ASESORIAS Y SISTEMAS COMPUTARIZADOS LTDA.

Módulo Cuentas Corrientes

CARACTERÍSTICAS DEL MÓDULO CUENTAS CORRIENTES / TESORERÍA “ASCII”
Tipos de Cuentas Le permite procesar y controlar diferentes tipos de cuentas: por Cobrar (Cartera), por Pagar y Cuentas de Ahorros o similares (aportes). Esto se logra mediante el uso de "Grupos" que identifican cada una de las cuentas: Clientes, Proveedores, Ahorradores, Deudores Varios, Acreedores Varios, Obligaciones Financieras, Cuentas por Cobrar Empleados, Cuentas de Socios, Cuentas incobrables, etc. Terceros Los Clientes, Proveedores, Otros Deudores, Otros Acreedores, etc., y en general los denominados TERCEROS se identifican en el sistema por un código de once (11) caracteres: que podrá ser la cédula, el NIT o un código que sería asignado por el usuario o automáticamente por el sistema según la forma como se configure el programa. Emisión de Documentos Permite la captura, numeración y elaboración de Recibos de Caja, Comprobantes de Egreso y /o Cheques, Notas Débito, Notas Crédito y Notas de Contabilidad por computador; resumiendo en una sola operación el trabajo de oficina y la transcripción de datos o alimentación del sistema. La actualización de los subsistemas de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y/o Contabilidad es totalmente en línea. El programa incluye formatos de los documentos para ser impresos en papel blanco; sin embargo el usuario podrá solicitar que los programas se ajusten a la papelería propia de su empresa; siempre y cuando ésta se haya diseñado para la impresión por computador. Para el control de consecutivos de los documentos elaborados e impresos se cuenta con diferentes listados: Libro Control de Documentos, Relación de Comprobantes de Egreso y Relación de Cheques Girados. Cabe anotar que las opciones del programa que se refieren a la captura Pagarés, Letras de Cambio y CDT no se encuentran habilitadas para que estos documentos sean impresos por el programa. Emisión de Documentos Presupuestales (sólo en Instituciones Públicas) Permite la captura, numeración y elaboración por computador de los documentos presupuestales: certificados de disponibilidad, órdenes de compra o registro presupuestal, certificados de recepción de bienes y servicios, órdenes de pago y notas presupuestales. Controla la emisión de los documentos en orden cronológico. Ejerce control sobre los saldos de las cuentas de presupuestos y de los documentos presupuestales, impidiendo la elaboración de un documento si no hay disponibilidad en el saldo de la cuenta o del documento a que se hace referencia. Cada instancia del presupuesto requiere que se haya cumplido con la instancia anterior. Es así como: - Para emitir la Orden de Compra (Compromiso) debe existir el respectivo Certificado de Disponibilidad. - Para emitir el Certificado de Recibido (Obligación) debe existir la respectiva Orden de Compra. - Para emitir la Orden de Pago debe existir el respectivo Certificado de Recibido. - Y finalmente para emitir el comprobante de pago debe existir la respectiva Orden de Pago. Mediante las Notas Presupuestales se ingresa el presupuesto inicial o aprobado y se registran las adiciones, disminuciones y los traslados presupuestales. El programa incluye formatos de los documentos para ser impresos en papel blanco; sin embargo el usuario podrá solicitar que los programas se ajusten a la papelería propia de su empresa; siempre y cuando ésta se haya diseñado para la impresión por computador. Liquidación de Comisiones Liquida comisiones a vendedores ya sea por ventas y/o por recaudos. El usuario define a cada vendedor los porcentajes que le corresponden y además podrá definir porcentajes especiales a diferentes niveles: - Por Zona - Por Ciudad - Por Cliente - Por Documento (factura, recibo de caja, nota débito o crédito. Permite definir a nivel de documento si desea o no liquidar la comisión.
Pag. 1 de 3 Calle 33 BN # 2BN-83 Apto 104C Tel. 6602754 Telefax 6605829 Móvil 311 3231307 – 315 4104461 Cali – Colombia e-mail: ventas@ascii.com.co

que hay cheques postfechados. En forma automática el cheque se incluye en el listado de Cheques Postfechados Girado. Igualmente podrán solicitarse clasificando los Terceros por su código. 2 de 3 Calle 33 BN # 2BN-83 Apto 104C Tel. generando las notas débito para clientes respectivas. alfabéticamente. etc. Capacidad de Períodos en Disco Conserva en el disco duro los Movimientos de todos los meses del año y de varios años. A partir de la cual desaparece automáticamente del listado Medio Magnético para Datacrédito Aquellos suscriptores a Datacrédito podrán generar el archivo magnético que mensualmente deben enviar a esta entidad para la actualización de su Base de Datos. Pag. se elabora el Recibo de Caja en el que se cancelan las facturas y se indica que es un cheque postfechado para proceder a su cancelación. cliente y valor. así se encuentran "protegidos". se puede utilizar la "Protección de Archivos del Mes" que controlará la modificación de los datos de períodos contables anteriores. fecha en que debe ser consignado. Esta opción es utilizada. en forma inmediata. Es decir. Se puede solicitar la impresión de todas las páginas del informe o selectivamente por páginas. Cheques Postfechados Girados: Al elaborar el Comprobante de Egreso se indica que el Cheque girado es postfechado. Cheques Postfechados Permite llevar un sencillo pero eficiente control de Cheques Postfechados. Esta característica del sistema depende exclusivamente de la capacidad de almacenamiento disponible (disco duro) del computador donde se encuentre instalado el programa. tanto recibidos como girados. permitiendo consultar información de cualquier período. Protección de Movimientos Mensuales Opcionalmente. en el que aparecerá impreso hasta que se cumpla la fecha de cobro. Todos los informes pueden ser consultados por pantalla sin necesidad de ser impresos. Cheques Postfechados Recibidos: Al recibir el cheque. Los documentos que han sido elaborados y contabilizados desde el módulo de Cuentas Corrientes no podrán ser corregidos o anulados en el módulo de Contabilidad. Cuando el cheque es consignado. específicamente.com. El usuario define durante la configuración del programa cuántos períodos podrá actualizar simultáneamente a partir del último período protegido. por NIT. 6602754 Telefax 6605829 Móvil 311 3231307 – 315 4104461 Cali – Colombia e-mail: ventas@ascii. cuando se hace necesario reimprimir parte del informe. Módulo Cuentas Corrientes Intereses de Mora Liquida intereses de mora a través de procesos batch mensuales. Mientras el cheque no se consigne el usuario podrá ver en los diferentes informes que muestren el estado de cuenta del cliente. reemplazar páginas. Características de los informes Aquellos cuyo contenido se refiere a saldos de las cuentas por cobrar o por pagar podrán obtenerse con saldos al día o a cualquier fecha de corte. Interfase con Contabilidad La Contabilidad se actualiza en línea durante la captura o elaboración de los documentos. no será obligatorio proteger un período (mes) para continuar con el registro de la información del siguiente.co .ASESORIAS Y SISTEMAS COMPUTARIZADOS LTDA. por Zona-Ciudad o por Vendedor. éste se registra en el sistema definiendo sus datos principales: número.

co .ASESORIAS Y SISTEMAS COMPUTARIZADOS LTDA. 3 de 3 Calle 33 BN # 2BN-83 Apto 104C Tel.com. Impresión de Certificados de Disponibilidad. Notas Débito. Módulo Cuentas Corrientes INFORMES QUE OFRECE EL MÓDULO DE CUENTAS CORRIENTES Catálogos de Terceros Impresión de Comprobantes de Pago y Cheques. Órdenes de Compra presupuestales. Certificados de recibido. Notas Crédito y Notas de Contabilidad. Recibos de Caja. 6602754 Telefax 6605829 Móvil 311 3231307 – 315 4104461 Cali – Colombia e-mail: ventas@ascii. Órdenes de pago y Notas Presupuestales. Libro Control de Documentos Relación de Cheques Girados Relación de Comprobantes de Pago Informe de Recaudos semanal Análisis de Vencimientos al día y a cualquier fecha de corte Relación de Saldos por Tercero Relación de Documentos con Saldo o Vencidos Análisis de Vencimientos por Centros de Costo Relación de Saldos por Centros de Costo y Tercero Relación de Documentos con Saldo o Vencidos por Centros de Costo y Tercero Relación de Cheques Postfechados Recibidos y Girados Estados de Cuenta Extractos Libro Auxiliar Listado del Movimiento Diario Liquidación de Comisiones a Vendedores Pag.