet.
sportives ( avant et après la écrire)
décentralisation ) Connaître le nom des personnes District :
- le contrôle médical susceptibles de vous donner les S'informer sur l'organisation des
- les assurances scolaires renseignements désirés activités, des déplacements, des
- l’accompagnement des •la communauté éducative: « centres d'entraînement. »..
équipes sportives Pour rappel, votre chef S'informer du fonctionnement
- l'utilisation des véhicules d'établissement est le Président de financier pour organiser sa propre
personnels votre A.S. trésorerie et pour éviter des
- le concours de cadres Si vous ne les avez déjà, lui demander initiatives malheureuses ou des
d'appoint non-enseignants tous les documents nécessaires à actions à contre-courant par
- les accidents survenus au votre information (par exemple : rapport aux collègues
personnel enseignant pendant cahier, statuts, B.O. :..) et la responsables.
l'A. S. délégation de signature sur licences. Des subventions sont-elles
- les dispositions statutaires  Demander la délégation de accordées au District pour les AS
obligatoires ( demandez à signature sur le chéquier, ( Ville, O.M.S., S1VOM ) ?
votre chef d'établissement le S'inquiéter du solde du compte Comment s'effectue le règlement
cahier de l'A. S., lire les statuts financier, récupérer le cahier de des transports ?
de votre association, en vérifier comptabilité . Le Conseil Général passe-t-il par le
la conformité, connaître le service départemental pour doter
numéro d'inscription au Journal S'informer des aides complémentaires les A.S. ? Voir rubrique
Officiel et à l'Inspection possibles (foyer...) au niveau de « remboursements » de ce site
Académique ) connaître la l'établissement, auprès des pour connaître les modalités de
composition d'un Comité collectivités locales. remboursement des frais de
Directeur. •les «personnes ressources» de déplacements.
l'UNSS
Les partenaires éventuels Directeur départemental de la Jeunesse et scolaire ).
des Sports, Fédération des Oeuvres
Institutionnels : I.P.R., Laïques…
Inspection Académique, Economiques : Médiatiques :
C.D.D.P. Les entreprises de transport en Contacter les journaux locaux
Techniques : particulier, s'informer des et les radios.
Responsables des services différents tarifs, étudier les
municipaux. Service des Sports marchés. Politiques :
ou Office Municipal des Sports Les partenaires privés Maire, adjoint au Maire( sport,
Service technique, Service susceptibles de s'associer à un services techniques. Culture...)
communication, parrainage ( tout en respectant  Peut-on demander une
Présidents du secteur sportif et l'éthique du sport subvention ?.
associatif local,

L’ORGANISATION
LES PERSONNES
Les élèves Définir les besoins
Le collectif EPS Les licencier, les engager
Responsabiliser au maximum dans les rencontres, les  Voir avec le Trésorier les
les Collègues. convoquer en temps voulu incidences financières créées
Utiliser les compétences Répartir les rôles et les par les installations, le matériel
particulières de chacun tâches s'ils s'investissent dans et les déplacements (voir
( informatique, vidéo, photo, l'organisation. Les former.
encadré ci-dessous).
dessin, rédaction d'articles...).
Répartir les tâches ( qui fait LES ACTIVITES
quoi ? ) Négocier, demander
•les activités hebdomadaires Analyser les données
( entraînement, rencontres, (de quoi dispose-t-on ?) les installations ; les réserver
accompagnements Avec le collectif EPS, et par" en début d'année ( demande
d'équipes...) rapport au pro)et d'A.S., écrite, conserver un double )
• L'aide à l'information des analyser les installations, le
élèves, des Collègues matériel et les déplacements (r •les déplacements
( affichage ) encadré). si nécessaire, demander des
•L'aide à l'organisation : repas froids pour les
récupération des .éléments Choisir les activités pensionnaires, avec qui,
de la licence ( par activité ou par rapport: comment ? ( prévoir assez tôt
par classe ) •à la demande des élèves les accompagnateurs
préparation de rencontres •aux enseignants EPS supplémentaires ),
"promotion", de la fête de l'A. (spécialité, goût...). avec le Trésorier, négocier
S. •aux installations disponibles auprès des transporteurs pour
•au matériel obtenir les meilleurs prix,
 aide à l'encaissement des
cotisations •"au projet et à commander le car si le
•L'aide à la promotion (écrire des l'organisation, du district : coordonnateur de votre district
articles pour les média, prendre activités des A.S, s'inscrivent- ne s'en charge pas.
des photos, assurer un reportage elles dans ce projet?
vidéo...), Existe-t-il des centres
d'entraînement UNSS ? Qui
sont les Responsables ?
•le matériel
voir avec le chef d'établissement et l'intendance :
* la possibilité de faire entretenir les maillots par la lingerie,
* la participation matérielle de l'établissement au fonctionnement de l'A.S. avec:
• un local réservé à l'A.S.,
• des panneaux d'affichage à l'usage exclusif de l'A.S.,
l'accès à la reprographie, papier, enveloppes, (demander au secrétariat les tampons).

Installations
Matériel
Déplacements
LES INSTALLATIONS
Analyser les données : recenser l’existant, les propriétaires, la disponibilité, les temps de
concertation.
Définir les besoins : séquences horaires pour entraînements et compétitions, selon le type
d’activité.
LE MATERIEL
Analyser les données : disponibilité, finances, rangement, entretien …
Définir les besoins :
Sportifs : maintenance (lavage des maillots) renouvellement, achats.
Fonctionnement :
- local A.S. pour entreposer le matériel

- local AS pour recevoir les élèves, afficher, organiser la vie administrative et associative

LES DEPLACEMENTS
Analyser les données : recenser les transporteurs, noter leurs coordonnées. Etudier le mode de
coordination du district et d’accompagnement des élèves.
Définir les besoins : évaluer les effectifs, les participations, faire établir les devis. Retenir les
parents volontaires en les informant à l’avance.
LE TEMPS
'Réaliser un échéancier annuel (de
Commencer l’année préférence en couleur)
avec son A.S.
•Programmer les différentes réunions ( AG,
•Vérifier que tous les collègues bénéficient comité directeur, réunion du collectif EPS, Fête
des 3 heures forfaitaires dans leur emploi du de l'A.S., réunion du district, Assemblées
temps. départementales « technique » et « débat ».

•S'informer et informer (voir document •Les dates à retenir en fonction du calendrier


spécifique) ( district, département, région, national ),
engagements, compétitions .
•Réunir le collectif EPS, informer, préparer
le projet d'A.S. avec le chef d'établissement. Etablir une check-list
Président. hebdomadaire (à la vue de tous les
collègues.)
S'organiser collectivement (rôles, tâches).
•S'inquiéter tous les jours de l'arrivée du
•Envoyer les feuilles d'affiliation au Service courrier UNSS auprès du secrétariat de votre
Régional avec le chèque correspondant. établissement. Adopter un mode commun de
Pour ce faire, le chef d'établissement vous gestion du courrier électronique (consultation,
délègue sa signature sur les licences. impression, archivage...).
•Préparer et réunir l'Assemblée Générale de lundi:
l'A.S. et le Comité Directeur pour •Dernier délai pour l'affichage du mercredi
déterminer le montant des cotisations qui suivant ou pour contacter les élèves en cas de
vous donnera alors accès aux demandes de problème .
subventions. Le nombre prévisible
d'adhérents justifie-t-il une demande de •réserver les repas froids des pensionnaires.
licences à tarif réduit ?
mardi:
•Réserver les installations •S'assurer de la mise à disposition des
collègues des documents indispensables
•Avec le chef d’établissement et le médecin (licences, feuilles de match) et du matériel.
scolaire, voir les possibilités de visite
médicale pour l’A.S. • Prévenir l'administration en cas d'absences
obligées au cours du mercredi matin
•Vérifier la souscription du contrat
d'assurance de l’A.S., en connaître les •Donner le double de la lis te des élèves
clauses. convoqués (les pensionnaires, en particulier) .
•Participer à l’Assemblée Générale du
district. mercredi soir :
Envoyer, déposer les feuilles de match ou
•Engager les équipes de sports collectifs (au téléphoner les résultats urgents
district + élite au niveau régional).

•Respecter la procédure d’affiliation et de


saisie des licenciés indiquée dans la
circulaire régionale (et délais).
LE TEMPS Finir l’année Les réunions
jeudi : avec son A.S. Quelle réunion, pour qui,
• Fin de l’envoi des feuilles de pour quoi, quand, où ?
matches. • Réunir le collectif EPS pour Etablir un projet, préparer une
•Remplir le cahier d'A.S. le bilan sportif, la rencontre, récompenser,
•Afficher les résultats, retirer participation, le palmarès et promouvoir, etc...
l'affichage de la semaine compléter les documents •Choisir judicieusement la date
précédente. et l'heure . Tenir compte au
officiels (bilans,
•Vérifier l'échéancier général maximum des disponibilités de
•S'inquiéter des statistiques)
chacun si l'on souhaite
accompagnements d'équipes ou • Réunir une A.G. pour
avoir une large présence .
d'élèves pour la semaine officialiser ce bilan ou •Prévenir de la date . Invitation
suivante. • organiser une Fête de l’AS écrite, affichage.
• Prévoir la commande de tous avec récompenses •Qui invite-t-on ?
les transports. • réunir le Comité Directeur •Définir les objectifs de la
pour un bilan financier et réunion et ses enjeux .
vendredi :
• Si possible, afficher les fixer les caractéristiques du Mettre au clair l'ordre du jour.
•Prévoir :
prochaines rencontres ou les projet suivant.
la réservation et la préparation
entraînements. En règle
du lieu,
générale, afficher toutes les L’affichage une distribution éventuelle de
convocations le même jour le moyen privilégié de reprographie,
pour éviter les oublis . l'information. avec l'équipe EPS. préparer des
• Utiliser de grands panneaux : interventions, déterminer le rôle
L’échéancier du exclusivement réservés à l'A.S, de chacun, les stratégies à
trésorier facilement accessibles, développer.
placés dans des endroits stratégiques, les
plus fréquentés et visibles de tous
•Faire le bilan et rédiger un
• Demander la délégation de (gymnase, lieux de passage ou compte-rendu.
signature sur le chéquier si de rencontre).
ce n’est fait Les documents
• Régler l’affiliation •II doit se faire : Se confectionner des
• Présenter en AG le compte- suffisamment tôt, de manière organigrammes simples :
attrayante, bien fixer et • de l'UNSS (nom des
rendu financier de l’année protéger les affiches pour éviter responsables, adresses,
précédente et le budget les dégradations, numéros de téléphone )
prévisionnel enlever régulièrement les • de votre établissement ( si vous
• Déterminer le type de informations périmées pour êtes nouvellement nommé)
contrat-licences en fonction mettre en valeur l'information • De l'environnement local,
des effectifs prévisionnels récente ou importante, Aménager le local de l'A. S. (si
utiliser deux zones : vous en avez un ) .
• Fixer le montant des
- informations générales et Disposer d'au moins une
cotisations en Comité résultats. armoire pour entreposer le
Directeur - convocations. matériel de bureau et les
• Faire les demandes de devis Un élève lit rarement une documents ( secrétariat et
pour les transports affiche, la lecture de l'image est trésorerie ). Ne pas laisser le
• Etablir les demandes de incomplète de type B.D. ou courrier s'entasser.
subvention. télévision.
pour les dates limites annoncées, à
Classer-archiver après renvoyer au district, au département ou à
avoir affiché, informé : la région selon le niveau de compétition • Des collègues ou des élèves
•le projet d'A.S. •les résultats, feuilles de match utilisant l'informatique peuvent,
•le cahier d'A.S. ( à remplir en particulier : à remplir sur vous aider dans cette tâche et
chaque semaine avec les place et à déposer ou à sortir un listing sur imprimante.
illustrations de Presse ou les téléphoner dès le mercredi soir
photos) (ou à poster au plus tôt) pour le Le trésorier :
•un double du contrat district, la région ou le entreposer, classer
d'assurance de l’A.S. et les département, selon le niveau de (dans un endroit fermé à clef)
autres formulaires d'assurance la rencontre •le projet d'A.S. avec le budget
• les Règlements Généraux de • les bordereaux de licences à •le double des demandes de
l'UNSS adresser à la direction régionale subvention
•un exemplaire de la revue de en y joignant le chèque • le cahier de trésorerie :
l'UNSS correspondant. enregistrement régulier des
•le classeur à documents recettes et des dépenses, calcul
UNSS, contenant : Récupérer les éléments, gérer du solde restant,
• les coordonnées, les licences : •le tampon de l'A.S. avec le
• les circulaires, •Se faire aider des collègues
numéro de compte
• les calendriers des matches, pour récupérer cotisations, • le carnet de chèques
autorisations, certificats
• les résultats du district aux •les souches des années
médicaux, photos. précédentes
France,
•Demander une liste des •les relevés de C.C.P. ou de
• les convocations
participants par activité pour compte bancaire
• le fichier des licences pouvoir contrôler et ajouter au • les bordereaux de remises de
• le modèle de fiche de fur et à mesure en regard des chèques
renseignements des élèves noms les numéros de licences . • les chèques de cotisation : en
• les chemises de couleurs •Dès réception des bordereaux vérifier la conformité
différentes, avec : et des cartons, coller les photos, (signature, ordre, montant),
- les feuilles de match, tamponner, signer et faire les adresser régulièrement et
- les fiches d'engagement, signer (l'élève), séparer, rapidement au centre postal ou
- les relevés de la SIRTEM enregistrer, classer. bancaire
- les certificats médicaux des •Utiliser les fichiers •les cotisations en espèces :
élèves, informatiques de l’E.N. pour - les déposer rapidement sur le
- les autorisations parentales, établir une liste des licences par compte ( penser à se munir des
- le dossier de presse de l'A.S. ordre alphabétique avec les feuilles spéciales permettant de
renseignements nécessaires : confectionner des rouleaux de
Remplir - envoyer : à qui, noms, prénoms, classes, dates pièces ),
quand ? de naissance, activités - vérifier si la somme exacte
•le projet d'A.S. : à remplir en pratiquées, numéros de licence, correspond au montant du
début d'année, a renvoyer à la fonctions de juges, d’arbitres, nombre de licences vendues
direction départementale niveau, etc … • les factures, en utilisant le
•les feuilles d'affiliation : à
tableau de suivi proposé sur ce
remplir dès réception, à
site.
renvoyer à la Direction
régionale
•les engagements : à remplir