ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MUHAMMADIYAH KROYA NASKAH PUBLIKASI

Disusun oleh :

Dedi Azwar 06.12.1663

Kepada

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

1

20 2

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM LIBRARY HIGH SCHOOL MUHAMMADIYAH KROYA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MUHAMMADIYAH KROYA

Dedi Azwar Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Information is a resource that is needed in managing a business in this modern era of science and technology development is advancing rapidly. After the computer applications are developed, many agencies or companies that want to grow in mastering science and technology. One is to apply information technology in the school library. In advancing the role of school libraries is very important. Libraries used by the teachers to get a reference to the teaching and learning purposes. And increase their knowledge. Students can use the library to borrow or just read books, magazines and others, in order to increase knowledge that can support and facilitate the learning library can therefore be used as an effective means to improve the quality of knowledge that every individual in the school. In the library at HIGH SCHOOL Vocational MUHAMMADIYAH Kroya currently use a manual method, not using a computerized library system. Therefore the author as a student who is taking course thesis at the College of Computer and Information Management "AMIKOM" Yogyakarta, will conduct research to develop thesis with title "INFORMATION SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN OF HIGH SCHOOL LIBRARY Vocational MUHAMMADIYAH Kroya".

Key words: information , techology, library

3

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Salah satunya adalah menerapkan teknologi informasi pada bagian

perpustakaan sekolah. Dalam memajukan sekolah peranan perpustakaan sangat penting. Perpustakaan digunakan oleh guru-guru untuk mendapatkan referensi untuk keperluan belajar mengajar. Dan meningkatkan pengetahuan mereka. Para siswa dapat memanfaatkan perpustakaan untuk meminjam atau sekedar membaca buku, majalah dan lainnya, guna menambah pengetahuan sehingga dapat menunjang dan mempermudah dalam belajar oleh karena itu perpustakaan dapat digunakan sebagai sarana yang efektif untuk meningkatkan mutu pengetahuan setiap warga sekolah. Dengan kemajuan teknologi informasi maka perpustakaan mengalami perubahan pengertian, Sehingga International Federation of Library Association and Institutions membatasi perpustakaan adalah kumpulan materi tercetak dan media nonceteak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai. Pada perpustakaan di sekolah menengah kejuruan muhammadiyah kroya kabupaten cilacap saat ini masih menggunakan cara manual, belum menggunakan sistem perpustakaan yang terkomputerisasi. Oleh karena itu penulis sebagai mahasiswa yang sedang menempuh Manajemen matakuliah skripsi pada Sekolah Tinggi

Informasi dan Komputer “AMIKOM” Yogyakarta, akan melakukan

penelitian untuk menyusun skripsi dengan Judul ”ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MUHAMMADIYAH KROYA” Perancangan sistem informasi dari pegolahan data tersebut dirancang agar dapat mengola data secara efektif dan efisien dalam setiap proses peminjaman maupun pengambilan yang dilakukan.

4

1.2. Rumusan Masalah Penggunaan komputer dalam pengolahan data pada dasarnya bertujuan untuk membantu memudahkan penyelesaian tugas-tugas manusia. Kemudahan pada sistem perpustakaan ini diantaranya dalam pembuatan laporan, proses peminjaman, proses pengembalian, proses pemasukan data buku, serta proses pemasukan data anggota perpustakaan. Selain itu juga memberikan kemudahan dalam proses pencarian data, pengecekan, dan pengeditan maupun penghapusan data. Dengan sistem komputerisasi proses-proses tersebut dapat berjalan efektif dan efisien. Dengan asumsi ini maka penulis merumuskan masalah-masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan sekolah

menengah kejuruan muhammadiyah kroya? 2. Bagaimana menganalisis sistem informasi perpustakaan sekolah

menengah kejuruan muhammadiyah kroya? 1.3. Batasan Variable Penelitian Masalah-masalah yang dibahas dibatasi pada hal-hal berikut: 1. data-data pada perpustakaan sekolah menengah kejuruan muhammadiyah kroya, meliputi data baku, data anggota,termasuk data petugas

perpustakaan. 2. Proses-proses pada perpustakaan sekolah menengah kejuruan

muhammadiyah kroya , yaitu proses data, peminjaman dan pengambilan.

3. Laporan-laporan perpustakaan sekolah menengah kejuruan muhammadiyah kroya,laporan jumlah peminjam, laporan anggota yang meminjam buku dan laporan keadaan bahan pustaka. 4. Software yang digunakan:

5

1. Microsoft Windows XP 2. Microsoft Visual Basic 6.0 3. Microsoft SQL Server 2000 1.4. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sebagai syarat untuk memperolah gelar Sarjana Komputer (S.Kom) pada Jurusan Sistem Informasi di STMIK “AMIKOM” Yogyakarta. 2. Untuk merancang aplikasi sistem informasi perpustakaan sekolah menengah kejuruan muhammadiyah kroya.

3. Untuk menganalisis aplikasi sistem informasi perpustakaan sekoalah menengah
kejuruan muhammadiyah kroya. Adapun manfaat penelitian ini bagi pihak-pihak terkait yaitu: 1. Penulis Memberikan wawasan baru sebagi persiapan persiapan untuk melangkah ke dunia kerja. 2. Sekolah menengah kejuruan muhammadiyah kroya. Menjadikan hasil penelitian ini sebagai usulan untuk menerapkan sistem perpustakaan baru yang berbasis teknologi komputer. 3. STMIK AMIKOM Yogyakarta Dapat dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi untuk mengukur tingkat keberhasialan lembaga dalam pendidikan dan

mengembangkanya. 1.5. Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini akan digunakan:

6

A. Metodologi Pengumpulan Data Metode-metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi dan datadata yang diperlukan adalah sebagai berikut: o Metode Wawancara Mengadakan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait. Data yang diperoleh dari hasil wawancara adalah: 1. 2. Sistem perpustakaan yang sedang berjalan Atribut dari data-data buku dan anggota yang perlu disimpan di database 3. o Rancangan laporan

Metode Kearsipan Yaitu menggunakan arsip-arsip atau dokumen dari lembaga sekolah

menengah kejuruan muhammadiyah kroya, data-data ini meliputi: 1. 2. o Profil, Visi dan Misi sekolah menengah kejuruan muhammadiyah kroya Rancangan laporan

Metode Kepustakaan Yaitu dengan mengumpulkan berbagai sumber-sumber referensi baik

berupa buku, artikel dan sumber-sumber lainya sebagai acuan dalam analisis dan perancangan system serta penyusunan laporan. B. Metode Analisis Data Analisis yang digunakan adalah: o Analisis Kualitatif Yaitu menggunakan analisis PIECES, khususnya Performance, Information, Control, dan Service.

7

o

Analisis Kuantitatif Yaitu menggunakan analisis sebagai berikut: 1. 2. 3. PIECES, khususnya Economy dan Efficieny Analisis Kelanyakan Analisis Biaya dan Manfaat

1.6. Sistematika Penyususnan Laporan Sistematika penyusunan laporan skripsi ini dibagi menjadi beberapa bab, yaitu sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Merupakan bagian pengantar dari permasalahan yang dibahas dalam skripsi ini. Adapun hal-hal yang dibahas yaitu lantar belakang masalah dan rumusan masalah, batasan variable penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penyusunan laporan. BAB 2 DASAR TEORI Menguraikan tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep

dasar sistem informasi, konsep dasar basis data, konsep dasar pengolahan data, Data Flow Diagram, metode analisis sistem,hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) yang digunakan. BAB 3 PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan sekilas tentang objek penelitan skripsi, yaitu profil sekolah, visi dan misi Misi Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya serta analisis sistem perpustakaan yang sedang berjalan menggunakan analisis PIECES dan analisis Kelayakan.

8

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN SISTEM Bab ini menguraikan tentang perancangan aplikasi sistem perpustakaan Misi Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya, implementasi hasil serta pembahasan dari sebuah program yang telah dibuat dan sebagai gambaran bagaimana cara mengoperasikannya serta pembahasan dari hasil implementasi. BAB V PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dari kegiatan penelitian, serta saran bagi

pengembangan program. DAFTAR PUSTAKA Memuat keterangan dari buku-buku dan literature lain yang menjadi acuan penulis dalam penyusunan skripsi.

BAB II DASAR TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian sistem Secara etimologi sistem berasal dari kata Sistem yang berarti susunan atau cara. Sistem dapat dikelompokkan kedalam dua pendekatan yaitu sistem yang diletakkan pada pendekatan prosedur dan sistem yang diletakkan pada komponen atau elemen. Sedangkan definisi sistem yang ditekankan pada pendekatan komponen atau elemen adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jika dibandingkan dengan sistem yang ditekankan

9

pada prosedur, pendekatan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen akan lebih memudahkan kita didalam mempelajari suatu sistem karena dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem atau komponen-komponen yang bertujuan untuk menganalisis dan merancang suatu sistem. 2.1.2 Karekteristik sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sift-sifat yang tertentu, yaitu : a. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponenkomponen atau subsistem-subsistem. b. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. e. Masukan Sistem (Input) Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.maskukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance

10

input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. f. Keluaran Sistem (Output) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. g. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempuyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran system (Objective) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

2.2. Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang dirubah menjadi menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi pihak yang menerimanya. Sedangkan yang dimaksud dengan data adalah suatu kenyataan yang memberikan suatu kejadian-kejadian atau kesatuan yang nyata. Adapun kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh karakteristik-karekteristik sebagai berikut : a. Akurat ( Accurate ) Diartikan bahwa suata system informasi harus benar-benar dapat memberikan suatu kebenaran dan bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas menceritakan maksudnya. b. Tepat Waktu ( Time Lines ) Diartikan bahwa informasi yang digunakan bukan merupakan informasi yang telah usang dan tidak bernilai lagi, serta harus sampai pada penerima tidak terlambat sehingga dapat membuat keputusan secara tepat waktu.

11

c.

Relafan (Relevan) Diartikan bahwa informasi yang disampaikan mempunyai hubungan dengan masalah yang akan digunakan bersama informasi tersebut.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Tinjauan Umum 3.1.1. Sejarah Singkat Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya merupakan salah satu dari dari berbagai jalur pendidikan kejuruan yang fokus terhadap tuntutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya Kabupaten Cilacap Jawa Tengah sebagai Lembaga Pendidikan Kejuruan yang formal akan senantiasa mempersiapkan dan mewujudkan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompetitif, kreatif, professional dan berdaya saing tinggi di dunia kerja. Salah satu Program Kerja Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya adalah mewujudkan Sumber Daya Manusia (SDM) berkualitas di bidang Teknik Otomotif. SMK / STM Muhammadiyah Kroya berdiri tahun 1999 / 2000 Alhamdulillah telah mendapat sambutan dari masyarakat Kecamatan Kroya dan Kecamatan sekitarnya, terbukti pertama kali berdiri pendaftar mencapai 90 siswa. Hal ini dikarenakan Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya berada di lingkungan SMP – SMP Negeri / Swasta dan M.Ts Swasta Dengan mengingat minat masyarakat yang cukup tinggi maka

dibutuhkan sarana dan prasarana guna peningkatan mutu lulusan yang mampu

12

bersaing dan memiliki Sumber Daya Manusia dalam bidang Perkantoran dan Otomotif yang dapat dipertanggungjawabkan. 3.1.2. Visi dan Misi Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya mempunyai visi dan misi sebagai berikut : a. Visi Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya:  Unggul dalam prestasi akademik, terampil dalam penguasaan teknologi dan informasi serta berakhlak mulia. b. Misi Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya:

Menghasilkan SDM (tamatan) yang dapat menjadi factor keunggulan dalam berbagai sektor pembangunan.

Mengubah peserta didik dari status beban menjadi asset pembangunan yang produktif.

Menghasilkan tenaga kerja yang professional untuk memenuhi kebutuhan industrialisasi khususnya dan tuntutan pembangunan pada umumnya.

Membekali peserta didik dengan kemampuan untuk dapat mengembangkan berahklak mulia dirinya secara berkesinambungan dan

3.1.3.

Struktur Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah

Kroya

13

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tata Usaha SMK Muhammadiyah kroya 3.1.4. Tentang Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan

Muhammadiyah Kroya Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya didirikan pada tahun 1999 / 2000, bertepatan dengan didirikanya institusi pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya.

Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya memiliki berbagai macam koleksi pustaka yang cukup banyak tersedia. Sumber pustaka diperoleh dari pengadaan, yaitu membeli buku, sumbangan dari Depdikbud, dan lain-lain

14

BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Pengertian Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu : 1. Menerapkan rencana implementasi. 2. Melakukan kegiatan implemntasi. 3. Tindak lanjut implementasi. 4.2 Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi (Implementation Planning) merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan. 4.3 Kegiatan Implementasi Dalam kegiatan implementasi dilakukan dengan cara 7 tahap yaitu : 1. Pemrograman dan Pengetesan Program 2. Pengetesan Sistem 3. Instalasi Hardware dan Software 4. Pelatihan Personil 5. Konversi Sistem 6. Pemeliharaan Sistem 7. 4.3.1 Manual Program

Pemrograman dan Pengetesan Program 4.3.1.1 Pemrograman

15

Pemrograman

merupakan

tahap

implementasi

dimana

dilakukan

pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic 6.0 sedangkan database yang digunakan adalah Microsoft SQL-Server 2000. 4.3.1.2 Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari

kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. 4.3.2 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program. Pengetesan sistem (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplimentasi. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponenkomponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau

kelemahan-kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. 4.3.3 Instalasi Hardware Dan Software 4.3.1.1 Instalasi Hardware Hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam

pembangunan sistem Perpustakaan pada SMK Muhammadiyah

16

Kroya ini seperti yang telah tercantum pada sub bab perancangan hardware dan software pada bab Analisis dan Perancangan Sistem. 4.3.3.2 Instalasi Software Software atau perangkat lunak dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu sistem Perpustakaan pada SMK Muhammadiyah Kroya.

4.3.4

Pelatihan Personil Program aplikasi ini ditujukan untuk membantu kinerja pengelola perpustakaan dalam melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Oleh karena itu seorang pengelola perpustakaan yang akan menjalankan aplikasi ini harus bisa mengoperasikan sebuah komputer. Kalaupun dalam kenyataannya seorang pengelola perpustakaan di SMK Muhammadiyah Kroya kurang menguasai penggunaan komputer maka akan diadakan pelatihan personil

tentang pengenalan komputer dan penggunaan Aplikasi Sistem Perpustakaan. 4.3.5 Konversi Sistem Konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru supaya siap digunakan untuk menggantikan proses sistem yang lama. Pelaksanaan konversi sistem pada SMK Muhammadiyah Kroya ini dilakukan dengan secara konversi paralel. Dimana sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersamaan lalu dibandingkan kelebihan sistem baru dengan sistem lama. 4.3.6 Pemeliharaan Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permasalahan sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer. 4.3.7 Manual Program

17

Manual program dibuat dengan tujuan untuk digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperaikan program aplikasi. Pada bagian program manual tersebut terdapat menu utama.

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari penilitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data pada perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Kroya maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.Dapat menyajikan informasi secara

cepat,akurat, dan relevan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain: 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.

18

5.2 Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi sirkulasi buku pada Perpustakaan yang dilakukan secara manual diperbarui dengan

menerapkan sistem yang terkomputerisasi. b. Sistem informasi sirkulasi buku berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data sirkulasi buku dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan. c. Seiring berkembangnya perpustakaan maka semakin komplek juga

kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti akan dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan.

DAFTAR PUSTAKA HM Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Jogjakarta: Andi Offest. Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Jakarta : KANISIUS. Sunyoto, Andi.2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsof SQL, Jogjakarta: Andi Offset. Utami, Ema.2008. RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta:Andi Offset Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset

19

Alfatta, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistim Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset http://bi.co.id http://www.amazon.com http://www.egrosir.com http://www.geeks.com

20