TEST DRIVE GUIA RPIDO PARA CONHECER OS RECURSOS BSICOS DO FINANCE V10

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Test Drive - Guia Rpido para Conhecer os Recursos Bsicos do Finance V10
Apresentamos a seguir o Test Drive com alguns exemplos dos recursos disponveis que permitem uma visualizao rpida do que o Finance tem para oferecer. Para esta apresentao, utilizaremos um banco de dados de testes, criado para uma empresa fictcia, j com alguns dados inseridos.

Iniciando o Finance
Para iniciar o Finance clique no cone criado pelo programa de instalao em sua rea de trabalho. Utilize a opo da guia Arquivo opo Abrir ou clique no boto Abrir na barra de ferramentas (Incio). Selecione o diretrio onde foi instalado o programa (normalmente: c:\Finance) e selecione o arquivo JURI2009.FIN. Ao ser questionado sobre o usurio e senha de acesso informe paiva como usurio e mantenha a senha em branco, pressionando em seguida a tecla OK.

Em seguida, aparecer a tela de Saldos, que apresenta um resumo da situao da empresa, incluindo um grfico do fluxo de caixa, considerando lanamentos de Contas a Pagar e Contas a Receber:

Guia Cadastro
Com utilizao da guia Cadastros, voc tem acesso s funes de Contas Correntes, Contas a Receber (acessado tambm pelo boto Contas a Receber na barra de ferramentas), Contas a Pagar (o mesmo que o boto Contas a Pagar na barra de ferramentas), Plano de Contas, Centros de Custos, Clientes, Fornecedores e outros.

Testando o Plano de Contas

Na guia Cadastro, selecione a opo Plano de Contas para visualizar, modificar e acrescentar tipos de despesas e receitas de seu negcio, para posteriormente classificar os lanamentos a serem realizados. O Plano de Contas, que totalmente configurvel pelo usurio, permite as importantes anlises disponveis no software.

Nesta tela pode-se cadastrar as receitas e despesas, em formato de rvore, com nveis e sub-nveis. Vamos testar este recurso, inserindo os sub-itens Telefone Fixo e Telefone Mvel, conforme figura abaixo.

Clique na palavra Telefone (ficar marcado em azul) e clique no boto Inserir.... Na nova janela, digite em Nome da Conta o item de despesa Telefone Fixo e pressione o boto OK. Repita esta operao para o item de despesa Telefone mvel. Para remover despesas e receitas, deve-se clicar no item a ser removido e posteriormente no boto Remover indicado na parte inferior da tela.

Testando Centros de Custos

Alm de classificar uma transao pelo Plano de Contas, com o Finance possvel ainda classificar o item de receita ou despesa pelo Centro de Custo. Com o centro de custo possvel fazer a anlise de resultados por projeto, setor ou unidade de negcio. Exemplos de classificao por centro de custo so: - Uma empresa com vrias lojas: Loja A e Loja B - Uma empresa com vrias obras: Obra A e Obra B - Uma empresa que precisa avaliar resultados de setores especficos: Setor A e Setor B A criao de itens de Centro Custo feita da mesma forma que foi demonstrado para o Plano de Contas. Na figura abaixo pode ser observado a criao de dois sub-Centros de Custos no arquivo exemplo: Centro de Custo A e Centro de Custo XYZ. Para acessar o recurso de criao de centros de custos, selecione a guia Cadastros, opo Centros de Custos.

Testando Contas Correntes

Na guia Cadastro, selecione a opo Contas Correntes, para visualizar a janela resumo de contas correntes, em que so listadas todas as suas contas, sejam elas correntes, conta caixa e contas de carto de crdito.

Nesta tela, podemos utilizar os botes: Lanamentos...: para visualizar as transaes efetuadas naquela conta. Outra opo seria dar um duplo clique sobre a conta que desejamos visualizar. Nova...: para criar uma nova conta. Deve-se informar os seguintes dados: Tipo de Conta, Moeda, Nome da Conta, Banco, Agncia, Conta, Data Abertura, Limite e Juros de Cheque Especial, se for o caso. As informaes contidas nas demais sees Dados da Agncia, Dimenses do Cheque e Boleta e Home e Internet Banking so opcionais e podem ser preenchidas posteriormente. Editar...: para editar uma conta pr-existente. Imprimir: para imprimir os dados da janela resumo. Caso queira imprimir os saldos em uma determinada data utilize o campo Saldos At:. Conciliao: para conciliar sua conta corrente com o arquivo de extrato, de cobrana e ainda receber dados obtido atravs de seu Internet ou Home Banking. As opes disponveis so: Conciliar extrato conta corrente, Conciliar extrato cobrana, Conectar e Verificar chegada de arquivos OFX/OFC. (Consulte sobre bancos compatveis e configuraes necessrias para o correto funcionamento.)

Para visualizar as transaes ou fazer novos lanamentos nas contas deve-se dar um duplo clique sobre a mesma ou selecion-la e clicar em Lanamentos.... Veja, por exemplo, os lanamentos da conta corrente do Banco ABC:

Nesta tela, podemos visualizar as transaes convertidas em outra moeda ou indicador, utilizando, por exemplo, o dlar (Boto Converter) e tambm gerar um grfico com a evoluo dos saldos. Observa-se que todos os lanamentos esto classificados por tipo (item do Plano de Contas) e Centros de Custos. Isso importante para que voc possa aproveitar os recursos de anlise disponveis no Finance. Para realizar um novo lanamento, clique na linha em branco e preencha os campos necessrios. Para fechar a janela pressione o boto Sair. Em seguida feche a janela resumo de contas pressionando o boto Sair.

Contas a Receber
Para acessar o Contas a Receber, clique na guia Cadastros, opo Contas a Receber. Alm dos botes Remover, Converter, Grfico e Plano de Contas tem-se: Peridicos...: permite efetuar lanamentos com as seguintes periodicidades: dirios, semanais, quinzenais, mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais. Boleta...: para acessar a janela de preenchimento de Boletas pr-impressas. Transao: para calcular juros de recebimento em atraso, colocar em desconto, fazer uma diviso ou rateio, transferir transao para conta em cobrana, gerar boleta e transferir para remessa. Receber...: para recebimento de um valor, devendo-se selecionar a transao a ser creditada, pressionar o boto Receber e informar a conta corrente na qual o lanamento ser creditado.

Inicialmente vamos receber todas as transaes pendentes existentes em Contas a Receber, utilizando o boto Contas a Receber e selecionando um dos bancos que estiverem disponveis. Aps estes recebimentos, a tela estar vazia. Em seguida, vamos fazer um lanamento, preenchendo: - Data - Descrio - Crdito - Tipo - Centro de Custo - Vencimento : data de hoje + 10 dias (nas telas abaixo, utilizamos 20/07/2009) : Empresa Cliente A : 1.000,00 : Receitas Vendas : Centro de Custo A : data de hoje + 10 dias (nas telas abaixo, utilizamos 20/07/2009)

Note que a primeira data, que a data prevista para a transao igual data do vencimento, ou seja, esperamos que a Empresa Cliente A nos pague no dia do vencimento. Caso necessrio poderemos reprogramar a primeira data (em casos de antecipao ou atraso do recebimento). Clicar na linha de baixo ou apertar a seta para baixo, para introduzir o lanamento, e sua tela ficar semelhante figura abaixo. Para fechar esta tela clique no boto Sair no canto inferior direito.

Contas a Pagar
Para acessar o Contas a Pagar, clique na guia Cadastros, opo Contas a Pagar. Alm dos botes Remover, Lanar Lotes, Converter, Grfico e Plano de Contas tem-se: Peridicos...: permite efetuar lanamentos com as seguintes periodicidades: dirios, semanais, quinzenais, mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais.

Despesas Mensais...: permite cadastrar despesas que sero lanadas mensalmente, como as despesas fixas existentes. Cheques...: para acessar a janela de preenchimento de Cheques. Pode-se escolher a cidade o tipo de impresso (Folha de Cheque Avulsa ou Folha Solta) e ainda selecionar o banco a ser utilizado. Pagar...: para efetuar o pagamento de um determinado valor, devendo-se selecionar a transao a ser paga, pressionar este boto e informar a conta corrente para a qual o lanamento ser transferido. Ao se pagar uma conta cria-se automaticamente um cheque com os dados fornecidos, sendo que o mesmo poder ser impresso ou apagado posteriormente. Diviso: permite fazer a diviso ou rateio de uma transao.

Inicialmente vamos pagar todas as transaes pendentes existentes em Contas a Pagar, utilizando o boto Contas a Pagar e selecionando um dos bancos que estiverem disponveis. Aps estes pagamentos, a tela estar vazia. Em seguida, vamos fazer um lanamento, preenchendo:

- Data - Descrio - Dbito - Tipo - Centro de Custo - Vencimento

: data de hoje + 15 dias (nas telas abaixo, utilizamos 25/07/2009) : Empresa Telefonia : 500,00 : Telefone Fixo : Centro de Custo A : data de hoje + 15 dias (nas telas abaixo, utilizamos 25/07/2009)

Clicar na linha de baixo ou digitar a seta para baixo, para salvar o lanamento.

Para fechar a janela utilize o boto Sair.

Testando Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa permite visualizar grfico convencional (linear), em forma de planilha ou em um grfico tridimensional levando-se em conta as contas desejadas: correntes, contas a pagar, contas a receber e carto de crdito. Pode-se optar por quatro tipos de fluxo de caixa: Dirio, Dirio com Tipos (para visualizar receitas e despesas classificadas pelo Plano de Contas), Mensal e Tridimensional. Faremos um exemplo simplificado para fins ilustrativos. Clicar na opo da guia Analisar opo Fluxo de Caixa. Em seguida, vamos selecionar Contas a Pagar e Contas a Receber: clique uma vez sobre a mesma (fica na cor azul) e pressione em seguida o boto Selecionar. Escolha o tipo de grfico Fluxo Dirio, o perodo j selecionado automaticamente como sendo uma semana antes da data atual e trs semanas depois da data atual, em seguida clique no boto Atualizar. Aparecer um grfico que apresenta as transaes lanadas anteriormente em Contas a Pagar e Contas a Receber, conforme figura abaixo. Clique no boto Planilha para visualizar os dados em formato de relatrio.

Faremos agora uma simulao: se fizermos uma suposio em que as contas a receber no sejam quitadas, o saldo final ser negativo. Portanto precisarei de recursos para honrar minhas contas a pagar. Ser que os recursos das Contas Correntes iro suprir esta questo? Na rvore de contas, clique uma vez em Contas a Receber e, em seguida, no boto Remover. Clique em Atualizar e ver um grfico com um saldo negativo de R$ 500,00. O resultado est apresentado na figura abaixo.

Agora vamos simular o fluxo de caixa considerando os recursos disponveis nas contas correntes. Clique em Contas Correntes, pressione Selecionar e em seguida Atualizar.

Os recursos das contas correntes foram suficientes para honrar todos nossos compromissos mesmo no havendo recebimentos. Faa os testes utilizando tambm os outros tipos de fluxo de caixa. O Fluxo Dirio com Tipos, por exemplo, oferece uma planilha com toda a distribuio de receitas e despesas dirias por tipo do Plano de Contas. Selecione todas as contas e informe o perodo entre 20/07/2009 e 26/07/2009, conforme abaixo:

Para fechar esta janela, clique no boto Sair.

Testando a Ferramenta de EIS (Enterprise Information System)

Faremos agora uma anlise das receitas e despesas da empresa. Chamar a opo da guia Analisar, opes Receitas e Despesas. Clicar duas vezes na rvore sobre Contas Correntes para que se possa visualizar todas as contas correntes, marcar o banco Internacional, clicando uma vez sobre ele e apertando o boto Selecionar. Agora vamos selecionar na seo Despesas, Despesas Fixas, o item Telefone, clicando sobre ele e apertando o boto Selecionar. Selecionar o Tipo de Grfico Barra Anual e marque o perodo de 2002 a 2003. Apertar o boto Atualizar. Neste ponto o Finance apresenta os dados referentes a todas as despesas com telefone nos anos de 2002 a 2003.

Em seguida vamos selecionar outro tipo de grfico Barra Anual Convertida e pressione o boto Atualizar. Voc ser questionado sobre um indicador de comparao, selecione o Dlar Comercial (Venda) clicando sobre ele e pressionando o boto OK. O grfico que se apresenta mostra as despesas em dlar, com telefone, nos anos de 2002 a 2003.

Selecione agora o tipo de grfico Torta Anual Convertida e mantenha o ano de 2002. Pressione o boto Atualizar e voc ser novamente questionado sobre o indicador de comparao. Selecione o Dlar Comercial (Venda) novamente e o Finance 2009 lhe apresentar a distribuio mensal de gastos com telefone no ano de 2002.

Para fechar esta janela, clique no boto Sair.

Testando a Anlise de Plano de Contas

Faremos agora uma anlise das receitas e despesas da empresa, relacionadas aos tipos do Plano de Contas. Clicar na opo da guia Analisar, opao Plano de Contas. Selecione Contas a Pagar e Contas a Receber, clicando uma vez nos mesmos e apertando o boto selecionar. Agora vamos selecionar, na seo C. Custo, os centros de custos que devero ser analisados (ex.: selecionar o termo Centro de Custo A), seguindo o mesmo procedimento j especificado. Selecione o perodo de 06/2009 a 08/2009. Aperte o boto Atualizar. Veja a figura abaixo.

Para fechar esta janela, clique no boto Sair.

As demais ferramentas de cadastros e anlise podero ser testadas de forma semelhante. Qualquer dvida sobre as ferramentas e recursos disponveis acesse http://www.paiva.com.br/manuali ou entre em contato com nossa equipe de atendimento tcnico.

Estamos disposio para quaisquer questes. Cordialmente, Paiva Piovesan E-mail: paiva@paiva.com.br Telefax: (31) 3275-1183 www.paiva.com.br