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Conferencia Web (Adobe Connect)

Breve gua sobre el uso de salas de videoconferencia virtuales (Videosalas)


26/09/2011 Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones Nodo Cartuja

Conferencia Web (Adobe connect)

ndice
1. Introduccin.............................................................................................................................. 2 2. Requisitos previos .................................................................................................................... 3 2.1. Para el ordenador el Presentador/Administrador ............................................................. 3 2.2. Para el ordenador de los participantes .............................................................................. 3 3. Sala de Reuniones..................................................................................................................... 3 3.1. Acceso................................................................................................................................. 3 3.2. Sala de Reuniones............................................................................................................... 6 3.3. Lista de asistentes .............................................................................................................. 7 3.4. Funciones y permisos.......................................................................................................... 9 3.5. Verse y orse. ...................................................................................................................... 9 3.6. Turno de palabra .............................................................................................................. 10 3.7. Chat. ................................................................................................................................. 11 3.8. Compartir/visualizar documentos. ................................................................................... 12 3.9. Aadir/Descargar contenido. ........................................................................................... 13 3.10. Finalizar Reunin. ........................................................................................................... 14 4. Factores a tener en cuenta ..................................................................................................... 15

Conferencia Web (Adobe connect)

1. Introduccin
Adobe Connect es una poderosa herramienta que ofrece soluciones para conferencias Web. Es un sistema de comunicacin web seguro y flexible que permite: Reuniones en lnea, cursos electrnicos, seminarios, establecer sesin de videoconferencia por web con varias personas (n ilimitado), etc.

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2. Requisitos previos
Adobe Connect requiere para funcionar un procesador de 1.4 GHz o superior, Windows XP con Service Pack 2, Windows Vista o Windows 7; as como 512 MB de RAM, un navegador Web y Adobe Flash.

2.1. Para el ordenador el Presentador/Administrador


Obligatorio disponer de Navegador, Videocmara (webcam) y micrfono. Recomendable, disponer de auriculares o altavoces, si va a permitir hablar al resto de participantes.

2.2. Para el ordenador de los participantes


Obligatorio disponer de Navegador y auriculares o altavoces. Opcional, disponer de micrfono y de webcam (necesitar permisos del presentador/administrador para poder mostrar su imagen y hablar).

3. Sala de Reuniones
3.1. Acceso
Se entra en una reunin desde la pgina de inicio de sesin de Adobe Connect. Cuando inicie sesin, puede entrar como un usuario registrado de Adobe Connect o como invitado. Si es un usuario registrado, tendr que facilitar el nombre de usuario y la contrasea de su cuenta de Adobe Connect (creada por un administrador) para entrar en la sala de reuniones. Si es anfitrin o presentador, deber entrar como usuario registrado. Cualquier asistente puede iniciar sesin como invitado. Si el creador de la reunin design la reunin como pblica, su inicio de sesin como invitado se acepta automticamente. Si el creador la design como privada, el anfitrin de la reunin recibe su peticin de entrada y puede aceptarla o denegarla.

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Como Invitado
Cuando uno es invitado a una Conferencia Web de Adobe Connect, normalmente recibe un mensaje (email) con la fecha, hora, url y condiciones de uso. Slo tiene que usar su navegador y tener los requisitos inicialmente expuestos para su adecuado seguimiento. Los usuarios tienen que introducir en el navegador la direccin http://videosala.ugr.es/NombreSala, y ponerse un alias (reconocible) para entrar.

Imagen 3.1.1: Pgina de inicio como invitado

Una vez registrados solicitamos el acceso y esperamos a que el anfitrin nos lo conceda.

Imagen 3.1.2: Acceso a la sala de Reuniones.

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Como Administrador
Abrir el navegador e ir a: http://videosala.ugr.es e introducir el usuario/clave:

Imagen 3.1.3: Pgina de inicio como administrador.

Una vez registrados, acceder a: Inicio Mis reuniones. Ah, pulsar el botn 'Abrir' en la reunin que tengamos asignada.

Imagen 3.1.4: Acceso a la sala de Reunioes

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Las peticiones de los asistentes para entrar irn apareciendo, en la parte superior de la pantalla, a la derecha, en forma de ventanas emergentes, con el alias de cada uno. El administrador slo tiene que ir pulsando 'Aceptar' o 'Rechazar' para cada uno, segn decida, y se irn incorporando a la sesin. El administrador slo tiene que recordarles a todos ellos, por email, que estn invitados a la sesin web y la hora de comienzo.

Imagen 3.1.5: Sala de Reuniones

3.2. Sala de Reuniones


La sala de reuniones es una aplicacin en lnea que se utiliza para celebrar conferencias en directo entre varios usuarios. Contiene diversos paneles de visualizacin (pods). A la izquierda En el centro A la derecha Arriba La lista de asistentes y el chat. Visualizar y compartir presentaciones/documentos Las imgenes de los asistentes. El men de opciones de seleccin/configuracin. Botones de configuracin de permisos, habla, ventanas, tipos de visualizacin, etc.

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Seleccin/configuracin; Botones de configuracin de permisos, habla, ventanas, tipos de visualizacin, etc.

Lista de Asistentes

Imgenes Asistentes Visualizar/Compartir Documentos

Chat

Imagen 3.2.1: Pgina de inicio como invitado

El aspecto, nmero, tipo, tamao, etc. de las ventanas es totalmente configurable por el Presentador, aunque no recomendable durante las mismas sesiones. Para no molestar existe un botn abajo para activar el modo Preparacin: as los cambios no se vern por los asistentes hasta que no termine y desactive tal modo.

3.3. Lista de asistentes


Muestra los nombres y el rol correspondiente de cada asistente en la parte izquierda de la ventana. En principio, todos los asistentes se incorporan como participantes, lo cual significa que slo pueden ver, escuchar y chatear, pero no mostrar su imagen, hablar o interactuar con la presentacin. Segn el rol que tengan asignado (Participante, Presentador o Anfitrin) vern la ventana de Conferencia Web (Imagen 3.2.1) con ms o menos elementos y posibilidades. Un anfitrin ve los mens Reunin, Diseos, Pods, Audio y Ayuda mientras que el presentador o participante solamente ve los mens Reunin y Ayuda

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Imagen 3.3.1: Lista de asistentes.

El presentador asigna los derechos y permisos. Por ejemplo, marcando y posicionndose sobre el nombre de cada asistente, puede: Activarle el micro o la cmara. Cambiarle el rol de participante a presentador. Esto se hace pulsando el botn 'lista de asistentes' en la parte inferior del Pod. As, se le activa, a la vez, la cmara, la voz y el poder compartir/visualizar/interactuar con documentos o pizarras en la zona central de presentaciones.

Imagen 3.3.2: Cambio de rol de los participantes

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3.4. Funciones y permisos.


Los asistentes a una reunin pueden compartir, retransmitir y realizar diferentes actividades. Anfitrin El creador de una reunin es designado como anfitrin de forma predeterminada. El anfitrin puede configurar una reunin, invitar a personas, agregar contenido a la biblioteca, compartir contenido con el resto de participantes, agregar o editar diseos en una sala de reuniones, etc. Tambin puede ascender a otros participantes a la funcin de anfitrin de sala de reuniones o presentador u otorgar permisos mejorados a un participante sin ascenderle. Presentador Pueden compartir contenido ya cargado en la sala de reuniones desde la biblioteca y compartir contenido desde sus ordenadores, incluyendo presentaciones de Acrobat Connect, diapositivas (archivos PPT), archivos de aplicaciones Flash (archivos SWF), archivos de vdeo Flash (archivos FLV) e imgenes (archivos JPEG). Pueden compartir la pantalla, mostrndola en el Stage de todos los asistentes, y pueden chatear y retransmitir audio y vdeo en directo. Participante Los participantes pueden ver el contenido que el presentador est compartiendo, or y ver la retransmisin de audio y vdeo del presentador y utilizar el chat.

3.5. Verse y orse.


El anfitrin (y cualquier otro presentador), si posee cmara web puede activarla y mostrar su imagen pulsando en el botn correspondiente. El anfitrin (y cualquier otro asistente autorizado) puede hablar y que le oigan sin ms que pulsar el botn 'Hablar', mantenindolo pulsado mientras habla (y soltndolo cuando acabe). As no colapsa el canal de audio y se producen menos interferencias entre los asistentes. Es importante mencionar que mientras se habla, para comprobar que realmente est retransmitiendo su voz, verifique que se colorea y se mueve una barra de transicin justo debajo del botn Hablar.

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Botn de cmara web y de hablar. Las imgenes aparecern en la ventana izquierda.

Imagen 3.5.1:Verse y orse

3.6. Turno de palabra


Cualquier asistente a la reunin puede pedir turno para hablar sin ms que pulsar en el botn correspondiente.

Imagen 3.6.1: Turno de palabra.

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3.7. Chat.
Slo hay que escribir frases cortas en el campo en blanco de la parte inferior del Pod 'Chat' y pulsar Intro, para que aparezca escrito y visible para todos.

Imagen 3.7.1: Chat.

Lo de 'todos' es elegible, justo al lado de ese campo, en ese mismo Pod. Se recomienda borrar los mensajes del Chat de cualquier sesin anterior, antes de empezar. Eso se hace pulsando el botn de opciones del Pod que aparece en su parte inferior.

Opciones

Pulsar aqu para abrir las opciones del chat

Imagen 3.7.2: Opciones del Chat.

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3.8. Compartir/visualizar documentos.


Hay que abrir una ventana de tipo Compartir. El anfitrin puede activarlo desde el men superior, opcin Pods Compartir Compartir.

Imagen 3.8.1: Compartir.

Aparecer una ventana con las opciones: compartir pantalla, pizarra (donde se puede dibujar, pintar, escribir, etc., incluso entre varias personas) y documentos de tipo PPT, JPG, Flash o MP3, que puede elegir de entre los que tenga en su PC.

Imagen 3.8.2: Ventana para compartir.

Para abrir/compartir cualquier otro tipo de documentos seleccionamos: 'Compartir la pantalla -> compartir una ventana', siendo esta ventana la que contenga el documento que queremos compartir.
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Se recomienda que, cuando se comparta una ventana, esta no ocupe toda la pantalla, porque no podramos ver, por ejemplo, los mensajes del chat o si se ha apagado el micro y no se nos oye. Cuando se termina de trabajar sobre un documento o ventana compartida se cancela su compartimento pulsando el botn 'Detener uso compartido', que ver, segn el caso, en la parte inferior (en el Pod central) o en la superior (de una ventana compartida).

3.9. Aadir/Descargar contenido.


Para aadir contenido seleccionamos Agregar nuevo contenido desde la pestaa de Pods.

Imagen 3.9.1: Aadir contenido.

A continuacin se nos mostrar una ventana para cargar el contenido que deseamos, ya sea desde nuestro pc o desde la biblioteca de contenidos.

Imagen 3.9.2: Ventana para aadir contenido.

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Dicha ventana es visible por todos los asistentes a la reunin. Si algn asistente quiere bajarse dicho contenido a su ordenador solo tiene que seleccionarlo.

Imagen 3.9.3: Ventana para descargar contenido.

3.10. Finalizar Reunin.


Cuando todo termine, tan slo hay que cerrar la ventana de Conferencia Web, aunque, lo mejor es pulsar, en el men superior, la opcin Reunin Finalizar Reunin; as garantizamos que no queda abierta para nadie.

Imagen 3.10.1: Finalizar Reunin.

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4. Factores a tener en cuenta


Muchos factores de la red afectan al rendimiento de la aplicacin Adobe connect para los asistentes, incluidos los ajustes del ancho de banda de la sala de reuniones, los ajustes de velocidad de conexin de cada asistente individual y el tipo de contenido que es compartido, as como las actividades que se llevan a cabo en la reunin. Por ejemplo, se necesita un mayor ancho de banda para compartir un vdeo grabado que para compartir un documento de texto y un mayor ancho de banda para retransmitir vdeo en directo que para enviar mensajes de chat. Optimizar el ancho de banda de la sala El anfitrin de la reunin puede especificar la configuracin del ancho de banda con que se retransmite la reunin. Las opciones son Mdem, ADSL, Cable y LAN. Deber hacer coincidir el ancho de banda de la sala con la velocidad de la conexin disponible de los asistentes. Por ejemplo, slo utilice LAN si todos sus asistentes tienen acceso a la red de rea local (LAN). Si los asistentes tienen distintas velocidades de conexin, es mejor elegir la velocidad menor que utilicen los asistentes. Si muchos asistentes utilizan conexiones de Mdem, configure el ancho de banda de la sala en Mdem. Velocidad de conexin del asistente Cada asistente puede elegir la velocidad de conexin del men Reunin y seleccionar Mdem, ADSL/Cable o LAN. Los asistentes deben elegir la velocidad de conexin en funcin de su tipo de conexin a Internet.

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