mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Microsoft Office
Autor: Diego Acevedo Mira

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Presentación del curso
El Microsoft Office posee 5 programas o paquetes: Word, Excel, Power Point, Access y Outlook. Todos ellos estan formados por unas características determinadas y que ayudana trabajar mucho mejor con estos sistemas. Este curso te introducirá en el mundo de la informática con estos programas. Podrás conocer, detalladamente, cada uno de ellos con una serie de cursos que te ofrecemos.

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1. Primeros pasos con Micrososft Office
PRESENTACIÓN DE MICROSOFT OFFICE. El paquete de Microsoft Office 97 posee los siguientes programas o paquetes: · · · · · Microsoft Word 97. Microsoft Excel 97. Microsoft PowerPoint 97. Microsoft Access 97. Microsoft Outlook 97.

Aquí se muestra una lista de las nuevas características: Microsoft Outlook 97. Aplicación para gestión de información de escritorio que le ayudará a usted y a su grupo de trabajo a organizar la información y comunicarse con otras personas. Outlook ofrece correo electrónico, herramientas para gestión de contactos, software de planificación, una agenda y gestión de documentos en una presentación de "tipo Explorador". Soporte para Internet. Ahora puede crear hipervínculos, entre documentos, incluyendo los de World Wide Web, con la orden Insertar hipervínculo. Puede utilizar la nueva barra de herramientas Web para navegar por ubicaciones Internet nuevas o conocidas. Herramientas de dibujo. Un conjunto de herramientas de dibujo compartidas le permitirán crear gráficos sugerentes y de apariencia profesional en todas las aplicaciones de Office. Los nuevos efectos gráficos incluyen rellenos degradados multicolor, rellenos con textura, autoformas ajustables, curvas Bézier e impresionantes efectos 3D. Ayudante de Office. Un simpático carácter animado que ofrece ayuda, consejo y guía en las aplicaciones de Office 97. Si se queda atascado, puede pedirle ayuda al Ayudante utilizando un lenguaje corriente. Microsoft Word. Autotexto. Barra de herramientas contextual para añadir contenido de los documentos y volver a utilizar texto existente. Con autotexto se puede pegar casi cualquier cosa en un documento, bien sean párrafos, cifras, direcciones, ilustraciones o cualquier otra información que se utilice a menudo. Asistente para cartas. Una sola interfaz fácil de usar para crear, cambiar, eliminar los elementos

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permite controlar el tipo de datos que los usuarios introducen en las celdas de la hoja de cálculo. incluyendo Tabla de contenido.Cursos para compartir lo que sabes estructurales de una carta. hipertexto y soporte para correo. Mejoras diseñadas para aquellos usuarios que comparten documentos en una red. Libros compartidos. Notas al pie y Anotaciones. Autoformato en segundo plano. Una nueva presentación de hoja de cálculo que permite examinar y ajustar con precisión los saltos de página antes de imprimir. Serie de mejoras relativas a la creación y mantenimiento de documentos de tamaño libro. Mejoras en documentos largos. bordes. Gráficos.mailxmail . Cinco tipos de gráficos nuevos y un asistente funcional para gráficos ayudan a crear los gráficos de hoja de cálculo más fácil y rápidamente. Un nuevo lenguaje de macros estándar en la industria que reemplaza a WordBasic. Validación de entradas. Microsoft Excel. Igual que Microsoft Word. Múltiples niveles de "Deshacer". Control de cambios. incluyendo herramientas de colaboración. Formato condicional. Permite crear listas numeradas. listas con viñetas. Ahora se puede aplicar formato a las celdas de hoja de cálculo en función del valor que contienen. Una nueva orden. Presentación preliminar de salto de página. Característica IntelliSense que funciona en segundo plano aplicando el formato apropiado al contenido del después de que se escriba. Mejoras para trabajo en grupo. Mejoras para los usuarios que comparten sus libros con otros usuarios a través de Internet o una red. Ahora todas las aplicaciones de Office hablan en el mismo idioma. Excel ahora permite invertir o "deshacer" muchas o todas las órdenes emitidas durante la sesión de edición. Visual Basic para aplicaciones. Referencias cruzadas. 4 . Es perfecto para empezar a escribir cartas o añadir un toque de estilo. Validación. tablas y títulos sin necesidad de preocuparse de cómo hacerlo. Tabla de autoridades. Un nuevo submenú. simplifica la resolución de conflictos resultantes de sesiones de edición multiusuario. navegación interactiva.

se ha mejorado notablemente la capacidad de añadir películas. Un conjunto mejorado de opciones de animación que hacen la transición entre dispositivas y los efectos especiales más excitantes que nunca. símbolos y objetos de dibujo a las diapositivas. demostraciones multimedia y presentaciones remotas. Añada comentarios. Microsoft PowerPoint. Las nuevas plantillas ayudan a diseñar rápidamente el "no va más" en páginas de inicio personales o de trabajo. documentos HTML. Nuevos botones de acción permiten crear botones interactivos en las presentaciones. un documento de Office. Microsoft Access. Microsoft ha racionalizado la estructura de menús de Powerpoint en esta edición. Esto le permite actualizar la información rápidamente y comprobar la fuente de los datos. Recorte de imágenes y expanda una diapositiva en varias mediante una serie rápida de pulsaciones con el ratón. Conversión de hoja de datos o informes en archivos HTML. Más multimedia. haciendo que las órdenes sean más coherentes con las de Word y Excel y añadiendo un menú "Presentación" con varias herramientas nuevas para presentaciones. Creación de hipervínculos de campos. Cree vínculos Internet entre presentaciones de negocios y salte rápidamente de un sitio web a otro con la nueva barra de herramientas Web. Opciones de animación. Ahora puede convertir un objeto de base de datos de access en destino de hipervínculo de otro documento de Office. 5 . Una nueva opción de la ficha Alineación permite que los usuarios hagan rotar el texto y los bordes en una área de 360 grados. Plantillas especiales y opciones de formato facilitan la creación de presentaciones de quisoco. Herramientas para páginas de inicio Web. Más opciones de presentación. Mejoras para dar formato.mailxmail . como un documento de word o una hoja de cálculo de Excel. Además. Creación de hipervínculos de objetos de base de datos.Cursos para compartir lo que sabes Rotación del texto en 360 grados. sonidos e ilustraciones de apoyo. Cambio del diseño en menús y herramientas. Asigne a un campo el tipo de datos "hipervínculo". de forma que dicho campo se pueda utilizar para almacenar la ubicación de otro objeto de base de datos.

6 . para mostrar fichas de información separadas en un formulario. Nuevos controles para el diseño de formularios. Utilice nuevos controles para diseñar formularios.Cursos para compartir lo que sabes Ahora se puede convertir una hoja de datos o informe de Access en una archivo creado en Lenguaje de Marcas de Hipertexto. permitiendo que aparezca en el Web.mailxmail . como Control ficha.

Compresión del espacio de trabajo. barras de herramientas e impresión Cuando trabaja en las pantallas. Al trabajar en una ventana Normal. cuadros de diálogo y órdenes de una aplicación de Windows. Cuando se ha minimizado una aplicación en un botón de la barra de tareas.mailxmail . maximizar la ventana para que ocupe toda la pantalla. Maximizar la aplicación ofrece el máximo espacio de trabajo. cuadros de diálogo y barras de herramientas estándar que tienen muchas características comunes. Cuando una aplicación está en una ventana Normal o aparece maximizada. arrastre la barra de título de una posición a otra. por lo que se aconseja experimentar con estos mmenúscontextuales para agilizar las tareas.Cursos para compartir lo que sabes 2. que contiene las órdenes para trabajar con el programa. Muchas veces la acción que se quiere realizar se encuentra en un menú de contexto especial que aparece cuando se pulsa el botón derecho o secundario del ratón. En el juego de aplicaciones Microsoft Office. Si se maximiza la ventana de documento. Consejo. Aprendizaje de los fundamentos: ventanas. Los menús aparecen con una pulsación de ratón. A lo largo de la parte superior de la ventana de aplicación se encuentra la barra de título. la quita de en medio. Para cambiar el tamaño de una ventana Normal. Los programas presentan órdenes en barras de menús. se puede pulsar sobre éste para restaurarla en una ventana o hacer una pulsación con el botón derecho del ratón para mostrar un menú. se pueden utilizar los botones situados en el lado derecho de la barra de título de la aplicación para minimizarla en un botón sobre la barra de tareas. un rectángulo que contiene el nombre del programa y los botones de control para cambiar el tamaño y cerrar la ventana. El menú cambia con el contexto de las acciones. restaurar la aplicación a una ventana Normal o cerrar la ventana. Cada aplicación de Office emplea una metáfora diferente para su espacio de trabajo. con opciones. Los elementos de la interfaz de usuario que se ven al ejecutar una aplicación de Office se conocen como el área de trabajo del programa. los cinco programas comparten básicamente la misma interfaz de usuario. el programa aparece en uno de estos tres estados: minimizada. para restaurarla en una ventana o maximizarla para que ocupe toda la pantalla. dividir o cambiar de tamaño. sitúe el puntero del ratón sobre el borde de la ventana que quiera contraer o estirar y arrastre el borde a la nueva posición con el puntero de tamaño. CÓMO TRABAJAR CON VENTANAS DE APLICACIÓN. puede cambiar el tamaño y la forma de la ventana o moverla a otra posición del escritorio. La información que muestra cada aplicación aparece en una o más ventanas estándar que se pueden desplazar. la barra de título contiene también el nombre del documento. Al minimizar una aplicación. está utilizando la interfaz de usuario del programa. Los botones de las barras de herramientas 7 . Más abajo hay una serie o más de botones que se conocen como barra de herramientas. Cuando abre una aplicación de Office. Por debajo de la barra de título se encuentra la barra de menú. Para mover una ventana.

Office añada barras de desplazamiento horizontal y vertical a la ventana. de forma que pueda comparar documentos afines. normalmente. ofreciéndole. Los botones de las barras de herramientas son. Elementos del área de trabajo y sus funciones. Navegación en las ventanas de documento. basta con pulsar el botón. Nota. de este modo. números y diagramas. accesos directos a las órdenes de la barra de menú. Cómo trabajar con varias ventanas de documento. Para aquellos documentos que son demasiado grandes como para aparecer completamente en una ventana de documento. Por debajo de la barra de herramientas se encuentra el área de documento. para ejecutar una orden de la barra de herramientas. acceso a todo el archivo. Word. Tabla. · Puede moverse a la izquierda o a la derecha un espacio pequeño pulsando las flechas izquierda o derecha de la barra de desplazamiento horizontal. Cuando se 8 . · Puede moverse a intervalos mayores (aproximadamente una página) pulsando sobre las propias barras de desplazamiento.mailxmail . pulsando los botones de flecha superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. intercambiar información entre archivos y trabajar en un informe o presentación multidocumento. o fila a fila. cuadernos divididos en filas y columnas. e incluyen las siguientes opciones de navegación: · Puede moverse hacia arriba o hacia abajo línea a línea. · Puede moverse a una posición en particular dentro de un documento arrastrando los indicadores de posición horizontal o vertical de las barras de desplazamiento. Los indicadores de posición indican la posición del documento. Excel y PowerPoint le permiten abrir más de una ventana de documento a la vez. En Microsoft Excel los documentos se llaman hojas de cálculo. Las barras de desplazamiento le permiten moverse pro un documento a la velocidad que quiera. que es diferente en cada una de las aplicaciones de Office.Cursos para compartir lo que sabes conocen como barra de herramientas. También puede desplazarse por una ventana de documento pulsando las teclas de dirección o las teclas RePág y AvPág. que contienen texto.

los cuales controlan el tipo de ventana con la que se trabaja.mailxmail . cada ventana de documento abierta tiene su propia barra de títulos. PowerPoint y Access incluyen un menú Ventana en sus barras de menú. restaurar o cerrar una ventana de documento pulsando los botones situados en el lado derecho de la barra de título del documento. Cada una de las ventanas aparece identificada con un número que sigue al nombre del documento. situado en el lado izquierdo de la barra de título de documento activo. sobre el nombre correspondiente al documento que se quiera visualizar. maximizar. En la parte superior del menú Ventana aparecen las órdenes que se pueden utilizar para abrir nuevas ventanas y organizar las existentes. En la parte inferior del menú aparecen los nombres de los documentos abiertos en la aplicación. se pulsa. en el menú Ventana. minimizar. Esto le permite ver un mismo documento en distintas ventanas. 9 . Para pasar de un documento abierto a otro. o se escribe su numero. Excel. También se puede minimizar. botones de control y barras de desplazamiento. Para controlar el modo de visualización y activación de las ventanas. Cómo cambiar de tamaño y cerrar las ventanas de documento. La orden Nueva ventana abre una nueva ventana de documento y muestra el documento activo en ella. Las órdenes que se utilizan para gestionar las ventanas de documento están en el menú Control.Cursos para compartir lo que sabes trabaja con documentos situados en ventanas distintas. Las ventanas de documento individuales se pueden mover. que aparece al pulsar el icono del menú Control. cambiar de tamaño. Word. maximizar y cerrar.

Para completar un cuadro de diálogo. Utilización de menús y cuadros diálogo Se pueden ejecutar las órdenes de las aplicaciones de Office pulsando el nombre de una orden en la barra de menú. El menú Control solamente aparece en la ventana del documento activo. pulse Mayús + Tab.mailxmail . Los cuadros de lista desplegables muestran una lista de opciones a elegir. en el cuadro de diálogo. Si cambia la idea y decide no utilizar la orden después de ver el cuadro de diálogo. y pulsar la barra espaciadora le permite seleccionar el elemento resaltado. Consejo. Se debe seleccionar una ventana antes de cambiarla de tamaño. con una configuración implícita que normalmente es recomendable. Teclas de método abreviado útiles para ventanas de documento. Los cuadros de diálogo le presentan una o más opciones por medio de cuadro de lista. Los cuadros de texto le permiten escribir texto. Consejo. números u otros caracteres en el cuadro de diálogo. botones y otros componentes. Para moverse en orden inverso. OPCIONES DE LOS CUADROS DE DIÁLOGO. Tabla. basta con indicar las preferencias y pulsar el botón Aceptar. 10 . El formato requerido para cada cuadro de texto varía en los distintos cuadros de diálogo. Si el programa necesita información adicional antes de poder ejecutar una orden. muestra un cuadro de dialogo en el que pueden rellenar los espacios en blanco o elegir entre una lista de opciones preestablecidas. Pulsar la tecla TAB le permite moverse entre los distintos elementos de un cuadro de diálogo.Cursos para compartir lo que sabes 3. o pulsando un botón de la barra de herramientas. puede cancelarla pulsando el botón Cancelar o pulsando el botón de cierre en la barra de título.

Nota. Debajo de los nombres de las barras de herramientas aparecen dos órdenes especiales que le permiten cambiar el estilo y contenido de las barras de herramientas de la lista. Le estorbará menos al escribir. Si quiere hacer más espacio para los datos en el área de trabajo de su aplicación. Para quitar una barra de herramientas activa. Dado que Outlook es una aplicación que administra tareas y mensajes de correo en lugar de documentos. También puede utilizar la orden Personalizar para agregar nuevas barras de herramientas o "inicializar" barras de herramientas modificadas. En Office 97 puede mover la barra de menú por el área de trabajo igual que las barras de herramientas. UTILIZACIÓN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. pulse sobre el nombre de la barra de herramientas que quiere ocultar. Añadir barras de herramientas extra a su pantalla puede resultar divertido. puede mover una o más barras de herramientas a una posición diferente de la pantalla. CÓMO IMPRIMIR DOCUMENTOS. le recomendamos que la coloque en la esquina superior derecha de la pantalla. La mayoría de las barras de herramientas se pueden situar en la parte superior de la ventana de la aplicación. Junto a los bordes de algunos cuadros de diálogo de Office también se verán unos pequeños paneles llamados fichas. Si decide utilizar una barra de herramientas con paleta flotante. en el menú emergente. que ofrecen la posibilidad de personalizar aún más el área de trabajo. Las barras de herramientas ofrecen un acceso rápido a las órdenes y procedimientos más corrientes de una aplicación. Las barras de herramientas activas aparecen en la lista con una marca de comprobación junto al nombre. restaurándolas con sus configuraciones originales. Es un conjunto personalizable de botones y cuadros de lista desplegables. quite el cuadro de diálogo de en medio arrastrando su barra de título. la marca de comprobación situada junto al nombre desaparecerá. Pero cada una de las restantes aplicaciones de Office incluyen muchas más. Para añadir una barra al área de trabajo basta con que pulse. 11 . y también desaparecerá la propia barra del área de trabajo de la aplicación. situado debajo de la barra de menú de una aplicación de Office.Cursos para compartir lo que sabes Si necesita la información que aparece debajo de un cuadro de diálogo. Estos paneles le permiten ver otras configuraciones relativas a órdenes. contiene solamente dos barras de herramientas. CÓMO MOVER LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. Consejo. Consejo. sobre el nombre de la barra de herramientas que quiera añadir. AGREGAR Y ELIMINAR BARRAS DE HERRAMIENTAS.mailxmail .

UTILIZACIÓN DE VISTA PRELIMINAR.mailxmail . configurarla siguiendo los pasos que se indican y luego en la barra de herramientas primera darle a Archivo. Access. Imprimir y ya tenemos el resultado optimo. elija la orden Vista preliminar del menú Archivo. Excel. Esta opción le permite ampliar partes del documento y puede ajustar los márgenes y otras opciones de configuración de la página antes de imprimir. se abrirá un submenú emergente. Para abrir la ventana de Vista preliminar en Word.Cursos para compartir lo que sabes Primero hay que tener impresora. Puede que mientras trabaja con un documento no le interese saber cómo son de anchos los márgenes. 12 . cómo es de largo el memorando o dónde se encuentran los saltos de página.

CÓMO ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE. 2. Las carpetas están organizadas en una estructura tipo "árbol" con ramas que contienen otras ramas (subcarpetas). Consejo. a continuación. puede abrir los últimos archivos en los que haya hecho alguna modificación pulsando sobre el nombre del archivo en la parte inferior del menú Archivo. Otro modo de abrir un archivo utilizado recientemente es pulsar el botón Inicio de la barra de tareas. siga los pasos que se indican a continuación: 1. EXPLORACIÓN A TRAVÉS DE CARPETAS. Cuando guarda la información en una aplicación de Microsoft Office. ya que pasa por alto la búsqueda del archivo en el cuadro de diálogo Abrir. con el trabajo donde lo dejó. Uso de Todos los archivos paraver todo. que se utiliza para conservar información de forma permanente. Cuando selecciona una unidad de disco aparece una lista de archivos y carpetas en el cuadro de lista. apuntar a Documentos y después pulsar en el nombre de archivo que se quiere abrir. Puede localizar los archivos contenidos en las distintas carpetas explorando a través de la estructura de unidades y carpetas de su computadora. Para abrir un archivo de una carpeta que no aparezca actualmente en el cuadro de diálogo Abrir. Si quiere ver todos los archivos de una carpeta particular. crea un archivo en disco que se puede volver a utilizar más adelante o se puede compartir con otros usuarios. En el sistema operativo Windows 95. pulse sobre la unidad de disco que quiera explorar. Haga una doble pulsación sobre la carpeta que quiere explorar. y cada archivo tiene un nombre de encaminamiento único. 3. Esta técnica es más rápida que utilizar la orden Abrir. Pulse el cuadro de lista desplegable Buscar en del cuadro de diálogo Abrir y.Cursos para compartir lo que sabes 4. al día siguiente. de manera que pueda trabajar en un informe un día y continuar.mailxmail . Cómo abrir los archivos utilizados más recientemente. Haga un doble click sobre el archivo que desea abrir cuando aparezca en el cuadro de lista. utilizando controles del cuadro de diálogo Abrir. El método más sencillo es abrirlo en la barra Archivo. PRESENTACIÓN PRELIMINAR DE ARCHIVOS CON EL CUADRO DE DIÁLOGO 13 . Además de utilizando la orden Abrir. que muestra el contenido del disco. los archivos se almacenan en carpetas. Las opciones del cuadro de lista desplegable Tipo de archivo varían de una aplicación de Office a otra. seleccione el criterio Todos los archivos. Abrir documento. Los archivos permiten conservar los datos entre sesiones con la computadora. Gestión de documentos del disco fijo a internet Un archivo es un contenedor para almacenaje electrónico en disco.

mailxmail . pero recuerda parte de su nombre. seleccione la opción Todos los archivos en el cuadro de lista Tipo de archivo. escriba la palabra Memo en el cuadro texto Nombre de archivo y pulse Intro. Abrir le permite utilizar las siguientes características en la búsqueda de un archivo: · · Todo o parte del nombre del archivo. Para ver todos los archivos de una carpeta en particular. Para abrir uno de estos documentos basta con hacer una doble pulsación sobre el nombre de archivo. cada aplicación de Office define el tipo de archivo de este cuadro en relación al tipo de documento que crea. Búsqueda por nombre de archivo. La carpeta o subcarpetas que lo contienen. el cuadro de diálogo Abrir le permite iniciar una búsqueda automática utilizando uno o más criterios de búsqueda. · · El tiempo transcurrido desde la última vez que se modificó. puede seguirle la pista rápidamente con el cuadro de texto Nombre de archivo del cuadro de diálogo Abrir. Para ver un listado de todos los archivos de la carpeta actual que contengan la palabra "Memo" en su nombre. Puede buscar una clase de documento en particular utilizando el cuadro de lista desplegable Tipo de archivo. Por omisión. Esto equivale a escribir "DIR" en MS DOS. una vez para cada archivo. Consejo. El tipo de documento del archivo. 14 . pulse el botón Vista previa y a continuación pulse la flecha Abajo. Es más rápido utilizar la flecha Abajo que pulsar con el ratón. El cuadro de diálogo Abrir le ofrece distintos métodos para localizar un archivo por su cuenta. pero si no puede encontrar el documento que quiere abrir. Consejo.Cursos para compartir lo que sabes PRESENTACIÓN PRELIMINAR DE ARCHIVOS CON EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR. · Una o más palabras (cadena de texto) del texto del archivo o de la a hoja de propiedades del archivo. CÓMO REALIZAR UNA BÚSQUEDA AUTOMATIZADA DE UN ARCHIVO. Al explorar a través de archivos y carpetas en el cuadro de diálogo Abrir puede que encuentre un documento que desea ver más detalladamente. Para ver rápidamente una imagen previa de todos los documentos de una carpeta. Si no sabe en qué lugar del disco está situado un archivo en particular.

La orden Guardar como le permite especificar el nombre de 15 . El cuadro de diálogo Abrir también contiene un botón Avanzada. Después de abrir un archivo en una aplicación de Office. Para cambiar de nombre a un archivo. UTILIZACIÓN DE LA ORDEN GUARDAR. evitándole la necesidad de ejecutar el Explorador de Windows cada vez que quiera eliminar o cambiar de nombre a un archivo. Búsqueda de texto y propiedades Si no recuerda el nombre del archivo que quiere abrir pero recuerda parte del texto contenido en el archivo puede intentar encontrar el archivo con el cuadro de Texto o propiedad. una aportación muy útil al cuadro de diálogo Abrir. BÚSQUEDA DE LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS MÁS RECIENTEMENTE. CÓMO GUARDAR UN ARCHIVO. con el teclado o con el ratón.mailxmail . el archivo al que se quiere cambiar de nombre y a continuación se pulsa sobre el nombre del archivo. se resalta. CAMBIO DE NOMBRE Y CREACIÓN DE ACCESOS DIRECTOS CON EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR. BÚSQUEDA AVANZADA. utilice el cuadro de lista desplegable Última modificación. Si su archivo ya tiene asignado un nombre. Esto le permite llevar a cabo algunas actividades de gestión automáticamente en el disco duro o fijo mientras trabaja en las aplicaciones de Office. Una característica muy útil del cuadro de diálogo Abrir es su capacidad para eliminar y cambiar de nombre a los archivos de la carpeta actual y para crear accesos directos a los documentos de la carpeta Favoritos. pulsar la tecla Supr y responder Sí en el cuadro de diálogo Confirmar la eliminación de archivo. Consejo. deberá guardar el archivo. La abreviatura de teclado para la orden Guardar es CTRL + G. Si de esta forma no puede encontrar el archivo que busca. puede actualizarlo o revisarlo en función de sus necesidades o intereses. Para quitar un archivo del directorio actual basta con resaltar el archivo. pulsa la orden Guardar como del menú Archivo. El procedimiento más sencillo es la eliminación de un archivo. lo puede actualizar en el disco pulsando la orden Guardar del menú Archivo. Para asignar un nombre de archivo a su documento. que se puede utilizar para llevar a cabo búsquedas distintos criterios o a través de múltiples carpetas. UTILIZACIÓN DE LA ORDEN GUARDAR COMO.Cursos para compartir lo que sabes 5. ELIMINACIÓN. Cuando esté preparado para guardar una versión de su documento permanentemente en disco.

pulse el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como. Después de definir el disco y la carpeta de destino para el documento. y podrá ponerse a trabajar con ellos de nuevo. pulse sobre el cuadro de lista desplegable Guardar como. y le permite definir una serie de opciones relativas a la aplicación. 16 . Autorrecuperación cada X minutos evita que pierda los cambios hechos en el documento debidos a un fallo en el sistema. de forma que pueda abrir su trabajo en muchas otras aplicaciones. Cada aplicación de Office utiliza su propio formato de documento para traducir las palabras e imágenes que aparecen en la pantalla a un documento que se pueda imprimir en papel y almacenar en disco. que hace que Office guarde automáticamente una copia recuperable del documento con un intervalo de tiempo que se puede especificar. RECUPERACIÓN DESPUÉS DE UN FALLO EN EL SUMINISTRO ELÉCTRICO. No se pueden mover documentos de un procesador de textos a otro hasta que se elija un formato que puedan leer ambas aplicaciones. Si se produce un apagón. Después de especificar el nombre y la carpeta de destino para el disco. CÓMO GUARDAR CON UN FORMATO DE DOCUMENTO DISTINTO. Si los archivos recuperados están bien. de modo que puede experimentar un poco para ver qué aplicaciones puede utilizar. Pensamos que la función más útil del cuadro de diálogo Guardar que aparece al pulsar el botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como en Word es el cuadro de comprobación Guardar info. puede que le interese cambiar el formato empleado para guardar el documento. LA OPCIÓN GUARDAR AUTORRECUPERACIÓN. guárdelos en el disco con la orden Guardar. Consejo. Organización con nuevas carpetas. se produce un fallo en el programa o cualquier otro problema que ocasione la pérdida de datos. y a continuación pulse sobre el tipo de formato que quiera utilizar. Guardar info. en la fuente de alimentación o a cualquier otro desastre electrónico que finalice su aplicación antes de guardar el documento.Cursos para compartir lo que sabes archivo. Otras opciones de Guardar. las aplicaciones de Microsoft Office le permiten guardar los documentos en distintos formatos. Si quiere crear una nueva carpeta para su archivo. Afortunadamente. Office guarda una copia del documento en un directorio temporal del disco fijo en el intervalo de tiempo especificado. vuelva a iniciar su aplicación y Office recuperará automáticamente los archivos que estaban activos cuando se produjo el fallo. del cuadro de diálogo Guardar como. Todas las aplicaciones de Office incorporan una lista con distintos formatos de documento. De Autorrecuperación cada. Para especificar un formato de documento diferente. el sistema se queda "colgado". o Guardar como. De Autorrecuperación. y a continuación asígnele un nombre único. Cuando activa la función Guardar info. su ubicación en el disco y la carpeta de ubicación para el archivo. incluyendo el formato de documento del archivo. puede asignarle un nombre con el cuadro de texto Nombre de archivo.mailxmail .

Para guardar archivos que se puedan utilizar en otra aplicación. que le permite controlar algunas características adicionales del proceso de almacenamiento. 17 . verá un botón Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como. sin embargo. querrá crear otros documentos en blanco con los que trabajar. se cerrará el documento sin que se guarden los cambios. Asegúrese de seleccionar la versión deseada. si solamente tiene un archivo abierto y quiere salir de la aplicación. La orden Cerrar únicamente surte efecto en la ventana o documento actual.mailxmail . y volverá al documento. Si pulsa Cancelar. aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Consejo. o abrirá un archivo existente y continuará trabajando con él. Si el documento no tienen aún un nombre de archivo. la orden Salir también le pregunta si quiere guardar los cambios almacenados. así como el cuadro de diálogo. Como alternativa. normalmente presentan un nuevo documento en blanco en el que trabajar. Cuando se inician las aplicaciones de Office. se cancelará la orden Cerrar. personalizándolo para que se ajuste a sus preferencias. Si pulsa No. Excel o PowerPoint. A menudo empezará a trabajar con el documento en blanco. El cuadro de diálogo Nuevo presenta una serie de fichas con documentos y plantillas estándar (documentos con formato específico) entre las que puede elegir. y sólo cierra el archivo con la ventana resaltada. y no utilice ninguna característica avanzada o incompatible de su documento que no esté disponible en el programa de destino. o pulsando el botón Documento nuevo de la barra de acceso directo de Office. Igual que Cerrar. La orden Cerrar es especialmente útil cuando tiene varios archivos abiertos y quiere cerrar uno para quitarlo de en medio. También puede abrir un nuevo documento seleccionando la orden nuevo documento de Office del menú Inicio. El cuadro de diálogo Nuevo que aparece muestra plantillas para todas las aplicaciones de Office organizadas en fichas separadas. Elija formato y haga las cosas fáciles. si está disponible. elija la orden Nuevo del menú Archivo. Para abrir un nuevo documento en Word. Resalte el documento o plantilla que quiera abrir y a continuación pulse el botón Aceptar. Cómo cerrar un documento. elija la orden Salir del menú Archivo para cerrar el documento y salir de la aplicación en un solo paso.Cursos para compartir lo que sabes Si está utilizando Word o Excel. Si quiere crear un nuevo documento en blanco basado en la plantilla predeterminada pulse el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar. Consejo. CÓMO CREAR UN NUEVO DOCUMENTO. lo podrá cerrar con la orden Cerrar del menú Archivo o pulsando el botón de cierre del documento. En ocasiones. Cuando haya terminado de trabajar con un archivo. pulse el cuadro de lista desplegable Guardar como y especifique el formato que quiere emplear.

cuadros de comprobación. Un cuadro de diálogo de propiedades puede incluir fichas. mientras que otros los añade el usuario. Examen de las conexiones. ACCESO A INTERNET. de Office.Cursos para compartir lo que sabes 6. Incluye información sobre el contenido. el nombre de la aplicación. Envío de archivos a través de correo electrónico. Microsoft Office satisface esta necesidad ligando un conjunto de propiedades únicas a cada archivo cuando se crea. autor y atributos de un documento. seleccione la orden Propiedades del menú Archivo. Estos datos le darán. La información contenida en una hoja de propiedades se almacena en un archivo junto al documento que describe. sabrá que Windows almacena información sobre el tamaño. historial. 18 . Cómo trabajar con hojas de propiedades Si ha utilizado el Explorador de Windows para ver los archivos del disco fijo. botones y otros controles. Para ver una hoja de propiedades de una aplicación Office. Utilización del historial de hipervínculos. Utilización de la barra de herramientas Web. Cómo encaminar archivos a través de Microsoft Exchange. como el tamaño de archivo. además de información sobre la aplicación de origen. cuadros de texto. a las que se puede acceder pulsando los nombres de las fichas de la parte superior del cuadro de diálogo. La hoja en particular contiene cinco fichas con información. CÓMO COMPARTIR ARCHIVOS EN UN GRUPO DE TRABAJO. pero los datos no aparecen en la pantalla cuando se trabaja con el documento o cuando se imprime en papel. Algunos campos de la hoja de propiedades. revisiones. Conexión al World Wide Web. la suficiente información para abrir sus archivos y tenerlos organizados. Cuando cree archivos en su computadora.mailxmail . tipo de documento y fecha de modificación de todos los archivos del sistema. organícelos en carpetas y haga copias de seguridad regularmente. Cómo guardar y recuperar archivos en una red. pero en ocasiones puede que necesite información adicional para determinar su origen o para sacar el máximo provecho de su contenido. Creación de un vínculo al Web desde un documento. o ha pulsado el botón Detalles de los cuadros de diálogo Abrir o Guardar como. Elección de una nueva página de inicio para el Explorador. probablemente. Si opera en un grupo de trabajo también debería poner algunos de sus archivos a disposición de otros compañeros electrónicamente.

además de la orden Cortar o Copiar seguida de la orden Pegar. los datos introducidos conservan su conexión con el documento y con el programa del que se han obtenido. COPIA Y MOVIMIENTO ESTÁTICO. En los capítulos anteriores se ha visto las funciones de copiar o mover dentro de una aplicación de Office 97 mediante la técnica de arrastrar y soltar. la copia completa de los datos sólo se almacena dentro del documento de origen.mailxmail . Utilización de arrastrar y soltar y de la orden Pegar. También puede utilizar la técnica de arrastrar y soltar para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office. Arrastre los datos al botón de la barra de tareas de Windows que representa al programa receptor y mantenga el puntero sobre dicho botón sin soltar el botón del ratón. puede que sea posible editar los datos dentro del documento receptor. en el documento receptor sólo se almacena la información de vinculación y la información necesaria para presentar los datos. Este es el tipo de copia o movimiento que suele realizarse cuando se trabaja con un único documento o programa. En la copia estática o en el movimiento estático los datos que se introducen pasan a formar parte integral del documento receptor y no conservan ningún vínculo o conexión con el documento o programa desde el que se han obtenido. podrá mover un bloque de datos seleccionándolo simplemente en el documento de origen dentro de un programa y arrastrándolo al documento receptor en otro programa (mantenga pulsada la tecla Control para copiar en vez de mover). En la incrustación. De hecho. con lo que Windows activará el programa receptor. En la vinculación. Cuando se realiza una copia o movimiento estático desde una aplicación a otra. Si los documentos de origen y receptor están abiertos y visibles en la pantalla de Windows. los datos introducidos conservan su conexión con el programa de origen. Compartición de datos entre las aplicaciones de Office DIFERENTES FORMAS DE COMPARTIR DATOS. Al intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office mediante el método de arrastrar y soltar o mediante las órdenes Cortar o Copiar y Pegar los datos se podrán copiar o mover de forma estática. Arrastre los datos al documento receptor y suéltelos en el lugar deseado. Cuando se modifiquen los datos del documento de origen los datos vinculados en el documento receptor podrán actualizarse de forma automática o manual para reflejar las modificaciones. 3. pero no con el documento de origen. 19 . dependiendo de la naturaleza de los datos y de las aplicaciones involucradas en el proceso. 2. o puede que no lo sea. o se podrán incrustar en el documento receptor.Cursos para compartir lo que sabes 7. Si el documento receptor está abierto pero no está visible podrá mover o copiar los datos mediante el siguiente procedimiento: 1. Seleccione los datos en el documento de origen.

Pulse el botón Examinar si necesita ayuda para localizar el archivo. Vinculación de una diapositiva con otro documento. Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar en el menú Edición del programa de origen para copiar los datos en el Portapapeles. 20 . 5. seleccione la opción Pegar vínculo y seleccione después el formato de datos deseado en la lista Como. el programa abrirá el cuadro de diálogo de Pegado especial. aparece una descripción del mismo en la sección Resultado. Al hacerlo. Seleccione el formato de datos deseado en la lista Como.mailxmail . Consejo. En el cuadro de diálogo Pegar especial. Si desea vincular un documento completo. 2. Seleccione la opción Pegar. Seleccione los datos en el programa de origen y elija la orden Cortar o Copiar en el menú Edición del programa. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea introducir los datos. 2. es necesario estar en el modo de presentación Esquema o Clasificador de diapositivas y debe estar seleccionada una sola diapositiva. 3. Consejo. Seleccione Pegado especial en el menú Edición del programa receptor. y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo. 3.Cursos para compartir lo que sabes Para copiar o mover datos de forma estática de una aplicación de Office a otra deberá seguir los siguientes pasos: 1. Puede transferir y vincular una parte seleccionada de un documento o un documento completo. 6. Para vincular una diapositiva de PowerPoint a otro documento. y seleccione la orden Pegado especial en el menú Edición del programa receptor. Cuando seleccione un formato en la lista Como. en el cuadro de diálogo Objeto. VINCULACIÓN DE DATOS. o utilizar el siguiente método alternativo: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desee introducir los datos. Para ello siga los siguientes pasos: 1. Cambia al programa receptor y sitúe el punto de inserción en la posición del documento receptor en la que desee introducir los datos. Cómo hacer que el documento de origen siga estando disponible. Seleccione la opción Vincular al archivo. Seleccione la orden Objeto en el menú Insertar del programa receptor. e introduzca el nombre del documento que desee insertar en el cuadro Nombre de archivo. 3. podrá seleccionar todo el documento en el paso 1 anterior. 4. 2.

La segunda forma de crear un objeto incrustado consiste en utilizar un documento existen completo como origen de los datos.mailxmail . en la lista Como. como se indica a continuación: 1. 2. y seleccione después Abrir vínculo o Modificar vínculo en el submenú que aparecerá. Existen tres formas de crear un objeto incrustado. y con cualquier programa de Windows diseñado para ser fuente de datos incrustados. elija la primera descripción de formato que contenga la palabra objeto. se pueden obtener los datos de un objeto incrustado de una sección de un documento existente. seleccione Objeto. En primer lugar. seleccione Objeto. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto. En un documento de Office se pueden incrustar objetos creados en otras aplicaciones de Office 97. podrá utilizar alguno de los métodos siguientes: · Ejecute el programa de origen y abra el documento de origen. como se indica a continuación: 1. seleccione el tipo de objeto que desea incrustar. en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo del cuadro de diálogo Objeto. INCRUSTACIÓN DE DATOS. Los datos vinculados deben editarse modificándolos dentro del documento de origen. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea añadir el objeto incrustado y seleccione Pegado especial. Un bloque de datos incrustados se denomina objeto incrustado. con los programas de herramientas de Office. coloque tanto el documento de origen como el documento receptor juntos en la misma carpeta. Elija Elemento vinculado en el menú Edición.Cursos para compartir lo que sabes Como ayuda para asegurar que el documento de origen siempre esté disponible para mantener el vínculo. seleccione la opción Pegar y. en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo del cuadro de diálogo Objeto. La tercera forma de incrustar un objeto consiste en crear datos nuevos para el objeto mediante las herramientas del programa de origen. en el menú Edición del programa receptor. 2. · Seleccione los datos vinculados en el documento receptor. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto. Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar o Cortar en el menú Edición del programa de origen. 2. que varían en la forma de obtener los datos del objeto. En el cuadro de diálogo Pegado especial. En la lista Tipo de objeto. 3. Esta lista contiene uno o varios elementos para cada programa instalado de Windows que pueda ser el origen de un objeto incrustado. Al realizar la operación anterior se abrirá el documento de origen en el programa de origen y podrá editar los datos. Para realizar esta operación. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Vincular al archivo e introduzca el nombre del documento de origen en el cuadro Nombre de archivo. Pulse sobre el botón Aceptar y ocurrirá 21 . como se indica a continuación: 1.

En el submenú seleccione una de las siguientes órdenes: · La orden Editar. 3. podrá elegir dicha orden para modificar el formato de los datos del objeto incrustado. En cualquiera de los dos casos. puede seleccionar el objeto pulsando sobre el mismo y eligiendo después Objeto Elemento en el menú Edición del programa receptor para que aparezca el submenú. Cuando haya terminado de editar el objeto. de forma que pueda editarse mediante un programa de origen distinto. 22 . 4.Cursos para compartir lo que sabes alguna de las dos cosas siguientes: · Se abrirá el programa de origen y presentará un área de trabajo en blanco. si aparece. Si en el submenú Objeto se incluye una orden Convertir. más habitualmente. salga del modo de edición. El objeto se abrirá para edición en el programa de origen o. y se mostrarán los menús y botones del programa de origen. Para editar un objeto incrustado. Si lo está editando en el programa de origen. utilice las órdenes del programa de origen para introducir los datos del objeto incrustado en el área de trabajo. salga del modo de edición. pulse en el documento receptor fuera del objeto. dentro de la ventana del programa de origen. · La orden Abrir. tendrá que seleccionar la orden Salir del programa de origen y elegir Sí en el cuadro de diálogo si el programa le pregunta si desea actualizar el objeto. Si está editando en el programa receptor. También estarán disponibles las órdenes de teclado del programa de origen. que generalmente permite editar el objeto dentro de la ventana del programa receptor mediante los menús y barras de herramientas del programa de origen. Consejo. sólo tiene que pulsar dos veces sobre él. De forma alternativa. Es posible que tenga que hacerlo si el programa original no está disponible. dentro del programa receptor.mailxmail . si aparece. · Aparecerá un área de trabajo en blanco dentro del documento receptor. Cuando haya terminado de introducir los datos. dentro de la ventana del programa receptor. que generalmente permite editar el objeto en una ventana independiente proporcionada por el programa de origen. Conversión de objetos al formato deseado.

Utilización de la Galería de imágenes. Otro modo de ejecutar los programas de Herramientas de Office. Para ejecutar un programa de las herramientas de Office. El programa Galería de imágenes puede ayudarle a localizar y organizar imágenes. Cuando seleccione el elemento Galería de imágenes de Microsoft en el cuadro de diálogo Objeto del menú 23 .Cursos para compartir lo que sabes 8. utilice cualquiera de los métodos tratados en este capítulo. Abandone el modo de edición. 2. Programas de las herramientas de Office. Consejo. Seleccione la descripción adecuada del objeto en la lista Tipo de objeto y pulse sobre Aceptar. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor de Office en el que desee introducir el objeto incrustado. Seleccione Objeto en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo. Algunas de las aplicaciones de Office permiten ejecutar rápidamente uno o más de los programas de herramientas de Office eligiendo una opción en el submenú Imagen del menú Insertar. tiene la opción de instalar uno o más programas de un grupo de herramientas de Office. Para editar un objeto incrustado mediante un programa de las herramientas de Office. Estos programas están pensados para generar distintos tipos de información que puede incrustarse en los documentos de Office. dé los siguientes pasos generales: 1.mailxmail . Utilización de las herramientas de Office Cuando instala Office. e insertarlas en los documentos de Office. 4. Utilice las órdenes del programa de origen de las herramientas de Office para introducir los datos del objeto incrustado en el área de trabajo proporcionada. sonidos y vídeo. 5. Tabla. 3.

Tendrá que realizar esta operación si ha instalado otras imágenes prediseñadas a las que desea acceder a través del programa Galería de imágenes. haga lo siguiente: · Para introducir números o variables. Permite añadir expresiones matemáticas a los documentos. · Para introducir un operador o símbolo que no aparezca en el teclado. Utilización de Graph. Para crear una expresión matemática. Graph dispone de una amplia variedad de tipos de gráficos. Puede organizar y actualizar las imágenes de la ventana de la Galería de imágenes utilizando las siguientes opciones: · Pulse sobre Importar imágenes para añadir nuevas imágenes prediseñadas al programa Galería de imágenes.mailxmail . Tendrá que realizar esta operación si ha modificado alguna de las imágenes prediseñadas. pulse sobre el botón adecuado de la fila superior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones. pulse sobre el botón adecuado de la fila inferior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones y seleccione después una de las plantillas en la paleta desplegable. La Galería de imágenes presenta todas las imágenes prediseñadas que se han añadido al programa. basta con escribirlo. Utilización del Editor de ecuaciones. un exponente o una integral. cambiar de nombre o eliminar una categoría de imágenes.0 en el cuadro de diálogo Objeto y pulse sobre Aceptar. sólo tiene que escribirlas con el teclado. y proporciona una alternativa a la utilización de los gráficos de Excel. · Pulse sobre Editar categorías para agregar. se inserta un área de trabajo en el documento receptor y se presentan el menú y la barra de herramientas del Editor de ecuaciones dentro de la ventana del programa receptor. o =. · Pulse con el botón derecho del ratón sobre el área de presentación preliminar y elija la opción Actualizar vistas de imágenes para actualizar las imágenes en presentación preliminar que muestra la Galería de imágenes. o el formato de los caracteres o símbolos mediante las órdenes de los menús Estilo y Tamaño. como +. También puede modificar la fuente. Cuando selecciona el elemento Microsoft Editor de ecuaciones 3. · Para introducir una expresión como una fracción.Cursos para compartir lo que sabes Insertar y pulse sobre Aceptar. y pulse después sobre el símbolo deseado en la paleta desplegable de símbolos. el tamaño de la fuente. aparecerá el programa Galería de imágenes en una ventana independiente. El programa Graph sirve para introducir gráficos en los documentos de Office. · Para introducir un operador matemático que aparezca en el teclado. · Pulse sobre Propiedades de la imagen para modificar la descripción o la categoría de la imagen seleccionada actualmente. La forma más sencilla de crear un gráfico con el programa Graph consiste en utilizar 24 . una raíz cuadrada.

pulse sobre la ficha Crear nuevo. elija la opción Hoja de datos del menú Ver o pulse el botón Vista hoja de datos de la barra de herramientas de Graph para que aparezca la hoja de datos. Seleccione Objeto. · Para añadir un nuevo recuadro.mailxmail . en el menú Insertar. Para modificar el tamaño o las proporciones del gráfico. bastará con que pulse dos veces sobre el objeto gráfico incrustado. Cuando seleccione el tipo de objeto MS Organization Chart 2. y pulse después la tecla Supr. Este programa sirve para añadir organigramas y otros tipos de diagramas jerárquicos a los documentos de Office. La hoja de datos contendrá una copia de los datos de la tabla original de Word seleccionada. · Para desplazar un cuadro. permaneciendo el gráfico incrustado en el documento. pulse sobre alguno de los botones que van a continuación en la barra de herramientas y pulse después sobre el cuadro al que quiera unir un nuevo cuadro que tenga la relación deseada con el cuadro seleccionado. Si quiere mostrar el gráfico dentro de otro documento de Office seleccione el objeto gráfico. pulse en el documento de Word fuera del gráfico y de la hoja de datos. Para cambiar las cifras del gráfico. Si más adelante desea modificar el gráfico. pulse el botón Seleccionar y después arrástrelo y suéltelo en otro cuadro. Inserte una tabla en un documento de Word. ahora podrá realizar modificaciones al gráfico mediante las órdenes de menú y los botones de la barra de herramientas que ofrece el programa Graph. córtelo o cópielo y péguelo después en el otro documento. 4. se arrastran los controladores de cambio de tamaño que aparecen alrededor del objeto incrustado. pulse el botón Seleccionar de la barra de herramientas y pulse sobre el recuadro. 5. Se puede acceder a información detallada sobre el uso de las órdenes de Graph utilizando el menú Ayuda. Para crear un organigrama siga los siguientes pasos: · Para seleccionar un recuadro. Cuando haya terminado de hacer modificaciones en el gráfico. Utilización de Organization Chart. 2. 6.0 en el cuadro de diálogo Insertar objeto y pulse sobre Aceptar. pulse sobre el botón Introducir texto de la barra de herramientas y pulse después en la posición donde quiera 25 . selecciónelo pulsando sobre él. La hoja de datos y las órdenes del menú y barra de herramientas de Graph desaparecerán. seleccione el tipo de objeto de Microsoft Graph 97 y pulse sobre Aceptar. como se indica a continuación: 1.Cursos para compartir lo que sabes una tabla de Word. Volverán a aparecer las órdenes de Graph y podrá cambiar las características del gráfico. 3. · Para añadir o modificar el texto de un cuadro. introduzca en dicha tabla los datos que desea presentar en un gráfico y seleccione después toda la tabla. · Para eliminar un cuadro. Si lo desea. se abrirá el programa Microsoft Organization Chart en una ventana independiente.

seleccione Mostrar herramientas de dibujo en el menú Ver. Cuando haya terminado de crear el organigrama. Para que aparezcan estos botones. el organigrama se insertará en el documento de Office. Al hacerlo. 26 .Cursos para compartir lo que sabes texto de la barra de herramientas y pulse después en la posición donde quiera añadir o modificar texto.mailxmail . · Los botones de dibujo permiten dibujar líneas y rectángulos en el organigrama. seleccione la orden Salir y volver al documento del menú Archivo y responda Sí cuando le pregunten si desea actualizar el objeto.

Cuando se ejecuta el programa Cuaderno. CREACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE CUADERNOS.Cursos para compartir lo que sabes 9.mailxmail . en el cuadro de diálogo Agregar desde archivo. Excel o PowerPoint que esté contenido en el cuaderno. Se pueden añadir documentos ya creados con una aplicación de Office o documentos nuevos en blanco a los que añadir información. También puede ejecutar el programa Cuaderno y crear un nuevo cuaderno en blanco eligiendo la orden Nuevo documento de Office en el menú Inicio de Windows o pulsando el botón Nuevo documento de Office de la Barra de acceso directo de Office. permitiendo examinarlo y editarlo. Un documento añadido a un cuaderno se denomina sección. elija el documento que desea añadir y pulse Aceptar. puede pulsar dos veces sobre una acceso directo a Cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. pulse sobre la ficha General y pulse dos veces sobre el icono Cuaderno en blanco. mientras que en el panel de documentos (panel derecho) se muestra el documento activo. De forma alternativa. · Arrastre el icono de un documento desde una carpeta de Windows o desde el Explorador de Windows y suéltelo en el panel de contenido. y el archivo de documento original permanece intacto. en el menú Sección del programa Cuaderno y. La ventana de Cuaderno está dividida en dos paneles: en el panel de contenido (panel izquierdo) aparece un icono para cada documento contenido en el cuaderno. Para ejecutar el programa Cuaderno. Si el panel de contenido no está visible. deberá realizar alguna de las siguientes operaciones: · Seleccione Agregar desde archivo. Consejo. A continuación. en el cuadro de diálogo Nuevo documento de Office. seleccione Programas en el menú Inicio de Windows y elija después la opción Cuaderno de Microsoft. Utilización del programa cuaderno de Office En los cuadernos pueden incluirse documentos de Word. vinculando o incrustando los datos en un documento de Word. También puede incluirse información procedente de Access o de los programas de las herramientas de Office en un cuaderno pegando. Cuando arrastra un archivo de cuaderno y lo suelta en el panel de contenido del 27 . Otras formas de ejecutar el programa Cuaderno. Para añadir un documento existente a un cuaderno. podrá abrirlo pulsando sobre el botón Mostrar u ocultar el panel izquierdo situado a la izquierda del menú Archivo. Introducción de datos de Access y de los programas de las herramientas de Office. Consejo. éste crea un nuevo cuaderno en blanco. Excel o PowerPoint.

mailxmail . en el menú Archivo o pulsar Control + U. Para crear un nuevo cuaderno basado en una plantilla. Para crear un documento en blanco. se añade una copia de cada uno de los documentos contenidos en el cuaderno al cuaderno abierto. apunte al submenú Nuevo y elija la orden Otros documentos de Office. primero tendrá que abrir el cuadro de diálogo Nuevo. seleccione la plantilla deseada pulsando sobre ella y pulse después sobre el botón Aceptar. Es posible crear un cuaderno nuevo adicional mediante la opción Nuevo cuaderno del menú Archivo (o pulsando Control + U). Para basar el nuevo documento en una plantilla. · Si la ventana del programa Cuaderno está abierta actualmente. Almacenamiento de los cuadernos. y pulsando después dos veces sobre el icono Cuaderno en blanco para crear un cuaderno en blanco. podrá empezar la creación de ciertos tipos de cuadernos basando el nuevo cuaderno en la plantilla Informe de Cuaderno proporcionada por Office. En el cuadro de diálogo Nuevo documento de Office pulse sobre la ficha Cuadernos. En lugar de abrir un cuaderno nuevo en blanco y agregar después documentos al mismo.Cursos para compartir lo que sabes programa Cuaderno. Utilización de una plantilla de cuaderno. · Pulse con el botón derecho del ratón sobre un área en blanco de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. Windows activará la ventana de Cuaderno y podrá completar la operación de arrastrar. El cuaderno actual se deja abierto y el nuevo cuaderno se presenta en una ventana del programa Cuaderno completamente independiente. arrastre el icono sobre el botón de Cuaderno situado en la barra de tareas de Windows y mantenga el puntero del ratón sobre el botón de Cuaderno sin soltar el botón del ratón. arrastre. Para agregar un nuevo documento en blanco a un cuaderno. seleccione una de las otras fichas en el cuadro de diálogo Agregar sección y seleccione el icono correspondiente a la plantilla deseada. podrá seleccionar Nuevo cuaderno. Es posible almacenar el cuaderno completo dentro de un único archivo con 28 . · Seleccione la orden Nuevo documento de Office en el menú Inicio de Windows. Consejo. Al cabo de unos segundos. Si el programa Cuaderno se está ejecutando pero su ventana no está visible cuando empieza a arrastrar el icono de un documento desde una carpeta o desde el Explorador. seleccione Agregar en el menú Sección para que aparezca el cuadro de diálogo Agregar sección. pulsando sobre la ficha General en el cuaderno de diálogo Nuevo cuaderno. seleccione uno de los iconos de la ficha General. Cuando Cuaderno esté oculto. A continuación se indican varias formas de realizar esta operación: · Pulse sobre el botón Nuevo documento de Office en la barra de acceso directo de Office.

Cursos para compartir lo que sabes cualquiera de los dos métodos siguientes: · Para almacenar el cuaderno con su nombre actual. a menos que haya decidido no mostrar las extensiones de los archivos del MS DOS en Windows. Las propiedades del mismo cuaderno pueden configurarse mediante la opción Propiedades del cuaderno del menú Archivo en el programa Cuaderno. aparecerá la ventana del programa Cuaderno. en el menú Archivo o pulsar Control + A. También podrá reorganizar un archivo de Cuaderno mediante su icono. Cambio de las propiedades del documento o cuaderno para adaptarlo a sus necesidades. Después de almacenar un cuaderno. Para que aparezca el cuadro de diálogo Abrir. Un archivo de cuaderno suele almacenarse con la extensión de archivo OBD. 29 . Al hacerlo. Consejo. seleccione Guardar cuaderno como en el menú Archivo y especifique el nombre y la ubicación del archivo en el cuadro de diálogo Guardar cuaderno como. Además.mailxmail . Un archivo de cuaderno tiene la extensión OBD. seleccione Guardar cuaderno en el menú Archivo o pulse Control + G. podrá seleccionar Abrir cuaderno. · Para almacenar una copia del cuaderno con un nombre de archivo distinto. en la que se mostrará el cuaderno. podrá seleccionarlo en el submenú Documentos del menú Inicio de Windows. Podrá abrir un cuaderno que haya almacenado en disco pulsando dos veces sobre el icono del cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. si lo tiene. habrá que utilizar alguno de los siguientes métodos: · · Pulse sobre el botón Abrir documento de la barra de acceso directo de Office. Una forma alternativa de abrir un cuaderno es utilizando el cuadro de diálogo Abrir. También se pueden configurar las propiedades de un documento individual incluido en el cuaderno activando dicho documento y seleccionando Propiedades de la sección en el menú Sección. podrá cerrarlo seleccionando Cerrar en el menú Archivo. Seleccione después el archivo de cuaderno que desee abrir y pulse sobre Aceptar. Seleccione la orden Abrir documento de Office en el menú Inicio. Apertura de los cuadernos. · Si ya está abierta una ventana del programa Cuaderno. Cierre de los cuadernos. si ha abierto recientemente el archivo.

mailxmail . mantenga pulsada la tecla Control mientras arrastra. el menú Ayuda permite acceder a los sistemas de ayuda de Cuaderno y del programa de origen del documento activado. Durante la edición de un documento dentro de un cuaderno es posible desplazar datos de un documento del cuaderno a otro. deberá hacer lo siguiente: 1. EDICIÓN DENTRO DE LA VENTANA DEL PROGRAMA DE ORIGEN. 2. Seleccione Mostrar fuera en el menú Sección. Active el documento pulsando sobre su icono en el panel de contenido. En lugar de editar una sección del cuaderno dentro de la ventana de Cuaderno. Siga arrastrando los datos al lugar de destino en el documento receptor. el material seleccionado se introducirá como una nueva sección. pulse la tecla Alt para activar el documento receptor. Consejo. sólo tiene que pulsar sobre su icono en el panel de contenido de la ventana de Cuaderno. mediante la siguiente técnica de arrastrar y soltar: 1. 2. Mientras se trabaja con un documento en un cuaderno. Obtención de ayuda. sin soltar el botón del ratón. Acuérdese de copiar la plantilla de Word. el programa de origen 30 . Para copiar los datos en lugar de moverlos. es posible editarla en una ventana independiente proporcionada por el programa de origen del documento. Edición y gestión de las secciones de los cuadernos Los documentos pueden editarse dentro de un cuaderno utilizando las órdenes que ofrece el programa de origen. Para editar una sección del cuaderno dentro del programa de origen. Consejo. Si no pulsa la tecla Alt y sitúa el puntero del ratón en el panel de documentos antes de soltar el botón del ratón. Eligiendo las opciones Sección siguiente y Sección anterior del menú Sección se pueden activar las secciones siguiente o anterior en el orden en que aparecen dentro del panel de contenido. Al hacerlo. Basta con elegir las órdenes del menú o submenú apropiados. Seleccione los datos en el documento de origen. Puede que le interese hacer esto para que todas las órdenes del programa de origen estén disponibles o para trabajar en un entorno con el que se encuentre más familiarizado.Cursos para compartir lo que sabes 10. Arrastre los datos hasta el icono del documento receptor dentro del panel de contenido y. 3. Para editar un documento dentro de un cuaderno.

Para algunas de las operaciones con secciones. 31 . selecciónela y elija Duplicar en el menú Sección. duplicar. También se pueden utilizar las técnicas de arrastrar y soltar para realizar la mayoría de estas operaciones. seleccione la sección en el cuadro de diálogo Mostrar secciones y pulse sobre Aceptar. pulse sobre Sí en el cuadro de diálogo. Para duplicar una sección. Cuando haya terminado de editar. Es posible ocultar una o varias secciones. Para deshacer la selección de todas las secciones excepto la activa. seleccione Mostrar en el menú Sección. cambiar el nombre. seleccione una o varias secciones y elija Ocultar en el menú Sección. Para deshacer la selección de una sección específica de un grupo de secciones seleccionadas. es posible seleccionar varias secciones sobre las que actuar a la vez. pulse sobre el icono de dicha sección mientras pulsa la tecla Control. salga del programa de origen. seleccione primero la sección o secciones y elija después Eliminar en el menú Sección. La selección de varias secciones puede realizarse mediante alguno de los siguientes métodos: · Pulse sobre la primera sección del grupo que desea seleccionar. y pulse sobre cada una de las otras secciones mientras mantiene pulsada la tecla Control. pulse sobre la primera de ellas y pulse después sobre la última mientras pulsa la tecla Mayús. 3. podrá duplicarlas todas a la vez. es decir. · Para seleccionar todas las secciones de un cuaderno. primero es necesario seleccionar la sección sobre la que se desea actuar. elija Deshacer todas las selecciones en el menú Sección. la orden se llamará Eliminar selección. con lo que el documento modificado aparecerá en el cuaderno. se muestra en el panel de documentos. Para la mayoría de las operaciones con secciones. Las órdenes del menú Sección de Cuaderno sirven para eliminar. La selección de una sección se lleva a cabo pulsando sobre su icono en el panel de contenido de la ventana de Cuaderno. Si se le pregunta si desea actualizar el documento dentro del cuaderno. Para eliminar una o varias secciones. · Para seleccionar un grupo de secciones adyacentes. resalte una sección que desee desplazar y pulse sobre el botón Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. GESTIÓN DE LAS SECCIONES DE LOS CUADERNOS.mailxmail . en el cuadro de diálogo Duplicar sección seleccionar la sección de la cual desee introducir la copia de la sección. de forma que no aparezcan en el panel de contenido y no puedan activarse ni se impriman al imprimir el cuaderno. ocultar y guardar secciones individuales del cuaderno. Si ha seleccionado más de una sección. Para reorganizar el orden de las secciones en un cuaderno. reorganizar. A continuación. elija Seleccionar todo el menú Sección. En el cuadro de diálogo Reorganizar secciones. Si elige varias secciones. seleccione Reorganizar en el menú Sección. Al pulsar sobre el icono también se activa la sección.Cursos para compartir lo que sabes abrirá una ventana independiente en la que presentará el documento. solamente estará activada una de las secciones seleccionadas. Para mostrar una sección de nuevo. Para realizar esta operación.

seleccione Separar. Utilización del menú de acceso directo. podrá activarla manteniendo el puntero sobre el icono de la ventana en la barra de Windows sin saltar el botón del ratón. Al realizar la operación anterior. y Windows le advertirá antes de que sobreescriba un archivo con el mismo nombre. Los archivos se situarán en la misma carpeta que contiene el archivo de cuaderno.Cursos para compartir lo que sabes Consejo. Un cuaderno desencuadernado. se almacenará una copia de cada sección del cuaderno dentro de un archivo de disco con su nombre original. Si pulsa en el panel de contenido el botón derecho del ratón. recuerde que. se abrirá una ventana de Cuaderno en la que se muestra una copia del cuaderno sobre el que ha pulsado. Cambiar nombre. Duplicar. En el menú emergente. Arrastre de un icono para ocultar una ventana. 2. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el nombre de archivo del cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. Si selecciona Nuevo en el menú emergente que aparece al pulsar sobre un archivo de cuaderno con el botón derecho del ratón. en lugar de utilizar el menú Sección podrá elegir alguna de las siguientes órdenes en el menú emergente que aparecerá: Agregar. Cómo hacer una copia de un cuaderno y abrirlo en un solo paso. Cuando arrastre un icono desde un cuaderno hasta otra carpeta o hasta otro cuaderno. Eliminar. 32 . Agregar desde archivo.mailxmail . si la ventana de destino no está visible. El siguiente método permite guardar una copia independiente de todas las secciones de un cuaderno: 1. y Propiedades de la sección. Consejo.

Cursos para compartir lo que sabes 11. para ver una presentación preliminar del aspecto del cuaderno o para imprimir el cuaderno. Modifique la plantilla a su gusto. Especifique un nombre y una ubicación para la plantilla. Modificación y creación de plantillas de cuaderno Para modificar una plantilla de Cuaderno existente. Es posible imprimir todo un cuaderno de una vez. 4. Seleccione Guardar cuaderno como en el menú Archivo para acceder al cuadro de diálogo Guardar cuaderno como. IMPRESIÓN DE LOS CUADERNOS. o pulse Control + A. En la lista Tipo de archivo. Las órdenes del menú Archivo del programa Cuaderno sirven para definir encabezados o pies de página para el cuaderno. deberá seguir este procedimiento: 1. Estas órdenes se 33 . Cuando haya acabado de modificar la plantilla. Cómo imprimir un cuaderno entero o un grupo de secciones dentro de un cuaderno. Para crear una nueva plantilla de Cuaderno. seleccione Abrir cuaderno en el menú Archivo. En la lista Tipo de archivo del cuadro de diálogo Abrir cuaderno. y pulse sobre el botón Guardar.mailxmail . 4. Añada documentos y datos al cuaderno de forma que pueda servir como un buen punto de partida para los cuadernos basados en él que vaya a crear más adelante. 2. 5. 3. Nota. o una o varias secciones individuales dentro de un cuaderno. utilizando las órdenes que proporciona el programa Cuaderno. seleccione Guardar cuaderno en el menú Archivo para guardar la plantilla modificada con su nombre original. Aunque no verá las extensiones si ha elegir ocultar las extensiones de archivo de MS DOS en Windows. deberá realizar las siguientes operaciones: 1. También se puede imprimir una sección individual de un cuaderno utilizando las órdenes más especializadas que proporciona el programa de origen de dicha sección. seleccione Plantillas de Cuaderno. elija después la plantilla de cuaderno que desea modificar y pulse Abrir. 2. 3. seleccione el elemento Plantillas del Cuaderno. Una plantilla de Cuaderno suele tener la extensión OBT. Utilice cualquiera de los métodos para crear un cuaderno nuevo indicados anteriormente. En el programa Cuaderno. para guardar su trabajo como una plantilla de cuaderno en vez de cómo un documento de cuaderno.

elija la orden Imprimir del menú Sección.mailxmail . Cómo imprimir una sola sección. Cuando quiera imprimir. El programa Cuaderno empezará a ejecutarse e imprimirá el documento inmediatamente. Consejo. en el que se pueden establecer los valores de configuración de impresión y pulsar Aceptar para empezar a imprimir. En la ficha Configuraciones de impresión del cuadro de diálogo Configurar página del cuaderno se pueden especificar las secciones a imprimir y controlar la numeración de página. utilización numeración consecutiva de página. Imprimirá todas las secciones visibles. empezando por la página 1. Elija la opción Imprimir cuaderno del menú Archivo o pulse Ctrl + P. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir cuaderno. El programa de origen de la sección mostrará su cuadro de diálogo Imprimir habitual. prosiga el siguiente modo: 1. Para imprimir la sección activada. 34 . en lugar de todo el cuaderno. seleccione dichas secciones. Para crear encabezados o pies de página. El programa se cerrará cuando se haya terminado de imprimir el cuaderno. elija la opción Configurar página del cuaderno en el menú Archivo y pulse sobre la ficha Encabezado/Pie de página del cuadro de diálogo Configurar página del cuaderno.Cursos para compartir lo que sabes pueden aplicar a todo el cuaderno o solamente a una o varias secciones del mismo. También es posible imprimir un cuaderno pulsando con el botón derecho del ratón dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows y eligiendo imprimir en el menú de acceso directo que aparece. Si desea imprimir determinadas secciones. 2. Las opciones que se seleccionen en esta ficha servirán como valores predeterminados siempre que se imprima el cuaderno. Como imprimir un cuaderno rápidamente.