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ESCUELA  SUPERIOR  POLITÉCNICA  DEL  LITORAL   INSTITUTO  DE  CIENCIAS  MATEMÁTICAS   INGENIERÍA  EN  AUDITORÍA  Y  CPA   SISTEMAS  ADMINISTRATIVOS

 FINANCIEROS       PRÁCTICA  #  8     Objetivos     • Utilizar  la  herramienta  VISIO.   • Elaborar  diagramas  de  flujo  de  datos.     Actividades     La   función   de   Compras   consiste   en   identificar   al   proveedor   con   mayor   capacidad   para   suministrar  el  producto  requerido,  que  ofrezca  la  calidad  más  óptima,  el  menor  costo  posible,   el  menor  tiempo  de  demora  para  la  entrega  del  producto,  las  mejoras  condiciones  de  pago  y   un  adecuado  servicio  postventa.  La  secuencia  natural  del  procedimiento  de  Compra  inicia  con   la  SOLICITUD  DE  COMPRA:    
El   procedimiento   de   Compras   comienza   con   la   detección   de   la   necesidad   de   reponer   o   adquirir   un   bien.   La   primera   diferenciación   que   debe   efectuarse   con   respecto   a   la   fuente   de   los   datos   que   activan   el   proceso,   consiste   en   distinguir   entre   bienes   incorporados   al   stock   de   Almacenes   –   cuyo   consumo  es  repetitivo  –  y  bienes  de  consumo  habitual  solicitados  por  otros  sectores  de  la  empresa  y,   por  lo  tanto,  no  incluidos  en  el  catálogo  de  Almacenes.     En   el   primer   caso,   Almacenes   emitirá   un   Pedido   de   Reposición,   y   en   el   segundo   caso,   el   sector   interviniente  formulará  una  Requisición  de  Compra  o  Pedido  de  Materiales.     La   detección   de   la   necesidad   y   la   formulación   de   los   pedidos   se   efectuará   empleando   técnicas   y   medios  que  dependerán  del  grado  de  tecnología  disponible  en  la  empresa.  Así,  si  la  disposición  de   sistemas  informáticos  lo  permite,  la  oportunidad  de  iniciación  del  trámite  será  determinado  por  un   programa  de  computación  que  rastreará  el  archivo  de  existencias  y,  al  decretar  el  cumplimiento  de   las  condiciones  programadas,  disparará  los  datos  que  activan  el  proceso  de  reposición.  Estos  datos   podrán   ser   transmitidos   de   pantalla   a   pantalla   (aplicando   Intranet)   o   por   medio   de   impresión   de   formularios.  Si  no  se  dispone  de  tecnología  actualizada,  el  trámite  se  efectuará  en  forma  manual.     El  procedimiento  de  reposición  debe  considerar  la  presencia  de  3  niveles  de  existencia  que  requieren   una  definición  de  item  de  Almacén:  nivel  mínimo,  nivel  máximo  y  nivel  de  punto  de  pedido.     Si   bien   la   emisión   del   Pedido   de   Reposición   puede   ser   el   resultado   de   una   función   automática   del   sistema,  debe  preverse  la  existencia  de  límites  para  la  autorización  de  la  compra  debido  a  que  ello   configura  una  futura  obligación  de  pago.  Por  lo  tanto,  deben  quedar  definidos  niveles  jerárquicos  de   autorización.   El   Pedido   de   Reposición   y   su   autorización,   deben   ser   comunicados   al   responsable   de   Compras.   Por   razones   de   control,   el   Pedido   de   Reposición   debe   contener   un   número   de   identificación,  de  modo  que  se  observe  una  secuencia  numérica  ininterrumpida  en  su  emisión.     El   sistema   debe   prever   un   archivo   de   Pedidos   de   Reposición   que   incluya   los   datos   que   permitan   identificar  cada  transacción.  Este  archivo  evitará  la  repetición  de  pedidos  para  el  mismo  artículo  a   efectos   de   una   nueva   corrida   de   programa   de   detección   del   Punto   de   Pedido.   Puede   ocurrir   que,   antes  de  que  ingrese  en  la  empresa  el  artículo  previamente  solicitado,  se  genere  automáticamente   un   nuevo   pedido,   duplicando   así   la   solicitud.   También   deben   preverse   posibles   entregas   parciales   de   proveedor,   por   lo   que   deberá   dejarse   constancia   de   tal   circunstancia   en   el   archivo   de   Pedidos   de   Reposición.   De   manera   que   el   programa   detector   del   punto   de   pedido   deberá   analizar,   antes   de  

Elabore  el  DFD  de  Nivel  Cero.     .   En   el   caso  de  recibirse  en  Almacenes.  la  totalidad  del  pedido  deberá  cancelar  la  registración  de  “estado   pendiente”. Al  finalizar.     3.     2. Elabore  el  DFD  de  Contexto.  envíe  los  archivos  creados  al  SIDWEB.     1.   cuál   es   el   estado   registrado   en   el   archivo   respectivo   (solicitud   en   trámite).emitir   el   pedido.