CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema

En el entorno mundial debido a la globalizacin de los mercados existe una alta competencia para posicionarse en el mismo, por consiguientes las empresas buscan continuamente oportunidades de mejoras para mantenerse en el tiempo y a su vez ser rentable, por tal motivo la competitividad obliga a las empresas a que sean mas dinmicas, es decir, que tienen que actualizar sus mtodos y tecnologa de trabajos de manera constante para mantenerse en el mercado en cuestin, de manera de mejorar su desempeo a travs de soluciones que permitan optimizar los procesos, aumentar la productividad y la exactitud de respuesta en un tiempo ms reducido, elevando los estndares de calidad en el servicio, puede ser una importante ventaja para las empresas. Como lo cita Ciprs, D. Martnez L. Errasti, A. Royo, J. Lambn, P.(2011), en los ltimos aos, la gestin logstica de almacenes tanto para fabricantes, como distribuidores, as como operadores logsticos se ha hecho ms compleja debido al ajuste de los niveles de stock, el aumento del nmero y variedad de las referencias, aumento y necesidad de personalizacin de unidades de envo y reduccin de los ciclos de respuesta, de manera quela competitividad de los almacenes pasa por tener unos niveles altos de productividad que minimicen los costes por operacin, con un alto grado de operatividad para dar la mejor calidad de servicio con la rapidez y las condiciones que el mercado exige,por lo tanto se hallan ante uno de los ltimos nichos de mejora que todava permiten a las empresas reducir sus costes, esto explica que el mercado, sobre todo en aquellos sectores relacionados con la actividad productiva, siga apostando ao tras ao con fuerza por la inversin de soluciones logsticas e implementacin de sistemas de gestiones de almacenes.

Como lo indica Espieira (2008), las organizaciones se desenvuelven en unentorno cada vez ms competitivo, por lo tanto se encuentranen la constante bsqueda de la optimizacin desus procesos de negocio y sus recursos, en estesentido, las compaas son cada vez msconscientes de la importancia de la gestin dealmacenes y la gestin logstica en general comoparte esencial a la hora de aportar mayor valor asus clientes, reducir sus costos e incrementar sus ingresos, por lo cual la principal razn de un almacn para las empresas nace enla complejidad de reducir a cero el lapso detiempo entre la preparacin para el consumo deun elemento material y el consumo en si, ya seapor imposibilidad de ajustar oferta con demanda, entre los principales beneficios que aporta lagestin de almacenes a la compaa, seencuentran:  Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos.  Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante.  Mejora de la calidad del producto.  Optimizacin de costos.  Reduccin de tiempos de procesos.  Mayor satisfaccin del cliente. La ferretera el Ancla S.A son la unas de las primeras empresas de este tipo fundadas en Paraguan, en la que brinda soluciones para proyectos relacionados con la construccin, decoracin y remodelacin, con los precios ms bajos del mercado, con un amplio surtido, an as, la implementacin un sistema de gestin de almacn para la ferretera seria un aspecto clave en su negocio,ya que es una herramienta que le dara solucin para aquellos problemas que se presentanen los procesos logstico en planificacin, organizacin que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn y el control optimo de toda la informacin, de manera de que la empresa se mantenga a la vanguardia cuando se trata de innovacin e implementacin de nuevas metodologas y tecnologas y as no verse opacadas por grandes organizaciones como EPA, por ende este estudio se hace para lograr que la ferretera disponga de un almacn que satisfaga los diversos requerimientos exigidos por el mismo, lo que nos lleva, con el inters de obtener un mayor funcionamiento operacional.
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Para el caso de estudio,la Ferretera el Ancla S.A, se observ que a pesar de poseer un sistema de gestin de inventarios en la empresa en algunos casos se dauna incongruencia entre lo que el sistema muestra y lo que est en el almacn provocando en algunas situaciones que se tenga el producto y no se venda en el momento solicitado por el cliente creando insatisfaccin a los mismo,por otro lado, se not que los empleados no llevan un orden de almacenaje adecuado debido a problemas de control de la informacin, es decir, posee un mtodo identificacin y codificacin ineficientes de las zonas del almacn,esto a su vez hace quelos materiales no se encuentren organizados de acuerdo a las caractersticas de peso, recepcin y despacho, familia de productos, cercana a las reas de uso para su correcta distribucin provocando que la realizacin de la bsqueda de un articulo sea laboriosa haciendo que el empleado pierda el tiempo por rastrear la ubicacin del mismo en el almacn, ocasionando una mala distribucin de los artculos,espacios insuficientes para el bienestar de los trabajadores aumentando as la probabilidad de un accidente laboral y el incremento de tiempo de traslado de los materiales y en consecuencia no se ahorra distancias recorridas ni la utilizacin de pleno espacio. De seguir con esta problemtica la empresa se har cada vez menos rentable con respecto a sus competidoresaumentandoas sus costos de almacenaje, aumentarla insatisfaccin de los clientes por no encontrar el artculo deseado,incrementarel riesgo de accidente en el almacn, aumentar las tareas administrativas y elaumento de los tiempos del proceso.

Formulacin del Problema

Con el desarrollo del siguiente trabajo el investigador dar respuesta a las siguientes interrogantes: Cul es la situacin actual de la gestin de almacn de la ferretera el Ancla S.A?
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Qu procesos se deben describir en la ferretera el Ancla S.A? Cules deben ser las pautas o criterios para la conceptualizacin de un modelo de gestin del almacn en la ferretera el Ancla S.A? Cmo seria una distribucin de plantaidnea adaptada a la naturaleza del almacn de la ferretera el ancla S.A? Cules son los procesos vitales que deberan documentar en el marco del sistema de gestin de almacn de la empresa? Qu indicadores se deberan considerar para monitorear el desempeo de la gestin de almacn?

Objetivos

Objetivos General

Proponer un sistema de gestin de almacn para la ferretera el Ancla S.A.

Objetivos Especfico

 Diagnosticar la situacin actual de la gestin de almacn de la ferretera el Ancla S.A.  Caracterizar los procesos que integran la gestin de almacn de la ferretera el Ancla S.A.

 Conceptualizar el sistema de gestin de almacn a proponer en la ferretera el Ancla S.A.  Proponer una distribucin de planta adaptada a la naturaleza de los productos almacenados  Documentar los procesos vitales que integran los sistemas de gestin de almacn en la ferretera en Ancla S.A.  Proponer un sistema de indicadores para los procesos de almacenaje en la ferretera el Ancla S.A.

Justificacin de la investigacin

Dentro del mbito empresarial e institucional, existen muchos estudios que ofrecen soluciones a las necesidades que se presentan en las empresas, pero an son insuficientes en ciertas reas de los almacenes, debido a esto son necesarias algunas caractersticas para que el sistema funcione con efectividad. Con el uso de tecnologa, el sistema de gestin de almacn tiene la ventaja de realizar la actualizacin y consulta de informacin requerida, hacia la base de datos, lo cual activa las acciones de control de almacn. Esto se hace a travs de un mejor control del sistema. Por ello se propone un modelo de gestin de almacn, esto con la finalidad de mejorar su eficiencia y a su vez su entorno social, de este modo aumentara su mbito empresarial, tanto en lo interno como en lo externo. Por ende es necesario conocer cules son las razones por las cuales es necesario realizar la investigacin, teniendo muy en cuenta los criterios para evaluar el valor del contenido. Por lo tanto esta investigacin que se ha de realizar solicitado por la Ferretera el Ancla S.A, se desarrolla con la finalidad de solventar la problemtica que ah se presenta, dando paso a nuevas disposiciones existentes en el mercado.
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Al ser una ferretera de gran trayectoria ha visto como al pasar de los aos la tecnologa ha aumentado evidentemente, lo que da paso a un plan estratgico para aprovechar los recursos de las nuevas tecnologas y a su vez mejorar los procesos de almacenaje y control de almacn. La gestin de almacenes adquieren gran importancia en la red logstica ya que constituyen decisiones claves que definen una mejor estructura, si pudiramos definir la exactitud de la demanda la razn de ser de esta actividad no sera necesaria, pero la realidad es otra. La gestin de almacenes implica llevar a cabo las funciones de

organizacin, direccin y control, con el propsito de generar ideas necesarias para mejorar la calidad de toda la tecnologa que no ha permitido cumplir con las exigencias que requiere la ferretera. Esto debe servir para superar las costumbres que la ferretera tiene de antemano, por el contrario la seleccin de la tecnologa adecuada permitir a a la misma proporcionar efectos favorables a su favor, como la correcta utilizacin del espacio fsico, lo que facilita la seleccin y despacho de los artculos, as como tambin reduce el tiempo de preparacin de los pedidos, entre otros. La gestin de almacenes debe ir mucho ms all de la reaccin a los cambios que se generan, para pasar a ser recto de la promocin del cambio, generando nuevas reglas de juego. Una de las metas de la Ferretera el Ancla S.A, es obtener un buen sistema de localizacin que le permita al trabajador localizar los artculos de forma rpida y efectiva para poder reducir el tiempo durante la labor de preparacin y con esto satisfacer las necesidades exigidas por el cliente. Con esta investigacin se espera obtener un stock suficiente para que sus clientes obtengan la entrega inmediata de sus artculos, y de esta forma mantener un alto estndar y una mejora continua en sus procesos internos y servicios. Con esto ayudara a distribuir a sus clientes las mejores marcas y los ltimos adelantos tecnolgicos para ponerlos al servicio del mercado, generando en sus clientes una buena decisin de compra y la satisfaccin que ofrece un excelente servicio, as de esta forma generar un desarrollo en la comunidad y beneficio de sus trabajadores, fortaleciendo el
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trabajo en equipo como fuente bsica de un buen ambiente laboral que genera progreso, actuando bajo los principios de tica, Cumplimiento y Responsabilidad.

Alcance

La presente investigacin es llevada a cabo en el rea del almacn de la Ferretera el Ancla S.A, la cual est ubicada en la avenida Jacinto Lara, esquina Ral Leoni, Punto Fijo Estado Falcn,. Este estudio se lleva a cabo en un periodo comprendido desde el mes de octubre de 2011 hasta marzo de 2012 el cual va dirigido a aquella rea tcnica interesada, y por consiguiente definir los procesos de mejoramiento que debe poseer el almacn, por medio de los recursos necesarios para la implementacin de la clasificacin de los artculos La investigacin est desde la temtica de gestin de almacn, en el campo de aplicacin de la gerencia de operaciones, este estudio inicia con el diagnostico de la situacin actual que a su vez se caracterizara los procesos que integran la gestin de almacn, el cual busca obtener la conceptualizacin de los sistema de gestin que se propone a desarrollarlo, el cual conlleva a proponer una distribucin de planta adaptada a la naturaleza de los productos almacenados, por consiguiente se deber documentar los procesos vitales que integran dicho sistema, para finalmente proponer los indicadores para los procesos de almacenaje. Esta investigacin pretende desarrollar modelos que den soporte a la gestin del conocimiento en los diferentes entornos, en cuanto a procesos de almacn se presente.

CAPITULO II MARCO TEORICO Este captulo comprendi todos los aspectos relacionados con los antecedentes de la investigacin, las bases tericas necesarias para el desarrollo de este trabajo, as como tambin la definicin de los trminos bsicos necesarios para darle soporte al proyecto.

Antecedentes del Problema A continuacin se presentan algunos trabajos de investigacin donde estn tambin incluidas algunas empresas que aplicaron sistema de gestin de almacn:

Casos a nivel internacional: Titulo: Gestin de la Cadena de Suministro de la Bodega de Licores de la Quinta Normal Autores: Maximiliano Andrs Achurra Bravo Osvaldo Javier Olivares Rodrguez. Conclusiones: para dar cumplimiento con los objetivos especficos se otorga ventajas competitivas y agregacin de valor a la bodega de licores quinta normal, se concluye: La orientacin debe definir el que hacer de la Bodega de Licores Quinta Normal, es la entrega de un producto de alta calidad a un mercado competitivo y dinmico en la que la asociacin estratgicas, con uno o ms actores en la cadena de suministro, es un factor gravitante en el xito. Para el caso de la cadena de suministro: El modelo recomienda realizar pronsticos de colaboracin, esto se refiere al desarrollo de pronsticos de mltiples participantes que posean la competencia para su elaboracin.
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Para el caso de la gestin de abastecimientos: Se recomienda estructural presupuestos anuales, para ello el responsable de la administracin debe trabajar con dinero fresco para una mejor negociacin de precios y formas de pagos a sus proveedores. Para el caso de la gestin de inventarios: Para mejorar su negociacin debe aumentar los niveles de ventas, para controlar el inventario una vez al ao. Para el caso de la gestin de almacenes: En el aspecto operativos a corto plazo, se debe cuantificar los recursos humanos y el tiempo de utilizados para el almacenamiento de los 25.078 envases con el orden propuesto. Informacin que ser til para la planificacin de medios tcnicos, humanos y financieros, en los siguientes abastecimientos masivos de esta gestin. Para el caso de la gestin de transporte: En el aspecto operativo a corto plazo, se debe aplicar una ruta propuesta, para utilizar el transporte dos das de la semana. Se optimizan la carga, se consolidan todos los pedidos y se visitan a todos los clientes en dos oportunidades a la semana.

Bases Tericas La fundamentacin terica constituye uno de los aspectos ms esenciales a la hora de desarrollar cualquier trabajo de investigacin, dado a que se refiere la exposicin de un conjunto actualizado de conceptos, definiciones, principios, entre otros, que sustentan la teora principal objeto de estudio. Al respecto Arias (2006) seala, que las bases tericas comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenmeno o problema planteado. (p.39). Con relacin a la cita anterior, se presentan una serie de conceptos bsicos que se manejaron a lo largo del trabajo las cuales brindaron un respaldo conceptual y terico, facilitando la compresin del tema que se abordo. Almacn El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Caracterstica de los Almacenes Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega o depsito donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera. Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales y por eso se destinaba a trabajar en l personal de confianza de los dirigentes.

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Funciones del Almacn La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
y y y y y y

Recepcin de Materiales Registro de entradas y salidas del Almacn. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacn. Despacho de materiales. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. Principios Bsicos del Almacn

El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administracin, la produccin o al venta de artculos o mercancas. Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas. Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrad y salida, o sea una rpida rotacin. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.

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Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:

y

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. La identificacin debe estar codificada. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

y y

y y

Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.

y y

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El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin. Tipos de Almacn

El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar segn: A. Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares. En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanteras que dificultan la visibilidad. B. Organizacin Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, mviles) ms o menos elevado y almacenes sin mecanizacin. C. El Techo
y

Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de proteccin y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo. Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin.
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Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en condiciones de conservacin.)

Segn las Operaciones Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:
y

Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepcin donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numrico y de control) Espera de las mercancas, antes de la conformidad de la verificacin. Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia. Almacenamiento propiamente dicho. Tipo de Material

y y

La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente:
y

Almacn de Materia Prima y Partes Componentes:

Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin.
y

Almacn de Materias Auxiliares:

Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, entre otros.

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Almacn de Productos en Proceso:

Si los materiales en proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.
y

Almacn de Productos Terminados:

El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.
y

Almacn de Herramientas:

Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, entre otros.
y

Almacn de Materiales de Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.
y

Almacn de Materiales Obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
y

Almacn de Devoluciones:

Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.
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reas del Almacn Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres reas en el almacn, como base de su planeacin:
1. 2. 3.

Recepcin. Almacenamiento. Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local. 1. rea de Recepcin: El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. Las condiciones que impiden el flujo rpido son:
y y y

Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado. Medios de Manejo de Materiales Deficiente. Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. 2. rea de Almacenamiento: En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que
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forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Caractersticas de la Zona de Almacenamiento: El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores:
y y y

Entidad a la cual se va servir. El espacio de que se dispone. Los artculos que en l se van a guardar.

Para determinar en relacin a ellos, las caractersticas que debe reunir.

Principios Bsicos en el rea de Almacenamiento:

y

Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras las nuevas son despachadas. Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo. Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para estropearla. Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir ingreso al personal autorizado. Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin adecuada. Llevar registros de existencias al da. Eliminar el papeleo superfluo.
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y y

Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena. El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin. El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos. El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el opuesto.

Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:
y y

Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc. Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente. Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado. Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o estantera de varios niveles sobrepuestos. Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles o en bloques. Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn. Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas en el estudio de control de inventarios. 3. rea de Entrega:

y y

La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe:
y

Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.

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Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura. Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida.

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa. Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente vlidas anlogas consideraciones. Problemas en los Almacenes El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difcil la rotacin de los materiales, favoreciendo la acumulacin de mercancas superadas y de difcil venta. Puede tambin ser inoportuna la atencin de los pedidos, lo crear dificultades a la organizacin de las ventas. a. El Espacio y el Personal es insuficiente. Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en funcin de estas necesidades extremas, con lo cual lo nico que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situacin de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables. b. El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento. Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o segn el parecer del operario. As se originan trayectos largo se intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemtica.
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c. El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin. En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organizacin. d. Deficiente colocacin de la mercadera que dificulta la localizacin rpida para acomodar y/o surtir la demanda. e. Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado. f. Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado. Almacenes de Distribucin El almacn es responsable de guardar los materiales, conservndolos en condiciones optimas para su utilizacin. Existen almacenes de materias primas, artculos en proceso y productos terminados; as como almacenes externos ubicados en otras reas, incluyendo tambin los almacenes de las empresas distribuidoras. Se consideran como elemento del sistema logstico a todos los tipos de almacenes, est considera al almacn como un elemento que acta en las dos etapas del flujo de materiales y este comprende: desde su origen o fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del ltimo usuario (Distribucin), constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de fa empresa. La funcin de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada analticamente. La direccin de la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje segn dos aspectos esenciales. Todas estas actividades estn a cargo del jefe de almacn quien verifica que los obreros o estibadores realicen correctamente su trabajo. 1. Funciones del Personal a) Jefe de Almacn: Se encarga de
y

Controlar el manipuleo, transporte de materiales.

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y y y y

Controlar el ingreso y salida de productos al almacn Controlar la rotacin de los productos con mayor vencimiento Contratar los servicios de transporte para despacho. Controlar la labor del personal de almacn

b) Despachador
y y

Apoyar al jefe del almacn en la labor de despacho y recepcin. Controlar las cantidades y calidades de los productos.

c) Estibadores
y y y y

Despachar los productos a los distribuidores Manipular los productos que ingresan y salen del almacn Recepcin de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento. Realizar el mantenimiento y limpieza del almacn.

d) Personal de Vigilancia
y y

Controlar el ingreso de personas al almacn Vigilar el ingreso de las unidades al almacn

La organizacin del almacn debe ser armonizada con el sector productivo y comercial, adecundose a sus respectivas exigencias, especialmente con ventas. 2. Medios y Materiales Los medios y materiales son los que ayudan al personal a cumplir con sus funciones (recepcin almacenamiento y despacho). Se consideran los locales, las estanteras, los medios de transporte interno y equipo de almacenaje. Descripcin del Procedimiento 1. Recepcin del Producto
y

Se recibe productos terminados procedentes de fbricas y almacenes, estos se recepcionan en forma apilada en el camin de transporte. Los estibadores preparan los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos.
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El responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos. El jefe de almacn verificara la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto. Los productos procedentes de planta y almacenes, vienen estibados con separadores de cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas trmicas. La manipulacin de los productos se realiza segn Anexo A.

2. Descarga
y

La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga empieza con uno alcanzando los productos y los otros dos apilando. Durante la descarga se inspecciona visualmente el producto para seleccionar los que estuvieran defectuosos, indicando brevemente el tipo de defecto juego se procede a su seleccin y recuperacin ver (Anexo B). La documentacin correspondiente para verificar las cantidades es a travs de la Gua de Remisin para el caso de transferencia de plantas o almacenes. Los diversos tipos de transporte, hacen que en ocasiones se empiece descargando a veces por el centro y no por la plataforma de descarga. E incluso algunos productos se lanzan por encima del camin debido a que si se abre la puerta los productos se caeran. No existe el espacio adecuado entre la orilla del camin y las cargas estibadas para evitar que inicie la descarga pisando los productos. Luego de finalizada la descarga el jefe del almacn ingresa al sistema con el numero de documento interno y hace el parte de recepcin y se coteja con la gua de remisin y se archiva. En caso de haber diferencias debe anotar la observacin respectiva en la gua e informar al jefe administrativo y el responsable del envi.

3. Estibas
y

Conforme se va descargando el producto este se debe apilar en las paletas o parihuelas, cuidando que no exceda la altura mxima determinada en el Patrn
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de estiba de productos terminados (Anexo C). Asimismo, se debe seguir las instrucciones, respecto al sentido de apilamiento de las mismas.
y

Si son pesados (aceites) y en mayor cantidad (margarinas) los productos se colocan de frente en la paleta, si son ligeros y poca cantidad (productos de limpieza) se apilan en los transportes; y se llevan a su lugar. Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien colocada sobre la parihuela o transporte, cuidando que los productos no sobresalgan de las orillas de la palet . Terminada la estiba, previa verificacin de la disponibilidad de espacio y designacin del rea dentro de los mdulos donde se depositan los productos, los encargados del transporte (estibadores) procedern al traslado de la mercadera desde la zona de recepcin hasta la zona de almacenaje.

4. Reposicin de Productos
y

Realizado el despacho, el sistema descarga los productos faltantes. Indica la cantidad existente. Y al final de la jornada se coteja con el reporte diario de existencias. Se realiza un control diario, especialmente con los productos con mayor vencimiento, al finalizar el da de trabajo. Se realizan envos desde el almacn central hasta cumplir la cuota de venta. En el almacn siempre se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta la llegada del envi.

5. Despacho Salidas a Stockista Principal

y

El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por pedido del distribuidor. El jefe de almacn se contacta con los transportistas disponibles o con transportistas para la zona para llevar la carga. El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades.
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De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan los productos en el transporte o se levantan con el pato hidrulico y se llevan a la zona de despacho. Se despachan productos que estn en buen estado. En caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de la carga y se proceder de acuerdo al anexo seleccin y recuperacin de productos defectuosos (anexo B). El encargado del despacho debe llevar el control de los productos defectuosos detectados en el despacho y comunicar al administrador. La estiba en los vehculos de transporte debe realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de manipulacin y segn el patrn de estiba correspondiente, respetando los niveles de altura mxima. El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar los reclamos del cliente. La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga incluye margarinas, el camin debe proteger el producto con mantas trmicas. La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o tambin 4 operarios. Mientras uno coloca los productos los otros 2 alcanzan al camin. La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o con las facturas respectivas.

Salidas Locales
y

El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local. El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades. El transporte se encuentra ya disponible en el almacn, el distribuidor llega con su unidad y estibadores (4 o 5 como mnimo). El transportista de turno estar en la obligacin de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se realizara todos los das lunes antes del inicio de actividades. Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos
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El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este requisito, de lo contrario no podrn ingresar a las instalaciones del almacn. La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o con las facturas respectivas por ser un despacho local.

6. Devoluciones
y

Las devoluciones se presentan generalmente en la zona local y se presenta por los motivos siguientes: El transportista regresa con los productos no aceptados, por vencimiento o por calidad del producto. Ver Anexo F. El jefe de almacn los acepta y los coloca en el almacn de productos vencidos. Aquellos recuperables se trata de venderlos y se les coloca en el almacn normal. Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan los productos vencidos.

A continuacin se presenta los procedimientos en el ciclo de almacenamiento.

Control de Inventarios Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricacin o por la demora en la entrega por parte del proveedor. Los inventarios varan en razn de su consumo o la venta de cada articulo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotacin de los materiales y la generacin de utilidades en funcin de dicha rotacin. El movimiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, as como el lapso en
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que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisicin, hasta que los materiales estn disponibles en el almacn para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores. Clasificacin de Existencia El almacn regional trabaja con productos terminados destinados al consumo de la poblacin, por tanto los clasifica segn:
1. 2. 3.

Segn su uso y movimiento Segn el proceso productivo Segn su obtencin

1. Segn su Uso y Movimiento El inventario normal o activo; son materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovacin se regula en funcin del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. El sistema los clasifica como A1 Existen productos con ofertas promociones que por su condicin especial necesitan ser controlados, el sistema los clasifica como A4 Hay tambin inventarios obsoleto, formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causa gastos y perdidas a la empresa por los espacios que ocupan. El sistema los clasifica como N1 2. Segn el Proceso Productivo Son productos que provienen de planta, en general son los artculos que salen de la lnea de produccin; es decir son los productos que fabrica la empresa. 3. Segn su Obtencin Son artculos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por subcontratacin.

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Planeacin y Control de Inventarios

y

El sistema que cuenta la empresa clasifica los artculos por mdulos y grupos, esto es segn tipo de productos. As mismo el sistema clasifica los productos por valor, segn el costo de produccin. No utiliza la clasificacin ABC. Existe una cuota determinada por los consumos mensuales, la cual se renueva cada vez. Los planes de la empresa son de tratar de cumplir la cuota de cada producto. Por tanto se llena el almacn hasta completar la cuota. Se recibe la cantidad de artculos que segn los planes de ventas se demandan. La reposicin se realiza dentro de las primeras dos semanas hasta cumplir la cuota. Con el consumo mensual se calcula la cuota pero no se mide niveles de mximos y mnimos de los artculos, el punto de pedido, la cantidad a pedir, el nmero de envos. Hay planes de crecimiento de ventas, considerando que nunca se cumplir con la demanda. Por lo cual se recibe la cantidad pedida independiente que si almacn dispone del producto, incrementndose la cuota para el siguiente mes. La cantidad pedida (envi de la cuota) se podra considerar constante con pequeas diferencias por la variacin del consumo. Un adecuado plan con los proveedores de transporte y buenas relaciones asegura tener los mejores costos de transporte. Un plan de mantenimiento y mejora de las instalaciones permite reducir los accidentes, mejorar la eficiencia, a travs del reporte de los operarios en el quehacer de sus operaciones. La gran diversificacin de productos as como la comercializacin de productos con oferta por temporadas, hace ms costoso el control. No se consideran los costos de almacenamiento y mantenimiento. Y lo ms importante el costo por faltantes.

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Hay artculos que varan de temporada y se dejan de producir. 0 tambin productos que cambian en su presentacin o composicin. Que originan rezagos en algunos productos pero que no rotan en el almacn. La frecuencia de faltantes es alta, especialmente con los productos de vencimiento rpido. La frecuencia de rotacin no se conoce. Pero por la experiencia la salida de productos es las cuotas de cada producto.

Procedimientos a. Inventario Mensual

y

Para realizar el inventario el sistema emite un documento llamado control de etiquetas. Contiene el cdigo del producto, nombre del producto y su ubicacin. Es en forma manual y se realiza a fin de mes. Se empieza en el modulo 1 y se cuenta la pila existente en la palet o parihuela. El responsable de llevar a cabo el inventario es el jefe del almacn con el administrador del almacn. Se elige un da de poco movimiento y disponibilidad de tiempo. Ambos realizan un conteo de los productos Al final del inventario se cotejan las cantidades registradas en la etiquetas, con las encontradas fsicamente. Despus se digita las cantidades encontradas al sistema; emitiendo luego las diferencias; y en caso errneo se vuelve a realizar el conteo del inventario.

b. Renovacin de Existencia
y

Para renovar las existencias no se compran los productos, existe una cuota que se enva del almacn central. La cuota es la cantidad que ser demandada en un mes. Pero en ocasiones se enva un 50% ms de acuerdo a la demanda histrica. La renovacin de la cuota completa o solo una parte, porque el producto no se dispone o porque han priorizado otros almacenes.

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El control de las existencias para renovacin se encargan en el almacn central en Lima, a travs del sistema que controla la demanda del producto (El almacn regional no emite un pedido de renovacin). El jefe de almacn solo verifica la cantidad de productos que faltan para completar la cuota. Por tal motivo se procura contar siempre, de acuerdo a la experiencia y al conocimiento del mercado, con 40% del objetivo mensual evitando rotura de stocks. Este porcentaje de seguridad, en ocasiones falla porque no se enva la cuota porque el programa de produccin ha paralizado, o porque se enva a otro almacn.

c. Rotacin de Existencia 1. La mercadera se encuentra ubicada de acuerdo al orden de llegada y a los cdigos de productos. 2. La mercadera se encuentra identificada en los mdulos y en los palets y/o estantes de acuerdo a la experiencia en el manejo de almacn. 3. La salida de los productos terminados se realiza de acuerdo al formato interno para los de mayor vencimiento y la siguiente secuencia:
y y

Primero el producto con fecha de vencimiento ms cercana a la fecha actual. Luego se prosigue con las identificadas con la siguiente fecha hasta agotarlas. Del mismo modo se debe proceder para los productos con menor vencimiento. Concluido este ciclo, se identificarn nuevamente con el formato interno las rumas con las fechas de vencimiento. 1. El encargado de los Mdulos del almacn es el responsable de efectuar una ubicacin e identificacin de los productos recin ingresados para una adecuada rotacin. 2. El Administrador del almacn debe verificar peridicamente que se aplique adecuadamente la rotacin de los productos para asegurar el cumplimiento del sistema de Rotacin basada en el Mtodo FIFO. 3. Almacenar productos o materiales obliga al personal a conocer en cualquier momento el lugar donde se encuentra cada uno de lo artculos
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sin tener para ello, que recurrir a la memoria o a recordar donde se puso cada artculo cuando ingres. Sin embargo se recurre a la memoria especialmente de los productos pequeos y con mayor variedad recordando donde se puso cada artculo cuando ingresa al almacn. En el captulo de almacenes dijimos, que est distribuido en mdulos y en l existen parihuelas o palets que constituyen una unidad de carga de un determinado peso o tamao donde se colocan de una manera especial sobre su base.

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