E-Mail-Signatur

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Werden E-Mails an Kunden versendet, sollten diese am Mail-Ende immer mit einer englischen Signatur (KontaktInformationen) versehen werden. Diesen Service müssen wir unseren Kunden bieten. Sie sollen nicht aufwändig nach einer Telefonnummer oder Adresse suchen müssen. Dos • Die E-Mail-Signaturen werden in Englisch verfasst. • E-Mails werden im Plain / Rich Text-Format verfasst. Dazu müssen die Standarteinstellungen im Outlook angepasst werden. • Für zwei oder mehrere Adressen werden auch zwei oder mehrere Signaturen erstellt. • Kurze und bündige Anordnung • x.y@weytec.com als E-Mail Don’ts • E-Mails im HTML Format sollten vermieden werden. • Nur eine Adresse pro Signatur (klare Zuordnung für den Kunden) • Keine Grafiken, JPEG oder ähnliches in der Signatur (Firewalls, Spam, Virus) Die oben erwähnten Dos & Don’ts sind zwingend. Die folgende E-Mail-Signatur gilt als Vorlage für alle weiteren.

E-Mail Signature:
If you send out an e-mail to your contact, customer, please verify that you pasted your contact information at the bottom of your e-mail. It is just a good service for your contact, customer to have “sender”-information, so the customer is not forced to look for a phone number or an address. Do’s • Plain / Rich-Text Format of your E-Mail (Change Default Settings in Outlook Properties) • Create two templates for two different addresses • short and clearly arranged • use XX@weytec.com for e-mail. Don’ts • HTML Format of e-mail should be prevented • do not use two address in one signature (confusion of the customer) • no graphics, no jpg-pictures or other in signatures (firewalls, Spam, Virus) Please accept the above mentioned Do’s & Don’ts. The following e-mail signature is a suggestion to you all. It is clear that additional information and some layout-differences will appear but it is not that harmful if it is just a little bit different. This is a basic Example of the WEY Group E-Mail Signature, build up your version on this.
Name, Gruss «Best regards» (Optional) Name (Zwingend) Titel (Optional) Um die Lesbarkeit zu gewährleisten, wird zwischen Name (Titel) und Adresse eine Leerzeile gesetzt.

Best regards, Hans Muster Project Manager WEY Technology Ltd. Research House / Fraser Road UB6 7AQ Middlesex United Kingdom Office +44 208 997 85 88 (direct) Mobile +44 77 0273 3647 hans.muster@weytec.com www.weytec.com Hotline / Support Hotline: +49 69 21 93 55 22 E-Mail: support@weytec.de

Best regards, Hans Muster Project Manager WEY Technology Ltd. Research House / Fraser Road UB6 7AQ Middlesex United Kingdom Office +44 208 997 85 88 (direct) Mobile +44 77 0273 3647 hans.muster@weytec.com www.weytec.com Hotline / Support Hotline: +49 69 21 93 55 22 E-Mail: support@weytec.de

Name, Greeting «Best regards» (Optional) Your Name (Must) Your Title (Optional) To secure the readability it is a must to have one spacer between Name and Address

Adresse Maximal 5 Zeilen für die Adresse. Werden weniger benötigt, darf eine Spaceline oder gleich das nächste Element gesetzt werden.

Address Maximum 5 Lines for the address. If less are used, please feel free to have a spaceline or just following by the next component.

Kommunikations-Komponente Dies ist der Teil der Signatur für die persönliche Informationen: • E-Mail: x.y@weytec.com • Website: generell weytec.com; Ausnahme: www.weytec.fr (bereits online)

Communication component It is a personal signature, please use only personal information: • E-Mail: please use xx@weytec.com • Website: generally weytec.com; exception: www.weytec.fr (already a website online)

Hotline / Support / Zusätzliche Information Gibt es zusätzliche, für den Kunden interessante Informationen, werden diese unterhalb der Standard-Signatur platziert: • Zwischen der letzten Linie und den zusätzlichen Informationen wird eine Leerzeile gesetzt. • Um die Zusatzinformationen hervorzuheben darf eine Farbe (z.B. rot) oder «bold» verwendet werden, jedoch nicht beides.

Support / Hotline / Additional Information If your country has additional information, which are useful to your customers, please add them below the standard signature: • make a one-line spacer between the last line and the additional information • to mark it out, use colour, e.g. red or mark it «bold» bot not both!