AY0809 October Semester

IT Project Management
Tutorial 9: Executing Processes – Project Integration Management                                                                 Project Quality Management Objectives: 1. Describe project integration management executing tasks and outputs 2. Explain project quality management executing tasks and outputs Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help  them to discuss the questions and answers during the tutorial session. 1. Using the template below, describe the key executing processes and outputs of  these processes for the project management knowledge areas indicated. EXECUTING • Direct and  Manage Project  execution OUTPUT • • • Deliverables Requested changes Implemented solutions to problems –  change requests, corrective actions,  preventive actions and defect repairs Requested changes Recommended corrective actions Organizational process assets  (updates) Project management plan (updates)

KNOWLEDGE  AREA Project  Integration Management

Project Quality  Management

Perform quality  assurance

• • • •

2.

Describe the practices that should be followed in directing and managing  project execution. Why are deliverables such an important output of project  execution? What are some of the typical problems that project teams face  during project execution?

The practices include the following: Coordinate planning and   During project execution, many different  execution pieces of work are being carried out and the  project manager needs to be like the  conductor of an orchestra – directing and 

10383801.doc

Page: 1 of 3

AY0809 October Semester

guiding each piece of work so that it aligns  with the project plan Develop and use soft skills

Use soft skills to motivate project team, lead  by example and be a good role model  (especially in keeping with time and  quality), solve problems and resolve  conflicts Provide support for the project team by  having in place procedures, templates,  standards – things which the project team  will need for their work Be ‘organizationally’ responsible – date to  break rules if the outcome is for the good of  the organization Impart knowledge to the project team and  use expertise to make important decisions

Provide a supportive  organizational culture

Break the rules when  needed

Capitalize on product,  business and application  area knowledge Use project execution tools  and techniques

Adopt a methodology and use project  management software for smoother project  execution

Deliverables are an important output of project execution because customers and  other stakeholders often focus on receiving deliverables, especially products and  services created. Typical problems during project execution  The project sponsor and/or other senior managers are not very supportive of the  project  Project stakeholders, such as people who would use the products and services  the project is attempting to create, are not sufficiently involved in project  decision­making  The project manage is inexperienced in managing people, working in a particular  organization, or understanding the application area of the project  The project objectives/scope are unclear  Estimates for time and cost goals are unreliable or unrealistic
10383801.doc Page: 2 of 3

AY0809 October Semester

    

Business needs/technology changes have impacted the project People working on the project are incompetent or unmotivated There are poor conflict­management procedures Communications are poor Suppliers are not delivering as promised What is quality assurance and how does it affect project execution? What is  benchmarking and how can benchmarks assist in performing quality  assurance? Describe typical benchmarks associated with a polytechnic.

3.

Quality assurance includes all the activities related to satisfying the relevant quality  standards for a project and continuously improving quality It affects execution by helping everyone focus on quality and not just rushing through  completion of work (continual quality improvement). Benchmarking is the process of generating ideas of quality improvements by  comparing specific project practices or product characteristics to those of other  projects or products within or outside of the performing organization. Benchmarking helps in generating ideas for quality improvements Benchmarks associated with a polytechnic  Entry criteria  Course available  Staff­student ratio  Number of graduates per year  Teaching resources  facilities

10383801.doc

Page: 3 of 3

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.