Procedura Analiza comenzii/contractului

1. SCOP Procedura descrie modul de primire, analiză şi aprobare a comenzilor /contractelor şi ofertelor de produse/servicii furnizate de ENVICONS CIT, pentru asigurarea că cerinţele clientului (implicite sau explicite) sunt clar definite, complete şi înţelese de ambele părţi şi că pot fi îndeplinite. Se urmăreşte menţinerea şi câştigarea de noi clienţi prin furnizarea la timp a produselor solicitate, la calitatea cerută, la preţuri competitive, dar care să asigure profitabilitatea entităţii. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică pentru analiza comenzilor / contractelor şi analiza ofertelor pentru licitaţie, indiferent de obiectul ofertei. 3. TERMINOLOGIE, ABREVIERI Terminologia utilizată este conform SR EN 9001:2000, din care se menţionează: 3.1.3 produs: rezultat al activităţilor sau proceselor. Un produs poate fi material, de exemplu, ansambluri sau materiale procesate sau imaterial, de exemplu, cunoştinţe sau concepte, sau o combinaţie a acestora. 3.1.2 proces: ansamblu de resurse şi activităţi independente care transformă datele de intrare în date de ieşire; resursele pot include personal, finanţe, facilităţi, echipamente, tehnici şi metode. 3.1.3 entitate: ceea ce poate fi descris şi luat în considerare în mod individual. De exemplu, o activitate sau un proces, un produs; o organizaţie, un sistem sau un proces; sau orice combinaţie a acestora. 3.1.4 analiza contractului: activităţi sistematice efectuate de furnizori înainte de semnarea contractului pentru a se asigura că sunt definite în mod corespunzător, fără ambiguităţi, condiţiile referitoare la calitate şi că acestea sunt documentate şi pot fi îndeplinite de furnizor. 3.1.5 calitate: ansamblu de caracteristici ale unei entităţi, care îi conferă acesteia aptitudinea de a satisface necesităţi exprimate şi implicite (necesităţile sunt de regulă transpuse în caracteristici).

poştă sau fax. Registrul va avea paginile numerotate. 6. pe ultima pagină menţionându-se sub semnătură numărul de file. Se menţionează tot ce este necesar pentru completa definire a produsului (caracteristici tehnice şi de calitate. 4. . după care este înregistrată în registrul de evidenţă curentă al CIT.7: planul calităţii: document care precizează practicile.1. capabilitatea de execuţie. în scopul de a permite realizarea şi examinarea acestora. 6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001 : 2000 5. relevante pentru un anumit produs. referitoare la caracteristicile unei entităţi.2 FIŞĂ DE ANALIZĂ A COMENZII este utilizată pentru înregistrarea tuturor observaţiilor privind obiectul comenzii contractului în vederea clarificării lor cu clientul sau pe plan intern.1 Comanda / Contractul clientului se primeşte la sediul ENVIOCNS CIT prin delegat. formular cod: PS3/01-F1-R0. proiect sau contract. etc.2 Se analizează comanda/contractul.6 condiţii referitoare la calitate: exprimare a necesităţilor sau transpunerea acestora într-un ansamblu de condiţii exprimate calitativ sau cantitativ. Comanda este înaintată pentru avizare şi repartizare Directorului ENVICONS CIT. legătura cu clientul în vederea comunicării. Serveşte la înregistrarea comenzilor / contractelor adresate ENVICONS CIT şi a modului de soluţionare a acestora. preţuri. Se poate menţine şi sub formă de registru. termene) elemente care trebuie înţelese şi acceptate de client şi incluse în contract. clarificării şi soluţionării cu acesta a oricăror diferenţe între condiţiile solicitate şi cele ce pot fi oferite (rezultate în urma analizării comenzii/contractului/ofertei). MĂSURI PREALABILE: 5.3.3 Comanda / contractul clientului sau oferta este înregistrată în REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A COMENZILOR. termenele şi condiţiile de livrare. Tehnic şi Informare Tehnologica care analizează şi asigură corecta şi completa definire a condiţiilor contractuale (din punct de vedere tehnic. 5.1 REGISTRU DE EVIDENŢĂ AL COMENZILOR. al capabilităţii şi al eficienţei). cererea de ofertă (a clientului) şi se stabileşte persoana responsabilă realizarea contractului. REGULI DE PROCEDURĂ 6. resursele şi succesiunea activităţilor specifice referitoare la calitate. 3. 3. 6.1.2 CAP = Comisie de Analiză Permanentă = echipă de lucru formată din conducătorii compartimentelor Economic. formular cod: PS3/01-F1-R0.

orice informaţii privind relaţiile anterioare cu clientul.disponibilitatea resurselor tehnice şi umane pentru verificarea pe parcurs şi finaledocumente de calitate ce însoţesc produsul 6.6.termenul de execuţie . ofertelor constă în investigarea. Nota 2: Membrii CAP pot utiliza pentru analiză.4. Nota 3: Membrii comisiei vor avea la dispoziţie o bază de date care va cuprinde minimum: . ca ghid.2 Analiza aspectelor de execuţie (privind capabilitatea realizării produsului/serviciillor): . volumul tranzacţiilor anterioare.dacă sunt disponibile resursele tehnice şi umane necesare pentru execuţie . etc. preţuri şi termene de achiziţie prezumtive) .dacă există şi sunt actuale analizele de preţ.posibilităţi de asigurare a resurselor financiare pentru executarea comenzii (cheltuieli pentru aprovizionarea de materii prime.dacă există probleme legate de drepturile de proprietate intelectuală .se identifică materialele necesare şi se verifică stocurile existente pentru evaluarea necesarului de aprovizionat (cantităţi.se stabilesc modalităţile de legătură cu clientul 6.dacă produsul/servicul solicitat este cuprins în Lista de produse/servicii executate anterior şi când a avut loc ultima livrare . evaluarea costurilor realizării contractului . documentate şi soluţionate orice diferenţe între condiţiile cerute de client şi cele oferite de furnizor şi că există capabilitatea de a satisface clientul în condiţii de eficienţă maximă pentru centru.3 Analiza aspectelor privind calitatea: . Şefii departamentelor de execuţie sunt convocaţi de către Directorul General sau Direcotrul CTT AVANMAT.dacă există criterii de acceptare şi procedură de recepţie . reprezentând încărcarea cu lucrări a ENVICONS CIT 6.1 Analiza aspectelor comerciale: .4 Comanda / contractul clientului sau oferta este analizată de membrii CAP pentru asigurarea că sunt definite. furnizori potenţiali.pentru procesele speciale. Nota 1: CAP se întruneşte periodic (de două ori pe săptămână) ori în maximum 48 de ore de la primirea unei comenzi. Analiza comenzilor/contractelor. colaborări.Lista de produse/servicii speciale oferite în mod curent . clar definite şi documentate datele de intrare şi ieşire ale procesului de execuţie .4. starea de bonitate. o listă de verificare astfel încât să nu se omită nici un aspect de definire a produsului sau a termenilor de contract.un grafic. dacă sunt disponibile proceduri de lucru.dacă este disponibilă şi completă documentaţia de realizare . planuri de calitate. utilităţi. .4 Analiza aspectelor financiare şi juridice: . discutarea şi consemnarea în FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII.dacă sunt înţelese. ori trebuie întocmite caiete de sarcini şi planuri de calitate .4. formular cod: PS3/01-F2-R0.dacă tehnologia transferată este omologată. după caz. 6. etc.4.) . dacă în acest timp nu au loc întâlnirile periodice curente.

conţinutul modificărilor va fi analizat de aceleaşi funcţii care au analizat şi contractul iniţial.proceduri de rezolvare a unor probleme apărute ulterior. Se elaborează în trei exemplare „Proiectul de contract” conţinând toate completările menţionate în FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII aferentă şi se înaintează pentru aprobare directorului Economic. Se avizează oportunitatea încheierii contractului prin semnătura fiecărui membru al comisiei.6 Se transmit clientului în scris (adresă oficială) toate menţiunile cuprinse în FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII. 6.precizarea întinderii în timp a contractului. Se asigură: . 6.8 Verifică „Proiectul de contract” şi semnează pentru validarea prevederilor conţinute. căi pentru eventuale modificări ale contractului.11 Răspunsul clientului se înregistrează în REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A COMENZILOR. avansuri şi eşalonarea plăţilor . Responsabilităţi: Responsabil contract. Se stabilesc căile de rezolvare a problemelor interne ridicate în legătură cu comanda analizată. Responsabilităţi: CAP . Responsabilităţi: director Economic.5 Se menţionează în FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII orice condiţie care trebuie cunoscută de client pentru acceptare. 6. Se analizează stadiul derulării contractului şi modul în care modificările solicitate pot fi introduse în proces. 6. urmărind returnarea unui exemplar aprobat de client.9 Analizează „Proiectul de contract” şi semnează pentru aprobarea încheierii afacerii.. eşalonarea pe etape a activităţilor . În caz de divergenţe se comunică poziţia clientului membrilor CAP pentru rezolvare.condiţii şi modalităţi de plată.identificarea clară a produsului/serviciilor pentru cei doi parteneri . şi se asigură că au fost înţelese şi acceptate.7 Se asigură că au fost acceptate de către client toate diferenţele între condiţiile solicitate şi condiţiile oferite.stabilirea condiţiilor de preţ şi modalităţile de plată . etc.cerinţele de calitate şi de asigurare a calităţii .10 Se transmite clientului în două exemplare „Proiectul de contract”. 6. Se decide acceptarea sau nu a modificării contractului.12 În cazul în care oricare dintre părţi solicită modificarea contractului. formular cod: PS3/01-F1-R0 prin menţiunile specifice şi în cazul încheierii contractului se declanşează programarea şi lansarea în execuţie. 6. Responsabilităţi: Director CIT. 6. garanţii. Se evaluează implicaţiile generale de modificări şi măsura în care este posibilă transferarea corectă a modificărilor tuturor funcţiilor implicate. 6.definirea responsabilităţilor şi obligaţiilor pentru realizarea parţială sau nerealizarea produsului la termenul şi calitatea contractată.

Responsabilităţi: Director ENVICONS CIT. Implementarea acestei proceduri este condusă şi verificată şi aplicată de ENVICONS CIT.1 Se întocmeşte graficul de eşalonare a contractului.13 Sunt transmise modificările comenzii/contractului compartimentelor implicate prin realizarea unui act adiţional la contract. 8.bonurile de consum pentru materialele necesare. ÎNREGISTRĂRI PENTRU CALITATE REGISTRU DE EVIDENŢĂ AL COMENZILOR. al procesului de execuţie al serviciilor Responsabilităţi: responsabil contract 7.6. 6. 6.14. MĂSURI PENTRU ASIGURAREA CALITĂŢII Prezenta procedură se revizuieşte o dată la doi ani sau ori de câte ori este necesar. Se asigură transmiterea modificărilor acceptate tuturor compartimentelor implicate în realizarea şi urmărirea contractului.fişele de lucru .2 Analizează comenzile de lansare şi aprobă lansarea.planul calităţii cuprinzând eşalonarea activităţilor şi metodologiei de control.14. prin grija elaboratorului procedurii. conform termenelor contractuale coroborat cu posibilităţile de asigurare a bazei tehnico-materiale. le vor comunica în scris elaboratorului de procedură. formular cod: PS3/01-F1-R0 FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII. Se întocmesc: . 6.14 Lansarea în execuţie 6. Deţinătorii şi utilizatorii procedurii care observă neconcordanţe funcţionale ale procesului descris în procedură.3 Se întocmeşte graficul desfăşurător al lucrării. Responsabilităţi: Director ENVICONS CIT.14. formular cod: PS3/01-F2-R0 . .