You are on page 1of 5

8 ontwerpstappen voor een sociaal intranet

op donderdag 24 februari 2011 om 08:00 uur

In dit artikel beschrijf ik de praktische stappen voor een concept van een sociaal intranet: een intranet met een goede balans tussen organisatiedoelstellingen en het ondersteunen van mensen in hun dagelijkse werk. Deze stappen kun je direct na de fase van visie, strategie en roadmap nemen, maar vóór de realisatie- en optimalisatiefase.

1. Breng de juiste mensen aan tafel
De conceptfase is uitermate geschikt om verwachtingen te managen en door middel van co-creatie te komen tot een goed en geaccepteerd concept. Ook worden in deze fase harde keuzes gemaakt. Het is dus essentieel dat de juiste mensen aan tafel zitten zodat je tijdens de realisatie geen discussie krijgt en kostbare tijd bespaart. Denk onder andere aan de volgende rollen en vragen die deze mensen zich zouden moeten stellen:

Opdrachtgever: ondersteunt dit onze visie op samenwerken? Hoe ga ik deze verandering voor mijn medewerkers ondersteunen? Welke besluiten moet ik nemen? Eindgebruikers uit de dagelijkse praktijk: kunnen mijn collega’s en ik hiermee het werk doen? Werkt het prettig? Worden we hier blij van? Beheerders, bijvoorbeeld van Marketing & Communicatie: hoe kan ik met zo min mogelijk beheer zoveel mogelijk bereiken? Kies ik voor centrale redactie of beleg ik bijdragen decentraal bij de medewerkers zelf? Welke rol moet ik aannemen bij deze manier van interne communicatie? Vertegenwoordiger van IT: hoe kan ik de wensen uit de business faciliteren? Wat moet ik aanpassen aan onze organisatie om dit te kunnen realiseren? Zijn we voorbereid op de cloud, het werken met minder technisch beheer, meer softwareleveranciers en online services zoals Evernote en Skype?

2. Verlangens en verwachting inventariseren
Mensen stappen bij een eerste bijeenkomst meestal naar binnen met een hoofd vol wensen, verwachtingen en ideeën op basis van de bestaande

Een doel kan bijvoorbeeld zijn: “Innovatie is een essentieel strategisch voordeel. zoals: functie. en verwachtingen afgestemd kunnen worden. kennis vergaren en vroeg klantvragen en oplossingen signaleren. Als blijkt dat meerdere persona’s nodig zijn voor één . leeftijd of werklocatie. 3. Het kan zijn dat je ook meer externe doelgroepen hebt. Denk hierbij aan groepen als projectmanagers. beoordeel ze nog niet op haalbaarheid en dergelijke en pak ze er bij stap 7 weer bij. Beschrijf persona’s gebaseerd op jullie realiteit Bij elke doelgroep beschrijven we één persona. Benoem de belangrijkste doelgroepen en verbind deze ook aan de doelen.werkwijze. Voordat je eigenlijk ook maar iets kunt doen moet deze druk van de ketel. prioriteer deze dan.” 4. Kijk ook welke doelen al eerder in de organisatie gesteld zijn en waar het intranet een oplossing voor kan zijn. Voordat we gaan kijken hoe zij dit gaan gebruiken identificeren we groepen mensen waar het intranet op gericht gaat worden. Identificeer doelgroepen in en rond jouw organisatie Je nieuwe intranet wordt gebruikt door mensen. doelen en het gedragspatroon van een doelgroep representeert. Definieer businessdoelen Stel één of meer doelen die je wilt bereiken. zodat er ruimte gemaakt kan worden voor nieuwe ideeën en concepten. Daarom willen we makkelijk kennis delen. vakgebied. zoals contactpersonen van leveranciers of klanten (crowdsourcing & after sales). Een doelgroep is een verzameling mensen met ongeveer dezelfde kenmerken. Deze prioritering kun je dan de rest van het traject aanhouden zodat alle volgende keuzes hiervan worden afgeleid. HRM-betrokkenen. young professionals en buitendienst. 5. Een persona is een fictief persoon die de behoeften. Als het meerdere doelen zijn. Inventariseer alle ideeën. Niet alle doelen hebben dezelfde doelgroepen.

Deze taak noem ik ook wel de transactie die hij wil maken. hij is stafmedewerker bij Finance. User stories definiëren en prioriteren Een User story is een beschrijving van een activiteit. Dus op een lager procesniveau dan een scenario. Het is de concrete beschrijving van het raakvlak tussen ‘menswens’ en het organisatiedoel of subdoel. Onderdeel van een persona is een profielbeschrijving zoals: “Henk is een middelbaaropgeleide man van 48 jaar oud. Neem in dit geval een stap terug en controleer of een extra doelgroep inderdaad nodig is. Een User story is opgebouwd als volgt: “Als [rol] wil ik [functionaliteit] om [behalen doel] . hij houdt niet zo van (…). Ik vind het belangrijkste dat je in de huid van de gebruiker kruipt en niet alleen vanuit je eigen ervaring denkt.” Een concreet voorbeeld is: “Als Sales Manager wil ik klanten kunnen zoeken op voor en/of achternaam om snel de juiste klant te vinden” Een User story laat je vanuit de gebruiker denken. Scenario’s gericht op een transactie Een scenario is een verhalende beschrijving van de praktijk op basis van een persona. Het is een vanuit een gebruiker gedacht proces dat start zodra de gebruiker bedenkt welke taak hij gaat uitvoeren. (…)” Persona’s maken is erg leuk: vaak wordt met veel humor stereotype karakters geschetst. Het is een specifiek stukje werk of handeling vanuit het perspectief van een mens met een relatie tot doel. bijvoorbeeld de transactie uit het scenario. Een scenario bestaat uit 1 of meer User stories. 7. Het liefst zou hij dit op zijn smartphone doen als hij in de trein naar huis zit. Zijn hobby’s zijn (…). (…)” Scenario’s zorgen ervoor dat je uitgaat van de realiteit.doelgroep. Er is nog wel eens discussie of je nu persona’s of echt bestaande personen moet gebruiken. Henk durft zijn collega’s niet altijd hulp te vragen als hij problemen met zijn computer heeft. De transactie is dus altijd onderdeel van een scenario. Op die manier maak je namelijk een intranet dat werkt. 6. dan heb je wellicht te maken met meer doelgroepen. Bijvoorbeeld: “(…) Henk wil zijn uren schrijven en hij doet dat meestal aan het einde van een werkdag. . Zie ook het onderzoek ROI of Persona’s en probeer de XPLANE Empathy Map waar het boek Business Model Generation naar verwijst.

Ik eindig daarom net zoals in mijn vorige artikel: maak een intranet dat gericht is op de mens en de transactie . Let op: er is nog steeds ruimte voor interpretatie: wireframes zijn vaak statische schema’s waar je niet op kan klikken.8. Mogelijk ben je al klaar met een simpele mobiele toepassing in plaats van een grote uitbreiding van je intranet. Belangrijkste is dat je uitgaat van de organisatiedoelstellingen en de menswens: met deze aanpak ga je de juiste oplossing neerzetten. Je kan nog zo mooi de User stories beschreven en geprioriteerd hebben maar als je de ontwerpen. aanpak. Bijvoorbeeld omdat je functionaliteit wilt bouwen op een platform als Office 365. User stories combineren met plaatjes Ik ben nogal fan van plaatjes en klanten vaak ook. je weet dat je services als Basecamp wilt gebruiken of je wilt kiezen uit de Google Apps Marketplace. Zo heb je – op een paar zaken na – een Functioneel Ontwerp waar de bouwer van het sociale intranet meteen mee aan de slag kan. en de mensen in en rond je project ook. Bij een statisch wireframe is het handig om de User stories en beschrijving er bij te plaatsen. organisatiekenmerken en technische randvoorwaarden. Conclusie Natuurlijk moet je de bovenstaande stappen aanpassen op je ambitie. je kan ook een interactief wireframe of prototype gebruiken waar je echt doorheen kan klikken. wireframes of prototypen van een intranet ziet begrijp je pas echt hoe het werkt. Ook kan het zijn dat er al een tool bestaat die geschikt is voor de gewenste transacties.

20% van gebruikt en dat 5% business value oplevert. .die hij wil doen. Voorkom dat je straks met een intranet zit waar je 140% voor betaalt.