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INTRODUCCION A LA GESTION DE PROYECTOS.

DEFINICION DE UN PROYECTO Es un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único. En esta definición encontramos tres aspectos: el temporal, todo proyecto tiene una fecha de fin al contrario que las operaciones en curso las cuales pueden ser indefinidas; es además un esfuerzo, los recurso, tanto materiales como humanos necesitan realizar un trabajo, el esfuerzo es encargado a un equipo u organización; y por ultimo, cada proyecto crea un producto o servicio único, este es el objetivo del proyecto. EL TRIANGULO DEL PROYECTO. La forma mas habitual de ver el trabajo de un proyecto se denomina triangulo del proyecto.

Tiempo

Coste

Ámbito De manera que un proyecto presenta las tres delimitaciones del triangulo.

Tiempo.

Es la delimitación mas habitual de cualquier proyecto, el tiempo limitado para el desarrollo del mismo. Coste. No solo es el dinero, son todos los recursos requeridos para la realización del proyecto, incluye a las personas y al equipamiento.

Ámbito.

Debemos distinguir dos tipos de ámbito: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto. El primero describe la calidad, características y funciones del producto y el segundo el trabajo requerido para lograr ese objetivo. El ámbito del proyecto se mide en tareas y fases.

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2 TIEMPO, COSTE Y AMBITO: GESTION DE LAS DELIMITACIONES DEL PROYECTO.    Si el tiempo disminuye puede ser necesario aumentar el coste o disminuir el ámbito del proyecto. Si el coste disminuye puede ser necesario aumentar el tiempo o disminuir el ámbito. Si el ámbito aumenta será necesario aumentar el tiempo o el coste. Cuando el ámbito se increméntara una vez comenzado el proyecto, se denomina incremento del ámbito.

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INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT

CREACION DE UN PROYECTO. 1. Archivo, Nuevo, Aceptar. El programa no pedirá que le demos nombre al proyecto, simplemente nos muestra la ventana de trabajo del Project, aparte de las clásicas barras de herramientas y de menús observamos en la parte izquierda la Barra de Vistas y en la zona central dos secciones: una tabla en la parte izquierda y un grafico en la parte derecho. Este es el espacio de trabajo, que en Project se denomina vista y por defecto la vista predeterminada es la vista Diagrama de Gantt.

Esta vista predeterminada tiene dos partes, en la parte de la derecha yen forma de tabla nos mostrara las tareas de las que consta el proyecto, por cada tarea tenemos seis campos: nombre, duración, comienzo, fin predecesoras y recursos; y en la parte derecha tenemos un grafico denominado escala temporal. Las vistas se pueden cambiar:  A través de la barra de vistas.  A través de la opción Ver

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Cambiar Calendario Laboral. Si volvemos a Herramientas. Podemos cambiar el aspecto de esos días. Turno de noche. cinco días a la semana en horario de 10:00 pm a 8:00 am. En la pestaña Periodos no laborales. dejamos seleccionado el calendario Estandar 4. Indicaremos la fecha del comienzo del proyecto y en el campo Calendario seleccionaremos el creado anteriormente. En el cuadro de dialogo Para. de 9 a 7 con una hora libre al mediodía. Nuevo 5. Información del proyecto 3. Una vez creado el calendario laboral debemos asignarlo como calendario del proyecto. Para lo segundo basta con seleccionar el día festivo y a continuación seleccionar la opción Periodo no laborable. 3.4 Lo primero que debemos hacer es asignar un calendario al proyecto. Damos Nombre y dejamos seleccionada la opción por defecto “Hacer una copia de:” 6. 1. Una Alfredo Suárez Felgueroso . Este es el calendario predeterminado. Para lo primero haremos clic en las etiquetas de Lunes a Viernes y luego cambiaremos el horario en los campos Desde y Hasta. Propiedades Podemos cambiar la configuración de la escala temporal haciendo doble clic sobre cualquier posición de la misma. Podemos agregar información adicional al proyecto desde. Archivo 2. Cambiar Calendario Laboral veremos que ahora aparece seleccionado el nuestro. el horario laboral y estableceremos los días Festivos. Herramientas 2. campo calendario escogeremos el creado para el proyecto. Desde esa misma ventana modificaremos. Proyecto 2. todos los días de la semana. para ello el programa proporciona tres calendarios base: Estándar. con una una hora libre de 3:00 am a 4:00 am 24 horas. El calendario del proyecto lo crearemos desde: 1. de lunes a viernes. si es necesario. aparecerá el cuadro de dialogo Escala temporal con cuatro pestañas para que modifiquemos el aspecto de la misma. 1.

la duración de una tarea no esta necesariamente relacionada con el tiempo transcurrido. La duración de las tareas oscila entre minutos y meses. Por cada tarea se mostrara su nombre y su duración. Obtendremos la duración total de un proyecto entre la primera fecha de comienzo y la ultima fecha de fin de las tareas que lo componen.5 vez definido el Calendario debemos definir los siguientes aspectos del Proyecto: El objetivo del mismo. INTRODUCCION Y ORGANIZACION DE LAS TAREAS Las tareas son las partes básicas en la creación de cualquier proyecto. Las tareas a realizar para conseguir ese objetivo. No obstante se pueden programar tareas para que transcurran tanto en un periodo como en otro para ello asignaremos a la tarea una duración transcurrida. duración y requerimiento de recursos. Cada fila de la Tabla Entrada contiene una única tarea a la que se le asigna un ID de tarea. Estos identificadores aparecen en la parte izquierda de la fila. esta será. de manera predeterminada de 1 día. humanos o materiales. que van a realizar esas tareas. Los recursos. Y establecer la duración temporal del proyecto. ESTIMACION DE LA DURACION La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que se empleara para completarla. Como el programa no distingue entre periodo laborable y no laborable. INTRODUCCION DE TAREAS La vista Diagrama de Gantt es el lugar mas habitual para su introducción. Utilizaremos las siguientes abreviaturas: M mins minuto Mt minst minuto transcurrido H hrs hora Ht hrst hora transcurrida D días dia Dt diast días transcurridos S sems semana St semst semana transcurrida Ms mss mes Mst mest mes transcurrido Alfredo Suárez Felgueroso . representan el trabajo a llevar a cabo para conseguir los objetivos del proyecto y describen el trabajo en términos de secuencia.

la segunda solo se producirá cuando la primera sea completada. Cuando una tarea deba ser completada para comenzar la siguiente. VINCULAR TAREAS – ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS Las tareas de los proyectos deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden.6 En Project manejaremos unos valores estándares. En el caso descrito la relación entra las dos tareas es de fin a comienzo pero se pueden plantear cualquiera de las relaciones siguientes: Alfredo Suárez Felgueroso . una semana son 40 horas y un mes son 20 días. la segunda debe producirse después de la primera. Calendario.  Una dependencia. como ya hemos visto. En Project la primera tarea se denomina predecesora y la segunda sucesora. La escritura de un signo de interrogación después de una duración sirve para establecer duraciones estimadas. Así si una tarea tiene una duración de 16 horas será lo mismo que establecer dos días. de manera que un dia son 8 horas. desde la opción Herramientas. Estos valores estándares se pueden modificar. Opciones. ambas tareas poseen una relación con dos aspectos:  Una secuencia.

las tareas a vincular. Para crear relaciones entre tareas primero deberemos vincularlas. Pestaña “Predecerosa”. Segunda a. Cambiando la relación desde el campo Tipo. Seleccionamos. Directamente en la propia Tabla de Tareas y en la columna predecesora escribiendo el numero de la misma. si quisiéramos cambiarla tenemos dos formas: 1. 2. c. Una vez vinculadas las tareas podremos establecer la relación entre ellas (obviamente la vinculación y relación puede establecerse simultáneamente). Vincular tareas. Pulsamos el botón de la barra de herramientas “Vincular tareas” o Edición. Alfredo Suárez Felgueroso . Pestaña Predecesora c. Doble clic sobre la tarea sucesora b.7 Las relaciones de tareas aparecen de varias formas en MS Project:  En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red aparecen como líneas de vínculos entre ellas. En el cuadro combinado del campo “Nombre de la tarea” seleccionamos la tarea o ponemos el número identificador de la predecesora. Desde la Tabla de Tareas a. los números de identificación de las tareas predecesoras aparecen en el campo Predecesoras de las tareas Sucesoras. 3. Por defecto siempre que se vincula una tarea la relación FC. Primera a. Tercera a. Haciendo doble clic sobre la línea que une ambas tareas b. 2. podemos hacerlo de tres formas distintas: 1. Desde la Escala Temporal a. arrastrando el ratón.  En las tablas. Haciendo doble clic sobre el nombre de la tarea sucesora b. En la columna Tipo y a través de cuadro combinado seleccionándolo. b.

2. Icono Vincular de la barra de herramientas. no en su nombre 2. DESPLAZAMIENTO DE TAREAS 1. Manteniendo pulsada la tecla CTRL seleccionamos la otra u otras tares. Seleccionamos la primera tares haciendo clic sobre su numero 2. La eliminación de una tarea no desvinculara al resto simplemente se produce un desplazamiento de las siguientes tareas. Seleccionamos la tarea haciendo clic en su numero identificativo. INSERCION DE NUEVAS TAREAS 1.8 VINCULAR TAREAS DISCONTINUAS 1. 2. Cuidado!. Seleccionamos la tarea encima de la cual vamos a insertar la nueva. Cuidado!. 3. Situamos el puntero del ratón sobre ese número y cuando se transforme en una cruz hacemos clic y arrastramos hacia la nueva posición. Edición 3. Alfredo Suárez Felgueroso . El desplazamiento de una ya vinculadas eliminará esa vinculación. Nueva tarea Con la inserción de nuevas tareas se renumeran automáticamente los identificadores de las tareas ya introducidas. Insertar 3. ELIMINACION DE TAREAS 1. del mismo modo cambiaran los números de las tareas predecesoras. Hacemos clic en el número de tarea que queremos desplazar y soltamos el ratón. Eliminar o tecla SUPR.

Insertamos una nueva tarea. El comportamiento de una tarea resumen es diferente al de una tarea normal. En la barra de Herramientas de Formato pulsamos el botón Aplicar Sangría. 4. 2. 3. puestos dependen directamente de las tareas que componen dicha fase. haremos clic y arrastramos. Insertar. 3.9 ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN FASES Cuando el proyecto consta de un grupo complejo de tareas podremos agruparlas en fases que serán representadas en tareas resumen. Alfredo Suárez Felgueroso . Si la empresa utiliza un proceso de estructura de descomposición del trabajo (EDT) y quisiéramos visualizar dichos códigos: 1. DIVISION DE TAREAS En el supuesto de que un recurso asignado inicialmente a una tarea por cualquier circunstancia le resulte imposible realizarla tenemos la posibilidad de dividir esa tarea de manera que durante los días que el recurso no este disponible esa tarea no se realizara. Para cancelar la división basta con arrastrar la barra. Seleccionamos la columna a la derecha de la cual queremos insertar la columna EDT 2. Columna 3. En el diagrama de Gantt aparecerá la barra de la tarea resumen. fecha de comienzo u otros valores calculados. Seleccionamos las tareas que vamos a agrupar en la anterior. 1. 2. no podremos modificar su duración. Desde el Diagrama de Gantt Edicion Dividir tareas El cursor se transforma en una flecha que situaremos sobre la barra azul en la escala temporal. En Nombre de Campo seleccionamos EDT y en Titulo escribimos una descripción. 1. que será la tarea resumen.

como reuniones semanales. FILTROS DE TAREAS El icono Autofiltro de la barra de formato nos permite filtrar las tareas del proyecto en función de distintas condiciones. Hay que tener en cuenta que: El programa crea una restricción del tipo “NCAD” (No comenzar antes de). Insertar 3. inspecciones. (Mas adelante). Nos situamos en la posición donde queremos insertar 2. Tarea repetitiva 4. Una vez pulsado el icono aparecerá una lista desplegable a la derecha de cada nombre de campo para que seleccionemos el valor que queremos establecer como condición.10 INFORMACION ADICIONAL EN LAS TAREAS 1. La duración c. No tiene sentido crear vinculaciones y dependencias entre tareas repetitivas. Pestaña Avanzado. 1. Tienen deshabilitada la programación condicionada por el esfuerzo. TAREAS REPETITIVAS Son aquellas que se repiten regularmente dentro de un proyecto. En el cuadro de dialogo introducimos a. Escribir el texto. (Mas adelante veremos los distintos tipos de delimitaciones). A través de la opción “Personalizado” podemos introducir una condición distinta de las predeterminadas. Doble clic sobre el nombre de la tarea 2. Alfredo Suárez Felgueroso . campos Tipo de delimitación y Fecha de delimitación. Pestaña Notas 3. Podemos ver esa delimitación haciendo doble clic sobre la tarea. El patrón y el intervalo de repetición d. Contestamos que sí. El nombre de la tarea b.

COMPROBACION DE LA DURACION DEL PROYECTO Una vez introducidas todas las tareas podemos comprobar la duración del proyecto desde: 1.11 INTRODUCCION DE UN HITO Un hito es un suceso significativo que ocurre en el transcurso del proyecto. Teniendo en cuenta lo anterior. lo introduciríamos como una tarea normal y en el campo duración pondríamos 0. Alfredo Suárez Felgueroso . Si queremos marcar una tarea que posea una duración distinta de 0 como un hito: 1. TIEMPO DE POSPOSICION Y TIEMPO DE ADELANTO Nos permiten adelantar o retrasar una tarea con respecto a su predecerosa. Ver 2. Es decir: El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que termine su tarea predecesora. Información del proyecto 3. Normalmente no supone la realización de un trabajo por lo tanto un hito es representado como una tarea de duración 0. Doble clic sobre la tarea 2. El tiempo de posposición hace que la tarea sucesora comience algún tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido. Zoom 3. Avanzada 3. Tanto para el adelanto o retraso se usa el campo “posposición” del cuadro de dialogo “Dependencia entre tareas”. Proyecto 2. si se especifica un tiempo de adelanto se crea una superposición en una dependencia entre tareas que puede reducir la duración del proyecto. Marcamos la casilla “Marcar la tarea como hito”. Proyecto completo. Estadísticas Y si quisiéramos tener una visión global: 1. El Tiempo de adelanto se especificara con numero negativos.

el segundo. Por ejemplo. Si el recurso se refiere a un grupo y en dicho grupo hay dos personas. equipamiento y material necesario para completar las tareas del proyecto. En la columna Capacidad especificaremos la disponibilidad de dicho recurso. la capacidad es del 200%.12 CONFIGURACION DE LOS RECURSOS Los recursos son las personas. para ello deberemos cambiar la configuración del programa desde: 1. 3. A su vez los primeros pueden ser recursos humanos o recursos de equipamiento. Como puede haber confusión entre equipamiento y materiales la diferencia clara reside en que los materiales son artículos de consumo que se agotaran durante la vida del proyecto. si va a trabajar las ocho horas en las tareas que se le han asignado su capacidad es del 100%. Pestaña Programación 4. 2. El programa distingue dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos de materiales. Campo “Mostrar las unidades de asignación como” Alfredo Suárez Felgueroso . El programa concentra su actividad en dos aspectos: su disponibilidad y sus costes. INTRODUCCION DE LOS RECURSOS HUMANOS 1. Opciones 3. En la Barra de Vistas seleccionamos Hoja de recursos. Introducimos el nombre del recurso y en la columna Tipo especificamos si es de Trabajo o Material. Herramientas 2. Resulta mucho más fácil entender las capacidades y unidades de los recursos en valores decimales. El primero determina el momento en el que un recurso especifico influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer. hace referencia al importe que será necesario pagar por ese recurso.

Por nombre ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS EN GRUPOS Cumplimentando la columna “Grupo” podemos englobar aquellos recursos con funciones o características comunes. INTRODUCCION DE LOS RECURSOS MATERIALES Igual que los anteriores pero en el campo Etiqueta de Material introduciremos. en un momento dado. Para ello iremos 1. Alfredo Suárez Felgueroso . Proyecto 4. la unidad en que se mida dicho recurso. Hoja de Recursos 3.13 INTRODUCCION DE LOS RECURSOS DE EQUIPAMIENTO Se configuran exactamente igual que los humanos. sin embargo a diferencia de las personas un recurso de equipamiento podría funcionar a horario completo. Esto nos permitirá. CLASIFICACION DE LOS RECURSOS Cuando tengamos muchos recursos es aconsejable ordenarlos alfabéticamente para evitar la posible duplicidad de alguno de ellos. filtrar o agrupar los recursos en función del grupo a que pertenezcan. Ver 2. si es posible. En el campo Capacidad máxima esta ira en función del numero de unidades que forman dicho equipamiento. Ordenar 5.

4. Personalizar 3. Campos 4. Estos campos personalizados pueden ser de tipo: o Fecha. Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar. Botón derecho sobre el nombre de la columna Insertar columna En nombre de campo buscamos y seleccionamos Texto1(Estudios) Aceptamos. Tareas o Recursos 5. Aceptamos hasta salir de la ventana Una vez creado el campo lo incorporaremos a la tabla de entrada de la hoja de recursos: 1. Lista de Valores 8.14 CREACION DE INFORMACION ADICIONAL PARA LOS RECURSOS El programa nos permite crear campos personalizados que nos ayuden a organizar la información de los recursos. En la parte derecha seleccionamos Tipo: Texto 6. 9. 3. Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo 7. Herramientas 2. que a su vez pueden ser:  Comienzo  Fecha  Fin o Costo o Duración o Numero o Texto o Indicador Sí / No Para crear un campo de tipo texto con cuadro combinado 1. 2. Alfredo Suárez Felgueroso . Introducimos cada uno de los valores que queremos incorporar a la lista.

Botón Formula 8. Si pulsamos el boton derecho sobre la esquina superior izquierda aparecerá el nombre de la tabla creada. Tareas o Recursos 5. Copiar 7. 3. Seleccionamos la tabla a partir de la cual vamos a crear la nueva 6. 2. Nuevo 5. Mas tablas 4. Personalizados 4. Damos nombre a la tabla y eliminamos los campos que sobran dejando los que queremos 8. En el supuesto de que incorporemos muchos campos personalizados puede resultar útil la creación de una nueva tabla con esos campos. Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo 7. En Insertar Campo seleccionamos los campos que participaran en la formula. Aceptamos hasta salir de la ventana. Es mas fácil crear una tabla nueva a partir de una existente por ello es conveniente que en la tabla origen ya tengamos incorporados los campos. 10.15 Para crear un campo de tipo costo utilizando una formula 1. 4. Incorporamos el campo en la tabla de entrada de la hoja de recursos. Activamos la opción Visible en el menú. En la parte derecha seleccionamos Tipo: Costo 6. Recursos Alfredo Suárez Felgueroso . Tabla 3. Ver 2. Para crear una tabla nueva a partir de otra: 1. 9. Informes 3. Cerrar 10. Para crear un informe de esa tabla 1. Ver 2. Herramientas Personalizar Campos Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar. tabla de la que posteriormente podremos hacer un informe. 9. Seleccionamos Tareas o Recursos 5.

Borrar redistribución 5. Redistribuir recursos 3. se puede trabajar únicamente con las segundas. Si queremos anular la predistribución automática: 1. En tabla seleccionamos la que acabamos de crear. ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea especifica para la realización de un trabajo. de forma inmediata. Seleccionamos la opción Manual También podemos mantener la redistribución automática pero anularla en determinadas tareas: 1. demorando o adelantando en el tiempo.16 6. Redistribuir Recursos 4. el coste de ambos. El programa redistribuirá. En Project no es necesario asignar los recursos a las tareas. Si además introducimos información relativa al coste del recurso el programa calculara. ASIGNACION DE UN RECURSO A UNA TAREA Como hemos dicho anteriormente. Seleccionamos las tareas 2. Determinar si hay recursos necesarios para la realización de una tarea. las tareas en función de los recursos asignados. la asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso de trabajo en la tarea. Ver si un recurso esta infra o sobreasignado. Herramientas 3. Comprobar si el recurso esta disponible. Herramientas 2. De todas formas son recomendables las asignaciones pues nos permitirán:     Determinar que personas se encargan de las tareas. Damos nombre al informe 7. Tareas seleccionadas Alfredo Suárez Felgueroso . Si no pudiera realizar ese ajuste avisaría con un mensaje.

No hace falta introducir las unidades.17 Hay varias formas de asignar recursos: Desde la barra de herramientas estándar 1. Seleccionarlo. Nos situamos en la tarea 3. Pulsamos el icono de la barra de herramientas “Asignar Recursos” 4. En Vista Diagrama de Gantt 2. seleccionamos el adecuado y pulsamos el botón Asignar. Alfredo Suárez Felgueroso . Herramientas 4. Cerrar Desde la propia tabla de entrada 1. 5. Para asignar varios recursos debemos separarlos por. Las unidades de recursos materiales asignadas a esa tarea deberán ir entre corchetes. Seleccionamos el recurso 6. Doble clic sobre el nombre de la tarea 3. En la Vista Diagrama de Gantt 2. En el diagrama de Gantt deberá aparecer el nombre del recurso asignado. si no el programa asume una única unidad. Asignar 7.. Desplazarse hasta la columna Nombre de los Recursos 3. En Vista Diagrama de Gantt 2. Aparece un cuadro de dialogo con los recursos. Desde el nombre de la tarea 1. En la vista Diagrama de Gannt 2. Desde la Barra de Menu 1. Asignar recurso 5. Pestaña Recursos 4. Seleccionamos la tarea 3. Seleccionamos el nombre del recurso.

Icono Asignar Recursos Pulsamos el botón + de Opciones de la lista de recursos Marcamos la casilla de Filtar por Botón Mas Filtros Nuevo Damos Nombre al Filtro Seleccionamos el Nombre de Campo y el criterio Alfredo Suárez Felgueroso . 2. 7. Seleccionamos la condición de Filtrado Podemos incluso crear un filtro nuevo que tenga como condición el valor de un campo personalizado. para ello 1. Marcamos la casilla de Filtar por 5.18 REEMPLAZAR UN RECURSO POR OTRO 1. Boton Reemplazar CREACION DE UN NUEVO RECURSO Y ASIGNACION A UNA TAREA 1. 3. Icono Asignar Recursos 3. pulsamos la casilla de verificación y luego Asignar. vamos a Coste e introducimos la tasa estándar. 2. 5. 4. Seleccionamos la tarea 2. En la vista Diagrama de Gannt. 3. Seleccionamos la tarea Pulsamos Asignar Recursos En una fila en blanco introducimos el nuevo recurso. Si hacemos doble clic sobre el recurso aparecerá el cuadro de dialogo “Información del recurso”. 5. ASIGNACION DE RECURSOS MEDIANTE FILTROS Nos permite seleccionar aquellos recursos que cumplan unas determinadas condiciones 1. Seleccionamos la tarea 2. 6. Icono Asignar recursos 3. Pulsamos el boton + de Opciones de la lista de recursos 4. 4.

Hoja de Recursos 3. Se multiplicara el coste por unidad por el número de unidades consumidas.19 8. En valores ponemos la condición. ASIGNACION DE RECURSOS MATERIALES.  Asignar una tasa variable. Vamos asignando una tasa para cada tarea. Sección Disponibilidad de recursos.  DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Cuando la cantidad de recursos humanos o de equipamiento no sea constante durante la vida del proyecto es posible variabilizar esas cantidades en determinados periodos de tiempo. 1. En Vista Diagrama de Gannt. Podemos configurar la disponibilidad de los recursos en fechas determinadas. Ventana. Recordando que los recursos materiales son aquellos que se agotan o consumen durante la vida del proyecto. Seleccionamos el recurso material y en el campo unidades introduciremos la cantidad. Doble clic sobre el recurso 4. Si queremos que sea una condición variable escribiremos el texto de la pregunta entre comillas seguido del interrogante hacia abajo. Alfredo Suárez Felgueroso . Ver. intoducimos la fecha Hasta 7. 1. seleccionamos la tarea 2. 1. Ver 2. Seleccionamos el recurso material 3. Y asi sucesivamente. 6. Pulsamos el botón Asignar Recursos 3. Se ajustara la cantidad y el coste del recurso según la duración de la tarea. Pestaña General 5. Dividir 4. Uso de recursos 2. hay dos formas de tratar su coste: Asignar una cantidad de unidades fija. En la primera fila del campo disponible desde dejamos NA (por defecto es la fecha inicio del proyecto).

Insertar columna 9. Seleccionamos la columna donde insertaremos el nuevo campo 7. es decir no controla si un recurso excede las 8 horas diarias o 40 semanales. Tasa de Horas Extra. Alfredo Suárez Felgueroso . Tabla 5. Ver 4. Hoja de recursos 3. Uso de tareas 3. Para ello tendremos que incorporar ese campo. La introducción de costes nos permitirá calcular un presupuesto que podrá ser comparado durante el transcurso del proyecto. lo que su nombre indica. Trabajo 6. El problema para las tasas de horas extra es que el programa no sabe cuando estas se realizan. los recursos de tipo trabajo se expresara sobre unidades de tiempo. 1. Ver 2. Boton Derecho sobre la selección 8. En Nombre de campo buscamos y seleccionamos el campo “Trabajo de horas extra”. Tabla 4. por ejemplo €/hora. En los recursos de tipo material se expresar en precio unitario teniendo en cuenta que este se multiplicara por las unidades introducidas en el campo “Etiqueta del material”.20 COSTES DE LOS RECURSOS Y DE LAS TAREAS Normalmente serán los recursos los que generen la mayor parte de los costes del proyecto pero también puede haber costes sin recursos pues los primeros estarán asociados directamente a las tareas. INTRODUCCION DE LOS COSTES DEL RECURSO Estando en 1. Entrada Se introducirán en los campos: Tasa Estándar. tenemos que ser nosotros quienes especifiquemos el numero de horas extra realizadas por el recurso. Ver 2.

5. 5.. 2. 2. Ver Hoja de recursos Ver Tabla Entrada Insertamos la columna Trabajo de horas extra. Costo por uso. 6. En este caso el campo Acumular tendrá el valor “Comienzo”. C. valido para recursos de tipo trabajo como de tipo material. 4. hay recursos que es necesario pagarlos antes de comenzar a usarlos (alquiler). es un coste fijo por el uso de recurso. Una vez creadas distintas tablas de costes si queremos asociar uno de esos costes a una tarea determinada. Alfredo Suárez Felgueroso 1. Desde la Tabla Entrada de la Hoja de Recursos Doble Clic sobre el recurso Pestaña Costos Ficha A (predet. El campo acumular refleja en que momento se ha de contabilizar el coste del recurso. 3. Normalmente casi todos los recursos prorratean su coste a lo largo de la vida del proyecto. Desde esta misma ventana podremos crear nuevas tablas de coste que se asociaran a distintas actividades. D y E. 2.) En la parte inferior y a partir de la segunda línea introduciremos la Fecha efectiva y el resto de los datos. Aquí este campo no es editable simplemente ira reflejando la suma de las horas extras realizadas por el recurso. 3. Un recurso puede tener a la vez una tasa estándar y un coste por uso. 3. INTRODUCCION DE VARIOS COSTES PARA UN RECURSO 1. . 4. 5. 1. Ver Uso de recuros Doble clic sobre la tarea En el cuadro de dialogo “Informe de la asignación” pestaña General Campo “Tabla de Tasa de Coste”. estas tablas las crearemos desde las fichas B. 4. el procedimiento es muy parecido al anterior. sin embrago.21 Si hubiera recursos con horas extra es conveniente disponer de ese dato en la hoja de recursos. 6.

Si queremos ver el costo total del proyecto primero tendremos que configurar la visualización de la Tarea Resumen del Proyecto 1. 3. 5. VER Uso de Tareas Tabla Costos Campo Costo Fijo. 1. desde la Tabla de Costos. Para ver los costos de un recurso vamos a la Hoja de recursos. 3. bien desde la Vista Uso de tareas o desde la Vista Uso de recursos. 4. 3. También podríamos hacerlo desde el Diagrama de Gantt siempre que tengamos seleccionada la Tabla de costos. 4.22 INTRODUCCION DE COSTES FIJOS A UNA TAREA 1. En Vista Diagrama de Gantt Seleccionamos todas las tareas Herramientas Asignar Recursos Alfredo Suárez Felgueroso . 2. 2. REVISION DE LOS COSTOS PLANEADOS Tal como hemos visto anteriormente. 2. Gráficamente. es decir que un recurso no trabaje mas de lo que puede. Luego basta con estar la tabla costo del Diagrama de Gantt. 4. C0MPROBAR LAS ASIGNACIONES DE LOS RECURSOS Una vez asignados todos los recursos verificaremos que no haya sobreasignaciones. Tabla Entrada y a continuación insertaremos la columna Costo. Herramientas Opciones Pestaña Vista Opción Mostrar tarea Resumen del Proyecto.

imprimir un informe con los recursos sobreasginados 1. Redistribuir recursos 3. Ver 2. las horas que trabaja cada día y numero total de horas en ese día.23 5. Uso de recursos 3. Basta con ir modificando Alfredo Suárez Felgueroso . Seleccionamos los recursos Graficos En el campo Seleccione un gráficos escogemos Trabajo de Asignacion En la parte de derecha activamos o desactivamos el recurso a visualizar Desde el Uso de Recursos 1. 8. Obviamente en el numero total en rojo indica una sobre asignación. Redistribuir Ahora Si optamos por un ajuste manual tenemos varios caminos. 6. Asignaciones 4. En la parte izquierda tenemos a cada recurso con las tareas que tiene asignadas y en la parte derecha tenemos una cuadricula temporal donde nos muestra los dias. Ver 2. Ver 2. en el supuesto de que no pudiera resolver una sobre asignación por cualquier tipo de conflicto aviaria mediante un mensaje de error. incluso. Grafico de Recursos Podemos. Recursos sobreasignados RESOLUCION DE LAS SOBREASIGNACIONES Si por defecto tenemos seleccionada la redistribución automática el programa ira modificando el proyecto en función de los recursos. podemos en cualquier momento encargar al programa que realice la redistribución desde 1. Aparecerán en color Rojo Desde la barra de menu 1. seleccionada la opción Manual. Aún así. el más facil de ver es a través de la ventana Uso de recursos. 7. Si por el contrario optamos por una redistribución manual tendremos que ser nosotros los encargados de realizarla. Herramientas 2. Informes 3.

Numero de horas bajo al principio incrementándose hasta un 100% al final de la tarea. Pico inicial. Alfredo Suárez Felgueroso . Decreciente. la diferencia con la campana consiste en los porcentajes iniciales y finales son mas altos. Esto es porque se pueden aplicar distintos perfiles de trabajo para cada asignación. Disponemos de los siguientes: Uniforme. el número de horas de trabajo se distribuye de forma uniforme a lo largo de la duración de la tarea. El número de horas se incrementa dos veces a lo largo de la duración de la tarea. Campana. En el momento que realicemos esa modificación aparecerá un icono en la columnas Id informando de que el trabajo de asignación ha sido modificado. Campana achatada. El número de horas se incrementa al 100% hacia la mmitad de la duración de la tarea. Dos picos. PERFILES DE TRABAJO Si queremos cambiar la cantidad de tiempo que un recurso trabajará en una tarea podemos aplicar perfiles de trabajo.24 manualmente el número de horas en cada día. Es el predeterminado. Los porcentajes inciales y finales son bajos. La aplicación de un perfil puede ocasionar un aumento en la duración de una tarea. El numero de horas por periodo de tiempo se incrementa al 100% hacia la mitad de la duración de la tarea. Pico final. Creciente. El número de horas se incrementa al q00% en el primer cuarto de la duración de la tarea.

En la Barra de Vistas 2. Tareas criticas Alfredo Suárez Felgueroso . Herramientas Opciones Pestaña Calculo Ultima opcion de esa ventana Para visualizar la ruta y las tareas criticas tenemos dos opciones: 1. Seleccionamos la opción Ruta Critica y finalizamos el asistente. La mayoría de las tareas se pueden retrasar sin afectar a la fecha fin de proyecto. Por defecto el programa esta configurada para que las tareas sean consideradas criticas si el margen de demora es inferior o igual a cero días.25 RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto termine conforme a la programación. Ver 2. Formato 2. Informes 3. Para cambiar esta configuración iríamos a: 1. Cambiando el diseño del Diagrama de Gannt 1. Otra forma es a traves de informes 1. 3. 4. si el Margen de Demora Total es igual o menor de cero días se considera a la tarea como tarea criticas. Este margen de retraso se define como Demora. 2. Seleccionamos Gantt de Seguimiento 3. Asistente para Diagrama de Gantt 3. Generales 4. En azul las tareas no criticas.

Desde el Diagrama de Gantt Ver Tablas Programación Columnas Demora Permisible y Margen de Demora Total La Demora permisible es el periodo de tiempo que se puede retrasar una tarea sin que eso suponga un retraso para la tarea sucesora. 5. 3. 2.26 DEMORA PERMISIBLE Si queremos ver que tareas se pueden demorar y cuanto lo pueden hacer sin que afecte a la finalización del proyecto. Alfredo Suárez Felgueroso . 1. 4. en el caso de que la tarea no tenga sucesora la demora permisible será igual que el margen de demora total teniendo en cuenta que este es el tiempo que se puede retrasar una tarea sin que suponga un retraso de la fecha fin de proyecto.

Línea de progreso Alfredo Suárez Felgueroso . La información inicial se utilizara para comparar con la información real a medida que el proyecto transcurra. Para visualizar la línea base 1. Son los datos que figuran en el apartado “Previsto”. Información de Proyecto 3. y la podemos configurar desde 1. comienzo. está línea se denomina Linea de progreso. Esta información la podemos ver desde 1. Herramientas 2.27 SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Una vez establecidas las tareas. Herramientas 2. Herramientas 2. Botón Estadísticas 4. creados los recursos y asignados estos a las primeras es aconsejable realizar dos cosas: guardar la información inicial del proyecto y escribir la información de progreso cuando las tareas empiecen a completarse. fin y trabajo. la duración. Seguimiento 3. Esta información inicial se denomina Línea Base y los datos que se almacenan son el costo. Proyecto 2. Seguimiento 3. Para guardar la línea base: 1. En la barra de Vistas seleccionamos Gantt de Seguimiento 2. Las barras rojas representan la información inicial y las azules y rojas la actual. Para eliminar la línea base 1. Guardar Línea de Base 4. Seguimiento 3. Confirmamos que este seleccionada la opción Proyecto Completo. Borrar Línea Base Puede ser de ayuda tener una línea de referencia que marca en la escala temporal la fecha actual.

% Completado 5. b. Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación. Nos proporciona la siguente información: a. Campo porcentaje completado. La diferencia entre “Por porcentaje completado” y “Solo al 0% o al 100%” es que la primera mostrara el porcentaje de la tarea realizado con respecto a la fecha actual. 5. con las tareas. ACTUALIZACION DEL PROYECTO El proyecto se puede actualizar según la programación (automáticamente) o manualmente. Herramientas 2. Seguimiento 3. c. Actualizar proyecto 4. La fecha predeterminada debería ser la del dia actual 5. Alfredo Suárez Felgueroso . en función de que su fecha final sea o no posterior a la fecha actual. Las líneas verticales indican una tarea ajustada a la programación. seleccionamos la opcion “Fecha actual”. sección “Mostrar siempre la línea de progreso actual”. Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programación. Desde varias pantallas 1. Herramientas 2. En el primer caso la actualización afectara a todo el proyecto y en segundo la actualización se podrá realizar a través de las tareas o a través de los recursos. Hay varios campos que nos permitirán ir informando al proyecto sobre su progreso. Actualizar tareas 4.28 4. la segunda solo mostrara el 100 o el 0. Seguimiento 3. En la pestaña de Intervalos. Automáticamente se 1. Manualmente. Al introducir un valor el programa calcula la duración real y la duración restante.

Uso de tareas 3. Tablas 3. Campos de fecha de comienzo y finalización real. SUPERVISION DEL PROYECTO Desde las estadísticas de la información del proyecto. igual que en caso anterior. situando el puntero del ratón al comienzo de la barra azul de la tarea en el momento en que este se convierta en una flecha con un % procederos a arrastrar el mismo hasta el % deseado. Tabla. Ver 2. Desde la Vista Uso de Tareas 1. Campo % completado Campo duración real. Manualmente. Doble clic en la tarea 2. Campo % completado o Trabajo Real. El ultimo campo % completado introduciremos un valor. Pestaña general 3.29 Desde la información de la tarea 1. Pestaña seguimiento 5. Estando en el Diagrama de Gantt 1. Doble clic sobre el recurso 4. Ver. Otra forma es directamente en la escala temporal. Variación Alfredo Suárez Felgueroso . Con la tarea resumen del proyecto. Trabajo 4. Desde la vista Gannt de Seguimiento Desde el Diagrama de Gannt. Ver 2. desde la misma pantalla que en el primer caso del % completado. con los recursos.

Alfredo Suárez Felgueroso .. Todos ellos están disponibles desde Ver. Informes.30 INFORMES SOBRE EL PROYECTO Existen seis categorias de informes: Generales Actividades Actuales Costos Asignaciones Carga de trabajo Personalizados.

Esta formula en si mismas puede resultar engañosa. La cantidad de trabajo solo será diferente a la duración cuando asignemos más de un recurso a una tarea o un único recurso que no trabaje a tiempo completo. la cantidad de tiempo expresada como trabajo será igual que la cantidad de tiempo expresada como duración. Después de crear una tarea y antes de asignarle un recurso. la tarea posee una duración pero no un trabajo. con ese razonamiento si disponemos de dos recursos a tiempo completo para realizar un tarea de 40 horas de duración resultara un trabajo de 80 horas. si inicialmente asignamos dos recursos a tiempo completo a una tarea con un duración de 24 horas. si inicialmente asignamos un recurso a tiempo completo para una tarea de 24 horas de duración y posteriormente le asignamos un nuevo recurso al 100% de su capacidad. UNIDADES Y EL TRABAJO. Microsoft Project utiliza un método denominado programación condicionada por el esfuerzo que significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del número de recursos utilizados. necesitara 40 horas de trabajo para ser finalizada. Sin embargo. pero no el tiempo de trabajo. De manera inversa la eliminación de recursos incrementara la duración de la tarea. VISUALIZACION DE LA DURACION. al 100% de su capacidad máxima. el Project programa cada recurso para que Alfredo Suárez Felgueroso . Si disponemos de una persona trabajando a tiempo completo. Sin embargo esto no es así. pues este representa la cantidad de tiempo que necesita un recurso para completar una tarea. no la del trabajo. el programa establecerá que cada recurso trabajara 24 horas lo que supondrá un total de 48 horas de trabajo para la tarea. 40 horas duración * 100% unidades de recurso = 40 horas de trabajo. Es decir. Este condicionamiento solo se aplica cuando se añaden o eliminan recursos a una tarea que ya tenía asignado algún recurso. De manera que si aumentamos el número de recursos disminuirá la duración de la tarea.31 PROFUNDIZACION EN EL PROYECTO LA FORMULA DE LA PROGRAMACION. El programa calcula el trabajo en función de la siguiente ecuación: Duración * Unidades = Trabajo Por ejemplo. una tarea con una duración de 40 horas realizada por un único recurso a tiempo completo. es decir.

3. Ver. Quitar división. Es decir.5). El tiempo de trabajo será de 80 horas. el recurso al 50%. así como los demás datos de la tarea en este aspecto de la programación. pero la duración de la tarea disminuirá a 16 horas. Posteriormente se le añade un recurso al 50%. el recurso con el 100% de capacidad trabajara el 100% de las 16 horas (16). Según la formula de la programación el tiempo de trabajo será de 24 horas. 4.28). acortándose la duración de la tarea pero manteniéndose invariable las horas de trabajo. las podemos ver desde: 1.7). o Calcula la duración de la tarea dividiendo las horas de trabajo entre la suma de los recursos 24/150=0. 45. Posteriormente se le asigna un nuevo recurso al 75%. o El trabajo permanecerá constante (16 + 8) = 24. Veamos otro ejemplo:  Una tarea con una duración de 80 horas y con un recurso al 100%.28=80.7 (34. o Suma de los recursos.7+34.7. Aplicar. o El primer recurso trabajara el 100% de las 47. Mas Vistas Entrada de tareas o Formulario de tareas. el segundo trabajara el 75% de las 45. Para quitar la ventana anterior iremos a Ventana. Estas tres variables.457 (47.5 (45. 2. en este caso el trabajo seria distribuido de manera proporcional. o Asigna a cada recurso las horas de trabajo en función de su capacidad. por lo tanto 8. pero la duración de la tarea disminuye desde las 80 iniciales a las 45.16 (16 horas). Contemplemos otra posibilidad: que el valor asignado a los recursos no fuera del 100%. Alfredo Suárez Felgueroso . El programa realiza los siguientes cálculos: o Suma ambos recursos 100+ 50 = 150. 100 + 75 = 175 o División 80 / 175 = 0.32 trabaje 12 horas en paralelo. o El tiempo de trabajo permanece constante. Por ejemplo:  Una tarea con una duración inicial de 24 horas y con un recurso al 100%.

Pestaña Avanzado 3. Aplicar 4. el tiempo de trabajo será el mismo se añadan o eliminen recursos. Estando en la Vista Diagrama de Gantt 1. la duración siempre es la misma se añadan o supriman recursos. es la predeterminada. de manera que si añadimos un recurso se mantendrán constantes la duración y el tiempo de trabajo cambiando las unidades de los recursos asignados. Campo Tipo de tarea y casilla de Condicionada por el esfuerzo. Aparecerá en la parte inferior de la ventana Alfredo Suárez Felgueroso . hay tres tipos: De unidades fijas. De duración fija. Mas Vistas 2. Tenemos varias opciones para cambiar el tipo de tarea asi como para deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo. Si se deshabilita la programación condicionad por el esfuerzo se mantendrán fijos la duración y las unidades incrementándose el tiempo de trabajo. Entrada de tareas 3. Doble clic sobre el nombre de la tarea 2. Excepto si deshabilitamos la programación condicionada por el esfuerzo. Desde el cuadro de dialogo “Información de la tarea” 1. en este caso se mantiene la duración fija incrementándose el tiempo de trabajo. Se reducirá la duración de la tarea y el tiempo de trabajo asignado a cada recurso.33 Pero a su vez todo esto depende de cómo sea el tipo de tarea. De trabajo fijo. En este tipo de tarea no se puede deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo. significa que cuando se añaden o suprimen recursos generalmente se modifica la duración de la tarea manteniéndose constante el tiempo de trabajo.

Tipo de tarea: unidades fijas Programacion no condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duracion de la tarea 4 dias Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante el tiempo de trabajo Disminuyendo la duración de la tarea Alfredo Suárez Felgueroso . de la habilitación o no de la programación condicionada por el esfuerzo y de los recursos y cantidades de los mismos que añadamos a una tarea se nos presentan las siguientes combinaciones: Posibilidades Tipo de tarea: unidades fijas Programación condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duración de la tarea 4 días Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante el tiempo de trabajo Disminuyendo la duración de la tarea Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante el tiempo de trabajo repartiendolo entre los recursos Disminuye la duración de la tarea.34 De modo que dependiendo del tipo de tarea.

35 Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante al duración de la tarea Incrementándose el tiempo de trabajo Tipo de tarea: duración fijas Programación condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duración de la tarea 4 días Si aumentamos el número de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante la duración Incrementándose el tiempo de trabajo Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante la duración Se mantiene constante el tiempo de trabajo Se reparte las unidades de los recursos Tipo de tarea: duración fijas Programacion no condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duracion de la tarea 4 dias Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante la duración Incrementándose el tiempo de trabajo Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Se mantiene constante la duración Aumenta el tiempo de trabajo Tipo de tarea: trabajo fijas Programación condicionada por el esfuerzo Asignado inicialmente un recurso al 100% Duración de la tarea 4 días Si aumentamos el numero de unidades del mismo recurso: Se mantiene constante el tiempo de trabajo Disminuye la duracion Alfredo Suárez Felgueroso .

disminuiría el tiempo de trabajo pero no cambiaria la duración. la duración de la tarea permanece invariable pero el tiempo de trabajo se incrementa por cada recurso que añadamos. Cuando una tarea tenga una fecha límite de comienzo o de finalización pero dentro de ese limite el programa pude varias las fechas de comienzo o fin. Si no estuviera activada. 4. ELIMINACION DE UNA ASIGNACION DE RECURSO Si la programación condicionada se encuentra activada. o No comenzar después de NCDD. o Lo antes posible LAP.36 Si añadimos una unidad de un recurso nuevo Disminuye la duracion Mantiene el tiempo de trabajo repartiendolo entre los recursos La programación condicionada por el esfuerzo no tiene por que ser aplicada a todas las tareas de un proyecto. En estas tareas si desactivamos la programación. se puede desactivar cuando sea necesario. El programa podrá cambiar las fechas de comienzo y fin pero no podrá cambiar su duración. o No comenzar antes de NCAD. 3. Ver. Es el valor predeterminado en Project. Para evitar que una tarea comience después de una determinada fecha. 2. Habrá tareas cuya duración no este directamente relacionada por el numero de recursos que le asignemos. Aceptar. Alfredo Suárez Felgueroso . Aplicar Seleccionamos el recurso y pulsamos SUPR. o Lo mas tarde posible LMTP. 1. Mas vistas Entrada de tareas. La tarea comenzara en o antes de la fecha de delimitación. la eliminación de un recurso incrementara la duración de la tarea y redistribuirá el tiempo de trabajo entre los demás recursos. Se utiliza para evitar que una tarea comience antes de una determinada fecha. DELIMITACIONES TEMPORALES Cuando queremos controlar las fechas de comienzo y fin de las tareas utilizaremos las delimitaciones temporales que podemos dividir en: Flexibles. Semiflexibles. Con estas delimitaciones no existe una fecha de delimitación asociada.

o Debe comenzar el DCE o Debe finalizar el DFE Para evitar el uso de las delimitaciones inflexibles tenemos la alternativa de utilizar Fechas Limite. Alfredo Suárez Felgueroso . 2. Para aplicar una delimitacion: 1. es decir respetara el valor de LAP. En el diagrama de Gantt aparecera un marcador de advertencia. 4.37 o No finalizar antes de NFAD. 3. o No finalizar después de NFDD. Para evitar que una tarea finalice antes de una determinada fecha. Cuando una tarea deba comenzar o finalizar en una fecha determinada. es un valor introducido en una tarea que indica la fecha máxima en que la tarea deberá ser completada pero sin que eso signifique que la tarea sea delimitada. Doble clic sobre el nombre de la tarea Pestaña Avanzdo Introducimos el tipo y la fecha de delimitacion En el diagrama de Gantt aparecera un icono advirtiendo que la tarea esta delimitada. Inflexibles.

Podemos porlo tanto crear un fondo comun para todos. Desde la hoja de recursos Alfredo Suárez Felgueroso . esto tambien servira para controlar mejor las asignaciones de cada recurso a cada tarea de cada proyecto. Para crear un fondo: 1. Creamos un proyecto nuevo 2.38 CREACION DE UN FONDO DE RECURSOS Cuando los proyectos son planificados por una misma empresa lo normal es que los recursos utilizados sean siempre los mismos.