Introduccin a las bases de datos.

Introduccin
Seguro que en ms de una ocasin hemos oido hablar de las bases de datos, y tambien de modo intrinseco nos hemos hecho nuestra propia concepcin de lo que son. Lo primero, vamos a intentar definir lo que es una base de datos. Se podra definir una base de datos como un conjunto de archivos, destinados a almacenar informacin, y las reglas que hacen que dicha informacin sea consistente. Esta es por supuesto una definicin muy pobre, ya que el termino base de datos es mucho ms amplio y complejo, pero de momento resulta valido.
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Sistemas de Gestin de Bases de datos. Para empezar nuestra base de datos lo primero que necesitamos es un programa que nos sirva de soporte para manipular los datos. Ha este tipo de programas se les conoces como sistemas de gestin de bases de datos, o gestores de bases de datos. Existen multitud de gestores de bases de datos (ORACLE, SQL SERVER, INFORMIX, ADAPTIVE SERVER ...), en nuestro caso utilizaremos Microsoft Access, por ser sin lugar a dudas el ms difundido de todos, por estar incluido dentro del paquete Microsoft Office, esto no quiere decir que sea el mejor, ni mucho menos, pero para nuestros propositos es suficiente. Una caracteristica que define a los gestores de bases de datos es el lenguaje SQL, el lenguaje SQL es la herramienta que nos va a permitir obtener y manipular la informacin de nuestra base de datos.Pulse aqu si dessea acceder al tutorial de SQL Bien una vez que tenemos una primera idea de que es una base de datos y que sirve para guardar informacin la pregunta es inmediata, Como se almacena la informacin en una base de datos?. La respuesta son las tablas.
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Definicin de tablas. La informacin de una base de datos se guarda en tablas. Una tabla en una especie de "archivo" en el cul definimos una estructura de filas y columnas con la informacin que deseamos almacenar. Por ejemplo, si quisieramos almacenar los datos de los clientes de nuestra empresa podramos definir una estructura de tabla parecida a la siguiente(si tiene experiencia con bases de datos observar que la estructura no es la ms adecuada).
Codigo Nombre Apellidos

Seria un cdigo para idetificar al cliente. El nombre de nuestro cliente. Apellidos del cliente.

NIF Direccion Telefono

NIF del cliente. La direccin del cliente. El telfono del cliente.

Observese que se han evitado las tildes a proposito, cuando defina estructuras de tablas evite siempre los caracteres propios del idioma. Con esta estructura almacenariamos los datos de los clientes en la tabla de ls siguiente manera.
Codigo Nombre Apellidos NIF Direccion Telefono

1 Lucas 2 Luis

Perez Lopez

Martin Perez

000000002 C/ Lope 15

000000001 Av/ calle 5

910002525 910002524

De esta forma a cada elemento de la estructura (codigo, nombre, apellidos...) se le denomina campo de la tabla, y a cada fila de datos (es decir a cada cliente) se le denomina registro. Es muy importante que estos terminos estn perfectamente claros ya que de ahora en adelante nos referiremos slo a campos y registros.

Tipos de datos.
Al principio hemos definido una base de datos como el conjunto de archivos que contienen una cierta informacin y las reglas que hacen que esta informacin sea consistente. La primera y ms bsica de estas reglas es el tipo de datos que puede almacenar cada campo. En la estructura anterior no hemos dicho en ningn momento que clase de valores puede contener cada campo(columna de la tabla), pero al introducir los datos hemos "dado por hecho" que el cdigo es un nmero, el nombre un texto ..., en el mundo de las bases de datos hay que asignar a cada campo el tipo de datos que puede almacenar y no podemos tener un campo al que no hayamos especificado el tipo de datos que queremos guardar. Los tipos de datos que pueden almacenar los campos dependen de cada gestor de base de datos, pero genericamente podemos decir que los tipos de datos pueden ser, numricos, numricos con decimales, textos, fechas y campos binarios. Para mas informacin sobre los tipos de tatos consulte la
opcin de SQL.

De esta forma y de manera muy bsica la estructura de nuestra tabla quedara de la siguiente forma.
Codigo Nombre Apellidos NIF Direccion Telefono

numrico texto texto texto texto texto

Cdigo para identificar al cliente. El nombre de nuestro cliente. Apellidos del cliente. NIF del cliente. La direccin del cliente. El telfono del cliente.

Observese que el telfono lo hemos definido como texto, aunque todos sabemos que los telfonos son nmeros, que pasaria si un telefono comenzar por cero?. Si lo hubiesemos definido como un tipo nmerico el dato 0123 seria almacenado como 123.

En principio podemos tener tantas tablas como desemos en la base de datos, y tantos campos por tabla como queramos, y digo en principio porque en realidad existen ciertas limitaciones, por ejemplo en el caso de SQL Server, "slo" podemos tener hasta dos mil millones de tablas por base de datos y 1024 campos por tabla. Adems en los campos de tipo texto debemos especificar tambin el nmero de caracteres (letras) que puede guardar. En los tipos de dato numricos tambin hay que especificar el tamao del campo, con la diferencia que hay los que especificamos es la cantidad de nmeros que podemos guardar y cuantos decimales.

Como disear una Base de Datos 1 Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseadas similares a la que va a disear.

2 Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que disee las tablas mediante algn producto (Microsoft Access por Ej.). De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de diseo fundamentales:
y

Una tabla no debe contener informacin duplicada, y no debe duplicarse informacin entre tablas. A este respecto, una tabla de una base de datos

relacional es diferente a una tabla de una aplicacin de archivos simples como por ejemplo una hoja de clculo. Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan informacin diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la direccin y el nmero de telfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
y

Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto. Cuando cada tabla contiene hechos slo sobre un asunto, puede mantener la informacin acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la informacin sobre el cliente.

3 Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, la direccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
y y

Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin). Incluya toda la informacin que necesite. Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

y y

4 Identificar el campo o campos con valores nicos en cada registro

Para relacionar informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de

forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

5 Perfeccionar el diseo
Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos. Utilice un software de bases de datos (Microsoft Access por Ej.) para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseo.

6 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, etc. que desee.

7 Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseo de la base de datos de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.

l modelo Entidad-Relacin

Se trata de una tcnica de diseo de base de datos grfica, que nos muestra informacin relativa a los datos y la relacin existente entre ellos. Sus caractersticas principales son: Reflejan tan slo la existencia de los datos sin expresar lo que se hace con ellos. Es independiente de las bases de datos y de los sistemas operativos (por lo que puede ser implementado en cualquier base de datos). Est abierto a la evolucin del sistema. Incluye todos los datos que se estudian sin tener en cuenta las aplicaciones que se van a tratar. No tienen en cuenta las restricciones de espacio y almacenamiento del sistema.

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