DOSSIER DE CONCEPTION FONCTIONNELLE

émetteur : d'AMPHERNET Margaux Jeudi 26 janvier 2012

Projet mise en place d'une Gestion Électronique de Documents (GED)
1. Présentation de l’étude Au vu de la part que constitue l'utilisation de papier dans le chiffre d'affaires de l'entreprise, soit 9,53% en 2011 et 6,45% en 2010, il est préférable de mettre en place une Gestion Électronique de Documents.

Charges de l'entreprises /CA
60.00

50.00

40.00

30.00

% du CA

20.00

9,53%

10.00

0.00 papeterie et frais de bureau publicité Entretien et réparation salaires et charges sociales frais de représentation Location-équipement électricité

83 2.99 1610 1.89 2.38 0.82 15.99 13111 14. Faciliter le travail de groupe Améliorer les délais de traitement Gain de place Meilleur partage de l'information Composante de la démarche qualité (norme ISO 9001 14001) Réduire les impressions et l’emploi du papier Faciliter la gestion des documents 3.97 18.12 35.80 1687 1.28 0.89 8830 9.74 1.33 1292 1.Charges de l'entreprise salaires et charges sociales Emprunt et découvert bancaire Fournisseurs et charges à payer papeterie et frais de bureau loyer téléphone frais de représentation Impôts sur les bénéfices à payer transport publicité Intérêts-fournisseurs et marge amortissement Location-équipement frais bancaires honoraires professionnels Entretien et réparation assurance taxes et permis électricité cout par an (en% du CA $) %du total charges % cumulés 45875 49.51 0.62 1.00 21200 22.18 0.37 3.43 1.87 17.83 0.04 3.24 13.10 62.12 4.01 100. Soit.77 2.30 5.15 10.66 341 0.31 7400 7.58 45.53 7.21 1098 1.98 5.28 TITRE : Tableau chiffré du graphique des charges de l'entreprise/CA.97 2.18 4052 4.63 1388 1.27 22.98 2781 3.00 2.37 0. 2.50 37.16 769 0.82 1.21 3678 3.82 8.50 1.11 10.92 2253 2.28 475 0.39 1. Apport de la GED .95 3492 3. de plus :                   Le marché évolue Les produits et service se diversifient (soit plus de documents papier) Le respect de l'environnement prend de l'ampleur Veiller à l'image de l'entreprise Assurer la confidentialité et l'améliorer optimiser les processus augmenter l'efficience Consolider la structure de l'organisation éviter la perte de document gain de place Réduire les frais de bureau.16 2619 2. Les objectifs Il est nécessaire de savoir pourquoi nous mettons en place une GED.36 6.97 28.

la GED améliorera les conditions de travail et l'efficience des salariés. La mise en place d'une GED est adapté à l'entreprise afin de réduire les frais liés à l'emploi du papier. Le parc informatique regroupe les logiciels suivant :        Word 97 Excel 97 Access 97 Power Point 97 Simple Compta 2009-2011 (évolution vers 2012 prévue) Avantage ing 9.  D'un point de vue Marketing. la GED permettra un gain de temps  Au niveau des ressources humaines. ceux qui facilitera le travail de groupe. Le contexte du projet L'entreprise Comptabilité Ginette Coté inc. Ceux qui représente 9. la GED augmentera la vitesse de traitement des demandes Client et leurs réalisations. la diffusion des documents sera rapide. D'un point de vue commercial.5 Profile (changement prévu pour DTmax) 5. Date de mise en service Au plus tard le 15 mars 2012 .53% du CA. a un chiffre d'affaires de 92679$ en 2011 pour des frais en papeterie et de bureau de 8830$. De plus. 4. Et facilitera l'archivage des dossiers Client.

Afin de prendre une GED pertinente par rapport à l'entreprise. Ce choix sera soumis au chef d'entreprise dans une étude des différents logiciels. Celle ci n'étant pas obligatoire mais fortement recommandé.  Comparatif des différentes GED Notes des différentes GED 58 28 60 57 19 KNOWLEDGE TREE NOVAXEL DOCKME SCAN-eDOC OPEN DOCMAN NUMEDOCS SILVERPEAS GET eDOC 56 42 59 O u t il c o lla b o ra t tifra n e t / E x t ra n eEt D W o rk flo w é s e a u s o c G e s tio n d 'im aD a t a c o lle c t io n c u m e n t a t io n In G R ia l ge Do K N O W L E D G E TR E E 5 5 5 5 5 5 5 N O V A XE L 5 5 5 5 5 5 5 DO CK M E 5 5 5 5 5 5 5 S C A N -e D O C 1 1 5 1 5 1 3 OPEN DOCM AN 5 5 5 5 5 5 5 NUM E DOCS 1 1 5 1 1 5 1 S IL V E R P E A S 5 5 5 5 5 5 5 G E T eDO C 1 1 5 1 1 5 1 p K M tW e b (C M S )o n fid e n tia litén g u eP R IX n o te TO T A L ro je C la 5 5 5 5F r 336 3 58 5 5 5 5F r 550 2 57 5 5 5 5F r 1264 1 56 5 5 5 5F r G R A TU IT 5 42 5 5 5 5A n 71.) Afin de réduire les coûts. Différente de la GED statique: numériser et archiver des documents. l'entreprise devra prendre une GED open source. il faut ajouter le coût de formation. Cela permet d'avoir accès à la GED de l'entreprise partout où elle est installée (sur son téléphone par exemple) et stimule le travail de groupe et les collaborations. celle ci doit investir dans une GED workflow (numériser et archiver des documents + partage de ces documents entre les différents acteurs. Enveloppe budgétaire L'enveloppe budgétaire dépend du choix du logiciel.6. A cela.4 4 59 1 1 1 1F r G R A TU IT 19 5 5 5 5F r G R A TU IT 5 60 1 1 1 5F r G R A TU IT 5 28 .

Après étude comparative des différentes GED. je conseille Silverpeas. Silverpeas : . Il s'agit d'une GED Open Source gratuite et regroupant toute les fonctionnalité dont l'entreprise a besoin.

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De plus. J’attends votre confirmation pour ce logiciel avant de faire une maquette et de lancer un projet pilote. 7.Ce logiciel ne nécessite pas de formation. en cas de frais. Les intervenants Maîtrise d’ouvrage : D'AMPHERNET Margaux (stagiaire). Les fonctions de la GED  Maîtriser les flux de documents papiers et électroniques . Ginette Côté (chef d'entreprise) 8. nous reverrons le choix du logiciel.

9. Augmenter le gain de productivité en diminuant le temps consacré au traitement des processus  Améliorer la traçabilité des documents et lors contenu lors du traitement  Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents  Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage  Répondre aux exigences de norme qualité (ISO 9001 14001)  Développer un système de traitement de l'information paramétrable aux besoins réels et à la sécurité de l'entreprise  Améliorer l'utilisabilité des documents  Sécuriser la gestion des documents  Diminuer la perte de documents  Réduire le temps de recherche d'un document  Augmenter le nombre de documents traités en une journée  Augmenter la confidentialité..Réaliser un état des lieux de l'entreprise : organisation interne.Maquette papier  9.Sélection du logiciel  7. réseaux.. objectif  3. organisation de l'info.Élaborer un dossier de conception fonctionnelle : besoins.Chiffrer le coût du logiciel  6. Déroulement  1. leurs cycle de vie et leur fréquence d'utilisation  8.Étude des différents logiciels  4.Démarrer un projet pilote (essais avec la version restreinte et gratuite du logiciel) .Prévoir les développements spéciaux en + d'outils standard  5. outil bureautique.  2. fonctions.Identifier les documents.

Valider sur le plan technique  20.Définir le périmètre fonctionnel : utilisateurs  12.Valider sur le plan fonctionnel  19.Conception des services de la plate formes d'échange  17.Arriver au 0 papier  A.Réalisation d'un tutoriel à l'intention des salarié  B.Valider l'outil mis a disposition  15.Maquetage : tester l'ensemble des fonction  13.Identifier les gains  16.Effectuer une maintenance corrective  23.Effectuer un retour d'expérience  24. 10.Acquisition de données .Réaliser un plan de déploiement  21.Tester les services de la plate forme grandeur nature  18.Indexation  22.Valider l'intégration au sein du Système d'Information (SI)  14.Installer le logiciel sur 1 ordinateur  11.

Ven Lun Mar Mer Jeu Ven Lun Mar Mer Jeu 10/févr. 13/févr.Jours Tâches A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 27/janv. 03/mars 04/mars Ven … Ven Lun Mar … Mer 07/mars Jeu … Jeu 15/mars Ven … … … TITRE : GANT pour planification du projet 10. Solutions     Comparatif des différentes GED et extensions Essais sur un période de 2 semaines Diminution de frais par l'emploi d'une GED Open Source Gestion du temps par un GANT. Moyens de contrôle     Questionnaires après utilisation aux salariés tests Étude de satisfaction Document de synthèse Étude de suivis de l'utilisation papier : retour sur investissement (non représentatif sur 2 mois) . 12. 06/févr. 03/févr. 30/janv. Ven Lun … Jeu … 17/févr. Contraintes     Choisir une GED pertinentes aux besoin de l'entreprise Acceptation de la GED par les salariés Coût de la mise en place Temps impartis 11.