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Manual Técnico de Elaboração de Manuais

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

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Manual Técnico de Elaboração de Manuais Administrativos
FORTALEZA
1999

UNIDADE ORGANIZACIONAL RESPONSÁVEL
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
REITOR ROBERTO CLÁUDIO FROTA BEZERRA VICE-REITOR RENÉ TEIXEIRA BARREIRA PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO JOAQUIM ARISTIDES DE OLIVEIRA PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃO ELZA MARIA FRANCO BRAGA PRÓ-REITORA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO MARIA DA SILVA PITOMBEIRA PRÓ-REITOR DE EXTENSÃO FRANCISCO DE ASSIS MELO LIMA PRÓ-REITOR DE ASSUNTOS ESTUDANTIS LUIZ CARLOS UCHOA SAUNDERS PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO FRANCISCO ANTÔNIO GUIMARÃES SUPERINTENDENTE DE RECURSOS HUMANOS ANTONIO AROLDO LINS SOARES SUPERINTENDENTE DE PLANEJAMENTO FÍSICO E OPERAÇÕES JOSÉ ADEMAR GONDIM VASCONCELOS COORDENAÇÃO GERAL Jacqueline Maciel Pombo Coordenadora de Modernização Administrativa - PR/PL Coordenadoria de Modernização Administrativa EQUIPE TÉCNICA

http://www.moderniz.ufc.br/manuais/manteman.htm

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1 Capa 2. visando orientar sua Equipe Técnica.1 Conceito de Manual Administrativo 2. Normas e Procedimentos 2.4. Seção 2 .1 Manual de Estrutura.1.5 Apresentação 2.1.4 Aspectos Técnicos 2.1 Critérios Gerais de Apresentação 2.4.2 Objetivos do Manual 2.1.ufc.c SUMÁRIO Seção 1 .3 Unidades Organizacionais Responsáveis 2.6 Sumário http://www.Apresentação Seção 2 .4.1.Estruturação 2 ESTRUTURAÇÃO 2.1.3.Estruturação Seção 3 .4.htm 12/01/2012 o m w w w w . elaborou instruções que definem os critérios e as normas técnicas básicas na elaboração de manuais administrativos.c O W ! w .d o c u -tr a c k Maxweel Veras Rodrigues Joana D'arc Cabral Figueirêdo Pedro Matias Alves Filho BOLSISTAS DE TRABALHO Maria Elma de Oliveira Pedro Matias Alves Neto Carlos Eduardo Rodrigues Ferreira Gleyson Elmo Leite Albuquerque CAPA Geraldo Jesuino da Costa Diretor da Imprensa Universitária APOIO TÉCNICO Leonora Albuquerque Ronaldo Pereira de Souza Pedro Alves de Paula w o .CMA.4.3 Estrutura 2.4.br/manuais/manteman.4.2 Folha de Rosto 2.Metodologia Seção 1 – APRESENTAÇÃO A Coordenadoria de Modernização Administrativa . de maneira que possam ser utilizados como referências no processo de padronização da manualização das unidades organizacionais que compõem a estrutura organizacional da Universidade Federal do Ceará.1.moderniz.4 Instruções para Uso 2.PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 2 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N .d o c u -tr a c k .

suas atribuições. Orientar a execução de atribuições.d o c u -tr a c k 2. estabelecer ordenação uniforme e sistematizada na realização dos procedimentos e rotinas. as definições. seja na condição de executores ou na condição de clientes ou usuários. de forma a servir como guia para os agentes integrantes do processo.12 Seção 6 .moderniz. documentação e fundamentação legal referente a cada procedimento. orientando a execução do processo administrativo. Alguns Manuais Administrativos. Apresenta a estrutura da unidade organizacional.1. facilmente compreendida pelo usuário.Orientações Gerais sobre Procedimentos Específicos de Servidores 2.1.4.Anexos 2.PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 3 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N . Normas e Procedimentos Administrativos Instruções para o uso Apresentação Seção 1 . O manual está sendo apresentado com grampo trilho de 80mm e metodologia americana (seção-página) oferecendo facilidade na revisão e atualização sem prejuízo da continuidade de sua utilização.10 Seção 4 .ufc.Procedimentos 2.Introdução Seção 2 .4.4. descreve os procedimentos e estabelece os formulários a serem utilizados na consecução das rotinas detalhadas.Orientações Gerais sobre Procedimentos Específicos de Servidores Seção 6 .d o c u -tr a c k .4 Aspectos Técnicos O manual possui uma linguagem objetiva.Normas 2. 2.4.Procedimentos Seção 5 . além das características acima citadas.4. clara e acessível. http://www. divulgar normas de trabalho.1 Manual de Estrutura.14 Padrão de Digitação do Word 2 ESTRUTURAÇÃO w o .4.9 Seção 3 .13 Numeração de Itens 2.3.br/manuais/manteman. um sistema ou uma atividade.c O W ! w .3 Estrutura 2. podem apresentar em seu conteúdo.Estrutura e Atribuições 2.4.4. 2.2 Objetivos do Manual Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada.1.1.1.1 Conceito de Manual Administrativo Manual Administrativo é um instrumento que se destina a regulamentar uma instituição.Normas Seção 4 .7 Seção 1 .Estrutura e Atribuições Seção 3 .c 2.1.1.Introdução 2.1.8 Seção 2 .Anexos a) b) c) d) e) f) g) h) 2. criteriosa e segmentada atue como instrumento gerencial facilitando a compreensão da estrutura e funcionamento dos sistemas e subsistemas.11 Seção 5 . requisitos básicos.htm 12/01/2012 o m w w w w .

PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 4 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N . 2.c 2.4.3 Unidades Organizacionais Responsáveis Nesta folha são mencionadas as unidades diretamente envolvidas no trabalho.6 Sumário Orienta o usuário quanto a localização dos assuntos.br/manuais/manteman. 2. mês e ano em que foi concluído o trabalho. b) título do trabalho.c O W ! w w o . amarelo e magenta. 2. Em sua composição apresenta: a) logotipo e sigla da instituição Universidade Federal do Ceará/UFC.moderniz.ufc. a metodologia utilizada em sua elaboração.1. preto.1.htm 12/01/2012 o m w w w w .Introdução Apresenta ao usuário o objetivo geral do manual.1. bem como. seus respectivos participantes e funções. 2. No verso da folha de rosto. c) cidade.8 Seção 2 .Normas http://www. a natureza das informações fornecidas e os critérios que orientam o modelo de funcionamento proposto.1.4. 2.4. b) identificação "Edições Como Fazer".4.1.7 Seção 1 . a natureza e finalidade das informações fornecidas e o conteúdo de cada uma das seções apresentadas.4. c) título do trabalho.1. 2. constam funções e nomes dos representantes da Administração Superior e suas respectivas funções.1. No início de cada seção consta um sumário com os assuntos numerados em itens e subitens.9 Seção 3 .1 Critérios Gerais de Apresentação . 2.1. d) nome da unidade acadêmica ou administrativa contemplada com o trabalho descrito no manual.4. O anverso estrutura-se conforme a sequência abaixo descrita: a) nome da instituição: Universidade Federal do Ceará. 2. exclusiva de todas as publicações relativas ao trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Modernização Administrativa da PR/PL.d o c u -tr a c k 2.1 Capa Possui cores fortes e modernas obtidas a partir de nuances resultantes da combinação das cores básicas: cian.2 Folha de Rosto Contém informações no anverso e verso.4.d o c u -tr a c k .1.Estrutura e Atribuições Descreve a estrutura e o elenco de atribuições executadas pelas unidades organizacionais que compõem o sistema trabalhado.4. aos procedimentos corretos em caso de existência de sugestões e aperfeiçoamentos por parte do usuário.4. seções e respectivos números de página.4 Instruções para Uso Oferece esclarecimentos adicionais quanto ao manuseio do manual.5 Apresentação Informa aos usuários sobre o objetivo do trabalho.4.

4.Anexos Composta pela apresentação dos formulários mencionados na descrição das atribuições e procedimentos. de forma a evitar uma numeração extensa.c ambiente de trabalho de natureza essencialmente profissional.:2 Estrutura e Atribuições 2. Ex. w o 2.4.2. 2.c O W ! w .1.2 Atribuições 2.ufc. ético e propício ao desempenho adequado das atividades organizacionais. portanto.4.4. facilitando o gerenciamento. 2.10 Seção 4 . merecedoras de esclarecimentos específicos e pormenorizados.1.2 Pró-Reitoria 2. 2.11 Seção 5 .2.htm 12/01/2012 o m w w w . Nas demais divisões de subítens foi utilizada a numeração alfabética para que não ocorresse um detalhamento excessivo dos itens.13 Numeração de itens Optou-se pela numeração em vários níveis para os títulos de itens e de subitens com o intuito de facilitar a ordenação do pensamento do usuário e a maior assimilação do conteúdo.br/manuais/manteman.12 Seção 6 .1.Orientações Gerais sobre Procedimentos Específicos de Servidores Fazem parte do conteúdo desta seção orientações relativas a assuntos considerados de ampla utilização por parte de todos os servidores da instituição e.Procedimentos Orienta sobre a forma correta e a melhor seqüência das etapas do trabalho.1. tem por objetivo acrescentar informações complementares referentes ao conteúdo do trabalho. a comunicação interna e possibilitando aos novos servidores maior facilidade para compreensão das rotinas de trabalho.d o c u -tr a c k. Os formulários que possuem mais de uma folha são apresentados somente na sua página inicial em caráter ilustrativo.moderniz.d o c u -tr a c k Nesta seção estão alinhadas as orientações e preceitos para a manutenção de umw .2.PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 5 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N .1 Divisão de Apoio Administrativo a) Numeração Alfabética de Subítens http://www.

d o c u -tr a c k c u -tr a c k .br/manuais/manteman.1.c 2.moderniz.c O W ! w .d o w o .4.PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 6 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N .htm 12/01/2012 o m w w w w .14 Padrão de Digitação no Word a) Tamanho do papel b) Margens http://www.ufc.

também foi utilizado o da criação de estilos.br/manuais/manteman. conforme ilustrações abaixo: a) Normal http://www.ufc.PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 7 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N .d o w o .c c) Layout Dentre os recursos oferecidos pelo Word.c O W ! w .htm 12/01/2012 o m w w w w .d o c u -tr a c k c u -tr a c k .moderniz.

d o c u -tr a c k c u -tr a c k .ufc.c O W ! w .c b) Nota Seção 3 – Metodologia 3 Metodologia A metodologia utilizada pela equipe técnica estrutura-se conforme a seqüência descrita abaixo: a) Manter contato com a unidade administrativa interessada na realização do trabalho com a finalidade de definir objetivos.htm 12/01/2012 o m w w w w .br/manuais/manteman.PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 8 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N .d o w o . número de participantes e cronograma de http://www.moderniz.

moderniz. definindo a quantidade juntamente com o usuário. f) Tabular dados registrados no levantamento. h) Elaborar minuta do manual no Word com base nos dados coletados. d) Analisar a estrutura organizacional formal da unidade antes da reunião inicial. e sobre os procedimentos adequados junto à CMA para realização de propostas de alteração dos procedimentos administrativos e respectivos formulários. g) Estruturar dados conforme modelo-padrão de manual administrativo.d o c u -tr a c k http://www. juntamente com o usuário.c O W ! w . m) Elaborar minuta do manual no Programa Page Maker. c) Emitir ofício comunicando data. o) Efetuar. k) Analisar definição de lay-out do formulário de acordo com sua funcionalidade.ufc. n) Apresentar minuta do manual à unidade administrativa para avaliação. c u -tr a c k b) Providenciar local adequado para os encontros. e) Preparar material que proporcione condições de levantamento de dados para: Conhecer o funcionamento dos subsistemas e formulários utilizados na operacionalização dos procedimentos. p) Encaminhar minuta do Manual à Imprensa Universitária para impressão.d o reuniões. as alterações propostas. local e hora para as reuniões.PD F -X C h a n ge Manual Técnico de Elaboração de Manuais Página 9 de 9 PD F -X C h a n ge O W ! N y bu to k lic C m C lic k to bu y N . sugestões e alterações de seu texto. levando em consideração a natureza técnica de cada uma. se for o caso.htm 12/01/2012 o m w w w . procedimentos e rotinas a serem alocadas entre as subunidades existentes. w w o .c . j) Avaliar necessidade de utilização e freqüência de uso dos formulários. q) Fazer a entrega do manual à unidade administrativa prestando esclarecimentos sobre a forma de utilização e manutenção do mesmo pelo usuário. l) Padronizar os formulários conforme critérios técnicos definidos pela Coordenadoria de Modernização Administrativa. Definir as atribuições. i) Identificar os formulários utilizados na execução dos procedimentos.br/manuais/manteman.