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UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria

“Sistematización del proceso del Control Interno de la organización no lucrativa Fundación Riecken”
(Práctica Empresarial Dirigida –PED-)

Ilse Lourdes Zamora Valdes

Sacatepéquez, julio 2011

“Sistematización del proceso del Control Interno de la organización no lucrativa Fundación Riecken”
(Práctica Empresarial Dirigida –PED-)

Ilse Lourdes Zamora Valdes, Estudiante

Licda. Lidia Aracely Mijangos Ortiz, Asesora Licda. Eugenia Diaz C.. Revisora

Sacatepéquez, julio 2011

Autoridades de la Universidad Panamericana

M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector

M. Sc. Alba Aracely de González Vicerrectora Académica y Secretaria General

M.A. César Augusto Custodio Cóbar Vicerrector Administrativo

Autoridades de la Facultad de Ciencias Económicas

M.A. César Augusto Custodio Cóbar Decano

Lic. Julio Roberto Oviedo Illescas Coordinador

Examinador Lic. Revisora . Francisco Escobar Examinador Lic. Hugo Perla Examinador Lic.Tribunal que practicó el examen general de la Práctica Empresarial Dirigida –PED- Lic. Lidia Aracely Mijangos Ortiz Tutor Licda. Herbert Román. Eugenia Díaz C.

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gracias por todo su amor. porque son el motor que me impulsa a seguir adelante. Mami sos un verdadero ejemplo de vida para mi. gracias por ser la inspiración y motivación en mi vida. A toda mi familia: Gracias por estar siempre conmigo porque sus consejos y aliento me permitieron llegar hoy hasta aquí. porque tenes que ser la próxima amiga!! . sacrificios y ejemplo. por sus consejos y oraciones. porque todos mis logros son también tuyos. y comprensión durante estos años de lucha. que hoy mi triunfo les sirva de ejemplo y estimulo para también alcanzar sus sueños. porque hoy mi triunfo es una ofrenda sobre tu tumba. porque me enseñaste que para alcanzar los sueños hay que luchar y trabajar mucho. por animarme en momentos de cansancio o desilusión. gracias por tu amor apoyo. gracias por todo tu amor. A mi esposo: Sergio Anibal Contreras. En Especial a mi abuelita Luz. A mis padres: María Mercedes Valdés.Dedicatoria A Dios: Por permitirme concluir una meta mas en mi vida. A mis hijos: Sergio Josué y Lourdes Alessandra. Mario Zamora Ordoñez. A mis hermanos: Ana Lucrecia y Erick Fernando. En especial a Violeta. comprensión y apoyo. A mis amistades: Gracias por sus experiencias de vida y consejos.

2.3 Instrumentos 2.1 Antecedentes 1 2 3 3 3 3 4 4 4 5 5 6 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 37 37 37 38 39 40 40 1.1.5 1.5 Participación en el mercado 1.1.Contenido Resumen Introducción Capítulo 1 1.2 Planteamiento del problema 1.1 Inicio de operaciones 1.1 Pregunta de investigación 1.1.1.1.9 Política administrativa y contable 1.1.3 Justificación 1.1.2 Objetivos Específicos 1.3.1.7 Organigrama 1.8 Marco jurídico legal 1.3 Productos o servicios que presta 1.1 Tipo de investigación 2.1.1.6 Alcances y límites Marco Teórico Capítulo 2 2.5 Aporte esperado .4 Visión y misión de la fundación 1.4 Objetivos 1.1 Pregunta de investigación 1.2 Sujetos de la investigación 2.1.1.1.1 Objetivo General 1.4.1.4.1 Metodología 2.6 Hacia dónde va la fundación 1.4 Diseño de a investigación 2.2 A qué se dedica la fundación 1.

2 Viabilidad del proyecto Cronograma Conclusiones Recomendaciones Bibliografía Anexos .Capítulo 3 3.1 Resultados de la investigación 42 42 54 54 83 84 85 86 87 88 Capítulo 4 4.1 Propuesta de solución del problema 4.

Anexos Anexos No. 1 Diagnóstico Integral 2 Análisis FODA 3 Cuestionarios Página 89 95 106 .

Tanto el manejo de los fondos como el incumplimiento de normas y procedimientos legales. y que no cuente con los controles internos y tenga manuales de normas y procedimientos contables. registros auxiliares y documentación de soporte de la Fundación Riecken. los objetivos de cada proyecto. Esta investigación. la implementación de adecuados sistemas de control interno representan.Resumen Como parte de las prácticas contables de cualquier organización no lucrativa que ejecuta proyectos con aportes de donantes externos. el cual permitió establecer las debilidades de control interno que afectan a la entidad y que repercuten en el adecuado registro de sus operaciones contables. una forma de asegurar que los recursos están siendo aprovechados de la mejor manera posible para poder cumplir no sólo con sus objetivos sino también. para la Fundación. se constituye en una guía para la Fundación Riecken. 1 . El presente trabajo describe el resultado del análisis que se realizo en los registros contables. es de suma importancia contar con un sistema control interno adecuado que le permita ganar la credibilidad frente a los donantes y le proporcione a los directivos herramientas para tomar las decisiones más acertadas para el beneficio de la organización. pueden tener consecuencias legales y esto traería como consecuencia. con lo que arriesga su credibilidad ante los donantes y Agencias de Desarrollo Internacional. y para cualquier entidad de carácter no lucrativo que ejecute proyectos. Además. el deterioro del patrimonio de la Fundación.

realza las deficiencias que se encontraron después del estudio de investigación. y el marco teórico sobre el cual se basa la investigación. así como. se describe la metodología. por lo general ejecutan proyectos de ayuda social con fondos de Organismos Internacionales. donde se observa la necesidad de establecer políticas y procedimientos contables. Y finaliza el presente trabajo con las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigación realizada. el análisis profundo de la investigación en donde nuevamente se pudo determinar el problema. Esto da pie a la creación de figuras constituidas como Organizaciones sin fines de lucro ONG. tipo y sujeto de investigación. como a los estudiantes. hacia los sectores más vulnerables y a los cuales van dirigidos. En el Capítulo Cuatro.Introducción La ley guatemalteca dentro de su legislación contempla la figura de organización sin fines de lucro cuyo objetivo será la beneficencia y la caridad sin buscar nunca el provecho en sus operaciones. con el que se pretende establecer lineamientos durante el proceso contable y sus respectivos controles internos. como resultado del estudio realizado se expone a consideración de los Directivos de la Fundación. la implementación de un sistema de control interno. le da a conocer al usuario en el Capítulo Uno. el aporte generado a la Universidad. asimismo. Asimismo. los instrumentos y el diseño utilizado en la misma. La presente investigación. En el Capítulo Tres. una propuesta de un manual de políticas y procedimientos contables. han buscado cubrir diferentes áreas que permitan que los recursos sean canalizados por su medio. de donantes particulares y en algunos casos hasta fondos del mismo estado. En el Capítulo Dos. Estas entidades. 2 . a la Fundación. datos generales de la Fundación como sus objetivos y misión.

es una Organización no Gubernamental sin fines de lucro. se expande a Guatemala. 1. que apoya el establecimiento de bibliotecas comunitarias en Guatemala y Honduras. ejecuta proyectos de otras instituciones. Antecedentes 1. tal es el caso de la Embajada de Finlandia y la Agencia para el Desarrollo de los Estados Unidos de América – 3 . y queda inscrita como una Organización no Gubernamental.1. distribuidas en los dos países. inicia de manera oficial sus operaciones en Guatemala. la mayor parte de ellas en áreas rurales. Inaugura la primera biblioteca en febrero de 2001. la fundación extiende su portafolio para diversificar sus fuentes de ingresos.1. en Honduras. así como el sostenimiento de sus operaciones.999. Inicio de operaciones de la Fundación La Fundación Riecken fue creada en Los Estados Unidos de Norteamérica antes del año 1. voluntario del Cuerpo de Paz. a cambio de una donación en efectivo. A partir del año 2009. Inicia sus operaciones en Honduras y después. Fundada por un empresario estadounidense. A qué se dedica la Fundación La Fundación Riecken.1. La Organización inicia como el brazo social de un consorcio de empresas estadounidenses que proveen el 100% de su financiamiento. Cuenta con una red de más de 55 bibliotecas comunitarias modernas. basados en su experiencia. Como parte de su expansión. hasta el año 2004. el 22 de julio de 2004.2.1. asimismo a establecer bibliotecas o centros. sin embargo. cuyo aporte sirve para mantener la red de bibliotecas existentes. y empieza a dedicarse a prestar sus servicios a otras organizaciones o grupos interesados en implementar sus programas.Capítulo 1 Generalidades de la Institución 1.

no se ha podido concretar. tecnología y estructura comunitaria participativa. La visión de la fundación no se encuentra definida a nivel institucional. en el establecimiento de sus proyectos puntuales.3. como: participación comunitaria. bibliotecología. 1. 4 . Por otro lado. que incluyan todos los aspectos de programación. También realiza capacitaciones para grupos interesados en diferentes temas relacionados con desarrollo y participación comunitaria. bibliotecología. 1.1. existe una fuerte demanda de las comunidades guatemaltecas para obtener un centro comunitario. desarrolla sesiones de capacitación en temas. Productos o servicios que presta Establecimiento de bibliotecas o centros comunitarios modernos. asimismo. Consultorías puntuales a otras organizaciones interesadas en establecer o dinamizar bibliotecas o promover la lectura. para recibir apoyo de la Fundación Riecken.1.5. Esta razón ha provocado una demanda fuerte de otras instituciones. como los de la Red Riecken. pero por falta de fuentes de financiamiento no ha sido posible atender a dichas solicitudes. Visión y misión de la fundación La misión de la Fundación Riecken.USAID-. Participación en el mercado En Guatemala existen pocas instituciones que se dediquen a establecer bibliotecas comunitarias y ninguna de ellas apoya que éstas sean modernas. como lo hace la Fundación. ya que ambos países por su entorno tienen puntos de vista diferentes para la visión. es impulsar la prosperidad y democracia en comunidades centroamericanas a través de instituciones sociales y educacionales que despierten el espíritu de descubrimiento y la participación social. con proyectos puntuales que el donante esté interesado en cubrir por sus preferencias donde se aprovecha la estructura de la red de bibliotecas comunitarias. por lo que.1.4. 1. animación a la lectura.

1.7.Según algunos estudios hechos por organizaciones. la Fundación Riecken ha obtenido una buena puntuación. Se espera que las oficinas centrales continúen con las asesorías. 1. Cuadro No. lo que quiere decir que es una entidad que poco a poco es más importante.1. con sede en Costa Rica y Fundación Gates. para cubrir los costos de operación. y así poder empezar con un plan de expansión para que la red crezca. Organigrama La fundación no cuenta en la actualidad con un organigrama actualizado que muestra la realidad actual. como: SulaBatzu.1. en los últimos años se ha buscado la sostenibilidad de cada una de las bibliotecas. de los Estados Unidos de Norte América. Hacia dónde va la fundación y cómo pretende cumplirlo La fundación pretende buscar su independencia económica y no depender al 100% de fondos transferidos desde la Junta Directiva. en los Estados Unidos.6. ya que no existen muchas organizaciones que se dediquen a este tipo de actividades. 1 Director Nacional Consejo Consultivo Departamento de Programación Equipo Extendido (trabajan en las comunidades) Departamento de Administración Departamento de Logística y Operaciones Gerente de Programación Directores Locales Oficina Externa de Contabilidad Coordinador de Programas Creativos Coordinador de Monitoreo y Gestión Promotores Culturales Fuente: Propia 5 .

Marco Jurídico Legal Como una organización no lucrativa instituida en Guatemala. está regida por las leyes siguientes:          Constitución Política de la República de Guatemala Código de Comercio Código de Trabajo Código Civil Código Procesal Civil y Mercantil Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Impuesto de Timbres Fiscales Ley de Organizaciones no gubernamentales La organización cuenta con una exoneración de impuesto de parte de la Superintendencia de Administración Tributaria. La entidad debe de actuar como agente de retención cuando la ley así lo estipule. Consumidores finales del Impuesto al Valor Agregado IVA Exoneración del Impuesto a las empresas Mercantiles y Agropecuarias Exoneración del Impuesto de Solidaridad De acuerdo a la Ley del Impuesto Sobre la Renta. la fundación está exenta de todas sus rentas.1. la cual se establece las siguientes exenciones: Exención del Impuesto al Valor Agregado IVA.8. siempre y cuando éstas provengan de donaciones y no sean resultado de una actividad comercial con lucro. según resolución No. SAT-IRG-CRC-OTS-UGA R-2007-03-03000004. 6 .1. ISR. sobre los ingresos que sean por donaciones o cuotas ordinarias y extraordinarias.

9. por tal razón. estos riesgos deben ser menores para garantizar a los donantes que sus recursos son usados de la mejor manera posible y que son las comunidades las que gozan de los beneficios que esto implica. ha sido transmitida de manera verbal. con el fin de poder establecer de manera rápida y segura lo invertido en cada uno de los proyectos y de las comunidades.1. asimismo. considerándolo como consumidor final de dicho impuesto. 1. Ong´s. es de suma importancia establecer lineamientos y políticas por escrito que normen sus actuaciones ante situaciones derivadas del quehacer cotidiano. Se deben documentar todos los procesos y establecerlos como políticas. y no podrá hacer el reclamo de dicho crédito fiscal. en sus compras. cada 7 . ya que se debe de garantizar al donante el uso transparente de sus fondos. Política administrativa y contable La fundación cuenta con una estructura administrativa y contable basada en la costumbre y prácticas realizadas. poder monitorear el avance en cada uno de los proyectos y garantizar que se ejecute el presupuesto de la manera más eficiente posible. Planteamiento del problema Debido a que la fundación cuenta con estructura contable establecida de forma verbal y su control interno no está bien cimentado. está exenta de todos sus ingresos cuando éstos provengan de donaciones. la fundación queda afecta al IVA. A medida que las fuentes de ingresos se diversifican y el personal de trabajo se incrementa.3. Dentro de las organizaciones sin fines de lucro. 1. Así mismo. IVA. asimismo el número de bibliotecas aumentan.2.En el marco del Impuesto al Valor Agregado. 1. en caso de no ser donaciones sino el fruto de un intercambio lucrativo. quedarán afectos al pago de dicho impuesto. representa un problema grave para ésta. Justificación Los controles internos dentro de cualquier institución son de vital importancia para evitar todo tipo de riesgos.

en el momento que la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-.vez más complejo. Una estructura eficiente de control interno. normas y procedimientos. buscar la eficacia en las actividades del personal. 1.1. le permitirá a la fundación hacer más eficiente la calidad del gasto. la solicite para cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes y. en consecuencia. Objetivo General Establecer e implementar políticas administrativas y contables y un método de control interno para la Fundación Riecken. procedimientos y normas. la fundación podrá tener información precisa. Pregunta de Investigación Después de todo el proceso de conocer la institución. Estas políticas. del análisis de los datos y de tener las conclusiones se pudo llegar a la siguiente pregunta de investigación: ¿Existe un plan de implementación de controles internos que permitan minimizar los riesgos en la Fundación Riecken? 1. en la actualidad se transmiten de forma verbal. las políticas. que le permita alcanzar sus objetivos. 8 . Debido a los factores antes mencionados y para que la fundación tenga una estructura formal.4. evitar multas y sanciones innecesarias. según sus necesidades. Otro aspecto importante a considerar es que si se implementa una buena estructura de control interno.3. razón que las hace cambiantes e inconstantes.1. que le permita llevar un mejor control de todas sus operaciones contables y administrativas. elaborar sus presupuestos apegados a la realidad y en consecuencia. deben establecerse por medio de un manual que ceda a la revisión y ajuste constante. asimismo.4. lineamientos. segura y confiable. Objetivos 1.

5. promoción y desarrollo económico y social. así también.2. se comenta sobre las consecuencias contables y fiscales por la falta de un adecuado sistema. revisión y documentación de los procesos de control interno y más adelante.6. educativos. La organización está consciente de esta debilidad y está de acuerdo en implementar los adecuados sistemas de control interno. Decreto 02-2003). Esta contratación es de vital importancia para que la propuesta pueda ponerse en marcha ya que es indispensable descentralizar las tareas contables.1. Marco Teórico Organización no Gubernamental Ong Las Ong´s. 1. 1. son entidades reconocidas jurídicamente por el Estado. con servicio social. (amparadas bajo el marco legal de la Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo. será el costo en la implementación de los controles.4. de asistencia. Las limitaciones que pueden presentarse en la creación y aceptación de la propuesta. la resistencia al cambio.  Elaborar e implementar los manuales y formatos necesarios para establecer los métodos de control interno. sin fines de lucro. las constituidas con intereses culturales. Tendrán patrimonio propio 9 . ya que esto significa una carga de trabajo a las personas responsables y la contratación de un auxiliar para descentralizar los procesos administrativos. deportivos. beneficencia. que las define como: “Son Organizaciones No Gubernamentales u Ong´s. Alcance y límites Para la realización de la investigación se procedió a la recopilación. Objetivos específicos   Establecer políticas administrativas y contables que puedan ser aplicadas Implementar métodos de control interno que permitan transparentar todas sus operaciones.

se entiende a este tipo de organizaciones como a cierto patrimonio ligado a un fin lícito de carácter benéfico. legalmente establecidas que poseen estatus de no beneficio y organizadas por ciudadanos comunes (profesionales. no son partidos políticos y tienden a mantener una posición política independiente. cuya motivación primaria es mejorar el nivel de vida de sector de la sociedad. Los elementos a tenerse en cuenta son: El sujeto de deber que es el fundador y el sujeto de derecho que es el beneficiario. distinta de la de sus asociados”. el Estado.960) Según el Jurista Cabanellas. Aunque su trabajo puede tener implicaciones políticas. técnicos y trabajadores de campo). Por lo regular estas actividades se conocen como obras sociales y son ejecutadas por organizaciones creadas para este fin. y personalidad jurídica propia. Artículo 4). y la investigación y aplicación de estrategias alternativas de desarrollo que promuevan la transformación social. La diversidad de estas organizaciones ha hecho que la legislación civil las tipifique como Asociaciones civiles. Actividad sin fines de lucro Es cualquier actividad cuyo fin no es la consecución de un beneficio económico. ONU 1. Estas instituciones funcionan gracias a donaciones. (Decreto 02-2003 Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el desarrollo. El objeto es el patrimonio o bienes que se destinan este fin. con fondos provenientes de la cooperación internacional. determinado por la voluntad de una o más personas. piadoso. acompañar). la empresa privada y de procesos autogestionarios. tales como la generación de conocimiento. (Declaración de la Organización de Naciones Unidas. fundaciones o asociaciones. científico o de instrucción. 10 . las cuales se denominan organizaciones no gubernamentales.proveniente de recursos nacionales o internacionales. Otra definición las describe de la siguiente manera: “son organizaciones que promueven programas y proyectos orientados a mejorar las condiciones de vida de la población. la prestación de servicios que respondan a la satisfacción de las necesidades humanas fundamentales. Las Ong´s son entidades autónomas. Fundaciones y Organizaciones no Gubernamentales. Ellas orientan sus servicios a su misión en términos de guiar (orientar. sirven a la población en diversas y complejas actividades relacionadas con procesos de desarrollo.

Habrá donación cuando una persona por un acto entre vivos transfiera de su libre voluntad de forma gratuita a otra. (Diccionario de Derecho Comercial. la propiedad de una cosa.Proyecto de ayuda social Son los que se desarrollan para aliviar una necesidad en un grupo o comunidad.000) La donación es uno de esos conceptos tan fáciles de comprender en su esencia como difíciles de delinear en sus contornos precisos. La dificultad reside en la circunstancia de que no todo acto a título gratuito es donación.000) Donación Acto jurídico entre vivos por el cual una persona (donante) transfiere a otra (donatario) gratuitamente el dominio sobre una cosa y el donatario acepta. y posteriormente evaluar la eficiencia en el manejo de los recursos. L. salud pública. éstos no tratan de reemplazar las acciones de los gobiernos sino de cubrir y ayudar en aquellas áreas en las cuales no existen políticas sociales o económicas o bien cuando estas políticas resultan insatisfactorias para algunos grupos de la sociedad. Dichos temas están relacionados con ayuda humanitaria. investigación. cultura. entonces. ecología. No lo son los actos de última voluntad ni tampoco numerosas liberalidades realizadas entre vivos que quedan excluidas del concepto jurídico de donación. con el fin de poder controlar. transferencia tecnológica. (Diccionario de Derecho Comercial. Presupuesto Es un plan que permite valorar en términos monetarios y en forma anticipada las operaciones de la institución. derechos humanos. desarrollo humano. etc. L. y como consecuencia de ello el desencadenamiento de acciones correctivas con miras a establecer el equilibrio entre lo real y lo presupuestado. desarrollo económico. Valleta 2. sino que comprende además la medición de lo realizado versus las previsiones y las diferencias entre ambos. presupuestar consiste en poner 11 . pero no solamente debe limitarse a la evaluación de los objetivos. Valleta 2.

conceptoscontables. se proveen para cada partida o sub-partida presupuestaria. de conformidad con el Plan de Cuentas Institucional. El proceso de evaluación del riesgo por la entidad. El control interno se diseña e implementa para atender a riesgos de negocio identificados que amenazan el logro de cualquiera de estos objetivos. incluyendo los procesos del negocio relacionados. 12 . todos los gastos en los que se incurrirá para ejecutar las actividades. según se discute en esta NIA.  Actividades de control. Control Interno Según las Normas Internacionales de Auditoria NIA´s.com) El presupuesto se elabora en base al plan de trabajo de los proyectos o programas que va a desarrollar la institución. El sistema de información. (www. El control interno. en la número 315. Si se tiene en consideración que el presupuesto es el elemento básico para la buena marcha de las Ong´s y también de la aplicación correcta de la contabilidad y de la administración financiera. habiendo sido dicha actividad objeto de una previsión. da el concepto siguiente: El control interno es el proceso diseñado y efectuado por los encargados gobierno corporativo la administración y otro personal para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto de la confiabilidad de la información financiera. quedará justificado el criterio de que el presupuesto como instrumento de control debe ser fruto de un estudio detenido. Consiste de los siguientes componentes:    El ambiente de control. Entendimiento de la entidad y su entorno y evaluación de los riesgos de representación erronas de importancia relativa.bajo control las actividades de una Ong. relevantes a la información financiera y la comunicación. en un período determinado. Efectividad y eficiencia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables.

También. 13 . siempre y cuando se atienda a todos los componentes descritos en esta NIA. más que su clasificación en cualquier componente particular. Además. para describir los diversos aspectos del control interno y su efecto en la auditoría. en particular entidades muy pequeñas. Por ejemplo. pero sus fines subyacentes son igualmente válidos. o revelaciones. o detecta y corrige. En consecuencia. La división del control interno en los cinco componentes proporciona un marco de referencia útil para que los auditores consideren cómo pueden afectar la auditoría los diferentes aspectos del control interno de una entidad. La forma en que se diseña e implementa el control interno varía con el tamaño y complejidad de una entidad. La división no necesariamente refleja cómo considera e implementa una entidad el control interno. Para fines de esta NIA. el término "control interno" abarca los cinco componentes del control interno establecidos antes. las entidades pequeñas con implicación activa de la administración en el proceso de información financiera pueden no tener descripciones extensas de procedimientos contables o políticas detalladas por escrito. Por lo tanto. el gerente-dueño puede desempeñar funciones que en una entidad mayor se consideraría que pertenecen a varios de los componentes del control interno. las entidades pequeñas pueden usar medios menos formales y procesos y procedimientos más sencillos para lograr sus objetivos. los componentes del control interno pueden no distinguirse claramente dentro de las entidades pequeñas. Específicamente. o cualquiera de sus aspectos. los auditores pueden usar terminología o marcos de referencia diferentes de los usados en esta NIA. Monitoreo de controles. y sus aseveraciones relacionadas. un control específico previene. la principal consideración del auditor es si. el término "controles" se refiere a uno o más de los componentes. representaciones erróneas de importancia relativa en clases de transacciones. Para algunas entidades. y cómo. saldos de cuentas.

Logro de objetos y metas operacionales. Los reglamentos más utilizados para aplicar el control interno en las Ong´s. Además. el control interno de la organización debe de garantizar por lo menos. de los fondos de Caja Chica. los pasos siguientes: A. los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales. Uso eficiente y económico de los recursos. E.Control Interno en el marco de las Ong´s En cuanto mayor y compleja sea una organización. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. un número significativo de empleados o muchas tareas delegadas. Pero cuando una organización desarrolla muchos proyectos. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización. Los controles internos en las Ong´s Como en toda actividad empresarial. Confiabilidad. D. los controles internos deben ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretación y aplicación. tiene varios donantes. Protección de activos. entonces una organización pequeña no necesita de un sistema de control complejo. de Anticipos a Proveedores y el de Compras y Adquisiciones. se pierde el control y es necesario establecer mecanismos de control interno. B. Entonces cuanto más compleja es la actividad se hace más necesario la existencia de un Sistema de control interno estructurado. que promueven la eficiencia de las operaciones y aseguran el cumplimiento de las políticas administrativas. C. integridad y oportunidad de la información. tienen que ver con los movimientos de Caja y Bancos. 14 . revisando los mecanismos de control. En algunas Ong´s. mayor será la importancia de un adecuado Sistema de control interno.

Por ejemplo. Por ejemplo. no importa lo bien diseñado y operado que esté. La naturaleza y alcance de las pruebas de rastreo desarrolladas por el auditor son tales que ellas solas no proporcionarían suficiente evidencia apropiada de auditoría para soportar una evaluación de riesgo de control que sea menos que alto. Pueden también ocurrir errores en el uso de información producida por TI. pueden diseñar erróneamente cambios al sistema para procesar transacciones de ventas para una nueva línea de productos. estos cambios pueden estar correctamente diseñados pero ser malentendidos por las personas que traducen el diseño al código del programa. Cuando las transacciones seleccionadas son típicas de las transacciones que pasan a través del sistema. seguirle la pista a unas cuantas transacciones por todo el sistema de contabilidad. La probabilidad de logro se afecta por las limitaciones inherentes al control interno. pero las personas responsables de conducir la revisión pueden no entender el propósito de estos informes y. conceptualiza lo siguiente: Limitaciones del control interno El control interno. si el personal del sistema de una entidad no entiende completamente cómo procesa las transacciones de ventas un sistema de entrada de pedidos. y de su operación. consecuentemente. o sea. este procedimiento puede ser tratado como parte de las pruebas de control. pueden diseñarse controles automatizados para informar transacciones por encima de una cantidad especificada para una revisión de la administración.Según la Nia 315. Por ejemplo. un Auditor puede desarrollar una prueba de "rastreo". Al obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno para planear la auditoría. 15 . pueden dejar de revisarlos o no investigar las partidas inusuales. puede proporcionar a una entidad sólo una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de información financiera de la entidad. errores o equivocaciones. Éstas incluyen las realidades relativas a que el juicio humano en la toma de decisiones puede ser errado y que pueden ocurrir fallas en el control interno debido a errores humanos. Por otra parte. el Auditor obtiene un conocimiento del diseño de los Sistemas de Contabilidad y de Control Interno.

descripciones de puestos y diagramas de flujos. como manuales de procedimientos. y la naturaleza del proceso de transacciones. se obtiene a través de experiencia previa con la entidad y se suplementa con: a. b. personal de supervisión y otro personal apropiado en diversos niveles organizacionales dentro de la entidad. investigaciones con la administración. personal de la administración. y c. las principales clases de transacciones en las operaciones de la entidad. b. observación de las actividades y operaciones de la entidad. que es importante para la auditoría. que incluya observación de la organización de operaciones por computadora. cómo se inician dichas transacciones. Sistema de Contabilidad El Auditor debería obtener una comprensión del Sistema de Contabilidad suficiente para identificar y entender: a. inspección de documentos y registros producidos por los sistemas de contabilidad y de control interno. Consideraciones sobre importancia relativa El tipo de controles internos implicados La naturaleza de la documentación de la entidad de los controles internos específicos. la comprensión del Auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno. 16 . oportunidad y alcance de los procedimientos desempeñados por el Auditor para obtener una comprensión de los Sistemas de Contabilidad y de Control Interno variará según. entre otras cosas: • • • • • El tamaño y complejidad de la entidad y de su sistema de computación. La evaluación del auditor del riesgo inherente De forma ordinaria.La naturaleza. junto con referencia a la documentación.

Procedimientos de Control El Auditor debería obtener una comprensión de los procedimientos de control suficiente para desarrollar el plan de auditoría. documentos de soporte y cuentas en los estados financieros. y d. es probable que obtenga también algún conocimiento sobre procedimientos de control. registros contables importantes. por ejemplo. desde el inicio de transacciones importantes y otros eventos hasta su inclusión en los estados financieros. conciencia y acciones de directores y administración. respecto de los controles internos y su importancia en la entidad. Riesgo de control Evaluación preliminar del riesgo de control 17 .c. el Auditor se da cuenta de si las cuentas bancarias están conciliadas. al obtener una comprensión del sistema de contabilidad referente a efectivo. De forma ordinaria. Como los procedimientos de control están integrados con el ambiente de control y con el sistema de contabilidad. el profesional consideraría el conocimiento sobre la presencia o ausencia de procedimientos de control obtenido de la comprensión del ambiente de control y del sistema de contabilidad para determinar si es necesaria alguna comprensión adicional sobre los procedimientos de control. el proceso contable y de informes financieros. Ambiente de Control El Auditor debería obtener una comprensión del ambiente de control suficiente para evaluar las actitudes. Al obtener esta comprensión. el desarrollo del plan global de auditoría no requiere una comprensión de procedimientos de control para cada aseveración de los estados financieros en cada cuenta y clase de transacción. al obtener el Auditor una comprensión del ambiente de control y del sistema de contabilidad.

La evaluación preliminar del riesgo de control para una aseveración del estado financiero debería ser alta a menos que el Auditor: a. el Auditor debería documentar también la base para las conclusiones. El Auditor evalúa el riesgo de control a un alto nivel para algunas o todas las aseveraciones cuando: a. Documentación de la comprensión y de la evaluación del riesgo de control al Auditor debería documentar en los papeles de trabajo de la auditoría: a.La evolución preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad para prevenir o detectar y corregir representaciones erróneas de importancia relativa. Cuando el riesgo de control es evaluado con una calificación menos que alto. la comprensión obtenida de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad. 18 . evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no sería eficiente. Después de obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno. pueda identificar controles internos relevantes a la aseveración que sea probable que prevengan o detecten y corrijan una representación errónea de importancia relativa. el Auditor debería hacer una evaluación preliminar del riesgo de control. al nivel de aseveración. la evaluación del riesgo de control. y b. de importancia relativa. y b. los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son efectivos. o b. para cada saldo de cuenta o clase de transacciones. Siempre habrá algún riesgo de control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de control interno. planee desempeñar pruebas de control para soportar la evaluación.

usadas solas o en combinación.Pueden usarse diferentes técnicas para documentar información relativa a los Sistemas de contabilidad y de control interno. el diseño de los Sistemas de contabilidad y de control interno. Cuando el Auditor concluye que los procedimientos desempeñados para obtener la comprensión de los Sistemas de contabilidad y de control interno también proporcionan evidencia de auditoría sobre la adecuación de diseño y efectividad de operación de las políticas y procedimientos relevantes a una particular aseveración de los estados financieros. La selección de una técnica particular es cuestión de juicio por parte del Auditor. el Auditor puede haber obtenido evidencia de auditoría sobre la efectividad del proceso de conciliación de bancos a través de investigaciones y observación. Son técnicas comunes. y b. servir como pruebas de control. al obtener la comprensión sobre los Sistemas de contabilidad y de control interno referentes a efectivo. Por ejemplo. mientras más complejos los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad y más extensos los procedimientos del Auditor. Algunos de los procedimientos para obtener la comprensión de los Sistemas de contabilidad y de control interno pueden no haber sido planeados de forma específica como pruebas de control. el auditor puede usar esa 19 . los cuestionarios. La forma y extensión de esta documentación es influida por el tamaño y complejidad de la entidad y la naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad. es decir. pero pueden proporcionar evidencia de auditoría sobre la efectividad del diseño y operación de los controles internos relevantes a ciertas aseveraciones y. la operación de los controles internos a lo largo del periodo. como consecuencia. si están diseñados de manera adecuada para prevenir o detectar y corregir representaciones erróneas de importancia relativa. las listas de verificación. Pruebas de control Las pruebas de control se desarrollan para obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de: a. las descripciones narrativas. y los diagramas de flujo. más extensa necesitará ser la documentación del éste. Por lo general.

la conciliación de cuentas de bancos. verificar que una transacción ha sido autorizada. provisto que sea suficiente. y observación de. y error humano. Mientras más baja la evaluación del riesgo de control. El Auditor debería obtener evidencia de auditoría por medio de pruebas de control. el Auditor hace investigaciones específicas respecto de esos asuntos. para soportar cualquiera evaluación del riesgo de control que sea menos que alto. para asegurar que fueron desempeñados por la entidad. determinar quién desempeña cada función.evidencia de auditoría. el Auditor considera cómo fueron aplicados. El Auditor entonces se asegura que las pruebas de control cubran en forma apropiada. fluctuaciones de temporada importantes en el volumen de transacciones. 20 . más soporte debería obtener el Auditor de que los Sistemas de contabilidad y de control interno están diseñados y que funcionan de forma efectiva. en particular la programación de tiempos en los cambios de personal en funciones clave de control interno. • Reconstrucción del desempeño de los controles internos. Las pruebas de control pueden incluir: • Inspección de documentos que soportan transacciones y otros eventos para ganar evidencia de auditoría de que los controles internos se han operado de forma correcta. Las desviaciones de los controles prescritos pueden ser causadas por factores como cambios en personal clave. • Investigaciones sobre. para soportar una evaluación de riesgo de control a un nivel menos que alto. Cuando las desviaciones son detectadas. por ejemplo. por ejemplo. la consistencia con qué fueron aplicados durante el periodo y por quién fueron aplicados. por ejemplo. controles internos que no dejan rastro de auditoría. El concepto de operación efectiva reconoce que pueden haber ocurrido algunas desviaciones. Cuando se obtiene evidencia de auditoría sobre la operación efectiva de los controles internos. dicho periodo de cambio o fluctuación. no quién se supone que la desempeña.

por ejemplo. tal como ocurre con las empresas comerciales e industriales. miembros o socios particulares. puede ser apropiado cuando los sistemas de contabilidad y de control interno no dan evidencia visible que documente el desempeño de los controles internos que están programados dentro de un sistema de contabilidad computarizado. sin embargo. Aunque las leyes tributaria de Guatemala marca como periodo fiscal. Periodo Contable: Es el término de un período referido al desenvolvimiento de una Ong. los objetivos de pruebas de control no cambian de los de un ambiente manual. El Auditor puede encontrar necesario. sino también observar la naturaleza de los servicios de la institución. y el término es en fecha distinta al 31 de diciembre. del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año. 21 . herramientas de interrogatorio a archivos o datos de pruebas de auditoría. El uso de dichas técnicas. La evaluación de desviaciones puede dar como resultado que el Auditor concluya que el nivel evaluado de riesgo de control necesita ser revisado. o puede preferir. no empiezan el primer día del año. al registrar las operaciones contables no sólo hay que considerar las operaciones anotadas. el Auditor modificaría la naturaleza. Por otra parte. pueden cambiar algunos procedimientos de auditoría. como entidad que desarrolla una actividad encaminada a poner en ejecución sus programas y proyectos. Ente Contable: Está representada por la Ong. usar técnicas de auditoría con ayuda de computadoras. el Auditor debería evaluar si los controles internos están diseñados y operan según se contempló en la evaluación preliminar de riesgo de control. Es importante considerar este principio ya que la mayoría de los convenios y los proyectos ejecutados por las Ong´s. Las instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable como una entidad separada y distinta de sus directivos. Basado en los resultados de las pruebas de control.En un ambiente de sistemas de información por computadora. oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos planeados. En tales casos.

 Costo de Adquisición: El Activo Fijo debe llevarse al costo de adquisición o construcción. El costo de construcción incluye el total de costos directos y los costos de gastos generales 22 . para que permitan efectuar comparaciones de los Estados Financieros en forma integral o incidir en alguna información que es necesaria analizar y estudiar.Continuidad del ente contable Los Estados Financieros de una Ong. y aplicar principios de contabilidad generalmente aceptados. Además. Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidos de manera fácil en los registros contables y ser expresadas en términos monetarios.  Medición en Términos monetarios: Los movimientos en las cuentas de Activo. que deberán llevar contabilidad completa. la ley de Organizaciones no gubernamentales dice en su artículo 13. Es necesario que deban ir acompañados de notas explicativas. cada operación que se registre afectará por lo menos a dos partidas en los registros de contabilidad. en forma de partida doble. La unidad monetaria para la contabilidad y para la información financiera. normas y procedimientos contables deben ser uniformes a través del tiempo. a no ser que dicho costo no tenga significado alguno. como entidad donataria deben ser claros y de fácil interpretación para todo aquel que vea la información y pueda interpretarla. para efectos de presentación de información a donantes deberá convertirse a la moneda del donante. de esta manera se podrá determinar cómo ha sido la evolución del desarrollo de la Ong o de su proyecto. El costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por separado.  Partida Doble: En toda Ong. y apegada a lo que disponen las leyes del país al respecto.  Significatividad: Los Estados Financieros presentados por la Ong. cuyos valores se encuentran en las cuentas históricas. en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa.  Uniformidad: La utilización de políticas. como entidad donataria. corresponden a una entidad en existencia permanente. por lo que sus cifras deben representar valores históricos. deberá ser expresada en la moneda del país. mas sin embargo. las cuales ampliarán el origen y el significado de las cifras expuestas.

La mejor forma de entender un proceso es mediante su diagramación o flujograma. Permite conocer y comprender los procesos a través de los diferentes pasos. a fin de que los activos fijos representen los bienes propios al servicio institucional. para la Institución. documentos y unidades administrativas comprometidas. Diagramas de Flujo Son representaciones graficas de los procesos. mediante la utilización de símbolos. supervisión. al menos una vida útil de un año en perspectiva. Flujograma es un método para describir gráficamente un proceso. aunque de forma normal esta vida útil es considerada más larga. Los ítems tratados como activos fijos deben tener. Ventajas del flujograma Representa innumerables ventajas para una institución:         Facilita ejecutar los trabajos Describe los diferentes procesos Impide las improvisaciones Permite visualizar todos los procesos Identifica las debilidades y fortalezas del proceso Permite un equilibrio de las cargas laborales Genera un sentido de responsabilidad Establece los límites del proceso 23 . líneas y palabras similares. Deben establecerse medidas o criterios prácticos para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo. gastos de operación y mantenimiento. El ordenar los procesos en forma secuencial permite comprender su verdadera dimensión tornándolos más eficientes.  Obsolescencia: Los bienes que ya no están en servicio deben retirarse mediante cargo a la reserva por depreciación o a gastos directo. administración. intereses e impuestos.tales como: ingeniería.

Para los usuarios internos. trabajadores ya autoridades. Las normas que se incorporan en los manuales son aquellas que se consideran indispensables para la mejor ejecución del trabajo. que se realizan de forma cotidiana y que son repetitivas. organización y procedimientos de una empresa o institución. Con aquella que resulte en información relevante y fiable para el 24 . Política contable La NIIF. de la norma aplicable en ausencia de una especifica. como resultado de su aplicación. los clientes y el público en general debería saber a qué atenerse cobre los servicios y los productos de la organización. Los manuales sirven para liberar a los miembros de la administración de rehacer el marco de referencia para la toma de decisiones cada vez que se encuentren frente a la misma situación. porque procuran y garantizan mayor eficiencia en la realización de tareas. También pueden aplicarse.(Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno de Empresas. ante la aparición de situaciones similares que no se encuentren reguladas y para las que no exista prohibición de emplear soluciones por analogía. heurísticamente. en forma ordenada y sistemática.  Plantea la diferencia de lo que se hace contra lo que debería hacerse Genera calidad y productividad. Son instrumentos importantes en la administración. introduce orden en las expectativas de los usuarios. indica la selección. 50 a la 52. voluntaria o “a juicio de la gerencia”. en especial en las que son de carácter recurrente. operan como instrucciones operativas de rutina o programas de rendimiento ante situaciones de decisión estructuradas o programables. en consecuencia.) Manual de procedimientos Es un documento que expone. Este tipo de regulaciones contiene la explicación de todas las relaciones formales entre unidades y funcionarios y. información e instrucciones sobre políticas. Los manuales son herramientas de planificación o programación que sirven de guía o como fuente ordenada de actos administrativos esenciales para la mejor realización de las tareas relativas a una o varias funciones. Braulio Mejía García Pág.

usuario. las cuales se incluyen a continuación. pasivos. miembros y participantes dentro de este grupo se encuentran en Costa Rica las mutuales de ahorro y préstamo. las definiciones y criterios de reconocimiento y valoración de activos. Las entidades no lucrativas. cooperativas y asociaciones solidaristas. b) Fines operativos distintos que de proporcionar bienes o servicios con una utilidad. En el marco de las declaraciones del Financial Accounting Standars Board (FASB por sus siglas en ingles) podemos encontrar la normativa para las organizaciones no lucrativas con los siguientes puntos: FASB-116 brinda algunas definiciones importantes sobre el registro de operaciones en Organizaciones no Lucrativas. costos más bajos u otros beneficios económicos directas y proporcionalmente a sus propietarios. los pronunciamientos más recientes de otros organismos reguladores contables que utilicen el marco conceptual similar. ingresos y gastos contenida en el marco conceptual y en último lugar. 25 . Las organizaciones que caen claramente fuera de esta definición incluyen a todas las empresas propiedad de inversionistas y las entidades que proporcionan dividendos. c) Ausencia de intereses del propietario como los de la empresa de negocios. pueden presentar estas características en grados variables. Organización no lucrativa: Es una entidad que posee las siguientes características que la distinguen de una empresa con fines lucrativos: a) Contribuciones de montos importantes de recursos de proveedores que no esperan un reembolso pecuniario proporcional o compensado. así como. otra literatura contable y las prácticas aceptadas de empresas si no entran en conflicto con las fuentes anteriores. se deben de considerar en este orden: los requisitos y directrices de normas e interpretaciones de temas similares o relacionados.

Traspaso no recíproco: Una transacción en la que la entidad incurre en un pasivo o traspasa un activo a otra entidad o recibe un activo o cancelación de un pasivo. el entorno en que opera y los fines especificados en su escritura constitutiva o estatutos o documentos semejantes para una asociación no incorporada. cuya ocurrencia da al prometedor un derecho a devolución de los activos que ha traspasado o libera al prometedor de la obligación de traspasar sus activos. sin recibir o dar un valor a cambio. b) De otros aumentos y disminuciones de activos sujetos a los mismos tipos de estipulaciones. 26 .Condiciones impuestas por el donador: Una especificación del donador que especifica un suceso futuro e incierto. Activos netos permanentemente restringidos: La parte de los activos netos de una organización no lucrativa resultante de: a) contribuciones y otras entradas de activos cuyo uso por la organización está limitado por estipulaciones impuestas por el donador que ni expiran por el paso del tiempo ni pueden ser cumplidas o de algún otro modo removidas por acciones de la organización. Una restricción sobre el uso de una organización del activo contribuido puede ser temporal. Restricciones impuestas por el donador: Una estipulación del donador que especifica un uso para el activo contribuido que es más específico que los límites amplios que resultan de la naturaleza de la organización. Restricción permanente: Una restricción impuesta por el donador que estipula que los recursos se mantengan permanentemente pero permite a la organización agotar o disponer de parte o todo el ingreso (u otros beneficios económicos) derivados de los activos donados.

c) De reclasificaciones de o a otras clases de activos netos como consecuencia de estipulaciones impuestas por el donador. netos temporalmente restringidos o los activos permanentemente restringidos. c. Activos netos temporalmente restringidos. Contribuciones y otros flujos de entrada de activos cuyo uso por la organización se limita por las estipulaciones impuestas por el donador. b. su expiración por el paso del tiempo o su cumplimiento y remoción por acuerdos de la organización de acuerdo con dichas estipulaciones. representan la parte de los activos netos de una organización no lucrativa resultantes de: a. De otros aumentos y disminuciones de activos sujetos a los mismos tipos de estipulaciones. Apoyo Restringido: Los ingresos o ganancias de contribuciones restringidas por el donador que incrementan ya sea los activos. Una promesa de dar puede ser condicionada o incondicional. que expiran con el paso del tiempo o pueden cumplirse o quitarse por acciones de las organizaciones de acuerdo con dichas estipulaciones. Promesa de dar: Un acuerdo escrito u oral para contribuir con efectivo u otros activos a una entidad. ya sea por el paso del tiempo o por acciones de la organización. De reclasificaciones a o de otras clases de activos netos como consecuencia de estipulaciones impuestas por el donador. 27 . Restricciones temporales: Consisten en una restricción impuesta por el donador que permite a la organización donataria agotar o gastar los activos donados como se especifica y que se satisface.

FASB-116. uso de instalaciones y suministros. por disposición impuesta por el donador. Activos netos no restringidos: La parte de activos netos de una organización no lucrativa que no están ni permanentemente restringidos ni temporalmente restringidos. Contabilización de contribuciones recibidas y contribuciones hechas: La declaración establece normas de contabilidad e información financiera para las contribuciones recibidas y contribuciones hechas. activos intangibles. terrenos.Promesa incondicional de dar: Una promesa de dar que depende sólo del paso del tiempo o demanda del prometedor a su realización. servicios y promesas incondicionales de dar dichas partidas en el futuro. por otra entidad que actúa en carácter distinto al del propietario. No lo es para el traspaso de bienes (transacciones de cambio) en las que cada parte recibe y entrega un valor proporcional. Otros activos incluyen valores. Apoyo no restringido: Ingresos o ganancias de contribuciones que no están restringidas por los donadores. Definiciones: Contribución: Es un traspaso incondicional de efectivo o de otros activos a una entidad o una liquidación o cancelación de sus pasivos en una transferencia no recíproca voluntaria. 28 . Alcance: La declaración es aplicable a las contribuciones de efectivo y otros activos incluyendo las promesas de dar. edificios.

el entorno en que opera y los propósitos especificados en su acta constitutiva o estatutos. Servicios contribuidos: Las contribuciones de servicios recibidos serán reconocidos si: a) Crean o aumentan los activos no financieros. para reconocerlas en los estados financieros debe haber suficiente evidencia en la forma de documentación. cuya ocurrencia o falta de ocurrencia da al que promete un derecho a devolución de los activos transados o libera al prometedor de su obligación de traspasar los activos prometidos. Las contribuciones recibidas por organizaciones no lucrativas serán reveladas como apoyo restringido o no restringido. Contribuciones recibidas: Excepto por las disposiciones sobre servicios contribuidos y partidas de colección contribuidas. Sin embargo. verificable de que se hizo y se recibió una promesa Una comunicación que no indique claramente si es o no una promesa se le considera una promesa incondicional de dar si indica una intención incondicional de dar que sea legalmente exigible. 29 . las contribuciones recibidas serán reconocidas como ingresos o ganancias en el período que se reciben y como activos. especifica un suceso incierto. las contribuciones recibidas serán cuantificadas a sus valores razonables. Una restricción impuesta por el donador limita el uso de los activos contribuidos y especifica un uso que es más específico que los límites amplios que resulten de la naturaleza de la organización. disminuciones de pasivos o gastos dependiendo de la forma de los beneficios recibidos. Condición impuesta: La condición impuesta por el donador sobre un traspaso de activos o una promesa de dar.Promesa de dar: Una promesa de dar es un convenio escrito u oral para contribuir efectivo u otros activos a otra entidad.

Si se han impuesto dos o más restricciones temporales sobre una contribución. contribuciones recibidas con restricciones temporales y las recibidas sin restricciones impuestas por el donador. son prestados por individuos que posean dichas habilidades y típicamente necesitarían comprarse si no se suministraran por donación. Expiración de restricciones impuestas por el donador: Una organización no lucrativa deberá reconocer la expiración de la restricción impuesta por un donador sobre una contribución en el periodo contable que la restricción expire. Información por organizaciones no lucrativas: Una organización no lucrativa debe distinguir entre contribuciones recibidas con restricciones permanentes. Las contribuciones sin restricciones impuestas por el donador deberían informarse como apoyo no restringido que incremente los activos netos no restringidos. el efecto de la expiración de dichas restricciones debe de reconocerse en el período en que expira la última de las restricciones. La entidad que recibe servicios contribuidos debe describir los programas o actividades para los que se usaron dichos servicios. los donativos de partidas de inventario poseídas se reconocen como una disminución de activos y gastos por contribución y las promesas incondicionales de dar efectivo 30 . incluyendo la naturaleza y extensión de los servicios contribuidos recibidos por el período y monto reconocido como ingresos en el período. Contribuciones hechas: Las contribuciones hechas deberán reconocerse como gastos en el período en que se hacen y como reducciones de activos o incrementos de pasivos dependiendo de la forma de los beneficios dados. Por ejemplo. El apoyo restringido incrementa los activos netos permanentemente restringidos o los activos temporalmente restringidos.b) Requieren habilidades especializadas.

es decir cuando la promesa condicionada se vuelve incondicional. deberá reconocerse una ganancia o pérdida en la disposición del activo. o si se hacen en forma de una liquidación o cancelación de los pasivos de un donatario. Si el valor razonable de un activo traspasado difiere de su monto en libros. deberán comunicarse cuando las condiciones de las que dependen se cumplan sustancialmente. si es que estos se encuentran disponibles. Si los precios de mercado no se encuentran disponibles. Medición del valor razonable: Lo más adecuado son los valores de mercado. al valor razonable de los pasivos cancelados. no es una condición si la posibilidad de no cumplir con esta disposición administrativa es remota. Promesas condicionadas de dar: Las promesas condicionadas de dar. Las promesas incondicionales de dar que se espera sean cobradas o pagadas en menos de un año pueden medirse a su valor neto realizable (valor neto de liquidación) porque dicha cantidad. Revelación de promesa de dar: Los receptores de promesas incondicionales deberán revelar lo siguiente: 31 . Las contribuciones hechas deberán medirse a los valores razonables de los activos dados. por ejemplo. el valor razonable puede estimarse con base en precios de mercado cotizados para activos similares. una estipulación de que el donatario (quien recibe la donación) debe proporcionar un informe anual para recibir pagos anuales subsecuentes en una promesa a múltiples años. Una promesa condicionada de dar se vuelve incondicional si la posibilidad de que la condición no se cumpla es remota. avalúos independientes o técnicas de valuación. que dependen de la ocurrencia de un suceso futuro e incierto para obligar al promitente. tales como valor presente de los flujos futuros estimados de efectivo. aunque no es equivalente al valor presente de los flujos futuros estimados de efectivo de cómo resultado una estimación adecuada del valor razonable.se reconocen como cuentas por pagar y gastos por contribución.

Estados Financieros de Organizaciones no Lucrativas Propósitos de los Estados Financieros: Proporcionar información relevante para satisfacer los intereses comunes de donadores. f. b) Como descargar los gerentes sus responsabilidades de administración y otros aspectos de su desempeño. 32 . miembros. como los montos de promesas condicionadas a establecer nuevos programas.a. El monto y naturaleza de los activos. El total de los montos prometidos. c. completar un nuevo edificio y recaudar donativos equiparables para una fecha establecida. Una descripción y el monto portada grupo de promesas que tengan. es proporcionar información sobre: c. pasivos y activos netos de la organización. b. Declaración FASB 117. Los usuarios externos tienen interés en evaluar: a) Los servicios que proporciona una organización y su capacidad de seguir proporcionando estos servicios. El monto de la estimación para promesas por cobrar incobrables. Los montos de las promesas por cobrar en menos de un año. en uno a cinco años y en más de cinco años. e. Una descripción y el monto por cada grupo de promesas que tengan las características similares. El propósito de los Estados Financieros incluyendo sus notas. acreedores y otros que proporcionan recursos a organizaciones no lucrativas. Los aceptares de promesas condicionadas de dar deberán de revelar lo siguiente: d.

e. sus préstamos y reembolsos de préstamos y otros factores que pueden afectar su liquidez. f. b. Los efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias que cambien el monto y naturaleza de los activos netos. flexibilidad financiera. pasivos y activos netos de una organización y sobre sus relaciones entre sí en un momento del tiempo. Se entiende por liquidez la facilidad con que un activo puede convertirse en efectivo y como flexibilidad financiera la capacidad de una entidad de emprender acciones efectivas para alterar los montos y programación de flujos de efectivo de modo que pueda responder a necesidades y oportunidades inesperadas 33 . capacidad de cumplir sus obligaciones y necesidades de financiamiento externo. El monto y tipos de flujos de entrada y flujos de salida de recursos económicos durante un período y la relación entre el flujo de entrada y flujo de salida. La liquidez. g. Alcance: Un juego completo de Estados Financieros de una organización no lucrativa deberá incluir un Estado de Posición Financiera al final del período que se informa. un Estado de Actividades y un Estado de Flujo de Efectivo por el período que se informa y las notas que se acompañan a los Estados Financieros. La capacidad de la organización de seguir proporcionando servicios. Estado de Posición Financiera: Propósito y enfoque de este estado: Su propósito principal es suministrar información relevante sobre activos. Cómo obtiene y gasta efectivo una organización.d. Los esfuerzos de servicios de una organización. Brindar a los usuarios información sobre: a.

b. 34 . La información sobre la liquidez debe proporcionarse por medio de una o más de las formas siguientes: a.c. Revelar en notas a los Estados Financieros la información relevante sobre la liquidez o vencimiento de los activos y pasivos. Clasificación de activos y pasivos: Tanto el efectivo como cualquier otro activo con restricción impuesta por el donador que limita su uso para propósitos de largo plazo. Clasificar los activos y pasivos como circulantes y no circulantes. no deben estar clasificados como efectivo u otros activos cuyo uso no esté restringido. El Estado de Posición Financiera debe de enfocarse en la organización no lucrativa como un todo y deberá informar sobre los montos de sus activos. incluyendo sus efectos potenciales sobre activos específicos y sobre pasivos o clases de activos netos. Por secuencia de los activos de acuerdo a su proximidad de conversión en efectivo y por una secuencia de los pasivos de acuerdo con su proximidad al vencimiento y el consecuente uso de efectivo para su cancelación. ya sea informando los montos en la carátula del estado o incluyendo la información en los detalles que se consideran relevantes en las notas a los estados financieros. pasivos y activos netos totales. incluyendo las restricciones sobre el uso de activos particulares. es útil para evaluar la flexibilidad financiera de una organización no lucrativa. La información sobre la naturaleza y monto de las restricciones de los donadores sobre el uso de los activos contribuidos. Debe proporcionarse información sobre la naturaleza y montos de diferentes tipos de restricciones permanentes o temporales. c. Clasificación de los activos netos como restringidos por el donador o no restringidos con base en las restricciones impuestas por el citado donador.

gastos. las contribuciones se informan como ingresos o ganancias no restringidas. activos netos temporalmente restringidos y activos netos no restringidos. Información sobre montos brutos de ingresos y gastos: Para ayudar a explicar las relaciones de las operaciones y actividades continuas. pueden informarse como apoyo no restringido siempre que una organización lo haga consistentemente período a período y revele su política contable. Otros sucesos como las terminaciones de restricciones impuestas por el donador.Cambios de clases de activos netos: Un Estado de Actividades debe informar del monto del cambio de activos netos permanentemente restringidos. que simultáneamente incrementan una clase de activos y disminuye otra (reclasificación) deberán informarse como partidas separadas. Sin embargo. un Estado de Actividades deberá informar los montos brutos de ingresos y gastos. Clasificación de ingresos. cuyas restricciones se cumplan en el mismo período en que se informa. El Estado de Actividades debe de informar los ingresos como incrementos en activos netos no restringidos a menos que el uso de los activos recibidos sea limitado por restricciones impuestas por el donador. En ausencia de una estipulación explícita del donador o de circunstancias que en el recibo de la contribución no dejen clara la restricción impuesta del donador sobre su uso. ganancias y pérdidas. las contribuciones restringidas por el donador. La información sobre ingresos y gastos. que incrementan los activos netos parcialmente restringidos o los activos netos permanentemente restringidos dependiendo del tipo de restricción. ganancias y pérdidas y reclasificaciones generalmente se proporciona agregando partida que poseen características similares en grupos razonablemente homogéneos. principales o centrales de una organización no lucrativa. 35 .

Estado de Flujos de Efectivo: Propósitos de un Estado de Flujos de Efectivo. Información sobre los esfuerzos de servicio de una organización: Para ayudar a donadores. recaudación de fondos y desarrollo de funciones de incremento de membrecía. Dichos servicios son el propósito de la organización y a menudo se relacionan con varios programas principales. y cumplen con los propósitos de la misión para la que existe la organización. acreedores y otros interesados a evaluar los esfuerzos de una organización para el logro de sus objetivos. un Estado de Actividades o notas a los estados financieros deberán de proporcionar información sobre los gastos informados por su clasificación funcional tales como los principales servicios brindados por el programa de actividades de apoyo. Los servicios de programas son las actividades que dan como resultado bienes y servicios que se distribuyen a los beneficiarios. incluyendo los costos de sus servicios y el uso de los recursos. clientes y miembros. Las actividades de apoyo son todas las actividades de una organización no lucrativa que no sean servicios del programa. 36 . Generalmente incluyen actividades de administración y generales.Los ingresos por inversiones pueden informarse netos de gastos relacionados. El Estado de Actividades puede informar ganancias y pérdidas como montos netos si son resultado de transacciones no relacionadas con la actividad principal o incidental y de otros sucesos y circunstancias que pueden estar más allá del control de la administración. El propósito de este estado es proporcionar información relevante sobre los recibos y pagos de efectivo de una organización durante un período.

Los estudios exploratorios en pocas ocasiones constituyen un fin en sí mismos. sobre todo. identifican relaciones potenciales entre variables y establecen el "tono" de investigaciones posteriores más rigurosas. 2. Los estudios exploratorios sirven para aumentar el grado de familiaridad con fenómenos que son desconocidos. en situaciones donde hay poca información. de esta manera darle respuesta al problema planteado de una forma correcta. serenidad y receptividad por parte del investigador. Hernández Etal) 37 .1 Metodología Para el desarrollo de esta investigación se hizo uso de la Investigación Exploratoria y Descriptiva Documental. implican un mayor "riesgo" y requieren gran paciencia. Esta clase de estudios son comunes en la investigación del comportamiento. que responda a las necesidades de la organización. cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido abordado antes. y son más amplios y dispersos. establecen prioridades para investigaciones posteriores o sugerir afirmaciones (postulados) verificables. Cuando la revisión de la literatura reveló que sólo hay guías no investigadas e ideas relacionadas con el programa de estudio.1.Capítulo 2 Tipos de investigación 2. así como las herramientas y técnicas que ésta provee. obtener información sobre la posibilidad de llevar a cabo una investigación más completa sobre un contexto particular de la vida real. identificar conceptos o variables promisorias.1 Tipos de Investigación Exploratoria Se efectúan. Asimismo. por lo general determinan tendencias. Se caracterizan por ser más flexibles en su metodología en comparación con los estudios descriptivos o explicativos. (Metodología de la investigación. investigar problemas de comportamiento humano que consideren cruciales los profesionales de determinada área.

a efecto de proponer soluciones acorde a la realidad de entidad. sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría. objetos.2 Sujetos de la Investigación Con el fin de obtener la información lo más certera posible.1. en pequeñas intervenciones también será tomada en cuenta la opinión del Gerente de Proyectos y el Auxiliar de Contabilidad.2.     Director Nacional Gerente de Administración Contador Externo Personal de programación y técnico Asimismo. procesos y personas. se realizó con representantes de la Oficina Regional de Honduras. Mayer).2 Descriptiva El objetivo de la Investigación Descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones. las personas entrevistadas no sólo por medio oral sino también por medios escritos. Van Denle y William J. Su meta no se limita a la recolección de datos. (Estrategia de la investigación descriptiva “Manual de técnicas de la investigación educacional de Deobold B. La socialización del resultado final. costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades. 2. con el Director Regional y la Directora Adjunta de Administración. exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados. Los investigadores no son meros tabuladores. fueron los siguientes sujetos.1. 38 . sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento. se hizo con el fin de obtener información referente a las prácticas de controles que existen dentro de la fundación. Este intercambio de información.

Sin embargo. y en especial con el Gerente de Administración. para documentarla. informar al público sobre sus respuestas. con el fin de conocer cuáles son los procesos utilizados. (La entrevista Psicológica Cf Nahoum. Asimismo. También se utilizaron otros instrumentos como. maestros. Fernando García Córdova) 39 . esta información fue vital para poder documentar y así desarrollar los manuales y políticas contables. abogados.2. Como en sus orígenes fue una técnica periodística que se define como la visita que se hace a una persona para interrogarla sobre ciertos aspectos y después. una encuesta sirve para recopilar datos como conocimientos. a pesar de su origen tan específico. Se llevaron a cabo varias citas en las oficinas de la organización y allí se realizó la entrevista que fue de manera verbal. También se consultaron leyes y reglamentos que afectan a la organización con el fin de que las partes legal y fiscal queden bien documentadas. que significa “verse uno al otro”. (El cuestionario: Recomendaciones metodológicas para el diseño de cuestionario. Entrevista: Es una técnica que entre muchas otras viene a satisfacer los requerimientos de la interacción personal que la civilización ha originado. el FODA. Las entrevistas se planificaron con el personal administrativo-contable. narrativas y recorridos de observación en algunos procesos que se consideró necesario. Quienes la utilizan con el propósito de desarrollar intercambios significativos de ideas dirigidas a una mutua ilustración. Charles). las NIAs. la entrevista ha devenido en una herramienta imprescindible para médicos. ideas y opiniones de grupos. etc. después se procedió a hacer las notas de la entrevista. El término entrevista proviene del francés “entrevoir”. proponer o establecer relaciones entre las características de las personas. aspectos que se analizan con el propósito de determinar rasgos de las personas. análisis preliminar de la organización y el Diagnóstico Integral. entrevistas orales.1. Encuesta: Es un método que se utiliza para medios de interrogación. trabajadores sociales. se procura conocer aspectos relativos de los grupos.3 Instrumentos Se utilizaron cuestionarios escritos. lugares y situaciones o hechos.

Los cuestionarios se compartieron con el Director Nacional y la Gerente de Administración. También se hizo un cuestionario para conocer los niveles de controles con que la organización contaba y uno más específico para profundizar en los procedimientos de control interno que la organización practica. basado en la búsqueda y análisis de los datos obtenidos por medio de entrevistas y cuestionarios. Con la información obtenida se procedió al análisis de las respuestas para sustraer la información necesaria. 2.5 Aportes Con este trabajo se pretende aportar conocimientos a: Guatemala Contribuir con las organizaciones no gubernamentales del país que tengan la necesidad de implementar Sistemas de Control Interno en sus organizaciones.1. primero se hizo un cuestionario de aspectos generales de la entidad. por vía electrónica y de la misma manera. Asimismo fueron consultadas algunas fuentes documentales para la aportación de conceptos y nuevos conocimientos. 40 .Se realizaron encuestas divididas por temas para obtener la información de manera ordenada. para profundizar más en la entrevista que con anterioridad se había realizado. 2.4 Diseño de la Investigación El diseño de la presente investigación es de tipo documental. De forma adicional. se hizo un cuestionario para conocer cuáles son las expectativas de la organización respecto al desarrollo de esta investigación. fueron contestados y devueltos por los entrevistados.1.

cuyo resultado se vea reflejado en la presentación de información financiera. oportuna y confiable ante los donantes. A la Universidad Panamericana Proporcionar un documento que sirva como referencia para otros estudiantes que necesiten un apoyo sobre la implementación de Sistemas de Control Interno en Organizaciones no Gubernamentales. 41 .A la Fundación Riecken Que este trabajo sirva para implementar un Sistema de Control Interno que pueda ser usado para facilitar sus procesos y transparentar sus operaciones. A los estudiantes universitarios Contribuir con los estudiantes universitarios. futuros profesionales para que este trabajo les sirva como base para el desarrollo de futuras investigaciones relacionadas con el tema. y que será.

Las entrevistas fueros realizadas también al director nacional. Donaciones.1 Resultados de la Investigación Para realizar el análisis de los datos. incido d. Dentro de estos rubros afectados se notó que los ingresos por conceptos de donaciones no todos cuentan con un recibo de ingresos autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-. de la Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA. como el cuestionario y la entrevista. los técnicos que ejecutan el trabajo de campo y al contador externo. 42 . y que más preocupa a la organización es la falta de Sistemas de Control Interno que faciliten y garanticen los procesos. los recorridos y la observación para profundizar más y encontrar a detalle. Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo. Al final del estudio se estableció la magnitud de la problemática y las consecuencias que conlleva no tener una estructura bien establecida de control interno. Cuando se determinó que el mayor problema. donde se determinaron sus deficiencias de control interno. porque no se cumple con el requisito de respaldar los ingresos con los respectivos recibos. cuyo artículo literalmente dice: “ARTICULO 15. se procedió al análisis de la información financiera. En los casos en que reciban donaciones. Dichos instrumentos fueron realizados a la Gerente de Administración. Asimismo. Como se puede observar en los cuestionarios realizados (ver anexo No 03).Capítulo 3 Resultados y análisis de la investigación 3. del Decreto 02-2003. se utilizaron instrumentos. se inició por conocer las generalidades de la organización para detectar cuál era el problema que ya existía. el problema. como lo marca articulo 29. que es la persona encargada de los registros contables de la organización. Esto también se encuentra descrito en el artículo 15. Decreto 27-92. se realizó un cuestionario más especifico y se complementó con entrevistas y varios recorridos de observación. lo que tiene consecuencias en el momento de una revisión ante esta institución.

Además. Asimismo. en este rubro. ISR. en formularios autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria. Esto puede hacerse por medio de un flujograma. En el aspecto contable esta situación no permite revelar información precisa y confiable ya que aparecen depósitos en la cuenta de banco que no son respaldados por el comprobante de ingreso que en este caso sería el recibo de donación. 43 . ya que pueden existir donaciones en efectivo que no son depositadas a las respectivas cuentas de banco. es que el 100% de la ejecución de este rubro de gasto.cualquiera que sea su destino. se determinó que el rubro de viáticos. se hace en efectivo. las Organizaciones No Gubernamentales deberán extender a nombre de las personas donantes recibos que acrediten la recepción de las donaciones. proceso en el que quedó evidenciado que se necesita reforzar. esto es una desventaja para el donante. por lo que es indispensable que este rubro de gasto cuente con una política y su respectivo manual para evitar se produzcan malos entendidos. no es posible obtener una factura por la alimentación. Como lo marca el artículo 18. los autorice antes. Lo anterior representa una amenaza. pues pierde el privilegio de la deducción de su donación del Impuesto Sobre la Renta. donde quede bien definido el proceso de emisión y autorización de cheques. del Reglamento de la menciona ley. con pocos pasos. es susceptible para el control interno. También es importante tener más control sobre los pagos por compra de bienes o prestación de servicios y siempre alguien diferente a la persona que emite los cheques. por la vulnerabilidad que representa el efectivo. Por medio de la entrevista como instrumento. como parte de la observación se pudo verificar el proceso para la elaboración de un cheque. Es importante que exista un proceso sencillo pero eficiente para la elaboración y autorización de los cheques. aspecto que se suma a la importancia de tener una política muy clara y eficiente. debido a que por la naturaleza del trabajo de la fundación es necesario salir hacia comunidades rurales y en algunos casos. ya que para poder gozar de este beneficio su donación debe de estar respaldada por un documento contable que llene con los requisitos de ley. Otro aspecto importante.

por no tener un documento que respalde el gasto. Los registros patronales se encuentran en estos momentos suspendidos o sin movimiento y en la actualidad no se encuentra ningún empleado en planilla o en relación de dependencia. Este tema ya fue abordado antes en una auditoría independiente practicada para un proyecto específico.También se tuvo acceso al los contratos por prestación de servicios técnicos. debido a que no se ha podido tener un control eficiente sobre este tema que es el desembolso de estipendios de programación a las comunidades. el Director local de cada comunidad elabore un informe de los gastos y después el envío por correo privado. existe una problemática bien marcada por la falta de manuales y dentro de las amenazas se ve muy bien evidenciado que las 44 . Cada una de las bibliotecas que son apoyadas por la organización debe de tener una cuenta bancaria. En el proceso de la entrevista también salió a relucir un tema que preocupa a la administración de la organización. En esta auditoría independiente también se puede observar que una de sus recomendaciones. se canalizan fondos para el desarrollo de actividades. en el que se puede ver una recomendación del Auditor independiente sobre este mismo tema. Esta política verbal no se ha podido cumplir debido a muchos factores. En la actualidad. para los fondos económicos que reciban de parte de la Fundación. que es preciso la creación e implementación de manuales y políticas contables para que todos los procesos contables queden enmarcados dentro de estas políticas y no exista ambigüedad en las operaciones contables. Como se puede observar en el análisis FODA (anexo 02). por lo que a partir de este cambio los empleados son responsables del pago de sus impuestos ya de manera personal. razón que ha provocado acumular saldos no gastados o documentos pendientes. con el acuerdo de que en los primeros días del mes siguiente. los documentos contables que amparen los gastos. y esto está muy bien establecido en una de las cláusulas del contrato. lo que conlleva a un incumplimiento de deberes ante la SAT. misma que puede ser ingresada a la contabilidad sin ningún problema. Cada persona que presta sus servicios profesionales o técnicos extiende una factura por sus servicios. éstos reemplazaron los contratos de trabajo de los empleados.

para que sirva de respaldo y control contable de esta transacción. Si es una cantidad mayor a $500. Si el donante tiene un proyecto determinado en el que le interesa que sus aportes sean utilizados. que incluyen en su mayoría de veces auditorias no sólo al terminar los proyectos sino también antes de aprobar nuevos. Efecto: Si se sigue teniendo este proceso para el registro de los ingresos existe un riesgo fiscal.2 Análisis de los cuestionarios ¿Cuál es el proceso para definir un ingreso de efectivo o donación? Si es efectivo de una cantidad menor. Los recibos de donación están pre numerados. En el tema financiero la organización debe de estar muy bien documentada debido a que por diversificación de sus fuentes de financiamiento es más susceptible a las exigencias de donantes de Cooperación Internacional. por cada ingreso de recursos económicos a la Organización. se elabore un recibo de donación. Análisis: es importante que. 3.consecuencias son no solo de carácter administrativo sino también puede traer consecuencias de carácter fiscal que implica un pago de multas por reparos. es la manera correcta de documentar los ingresos que se hacen. Y en adición poder gozar del beneficio de deducción del Impuesto Sobre la Renta en el Rubro de Donación. ¿Cómo se define si el ingreso es de uso restringido y el no restringido? Existen donaciones realizadas por particulares sin destino específico para un proyecto. se asignan para el cumplimiento de este fin. por tal razón. de acuerdo al procedimiento fiscal. lo cual ayuda a tener control sobre los ingresos. De esta forma se garantiza al donante que su aporte es registrado con transparencia y legalidad. ó su equivalente en quetzales se hace un depósito bancario en la cuenta habilitada para el uso de fondos no restringidos. porque podría existir un reparo de parte la Superintendencia de Administración Tributaria. es ingresado a la caja chica y sumado al saldo para ser usado como efectivo. De 45 . tanto menor como mayor. por otro lado este mal registro de los ingresos también tiene un efecto de control debido a que el manejo de efectivo es muy susceptible. son consignadas al uso no restringido.1.

Además. Establecer un formulario o vales de salida de fondos de la caja chica. segura y confiable.    Hacer cortes y arqueos de caja con frecuencia. ¿Cuáles deberían de ser los controles necesarios para el manejo de caja chica de una manera eficiente?  Definir con claridad. tanto las restringidas. con cargo a este fondo y cuáles deben realizarse por medio de cheque. para evitar colusión de actividades y transparentar el gasto. para evitar que haya mucho efectivo dentro de la caja chica. con la finalidad de generar informes para los donantes en forma efectiva. De no regularse debidamente esto puede ocasionar problemas serios. en el tiempo estipulado. Análisis: Es necesario establecer un procedimiento de control de donaciones. Efecto: El tema de manejo de efectivo siempre es susceptible cuando se refiere a temas de control. qué gastos pueden hacerse en efectivo. es importante que una persona diferente a la responsable del manejo. 46 . para que todos los usuarios de la caja chica tengan bien definidas cuáles serán las funciones de ésta. pero es necesario establecer parámetros fáciles de seguir. sea quien realice las conciliaciones. y el procedimiento para su utilización.  Manejar un fondo fijo preestablecido y no exceder de este monto. Efecto: Si no se tiene bien identificados los ingresos y a que pertenecen no es posible mantener actualizadas las cuentas corrientes y así informar a los donantes del progresos de sus proyectos. arqueos y cortes periódicos. destinadas a proyectos específicos como las que no tienen ninguna reserva. cuál es el propósito de la caja chica.forma interna se lleva una cuenta corriente por cada una de estas donaciones para controlar y monitorear la ejecución de los fondos. Establecer un procedimiento para liquidar los vales de caja chica. A su criterio. Análisis: Ya existen algunos controles para el manejo de caja chica.

  Establecer un formato de vaucher para cada cheque. Establecer líneas de autorización para cheques.) y cantidad en Dólares Estadounidenses (U$. con el propósito de transparentar el proceso Efecto: La elaboración de un cheque debe de tener ciertos procesos para poder garantizar que se están cumpliendo los métodos de control. concepto. situación que lo hace vulnerable. proyecto que financia. el cual puede guardarse como PDF. cuál es el procedimiento para conciliar las cuentas de banco?  Existe un auxiliar de banco que lleva los principales datos. ¿Actualmente. ¿Cuál debería de ser el procedimiento para autorizar un cheque?  Establecer un formato que detalle todos los requisitos de pago (concepto. (fecha. código. que cumpla con los requisitos mínimos de control. número de cheque o transferencia.A su criterio. 47 . Es importante que esta sistematización incluya la emisión de un vaucher que especifique con detalle la información sobre el pago que se realiza. precio total. y los demás datos necesarios e importantes). por lo que es necesario establecer un sistematización para la emisión y autorización de pagos a través de cheques. conversión a dólares. Análisis: para extender un cheque el procedimiento actual es muy simple.). El vaucher debe ser elaborado con copia para el archivo. El pago debe ser autorizado por una persona diferente al responsable de la elaboración del cheque. precio unitario. es por eso que es necesario establecer escalas de revisión y autorización para no provocar fraudes.  Se genera un estado de cuenta desde la página web del banco. beneficiario. para que tenga más valides el estado de cuenta. cantidad en Quetzales (Q.

b )el estado de cuenta y.   Con el formulario autorizado se solicita a caja chica el efectivo para el viaje. c) la conciliación. Es importante revisar la ley para establecer cuál es el máximo que se puede reportar como viáticos sin comprobante y cuál es el procedimiento en estos casos. Así mismo. otros). hospedaje. (fechas. con la especificación de los datos sobre el viaje. Del Director Nacional de la Organización. con un Vo. y si fuere el caso. proyecto que financia. A más tardar 3 días después de regresar del viaje se procede a hacer la liquidación respectiva.Bo. el cual debe ser llenado. considerar la 48 . Análisis: Es importante analizar el procedimiento sobre la sistematización de viáticos. Efecto: Es necesario tener una adecuada segregación de funciones y en esta segregación debe de estar incluida el tema de las conciliaciones bancarias ¿Existe un proceso claramente definido para el proceso de solicitar viáticos? El proceso de viáticos es el siguiente:  Existe un formulario para solicitud de viáticos. como medida de control interno para asegurarse la confiabilidad de los datos. que tiene los datos básicos de una conciliación. para revisar cuáles son las tarifas máximas autorizadas para la alimentación y hospedaje. este formato es autorizado por el Director Nacional. lugares a visitar.  A los datos conciliados se adjunta: a) el auxiliar. a devolver el sobrante o a solicitar el reintegro del faltante. Hay un formato establecido para las conciliaciones. alimentación. donde es complicado conseguir factura por la alimentación. Análisis: Lo más importante es que los saldos bancarios sean conciliados por una persona diferente a quien hizo la conciliación en los libros y en chequera. combustibles. cálculo de gastos. asimismo. establecer criterios para el caso de comunidades rurales muy lejanas del área urbana.

por lo tanto. haya una persona responsable que reciba y revise si éstos llenan los requisitos y especificaciones establecidos para su compra. Es importante que. debido a la importancia de que exista un mejor control en esta área. Además de sanciones tributarias por incumplimiento. de la verificación de la calidad del bien o servicio. Efecto: De no existir un adecuado manejo del pago se servicios y bienes a los proveedores puede provocarse un mal uso de este recurso.opción del uso de la factura especial para cubrir estos gastos sin comprobante. se procede a hacer el pago respectivo. por medio de la página web del banco. Con regularidad se hace en línea. previo al pago de bienes adquiridos. También es necesario revisar que las líneas de autorización para los viajes. b) Se revisa que todos los datos estén en orden y. es procedente su pago. es necesario que una persona certifique que el beneficio fue recibido a cabalidad. Análisis: Se determinó la necesidad de reestructurar el sistema para el pago por servicios y a los proveedores. b) Se revisa que todo esté en orden y. c) Se procede a realizar el pago. ¿Cuál es el procedimiento para autorizar o realizar un pago de servicios o a un proveedor?  Cuando se trata del pago de un servicio: a) Se recibe la factura. 49 . de no existir controles y lineamientos adecuados podría provocar fraudes o abusos de parte de los involucrados en el trabajo de campo. En el caso de la prestación de un servicio. El proceso debe de incluir la verificación de documento contable. para realizar el pago. debe de existir una autorización previa. Efecto: por ser un rubro de gastos que se maneja en efectivo. así mismo.  Cuando es un proveedor: a) Se recibe la factura. Se deben establecer criterios sobre los montos mínimos y máximos para realizar pagos con cheques. así también la firma autorizada en el cheque correspondiente. En este mismo punto habrá que examinar las políticas de seguridad y viaje para tener la certeza que se ajustan a la realidad actual.

esto no lo la exime de cumplir con deberes formales. Los Directivos de la Fundación deben de estar seguros de que los fondos son utilizados de la manera más correcta y apropiada. Y esta misma información no es trasladada a los donantes y el Consejo Consultivo. Aspectos Tributarios: A pesar de que la fundación se encuentra exenta de varios impuestos. la información con la que se cuenta en la actualidad no permite hacer un verdadero análisis financiero y como consecuencia de esto. Aspectos de Auditoria: No existen controles internos definidos en políticas y procedimientos. tomar decisiones de inversión en nuevos proyectos a mediano y largo plazo. esto puede tener como consecuencia multas o sanciones que representarías una carga económica que la organización no puede cubrir en este momento. 50 . como se menciona en el Marco Legislativo. a las demás autoridades de la organización. Aspectos Económicos: Como no se cuenta con la información completa no se puede revelar información que ayude a tomar una decisión acertada. como extender recibos de donación por todos sus ingresos o tener un comprobante contable por todos sus egresos. lo que afecta este aspecto de sobremanera ya que no hay una certeza para el donante que demuestre el uso de sus aportes. esta misma. es de vital importancia que se cumpla con cada una de las disposiciones de ley para que no sea vulnerable a una revisión de parte de la SAT. no muestra con razonabilidad la situación económica actual de la fundación. por esta razón. así como.Conclusión final del análisis de resultados Aspectos Financiero.

77 Ingresos por gestiones propias SUMA TOTAL DE INGRESOS Egresos Gastos Financiados por Proyectos Gastos Cubiertos por fondos no restringidos Total egresos Diferencia de ingresos y egresos $ 121.742. En los egresos se puede observar que los gastos financiados por proyectos no muestran un desglose que permita hacer el análisis para determinar la clasificación de los gastos.69 $ 37.04 $ 227. La mayoría de los cooperantes 51 . El 36% de los egresos corresponden a gastos cubiertos por fondos no restringidos mientras que el 64% pertenecen a costos de ejecución de proyectos.500.009 Expresado en $ Ingresos Ingresos por Proyectos $ $ 208.Análisis de los Estados Financieros ESTADO DE RESULTADOS Fundación Riecken Guatemala Enero a Diciembre 2.73 18.30 $ 67. Es importante que los estados financieros detallen con más precisión el integrado de los egresos.313.637.676.929. Esto nos hace reflexionar en que es de suma urgencia establecer los métodos de control exigidos por los cooperantes internacionales.39 $ 189.242.08 Como puede observarse en el estado de ingresos y egresos la fundacion Riecken actualmente obtiene sus ingresos por la ejecución de proyectos (92%) y solo un 8% provienen por gestiones propias.

80 7.33 48.00) $ 10.41 52 .100.53 $ 38.580.759.214. BALANCE GENERAL Fundación Riecken Guatemala Enero a Diciembre 2.00 (2.57 5.00 4.688.41 $ 37.688.009 Expresado en $ ACTIVOS Caja Banco Internacional Q Internacional $ Internacional Finlandia Banrural Q Total Activo Circulante ACTIVOS FIJOS Vehículo Mobiliario Equipo de computo Depreciaciones Acum Total Activos Fijos $ $ $ $ $ 150.00 2.929.08 10.00 TOTAL ACTIVO FIJO NETO PASIVOS OTROS PASIVOS Proyectos a Ejecutar Total Otros Pasivos Diferencia Activos y Pasivos Suma de Activos y Pasivos $ 48.929.250.368.36 32.41 $ $ $ $ 6.08 $ $ $ 37.15 848.550.320.internacionales cubren hasta un 10% sobre los gastos administrativos por lo que la Fundacion deberá buscar otras fuentes de financiamiento para cubrir dichos gastos.147.

Al igual que en el estado de ingresos y egresos es necesario hacer un desglose de la integración de las cuentas como por ejemplo los proyectos por ejecutar. 53 . Como Ong sus operaciones muestran solamente activos de disponibilidad y como pasivos los proyectos por ejecutar que son compromisos con los cooperantes.En el balance general se puede observar que la disponibilidad de efectivo cubre en su totalidad los compromisos de los proyectos por ejecutar.

Asimismo. evitar consecuencias fiscales si las hubiere. En base al análisis reflejado en el capítulo 3. así como. a continuación se propone implementar una sistematización de procesos de control interno en la organización. que resuelva la problemática encontrada y analizada Se elaborarán los respectivos manuales que contengan las políticas administrativas y contables. así como rendir cuentas al donante. Que se pongan en práctica de acuerdo a su realidad y necesidades. los formatos necesarios para establecer un Sistema de Control Interno que pueda ser aplicado a la fundación.1 Propuesta de solución Se ha encontrado que la organización no posee una estructura de control interno adecuada y razonable que le permita minimizar los riesgos. 54 . Y tener información financiera actualizada que sirva para la toma de decisiones.Capítulo 4 Propuesta de solución de problemática 4.

- Fundación Riecken Manual de políticas administrativas y contables La Antigua Guatemala. julio 2011 55 .

planta y equipo Reconocimiento de ingresos Cuentas de Banco Caja Chica Registro Monetario Viáticos Uso de teléfono celular y reembolso Contratación de Personal Uso de Vehículos Uso de equipo de computo portátil Cierres contables mensuales Información financiera y contable semestral y anual Normas básicas de seguridad Compras de bienes mayores a Q2.000.00 57 58 58 58 58 58 58 59 59 60 60 61 62 64 65 66 67 67 67 68 68 68 Proceso para pagos de bienes o servicios mayores de Q2.000.00 Adquisición de servicios mayores a Q 2.000.Contenido Introducción Objetivos específicos Alcance Políticas Contables Reconocimiento de ingresos y gastos Preparación de Estados Financieros Base de medición de los elementos de los Estados Financieros Propiedad.00 68 Relaciones Públicas Reembolso de gastos de Caja Chica Formatos 69 69 70 56 .

El presente manual está diseñado. que la administración de la organización debe desarrollar. en función de las operaciones actuales de la fundación Riecken. para los procedimientos y registros.Introducción El presente MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES. en consideración a las necesidades de controles que se estiman necesarios. necesita implementar políticas administrativas y contables. cuyas funciones están vinculadas con el proceso administrativo y financiero. Asimismo. la necesidad que funcionarios y empleados tengan un adecuado conocimiento de estas políticas. que sirvan de base para responder a las regulaciones del giro de esta clase organizaciones. sin perder de vista las exigencias del sistema de fiscalización ejercidas por la Superintendencia de Administración Financiera –SAT. tiene por objeto constituirse en una guía para los funcionarios y empleados. políticas contables y control interno.. 57 . en el cumplimiento de sus funciones. que les permitan seguir una ruta segura en la toma de decisiones. que sean el marco para un Método de control interno para la Fundación Riecken La administración y el Sistema Financiero de la Fundación Riecken de Guatemala. Así como. y otras entidades relacionadas. describe los requerimientos mínimos.

en sus Rubros Activos y Pasivos se registran por el Método del Costo Histórico. y la observancia estricta del cumplimiento de las normas. Alcance Es responsabilidad de todo el personal. por parte del Encargado de las Operaciones Administrativas y Contables.  Implementar métodos de control interno que permitan a la Fundación. así como las Normas de Información Financiera obligatorias a partir de enero del año 2009. transparentar todas sus operaciones. 58 . conocer y acatar las políticas de la Fundación Riecken. Preparación de los Estados Financieros: Éstos se deberán elaborar y exponer de acuerdo con el presente manual con el cuidado de usar todo lo dispuesto en las Normas Internacionales de Contabilidad oficializadas en el país. procedimientos e instrucciones contenidas en este manual. o por el valor razonable de la contrapartida entregada a cambio en el momento de la adquisición. 3. Bases de medición de los elementos de los Estados Financieros: Los estados financieros de la fundación. Políticas Contables Para registrar las operaciones contables se observarán las políticas siguientes: 1. el cual indica que los activos se registran por el importe pagado efectivo. mientras que los pasivos se registran por el valor del producto o servicio recibido a cambio de incurrir en la deuda. Reconocimiento de ingresos y gastos: Para la asignación de los ingresos y gastos se aplicará el Método de lo Devengado.Objetivos específicos  Establecer políticas administrativas y contables que puedan ser aplicadas por la Fundación Riecken. 2.

con este propósito. 5. pero serán el resultado de campañas de recaudación masivas. Pueden ser utilizados para sufragar cualquier gasto. Y se documentará con su respectivo recibo de donación y su depósito bancario cuando fuera el caso. en especial a las personas y/o entidades que aportan o donan recursos ya sea para usos específicos o para financiar los gastos de operación de la fundación.  Fondos de proyectos específicos: Aquí se acumulan todas las transacciones en relación a la implementación de un proyecto específico designado por el donante. Los ingresos se clasificaran de la manera siguiente:  Fondos corrientes no restrictos: Se contabilizan todos los aportes o donaciones que no tienen un fin específico. La recepción de estos fondos obliga a extender un recibo de ingresos por donación y acompañarlo con su respectivo depósito bancario cuando sea el caso. de acuerdo a los porcentajes máximos legales establecidos en la ley del Impuesto Sobre la Renta. En su mayoría estos fondos son de uso restringido. esto con el objeto de que puedan los usuarios interpretarlos y fiscalizarlos. Todos los ingresos que la fundación perciba serán ingresados a la contabilidad sin excepción alguna. con regularidad serán de uso no restringido. Propiedad. 59 . la contabilidad está dividida para fondos con una clara definición y distinción entre éstos.  Fondos corrientes restrictivos: Se contabilizan todos los aportes o donaciones que tienen un fin específico ya que ha sido asignado por el donante. Reconocimiento de Ingresos: Por ser contabilidad por fondos de proyectos separados. planta y equipo: Todos los activos fijos adquiridos se deben registrar al costo de adquisición y se depreciarán por el Método de Línea Recta. éstas tienen sus cuentas.  Fondos por recaudación o gestiones: Estos fondos podrán ser de uso restringido o no.4. procedimientos contables y diseños propios.

Los fondos de proyectos específicos. Para los ingresos ordinarios o no restringidos se cuenta con una cuenta en las dos monedas según el tipo de donación. 6. 60 . Cada vez que se considere prudente se hará un reembolso de los gastos efectuados. tendrán una cuenta bancaria de uso exclusivo que permita tener un mejor control de estos fondos que serán de una cantidad considerable y de un tiempo de ejecución largo. Esto evolucionará de acuerdo a las necesidades y exigencias de cada proyecto. Los proyectos específicos cuentan con su respectiva cuenta bancaria y los gastos que se ejecuten para la implementación de este proyecto.00 ó su equivalente en dólares si fuera necesario. repartidos dentro de los diferentes proyectos. Cuentas de banco: La fundación tiene cuentas bancarias para sus operaciones en moneda local (Quetzales) y en monda extranjera (Dólares). Al final del mes por cada una de las cuentas se deberá de tener por lo menos lo siguiente:    Auxiliar de banco Conciliación bancaria Estado de cuenta bancario generado por el banco emisor De cada uno se adjunta un modelo en los anexos Auxiliar de banco y conciliación bancaria. que se podrá usar para gastos menores de Q2. Caja Chica: La fundación contará con una caja chica. 7. se harán con fondos desde la cuenta específica del proyecto.Para cada una de las clasificaciones se tendrá una cuenta corriente que detalle cada operación (ver anexo “registro de ingresos”).000. El reembolso se hará por medio de un cheque a nombre de la persona encargada del manejo de la caja chica.

ver formato de solicitud y liquidación de fondos de Caja Chica. En los reportes mensuales se expresaran también todos los todos en ambas monedas. las partidas no monetarias en moneda extranjera. Esto se hará observando las recomendaciones de la la NIC 21. en el momento de su reconocimiento inicial. 61 . 8. las partidas monetarias en moneda extranjera se convertirán utilizando la tasa de cambio de cierre. Registro monetario Los registros se harán en quetzales que es la moneda oficial de Guatemala. mediante la aplicación al importe en moneda extranjera. que se midan en términos de costo histórico. y c.Para hacer solicitudes de gastos desde la caja chica se hará por medio de un formato muy sencillo. b. de la tasa de cambio de contado a la fecha de la transacción entre la moneda funcional y la moneda extranjera. Al final de cada periodo sobre el que se informa: a. utilizando la moneda funcional. Toda transacción en moneda extranjera se registrará. sin embargo. Efectos de la variaciones de tasa de cambio de la moneda extranjera. las partidas no monetarias que se midan al valor razonable en una moneda extranjera. se convertirán Utilizando las tasas de cambio de la fecha en que se determine este valor razonable. por la necesidad de informar a los donantes extranjero todos los registros tendrán una conversión a dólares según el tipo de cambio promedio del mes que se opera el ingreso o el gasto. se convertirán utilizando la tasa de cambio en la fecha de la transacción.

objetivos del viaje. Tarifas autorizadas 62 . para facilitar este proceso. alimentación. capacitaciones. Como los viajes son a las áreas rurales. es por eso que es importante que la política de viáticos se cumpla a cabalidad. Siempre y cuando se encuentren autorizados.9. proyecto que financia. Antes de dos días después de terminado el viaje se deberá proceder a hacer la liquidación en el mismo formulario de solicitud y entregar los respectivos comprobantes contables y el reembolso o desembolso según fuera el caso. Viáticos Dada a la naturaleza de la organización el Rubro de Viáticos representa una buena porción del desarrollo de proyectos. deberá contarse con la autorización del Director Nacional. lugar de destino. se desembolsarán en efectivo. etc. No se reconocerá como viáticos los siguientes: Exceso de equipaje. (ver anexo solicitud y liquidación de viáticos). transporte y otros gastos que se incurran durante el cumplimiento de tareas de trabajo. Se entiende por gastos de viáticos los fondos otorgados para cubrir los gastos de hospedaje. Para los casos no previstos en este manual o en casos de justificación especial. bebidas alcohólicas. Este formulario deberá ser llenado por la persona responsable del viaje y autorizado por el jefe superior inmediato. en su ausencia se designará a otra persona para que pueda autorizar los formularios. Este deberá ser entregado al menos un día antes del viaje para poder desembolsar el dinero. Para esto deberán de solicitarlo a través de un formulario ya preestablecido que contendrá información importante como las fechas y horas del viaje. reuniones. etc. Ya autorizados serán entregados a la persona encargada de la caja chica para poder hacer el desembolso del efectivo. dentro o fuera del país. excesos de consumo en alimentación (fuera de los ya establecidos). Este formulario deberá tener una copia para que ésta sirva como un vale de salida de efectivo para la caja chica. gastos personales.

para los documentos de compras. Todos los gastos de viáticos deberán ser comprobados por medio de factura contable que detalle el bien o servicio prestado. Reglamento del Impuesto al Valor Agregado – IVA. Ley del Impuesto Sobre la Renta – ISREn este mismo formulario de solitud y liquidación de viáticos se solicitará el efectivo para la compra de combustible cuando sea el caso. Para la cena hasta un máximo de Q35. por persona. Hay proyectos que por su naturaleza ya tienen establecidas sus propias políticas de viáticos. del Decreto 26-92. Para el almuerzo hasta un máximo de Q35. del Acuerdo Gubernativo 311-97. Esto se hará hasta el máximo que marca la ley en su artículo 38. con el cuidado de que se cumplan con los requisitos que manda el artículo 33. Proceder a la autorización del viaje 63 . con firma de la persona responsable.00 por persona.Para el desayuno hasta un máximo de Q25. inciso V.00. Proceso de viáticos 1. Llenar la solicitud con los datos allí especificados 2.00 por persona. Para el mejor control de este rubro en el formulario de solicitud y liquidación de viáticos está incluido un renglón para marcar el odómetro del vehículo al iniciar y al finalizar el viaje. así que en estos casos especiales se obedecerá las políticas específicas. cuando la jornada de trabajo inicia antes de las 6:30 de la mañana. cuando la jornada de trabajo interfiere el horario del medio día. cuando la jornada termina después de las 7:00 de la noche. Este control también será una herramienta útil para el control de la vida útil del vehículo y el registro de los servicios de mantenimiento. Cuando por razones de fuerza mayor no se pueda obtener una factura contable por el gasto de alimentación se procederá a hacer un recibo corriente que detalle con claridad los bienes.

Cuando la compañía de teléfono lo considere. Cuando todo está en orden se procede a incluirlo en la contabilidad y se da por finalizado el proceso. A más tardar dos días después de terminado el viaje. (Técnico en Operaciones). Si existiera error. 9. La persona responsable de la caja chica revisa la liquidación y los respectivos documentos y si todo está en orden procede a hacer la rebaja del total gastado del fondo de caja chica. el responsable del viaje procede a hacer la liquidación. Uso de teléfono celular y reembolso Algunos empleados de la Fundación contarán con el beneficio extra de un teléfono celular para su uso. el empleado deberá hacerse responsable de ese pago extra o comprobar que todos los excesos son llamadas de trabajo. y se tendrá que hacer el cambio respectivo en la tarjeta de responsabilidad. Cada línea de teléfono tendrá un máximo de consumo mensual. 64 . 10. por esta razón será incluido en su tarjeta de responsabilidad. La persona encargada de la caja chicha procede a hacer el desembolso. sobre el percance para que proceda a hacer el trámite respectivo con la compañía de telefónica. Cada empleado será responsable de su propio aparato. 5. si el consumo es excedido de este total. Entregar la solicitud ya autorizada a la persona encargada de la caja chica 4. el empleado deberá reportar de inmediato a la persona responsable. 8. En caso de pérdida. robo o algún otro percance. lo regresa al responsable del viaje para hacer las correcciones correspondientes.3. se reemplazarán los aparatos telefónicos. Ver flujograma de proceso de viáticos. y usará como un vale la requisición del viaje en la caja chica. 7. 6. La liquidación y los respectivos comprobantes contables son entregados a la persona responsable de la caja chica.

65 . 7. Se elegirán mínimo dos candidatos para la entrevista. Esta condición deberá ser expuesta a todos los candidatos y cuando se haga la carta de ofrecimiento del puesto. el candidato deberá firmar de enterado y aceptado. 6. Se escogerán a los candidatos que llenen los requisitos establecidos para el puesto. Contratación de personal El procedimiento para la contratación de personal será de la forma siguiente: 1. de lo contrario se declarará desierta la convocatoria y se procederá a una nueva. 5. 11. El tiempo de prueba será variable con un minino de 60 días. Ver diagrama de flujo de proceso de contratación de personal Cada persona que preste sus servicios a la fundación deberá de extender su respectiva factura contable por el pago de sus servicios.En el caso de que exista algún costo por la reposición del aparato telefónico o trámite administrativo el empleado cubrirá el 50%. Se inicia con la elaboración del perfil del puesto 2. Se concederá entrevista personal a los candidatos escogidos. 3. Se hará un contrato por prestación de servicios 9. de acuerdo al inciso anterior. Los posibles candidatos deberán presentarse a la entrevista con su respectiva hoja de vida. cundo surja una segunda o tercer vez los porcentajes serán los siguientes: empleado 75% y la fundación 25%. 4. De existir un caso especial la Dirección de la Fundación tomará una decisión y será notificada por escrito a las partes interesadas. Se extenderá una carta de ofrecimiento del puesto 8. Se hace pública la oferta de empleo donde se detalle los requisitos mínimos que se deben cumplir y el ofrecimiento. siempre y cuando sea la primera vez que suceda. mientras que la fundación el 50% restante.

El deducible en caso de emergencia se encuentra contenido en cada una de las pólizas del seguro y será cubierto por la fundación cuando se trate de un asunto de trabajo y por el empleado responsable de tratarse de un caso de uso personal. Además.Cada persona que preste sus servicios a la fundación deberá tener un expediente que cumpla con los siguientes requisitos:     Currículo vitae CV original Copia de documento de identificación Contrato de prestación de servicios Hoja con datos personales 12. los conductores deberán reportar inmediatamente al Técnico en Operaciones cualquier anomalía del vehículo para que sea revisado. “La seguridad del Staff es importante para la organización” Después del uso del vehículo el responsable deberá revisar que quede limpio y todo en orden tal como lo recibió. Cada persona que use los vehículos de la institución deberá tener una licencia de conducir vigente y seguir con las normas de seguridad y precaución básicas para evitar así percances. Si el vehículo fuere usado para asuntos personales deberá tener una autorización para su uso. Uso de vehículos Los carros de la fundación serán para el uso de las tareas de ésta y cada vehículo contará con un seguro para todo riesgo que deberá ser usado en cualquier emergencia mecánica o de accidente. En el caso de una eventualidad en la que se necesite hacer el uso del seguro. deberán seguir las instrucciones que aparecen en la tarjeta del seguro que se encuentra en cada uno de los vehículos y notificar de inmediato a las oficinas centrales para poder recibir instrucciones de cómo proceder. 66 .

(de cada una de la cuentas). se generarán al menos informes semestrales y un consolidado anual que servirá para la presentación del informe anual del ISR.13. el empleado deberá de cumplir con las normas mínimas de seguridad para evitar percances con el equipo. Si se notara algún desperfecto en el equipo deberá reportarlo de inmediato para evitar deterioro o consecuencias mayores. Esta información será la que se utilice para acumular los ingresos y los egresos de los estados financieros semestrales y anuales. ver anexo de auxiliar de bancos. Estado de cuenta bancario. La asignación del equipo tecnológico también será agregada a la tarjeta de responsabilidad de cada empleado. 15. Información financiera y contable semestral y anual Con el propósito de mantener a los donantes informados. se procederá a elaborar cierre parcial del mes. Uso de equipo de cómputo portátil Por la naturaleza del trabajo. que contendrá al menos lo siguiente:      Auxiliares de banco del mes (de cada una de las cuentas). 14. ésta podrá ser usada dentro de la oficina o en los viajes de trabajo de campo. Consolidado de ingresos y egresos Vaucher y sus respectivos comprobantes originales. Conciliación bancaria (de cada una de las cuentas). los miembros de la fundación tendrán asignado el uso de una computadora portátil. 67 . Cuando éste sea el caso. Cierres contables mensuales Cada 30 ó 31 de cada mes. anexo de conciliación bancaria.

000. de aceptación. 18.000.000. Lo más importante para la fundación es la seguridad del su personal. Adquisición de servicios mayores a Q2. Normas básicas de seguridad Con esta política se trata en principio de establecer recomendaciones y lineamientos generales encaminados a prevenir cualquier situación de inseguridad. nombre del beneficiario. en recurso humano. proyecto que financia. cuenta bancaria.000. Bo. y quien autoriza el pago. Para gastos que por su naturaleza deban hacerse en efectivo. Proceso para pagos de bienes o servicios mayores de Q2. Compras de bienes mayores a Q2. que detalle algunos datos que ayuden a documentar el gasto.00) ó su equivalente en dólares podrán hacerse en efectivo a través de la caja chica. y se hará el vaucher (ver anexo de vaucher) respectivo. siempre y cuando cuenten con su debida autorización y Vo. fecha.16. Ver guía de medidas mínimas de seguridad. se deberá contar con la autorización respectiva. 17.000. 68 .000.00 (cheques) Para hacer pagos mayores a Q2.00) ó su equivalente en dólares se hará a través de un cheque y contará con su respectivo comprobante contable y su autorización. número de cheque.00 Cualquier pago de bienes o servicios mayor de dos mil quetzales (Q2. Contará con los datos siguientes: Cantidad. se harán a través de cheque. así como en las instalaciones de las oficinas y los vehículos propiedad de la fundación. cuenta o renglón presupuestario. tipo de cambio.00.00 La adquisición de bienes o servicios menores a dos mil quetzales (Q2. 19.

tengan una base que sirva de plataforma para el buen manejo de las finanzas y los controles internos necesarios no sólo para los donantes sino para los directivos de la organización. número de documento si lo hubiere. 69 . Con este manual se pretende que las personas involucradas en el proceso administrativo de la Fundación Riecken. 21. donde se detallará el tipo de proveedor. Esta solicitud será entregada a la persona encargada del manejo de la caja chica para el desembolso o reembolso del dinero.20. Esta solicitud también servirá como vale para la caja chica mientras son liquidados los comprobantes contables. Como se dice en el párrafo anterior. la razón del gasto. Relaciones Públicas Se reconocerá como gasto de Relaciones Publicas todos los comprobantes contables que sean justificadas y razonadas hasta un máximo de Q75. proyecto que financia y cantidad en quetzales. cuyas funciones están vinculadas con el proceso administrativo y financiero. A este manual se le agregarán las políticas y procedimientos que se consideren necesarias en la marcha y algunas se enmendarán si fuera necesario. que sean el marco para un Método de Control Interno para la Fundación Riecken. con la información allí solicitada. con el fin de que este documento cumpla con su objetivo principal de constituirse en una guía para los funcionarios y empleados.00 por persona que participe. Reembolso de gastos de Caja Chica Para solicitar reembolso o desembolso de efectivo de la caja chica. (ver anexo de solicitud y liquidación de fondos de caja chica). se procederá a llenar el formato de Solicitud de fondos de Caja chica. se deberá justificar el nombre de las personas que participaron en la reunión y una pequeña descripción del objetivo de la reunión.

Ingreso Proyecto Recibo Deposito Dólares Tipo de Saldo Cambio Créditos Saldo No. Fecha Concepto Créditos Resumen Ingresos Tipo ingreso Proyecto Q $ $ - 70 . De No.Fundación Riecken Registro de Ingresos Mes Saldo mes anterior Quetzales Tipo de No.

Fecha Total Cheques Saldo de la Cuenta Resumen Ingresos Cuenta Proyecto Q $ Cuenta Proyecto Q $ 71 . Mes Saldo mes anterior Dólares Tipo No de de Cuenta Proyecto Operación Beneficiario Concepto Débitos Créditos Saldo Cambio Debito Crédito Saldo Quetzales No.Fundación Riecken Auxiliar de Banco Cuenta No.

LA FUNDACIÓN RIECKEN Cuenta No. Banco Moneda CONCILIACIÓN BANCARIA DEL XXX AL XX DE XXXXXX DEL 2,0XX SALDO LIBRO SALDOS INICIALES Cheques en circulación Depósitos Intereses Bancarios Cheques Girados Pagos Electrónicos Débito Cobro chequeras SALDO Depósitos Intereses Bancarios Cheques Cobrados Pagos Electrónicos SALDO BANCO

(-) (+) (+) (-) (-) (-)

-

Q -

-

(+) (+) (-) (-)

-

(-) Cobro por Chequeras SALDO Cheques en (-) circulación A favor de

-

No. Cantidad

0.00 SALDO Q -

Hecho por

Vo. Bo.

Revisado por

72

Fundación Riecken Formato de Solicitud y Liquidación de Fondos Caja Chica
No. Proyecto que financia Nombre del solicitante: Planilla de Gastos Fecha
No. Documento

Nombre

Cantidad

Cuenta

Total

Solicitante

Autorizado

Contabilidad

73

Proceso de Contratación de Personal

74

Cheque No. Detalle Cuenta Haber Tipo de cambio Hecho Por Autorizado Por Vo. 75 .Bo.Fundación Riecken Vaucher de Cheques Proyecto Banco Cuenta No.

Cuenta Comprob de gasto ante Cuenta de Banco Q $ Q $ Q $ Q $ Proyecto AA Proyecto AB Proyecto AC Proyecto AD 76 . Fecha Tipo de ingreso No.Fundación Riecken Consolidado de Ingresos y Egresos Del Saldo mes anterior Al Ingresos Q No. Depósito $ Q $ Q $ Q $ Proyecto AA Proyecto AB Proyecto AC Proyecto AD Egresos No. Fecha No. de Recibo No.

Guía de medidas mínimas de seguridad Recomendaciones de seguridad preventiva para la Oficina Central de la Fundación Riecken. Guatemala 77 .

Mantener iluminado el exterior y la entrada principal de las oficinas a la hora de salir y cerrar la oficina.   Preguntar por el nombre de la persona. Objetivos: En principio se trata de establecer recomendaciones y lineamientos generales encaminados a prevenir cualquier situación de inseguridad en especial en recurso humano. Seguridad en oficinas: Cerciorarse que no haya personas con actitud sospechosa en los alrededores al ingresar a las instalaciones de la oficina. Mantener cerrada. así también en oficinas y vehículos. NOTA: Si nota alguna anomalía en el sistema eléctrico. ventana abierta o quebrada). Preguntar si tiene cita con algún miembro del equipo. No abrir la puerta a ningún desconocido salvo que se haya identificado como corresponde. En caso que usted tenga una visita de una persona no conocida.Esta es una guía de seguridad para prevenir cualquier situación de riesgo tanto en las oficinas como en los vehículos. si así lo fuere confirmar con la persona que buscan. favor notifique al equipo para estar atentos. (ver por la ventana de la puerta y observar la actitud de la persona). de agua o drenaje repórtelo al Departamento de Operaciones para evitar un problema mayor. Si al llegar a la oficina y encuentra alguna anomalía (puerta abierta. candado alterado. de aviso de inmediato.  Si sólo quiere información de la fundación tomar todas las precauciones posibles. 78 . la puerta de acceso principal.

Sugerencias de seguridad a nivel de carreteras y caminos Viajar con los vidrios de las ventanillas lo más alto posible y los seguros de las puertas puestos. etc. maletas. Prohibido subir a algún extraño al vehículo. Observar los vehículos en marcha o estacionados en las cercanías de las instalaciones y a posibles sospechosos en el interior o cerca de las mismas. Parquear el vehículo en lugares destinados para ello y con suficiente iluminación. (a discreción). Cerrar el vehículo con llave aun cuando lo abandone por pocos minutos. Evitar detenerse por algún motivo en zonas que no estén destinadas para ello. conservar su distancia. Mantener el vehículo en buenas condiciones de servicio. bolsas de mano. Dar marcha atrás en caso de que un objeto sospechoso impida el paso. Al conducir. evite descender del vehículo. Si nota que alguien lo está siguiendo comuníquese a las oficinas para proceder con una respuesta pronta. No dejar objetos o pertenencias visibles en el interior del vehículo. (Administración). Portar tarjeta o teléfono celular. Asegurarse de tener el suficiente combustible para el itinerario. No permitir que otros vehículos viajen a la par. Viajar solamente de día. Usar el cinturón de seguridad. 79 . No dejar en el interior la documentación del vehículo. aparatos electrónicos. paquetes. con los números de emergencia grabados. Sugerencias de seguridad para operaciones bancarias Coordinar con el Departamento de Operaciones para evitar ir al banco solo. es preferible dejarlo que se adelante o dejarlo atrás. tales como carteras.

- Si nota que es seguido por alguna persona. - Evitar tomar taxis estacionados en las cercanías del banco que esperen la salida de clientes. dirigirse a lugares concurridos. Sea colaborador. ¿Qué necesito comunicar cuando llamo a la Policía Nacional Civil (PNC)? ¿Qué ha sucedido?: De una descripción básica de lo que ha ocurrido a la persona que lo atiende. ¿Dónde sucedió? Sea específico al indicar departamento. Evitar dejarse sorprender por personas que distraigan su atención con conversaciones circunstanciales o simulen incidentes. seguridad o policías. - Procurar ser discreto en sus movimientos bancarios. Distribuir el efectivo en sus bolsillos antes de salir del banco. Evite contar dinero a la vista de personas. - Evitar utilizar las mismas rutas y horarios. ¿Cuándo ha sucedido? Informe si el hecho que usted está por denunciar está en curso o si ha sucedido hace instantes y si procede hace cuándo tiempo. si le preguntan por la alarma. Si es seguido. ¿Qué hacer a la hora de un robo? Guarde la calma. de todas las instrucciones del funcionamiento. Trate de que lo dejen en el lugar del robo. buscar protección. zona. comunicarse a las oficinas para iniciar con una respuesta. esto ayudará a tener una respuesta rápida. Entregue las llaves del vehículo. 80 . No se oponga al robo. calles y numeración. no circular por calles poco transitadas.- Asegurarse de no ser seguido al salir del banco.

Verifique que todos los involucrados en el accidente se encuentren bien. Cuando llegue la aseguradora. No huir. (se encuentra en la gaveta que está del lado del acompañante). Si hay lesionados llamar a la ambulancia. 81 . no seguirlo y si es posible. Llamar a oficinas centrales para dar aviso y obtener apoyo. Procedimiento a la hora de un percance automotriz Guarde la calma. mostrar la póliza del seguro G&T. solicitar que lo trasladen a los centros hospitalarios afiliados al seguro. Llamar a la aseguradora (G&T).¿Quién lo hizo? Proporcione una descripción si puede recordar la del sospecho o de los vehículos involucrados en el robo. Si el otro vehículo involucrado se da a la fuga. tomar el número de placas.

82 .

remunerados por medio de una factura. Estimaciones Para la creación del manual los costos serán los siguientes: 2 resmas de papel bond blanco Un toner para impresora color negro Encuadernado de manuales Total Q 70.00 Q 650.4.00 * 12 meses Q36. Además ya se contempla la contratación de un Auxiliar de Contabilidad para que pueda desarrollarse las políticas y procedimientos a cabalidad.000.00 Q870.000. El estimado para este puesto seria de Q3.00 Para la contratación de un auxiliar de contabilidad: Al igual que el resto del personal la creación de este puesto de trabajo seria bajo la condición de prestación de servicios.000 en un año.00 Q 150. el manual será sometido a aprobación de parte de los Directivos de la organización y se pondrá en práctica inmediatamente después de aprobado.2 Viabilidad del proyecto La Fundación Riecken está consciente de la necesidad de implementar los suficientes controles y acepta la implementación del manual de políticas y procedimientos contables. 83 . Como primer paso.

Sin mayor complicación o retraso. Cronograma de Trabajo Universidad Panamericana Practica Empresarial Dirigida PED Año 2.010 Junio Julio Agosto Sept Octubre Noviembre Diciembre Actividad Dia 5 Dia 19 Dia 26 Dia 10 Dia 31 Dia 7 Dia 28 Dia 25 Dia 9 Dia 23 Dia 6 Dia 30 Dia 10 Dia 18 Elaboración Análisis Preliminar Entrega de Diagnóstico Integral Entrega y revisión Capitulo I Entrega de revisión y correciones Entrega de Anteproyecto 1era Reunión con Asesor Presentación Proyecto 2da Reunión con Asesor Recolección-Análisis-Investigación 3ra Reunión con Asesor Análisis y Presentación de Resultados Revisión y correción al informe Entrega de Propuesta Entrega de informe a Revisor No. pudiéndose cumplir en su totalidad y cumpliendo con los tiempo propuestos.El presente cronograma fue propuesto para el cumplimiento del trabajo de investigación de la Practica Empresarial Dirigida. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Fuente: Propia 84 .

Esto obedece que en principio existe un desconocimiento de la importancia de estos procesos para garantizar la veracidad de los estados financieros obtenidos del Sistema de Contabilidad. 4. como la de sus proyectos en ejecución. Por lo anterior. con el objetivo de que pueda cumplir con sus fines. para la vida de la entidad. Se logró establecer que la Fundación Riecken. no cuenta con una estructura de controles internos y políticas adecuadas que garanticen la obtención de información financiera precisa y oportuna tanto de sus operaciones. 85 . donantes. en la actualidad no cuenta con un sistema de control interno que le garantice que las operaciones de sus proyectos cumplen con los compromisos contraídos con los asociados. la continuación de la misma y la seguridad de sus representantes. que han confiado en ella. ya que existen debilidades en el control interno. los cuales constituyen una herramienta administrativa para el análisis de la información que sirve para la toma de decisiones importantes. 3. sin embargo. en la actualidad. 2. La Fundación Riecken cuenta con los recursos necesarios para satisfacer sus necesidades. agencias financieras.Conclusiones 1. se compromete el patrimonio de la entidad. es necesaria la implementación del Manual de Políticas y Procedimientos Contables. Las entrevistas y cuestionarios aplicados durante el procedo de investigación ayudaron a determinar cuáles eran las principales necesidades para implementar en el manual de políticas y procedimientos contables. El diseño del Manual de Políticas y Procedimientos contiene procesos muy sencillos que se deben mejorar y modificar según sea la necesidad de la Fundación.

administrativa y operacional que se genera en contabilidad. Con el objeto de que el manual contable. se debe velar por el cumplimiento de los principales objetivos de control interno tales como: asegurar el pleno respeto. Reestructurar el Departamento de Administración para que exista una segregación de funciones y tenga sentido todo el proceso de control interno que se propone.Recomendaciones 1. y la debida protección de los ingresos y egresos de la Fundación y de sus Proyectos en ejecución. normas y procedimientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos y otras áreas en los registros auxiliares sugeridos en el presente documento. 3. 4. promover eficiencia en las operaciones contables. así como la generación oportuna de información financiera. Para que los procedimientos que se llevan a cabo en el Departamento de Contabilidad sean efectivos. apego. confiabilidad. oportunidad e integridad de la información financiera. 2. 86 . observancia y adherencia a las políticas. Esto les permitirá mejorar el control interno y facilitará la implementación del sistema. es conveniente que los mismos sean sometidos a consideración de la los Directivos de la Fundación y se deje evidencia de su aprobación de conformidad con lo que indiquen los estatutos correspondientes. formas y registros auxiliares sean implementados en un tiempo oportuno. Actualizar el Manual de Políticas y Procedimientos Contables en función de las operaciones futuras de la Fundación Riecken. los procedimientos. asegurar razonabilidad.

Roberto. Díaz. (2003) Decreto 02-2003 del Congreso de la Republica de Guatemala. Metodología de la Investigación.pdf 10. (2006) Gerencia y Procesos para las Organización y el Control Análisis y Planeamiento (Costa Rica) Editorial Interno de Empresas. et al. Czeguhn. (2005). Editorial MPGI Diaz. Normas Internacional de Contabilidad número 8 “Políticas Contables”. et al.Bibliografía 1.unicauca. Editorial Limusa. Braulio. 7. (2005). Colombia. 8.htm 9. Recomendaciones Metodológicas para el diseño de cuestionarios.edu. Nehoum. 87 . La Entrevista.org/. 11. 2. (2004). México. Ignacio. Deobold. Universidad Estatal a Distancia. (1979) Estrategia de la Investigación Descriptiva. 3. Hernández Sampieri. Luis Fernando. Recuperado: www.co/old/nias. Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el desarrollo.. (2000). Fernando. México.. 6. 4. Editorial Nomos. Charles. Mejía García. Editorial Limusa. España. Córdova García. 5. Editorial Valletta. McGraw-Hill. Introducción a la Lengua Jurídica. (2002). Ecoe Ediciones. Diccionario de Derecho Comercial. México. B. Normas Internacionales de Auditoria NIAs en el número 400 Evaluación de Riesgos y Control Interno.iasb./ESSummary_IAS8_pretranslation_bilingual_LM. España. (2005). México. Recuperado: http/fccea.

Anexos 88 .

además se pretende que la administración lo ponga en práctica. Objetivos específicos  Establecer políticas administrativas y contables que puedan ser aplicadas por la organización. podrá identificar los debilidades de acuerdo a su importancia y se enfocará en los procesos más urgentes. 89 . que comprende aspectos de la evaluación del control interno y políticas administrativocontables de la entidad. 1 Diagnóstico Integral El presente trabajo pretende mostrar el diagnóstico integral de la Institución “Fundación Riecken”. para la elaboración del proyecto final que aportará mejoras a las debilidades encontradas. por lo que. El presente diagnóstico integral parte del análisis de lo general a lo especifico. pero será decisión de la misma si los adopta o no. Objetivos Objetivo general Establecer e implementar políticas administrativas y contables y un Método de Control Interno para la organización. observación y encuestas. Se espera que Éste sirva como base.Anexo No.  Implementar métodos de control interno que permitan a la organización transparentar todas sus operaciones. El contenido de esta investigación también expresa los objetivos que se pretenden alcanzar. que a través de técnicas de auditoría como las entrevistas.  Elaborar e implementar los manuales necesarios para establecer los métodos de control interno para la organización.

La organización inicia como el brazo social de un consorcio de empresas estadounidenses que proveen el 100% de financiamiento de toda la entidad. la fundación en la actualidad ejecuta proyectos de otras instituciones. Cuenta con una red de más de 55 bibliotecas comunitarias modernas distribuidas en los dos países. A partir del año 2009. a establecer bibliotecas o centros basados en su experiencia.Descripción de la Organización Constitución y operaciones La Fundación Riecken fue creada en Estados Unidos de Norteamérica antes del año 1999. inicia oficialmente sus operaciones en Guatemala. 90 . hasta el año 2005. la entidad extiende su portafolio de servicios para diversificar sus fuentes de ingresos. que apoya el establecimiento de bibliotecas comunitarias en Guatemala y Honduras. tal es el caso de la Embajada de Finlandia y la Agencia para el Desarrollo de los Estados Unidos de América –USAID. Como parte de su expansión. cuyo aporte sirve para mantener la red de bibliotecas existente. y empieza a dedicarse a prestar sus servicios a otras organizaciones o grupos interesados en implementar los programas de la fundación. Inaugura la primera biblioteca en febrero de 2001. La Fundación Riecken en una Organización no Gubernamental sin fines de lucro. el 22 de julio de 2004. Fundada por un empresario estadounidense que fue voluntario del Cuerpo de Paz en Honduras.con proyectos puntuales que el donante esté interesado en cubrir por sus preferencias donde se aprovecha la estructura de la red de bibliotecas comunitarias representa. sin embargo. Inicia sus operaciones en Honduras y después se expande a Guatemala. así como el sostenimiento de sus operaciones. asimismo. la mayor parte de ellas en áreas rurales. a cambio de una donación en efectivo. y queda inscrita como una Organización no Gubernamental Guatemalteca.

democracia y los servicios propios de la biblioteca. La organización cuenta en la actualidad con una red de 11 bibliotecas comunitarias abiertas y distribuidas por todo el territorio nacional. iniciativas locales. Plan para cumplir la misión: La misión se cumple a través de bibliotecas comunitarias modernas que más que bibliotecas. son centros comunitarios que sirven de eje para que las personas de la comunidad puedan desarrollar su creatividad a través del pensamiento crítico. juvenil. cultura e identidad. Marco Jurídico o Legal Como una organización legalmente instituida en Guatemala está regida por las siguientes leyes:          Constitución Política de la República de Guatemala Código de Comercio Código de Trabajo Código Civil Código Procesal Civil y Mercantil Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley del Impuesto sobre la Renta Ley del Impuesto de Timbres Fiscales Ley de Organizaciones no gubernamentales 91 .Plan estratégico de la institución Misión “Impulsar la prosperidad y democracia en Centroamérica a través de instituciones sociales y educacionales que despierten el espíritu de descubrimiento y la participación social”. en las que se desarrollan los siguientes programas: de lectura.

Participación en el mercado En la actualidad. en el establecimiento de sus proyectos puntuales. con sede en Costa Rica y Fundación Gates. y no podrá hacer el reclamo de dicho crédito fiscal. considerándolo como consumidor final de dicho impuesto.La organización cuenta con una exoneración de impuesto de parte de la Superintendencia de Administración Tributaria según resolución No. la organización está exenta de todas sus rentas. como lo hace la Fundación Riecken. existe una fuerte demanda de las comunidades guatemaltecas para obtener un centro comunitario como los de la Red Riecken. En el marco del Impuesto al Valor Agregado IVA. siempre y cuando éstas provengan de donaciones y no sean resultado de una actividad comercial con lucro. Consumidores finales del Impuesto al Valor Agregado IVA Exoneración del Impuesto a las empresas Mercantiles y Agropecuarias Exoneración del Impuesto de Solidaridad. estos ingresos son afectos al pago de dicho impuesto. en caso de no ser donaciones sino el fruto de un intercambio lucrativo. SAT-IRG-CRC-OTS-UGA R-2007-03-03000004. Además la organización queda afecta al IVA en sus compras. tecnología y estructura comunitaria participativa. Así mismo. pero por falta de fuentes de financiamiento no ha sido posible atender a dichas solicitudes. Esta razón ha provocado una demanda fuerte de otras instituciones para recibir apoyo de la Fundación Riecken. en Guatemala. la entidad debe de actuar como agente de retención cuando la ley así lo estipule. De acuerdo a la ley del Impuesto Sobre la Renta ISR. en cual se establece las exenciones siguientes: Exención del Impuesto al Valor Agregado IVA. Además. está exento de todos sus ingresos cuando éstos provengan de donaciones de forma exclusiva. la organización ha obtenido una buena puntuación lo que quiere decir que es 92 . existen pocas instituciones que se dediquen a apoyar el establecimiento de bibliotecas comunitarias y ninguna de ellas apoya el establecimiento de estas instituciones modernas que incluyan todos los aspectos de programación. sobre los ingresos que sean por donaciones o cuotas ordinarias y extraordinarias. Según algunos estudios hechos por organizaciones como SulaBatzu.

ya que no existen muchas organizaciones que se dediquen a hacer lo que la Fundación hace.000.00 $ 20. la fundación. cuyos fondos son privativos.00 $ 35.000. ha diversificado sus fuentes de ingresos. Información financiera y contable La fundación se encuentra inscrita para operar en Guatemala. Para las operaciones de la oficina central se espera poder seguir con las asesoráis y de esa manera poder cubrir los costos críticos de operación.000. lo que constituye básicamente el prepuesto de la entidad.00 entidades Estos proyectos se realizarán durante el año 2010. de fondos transferidos desde la Junta Directiva en los Estados Unidos.000.00 $10. para así poder empezar con un plan de expansión y que la red crezca. La organización pretende buscar su independencia económica y no depender al 100%. así también está afecta a las disposiciones y obligaciones de la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT-.00 $ 12.una organización que poco a poco ha sido más importante. en la Municipalidad de Antigua Guatemala y en el libro de Organizaciones no Gubernamentales de la Gobernación Departamental de Sacatepéquez. en la actualidad ejecuta proyectos con fondos provenientes de las siguientes: La Embajada de Finlandia USAID Proyecto MACHI Campañas de Recaudación Otros proyectos pequeños E 70. destinados para proyectos específicos. en los últimos años se ha buscado la sostenibilidad de cada una de las bibliotecas. A partir de que cesó el financiamiento que se recibía.000. 93 . en el Ministerio de Relaciones Exteriores ya que es una sucursal de la Organización en los Estados Unidos.

hace auditoria al finalizar cada fase del proyecto. 94 . 2. tiene muchas dificultades para usarse y riesgos de perder la información si el servidor no se recupera. sistemas de control interno más estructurados que permitan la transparencia y calidad en el uso de los fondos. los cuales se hacen en forma trimestral y semestral. en cuyos informes. 3. Hallazgos 1. dejan plasmadas las recomendaciones que deben implementarse. sólo se han transmitido de forma verbal. Manuales de políticas y procedimientos contables Las políticas y procedimientos contables no están documentadas en un manual para poder ser conocidas por todos. los auditores. Control Interno La organización no cuenta con una estructura definida para los controles internos necesarios para poder transparentar todas sus operaciones. tal es el caso la Embajada de Finlandia y USAID. Un sistema contable El sistema contable con el que se cuenta en la actualidad no satisface las necesidades de la organización.Los informes financieros se elaboran a petición de los donantes. cuando hay alguna petición extraordinaria. Los donantes fuertes. y de forma específica.

Es una organización constituida de forma legal en Guatemala y los Estados Unidos de América. Poder aliarse o unirse con otras organizaciones para desarrollar proyectos mayores que tengan un mayor impacto Debilidades 1. Oportunidades 1. La organización no cuenta con manuales de políticas y procedimientos que estén debidamente documentados. 5. Creación de manuales contables y administrativos basados en experiencia reales. Adecuar cada procedimiento a las necesidades del nuevo donante. 3. 2. solo se han transmitido de manera verbal. Más donantes interesados en invertir en la organización por su buen manejo de fondos Independencia total del resto de la organización para establecerse como una entidad y control interno. 4. Cuenta con un equipo de recursos humanos dispuesto a adaptarse a los cambios. nacional. Los procedimientos de control interno se ejecutan de una manera empírica. 2. se encuentra en una etapa de estabilidad. que es uno de los programas de contabilidad con más credibilidad y usado por instituciones serias. 95 . 4. 2. 5. no existen manuales de control interno. Es una organización con una buena reputación en los círculos de las organizaciones no lucrativas a nivel nacional e internacional. 6. Cuenta con el manejo de un programa de contabilidad en la plataforma de Grat Plains de Microsoft.Análisis FODA Fortalezas 1. 3. Las fuentes de financiamiento se han diversificado y eso significa que la organización se adapta a los lineamientos de cada donante. Después de mucha inestabilidad financiera.

Un donante puede retirar su apoyo financiero de darse cuenta que no existe un sistema adecuado de control interno. Sin un sistema adecuado de control interno no se puede garantizar a un donante el uso transparente de los fondos. inglés. Asimismo. 4. 5. Implicaciones de los hallazgos 1. se puede caer en errores que tenga un impacto de tipo fiscal y esto conlleve a algún tipo de ajustes y pago de multas o sanciones de parte de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT. entre más se diversifique las fuentes de financiamiento de proyectos. requerirá de más controles para no cometer errores y satisfacer las demandas de información de parte de un donante. Puede surgir un problema por mal interpretación de la información y no existen manuales que regulen como se procederá. Puede existir malversación de fondos debido a la estructura tan débil de control interno.3. no puede darse la segregación de funciones. Amenazas 1. 3. 96 . 2. Falta de un Sistema de Control Interno Es de suma importancia que exista un sistema de control interno adecuado que permita que la organización mantenga su credibilidad ante los donantes y pueda demostrar la transparencia en sus actos y en todas sus operaciones. Si la persona de administración y contabilidad decide retirarse de la organización no hay una manual de políticas y procedimientos que guíe el trabajo de una nueva persona. 4. 6. 5. Sólo existe una persona fija para el trabajo administrativo. En el momento de una contingencia administrativa o contable no se cuenta con un manual El servidor del programa de contabilidad se conecta por un escritorio remoto y está en de políticas que guíe el procedimiento a seguir. Puede existir un reparo fiscal que represente un problema para la organización si no existen los lineamientos de control interno y políticas contables que ocasiones un error en materia fiscal. Además.

Asimismo. toda esa valiosa información. 3. lo cual derivaría en caos contable. en forma permanente. en el caso de despido o renuncia de empleados. Un sistema contable Al no contar con un sistema de contabilidad estable. estados financieros y otra clase de información de este ramo. se duplican esfuerzos por hacer registros electrónicos y el sistema de GP para resguardar la información. al no poder elaborar informes sobre ejecuciones de proyectos. Manuales de políticas y procedimientos contables La falta de documentación de estas políticas y procedimientos contables puede derivar serios problemas a la fundación debido a que no existe un documento escrito que respalde la toma de una decisión. puede ocasionar pérdida de valiosa información. o la implementación de una política.2. 97 . por no contar con procedimientos institucionalizados. se corre el riesgo de perder. En la actualidad. que pudieran requerir los donantes. Puede existir mal entendido dentro del personal.

3. la entidad debe de documentar sus procesos y políticas para así resguardar su información y tener certeza de que serán cumplidas a cabalidad sus metas y propósitos. De acuerdo a los resultados de las entrevistas. desfalcos o fraudes que no podrán detectar sin un sistema de control interno adecuado. 98 .Conclusiones 1. 2. De acuerdo a los procedimientos realizados se concluye que se han identificado los principales problemas o debilidades que la organización tiene en estos momentos. y tomar decisiones en casos particulares. y que es de suma importancia corregir. para asegurar el buen funcionamiento de la organización. El impacto provocado por las debilidades encontradas puede traer dificultades como.

 Poder aliarse o unirse con otras organizaciones para desarrollar proyectos mayores que tengan un mayor impacto Debilidades  La organización no cuenta con manuales de políticas y procedimientos que estén documentados. se encuentra en una etapa de estabilidad.  Las fuentes de financiamiento se han diversificado y eso significa que la organización se adapta a los lineamientos de cada donante. Después de mucha inestabilidad financiera. 99 . 02 Análisis FODA Fortalezas  Es una organización con una buena reputación en los círculos de las Organizaciones no Lucrativas a nivel nacional e internacional. sólo se han transmitido de manera verbal.   Cuenta con un equipo de recursos humanos dispuesto a adaptarse a los cambios. Más donantes interesados en invertir en la organización por su buen manejo de fondos y control interno.   Es una organización constituida en Guatemala y los Estados Unidos de América.Anexo No. Cuenta con el manejo de un programa de contabilidad en la plataforma de Grat Plains de Microsoft. Adecuar cada procedimiento a las necesidades del nuevo donante. Oportunidades  Independencia total del resto de la organización para establecerse como una entidad nacional.    Creación de manuales contables y administrativos basados en experiencia reales. que es uno de los programas de contabilidad con más credibilidad y usado por instituciones serias.

no existen manuales de control interno. 100 . Si la persona de administración y contabilidad decide retirarse de la organización.  Sin un sistema adecuado de control interno no se puede garantizar a un donante el uso transparente de los fondos.  Puede surgir un problema por mal interpretación de la información y no existen manuales que regulen como se procederá. no puede darse la segregación de funciones. Los procedimientos de control interno se ejecutan de una manera empírica.  Sólo existe una persona fija para el trabajo administrativo.  El servidor del programa de contabilidad se conecta por un escritorio remoto y esta en ingles.  Puede existir un reparo fiscal que represente un problema para la organización si no existen los lineamientos de control interno y políticas contables que ocasione una infracción en materia fiscal.   Puede existir malversación de fondos debido a la estructura tan débil de control interno. Amenazas  Un donante puede retirar su apoyo financiero de darse cuenta que no existe un sistema adecuado de control interno.  En el momento de una contingencia administrativa o contable no se cuenta con un manual de políticas que guíe el procedimiento a seguir. no hay una manual de políticas y procedimientos que guíe el trabajo de una persona nueva.

¿Cuáles son los cambios más significativos que ha atravesado la organización en los últimos tiempos? y ¿Cuál ha sido el beneficio? 9. ¿Cuál es la misión y objetivos de la organización? 2. A usted como Directivo de la Organización qué áreas le gustaría que tuvieran más control 101 . ¿Cuenta la organización con una estructura formal para el país. ¿La organización se encuentra legalmente inscrita en el país y cuenta con la estructura mínima que el país exige? 6.Anexo No. 03 Cuestionarios Cuestionario nivel de la entidad 1.? ¿Cuáles son? 5. ¿Cuál es la jerarquía para la toma de decisiones en la organización? 4. misión. metas. indique que órganos la conforman en su orden de importancia? 3. objetivos. ¿Cuál es la mayor fuente de ingresos de la organización? 8. ¿Cómo está constituida la organización. ¿Cumple con todas las obligaciones legales que el país exige? ¿Cuáles son estas obligaciones? 7. visión. etc.

Cuestionario de controles

1. ¿La organización cuenta con el personal necesario para el Área administrativa y contable? Si _______________ No________________ Cuantas personas _________________

2. Describa brevemente cuáles son las principales funciones del Departamento administrativo contable 3. La organización usa algún tipo de sistema contable Si ______________ No ______________ Cuál _______________________________ 4. Este programa contable ha llenado sus expectativas Si ______________ No ________________ ¿Por qué? 5. ¿La organización cuenta con un sistema de control interno? Si ______________ No ________________ 6. ¿La organización cuenta con un control de auditoría externa? Si _______________ No ________________ 7. ¿La organización cuenta con las auditorías externas de cada periodo fiscal? Si _______________ No ________________ Cuáles has sido los reparos más relevantes 8. ¿La organización cuenta con una estructura administrativo contable, de registros, de informes, de presupuesto? Si _______________ No __________________ 9. ¿La organización cuenta con políticas de ingresos y gastos? Si _______________ No ___________________ Quién revisa y valida dicha política y cada cuanto se revisan estas políticas 10. Describa cuáles son los procedimientos para registrar un ingreso y un egreso. 11. Describa brevemente de qué manera se registran los egresos

102

Cuestionario de área específica

1. ¿Cuáles son los niveles o procedimientos para autorizar un gasto? 2. ¿Quiénes son las personas que autorizan los cheques o desembolsos de dinero? 3. ¿Existe una partida presupuestaria para cada uno de los proyectos que detalle cuáles son los gastos? 4. ¿Usted considera que los controles internos que tiene la organización son suficientes y han sido eficaces hasta este momento? 5. ¿El trabajo de parte del Departamento Contable han estado listos a tiempo y has satisfecho las necesidades de la organización? 6. ¿La organización ha tenido algún problema de tipo fiscal? 7. ¿Si tuviera que cambiar algo del control interno de la organización, que sería?

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Cuestionario de expectativas

1. ¿Según su opinión cual debería de ser el problema a solucionar con este proyecto? 2. ¿Cuáles son los resultados que usted espera al final de este trabajo? 3. ¿Considera usted que los resultados de este trabajo serán de utilidad para la organización y los pondrá en práctica? 4. ¿De requerirse algún tipo de presupuesto para implementar los resultados de este trabajo, la organización estaría en disponibilidad de hacerlo? 5. Describa brevemente cuales son los motivos por lo que permitió que la organización participara en la realización de este proyecto 6. ¿Autoriza usted que los datos reales de la organización sean revelados en el proyecto?

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Actualmente ¿Cuál es el procedimiento para conciliar cuentas de banco? 6. ¿Cuál es el proceso para definir un ingreso de efectivo donación? 2. ¿Existe un proceso claramente definido para el proceso de solicitar viáticos? 7. ¿Cómo se define si el ingreso en de uso restringido y el que no es de restringido? 3.Cuestionarios específicos de Control Interno 1. ¿Cuál es el proceso para autorizar o realizar un pago de servicios a un proveedor? 105 . A su criterio ¿Cuál debería ser el procedimiento para autorizar un cheque? 5. A su criterio ¿Cuáles debería de ser los controles necesarios para el manejo de caja chica de una manera eficiente? 4.