AY0809 October Semester

IT Project Management
Tutorial 6: Planning Processes – Project Cost Management

Objectives: 1. Describe cost time management planning tasks    2. Discuss tools and techniques for project cost management planning Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help  them to discuss the questions and answers during the tutorial session. 1. Using the template below, describe the key planning processes and outputs of  these processes for the project management knowledge areas indicated. PLANNING • • 2. Cost estimating Cost budgeting OUTPUT • • Activity cost estimates Cost baseline

KNOWLEDGE  AREA Project Cost  Management

How is estimating an IT project different from estimating a construction  project? What make estimating an IT project challenging? Trying to estimate something that is logical rather than physical (building) Specific requirements in terms of features and functionality are generally not  define until later in the project – design phase (which comes after the  requirements) Complexity of the code and technical challenges of implementation those  features and functionality are not know upfront (usually surfaces in the  construction/development phase) Many different skills are required on an IT project – database specialist, security,  programming, telecommunications and networking, web, operating systems,  project management – estimation for each area/specialty is different Complete the table below. TOP DOWN ESTIMATION BOTTOM UP ESTIMATION Also known as analogous  Estimating individual work  estimates use the actually cost of  items or activities and 

 

3.

Description

9972155.doc

Page: 1 of 3

AY0809 October Semester

a previous, similar project as the  summing them to get a project  basis for estimating the cost of  total (sometimes called activity  the project based costing) Advantages

Less costly (need not start  from scratch when  estimating) More effective approach to  cost and schedule analysis –  project managers are forced  to examine risks more  closely so that the budget or  the schedule can be  achieved

More accurate – the size of  the individual work items  and experience of the  estimators drive the  accuracy of the estimates

Disadvantages

Requires a good deal of  expert judgment Less accurate (based on  something which is similar

Time consuming and  expensive

4.

What are typical problems with IT cost estimates?  Estimates are done too quickly – usually estimates are called for even before clear  system requirements have been produced. Estimates done early in the project  lifecycle are usually ballpark figures may be much lower than estimates done  when requirements are more defined. Lack of estimating experience – people who are asked to estimate often do not  have much experience with cost estimation especially for large project. In many  instance these is not enough accurate and reliable project data available for reuse  unless organizations make a conscious effort to keep a history of project data. Human beings are biased towards under estimations – senior IT professionals  make estimates based on their own abilities and forget that many junior people 

9972155.doc

Page: 2 of 3

AY0809 October Semester

will be working in the project. Estimators often forget to cater for extra costs  needed for integration and testing especially for large projects.

Manage desires accuracy – management might ask for an estimate but really  wants a more accurate number to help them create a bid to win a major contract  or to get internal funding.

9972155.doc

Page: 3 of 3

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful