ACCESS DEFINICIÓN

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

2. Historia de la Base de Datos de Access

Tuvieron sus orígenes en 1960 - 1962, cuando se empezaron a usar las maquinas que codificaban la información en tarjetas perforadas por medio de agujeros. Las bases de datos se crean con el objetivo de almacenar grandes cantidades de datos que antes se almacenaba en libros, lo que era lento, costoso y complejo (cualquier actualización a realizar, había que hacerla en cada uno de los libros en los que apareciera dicha información a modificar). Las primeras bases de datos manejaban ficheros que eran almacenados en tarjetas o soportes magnéticos. Cuando los ordenadores evolucionan, aparecen las cintas y los discos, a la vez que las maquinas son dotadas de mucha mas potencia y facilidad de manipulación, es por tanto en ese momento cuando las bases de datos comienzan a ser realmente útiles. En 1970 se convoca una Conferencia de Lenguajes de Programación y se establece un modelo llamado CODASYL (Modelo para el tratamiento de bases de datos que fue publicado por E. Cod en 1970. Cod, propuso una forma de organizar las bases de datos mediante un modelo matemático lógico. Una vez creado este modelo se crea un modelo estándar de actuación

3. Elementos de la base de datos de Access

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-Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles -Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto. los apellidos. o similares.y -Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. -Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis. normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. la dirección. para que no haya redundancias. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos. y y y 4. Por ejemplo. en una tabla podemos tener la información de clientes. Tablas Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. como el nombre. facilitando la individualización de los datos más improtantes. si se almacena información sobre empleados. en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos. Por ejemplo. Los campos se . puede trabajar con una tabla denominada "Empleados". Este proceso se conoce como normalización. Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Cada fila de una tabla se denomina registro. Por ejemplo. Como consecuencia. Cada registro consta de campos (al menos uno). Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo. en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores. Los campos corresponden a las columnas de la tabla. la información tiene que estar organizada en tablas. cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. -Macros: automatizan las funciones de la base de datos -Módulos: registran de Access Basic (programación). La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. En los registros es donde se almacena cada información individual.

Un campo puede ser. fecha. el nombre de una persona. Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. por ejemplo. esta puede ser: y y y y Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso.535 caracteres Numérico: para introducir números Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora . Definición de campo y tipos Campo: unidad básica de una base de datos. o cualquier otro tipo. Los nombres de los campos. es la tabla "Clientes" de la base de datos "Neptuno" incluida en Access: 5. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. No pueden llevar puntos. título. permite aclarar información referida a los nombres del campo. Hasta 65. numérico. El tipo de campo. Cada información contenida en una ficha (autor.) corresponde a un campo de la base de datos. permite especificar el tipo de información que cargáramos en dicho campo. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. ya sea texto. La descripción de un campo. hora. etc. no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. Aquí tienes el ejemplo de una tabla.deben configurar con un determinado tipo de datos. ni signos de exclamación o corchetes.

Objeto OLE: para introducir una foto. etc. hoja de cálculo. gráfico. Un registro vendría a ser algo así como una ficha. Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada. . Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No. etc. 6. Verdadero/Falso. sonido. Definición de registro Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto.y y y y y y Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario Autonumérico: en este tipo de campo. Access numera automáticamente el contenido Sí/No: campo lógico.