25  August  2010

Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements  
    Table  of  Contents     General  Submission  Requirements  ………………………………………………………………….     • QUESTIONS  and  ASSISTANCE  ………………………………………………………………………   • DELIVERABLES    …………………………………………………………………………………………….   • PROCESSING  THESES    …………………………………………………………………………………..  

2   2   2   3  

Physical  Requirements  for  Print  Theses    ………………………………………………………….   3   • • • • • • • • • PAPER    …………………………………………………………………………………………………………   SHEET  SIZE  and  ORIENTATION    ……………………………………………………………………   MARGINS    ……………………………………………………………………………………………………   TEXT  TYPE  and  FORMAT  REQUIREMENTS    ………………………………………………….   OVERSIZED  PAGES    ………………………………………………………………………………………   PAGE  NUMBERING    ……………………………………………………………………………………..   DOUBLE-­‐SIDED  PAGE  CONSIDERATIONS    …………………………………………………….   UNBOUND  SUPPLEMENTARY  MATERIAL    ……………………………………………………   LINE,  FILL,  ARCHITECTURAL  POCHE,  COLOR  and  IMAGE  REQUIREMENTS  …..   3   3   3   4   5   5   6   6   6   7   7   7   7   8   8   8   8   9  

Content  Considerations:    Prefatory  Pages    ………………………………………………………   • • • • • • • • COVER  PAGE    …………………………………………………………………………………..............   TITLE  PAGE    …………………………………………………………………………………………………   COPYRIGHT  PAGE    ………………………………………………………………………………………   SIGNATURE  PAGE    ………………………………………………………………………………………   ACKNOWLEDGEMENTS  PAGE    ……………………………………………………………………   ABSTRACT  PAGE    …………………………………………………………………………………………   TABLE  of  CONTENTS  PAGE(S)    ……………………………………………………………………..   LISTS  of  TABLES,  FIGURES,  ILLUSTRATIONS,  ETC.  ………………………………………..  

Content  Considerations:    Body  of  the  Thesis    …………………………………………………..   9   Content  Considerations:    Back  Material    …………………………………………………………   Appendix  A:    Sample  “Letter  of  Transmittal  to  the  Library”      ………………………….     List  of  Figures   Figure  1.1:    Portfolio  –  Single  Fold    ……………………………………………………………………   Figure  1.2:    Portfolio  –  Double  Fold    ………………………………………………………………….   Figure  1.3:    Landscape  –  Single  Fold    …………………………………………………………………        
Page  1  of  10  

10   11       5   5   5    

 

    Printed  Thesis  Documents:  (2)  copies.  with  all  required   signatures.     •  QUESTIONS  and  ASSISTANCE   Contact  the  Technical  Services  Librarian  if  you  have  any  questions.     •  DELIVERABLES   Once  the  thesis  has  been  finalized.   citations.    This  includes.  the   student  should  submit  the  following  documents  and  materials  to  their  department’s   designated  thesis  coordinator:   • • Letter  of  Transmittal:    That  clearly  indicates  all  materials  and  binding  specification   instructions.  preserving  and  disseminating  Master’s  Theses  prepared  by   MassArt  graduate  students  as  partial  fulfillment  of  their  respective  academic  department’s   requirements  for  a  master’s  degree.    Put  each  copy  in  its  own  8  ½’x  11”  box  or  between  two  pieces  of  8   ½”x11”  cardboard  held  together  with  heavy  duty  rubber  bands  in  each  direction.  Students  should  consult  with  their  academic   departments  for  more  stringent  or  additional  requirements.       •     Page  2  of  10     .  page  orientation.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements     General  Submission  Requirements     This  set  of  guidelines  was  prepared  by  the  Library  in  order  to  establish  minimum  standards   for  cataloging.     PDF  Version:    Include  (1)  Copy  of  the  thesis  document  on  a  CD.  unbound.  page  order.  require  assistance  or   clarification  of  these  requirements.  archiving.  accepted  by  the  academic  department  and  printed.  but  is  not  limited  to:     missing  or  improper  material.  grammar.  spelling.  or  legibility.  and  un-­‐punched.       o o Do  not  use  clips  or  other  methods  that  could  mar  or  dent  the  document   originals   Label  the  box  top  or  cardboard  cover  with      Your  name    Academic  Department    Year  of  Graduation   Supplementary  Material  –  material  intended  to  be  held  unbound  in  a   pocket  at  the  end  of  the  bound  document      Envelope  -­‐  Place  the  material  in  an  envelope  (one  envelope  with   each  copy  of  the  thesis  document      Where  -­‐  Put  the  envelope  behind  the  last  page  of  the  unbound   thesis  submittal      Labeling  -­‐  Label  the  envelope  with  your  name  and  the  words:   “Supplementary  Material  “   o • Checking  -­‐  Students  are  not  entitled  to  look  to  the  library  or  bindery  to  check  for   any  errors  or  omissions  in  submitted  material.  pagination.    See  Appendix  A  for  a  sample  template.    This  version  should   exactly  match  the  paper  copies  and  include  scanned  PDFs  of  all  pages  that  include   required  signatures  as  well  as  any  pages  with  hand  or  original  artwork.  margins.

 bottom.  and  side  margins  (including  oversized  folded  pages  to  be  bound  into  the   document)  must  be  at  least  an  inch  wide  (1")  to  allow  for  binding  and  trimming.  archiving  and  cataloging.     •  SHEET  SIZE  and  ORIENTATION   Final  submittals  shall  meet  the  following  requirements:   • • • Size:    8  ½”  x  11”   Oversized  pages:    Permitted  subject  to  “Oversized  Pages”  Requirements.  The  Library’s  bound   copy  will  be  stored  in  the  College’s  Archives/Special  Collections  for  perpetuity  and   will  be  accessible  to  researchers  upon  request.      Binding  costs   for  these  two  copies  will  be  paid  for  by  the  Library     Archiving  and  cataloging:  One  bound  copy  will  be  returned  to  the  academic   department  granting  the  degree  and  the  library  staff  will  catalog  the  other  so  it  is   searchable  in  the  library’s  online  catalog.   • Color:  Text  White   • Weight:  20-­‐lb.  as  well  as  in  Worldcat.  25%  cotton.   Orientation:     o  Portrait:  bound  on  left  hand  11”  side   o  Landscape.  notes.  the  paper  must  be  opaque.     •    TEXT  TYPE  and  FORMAT  REQUIREMENTS   For  clarity.  text  requirements  are  as  follows:   Page  3  of  10     .  headings..  All   information  (text.  and  non-­‐text  content  such  as  tables.   • Binding:    The  thesis  paper  originals  will  be  sent  to  the  Library’s  bindery  contractor   bundled  with  other  Library  materials  to  be  bound  once  a  semester.    Exception:  page  numbers  3/4”  margins.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements     •  PROCESSING  THESES     Once  your  academic  department  is  satisfied  that  the  thesis  is  suitable  for  binding  and   archiving.  figures  and   drawings.   • Opacity:  If  printing  on  both  sides  of  the  page.   •       Physical  Requirements  for  Print  Theses       •  PAPER     Final  submittals  shall  be  made  on  paper  meeting  the  following  requirements:     • Composition:    acid-­‐neutral  or  acid-­‐free.  minimum  (60-­‐lb  for  folded  pages).  bound  on  left  hand  8  1/2”  side     •  MARGINS   Top.  etc.  subject  to  any  restrictions   imposed  by  the  academic  department  granting  the  degree.  The  PDF  version  will  be  cataloged   and  stored  in  the  College’s  yet-­‐to-­‐be-­‐established  Institutional  Repository  and  will  be   publicly  available  to  researchers  over  the  Internet.  and  reproducibility.  must  be  within  the  text  area.  the  department’s  thesis  coordinator  will  submit  these  materials  to  the  Technical   Services  Librarian  for  binding.

 APA.  main  body  and  appendices:       o o o o o o Size:    11-­‐point  or  larger.   Fonts:    serif  or  san-­‐serif.    Legible  hand  lettering  11pt.  provide   the  material  on  its  own  page  without  main  body  text.   Chapter  and  Appendices  –  Start  chapters  (or  major  sections  if  no  chapters   used).    Avoid  decorative  fonts  that  are  difficult   to  read.  but  not  limited  to:    headings.    Reserve  bold  face  and  italic   text  to  highlight  information  only.g.    If  no  body  text  is   present  on  the  page.   Item  Numbers  and  Titles  (e.  Chicago  or  other  approved  by  the  academic   department.    Purpose:  to  facilitate  legible   black  and  white  photo  copies  by  other  researchers.  drawings.   keeping  the  top  of  the  material  consistently  at  the  binding  edge  or  opposite   the  binding  edge.       Orientation  –  full  page:    If  the  material  will  not  fit  across  the  page.:.   Format  style:    MLA.    Reserve  bold  face  and  italic  text  to   highlight  information  only.  size.  citations.   o o o o o o     Page  4  of  10     .    Use  only  one  format  style  or  amended  style  for  the  entire   document  (including.  figures.  regular  text.  and   bibliographies).  the  item  may  be  run  parallel  to  the  binding  edge.  levels.   Page  Numbers  –  Same  sequence.  or  greater  is  permitted  (subject  to  the   academic  department’s  requirements)   Color:    Black  or  gray  scale  recommended  (unless  otherwise  approved  by  the   academic  department  granting  the  degree).  perpendicular  to  binding  edge  or  parallel   to  binding  edge.   Fonts:    serif  or  san-­‐serif.      If  the  material  will  not  fit  on  a  normal  full  page.  references  cited.  bibliographies  and  each  appendix  at  the  head  of  a   new  page  (right  hand  side.  Illustrations.  Charts.  regular  text  typeface.   Color:    Black   Orientation:    Horizontal.  figure  no.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements       • Front  material.    Avoid  decorative  fonts  that  are  difficult  to  read.  drawing  no.  orientation  and  location  as  the  main   text  pages.  perpendicular  to  binding  edge   Spacing:    Single  or  double  spacing.  oversized   folded  paper  may  be  used.   Orientation  -­‐  typical:    Horizontal.  if  the  document  is  printed  on  two  sides)     • Non-­‐Text  Content  –  such  as:  Tables.:)  Bold  Face  parallel   with  the  orientation  of  the  item.  sketches   and  diagrams   o o Size:    11-­‐point  or  larger  after  any  image  reduction  to  fit  item  onto  the  page.

 tables.  the  paper  must  be  trimmed  to   11”  x  15”  for  a  single  fold  sheet  (see  figure  1.    For  example.  in  the  opinion  of  the   student  with  concurrence  by  the  student’s  thesis  committee.2).     • • • • Exception:    Do  not  number  the  cover.    In  either  case.   Location:    Page  numbers  must  be  in  the  center  or  outside  edge  of  the  text  margin.2                                                                            Figure  1.  the  sheet  should  be  folded  so  that  the  left  edge  is  1  inch   from  the  binding  gutter  and  the  entire  width  does  not  exceed  eight  (8)  inches.3   Portfolio  –  Single  Fold                                Portfolio  –  Double  Fold                            Landscape  –  Single  Fold     Quantities:    No  more  than  ten  (10)  folded  pages  total  in  the  document  without  prior  written   approval  of  the  academic  department’s  thesis  committee  chair  in  consultation  with  the   Technical  Services  Librarian.  in  a   portrait  oriented  document.   etc.  Landscape   oriented  documents  using  8  ½”  x  14”  (or  11”x17”  trimmed  to  8  ½”x  17”)  oversized  paper   shall  be  folded  in  a  similar  manor  (see  figure  1.3).  a   limited  number  of  oversize  sheets  must  be  folded  to  come  within  the  text  area  limits  so  the   folds  will  not  be  trimmed  off  or  bound  in  during  the  binding  procedure.  the  material  is  not  reducible.  title.  If.   See  double-­‐sided  page  considerations  (next  page)  for  additional  requirements   Size:    11  point  minimum   •  DOUBLE-­‐SIDED  PAGE  CONSIDERATIONS   Page  5  of  10     .  should  be  reduced  whenever  possible  to  an  8½-­‐by-­‐11-­‐inch  sheet  size  and  in  the  same   orientation    (portrait  or  landscape)  as  the  body  of  the  document.  orientations  and  folding  requirements  for  binding:    Charts.1)  or  11”  x  17”  untrimmed  with  a  double  fold   (see  figure  1.   so  they  are  not  lost  when  binding.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements     •  OVERSIZED  PAGES   Permitted  sizes.  if  using  11  x  17  oversized  sheet.  graphs.    This  limit  is  set  so  that  the  bound  document  will  not  “fan  out”   due  to  the  bindery’s  standard  thesis  binding  technique.1                                                                          Figure  1.                               Figure  1..   •  PAGE  NUMBERING   The  entire  thesis  must  be  paginated  in  one  consecutive  numbering  sequence.  copyright  or  unbound  supplementary   material  pages.

     Also  include  any  hardware  or  software  specifications.   Paper  Media:    The  same  criteria  as  bound  printed  material  –  with  the  following   exceptions.    Locate  the  labels(s)  so  that  they  can  be  read  without  having  to  unfold  any   printed  materials.    The  intent  is   to  provide  for  material  that  is  germane  to  the  thesis.     • UNBOUND  SUPPLEMENTARY  MATERIAL   Subject  to  the  student’s  thesis  committee  approval.  A  single-­‐sided  illustration  page  may  be   included  in  a  double-­‐sided  document.  check  with  the  Technical   Services  Librarian  to  make  sure  that  the  intended  materials  will  fit  the  available   pockets.   o o Folded  sizes:  no  larger  than  7”  x  10”   Margins:    there  are  no  special  requirement  form  minimum  margins.  use  media  formats  that  are  likely  to  remain   readable  by  the  widest  range  of  readers  in  the  future  such  as  JPG.    Use  typed  text  or  legible.   • • • • • •  LINE.         • NOTE:    The  required  PDF  copy  of  the  thesis  document  described  above  is  NOT   supplementary  material  and  will  not  be  included  in  the  supplementary  material   sleeve.   Examples  include:    CDs.     Labeling  Specifications:    label  directly  on  the  material  or  onto  a  sticky  back  label   with  ink  or  permanent  marker  in  such  a  way  that  the  content  will  not  be  adversely   affected.    Check  with  the  Technical   Services  Librarian  if  you  think  you  may  need  more  than  one  item.  ARCHITECTURAL  POCHE.  color  and  images  etc     Page  6  of  10     .   Labeling  Content-­‐  include  the  following  on  each  item:    title  of  item.  fill  patterns.  year  degree  granted.  in  black  and   white.  check  with  both  the  academic  department  granting  the  degree  and  the   Technical  Services  Librarian.       Electronic  Media:    because  electronic  media  technology  is  subject  to  frequent   changes  and  reader  availability.  thesis  title.  a  student  may  submit  accompanying   material  with  his/her  print  thesis  that  will  be  put  into  a  flat  pocket  on  the  inside  face  of  the   back  of  the  binding  cover.  MP3.  at  300  dpi  resolution.  but  both  sides  of  the  single-­‐sided  sheet  should  be   counted  in  the  page  numbering  sequence.   academic  department  granting  the  degree.  dark  ink  or  marker  lettering.   • Quantity:    Unbound  supplementary  material  should  be  used  sparingly.  COLOR  and  IMAGE  REQUIREMENTS   Copies  of  thesis  document  materials  will  likely  be  limited  to  pages  up  to  11x17.    The  author  should  consider  these  limitations   when  selecting  line  types  and  weights.  and  your  name  and   copyright  notice.  DVDs  or  folded  paper   Prior  to  producing  the  unbound  supplementary  material.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements     Double-­‐sided  printing  is  acceptable  if  the  paper  is  sufficiently  opaque  so  that  printing  on  one   side  does  not  impair  readability  on  the  other  side.  or  if  scanned.    If  in   doubt.  FILL.  but  cannot  be  adequately   included  in  the  body  or  appendix  of  the  thesis  document.  PDF.

  Author’s  Signature     Page  7  of  10     .  and  signed  grant  of  reproduction  and  distribution  statement  as  shown  in  the   example  below.  in  plain  text..  graphic  fonts  etc.  the  cover  page.    Also  subject  to  the  student’s  academic  department.  non-­‐ exclusive  and  irrevocable  permission  to  reproduce  and  to  distribute  publicly  paper  and   electronic  copies  of  this  thesis  document.  the  “All  Rights  Reserved”   statement.       •  COVER  PAGE     Subject  to  the  approval  of  the  student’s  academic  department.  and  no  graphics.  2011)     •  COPYRIGHT  PAGE   Locate  this  page  on  the  backside  of  the  title  page  regardless  of  whether  or  not  the   document  is  double  or  single-­‐sided.  royalty  free.  in  the  order  listed.    Include  the  copyright  notice.  images.g.  black  and  white.  All  Rights  Reserved   GRANT  of  REPRODUCTION  and  DISTRIBUTION   The  author  hereby  grants  to  the  Massachusetts  College  of  Art  and  Design.   •  TITLE  PAGE   Each  thesis  will  include  a  title  page.  the  ©  symbol.):     Massachusetts  College  of  Art  and  Design.    However.  Doe.       ©  2010.g.  with  the   following  information:              •        Name  of  the  institution  and  department  granting  the  degree  (e.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements       Content  Considerations:    Prefatory  Pages     Archived  thesis  documents  include  the  following  front  material.  is  not  a   substitute  for  the  required  title  page  described  below.  students  may  include  a  cover   page.  the  year   the  degree  will  be  granted.     ……………………………………………………………………….g.   Department  of  Architectural  Design       •            Thesis  Title  (see  “Thesis  Title”  recommendations)   •            Author  (Matching  that  on  file  at  the  Registrar’s  Office)   •   •   Degree  Program  submittal  statement  (e.  if  included.  including  any  accompanying  unbound  supplementary   material.):    Submitted  in  partial  fulfillment  for  the   requirements  of  Master  of  Architecture   Date  degree  will  be  conferred  in  the  following  format:    Month  spelled  out  in  full   and  year    (e.  Jane  Q.  your  name  as  stated  on  the  title  page.  the  cover  page  may  use  multi-­‐ color  graphics.  and   meeting  the  following  archive  content  requirements.  in  whole  or  in  part  in  any  medium  now  known  or  hereafter  created.  December.

 Traditionally.  qualitative  or  mixed).   •  ABSTRACT  PAGE   The  library  recommends.  major  results  and  conclusions  as  well  as   acknowledgement  of  principle  validity  threats.   • • • • • • • Thesis  Title  –  at  the  top  of  the  page.    Include  the   following  information:   • • • Thesis  Title  –  at  the  top  of  the  page.  The  purpose  of  the   abstract  page  is  to  allow  others  potentially  interested  in  reading  your  thesis  to  quickly   determine  if  it  is  germane  to  their  work  and  worth  further  inquiry.   •   •  TABLE  of  CONTENTS  PAGE(S)   The  table  of  contents.  is  important  because  they   provide  the  reader  with  a  “road  map”  for  navigating  and  understanding  the  structure  of  the   thesis.  abstract  pages   include  the  following  items  in  the  order  listed  below..    They  should  be  carefully  organized  and  presented  so  that  the  reader  can  clearly   understand  the  overall  as  well  as  detail  elements  of  the  thesis  material.  but  does  not  require  and  abstract  page.       If  included.   •  ACKNOWLEDGEMENTS  PAGE     Provide  if  required  or  permitted  by  the  department  granting  the  degree  and  following  the   format  and  content  requirements  of  the  department.  exactly  as  stated  on  the  title  page   Degree  for  which  the  thesis  is  written   Year  in  which  the  degree  will  be  granted   Name  of  the  academic  department  granting  the  degree     Name  of  the  school:    Massachusetts  College  of  Art  and  Design   Your  name  –  exactly  as  stated  on  the  title  page   Body  of  the  Abstract  with  the  header  “ABSTRACT”  immediately  above  the  text  –   The  abstract  text  should  clearly  and  succinctly  describe    (150-­‐250  words  maximum   recommended)  the  goals  and  purpose  of  the  thesis  as  well  as  an  overview  of   participants.  along  with  the  lists  of  non-­‐text  content.  methods  used  (including  identification  of  the  principle  paradigm  –   quantitative.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements     •  SIGNATURE  PAGE     Provide  if  required  or  permitted  by  the  department  granting  the  degree  and  following  the   format  and  content  requirements  of  the  department.   Body  of  the  Abstract  –  Additional  Requirements:    See  your  academic  department’s   guidelines  for  additional  requirements  or  contents.  exactly  as  stated  on  the  title  page   Title:    “Table  of  Contents”   Include  (in  the  order  they  appear  in  the  thesis)  the  following:   o o o Signature  Page  (if  included)   Acknowledgements  Page  (if  included)   Abstract  Page  (if  included)   Page  8  of  10     .  the  abstract  page  is  a  standalone  page  that  will  be  searchable  on  line  and  should   contain  key  information  regarding  the  thesis  and  it’s  contents.

   (if  they   are  included  in  the  thesis)   Chapters.  or  sub-­‐section  starts.  as  included  in  the  body  of  the  thesis   (essentially  all  parts  of  the  thesis  that  include  a  standalone  header)   End  Notes    (if  included  as  a  standalone  Chapter  at  the  end  of  the  body  of   the  thesis)   Bibliography  or  References  Cited  (As  required  by  the  academic  department   granting  the  degree)   Appendices    (as  included  at  the  end  of  the  thesis)      o • • Appendix  A:    Title  of  the  Appendix  and  initial  page   Appendix  B:    Title  of  the  Appendix  and  initial  page   Appendix  C  (etc.  as  required  or  approved  (with  modifications)  by  the  academic  department  granting  the   degree.  FIGURES.    Make  sure  that  the  naming  of  each  header  is  exactly  as  found  in  the  thesis   and  that  the  page  numbers  correctly  correspond  to  the  page  number  in  the  final   accepted  thesis  being  submitted  for  archiving.     These  lists  should  contain  the  following  information:   • • • Thesis  Title  –  at  the  top  of  the  page.  Sub-­‐Sections.           Content  Considerations:    Body  of  the  Thesis     Consistently  follow  one  of  the  generally  accepted  style  guides  such  as  MLA.25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements     o o o o o o Table  of  Contents     Lists  of  Tables.  include  the  number  of  the  page  with   which  each  chapter.   Page  9  of  10     .  APA.  Sections.  ETC.     o o o Table  Number   Title  of  the  table   Starting  Page  of  the  table   Lists  of  Figures.  ILLUSTRATIONS.  etc.g.  Illustrations.  Drawings  and  Sketches.  exactly  as  stated  on  the  title  page   Title:    e.  “List  of  Tables”   List  of  all  Tables  included  in  the  thesis  containing.  section.  etc.  follow  the  same  format  requirements.   •  LISTS  of  TABLES.   etc.  in  the  order  found  and  exactly  as   stated  in  the  body  of  the  final  accepted  thesis  being  submitted  for  archiving.)   List  of  Unbound  Supplementary  Materials  (if  included)   Format:    In  addition  to  the  title  of  each  item.  Figures.       Checking:    After  many  drafts  and  revisions.  the  table  of  contents  may  no  longer  be   accurate.  Illustrations  etc.  Chicago.

   Back  material   includes.  but  is  not  limited  to  the  following  in  the  order  listed:     •  ENDNOTES  (if  included  as  a  stand  alone  chapter  at  the  end  of  the  body  of  the  thesis)   •  WORKS  CITED  or  BIBLIOGRAPHY     •  APPENDICES  (if  included)   •  UNBOUND  SUPPLEMENTARY  MATERIAL  (S)  (if  included)       Page  10  of  10     .25  August  2010 Master’s  Thesis:                            Godine  Library  Archive  Requirements         Content  Considerations:    Back  Material     Consistently  follow  the  style  guide  chosen  for  the  body  of  the  thesis  as  required  or  approved   (with  modifications)  by  the  academic  department  granting  the  degree.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.