Las herramientas del trabajador del siglo XXI

Productividad 2.0

Miguel Sánchez Pérez Javier Eguíluz Pérez

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Productividad 2.0

Índice

Índice de contenidos

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Herramientas para la comunicación ............................................................ 1 Documentación colaborativa .....................................................................14 Gestión de la información.........................................................................23 Gestión, colaboración y difusión de proyectos .............................................39 Organización de contactos y eventos .........................................................47 Bibliografía.............................................................................................61 Contacto ................................................................................................62

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Herramientas para la comunicación

1 Herramientas para la comunicación
1.1 Información de acceso
Contraseña alumno__clave

Usuario alumno__

1.2

Gmail

Servicio de correo electrónico gratuito ofrecido por Google vía web, POP3 e IMAP. Comenzó a funcionar en abril de 2004 como beta privada sujeta a invitaciones. En febrero de 2007 el servicio se abrió a todos los usuarios que lo desearan.

1.2.1

Características
Capacidad de almacenamiento: el día de su lanzamiento en 2004 destacó por ofrecer 1GB, algo inusual en la época. Su capacidad de almacenamiento ha seguido incrementándose y en la actualidad (septiembre de 2009) es de 7.2GB. Existen planes adicionales para empresas e instituciones a través del servicio Google Apps [http://www.google.com/a]. El tamaño máximo de cada mensaje (texto y archivos adjuntos) es de 25MB. Búsqueda: utiliza el motor de búsqueda que ha determinado el éxito de Google. Buscar cualquier mensaje enviado/recibido es igual de sencillo y eficaz. En el lanzamiento de Gmail se llegó a usar el eslogan "Busca, no ordenes". Conversaciones: en muchos casos, un usuario de correo electrónico suele responder los mensajes que recibe y ese cruce de respuestas puede llegar a convertirse en algo similar a una conversación. Pero hasta Gmail, los servicios de correo electrónico no habían considerado este aspecto humano de la comunicación y se limitaban a mostrar cada mensaje como algo independiente. Gmail introdujo este concepto, ganándose a muchos usuarios que lo aplaudieron como importante mejora en la usabilidad y gestión de su correo electrónico. Concretamente, Gmail permite a los usuarios ver fácilmente todos los correos referidos a un mismo mensaje y los agrupa visualmente para mostrar una bandeja de entrada más organizada.

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Herramientas para la comunicación

Etiquetas: superan en flexibilidad organizativa a las carpetas tradicionales. Las etiquetas permiten asociar diferentes palabras clave a un mismo mensaje, en vez de la única denominación de una carpeta. Esta característica suma potencia a la búsqueda de mensajes. Etiquetas Una conversación puede tener más de una etiqueta. Una conversación puede encontrarse en varias ubicaciones (Bandeja de entrada, Todos los mensajes, Mensajes enviados, etc.) a la vez, por lo que te resultará más fácil buscarla. Puedes buscar las conversaciones por etiqueta. Carpetas Cada carpeta sólo puede contener un mensaje. Es preciso recordar dónde se ha archivado un mensaje para poder recuperarlo más adelante.

No siempre es posible realizar búsquedas específicas de cada carpeta.

Filtros avanzados: además de permitir el etiquetado automático de mensajes, dan la posibilidad de utilizar operadores booleanos para construir cadenas de filtrado más eficaces. [Referencia: https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=7190] Importar/exportar contactos: Gmail ofrece la posibilidad de importar contactos en formato CSV, probablemente el más estandarizado en este ámbito. La mayoría de agendas y gestores de correo (Microsoft Outlook, Yahoo! Mail, Hotmail) incluyen la opción de exportar toda la libreta de contactos a este formato. Una vez importado el fichero CSV correspondiente en Gmail, todos los registros se añadirán al listado de contactos de la cuenta.

A la hora de exportar también se ofrece la opción del formato CSV e incluso el vCard, vinculado generalmente a libretas de contactos.

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Fuente RSS: existe la opción de comprobar el correo de una cuenta Gmail utilizando un agregador RSS. Tan solo hay que indicar la dirección https://mail.google.com/mail/feed/atom al añadir una fuente nueva e introducir en nombre de usuario y contraseña de la cuenta Gmail para que el agregador pueda acceder a sus contenidos. Dada la diversidad de configuraciones de seguridad de los agregadores RSS que hay en el mercado, conviene recordar que no todos permiten la lectura de fuentes RSS privadas. Direcciones compuestas (alias): Gmail permite añadir cadenas de texto a una dirección de correo para dar un tratamiento específico a los mensajes recibidos en esas direcciones complementadas. Por ejemplo, partiendo de la dirección manolo.lopez@gmail.com, se pueden enviar mensajes a manolo.lopez+movil@gmail.com, manolo.lopez+urgente@gmail.com, mano-

lo.lopez+notas@gmail.com, etc. Todos los mensajes serán recibidos en la dirección original, pero podrán aplicarse filtros diferenciados para cada variante. Integración con otros servicios Google: progresivamente los servicios ofrecidos por Google van integrándose en diferentes funciones. Gmail está incluido en esa estrategia. Hasta ahora su principal relación es con Google Calendar y Google Docs. Gracias a ello es posible crear un evento en el calendario desde la página de lectura de un mensaje en Gmail, desplegando el menú Más acciones y seleccionando Crear evento.

Además, al recibir un fichero adjunto, Gmail comprueba automáticamente si el formato es soportado por Google Docs y ofrece la opción de abrirlo con este servicio. Gmail también es capaz de detectar automáticamente direcciones geográficas en los mensajes y ofrecer un enlace directo a Google Maps. Ajax: Gmail fue uno de los servicios pioneros en emplear esta tecnología. Además lo ha hecho ofreciendo características que mejoran la experiencia de uso. Esto se traduce en ventajas como la actualización de datos en pantalla 3

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sin necesidad de recargar la página. También dispone de una interfaz basada en HTML+CSS para navegadores antiguos o no compatibles. Chat: permite hablar en directo con otros usuarios, usando una utilidad de mensajería instantánea (IM) que se ejecuta en la propia ventana del navegador. Las charlas pueden ser almacenadas en la carpeta Chat de Gmail. Desde finales de 2008, el Chat de Google también soporta voz y vídeo, previa instalación de un componente en el navegador. [Referencia:

http://mail.google.com/videochat] Seguridad: el ingreso en la cuenta se realiza cifrado con SSL, salvo en navegadores antiguos en los que la conexión es sin cifrado. Accesibilidad: Google ofrece una aplicación Java llamada Gmail Mobile (http://www.google.com/mobile/mail) que es compatible con un gran número de dispositivos y permite el acceso al servicio de correo. También es posible acceder a una versión web para móviles, indicando “gmail.com” como destino en el navegador del teléfono. Para terminales Android y iPhone existen aplicaciones específicas. Agregar otra dirección: el servicio ofrece la posibilidad de agregar otras cuentas de correo del usuario. De esta forma, todos los mensajes recibidos en esas cuentas pueden recibirse en una misma dirección de Gmail. [Referencia:https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=21289] Clips de noticias: área situada sobre los mensajes destinada a mostrar titulares, sugerencias de Gmail y vínculos patrocinados relevantes. Los titulares son recogidos de fuentes RSS que el usuario puede configurar a su gusto. Copias de seguridad: aunque Google no ofrece funciones específicas para realizar este proceso, si existen métodos y herramientas de terceros que lo permiten. [Referencia: http://delicious.com/WebDesign/google+backup] Navegadores soportados: Internet Explorer 7, Firefox 2, Google Chrome and Safari 3.0 (o versiones superiores de estos navegadores) acceden a las características más avanzadas de Gmail. Las versiones inferiores son igualmente soportadas, pero sólo cargan las funciones básicas del servicio de correo. Idiomas: disponible ya en más de cincuenta idiomas.

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1.2.2

Atajos de teclado en Gmail

El uso del ratón disminuye notablemente el rendimiento en el trabajo. Las personas más productivas utilizan casi exclusivamente el teclado y conocen los atajos directos de los programas que manejan habitualmente. Gmail también incluye decenas de atajos directos para todas las tareas disponibles. No obstante, los atajos de Gmail no están activados por defecto. Para activarlos se pulsa sobre el enlace Settings/Configuración para acceder a las opciones de la cuenta y dentro de la pestaña General se modifica el valor de la opción Keyboard shortcuts/Combinaciones de teclas:

Después de guardar los cambios, ya se pueden utilizar los atajos de teclado de Gmail. A continuación se muestra una tabla con algunos de los atajos más útiles: Tecla ? c / r a f Mayús. + u z k j n Descripción Muestra la lista de atajos disponibles y la función de cada uno Muestra la página para redactar un nuevo mensaje Posiciona el cursor en el cuadro de búsqueda Responder al remitente del mensaje Responder a todos los destinatarios del mensajes Reenviar mensaje Marca el mensaje como no leído Deshacer la última acción Se posiciona en una conversación más reciente Se posiciona en una conversación más antigua Se posiciona en el siguiente mensaje

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p g+i g+s g+c

Se posiciona en el mensaje anterior Muestra la página de “Bandeja de entrada” Muestra la página de “Mensajes destacados” Muestra la página de “Contactos”

La lista completa de atajos y combinaciones de teclas se puede encontrar en http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hlrm=en&answer=6594

1.2.3

Productividad

Gmail ofrece tres métodos de acceso diferentes (web, POP e IMAP), por lo que el correo es accesible desde cualquier punto con conexión a Internet. Siempre accesible desde cualquier lugar. Su gran capacidad de almacenamiento evita las labores de mantenimiento, copias de seguridad y posibles ampliaciones de equipo que requeriría trabajar con todo el correo en un ordenador. El almacenamiento ofrecido podría afectar a la productividad, ya que se multiplicaría el tiempo necesario para encontrar mensajes específicos. Pero Gmail integra el motor de búsqueda del buscador más popular del mundo. Además se ofrecen al usuario herramientas que permiten crear una organización flexible y automatizada de sus mensajes a través de etiquetas y filtros. No más mensajes perdidos o desordenados. El formato de conversaciones ahorra tiempo, al agrupar automáticamente los mensajes similares cruzados con un mismo/s destinatario/s. Gmail da la posibilidad de recibir el correo de diferentes direcciones en una misma cuenta, reduciendo el tiempo necesario para comprobar todos los mensajes. Su integración con Google Calendar permite crear rápidamente eventos desde el propio Gmail. Y también es posible conversar inmediatamente con cualquier contacto, sin necesidad de instalar ningún software, gracias al chat incluido.

1.3

Gmail Labs

Google mejora su aplicación Gmail de forma continua. De hecho, dispone de un equipo de trabajo dedicado exclusivamente a idear y desarrollar nuevas características para Gmail. Hasta hace poco, todas esas novedades eran inaccesibles para el público general. Afortunadamente, Google ha decidido cambiar esa política y ya es posible probar

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algunas de las novedades de Gmail que todavía no se han incluido de forma general. Tras pulsar en el enlace Configuración para acceder a las opciones de la cuenta, se pincha sobre la pestaña Labs:

Al pulsar sobre esa pestaña se accede al Google Labs, una zona especial donde se muestran algunas de las novedades de Gmail que todavía están en pruebas. Para activar una funcionalidad, sólo es necesario pulsar sobre la opción Habilitar y posteriormente guardar los cambios pulsando el botón Guardar cambios. De todas las funcionalidades actualmente disponibles, las más interesantes desde el punto de vista de la productividad son: 1) Traducción de mensajes: utiliza Google Traductor para traducir los mensajes que recibas en otros idiomas. 2) Enlaces rápidos: permite crear accesos directos a cualquier página de Gmail (la página de un mensaje concreto, la página de una búsqueda habitual, etc.) 3) Superestrellas: añade nuevos iconos para marcar y destacar los mensajes de la cuenta. Por defecto Gmail sólo dispone de una estrella amarilla, mientras que esta opción añade varios colores y formas diferentes. 4) Movimientos del ratón: para aquellos usuarios acostumbrados a los gestos del ratón, esta opción permite mejorar la productividad en el uso de Gmail gracias a los gestos del ratón. 5) Formatos de fecha personalizados: permite modificar la forma en la que se muestran la hora y la fecha de cada mensaje de correo electrónico. 6) Adicto al correo electrónico: añade un enlace llamado Take a break en la parte superior derecha de Gmail y que si se pulsa bloquea el uso de Gmail durante 15 minutos, ya que muchas veces la mejora de la productividad simplemente consiste en olvidarse del correo electrónico y del chat. 7) Respuestas prediseñadas: permite guardar emails para reutilizarlos como respuesta. Se trata de algo muy útil cuando se contestan una y otra vez mensajes similares. 7

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8) Ir a etiqueta: Habilita las combinaciones de teclas, pulsa "g" y después "l" para visualizar una ventana emergente y seleccionar la etiqueta a la que quieras ir. 9) Vista previa de "Recibidos": muestra una vista previa sencilla y estática de "Recibidos" durante la carga. 10) Varios "Recibidos": añade listas de correos electrónicos adicionales a "Recibidos" para ver aún más correos al mismo tiempo. Las nuevas listas de conversaciones pueden ser etiquetas, mensajes destacados, borradores o cualquier búsqueda que quieras, que se pueden cambiar en "Configuración". 11) Crear un documento: te permite crear un documento de Google a partir de una conversación de correo electrónico o un documento en blanco si las combinaciones de teclas están habilitadas al pulsar "g" y a continuación "w". 12) Retoques del título: cambia el orden de los elementos en la barra de título del navegador. De esta manera, la mayoría de las veces podrás ver si has recibido un nuevo correo electrónico incluso cuando la ventana de Correo de Curso de productividad está minimizada. 13) Autocompletado de la búsqueda: ofrece sugerencias de búsqueda de contactos y operadores a medida que escribes en el cuadro de búsqueda. 14) Gadget de Google Calendar: Añade un cuadro a la columna de la izquierda que muestra Google Calendar. Consultar los próximos eventos, ubicaciones y detalles. 15) Gadget de Google Docs: añade un cuadro en la columna de la izquierda que muestra Google Docs. Muestra documentos recientes, documentos destacados y contiene la búsqueda rápida.

1.4

Google Talk

Software cliente de mensajería instantánea (IM) y telefónía IP (VoIP). El servicio fue lanzado en 2005 y utiliza el protocolo abierto Jabber para su funcionamiento. Esto último permite, entre otras ventajas, que el uso del servicio Google Talk pueda ser configurado desde otros clientes (ej.: Miranda, iChat, Pidgin, etc.) sin necesidad de utilizar el software ofrecido por Google. El protocolo para la transmisión de voz es Jingle, desarrollado por Google y liberado desde su lanzamiento.

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1.4.1

Características
Mensajería instantánea Google Talk es un cliente software de mensajería instantánea que permite a dos o más usuarios mantener un chat en tiempo real. VoIP También es un cliente de voz a través de Internet que permite llamadas de PC a PC. Notificación de correo Gracias a la integración con Gmail, esta opción permite recibir notificaciones en Google Talk de nuevos mensajes de correo recibidos. Correo de voz Desde 2006, Google Talk ofrece la posibilidad de dejar mensajes de voz de hasta diez minutos que posteriormente son enviados al destinatario por email con el correspondiente fichero MP3 adjunto. Gmail permite escuchar el mensaje en su propio interfaz gracias al reproductor integrado. Compartir ficheros [aún sólo en versiones English (US) y Portugués] También en 2006, Google Talk incorporó una función habitual en otros clientes de mensajería instantánea. Concretamente permite a los usuarios que estén conversando, intercambiar ficheros dentro del propio Google Talk sin limitaciones de tamaño o tipo de archivo. Mensajería offline Permite enviar mensajes a usuarios, aunque éstos no estén conectados. Recibirán los mensajes tan pronto como vuelvan a conectarse a Google Talk. Integración El servicio de chat ofrecido por Google Talk puede utilizarse sin necesidad de descargar e instalar el software cliente. Esto es posible gracias a la integración en el chat de Gmail, que permite utilizar la misma infraestructura de comunicación y almacenar las conversaciones en la carpeta Chat del correo electrónico. Seguridad La conexión entre cliente y servidor es encriptada, salvo cuando se usa la opción chat de Gmail ejecutada en el navegador (aunque Google estudia aplicarle el mismo nivel de seguridad). Gadget Google también ofrece Google Talk en formato gadget, lo que permite inser9

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tarlo fácilmente como módulo en cualquier sitio web o en el servicio de página principal personalizada iGoogle. Gracias al gadget se puede, por ejemplo, incluir un chat en la intranet de una empresa para mejorar la comunicación interna con apenas una línea de código. [Referencia: http://www.google.com/ig/directory?synd=open&num=24&cat=communicat ion] Badget Se trata de una solución alternativa al gadget. Una vez insertado en una página web el código ofrecido por Google, el badget muestra en esa página un pequeño globo con el estado del usuario en ese momento (disponible, ocupado, etc.). Si el usuario está disponible, al pinchar sobre su nombre se abrirá una ventana emergerte con el gadget de Google Talk y será posible iniciar una conversación. [Referencia: http://www.google.com/talk/service/badge/New] Bots Además de añadir contactos humanos con los que charlar en Google Talk, también es posible incluir bots. Son programas con los que comunicarse para realizar consultas concretas o pedir que se lleve a cabo una acción. Por ejemplo, añadiendo como contacto al bot con la dirección

es2en@bot.talk.google.com, se podrá iniciar con él una conversación en la que todo lo que se diga en español será inmediatamente respondido con su traducción en inglés. Bots útiles: http://www.labnol.org/internet/most-useful-google-talk-bots/4347 Dispositivos móviles En los últimos años se han desarrollado soluciones para ejecutar Google Talk en dispositivos Blackberry, así como en modelos concretos de Nokia (770) o Sony (Mylo). Dado que Google Talk utiliza XMPP, se da por hecho que los teléfonos que dispongan de un software cliente para este protocolo también podrán acceder a este servicio de Google. Para Android y iPhone existen versiones específicas [http://www.google.com/mobile/apple/talk]. Otra solución es la aplicación Fring, ya que está disponible para una amplia variedad de terminales y entre sus características permite la conexión a Google Talk. [http://www.fring.com/support/index.php?_m=downloads&_a=view]. 10

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Abierto Google Talk utiliza protocolos abiertos (Jabber, XMPP y Jingle) en todas sus funciones.

1.4.2

Productividad

Permite organizar reuniones con miembros de nuestro equipo de trabajo estén donde estén, con la posibilidad de hablar con ellos vía texto o voz y sin coste económico. Si la persona con la que se desea contactar no está disponible, no se pierde tiempo detallando en un e-mail lo que pretendíamos contarle, ya que Google Talk permite dejar mensajes de voz que el destinatario puede reproducir cómodamente. También es posible compartir ficheros al instante entre los participantes en una conversación. Por último, la integración con Gmail ofrece la posibilidad de almacenar las conversaciones que puedan resultar útiles y mantener al usuario informado de nuevos mensajes recibidos en su bandeja de entrada.

1.5

Skype

Software que permite a los usuarios hacer llamadas telefónicas vía Internet. Las llamadas a otros usuarios de este servicio son gratuitas. Para las que tienen como destino un teléfono fijo o móvil es necesario pagar, aunque las tarifas son inferiores a las ofrecidas por compañías telefónicas tradicionales. Además, Skype ofrece servicios adicionales como la mensajería instantánea, la transferencia de ficheros y la video-conferencia. De hecho, este último punto centra actualmente el desarrollo de la próxima versión del programa. El software está disponible para un buen número de plataformas y dispositivos. Puede utilizarse en Windows, MacOS y Linux. Además existen versiones que permiten usar la red de Skype desde dispositivos móviles como teléfonos o PDAs. La compañía fue fundada por Niklas Zennström y Janus Friis, quienes ya había trabajado en proyectos como Kazaa.

1.5.1

Características
SkypeOut Permite a los usuarios realizar llamadas a números de teléfonos tradicionales y móviles, abonando un pago que depende de la localización. [Tarifas: http://www.skype.com/intl/es/prices/callrates].

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SkypeIn Skype ofrece a sus usuarios la posibilidad de tener un número de teléfono como si de una línea tradicional se tratara. De esta forma, cualquier usuario de telefonía fija o móvil puede localizarnos en ese número, pagando la llamada a un número del país. Como usuarios de SkypeIn recibiremos esa llamada en nuestro cliente Skype (ordenador, móvil, etc.). Actualmente (junio de 2008) este servicio está disponible en Australia, Brasil, Chile, Dinamarca, República Dominicana, Estonia, Finlandia, Francia, Alemania, Hong Kong, Irlanda, Japón, México, Nueva Zelanda, Polonia, Rumanía, Corea del Sur, Suecia, Suiza, Reino unido y Estados Unidos. Vídeo-conferencia Este servicio fue integrado en Skype en 2006. Actualmente, incluso soporta vídeo en alta calidad con opciones de pantalla completa. Dispositivos móviles Skype ofrece en la actualidad soporte para aproximadamente 50 tipos de teléfonos móviles. En 2007 incluso lanzó al mercado su propio terminal bajo el nombre 3 Skyphone [http://www.3skypephone.com]. Su cliente también está disponible para dispositivos con Windows Mobile, Android y terminales iPhone. Skype Extras Las funciones de Skype pueden ampliarse mediante la instalación de extras (gratuitos y de pago) desarrollados, en su mayoría, por terceros. Su creciente número ha hecho que Skype los organice por categorías. Existe una específica para los orientados a mejorar la productividad, aunque también hay herramientas igualmente productivas en otras categorías, como la dedicada a colaboración. Precisamente en ella encontramos uno de los extras más interesantes llamado WhiteBoard Meeting. Con él, además de la conversación vía Skype, es posible colaborar en tiempo real con otros usuarios sobre una pizarra común, a la que incluso pueden subirse imágenes (ej.: bocetos gráfi-

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Herramientas para la comunicación

cos,

planos,

etc.)

como

si

se

llevasen

a

una

reunión

física.

[Referencia: https://extras.skype.com] Skype buttons Solución muy similiar a los badgets de Google Talk. Skype ofrece a sus usuarios unas lineas de código que, una vez incluidas en una página web, muestran un globo con el estado del usuario en Skype (disponible, ocupado, etc.). [Referencia: http://www.skype.com/share/buttons/index.html]

1.5.2

Productividad

Ofrece llamadas de voz gratuitas entre usuarios en cualquier momento y lugar. Sólo es necesario contar con conexión a Internet y un cliente de Skype (disponibles para ordenadores y dispositivos móviles). Si la conversación no lo requiere o la conexión es defectuosa, Skype también ofrece servicio de chat. Para el caso contrario, Skype integra la opción de video-conferencia con el correspondiente ahorro de tiempo y dinero en la organización de reuniones.

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Documentación colaborativa

2 Documentación colaborativa
2.1 Google Docs

Aplicación web gratuita que ofrece actualmente un procesador de textos, una hoja de cálculo y servicio para realizar presentaciones al estilo de Microsoft Powerpoint o Apple Keynote. El objetivo de Google es ofertar una suite ofimática online. No sólo permite la creación de este tipo de documentos, sino también su edición colaborativa en tiempo real. Este servicio de Google surgió de dos proyectos independientes: Writely y Google Spreadsheets. Writely era un procesador de textos para la web desarrollado por una empresa de cuatro empleados llamada Upstartle. Las funciones e interfaz de Writely eran muy similares a los procesadores de textos más conocidos. Google decidió comprar Upstartle a principios de 2006 y en septiembre del mismo año ya ofrecía Writely como Google Docs. Durante el verano, Google había iniciado las pruebas de un servicio para realizar hojas de cálculo online al que bautizó como Google Spreadsheets, después de adquirir la startup israelí iRows que ya había desarrollado una aplicación similar. En octubre de 2006 ambos servicios fueron lanzados oficialmente como Google Docs & Spreadsheets. Actualmente, Google Docs también se ofrece como componente del paquete Google Apps orientado a empresas e instituciones. Uno de los procesos que protagonizan el fenómeno Web 2.0 es la adaptación de muchas aplicaciones al entorno web. Entre ellas, las aplicaciones ofimáticas son especialmente importantes, ya que son utilizadas por un gran número de usuarios. Por eso Google cuenta con destacada competencia en este terreno: • • • • • Microsoft Office Live: http://www.officelive.com Microsoft Office Live Small Business: http://smallbusiness.officelive.com Adobe Acrobat.com: http://www.acrobat.com Thinkfree: http://www.thinkfree.com Zoho: http://www.zoho.com

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Documentación colaborativa

2.1.1

Características
Crear documentos Google Docs tiene un interfaz visual tipo WYSIWYG (what you see is what you get) que facilita la creación y edición de documentos. Su entorno de trabajo es muy similar a las tradicionales aplicaciones ofimáticas de escritorio. Crear formularios Gracias a Google Docs es posible crear formularios para plantear consultas a un grupo abierto o cerrado de usuarios. Los datos recogidos por el formulario quedan registrados en su hoja de cálculo asociada. Por ello, inicialmente, el proceso pasaba primero por la creación de la hoja de cálculo y posteriormente se activaba la opción del formulario. En la actualidad, Google ha respetado ese modelo, haciéndolo más intuitivo mediante una solapa en el interfaz de las hojas de cálculo.

Y como alternativa más rápida y directa ha incluido la opción Formulario en el botón Nuevo del menú principal de Google Docs. La edición del formulario es intuitiva y permite el uso de diferentes sistemas para dar formato a la consulta (casillas de verificación, test, etc.).

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Documentación colaborativa

Una vez completado puede enviarse a un grupo específico de destinatarios por e-mail. Podrán responder el formulario desde el propio mensaje y sus respuestas serán recogidas por la hoja de cálculo de Google Docs asociada. También puede publicarse el formulario en un sitio web, utilizando el código proporcionado en el botón Mas acciones > Incrustar (ver imagen superior). Importar/exportar Permite importar documentos, subidos por Internet o enviados por e-mail en los formatos más populares. o Documentos: ficheros HTML, texto plano (txt), texto enriquecido (rtf), ficheros de Microsoft Word (doc), OpenDocument (odt) y StarOffice (sxw). Desde junio de 2008 también permite subir, visualizar y compartir ficheros PDF. o Hojas de cálculo: ficheros con tabulación por comas (csv), ficheros de Microsoft Excel (xls) y OpenDocument Spreadsheet (ods). o Presentación: ficheros Powerpoint con un máximo de 10 MB.

También es posible exportar los documentos realizados en Google Docs a los siguientes formatos. o Documentos: ficheros HTML, texto plano (txt), texto enriquecido (rtf), ficheros de Microsoft Word (doc y docx), OpenDocument (odt) e incluso PDF. o Hojas de cálculo: ficheros HTML, texto plano (txt), ficheros con tabulación por comas (csv), ficheros de Microsoft Excel (xls y xlsx), OpenDocument Spreadsheet (ods) y también PDF. o Presentación: es la aplicación menos desarrollada de la suite y aún sólo permite exportar en texto plano (txt), Powerpoint (ppt) y formato PDF. Colaborar y publicar Es una de las opciones más interesantes, ya que da la posibilidad de compartir los documentos con otros usuarios e incluso permitirles participar en los mismos. Google Docs admite hasta 50 usuarios colaborando simultáneamente en un mismo documento. También se puede seleccionar la publicación de los documentos. Esta opción les asignará una URL visible en Internet, para que otros usuarios puedan acceder a esos contenidos, pero no modificarlos.

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Productividad 2.0

Documentación colaborativa

Seguimiento de documentos publicados con Google Analytics En la pantalla Configuración > General, Google Docs da la oportunidad de insertar el código de seguimiento asociado a una cuenta de Google Analytics. De este modo, es posible obtener estadísticas sobre los documentos que sean publicados (visitas, países visitantes, tecnologías utilizadas, etc.).

Notificación de cambios Al abrir un documento a colaboraciones de terceros, el seguimiento de los cambios realizados puede complicarse. Para evitar este problema, Google Docs ofrece opciones de notificación sobre modificaciones. En el caso de los documentos de texto, desde el panel derecho de la pantalla Compartir es posible ver el feed RSS encargado de recoger los cambios. La fuente RSS puede incluso añadirse al agregador preferido del usuario, para hacer un seguimiento más cómodo. En el caso de las hojas de cálculo, Google Docs cuenta con una ventana de configuración específica para las notificaciones, a la que actualmente se accede mediante el botón Archivo > Definir reglas de notificación de la página de hoja Todas edición de las de la

cálculo. reglas

están asociadas a la notificación vía e-mail.

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Productividad 2.0

Documentación colaborativa

Revisiones Google Docs almacena versiones de los documentos a medida que se evoluciona en su edición. Esta función permite acceder a un historial de cambios significativos de cada archivo, dando la posibilidad de consultar versiones anteriores e incluso de recuperar un documento en una versión anterior a la actual. Organización El panel principal de Google Docs ofrece un interfaz sencillo y claro para que el usuario pueda organizar todos sus documentos. En el lateral izquierdo se muestra un árbol con las carpetas que el propio usuario haya creado y otras básicas ofrecidas por Google Docs. Pinchando sobre ellas, el resto de la pantalla mostrará los diferentes ficheros almacenados bajo esa clasificación. Edición avanzada Google Docs da la posibilidad de editar el código HTML y CSS asociado a los documentos. Gracias a esta funcionalidad, los usuarios que tengan conocimientos de esos lenguajes pueden organizar los contenidos y darles el formato estético que deseen, como se hace con las páginas web. Plantillas predefinidas [actualmente sólo en inglés] Para los usuarios que no puedan realizar una edición avanzada de sus documentos (ver bloque anterior) o simplemente deseen aplicarles un formato rápida y fácilmente, Google Docs cuenta con un catálogo de plantillas predefinidas organizadas por tipo de documento (texto, hoja de cálculo o presentación). Para crear un documento partiendo de una de estas plantillas basta con elegir la opción From template del botón New en la página principal de Google Docs. También puede consultarse el catálogo de plantillas en la dirección http://docs.google.com/templates

Móviles Los dispositivos móviles con conexión a Internet pueden acceder a Google Docs a través de la dirección http://docs.google.com/m. Los documentos de texto aún sólo pueden visualizarse, sí se permite la edición en las hojas de 18

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Documentación colaborativa

cálculo y el acceso a las presentaciones queda restringido a terminales Android y iPhone. Atajos de teclado Tecla Ctrl. + s Ctrl. + p Ctrl. + k Ctrl. + Shift + L Ctrl. + 1 F2 Ctrl. + espacio Shift + espacio Ctrl. + m Referencia completa: http://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=66280 Normalmente, un particular o un negocio cuentan con numerosos documentos de texto, hojas de cálculo, etc. Si se desea utilizar Google Docs como plataforma ofimática, subir estos ficheros uno a uno será una tarea incómoda y poco productiva. Afortunadamente Google cuenta con una aplicación llamada Documents list uploader, capaz de subir varios ficheros simultáneamente a una cuenta Google Docs, siempre que se indique el correspondiente usuario y contraseña. Es una herramienta gratuita y sencilla, que ni siquiera requiere instalación. Puede descargarse de http://googledataapis.blogspot.com/2008/01/easily-upload-yourGuardar Imprimir. Insertar enlace. Insertar listado. Aplicar estilo de encabezado 1 (opciones: 1, 2 y 3). Editar celda activa en hoja de cálculo. Seleccionar columna en hoja de cálculo. Seleccionar fila en hoja de cálculo. Insertar nueva diapositiva en presentación. Acción

documents-to-google.html. Otra pequeña ayuda a la productividad en el trabajo con Google Docs es la creación de enlaces de acceso directo en el escritorio que inicien un nuevo documento instantáneamente. En Windows, por ejemplo, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el escritorio y elegir Nuevo > Acceso directo.

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Documentación colaborativa

Las URL que habrá que indicar para cada caso son las siguientes: Documentos: http://docs.google.com/?action=newdoc Hojas de cálculo: http://spreadsheets.google.com/ccc?new Presentaciones: http://docs.google.com/?action=new_presentation Si la cuenta del usuario es Google Apps: • • Documentos: http://docs.google.com/a/tuDominio.com/?action=newdoc Hojas de cálculo: http://spreadsheets.google.com/a/tuDominio.com/ccc?new • Presentaciones: http://docs.google.com/a/tuDominio.com/?action=new_presentation Mas referencias actualizadas sobre herramientas para Google Docs: http://delicious.com/WebDesign/google+office+tools

2.1.2

Productividad

Acaba con el caos de un equipo de trabajo que comparte el desarrollo de un mismo documento. Normalmente, ese documento acaba cruzándose por e-mail entre sus responsables, se acaban teniendo diferentes versiones que pueden acaban en errores (algunos graves) y finalmente hay que unificar en un documento final cada una de las partes. Además de perderse mucho tiempo, la calidad final puede verse afectada y se corren riesgos que pueden afectar el contenido del documento. Con Google Docs, los documentos están centralizados, pueden compartirse con las personas involucradas en su redacción, pueden editarse simultáneamente y cualquier error puede solucionarse accediendo a las revisiones. Además, en cualquier momento pueden exportarse a los formatos más comunes e, igualmente, importarse documentos que se hayan iniciado fuera de Google Docs. El resultado es un equipo de trabajo colaborando cómoda y organizadamente, sin perder tiempo ni asumir riesgos innecesarios.

2.2

MediaWiki
MediaWiki es un software orientado a la web y utilizado para la creación, gestión y mantenimiento de wikis. Este software es

utilizado por la Fundación Wikimedia en todos sus proyectos (ej.: Wikipedia), todos los wikis hospedados en Wikia y otros muchos wikis particulares, corporativos e institucionales. De hecho, aunque originalmente se desarrolló para la Wikipedia,

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Productividad 2.0

Documentación colaborativa

actualmente también es usado por muchas empresas como gestor de contenidos (CMS). Su código está desarrollado en PHP y puede conectarse a sistemas de bases de datos MySQL o PostgreSQL. Además, su distribución se realiza bajo licencia GNU/GPL (General Public License), por lo que se considera software libre y abierto.

2.2.1

Características
Multi-idioma Debido a la importancia de la internacionalización de todos los proyectos desarrollados por Wikimedia, el software Mediawiki está especialmente preparado para el desarrollo de contenidos en múltiples idiomas. Escalabilidad El proyecto Wikipedia creció rápidamente en estructura y también en tráfico, hasta convertirse en una de los sitios web más grandes y populares de Internet. Este boom no hubiese sido posible sin la potente escalabilidad en la que se apoya el funcionamiento de Mediawiki. Contenido enriquecido MediaWiki permite el uso de una sintaxis especializada que da al editor la posibilidad de mostrar contenidos de formatos avanzados, como fórmulas matemáticas, partituras musicales o líneas de tiempo. Además, es un software perfectamente preparado para integrar contenidos multimedia en forma de imágenes, sonidos o vídeos. Personalización Una vez instalado, Mediawiki permite personalizar sus hojas de estilo y Javascripts. Gracias a ello, cada wiki puede adoptar la estética y comportamiento que desee su autor. El interfaz de usuario del wiki también puede modificarse por aquellos usuarios que cuenten con los privilegios necesarios. Incluso pueden utilizarse plantillas que aceptan parámetros variables. Extensiones Además de las funciones incluidas en el propio software, existen multitud de extensiones que dotan a Mediawiki de nuevas características. Un buen número de ellas pueden encontrarse en: o o http://www.mediawiki.org/wiki/Extension:Contents http://mediawiki.googlecode.com

21

Productividad 2.0

Documentación colaborativa

2.2.2

Productividad

Los wikis son una excelente solución para comunidades que desean compartir conocimientos de una forma organizada. Su aplicación en el campo de la productividad es clara, tomando el ejemplo de una empresa. Los empleados de diferentes departamentos pueden utilizar el wiki corporativo para compartir conocimiento sobre procesos, metodologías, ideas, tareas, etc. De esta forma, se crea una base de conocimiento común, que permite afrontar futuros problemas utilizando una plataforma de experiencia compartida totalmente organizada y editable.

22

Productividad 2.0

Gestión de la información

3
3.1

Gestión de la información
Mejorando la productividad en las búsquedas con Google

Google es el motor de búsqueda utilizado por más del 90% de los usuarios en la mayor parte de los países europeos. Además, la inmensa mayoría de usuarios es incapaz de utilizar Google de forma avanzada y productiva. Por este motivo se muestran a continuación las opciones de búsqueda más avanzadas de Google.

3.1.1

Operadores básicos

1) Búsquedas exactas: obliga a Google a buscar exactamente lo que se ha escrito y en el orden en el que se ha escrito. Uso: “palabras_de_búsqueda” Ejemplos: • • "la crisis económica europea" "este documento es confidencial"

2) Palabras exactas: obliga a Google a buscar una palabra tal y como está escrita. Uso: +palabra_de_búsqueda Ejemplos: • • • +título +titulo documento sin +título

3) Excluir palabras: elimina de los resultados las páginas que contienen las palabras indicadas. Uso: -palabra_de_búsqueda • • xhtml –html crisis -económica -economía –bolsa

4) Palabras alternativas: muestra como resultado las páginas que contienen una u otra palabra, pero no necesariamente las dos. Uso: palabra1 OR palabra2

23

Productividad 2.0

Gestión de la información

Ejemplos: • • • reciclaje plástico OR papel reciclaje pilas OR aceite “energías renovables” eólica OR solar

5) Búsqueda restringida: obliga a Google a buscar sólo en los contenidos del sitio web indicado. Uso: palabras_de_búsqueda site:dirección_del_sitio Ejemplos: • • fotografía site:microsiervos.com global warming site:nytimes.com

6) Definiciones: muestra la definición de la palabra indicada, frases relacionadas y definiciones en otros idiomas. Uso: define:palabra

3.1.2

Operadores avanzados

1) Conversor de unidades: Google permite realizar conversiones de unidades. La lista de unidades abarca desde unidades físicas hasta unidades monetarias. Uso: unidad_original en unidad_destino Ejemplos: • • • • 1000 dólares en euros 42 pulgadas en cm 34234 kilobytes en megabytes 30 C en F

La versión en inglés tiene muchas más unidades y conversiones: • • 1 lightyear in km quarter cup in teaspoons

2) Calculadora: si se escribe una operación matemática en el cuadro de búsqueda de Google, se muestra el resultado de la operación. Uso: escribir directamente la operación matemática

24

Productividad 2.0

Gestión de la información

Ejemplos: • • • 5+3 62% de 3498 pi * e^2 + (1/2) * sin(pi radians) - sqrt(5) * phi

3) Rangos numéricos: hace que Google busque todos los valores comprendidos entre los dos valores numéricos indicados. Uso: búsqueda número1..número2 Ejemplos: • • "paseo mikeletegi 50..60" “real sociedad” 1980..1982

4) Tipos de archivos: obliga a Google a mostrar sólo los resultados cuyo tipo de archivo coincida con la extensión indicada. Uso: filetype:extensión_archivo Ejemplos: • • “web 2.0” filetype:ppt “informe confidencial” filetype:pdf

5) Buscar las palabras en el título, URL o contenido de la página: intext: allintext: intitle: allintitle: inurl: allinurl:

3.1.3

Otros usos de Google

1) Consultar la previsión meterológica: Uso: tiempo nombre_de_la_ciudad

2) Consultar la hora de en un lugar: de momento sólo funciona en inglés Uso: what time is it nombre_de_la_ciudad

25

Productividad 2.0

Gestión de la información

3) Consultar información sobre vuelos: de momento sólo funciona en inglés Uso: nombre_compañía_aérea número_de_vuelo

4) Encontrar archivos de música: Uso: inurl:(htm|html|php) intitle:"index of" +"last modified" +"parent directory" +description +size +(wma|mp3) nombre_del_grupo_o_cantante

La ayuda oficial de Google incluye muchos otros operadores y palabras clave para realizar búsquedas avanzadas: http://www.google.com/help/operators.html

3.2

Búsquedas rápidas

Una de las técnicas más eficaces para aumentar la productividad en el uso de una aplicación consiste en emplear atajos de teclado para las operaciones más habituales. Gracias a una de las características del navegador Firefox, es posible ahorrar varios segundos cada vez que se realiza una búsqueda de información en cualquier sitio web. La técnica consiste en asignar una tecla de acceso rápido para cada una de las búsquedas habituales. Si por ejemplo se realizan búsquedas en Google de forma habitual, es posible asignar la letra ‘g’ para realizar búsquedas en Google, de forma que por ejemplo, al teclear “g cambio climático” el navegador entre en Google, introduzca esos términos de búsqueda y muestre directamente la página de resultados. A continuación se muestran los pasos necesarios para asignar una tecla de acceso directo a la búsqueda de un sitio web.

26

Productividad 2.0

Gestión de la información

1) Localizar el cuadro de texto donde se introducen los términos de la búsqueda.

2) Pulsar el botón derecho sobre ese cuadro de texto y seleccionar la opción “Añadir una palabra clave a esta búsqueda”.

3) Rellenar los datos en la ventana que aparece. El “nombre” no es importante, ya que simplemente permite distinguir un atajo de otro. El dato importante es la “Palabra clave” que establece la letra o palabra que actúa como atajo para esa búsqueda.

La recomendación es utilizar palabras clave muy cortas e incluso sólo letras como atajo de las búsquedas más utilizadas. Una vez creado el atajo, ya es posible buscar en Google escribiendo la letra g y los términos de búsqueda directamente en la barra de direcciones de Firefox:

27

Productividad 2.0

Gestión de la información

A continuación se muestran algunas sugerencias para las palabras clave de las búsquedas más comunes: g ges geu y Google (inglés) Google (español) Google (euskara) Yahoo w wes weu d Wikipedia (inglés) Wikipedia (español) Wikipedia (euskara) delicious f gi yi yt flickr Google Images Yahoo Images YouTube

3.3

Extensiones para Firefox

GTD Inbox: extensión que permite aplicar la metodología GTD (getting things done) a las cuentas de correo electrónico de Gmail. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/3209 Más información: http://www.gtdinbox.com

Better Gmail 2: colección de utilidades que mejora varios aspectos de las cuentas de correo de Gmail y que ha sido creada por Lifehacker.com, un sitio web conocido por sus trucos y consejos para mejorar la productividad. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/6076

Una vez instalada la extensión, se puede acceder al menú “Herramientas > Complementos > Better Gmail 2” para configurar sus opciones. Algunas de las opciones más interesantes para mejorar la productividad son las siguientes: 1) General: “Compose mailto: links in Gmail” obliga a que cuando en una página web se pulse en un enlace de los que envían un correo electrónico, se cargue automáticamente Gmail para redactar ese mensaje; “Inbox count first” hace que el número de emails sin leer de la bandea de entrada se muestre como primer elemento del título de la ventana del navegador; “Macros” añade atajos de teclado para algunas de las acciones más habituales dentro de Gmail.

28

Productividad 2.0

Gestión de la información

2) Messages: “Add row highlights” resalta cada mensaje de correo electrónico cambiando el color de fondo de su fila cuando se pasa el ratón por encima; “Attachment icons” muestra un icono diferente para cada tipo de archivo adjunto; “Filter assistant” añade una nueva opción que permite crear un filtro directamente desde la página en la que se lee un correo electrónico. 3) Compose: “Show BCC automatically” y “Show CC automatically” permiten mostrar en todo momento los campos “Con copia” y “Con copia oculta” en el formulario utilizado para escribir un mensaje. 4) Sidebar: “Folders4Gmail” permite mostrar las etiquetas en forma de carpetas, aunque sólo es útil cuando se tienen muchas etiquetas. Las carpetas creadas no son reales, ya que sólo consisten en otra forma de mostrar las etiquetas. 5) Skins: permite elegir el aspecto gráfico con el que se muestra Gmail. Uno de los estilos disponibles es más oscuro que el estilo por defecto, lo que puede mejorar en algunas personas la facilidad de lectura y por tanto su productividad. El principal inconveniente de la extensión Better Gmail 2 es que para que los cambios tengan efecto es necesario recargar la página de Gmail.

FEBE: realiza copias de seguridad completas de una instalación de Firefox. La copia de seguridad incluye todas las extensiones, temas y preferencias establecidas en el navegador. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/2109 Xmarks: mantiene sincronizados en diferentes ordenadores los favoritos o marcadores del navegador. Se trata de una extensión imprescindible si no se utilizan aplicaciones web de tipo delicious.com Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/2410 Read-it-later: permite guardar páginas interesantes para leerlas más adelante cuando se disponga del tiempo necesario. Las páginas guardadas no son favoritos/marcadores, sino que sólo se considera que su lectura puede ser interesante. También es posible descargar las páginas guardadas para poder leerlas sin estar conectado a Internet. Descargar: http://www.ideashower.com/ideas/active/read-it-later

29

Productividad 2.0

Gestión de la información

LeechBlock: extensión que permite mejorar la productividad en el trabajo bloqueando el acceso a la lista de sitios web predefinidos. Permite establecer bloqueos por franjas horarias, por días de la semana y por tiempo total dedicado a cada sitio web. Se pueden definir diferentes conjuntos de sitios web para bloquearlos en períodos de tiempo diferentes. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/4476 Split browser: permite dividir la ventana del navegador en tantas zonas como se deseen. Cada zona puede mostrar una página web diferente, por lo que es ideal cuando se utilizan monitores panorámicos. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/4287

Delicious bookmarks: extensión oficial de Delicious.com que permite disponer a un clic de distancia las operaciones habituales de guardar un enlace y acceder a la lista completa de enlaces guardados. Cuando se instala esta extensión, aparecen tres nuevos botones en la barra principal de Firefox. El primero permite acceder a la página principal de Delicious. El segundo botón muestra un nuevo menú de favoritos/marcadores dentro de Firefox. Este nuevo menú sustituye al menú por defecto de Firefox y permite mantener sincronizados los favoritos y acceder directamente a ellos sin necesidad de entrar en la página principal de Delicious. El tercer

30

Productividad 2.0

Gestión de la información

botón permite guardar la página que está cargada en ese momento en el navegador como favorito en Delicious. Al guardar una página, se muestran las etiquetas recomendadas en función de las etiquetas que ya tengas en Delicious y si la página es muy popular también se muestran las etiquetas más populares con las que la gente ha guardado ese enlace:

Además de estos botones principales, esta extensión añade otros botones secundarios en la parte inferior derecha de la ventana del navegador. El primer botón es un acceso directo a tu página personal de Delicious. El segundo botón cambia de color cuando alguna persona de tu red de contactos añade un enlace. El tercer botón se ilumina cuando alguna persona te envía un enlace. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/3615

3.4

Google Reader

Los agregadores de noticias o agregadores RSS son aplicaciones que permiten acceder de forma simultánea a decenas o incluso cientos de canales RSS diferentes. Para mejorar el acceso a la información, los agregadores combinan los elementos de todos los canales y permiten mostrarlos de forma cronológica, segmentada y filtrada por etiquetas o carpetas. Google Reader [http://www.google.com/reader] es el agregador de canales RSS creado por Google y que se puede acceder a través de cualquier navegador.

31

Productividad 2.0

Gestión de la información

3.4.1
Usuario

Información de acceso
Contraseña alumno__clave

alumno__@cursoproductividad.com

3.4.2

Características
Soporte de canales en formato RSS y Atom. Los contenidos se pueden leer sin estar conectado a Internet si se utiliza la tecnología Google Gears. Los contenidos se pueden compartir entre los contactos vía email y mediante una página pública de contenidos compartidos. Igualmente se puede acceder a todos los contenidos compartidos por otros contactos. Organización de contenidos mediante carpetas y mediante etiquetas. Búsqueda de nuevos canales a partir de palabras clave. Acceso optimizado para teléfonos móviles a través de la dirección

http://m.google.com/reader. Posibilidad de importar y exportar todos los canales RSS mediante el formato estándar OPML. Los contenidos compartidos se pueden publicar en otros sitios y páginas web. Además de añadir canales específicos mediante su dirección o URL, Google Reader incluye un completo buscador para obtener canales y cuenta con varias colecciones temáticas de canales. Los canales RSS añadidos se pueden categorizar mediante carpetas para mejorar la organización de la información. Además, Google Reader combina todos los elementos de los canales de cada carpeta para permitir el acceso cronológico a la información y también resalta los elementos que ya han sido leídos:

32

Productividad 2.0

Gestión de la información

Google Reader también ofrece una gran cantidad de opciones para compartir la información. Cada elemento de cada canal se puede enviar por correo electrónico, se puede compartir de forma privada con los contactos y se puede compartir de forma pública en una página web creada automáticamente por Google Reader:

33

Productividad 2.0

Gestión de la información

Los elementos compartidos también se pueden publicar en blogs y sitios web personales a través de los “clips”. Un clip es una lista con los títulos de varios elementos de varios canales. Los elementos que se muestran en un clip pueden ser los últimos elementos compartidos, los últimos elementos destacados o los últimos elementos relacionados con alguna etiqueta particular. Para habilitarlos y configurar su apariencia es necesario seleccionar el enlace “Añadir clip a tu sitio” en Configuración > Carpetas y etiquetas. La mayor limitación de Google Reader es que no permite el acceso a los canales que requieren autenticación en forma de usuario+contraseña.

3.4.3

Productividad

Aunque en su origen los canales RSS se utilizaban para compartir noticias, artículos y otros contenidos similares de los sitios web, hoy en día se emplean para compartir cualquier tipo de contenido digital. De esta forma, es habitual realizar el seguimiento de decenas o cientos de canales RSS. Por este motivo, el uso de los agregadores de canales RSS es imprescindible para los trabajadores TIC. Los agregadores permiten seguir las novedades y evoluciones de cientos de sitios web simultáneamente de forma sencilla. Todos los contenidos publicados por los sitios web se actualizan automáticamente en el agregador y se combinan con otros contenidos para facilitar el acceso y aumentar la productividad. Las opciones de compartir contenidos entre usuarios y la publicación de listas de contenidos en sitios web externos permiten mejorar la colaboración y difusión de información entre grupos de trabajo.

3.5
3.5.1

Delicious
Información de acceso
Contraseña 000_______ (Escrito. Ej.: 000uno)

Usuario alumno__p99

34

Productividad 2.0

Gestión de la información

Delicious [http://www.delicious.com] es una red social orientada a guardar, compartir y descubrir enlaces interesantes, comúnmente llamados favoritos o marcadores. Delicious es la mayor colección del mundo de enlaces categorizados por usuarios, ya que almacena más de 100 millones de enlaces. Debido a su característica de red social, es muy fácil compartir enlaces con otros usuarios e incluso es posible crear una red de usuarios que simule un grupo de trabajo.

Los enlaces favoritos se almacenan de forma online en los servidores de Delicious, lo que garantiza que siempre están disponibles independientemente del navegador o sistema operativo utilizado. La categorización de los enlaces se realiza mediante etiquetas seleccionadas por el usuario libremente o elegidas entre la lista de etiquetas recomendadas para cada enlace. Si el enlace que se guarda es muy popular, Delicious muestra las etiquetas más utilizadas por otros usuarios al categorizar ese enlace.

35

Productividad 2.0

Gestión de la información

Las etiquetas de Delicious pueden tener hasta 128 caracteres de longitud, pero no pueden contener espacios en blanco. Como en ocasiones es preciso utilizar etiquetas compuestas por varias palabras, la estrategia que se utiliza es sustituir los espacios en blanco por guiones bajos o simplemente eliminar los espacios en blanco. Un usuario medio de Delicious utiliza varios centenares de etiquetas diferentes para catalogar sus enlaces. Por este motivo, las etiquetas se pueden agrupar en tag bundles o grupos de etiquetas. Las etiquetas son normalmente la mejor y más rápida forma de buscar entre los enlaces guardados, aunque también es posible buscar mediante palabras clave que se buscan en el título y descripción de cada enlace. Aunque por defecto los enlaces se guardan de forma pública y cualquier usuario puede acceder a nuestros favoritos, también existe la opción de guardar los enlaces de forma privada mediante la opción Do not share.

Delicious permite crear redes de usuarios mediante la opción Your network. Cualquier usuario puede añadir a cualquier otro usuario de Delicious en su red de contactos. Cuando un usuario pertenece a una red, se le pueden enviar directamente enlaces que creemos que pueden interesarle y también es posible recibir notificaciones cada vez que ese usuario guarda un nuevo enlace.

Delicious también permite suscribirse a cualquier etiqueta mediante la opción Subscriptions. De esta forma, cada vez que se guarda un enlace en Delicious con esa etiqueta, se añade a una página especial en la que se pueden ver todos los enlaces recibidos mediante las suscripciones. Como Delicious es una aplicación web, cada vez que se quiere guardar, modificar o buscar un enlace es preciso acceder a su sitio web. Además de tener que disponer de una conexión permanente a Internet, esta forma de trabajo es costosa y empeora la productividad.

36

Productividad 2.0

Gestión de la información

Por este motivo, Delicious ha publicado unas extensiones para integrar su aplicación con los navegadores Mozilla Firefox e Internet Explorer.

Cuando se instalan estas extensiones [http://delicious.com/help/tools], los enlaces guardados en Delicious se pueden acceder de la misma forma que se accede a los favoritos/marcadores del navegador. Además, para guardar un nuevo enlace sólo es necesario pulsar un botón mientras se visualiza la página. Delicious también dispone de una API oficial [http://delicious.com/help/api] para la integración con otras herramientas externas y decenas de canales RSS para acceder a la información [http://delicious.com/help/feeds]. Por último, también existen decenas de herramientas no oficiales que mejoran si cabe la experiencia de uso de Delicious [http://delicious.com/help/thirdpartytools]

3.5.2

Productividad

Delicious es la solución a los dos principales problemas de los favoritos/marcadores. En primer lugar, los enlaces de Delicious se guardan online, por lo que siempre están accesibles desde cualquier navegador de cualquier dispositivo. Además, la catalogación de la información se realiza mediante etiquetas elegidas libremente por los usuarios, un sistema mucho más flexible y correcto que la tradicional categorización en carpetas. La posibilidad de compartir los enlaces entre redes de usuarios permite crear listas de enlaces específicas para grupos de trabajo. Además, como todos los enlaces de Delicious son los enlaces favoritos de al menos un usuario, es muy probable descubrir enlaces interesantes.

3.6

Flickr

Flickr [http://www.flickr.com] es una aplicación web para almacenar y compartir fotografías y vídeos cortos. De hecho, flickr 37

Productividad 2.0

Gestión de la información

es el sitio web público de almacenamiento de imágenes más grande del mundo, con más de 3.600 millones de fotografías almacenadas. Flickr es un servicio muy popular entre los blogueros, debido a la facilidad para compartir fotografías y publicarlas en sitios web ajenos a flickr.

3.6.1

Características
Permite cargar las fotografías e imágenes a través de varios medios, dispositivos y herramientas diferentes: sitio web de Flickr, aplicación Uploadr desarrollada por Flickr (disponible para Windows y Mac), correo electrónico (y por tanto, desde un teléfono móvil con acceso a correo electrónico) y otras aplicaciones desarrolladas por empresas ajenas a Flickr. Cada fotografía se categoriza mediante etiquetas elegidas libremente por los usuarios. Las fotos se pueden organizar en sets (grupos de fotos relacionadas con un determinado tema), álbumes, colecciones (agrupaciones de álbumes) Flickr permite crear grupos de usuarios con intereses comunes. Los grupos pueden ser públicos, públicos con invitación y privados. Las fotos subidas se pueden hacer públicas o privadas. Las fotos públicas pueden definir el tipo de licencia de uso. Se pueden añadir contactos de tipo personal, profesional o familiar. Las fotos privadas se pueden compartir de forma temporal con usuarios que no tienen una cuenta de Flickr (por ejemplo tus clientes). Se pueden realizar anotaciones y comentarios sobre cada imagen.

3.6.2

Productividad

El uso de herramientas como Flickr es imprescindible para que las fotografías e imágenes se encuentren siempre disponibles y sean fáciles de localizar. Las opciones de organización de Flickr ayudan a mantener el orden imprescindible para mejorar la productividad. Además, las fotografías e imágenes de Flickr se pueden almacenar de forma pública o privada y se pueden compartir con otros usuarios de Flickr y de forma temporal con usuarios que no estén dados de alta en Flickr. Por último, la posibilidad de añadir anotaciones y comentarios en las imágenes permite organizar grupos de trabajo y mejorar el flujo de trabajo con clientes externos.

38

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

4 Gestión, colaboración y difusión de proyectos
4.1 Información de acceso
Contraseña alumno__clave

Usuario alumno__

4.2

Basecamp
Basecamp [http://www.basecamphq.com] es una aplicación web para la gestión de proyectos creada por la empresa 37signals [http://www.37signals.com].

La principal innovación de Basecamp respecto de otras aplicaciones de gestión de proyectos es su extrema facilidad y su completa orientación a obtener el mayor rendimiento y productividad en la gestión de cada proyecto. Mientras que otras aplicaciones de gestión de proyectos se pierden entre decenas de pantallas y formularios complejos llenos de campos de datos que no utilizas, Basecamp ha cuidado cada funcionalidad para simplificarla hasta el extremo. Basecamp es un aplicación de tipo SaaS (software as a service) lo que significa que la aplicación no se puede descargar para su instalación en servidores locales. Por tanto, para utilizar Basecamp es necesario disponer de una conexión a Internet permanente y de calidad. Además, actualmente Basecamp sólo se encuentra disponible en inglés.

39

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

La página principal de Basecamp muestra un práctico panel de control (Dashboard) que incluye toda la actividad desarrollada en todos los proyectos de la empresa:

La versión gratuita de Basecamp sólo permite crear un proyecto, pero existen versiones de pago sin esta limitación. Además, cada proyecto cuenta con su propio panel de control (Overview) que muestra toda la actividad que se ha desarrollado en ese proyecto. La forma en la que se muestra la información facilita su comprensión en el menor tiempo posible, con lo que aumenta la productividad:

40

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

Las cinco actividades principales que se pueden realizar en cada proyecto son las siguientes:

1) Messages: permite escribir mensajes que pueden leer todos los miembros del proyecto. Su finalidad no es la de sustituir al correo electrónico, sino que sólo se utiliza para los mensajes importantes que deben estar al alcance de todos los usuarios de forma inmediata. La versión gratuita de Basecamp no permite adjuntar archivos en los mensajes, lo que disminuye notablemente su utilidad. 2) To-Do: permite crear listas de tareas relacionadas con el proyecto. Cada lista puede tener un número ilimitado de elementos, cada elemento se puede asociar con un usuario concreto o con todos en general y cada lista de tareas se puede asociar con un hito del proyecto. La modificación, borrado y completado de las tareas se realiza directamente desde una misma página para mejorar la productividad. 3) Milestones: permite establecer hitos y fechas destacadas en el desarrollo del proyecto. La forma en la que se presenta la información permite asimilarla

completamente de un solo vistazo. Además, es posible exportar un calendario con todos los hitos utilizando el estándar iCal, soportado por la mayoría de aplicaciones de ca-

41

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

lendario. 4) Writeboards: permite crear documentos sencillos de forma colaborativa. Se trata de una funcionalidad simplificada de forma deliberada y que no es comparable a aplicaciones específicas para creación de documentos como Google Docs. 5) Chat: integra la aplicación Campfire para crear chats profesionales orientados a empresas. Permite asociar una sala de chat a cada proyecto.

Las versiones de pago de Basecamp disponen además de otras dos opciones para los proyectos: 1) Files: permite subir archivos para compartirlos entre todos los integrantes del proyecto. Lo mejor es que el versionado de los archivos es transparente para los usuarios y permite crear un completo historial sin esfuerzo. 2) Time: permite realizar el seguimiento del tiempo empleado en cada tarea de cada proyecto y el tiempo total por empleado y/o proyecto. Además de las funcionalidades principales, cada proyecto permite definir los usuarios con acceso al proyecto y el nivel de acceso de cada uno. Basecamp divide a los usuarios en internos (los que trabajan en la propia empresa creadora del proyecto) y externos (cualquier otro usuario que pertenece a cualquier empresa externa asociada con el proyecto).

42

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

Los usuarios internos pueden ser de tipo administrador o normal. Los usuarios externos son todos del mismo tipo, pero disponen de tres niveles diferentes de acceso:

4.2.1

Productividad

El diseño de todas las opciones y características de Basecamp se orienta a obtener la máxima productividad con el mínimo esfuerzo. La empresa creadora del producto defiende la filosofía “menos es más” y la aplica en todos sus desarrollos. Basecamp es una aplicación que no requiere instalación, que se puede probar de forma gratuita y que presenta innovaciones imprescindibles para la gestión de proyectos de cualquier tipo. Basecamp mejora la productividad al ofrecer de forma centralizada la posibilidad de crear listas de tareas, definir hitos y metas, compartir archivos entre grupos de trabajo, sistema de mensajería y la creación de documentos colaborativos. Por último, Basecamp también dispone de una API pública para su integración con herramientas y aplicaciones externas: http://developer.37signals.com/basecamp/ Entre otras muchas aplicaciones, está disponible el Periscore Gadget, que permite integrar hasta tres cuentas de Basecamp dentro de Gmail o de la página personalizada de Google. [http://periscopegadget.com/]

4.3

Backpack

Backpack [http://www.backpackit.com] es una aplicación web para gestionar y organizar información creada por la empresa 37signals [http://www.37signals.com].

43

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

La funcionalidad básica de Backpack consiste en crear páginas con cualquier tipo de información y en las que se pueden incluir tantas listas de tareas, notas, imágenes y archivos como se deseen. De esta forma, Backpack se puede emplear para crear fácilmente una intranet con información y recursos útiles para la empresa. Además de las páginas, Backpack incluye un calendario compartido, un foro de discusión, alertas vía email y/o SMS, documentos compartidos y diario de actividades de todos los usuarios.

44

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

4.4

Campfire

Campfire [http://www.campfirenow.com] es una aplicación de chat especialmente orientada al mundo empresarial creada por la empresa 37signals [http://www.37signals.com]

4.4.1

Características
Se puede crear un número ilimitado de salas de chat a las que puede acceder un número ilimitado de usuarios. La versión gratuita limita el número de usuarios simultáneos a un máximo de 4.

45

Productividad 2.0

Gestión, colaboración y difusión de proyectos

Cada sala de chat permite subir archivos que se comparten entre los usuarios de la sala y estén permanentemente a su disposición. Cuando se suben imágenes, se previsualizan directamente en la sala de chat, mejorando el seguimiento de las discusiones. Las salas de chat pueden permitir el acceso temporal a personas que no están registradas en Campfire, lo que permite organizar fácilmente reuniones con los clientes. Todos los mensajes escritos y todos los archivos enviados se almacenan automáticamente en unas transcripciones que se utilizan como histórico de las salas de chat. El contenido de las transcripciones se puede buscar por persona, fecha, sala de chat o mediante palabras de búsqueda.

Las salas de chat de Campfire se puede asociar con proyectos de Basecamp.

4.4.2

Productividad

El uso de Campfire mejora la productividad porque centraliza todas las conversaciones realizadas entre los miembros de un grupo de trabajo. Campfire elimina la necesidad de enviar/reenviar mensajes de correo electrónico a múltiples personas. Además, Campfire permite subir archivos para compartirlos entre todos los usuarios, lo que evita el uso de archivos adjuntos en el correo electrónico. Por último, todas las conversaciones realizadas a través de Campfire se guardan íntegramente, lo que la convierte en una importante herramienta de consulta y resolución de conflictos.

46

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

5 Organización de contactos y eventos
5.1 Información de acceso
Contraseña alumno__clave

Usuario alumno__

5.2

Highrise
Aplicación web orientada a la gestión compartida de contactos y relaciones con clientes (CRM - Customer Relations Management). Highrise fue lanzado al mercado en 2007 por

la compañía 37Signals. La aplicación se ofrece gratuita con sus funciones básicas y pueden contratarse planes más avanzados según las necesidades del usuario [http://www.highrisehq.com/signup].

5.2.1

Características
Importar/exportar contactos Highrise permite importar agendas de contactos desde las principales aplicaciones del sector (ej.: Microsoft Outlook o Mac Address Book) o formatos genéricos como CSV. Sólo hay que seleccionar la solapa Contacts y elegir el enlace Import

situado en el lateral derecho.

Obviamente también es posible importar

contactos desde la aplicación para

hermana

gestión de proyectos, camp. Base-

47

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

A la hora de exportar, Highrise permite descargar la agenda en formato vCard o CSV. Crear y compartir contactos En el interfaz de gestión de Highrise se da la posibilidad de crear y organizar contactos individuales/particulares y de empresas.

Ambos puntos pueden enlazarse asociando uno o varios contactos a la misma empresa en la que trabajan. Los contactos pueden compartirse con otros colaboradores.

Notas Pueden crearse notas de seguimiento para un contacto en concreto. De esta forma es posible elaborar un historial de actividades, conversaciones, etc. realizadas con ese contacto.

48

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Listas de tareas Pueden crearse listas de tareas pendientes, describiendo la acción necesaria, estableciendo fechas y asignando responsables. Además, se pueden crear tareas relacionadas con un contacto en concreto. Casos Permiten agrupar en una misma página todas las notas, mensajes de correo y personas relacionadas con un caso o proyecto concreto. Etiquetas Da la posibilidad de asignar diferentes etiquetas, creadas por el usuario, a cada uno de los contactos registrados. Este sistema ofrece una organización más flexible y eficaz de la agenda. Dropbox Permite enviar a Highrise una copia de cada mensaje que mandemos a nuestros contactos. De este modo, dentro de Highrise, será posible visualizar el contenido de esos mensajes junto al perfil del contacto relacionado.

49

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

El método más adecuado para su utilización es incluir esta dirección dropbox como destinatario con copia oculta (Bcc) al escribir un mensaje a alguno de los contactos de la agenda. Permisos Highrise da la posibilidad de gestionar los privilegios de los diferentes usuarios que accedan a la agenda de contactos, ofreciéndoles diferentes niveles de acceso y edición a los datos almacenados.

5.2.2

Productividad

Highrise pone fin a frases como “¿quién tiene el teléfono de esta empresa?”, “¿qué fue lo último que hablamos con ellos?” o “¿la tarjeta de contacto con ese cliente la tiene fulanito, pero hoy no ha venido y no sé dónde la guarda?”. Todas esas expresiones hacen perder tiempo y además afectan a la relación con posibles clientes, por lo que también pueden hacer perder dinero.

50

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Con Highrise, toda la agenda de contactos queda centralizada y perfectamente organizada por empresas, personas e incluso etiquetas. Además, los contactos relacionados con un mismo proyecto se pueden compartir con todos los usuarios vinculados a él. Y a cada contacto se le pueden añadir notas que facilitan el seguimiento, paso a paso, de la relación con esa persona/cliente

5.3

Linkedin

Sitio web desarrollado para funcionar como una red de contactos profesionales, en la que los usuarios pueden compartir sus perfiles laborales y relacionarse con otros profesionales. Cada una de estas relaciones establecidas se llama conexión. El sistema permite además presentar o introducir a otros miembros e incluso enviar invitaciones para establecer una conexión. En mayo de 2008, Linkedin contaba ya con más de 20 millones de usuarios registrados que abarcaban 150 industrias diferentes.

5.3.1
Usuario

Información de acceso
Contraseña alumno__clave

alumno__@cursoproductividad.com

5.3.2

Características
Perfil profesional Cada usuario puede construir su perfil profesional en Linkedin, incluyendo sus estudios, experiencia laboral, proyectos, etc. Posteriormente, puede hacer público este perfil en Internet. Recomendaciones Los usuarios de Linkedin pueden recibir recomendaciones de otros usuarios que hayan obtenido una experiencia positiva de su relación profesional. Estas recomendaciones aparecerán junto al perfil del usuario recomendado. Invitaciones Para conseguir una conexión es necesario que un usuario de Linkedin invite a otro profesional (usuario o no de Linkedin). La invitación se enviará a la di-

51

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

rección de e-mail del destinatario. Si éste no es aún usuario de Linkedin, deberá registrarse para poder aceptar la invitación. Presentaciones Al igual que en el mundo real, cuando no conocemos directamente a una persona, pero ésta si tiene relación con uno de nuestros contactos, podemos pedir una presentación para eliminar esos grados de separación. Sólo es necesario indicar a Linkedin quién es el contacto al que deseamos llegar y cuál de nuestros contactos usaremos para la presentación. Ofertas de empleo Los responsables de una posible contratación pueden realizar búsquedas de un determinado perfil y, entre los usuarios mostrados en los resultados, descubrir cuál de ellos es más cercano en su red de contactos y recibir, por tanto, una referencia más directa. Linkedin Answers Permite a los usuarios plantear preguntas al resto de la comunidad. Obviamente las consultas suelen tener un fondo profesional. Linkedin Groups Da a los usuarios la posibilidad de agruparse con otros miembros de Linkedin con los que se compartan intereses o contextos comunes (ej.: estudiantes, profesionales de una misma industria, etc.). Company groups Permite crear un grupo asociado a una empresa en el que los usuarios miembros se correspondan con los empleados en plantilla. Dispositivos móviles A principios de 2008 se lanzó una versión de Linkedin para móviles. Aún no ofrece las mismas funciones que el sitio web, pero sí las más esenciales.

5.3.3

Productividad

Facilita la construcción de un círculo profesional de contactos que pueden ahorrar mucho tiempo aportando referencias conocidas y fiables. Permite establecer relaciones directas o cercanas con otros profesionales de nuestro sector, u otros que puedan interesarnos, para desarrollar proyectos conjuntos, buscar perfiles concretos, etc. Todo ello sin perder tiempo consultando a desconocidos y comprobando la validez de sus compromisos o informaciones.

52

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

5.4

Facebook

Red social en la que sus miembros pueden relacionarse en redes organizadas por ciudad, región, lugar de trabajo o de estudios. Cada usuario puede añadir a otros como amigos y actualizar su perfil para mantener a sus contactos al tanto de sus actividades. La compañía fue fundada en 2004 por Mark Zuckerberg cuando éste aún estaba completando sus estudios en Harvard. De hecho, inicialmente su web estaba sólo orientada a los estudiantes de esta universidad. Facebook cuenta actualmente con más de 300 millones de usuarios activos y ocupa la tercera posición entre los sitios web con más tráfico del mundo (Alexa Rank).

5.4.1

Características
El muro Hace las funciones de un tablón de avisos, donde los amigos de un usuario pueden dejarle mensajes. Inicialmente sólo admitía textos, pero actualmente también permite incluir ficheros adjuntos. Multimedia Facebook permite la creación de álbumes fotográficos que pueden ser compartidos con el resto de usuarios. De hecho, actualmente es el sitio web con mayor tráfico de fotografías compartidas y las imágenes que se suben a diario rondan la cifra de 14 millones. Sumado a esta característica, Facebook también da la posibilidad de compartir vídeos, enviar vídeo-mensajes y publicar vídeos enviados desde dispositivos móviles. Grupos Los usuarios pueden buscar grupos con similares intereses o contextos para unirse a ellos. También se da la posibilidad de que un usuario pueda iniciar la creación de un grupo. Eventos Permite añadir actividades a un calendario que puede compartirse con los usuarios añadidos como amigos. De esta forma, cada usuario puede ver su agenda de eventos y también la de sus contactos. Notas Zona destinada a que cada usuario escriba apuntes sobre los temas que desee. La idea de fondo es muy similar a los post de los blogs. De hecho, 53

Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Facebook ofrece la posibilidad de importar notas de blogs existentes, aunque puede castigar el abuso de esta función. Fuentes RSS Desde 2006, cada usuario tiene un canal RSS asociado a su perfil. La sindicación al canal permite hacer un seguimiento de actualizaciones del perfil, eventos, cumpleaños, etc. La información que se desea compartir a través de estos canales RSS es actualmente configurable por el usuario. Aplicaciones Facebook dispone de un área en la que, los desarrolladores que lo deseen, pueden poner a disposición de los usuarios diferentes aplicaciones para añadir funcionalidades a su perfil en Facebook (ej.: juegos, alertas, cuadros informativos, etc.). El directorio de aplicaciones disponibles puede encontrarse en: http://www.facebook.com/apps Chat Aplicación integrada en el propio sitio web que permite a los usuarios comunicarse con funcionalidades similares a un programa de mensajería instantánea (IM). Marketplace En 2007, Facebook lanzó un área dedicada a que sus usuarios puedan publicar anuncios clasificados [http://www.facebook.com/marketplace].

5.4.2

Productividad

Aunque originalmente no fue desarrollada para uso profesional, es una de las mayores redes sociales del mundo y ofrece todos los servicios para mantener contacto directo con socios y colaboradores. Entre sus opciones más interesantes, orientadas a la productividad, destacan el gestor de eventos compartidos y la posibilidad de crear grupos con miembros de un mismo proyecto.

5.5

Google Calendar

Google Calendar es una aplicación web para la gestión de actividades a través de un calendario con funciones avanzadas. Sus referentes en el entorno de escritorio son herramientas como Microsoft Outlook o iCal de Apple MacOS. El proyecto fue lanzado en 2006.

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Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Otros soluciones populares en el mercado: • • • • • • Yahoo! Calendar: http://calendar.yahoo.com Zimbra: http://www.zimbra.com 30 Boxes: http://30boxes.com Windows Live Calendar: http://calendar.live.com Zoho Planner: http://planner.zoho.com Scrybe: http://iscrybe.com (beta privada)

5.5.1

Características
Interfaz y modos de visualización Google Calendar ofrece un interfaz sencillo y claramente organizado. El 80% de la pantalla está dedicado a los eventos y sus detalles, dejando el lateral restante para la gestión de calendarios. Otro elemento importante en el interfaz son los modos de visualización que dan la posibilidad de elegir entre calendario por día, semana, mes o los próximos cuatro días. La pestaña Agenda muestra los eventos en forma de lista. Al apartado estético se une el funcional, protagonizado por el uso de Ajax para la carga de datos. Quick add [actualmente sólo en inglés] A través del enlace Quick add, situado en el lateral derecho de la pantalla, es posible crear rápidamente un evento utilizando sólo una linea de texto. En ella pueden incluirse los datos esenciales sobre el evento: qué, cuándo, quién (opcional) y dónde (opcional). Por ejemplo, para añadir una cena con Luis el viernes a las 22h. en el restaurante Picoteo, sería necesaria la siguiente linea: “Dinner with Luis at ‘Picoteo’ Friday 10pm”.

[Referencia: https://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=3 6604#text] Múltiples calendarios Google Calendar permite crear múltiples calendarios y compartirlos con otros usuarios, definiendo diferentes niveles de permisos. A esta característica hay que sumar la posibilidad de importar calendarios desde Microsoft Outlook o Apple iCal.

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Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Google Calendar también cuenta con un buscador de eventos públicos que da la posibilidad, por ejemplo, de buscar conciertos en una ciudad e incluir sus fechas en el calendario. Importar calendarios Google Calendar ofrece la posibilidad de importar calendarios de Yahoo! Calendar, Apple iCal y Microsoft Outlook, accediendo a la opción Import calendar en el menú desplegable Add del gestor de calendarios.

Compartir Cada calendario, una vez creado, puede ser compartido con usuarios seleccionados o haciéndolo totalmente público. En el primer caso es posible, además, definir los permisos que tendrán esos usuarios sobre el calendario compartido (sólo visualizar, permitir cambios, etc.).

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Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Invitar Al crear un evento es posible enviar invitaciones a otros usuarios, para que éstos estén al corriente de los detalles y posibles actualizaciones. También se puede permitir a los usuarios invitados que puedan propagar la invitación entre sus contactos y ver el listado total de personas invitadas a ese evento.

Notificaciones Google Calendar contempla tres métodos para notificar sobre la proximidad de un evento: e-mail, popup y SMS. El último es el más

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Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

novedoso, ya que Google ofrece gratuitamente el envío de alertas a móviles en 80 países. Impresión personalizada Por diferentes razones, aún es muy habitual el uso de calendarios y agendas en papel. Por eso Google Calendar permite configurar la impresión e incluso descargar los calendarios deseados en formato PDF.

Para acceder a ambas opciones sólo es necesario hacer click en el enlace Imprimir situado junto a las solapas Día, Semana, Mes, etc. Una ventana emergente mostrará una previsualización de los calendarios seleccionados y algunos parámetros modificables antes de la impresión. El botón Guardar como, en la zona inferior de la ventana, es el encargado de guardar en PDF.

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Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Información meteorológica Algunos actividades de la agenda de un usuario pueden tener mucha relación con la meteorología (ej.: viajes, actividades al aire libre, etc.). Para estos casos Google Calendar cuenta con una característica que puede mejorar la productividad ya que evita buscar esa información en otros sites.

Sólo hay que acceder a la página de configuración e indicar la ciudad y unidad para mostrar la temperatura. Una vez guardados los cambios, se añadirá un calendario con el nombre Tiempo al panel Otros calendarios. Dispositivos móviles Google Calendar cuenta con una versión básica para dispositivos móviles. Para acceder a sólo hay que visitar la dirección http://www.google.com/calendar desde el navegador del terminal móvil. Por el momento, esta versión sólo permite la consulta de la agenda, pero no su edición. En dispositivos avanzados (iPhone, Blackberry, Nokia N60, Windows Mobile, etc) incluso se puede sincronizar el calendario del teléfono con Google Calendar gracias a Google Sync [http://www.google.com/mobile/products/sync.html].

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Productividad 2.0

Organización de contactos y eventos

Atajos de teclado Tecla c / poj nok t d-w-m-x-a Esc o u Referencia completa: https://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=37034 Crear evento. Búsquedas. Intervalo de fechas anterior. Intervalo de fechas siguiente. Ir a día actual. Vista día-semana-mes-personalizada-agenda. Volver al calendario. Acción

5.5.2

Productividad

Google Calendar es una herramienta imprescindible para potenciar la productividad. La capacidad de crear múltiples calendarios permite asociar cada uno de ellos a un proyecto u ámbito diferente y realizar un cómodo seguimiento de las actividades previstas. Además, los calendarios pueden compartirse con los miembros de un equipo de trabajo, pueden exportarse para ser mostrados por aplicaciones externas y también se permite la importación de calendarios de trabajo ya existentes. Todo ello centralizado en una misma aplicación accesible en cualquier momento y lugar con acceso a Internet. También pueden crearse notificaciones, asociadas a los eventos, que avisen a los interesados vía e-mail, popup e incluso SMS. Por último, las invitaciones permiten organizar reuniones de trabajo, invitar a clientes a actos comunes, etc. facilitando a los destinatarios los detalles del evento y gestionando fácilmente la lista de invitaciones aceptadas. Todos estos puntos ponen fin a equipos de trabajo desincronizados, malentendidos sobre fechas y horarios, perdidas de tiempo al concertar eventos, etc.

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Productividad 2.0

Bibliografía

6 Bibliografía

Allen, David (2002) Getting things done - The art of stress-free productivity: Penguin,

Truitt Zelenka, Anne (2008) Connect!: A Guide to a New Way of Working from GigaOM's Web Worker Daily: Wiley, ISBN 978-0470223987

ISBN 978-0142000281.

Trapani, Gina (2006) Lifehacker: 88 Tech Tricks to Turbocharge Your Day: Wiley, ISBN

Trapani, Gina (2008) Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better: Wiley, ISBN 978-0470238363.

0470050659.

Formación Web [http://www.netvibes.com/formacionWeb#Productividad] Selección de fuentes RSS de sitios web especializados en productividad TIC. 61

Productividad 2.0

Contacto

7 Contacto
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