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O Sucesso do Sistema de e-Procurement
O Sucesso do Sistema de e-Procurement
AgendaAgenda A Klabin A Pakprint O e-Fornecedores Pakprint Indicadores Klabin – Suprimentos A implantação do
AgendaAgenda
A
Klabin
A
Pakprint
O
e-Fornecedores Pakprint
Indicadores Klabin – Suprimentos
A implantação do e-Fornecedores Pakprint na Klabin
Benefícios obtidos pela Klabin
Administrando conflitos internos e na comunidade
Como agregar valor ao fornecedor (resultado da pesquisa de satisfação
Vantagens, desvantagens e desafios da implementação em comunidade
Perguntas e Respostas
AA KlabinKlabin Filme Institucional da Klabin (Duração de 5 minutos)
AA KlabinKlabin
Filme Institucional da Klabin
(Duração de 5 minutos)
HistóricoHistórico A Pakprint é uma empresa de tecnologia fundada em 2001 pelas 5 maiores empresas
HistóricoHistórico
A Pakprint é uma empresa de tecnologia fundada em
2001 pelas 5 maiores empresas de Papel e Celulose do
País, com o objetivo de obter ganhos de escala e de
elevar o nível tecnológico do setor, através do
desenvolvimento de soluções de e-business
compartilhadas.
AA PakprintPakprint Vendas Compras As 6 Indústrias: 90% dos Negócios de Imprimir e Escrever do
AA PakprintPakprint
Vendas
Compras
As 6 Indústrias:
90% dos Negócios de Imprimir e Escrever do Brasil
Vendas de R$ 12 bilhões
Compras na ordem de R$ 4.5 bilhões
Relacionamento com 1.000 clientes e 12.000 fornecedores
ERP
Clientes
Fornecedores
ERP
Integrado a sistemas
Indústrias
As soluções Pakprint:
Força de Vendas
4200 clientes/fornecedores
ERP
7.000 projeção para 12/06
Integrações
Mobile
360.000 Integrado mensagens a sistemas
OO ee--FornecedoresFornecedores Aderência às necessidades de compradores e vendedores Dois anos de pesquisas:
OO ee--FornecedoresFornecedores
Aderência às necessidades de compradores e vendedores
Dois anos de pesquisas:
Indústrias do setor
Fornecedores
Amplo levantamento das soluções existentes no mercado.
O produto final
Experiência da Pakprint na integração do setor
Interface Web implantada com sucesso no grupo Usiminas
desde novembro de 1999
OO ee--FornecedoresFornecedores
OO ee--FornecedoresFornecedores
OO ee--FornecedoresFornecedores
OO ee--FornecedoresFornecedores
OO ee--FornecedoresFornecedores
OO ee--FornecedoresFornecedores
OO ee--FornecedoresFornecedores Funcionalidades disponíveis Cotação Pedido de Compra Folha de Registro de Serviço
OO ee--FornecedoresFornecedores
Funcionalidades disponíveis
Cotação
Pedido de Compra
Folha de Registro de Serviço (apontamento)
Espelho da Nota Fiscal
Espelho do Conhecimento de Transporte
Demonstrativo de Pagamentos ao Fornecedor
Antecipação de Recebíveis para Fornecedores
Avaliação de Fornecedores
Manutenção de Contratos
OO ee--FornecedoresFornecedores Indústrias em operação Iniciando desenvolvimento Em avaliação maio de 2006
OO ee--FornecedoresFornecedores
Indústrias em operação
Iniciando desenvolvimento
Em avaliação
maio de 2006
Fornecedores Cadastrados
Projeção para 12/06
3.634
6.500
Usuários Cadastrados
Acessos Mensais
Transações Mensais
4.124
44.525
Pedidos
8.030
Cotações
4.840
KlabinKlabin -- SuprimentosSuprimentos Número de pessoas: 85 Custo: R$ 9,5 milhões Unidades: 19 BA 1,
KlabinKlabin -- SuprimentosSuprimentos
Número de pessoas:
85
Custo:
R$ 9,5 milhões
Unidades:
19
BA 1, MG 2, PE 1, PR 1, RJ 2, SC 5, SP 6 e RS 1
Recebimentos mat./serv.:
R$ 591 milhões
(Desconsidera energia elétrica, madeira, serviços florestais, transportes e assistenciais)
Pedido (1) :
Itens de Pedido (2/4) :
Cotação (3) :
Itens de Cotação:
87 mil
242 mil (2,8 iPC/PC)
41 mil
110 mil (2,7 iSC/SC)
Notas:
Fonte Klabin, SAP R/3 em 2005,
(1) 36% dos Pedidos são vinculados a contratos, (2) 48% dos Itens de Pedido são vinculados a contratos
(3) Cotação verbal é permitida para itens até R$500, (4) 42% são por por cotações verbais
KlabinKlabin –– SuprimentosSuprimentos comcom ee--FornecedoresFornecedores Maio / 2006 Fornecedores aderidos: 2.933
KlabinKlabin –– SuprimentosSuprimentos comcom ee--FornecedoresFornecedores
Maio / 2006
Fornecedores aderidos:
2.933
Acessos:
32.035 (1.456/du)
Pedidos de compra:
8.374
Via e-Fornecedores:
6.776 (81%)
iPC: 20429 (3,0)
Respondidas:
5.895 (87%)
(Pedidos aceitos/declinado dentro do prazo estipulado, máximo de 4 dias)
Cotações:
4.737
Via e-Fornecedores:
4.274 (90%)
iSC: 11745 (2,8)
Respondidas:
3.163 (74%)
(Cotação respondida/declinada dentro do prazo estipulado para retorno no próprio documento)
Notas Fiscais (indústria):
1.087 (24%)
Folha de Registro de Serviços:
410
Notas:
Fonte Klabin - SAP R/3 em 2005, Pakprint – e-Fornecedores
(1) Uso na divisão de Papeis-SC
KlabinKlabin –– AA tomadatomada dede decisãodecisão Implantação do SAP (R/3 - versão 4.6C, EBP) Início
KlabinKlabin –– AA tomadatomada dede decisãodecisão
Implantação do SAP (R/3 - versão 4.6C, EBP)
Início de operação em 1999
5 organizações de compras
Deficiências remanescentes
– Procedimento e processos diferenciados para cada organização
– Uso heterogêneo do sistema
– Significativo aumento de digitação
– Lead Time do processo inadequado
– Dificuldades principalmente nas interfaces departamentais
– Uso intensivo de fax ou e-mail para relacionamento documental junto ao
fornecedor
– Follow up intensivo dos documentos enviados
– Retorno dos documentos de forma desestruturada, ilegível e outros
– Retrabalho significativo em diversos pontos do processo de ressuprimentos
– Cadastros mestres incompleto ou inconveniente
KlabinKlabin –– ObjetivosObjetivos dodo ProjetoProjeto Aumento da produtividade para diversas áreas usuárias do
KlabinKlabin –– ObjetivosObjetivos dodo ProjetoProjeto
Aumento da produtividade para diversas áreas usuárias do processo de compras
Eliminação de tarefas e re-trabalhos por deficiência do processo
Redução da carga de digitação
Redução de envio de documentos via fax
Redução do tempo total no processo de resuprimentos
Aumento da qualidade das informações e do processo para as áreas de compras e
recebimento físico/fiscal
As informação vem diretamente da fonte (fornecedor)
Consistência prévia
Maior tempo para conferência e análise
Mudanças do processo e procedimentos
Alinhamento definitivo com modelo único de todas as unidades
Modernização das práticas de trabalho e administração
Oportunidade de ganhos com os outros sócios da Pakprint
Aumento da sinergia
Potencial de colaboração no compartilhamento da ferramenta e suas informações, bem como na práticas de
trabalhos junto ao mercado fornecedor
KlabinKlabin –– MetasMetas estipuladasestipuladas parapara oo ProjetoProjeto Universo de fornecedores: 9000 Meta de
KlabinKlabin –– MetasMetas estipuladasestipuladas parapara oo ProjetoProjeto
Universo de fornecedores:
9000
Meta de adesão (ago/05):
Meta de adesão (jan/06):
Capacidade da Pakprint ajustada:
Meta para conclusão:
1500 (17%)
2500 (28%)
15 adesões/dia
120 dias úteis
Documentos trafegando via e-Fornecedores
Meta de cotação:
79%
90%
Meta de pedidos:
85%
81%
Meta de notas fiscais:
79%
24 %
MarcosMarcos dada implantaçãoimplantação Jun/2004: Apresentação do Plano de Implementação para a Diretoria de
MarcosMarcos dada implantaçãoimplantação
Jun/2004:
Apresentação do Plano de Implementação para a Diretoria de
Supply Chain e Recursos Estratégicos, TI, GES
Ago/2004:
Aprovação da Ordem de Investimento
Ago/2004:
Início das reuniões de trabalho
Nov/2004:
Evento de lançamento do e-Fornecedores
Jan/2005:
Liberação do sistema (EFO e R/3) para testes
Fev/2005:
Início do processo de adesão dos Fornecedores
Fev/2005:
Liberação da funcionalidade demonstrativo de pagamentos e
avaliação de fornecedores
Mar/2005:
Liberação da funcionalidade de pedido e cotação
Abri/2005:
Liberação da notificação de pedido via e-mail
Ago/2005:
Liberação da funcionalidade de espelho da nota fiscais e folha de
registro de serviço
Nov/2005:
Entrega dos manuais
Dez/2005:
Conclusão do recebimento do conhecimento de frete
BenefíciosBenefícios obtidosobtidos Melhoria de Processos Melhoria e simplificação de processos Redução do tempo
BenefíciosBenefícios obtidosobtidos
Melhoria de Processos
Melhoria e simplificação de processos
Redução do tempo do ciclo de suprimento
Facilitação dos processos de controle
Menor burocracia
Redução de erros
Qualidade
Pró-atividade entre compradores e vendedores na percepção de equívocos
Melhoria do serviço prestado ao cliente interno
Acesso em tempo real aos processos
Aumento da informação referente a cada processo (ex.: SC mais completas)
Tempo dedicado para análise
AdministrandoAdministrando conflitosconflitos internosinternos dada KlabinKlabin Sistemas e processos Cadastro de
AdministrandoAdministrando conflitosconflitos internosinternos dada KlabinKlabin
Sistemas e processos
Cadastro de fornecedores, deficiências e desintegração
Cadastros mestres, falhas diversas e indefinições
Documentação inadequada dos processos e procedimentos
Pessoas
Uso e entendimento heterogêneo dos sistemas
Reatividade (+) x Pro-atividade (-)
Colaboração no processo de adesão x responsabilidades
Acomodação as processos
Medos e desconfianças
Organização
Comunicação adequada aos colaboradores
Comunicação adequada aos fornecedores
AdministrandoAdministrando conflitosconflitos entreentre indústriasindústrias participantesparticipantes
AdministrandoAdministrando conflitosconflitos entreentre indústriasindústrias participantesparticipantes
Desenvolvimento da Solução:
Entender as especificidades de cada indústria
Administrar limites da padronização
Gestão dinâmica do sistema
Papel do Fórum
Operacionalização, com impacto na utilização do sistema pelas
indústrias participantes;
Estratégias na criação de padrões
ComoComo agregaragregar valorvalor aoao fornecedorfornecedor Comunicar adequadamente os benefícios para quebrar
ComoComo agregaragregar valorvalor aoao fornecedorfornecedor
Comunicar adequadamente os benefícios para quebrar paradigmas
culturais (comodidade e medo):
Redução dos custos operacionais do processo de compras;
Redução de tempo gasto nos processos atuais;
Melhoria de processos (Ex: confirmação de pedidos; recebimento do espelho da NF)
Eliminação de erros de digitação
Melhora a visibilidade e rastreabilidade das informações
Eliminação de extravio de documentos
Comunicação em tempo real com os fornecedores
Viabiliza a integração de empresas em diferentes estágios tecnológicos
Preservação do modelo de negociações entre as partes
Libera a equipe de compras para tarefas de maior valor agregado
Ganhos em Qualidade - agilidade / confidencialidade / transparência / credibilidade
Processos verbais são formalizados , facilitando a auditoria
Prover ambiente único para resposta a vários compradores
Estreitar relacionamento
Serviço de monitoramento de cotações e pedidos
ComoComo agregaragregar valorvalor aoao fornecedorfornecedor (contin.)(contin.) Desenvolver serviços e funcionalidades
ComoComo agregaragregar valorvalor aoao fornecedorfornecedor (contin.)(contin.)
Desenvolver serviços e funcionalidades com benefícios específicos
ao fornecedor
Integração para envio e recebimento de documentos (Pedido, Nota Fiscal, etc.)
Integração com portal de vendas (e-Procurement / e-Sails)
Desconto de recebíveis automatizado
Manter canal de comunicação aberto aos fornecedores – sugestões
e reclamações (pesquisa de satisfação)
ComoComo agregaragregar valorvalor aoao fornecedorfornecedor ResultadoResultado dada pesquisapesquisa Qual a sua
ComoComo agregaragregar valorvalor aoao fornecedorfornecedor
ResultadoResultado dada pesquisapesquisa
Qual a sua avaliação sobre a facilidade de uso do sistema e-fornecedores?
Fácil
71,53%
Muito fácil
17,50%
Quais foram os principais benefícios que sua empresa teve com o e-fornecedores?
Redução custos (telefone, fax ou papel)
Redução do tempo gasto na cotação
Padronização da resposta cotação
Redução do tempo gasto no pedido
Padronização da resposta pedido
Acompanhamento dos pagamentos
Acompanhamento das entregas
50,00%
47,50%
40,56%
40,97%
37,64%
23,19%
19,58%
Quais as funcionalidades que mais lhe agrada no e-fornecedores?
Exibição de pedido pendente
Solicitação de cotação pendente
Exibição pagamento das faturas
Pesquisa / inclusão da nota fiscal
69,58%
67,64%
24,58%
11,94%
Qual o nível de satisfação com o e-fornecedores?
Satisfeito
Muito satisfeito
74,31%
15,42%
Vantagens,Vantagens, desvantagensdesvantagens ee desafiosdesafios dada implementaçãoimplementação emem
Vantagens,Vantagens, desvantagensdesvantagens ee desafiosdesafios
dada implementaçãoimplementação emem comunidadecomunidade
Vantagens
Padronização
Troca de experiências entre áreas de suprimentos
Redução nos custos de implantação e operação
Canal único de comunicação entre vários compradores e vendedores
Viabiliza a criação de novas funcionalidade e serviços compartilhados para as áreas de
suprimentos (Ex: administração de cadastro de fornecedores)
Desvantagens
Necessidade de regras claras de gestão do sistema
Manutenção de canal de comunicação ágil para dirimir problemas operacionais
Desafios
Evolução da padronização
Cadastro de fornecedores homologados
Cadastro de materiais
Evolução da colaboração
Obrigado pela atenção e interesse! Júlio César Athie Dona Marcelo Cunha Pereira jcadona@klabin.com.br
Obrigado pela atenção e interesse!
Júlio César Athie Dona
Marcelo Cunha Pereira
jcadona@klabin.com.br
mpereira@pakprint.com
11 3046-5613
11 5054-5993