OFICINA VIRTUAL

¿QUÉ ES? Una oficina virtual es un espacio virtual. VENTAJAS Y DESVENTAJAS Ventajas y Menor costo de instalación: La empresa no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas. término que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los sitios fijos de la compañía por medio de algún tipo de comunicación electrónica. haciendo factible que las personas trabajaran desde sus hogares. ya que algunos empleados están trabajando en otro lugar. pero también de arquitectos. El servicio virtual no tiene fronteras. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas. pequeña y mediana empresa. y Red formal de comunicaciones: Debido a la necesidad de mantenerse informados y receptar instrucciones. . proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes. en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. se está concediendo mayor atención a las redes de comunicaciones. abogados. ingenieros. En vez de ello. y Menor costo de equipo: En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada empleado. es decir. Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la década de los setenta acompañando la aparición de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo. y analista económicos-financieros entre otros. y emprendedores o autónomos. los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos. dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro país. Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional. que la información de tus servicios y/o productos con tus datos de contacto y catálogo están en la Internet. Ello acaparó rápidamente la atención de programadores.INTRODUCCIÓN La capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrónicamente ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. El nombre que se da a esta extraordinaria capacidad es la de oficina virtual.

lo que causa que existan proveedores irresponsables y que empresas fraudulentas hagan disposición de ellas. motivación y comunicación. Existe poca regulación gubernamental. y . Estas desventajas tienen relación con aspectos motivacionales y psicológicos. Implica suministrar regularmente todos los demás elementos de papelería propios de las actividades de oficina. ya se trate de discapacitados. inclusive enfermedades. idealmente en una habitación alejada de las distracciones. El propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados. Si el empleado requiere de información para las labores de investigación. La compañía debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del día. y y Programar reuniones periódicas.y Menos interrupciones del trabajo: Cuando las tormentas. El cual trae como consecuencia un poco de confusión para los que no trabajan con esta información. retroalimentación. De tal modo se permite a más de dos personas participar simultáneamente de una conversación telefónica. Los amigos y parientes deben entender que el empleado está trabajando aunque está en su casa. la corporación debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para complementar sus actividades. Pero también personas de alto valor ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la compañía. siendo los puntos a tomar en consideración los siguientes: y Proporcionar recursos de cómputos. las inundaciones u otros inconvenientes. y Proporcionar acceso a las fuentes de información. tanto por parte del individuo como de la empresa. pierden la sensación de ser parte de dicha organización. y Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado. Seguir una rutina de trabajo. ancianos o padres con hijos pequeños. impiden viajar al lugar de trabajo. Desventajas y Sensación de aislamiento: Al no tener un contacto asiduo con el resto del personal de la empresa. y La aparición de muchas empresas con una misma dirección. Utilizar llamadas de conferencia. como en las actividades de apoyo. la lluvia. razón por la cual deberá prestarse especial atención tanto a la etapa de selección de los aspirantes a trabajar como teletrabajadores (trabajadores de oficinas virtuales). Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial. y ACTIVIDADES QUE SE AJUSTAN A LAS EXIGENCIAS DE LA OFICINA VIRTUAL Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable. La empresa debe proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeño de sus funciones. la oficina virtual hace factible continuar con las actividades. y Contribución social: La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que de otra forma carecerían de oportunidades laborales. y Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo.

grandes empresas. . solución de problemas. Personalizada: Portales.CLASES DE LA OFICINA VIRTUAL y y y y Individual: Autónomos. Por doquier encontramos nuevas formas de organización. Dicha complejidad surge. etc. mediante las comunicaciones. Grupos: PYMES. Igualmente. de las escuelas a las universidades LA SOCIEDAD DE INFORMACIÓN DE LA OFICINA VIRTUAL Para poder ampliar un poco más esta definición un poco técnica. y que asociándolos a lo anteriormente descrito. y La automatización: La mayor parte de las tareas laborales están automatizadas y se definen no desde el punto de vista de fabricación. de las llamadas autopistas de la información. El poder se basa cada vez más en la capacidad para almacenar. y que se distingue por una serie de rasgos característicos. operadoras de telecomunicación. la información sustituye a los antiguos factores de producción y creación de riqueza. hoy se puede ser espectador universal. y La globalización: Esta globalidad es fácil de constatar. particulares. fruto de la incidencia de las tecnologías de la información sobre todo tipo de organismos y estructuras. etc. y La interactividad: Con el nacimiento y extensión de las redes de telecomunicación. sino en términos de captura de información. asociaciones profesionales. distribuir y crear información. a que los cambios se dan en forma simultánea. Educación: Instituciones de educación. que son el verdadero sentido de la oficina virtual. gestionar.. El trabajo manual cede su puesto al trabajo intelectual. profesiones liberales. es así como los medios de telecomunicación han dado al ser humano el don de la ubicuidad. La Sociedad de la Información. lo cual ofrece la posibilidad de que aparezcan y existan tantas fuentes y motores de información que conformen una gran variedad de posibilidades que pueden llegar a ser infinitas. etc. organizaciones. debemos abordar otros aspectos y conceptos. ya que cosas que sólo se podían comprar en el mercado local se pueden ahora adquirir instantáneamente en cualquier lugar del mundo. asociaciones. El trabajo puramente mecánico lo hacen máquinas. como ocurre en todo periodo revolucionario o de innovación. producción de ideas creativas y capacidad de responder flexiblemente a situaciones nuevas o de actuar flexiblemente cuando se interactua con otros. clubes. conforman la realidad de todo lo que es ella. y La complejidad: La sociedad de la información es una sociedad muy compleja.La sociedad de la oficina virtual. en gran parte. PYMES. las telecomunicaciones imponen ya una interconexión de tipo multidireccional. sociedad de la información es en la que vivimos hoy en día. como son: La materia prima es la Información: En esta nueva sociedad.

dentro de ella caben muchas modalidades tendentes. a evitar los principales inconvenientes del trabajo en casa. Fundamentalmente son centros compartidos por varias empresas. esta suele buscar combinaciones. Este tipo de situaciones son más frecuentes..y El dominio de los medios de comunicación: Teniendo en cuenta todo lo anteriormente descrito como características de la sociedad de la información. como puede ser el aislamiento. lógicamente. Son centros de teleservicios asociados. todo. a instalaciones en haciendas. Estos telecentros han de tener el equipamiento suficiente para realizar las funciones que en ellos se pretende. que los crean con la intención de incentivar el consumo tanto de equipos como de líneas. que suele servir en los grandes centros urbanos. ³El teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa durante una parte importante o la totalidad de su horario laboral. toda la jornada y todos los días de la semana. por una parte. Son trabajadores que realizan su labor desde su casa. el que trabaja donde esta. Parte del trabajo en el domicilio y parte en la empresa. de modo que no tengan que efectuar un largo viaje para ir a trabajar. oficinas satélites.El primer paso para explicar el teletrabajo es definirlo y esto es más difícil de lo que parece. Es decir.. donde surge la necesidad de trabajar. la necesidad e importancia de la información. Las Modalidades del Teletrabajo. Es decir. de manera que se conjuguen las ventajas que para ella y sus trabajadores pueda tener el trabajo a distancia con la necesidad de mantener la cohesión de los frutos del trabajo y el espíritu de pertenencia de sus trabajadores a la institución. y Telecentros. Puede ser también propiedad de empresas de telecomunicaciones y/o empresas de informática. y el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador (trabajador virtual) y la empresa. Quizá la máxima expresión de la oficina virtual y el teletrabajo la constituya el trabajador móvil o nómada. fundamentalmente medianas. en su lugar de descanso e incluso en el camino a cualquier lugar. telecabañas.Las modalidades de teletrabajo son prácticamente definidas por el lugar en donde se trabaja. Cuando los trabajadores pertenecen a la nómina de una empresa. telecentros. Los Las Telecabañas (Telecottages). en las personas que trabajan por cuenta propia y venden sus servicios a las empresas (free lances). generalmente. Teletrabajo. Se trata de prestar un servicio a personas que viven en las proximidades. Móviles o nómadas. Sin embargo. además. . Es la modalidad más genuina. es prácticamente visible que a esta nueva sociedad la dominan los medios de comunicación y sus adelantadas e innovadoras tecnologías. pueden darse las siguientes situaciones: y Trabajo en el domicilio todo el tiempo. Con este sistema se busca retener a la población autóctona y atraer incluso a población más preparada. Teniendo en cuenta estos condicionantes. así estas modalidades son: Domicilio. La mayoría de la gente entiende que la palabra implica trabajo a distancia pero eso no es. evidentemente. desde el lugar donde se encuentra su cliente. La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de información. pueblos pequeños. en síntesis zonas rurales. Los telecentros pueden ser propiedad de empresas o asociaciones de empresas que comparten costos. y evidenciado.´ Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse en tiempo completo o parcial.

Además.COMPAÑIA VIRTUAL La compañía virtual está compuesta de una red temporal de socios de negocios independientes. proveedores y clientes hace difícil determinar dónde termina una empresa y comienza otra. TECNOLOGIAS RELACIONADAS CON EL DESARROLLO Y APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL A continuación se describen algunas de las tecnologías que tienen relación directa con la oficina virtual Redes. y Ausencia de Fronteras.³Una red es una manera de interconectar computadores de tal forma que estén conscientes unas de otras y puedan unir y compartir sus recursos´ . se disgregaran nuevamente cuando la necesidad se acabe. La mayor cooperación entre competidores. que son ³un conjunto de normas o procedimientos necesarios para iniciar y mantener una comunicación. siempre. puede ser posible crear una organización que sea lo mejor en todo. . sin importar su ubicación geográfica. Características de la Compañía Virtual y Excelencia. las teorías organizacionales actuales indican que sólo un núcleo de actividades debe permanecer dentro de un centro corporativo reducido. experiencia en investigación y desarrollo. y Sentido de la oportunidad. se unan y trabajen como uno sólo. lo que afianza aun más la filosofía de la oficina y compañía virtual. TCP/IP. IPX/SPX´. El resto debe descentralizarse o realizarse a través de alianzas. SNA. y Confianza. Estas relaciones obligan a las compañías a depender mucho más unas de otras y exigen un nivel de confianza mucho más alto. Cabe anotar que esta comunicación es lograda gracias a los Protocolos. Los principales protocolos son. La compañía que en el pasado parecía una impresionante estructura de clases. mercados y costos. casi. clientes. Las empresas se colaboran para aprovechar una oportunidad específica ofrecida por el mercado y. Debido a que cada socio aporta su habilidad. ha empezado a dividirse en piezas más pequeñas: las unidades independientes de negocios. Las redes de información permiten que las compañías y empresarios.. y Tecnología. proveedores e incluso antiguos competidores. NetBEUI. Estos están conectados por tecnología informática que les permite compartir recursos administrativos.

Los recursos más compartidos a menudo son los dispositivos de disco de almacenamiento e impresoras. Dependiendo de dicha distancia. la posibilidad de establecer comunicación entre computadores e intercambiar información. por ejemplo un banco con sucursales en diferentes zonas del país. software e información. las empresas pueden ahorrar bastante dinero al comprar versiones especiales para red de los programas más comúnmente utilizados. la información puede ser extremadamente valiosa. Una LAN puede estar por sólo dos o tres computadores interconectados para compartir recursos.Una LAN (Red de Area Local) es una red de computadores de cualquier variedad que están ubicadas relativamente cerca una de otras y conectadas por un cable contiguo (o por enlace inalámbrico). y y Respaldo más fácil. WAN. Compartir dispositivos. en lugar de reproducciones por separado de la información en diferentes discos duros. Esto al igual que el acceso simultáneo trae consigo beneficios muy importantes en el ahorro de costos. Una realidad de las empresas con computadores es que la mayoría de sus empleados de oficina utilizan los mismos programas. En las empresas. para poder llevar con eficacia sus operaciones a nivel nacional. y Transferencia de datos. Con una red. las redes de computadores presentan la siguiente clasificación. pero también necesita compartir información con las otras sucursales o con la oficina central. Una WAN (Red de Area Extendida) es comúnmente dos o más LAN interconectadas. una conexión de dos computadores mediante fibra óptica o un cable paralelo. de tal forma que es imperativo asegurarse de que los empleados respalden su información. Es decir. Tipos de Redes. . Una forma de dar solución a este problema es manteniendo toda la información de valor en un dispositivo de almacenamiento compartido al cual los empleados tienen acceso mediante la red.Ventajas y Acceso simultaneo. Cada sucursal necesita recursos. Por ejemplo. con una red es relativamente fácil. LAN. Tipos de Conexión. Una LAN permite a todos los computadores conectados a ella compartir el hardware. Existen tres tipos de conexión a una red Punto a Punto.. Un disco de almacenamiento compartido en una LAN es llamado Servidor de Archivos o Servidor de la Red. especialmente como las impresoras láser o el escáner. o puede incluir varios cientos de ellos. Es una conexión de dos dispositivos entre ellos y nadie más. La distancia entre los computadores que integran una red no es obstáculo para obtener un buen funcionamiento de esta. información y programas a nivel local. generalmente a través de una amplia zona geográfica. Dispositivos Periféricos Compartidos.

Como su nombre lo indica es una red que casi no utiliza cables. A diferencia de otras redes. en lugar.Multipunto. . músicos. de una que facilita aun más la búsqueda. WAIS (Wide Area Information Server. Por ejemplo. y y y y y y y y Correo Electrónico (e-mail). En la actualidad la velocidad de crecimiento de Internet es bastante grande debido a la cantidad de usuarios individuales e instituciones que se conectan día a día. Internet no posee un administrador central que tenga un control sobre su totalidad. Existen en Internet elementos que vale la pena tener claros. Utiliza un sólo cable para conectar más de dos dispositivos. para una mejor comprensión de lo que es en si la ³superautopista de la información´. Inalámbrica. Ghoper. Verónica.³Internet es una red de redes. las redes inalámbricas se basan en el uso de dos tecnologías: Ondas de radio y Luz infrarroja. Word Wide Web (WWW). lo que significa que muchas redes operadas por una multitud de organizaciones están interconectadas para conformarla.. Servidor de Información de área amplia). Telnet. lo que la hace de gran utilidad para maestros. Identificar estándares tecnológicos para utilización de Internet en lo referente al hardware y al software. Servicios y Herramientas de Internet. Conversación Transmitida por Internet). que cumple con las siguientes funciones: y y Promover el intercambio de información utilizando Internet. IRC (Internet Relay Chat. en ella podría encontrarse gran cantidad de información acerca de cualquier tema. Usenet. que tiene varios dispositivos conectados al mismo. Internet. Internet es el banco de datos más grande en la actualidad. estudiantes. Permite comunicarse. Básicamente. existe un grupo de usuarios identificados como ³la sociedad Internet´. compartir recursos y datos con personas ubicadas en la calle de enfrente o al otro lado del planeta. Protocolo de Transferencia de archivos). Su mayor ventaja radica en que es una herramienta que permite tener acceso a enormes cantidades de información en todo el mundo´. un cable coaxial. FTP (File Transfer Protocol. niños y en general para cualquier persona. Esta herramienta permite localizar títulos y direcciones de Ghoper. científicos.

De este modo se comparten archivos comunes y se reducen en buena parte los problemas de manipulación de información.. En otras palabras.Es aquí donde radica la diferencia entre estos dos tipos de redes. y últimamente hasta la misma red energética. Intranet es una nueva alternativa para las empresas que necesiten compartir información que se genera al interior de su organización. Útil en la comunicación con trabajadores.Son todos los registros de información operacional necesarios para manejar los negocios de una compañía. Facilita a los empleados las consultas de información.. que en Internet el acceso a la información es público. La fibra óptica no conduce señales eléctricas por lo tanto son ideales para incorporarse en cables sin ningún componente conductivo y pueden usarse en condiciones peligrosas de alta tensión. texto. Bases de Datos. Pero sin lugar a dudas las líneas telefónicas y sus sistemas de comunicación (que en muchos casos son de alguno de los tipos mencionados anteriormente). y en Intranet se restringe a determinados usuarios.Intranet.En este campo de las telecomunicaciones existe diversidad de sistemas. Fibra Óptica. Existe software especializado para operar con las bases de datos. y entre los principales podemos contar: y y y y y Oracle Acces Foxpro Paradox Dbase . Esta colección de ítems no redundantes (información común a varios archivos) e interrelacionados. imagen con movimiento y audio. gráficas. Multimedia. Telecomunicaciones. La fibra óptica son filamentos de vidrio de alta pureza extremadamente compactos: El grosor de una fibra es similar a la de un cabello humano. son procesables por medio de programas hechos para este tipo de aplicación. se llaman manejadores de bases de datos. como las microondas. es hacer uso y distribuir la información dentro de la empresa pero a la manera Internet. proveedores y clientes.Es una colección de tecnologías basadas en la utilización de la computadora que da al usuario la capacidad de acceder y procesar información en por los menos tres de las siguientes formas. imagen fija. la fibra óptica.. Auxiliar eficiente en la planeación de citas y reuniones. el satélite. El uso e implementación de la Intranet trae consigo ventajas tales como: y y y y Intranet es una manera rápida y eficaz para realizar transacciones internas. son los abanderados en los sistemas que tienen que ver con la oficina virtual. lo cual es relevante para el buen desempeño del sistema de oficina virtual.

Los programas para el mercadeo virtual están diseñados para cualquier usuario. ALGUNAS APLICACIONES DE LA OFICINA VIRTUAL La era de la información en la cual vivimos ha llevado a la comercialización electrónica y virtual de productos. Centralizar archivos para todas las aplicaciones. desde un empresario hasta un ama de casa preferiría ir lo menos posible a una oficina bancaria. Problemas con mantener datos dispuestos para acceso de usuarios no autorizados. directorios.La banca virtual brinda mayor comodidad al cliente y reducción de costos a las empresas. también existe un buen acceso a líneas telefónicas. provee servicios operacionales a través de una red de comunicaciones conectada a Internet generalmente. Los tipos de mercadeo virtual disponibles incluyen kioscos (para uso público). presentación corporativa y sistemas de inducción y capacitación. algo que se ha denominado ³E-Business´ o Negocios Virtuales. y entrar en la era del mercadeo virtual: un servicio más en la oficina virtual que asegura el buen desarrollo de la organización. incluso ya se venden en los sitios donde se encuentran los artículos tradicionales para el hogar. Eliminar duplicidad de tiempo y esfuerzo Desventajas. entre otras. y y y El costo relativamente alto de personal especializado entrenado y la compra de dispositivos de almacenamiento de acceso directo. Ineficiencias en la administración de archivos de cada usuario. Banca Virtual. lo cual redunda en más beneficios para el usuario. es posible para el empleado de hoy. por lo cual puede ser accesado desde cualquier localización geográfica.. parqueadero. . a continuación se describirán brevemente algunas de las más importantes y mayor desarrollo. Basta con acudir a la tecnología de Internet y/o multimedia. permitiendo a sus clientes llevar todas sus usuales operaciones bancarias en la red.. sin conocimiento previo del tema. También las presentaciones pueden hacerse en videobeam para grupos en recinto cerrado. y ser trasladados a cualquier parte. y y y y Mantener una sola fuente de información para el procesamiento y retiro preciso y completo de datos. Un Ciberbanco es una agencia bancaria establecida en el ciberespacio. Mercadeo Virtual. para dar versatilidad y agilidad al servicio. pueda mediante guías lograr cualquier información de la empresa en forma detallada. catálogos de servicios o productos. sin catálogos desactualizados y sin muestras físicas de productos. El mercado para el Ciberbanco es posible. Reducir el tiempo de procesamiento en el computador. gracias a que la venta de computadores para el hogar aumentan día con día. sistemas de asistencia para ventas profesional.Ventajas. Dentro de esta área de servicios virtuales encontramos toda clase de aplicaciones de la oficina virtual. y debido a los inconvenientes de tráfico. o vía redes privadas.Llevar la imagen de la empresa. además. tiempo.

para llevar educación a un alumno en un área geográfica diferente a la del maestro o la institución universitaria. llegando al punto que en la actualidad se verifican casi por tres sistemas la legitimidad de la transacción. que garantiza la simultaneidad. precisamente la Universidad Virtual busca transmitir educación desde lugares centrales hacia las localidades más remotas. En este mecanismo de universidad virtual. En el mundo contemporáneo. ya que los productores de tecnología para este servicio. interactividad y virtualidad. Se ha considerado que los medios y las nuevas tecnologías desplazan los docentes y es todo lo contrario. como la estructura involucra nuevas tecnologías y un esquema de interactividad el profesor también tiene que prepararse para asumir el reto. incrementan cada vez más los mecanismos de seguridad. el alumno será además del tradicional.Las transacciones virtuales son cada vez más seguras. la persona que no ha tenido acceso a la educación superior gracias a la tecnología ya que siendo un modelo sencillo de masificar. Dentro de esta organización.. que.Es un programa que integra toda una infraestructura técnica. es verificada por un tercero o compañía que ofrece el sistema de identificación y autenticación de la transacción. es una oportunidad para su transformación y fortalecimiento. además. los estudiantes y docentes ya no necesitan estar en un mismo lugar y al mismo tiempo. Universidad Virtual. . la educación se vuelve personalizada y el alumno es el protagonista y quien impone el ritmo de aprendizaje. la tendencia será que los costos educativos bajen. Pero no es sólo el estudiante el que tiene que ver en el cambio.

Harry Luna Profesor: Tema: Integrantes: Oficina Virtual Calderón Alvarado Karina Cevallos Roberto Ching Aguirre Vilma Colcha Luis.Universidad Estatal Guayaquil. Curso: S 8 J Grupo: # 3 . Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacional Materia: Sistema de Información Gerencial Ing.

Anexos .

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