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Presentación del sistema

I. Filosofía

El sistema e-regulations presenta los procedimientos desde el punto de vista del usuario
Para realizar una operación económica (crear una compañía, comprar un terreno, reclutar personal, vender productos), un inversionista debe satisfacer una serie de condiciones administrativas, generalmente inscribirse en registros y conseguir permisos. Para conseguir esos registros y esos permisos, el debe interactuar con varias oficinas públicas o privadas. Desde el punto de vista del usuario:
También utilizamos a veces las palabras proceso o camino como sínonimos de procedimiento.

operación que el usuario quiere realizar = OBJETIVO Cada interacción con un funcionario públicos = PASO Los PASOS NECESARIOS para lograr un OBJETIVO = PROCEDIMIENTO

El sistema esta construido alrededor de la noción de paso
Definición
Otra manera de definir un paso es decir que "cada vez que hay que hacer una fila, es un paso".

PASO = toda interacción necesaria entre el usuario y la administración (o su representante, como un notario) para realizar una operación

Elementos constitutivos del paso Lo básico que necesita saber el del usuario para cada paso es: 1. Que vengo a buscar aquí? (resultado del paso) 2. Quien me lo va a dar? (persona a cargo) 3. Que tengo que dar/mostrar yo para que me den lo que vengo a buscar? (requisitos) Hay también otras preguntas importantes: 4. Cuanto cuesta este paso? 5. Cuanto tiempo dura? (costo) (tiempo) (recurso)

6. A quien me puedo quejar en caso de desacuerdo?

7. Que texto legal justifica la existencia y las modalidades de este paso? (justificación legal) 8. Quien confirma que todos esos elementos son ciertos? (certificación)

A esos 8 elementos agregamos 2 más, que completan la definición del paso: 9. Nombre del paso 10. Información adicional

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Entonces, los 10 elementos que consideramos necesarios y suficientes para definir un paso son (reordenados lógicamente): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Nombre del paso Contactos (entidad, unidad y persona a cargo) Resultado del paso Requisitos Costo Tiempo Justificación legal Información adicional Recurso

10. Certificación

Diferentes tipos de pasos
Por ahora, no registramos en el sistema los pasos internos. Podría ser util en un fase ulterior, si el gobierna desea conocer mejor los procesos dentro de la administración, para poder simplificarlos.

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externos (lo que es pertinente para el usuario) / internos a la administración (« back office ») obligatorios / opcionales (recomendados pero no obligatorios alternativos (a veces hay varias maneras para hacer las cosas, por ejemplo dos lugares donde se puede conseguir el mismo documento)

El sistema presenta el camino que debe seguir el inversionista para lograr su objetivo
Los objetivos son específicos El propósito no es dar indicaciones generales sino describir el camino preciso que en la realidad lleva a tal o tal objetivo. Para ello, los objetivos tienen que ser lo suficiente específicos para que se pueda definir para cada uno de ellos un camino. Por ejemplo, el objetivo “crear una compañía” se subdivide en “compañía local”, “sucursal de compañía extranjera” y “registro como comerciante individual”, ya que el procedimiento es distinto para cada uno de esos sub-objetivos. Si el proceso fuera distinto para los distintos tipos de compañías locales (SA, SARL, etc.) también se desglosarían. Pero, en práctica, el procedimiento es igual para todos los tipos de compañías, solo cambian algunos requisitos, pero los pasos son los mismos. Entonces no desglosamos más y nos quedamos con el sub-objetivo “crear una compañía local”.

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A veces es dificil saber que paso viene antes de otro. Tambien pude haber varios puntos de entrada para un procedimiento, uno puede empezar con tal paso o con tal otro. En esos casos, nos toca igual proponer un camino.

Los pasos se presentan en forma consecutiva, reflejando el camino físico del usuario.

Los pasos son agrupados en “bloques”. Para hacer el camino más entendible por los usuarios, lo dividimos en etapas que llamamos bloques. Los bloques agrupan los pasos que están relacionados, generalmente todas las etapas de un bloque apuntan al mismo fin, que generalmente se consigue en el último paso del bloque. Por ejemplo, para crear una compañía, hay que reunir algunos documentos que serán necesarios para el procedimiento, registrar la compañía, y publicar su existencia. El procedimiento puede ser dividido según esos tres bloques. La subdivisión en bloques permite también una compatibilidad con el sistema “doing business” del Banco Mundial. La noción de “procedimiento” en el doing business es muy cercana a nuestra noción de bloque.

Hacer que los procesos sean transparentes no quiere decir poner toda la información a disposición del público. "Demasiada información mata la información". Ser transparente es comunicar proactivamente la información pertinente, o sea la información suficiente y necesaria para que el usuario encuentre facilmente su camino y sepa que se espera de el a cambio del servicio que le debe la administración pública.

El sistema e-regulations propone una "gramática" de la transparencia administrativa fundada sobre principios sencillos y universales:  Describir el procedimiento desde el punto de vista del usuario y según su objetivo  Desglosarlo paso a paso  Para cada paso, dar la información necesaria y suficiente (los 10 elementos constitutivos del paso) para que el usuario sepa que se espera de el a cambio del servicio que el espera de la administración pública.

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