Gerência Eletrônica de Documentos GED

Diego Charles da Silva Basilio, diego.basilio@ccc.ufcg.edu.br Felipe Lindemberg Lima Vilar, felipe.vilar@ccc.ufcg.edu.br Irvile Rodrigues, irvile.lavor@ccc.ufcg.edu.br Jeymisson Oliveira, jeymisson.oliveira@ccc.ufcg.edu.br Kaio Oliveira, kaio.oliveira@ccc.ufcg.edu.br

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Agenda
• • • • • • • • • • Introdução Técnicas e Tecnologias Implantação Aplicações Casos de Sucesso Soluções em GED Vantagens Desvantagens Considerações Finais Referências

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Introdução

PROBLEMA…

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Motivação

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Introdução
O Problema… • Imagine que você está lá tranquilo na sua sala, e seu superior pede para que você se dirija ao setor de arquivamento e que lhe encontre alguns documentos para ele. • Você precisa se levantar da sua mesa, dirigir-se até a sala onde ficam os documentos, encontrar a gaveta certa, procurar os documentos, achar os documentos, voltar até o seu superior, ele usa o documento. Após isso você terá que voltar até lá achar a estante e a gaveta correta, colocar de volta o documento e voltar ao seu setor.
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Introdução
Junto ao tempo perdido, adicione… • • • • Gavetas e mais gavetas de documentos; Falta de organização; Poeira; Outros fatores ( traças, mofo, vazamentos etc).

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Introdução
E se…

• Os documentos não estiverem na ordem correta? • Os documentos foram extraviados? • Os arquivos e as gavetas não estão bem identificadas?

Problem?
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Como solucionar?

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Introdução
• Organizar os documentos em ordem alfabética; • Criar uma sala apenas para o armazenamento dos documentos; • Criar um setor apenas para a busca; • Contratação de pessoas especializadas para a busca. Solucionamos todos os problemas?

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Introdução
• Gasto de tempo em todo este processo é ainda muito grande! • Qual a melhor solução para isso?

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Introdução
• A digitalização dos dados seria uma boa idéia! • Todos poderiam acessar em qualquer terminal de consulta ligado ao servidor de dados. • GED é a solução!!

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Introdução
Temos como definição de GED:
• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. • Em termos gerais, GED é definido como um conjunto de tecnologias que permitem a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser de vários tipos, como: papeis, microfilmes, imagens, arquivos de som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
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Introdução
Onde usar o GED??
• Em empresas que ainda utilizam o papel como forma de armazenar dados de seus clientes ou dados próprios da empresa, ou até mesmo em meios eletrônicos como Word, Excel, Power Point.

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Introdução
Documentos Históricos • Documentos de valor histórico, copias únicas guardadas pela empresa, documentos raros que certamente ficam fragilizados com a ação do tempo.

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Introdução
Porque Implantar um GED?
• Possibilitar o controle de acesso sobre os documentos. • Diminuição no tempo de tramitação dos documentos. • Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos. • Diminuição dos custos operacionais • Responsabilidade ambiental.
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Tecnologias
• Gerenciamento de documentos(Document Management) • Gerenciamento de Imagens(Document imaging) • Reconhecimento Ótico de caracteres(OCR-Optical Character Recognition) • Recuperação de Textos Total • Saída de computador para Disco Laser(COLD) • ECM (Enterprise Content Management)

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Implantação
• • • • Quantas pessoas trabalha nesse setor? Documento precisa ser visto frequentemente? Necessita de cópias esse documento? Quais objetivos esperados para melhora do sistema?

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Componentes Básicos
• • • • • • • Servidor de Rede Banco de Dados Relacional Estações de Entrada de Documentos Estações de Indexação de Documentos Estações de Consulta de Documentos Softwares de Gerenciamento de Ambiente em Rede Softwares de GED (Servidor e clientes)

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Ciclo do operacional

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1ª Etapa: Digitalização
• Gerar a imagem digital do documento. • Utilizando Scanner.

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2ª Etapa: Indexação
• • • • Indexa cada documento geralmente por um ID. Por palavras chaves ou datas. Maior rapidez na consulta. Organização eletrônica.

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3ª Etapa:Armazenamento
• Banco de dados relacionais. • Memória secundaria: CD-ROM,DVD,pen drive,etc. • Forma confiável de armazenar.

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4ª Etapa:Gerenciamento
• • • • Software especifico. Níveis diferente de usuários. Monitoramento de acessos. Editar/excluir.

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5ª Etapa: Acesso
• Disponível geralmente em uma intranet. • Várias visualizações simultâneas. • Através de ID ou palavra chaves.

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Aplicações
Se os documentos representam a grande massa do conhecimento explícito de qualquer organização, o GED possuí aplicação em diversas áreas, além de atuar como componente em diversos sistemas de informação.

Contas? Contratos? Certidões? Notas Fiscais? Prontuários? Manuais? Processos?
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Aplicações
Workflow

Automatizar processos, racionalizando-os para o aumento da produtividade por meio da organização e tecnologia; GED auxilia no trâmite de documentos, substituindo o trabalho humano de trâmite de documentos em papel;

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Aplicações
Sistemas Especialistas • Utilizados para auxílio a tomada de decisão em assuntos específicos; • Associar a capacidade de agregar novos documentos (conhecimento) bem como o controle e facilidade de atualização oferecidas pelo GED tornam a base de conhecimento do SE mais dinâmica.

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Aplicações
Bibliotecas Digitais • Constituída por documentos primários que são digitalizados com o objetivo de disponibilizá-los e preservá-los. • O GED é fundamental em Bibliotecas Digitais, pois fornece ao administrador a possibilidade de inserção rápida de novas informações em seu sistema, além de possibilitar ao usuário acesso ágil ao que necessita(PEREIRA, 2010).

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Aplicações
GED Integrado ao ERP • ERP trata as informações estruturadas das empresas. Isto é, as informações armazenadas em bancos de dados. • Sistemas ERP não só criam a oportunidade, mas geram a necessidade de gerenciar documentos. • O uso do GED em sistemas de ERP permite que documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
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Casos de Sucesso
• VIVO Bahia • Fundação Faculdade de Medicina – FFM

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Casos de Sucesso
VIVO Bahia • Joint venture dos grupos Portugal Telecom e Telefônica, adquirida em 2011 pela Telefônica atua no seguimento de comunicação móvel; • Aplicou GED em sua planta localizada no estado da Bahia.

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Casos de Sucesso
VIVO Bahia - Antes • • • • • • • • • • Dados fragmentados, replicados e espalhados pela organização (ilhas de informação); Administração de volumes de papel; Duplicidade de tarefas; Complexidade dos processos de criação/manutenção da planta; Processos de trabalho informais; Escassez do conhecimento dos processos básicos de gerenciamento da informação – segurança e confiança nas informações buscadas; Métricas inexistentes; Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações); Tempo de resposta longo para recuperação e tramitação das informações/documentos; Cadastro da planta desatualizado pela falta de sincronia entre áreas internas.
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Casos de Sucesso
VIVO Bahia – Depois

• Tempo de consulta
• Cerca de 30 min para encontrar um documento

• Produtividade
• Ganho de 50% na Bahia (Rede e Clientes) e previsão de ganho de 20% no restante da Vivo.

• Armazenamento e consulta
• Eliminou a necessidade de fazer acesso físico a documentos, inclusive os armazenados fora das instalações da Vivo

• Duplicidade de cópias
• Tornou-se desnecessário manter várias cópias de um só documento para facilitar o seu acesso

• Benefício fiscal e outros ganhos de receita operacional

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Casos de Sucesso
A Fundação Faculdade de Medicina – FFM

Atua na promoção do ensino e pesquisa, assistência em saúde e apóia as atividades da Faculdade de Medicina da USP e do Hospital das Clínicas da FMUSP. Aplicou GED nos processo de documentação das contas (especificamente de convênios);

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Casos de Sucesso
A Fundação Faculdade de Medicina – FFM – Antes.

Para cada conta, uma cópia de segurança (para efeitos financeiros) e o arquivamento, o que gerava um gasto médio de 25,5 mil folhas ao mês (entre cópias de guias e demais documentos do processo das contas) Denise Somadossi, gerente do departamento de faturamento;
A verificação de toda a documentação em papel poderia acarretar atrasos ou discrepâncias de difícil solução imediata. Um processo que levava até 5 dias para se concluir - Demétrios Sousa, coordenador do departamento de Controle de Faturamento.

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Casos de Sucesso
A Fundação Faculdade de Medicina – FFM – Depois.

Com a digitalização dos processos, houve uma redução de 95% das cópias das contas de convênio, e conseqüentemente dos custos associados com suprimento e papel. A verificação de toda a documentação em papel hoje tem sua informação finalizada em 48 horas, redução de 60% no tempo de execução da tarefa.

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Soluções em GED

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Soluções em GED
SPED Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos
Principais características:
• • • • • • • • • Open Source Desenvolvido sob arquitetura WEB O sistema foi desenvolvido em parceria com o Exército e Aeronáutica Código fonte do sistema sob domínio do Exército e Aeronáutica Projeto em constante evolução Arquitetura do sistema permite maior simplicidade e uso de poucos recursos de rede Fluxo documental bem definido Editor de texto próprio com caracteres especiais Documentos tramitam de forma digital
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Soluções em GED
PaperPort Professional 14
Principais características: • • • • • • Armazena, compartilha e encontra documentos em rede ou na nuvem Acesso aos documentos de qualquer lugar com iphone, ipad ou android Escaneamento fácil e rápido de documentos Criação e edição de documentos em PDF Criação e gerenciamento de formulários eletrônicos Custo: $199,99

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Soluções em GED

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Vantagens

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Vantagens
Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos. • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos. • Total controle no processo de negócio. • Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos. • Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas. • Mais agilidade em transações entre empresas. • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
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Mais vantagens
• Melhoria no processo de tomada de decisões. • Maior velocidade na implementação de mudanças em processos. • Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas. • Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede. • Melhor aproveitamento de espaço físico. • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas). • Evita extravio ou falsificação de documentos. • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
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Mais vantagens
• Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa. • Integração com outros sistemas e tecnologias • Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI. • Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes. • Facilitação das atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

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Desvantagens

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Desvantagens
• O GED pode substituir totalmente os documentos originais? • Sua implantação é viável? • Quais os riscos de ter documentos digitalizados? • Qualquer usuário está apto a usar GED? • Qual a melhor tecnologia? Essa tecnologia vai ser útil por vários anos?

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Desvantagens
O GED pode substituir TOTALMENTE os documentos originais? Bases de um documento: 1. Identificativa 2. Declarativa 3. Probatória

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Desvantagens
O GED pode substituir totalmente os documentos originais? Um documento digital pode ter validade jurídica desde que preencham determinados requisitos: 1. Integridade 2. Autenticidade 3. Tempestividade

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Desvantagens
O GED pode substituir totalmente os documentos originais?

• Cada país tem sua forma de validar documentos. • Necessita-se de um meio de decifrar os bits, que pode ser o computador.

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Desvantagens
Sua implantação é viável? • • • • Importância dos documentos. Quantidade e fluxo de documentos. Tipo e tamanho do documento. Gastos com hardware e software.

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Desvantagens
Riscos Envolvendo Hardware
• Incêndio • Parada do Sistema • Roubo • Falta de Energia • Rede • Sabotagem • Raios e enchentes

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Desvantagens
Riscos Envolvendo Dados • Vírus • Erros no Software • Uso inadequado • Hackers

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Desvantagens
Riscos Envolvendo Ambiente • Fogo / Calor • Umidade / Vapores • Fumaça / Gases Corrosivos • Poeira • Explosão • Magnetismo
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Desvantagens
Usuários • Dificuldade de convencer aquele funcionário antigo que uma tecnologia vai melhorar seu trabalho.

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Desvantagens
Tecnologia • Investimento em Hardware e Software. • O sistema pode não permitir upgrades para novas mídias de armazenamento. • Os dados duram muito tempo guardados, mas os softwares para leitura desses dados duram poucos anos. • Diversos formatos(extensão) de arquivos para armazenar
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Conclusões
• GED é uma ferramenta de auxílio na área arquivista e na área administrativa. • Ele agiliza os processos de pesquisa e análise de documentos e ainda economiza espaço. • Para uma empresa com grande fluxo de documentos é essencial ter um GED. • É uma tecnologia que ainda está em desenvolvimento e é pouco aceita, mas que está ganhando seu espaço.

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Referências
• • • • • MARTINS, N. R. REINEY, A., PIRES. R. P. Digitalização de Documentos - Junho de 2011 INDEXLOG – Gestão Eletrônica de Documentos – GED. Disponível em: http://www.idexlog.com.br, acesso em 30 de setembro de 2011. Portal GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Disponível em: http://www.ged.com.br, acesso em 29 de setembro de 2011. Contas Médicas - Minimizando o volume de documentos físicos. Disponível em: http://www.estec.com.br/emp_cases.php, acessado em 10 de outubro de 2011. TECNOLOGIA E ACESSO A INFORMAÇÃO: as bibliotecas digitais em foco. Encontro Nacional de Estudantes de Biblioteconomia, Documentação, Gestão, e Ciência da Informação. De 18 a 24 de julho de 2010. João Pessoa/PB. GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS COMO FERRAMENTA PARA CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL : O caso da VIVO BA. Disponível em : http://portal.cin.ufpe.br/gp2/Presentations Download/Jair-13-1107.ppt, acesso em 11 de outubro de 2011.
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Próximo Seminário
Business Intelligence, a Inteligência Aplicada aos Negócios Carlos Magnum Danilo Duarte Diego Coelho Guilherme Henrique Raiff Anderson sexta-feira, 28 de outubro de 2011
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Dúvidas

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