‫التحول‬

‫من‬
‫األرشفة التقليدية‬
‫إلى‬
‫األرشفة اإللكترونية‬

‫النقاط الرئيسية‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫الحفظ اإللكترونى‬
‫التحول من األرشفة التقليدية إلى األرشفة اإللكترونية‬
‫الدوريات الرقمية‬
‫الملفات التاريخية‬
‫نماذج من التجارب العالمية‬

‫الحفظ اإللكتروني‬
‫األرشيف‪ :‬ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة وذاكرة اإلدارة معاً وهو يف وضعيته‬
‫املعاصرة يتقاطع مع املفهوم الذي التصق باألرشيف يف املاضي وبالقائمني عليه‬
‫حيث أصبح ميثل اليوم العنصر األساسي يف اإلدارة وأعترب أن األرشيف هو اللبنة‬
‫األوىل اليت يعتمد عليها يف عملية اختاذ القرار املناسب يف الوقت املناسب‪.‬‬
‫األرشفة اإللكترونية‪ :‬يطلق عليها كذلك األرشفة اآللية‪ ،‬نظم إدارة الوثائق ونظام‬
‫الصادر والوارد وهي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وحتويل بياناهتا ويف ذات‬
‫الوقت توفر للمستخدم طرق كثرية إلسترجاعها واإلطالع عليها وتداوهلا‬
‫إلكترونياً بسهولة مطلقة‪.‬‬

‫الحفظ اإللكتروني‬
‫الوثيقة‪ :‬هي جمموعة من بنود ذات عالقة ألنواع خمتلفة من البيانات وقد‬
‫تكون ورقية أو صورة ممسوحة‪.‬‬

‫ماذا ميكن أن خنزن؟‬
‫‪ ‬وثائق ورقية‬
‫‪ ‬وثائق رقمية‬
‫‪ ‬أفالم مايكروفلم‬
‫‪ ‬خرائط‬

‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫صور‬
‫صوت‬
‫أفالم‬
‫بريد إلكتروين مع ملحقاته‬
‫صفحات ويب‬

‫مشاكل األرشيف التقليدي‬
‫‪ ‬عدد الوثائق كبري سواء ما هو موجود على ورق أو مايكروفلم‬
‫‪ ‬عدد الوثائق يف املؤسسات واهليئات ينمو مبعدل ‪ %25‬سنوياً‪.‬‬
‫‪ ‬تكاليف أماكن احلفظ تنمو مبعدل ‪ %12‬سنوياً‪.‬‬
‫‪ ‬حيتاج إىل مساحات كبرية للحفظ‪.‬‬
‫‪ ‬حيتاج إىل وقت طويل إلسترجاع املعلومات‪.‬‬

‫‪ ‬ليست بأمان من الضياع أو التلف أو السرقة‪.‬‬
‫‪ ‬تكلفة صيانة خزائن األرشفة‬
‫‪ ‬عملية التعامل اليدوي مع البيانات عملية مكلفة‪ ،‬من حيث شراء الورق‬
‫وأدوات الكتابة‬

‫مشاكل األرشيف التقليدي‬

‫نتيجة لذلك بدأت المؤسسات والهيئات بالتفكير بالتحول من نظام األرشفة‬
‫التقليدية إلى أنظمة أرشفة ذات طبيعة تقنية وذلك إما بتطوير برامج محلية‬
‫أو إقتناء برامج أرشفة إلكترونية جاهزة‬

‫مزايا األرشيف األلكتروني‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫سهولة تبادل المعلومات بين مستخدمي األرشيف مع توفير‬
‫الوقت مهما كان حجمها‪.‬‬
‫انسيابية العمل داخل النظام بحيث تنتقل الوثائق عبر‬
‫مراحل العمل المحدده مسبقا‪.‬‬
‫الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث ال يطلع عليها إال‬
‫الشخص المصرح له بذلك‪.‬‬
‫تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة لألرشفة العادية‪.‬‬

‫مزايا األرشيف األلكتروني‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫تصنيف الوثائق بطريقة تالءم أسلوب العمل‬
‫استخدام أساليب البحث المتطورة للعثور على البيانات‬
‫المطلوبة وبأسرع وقت ممكن‪.‬‬
‫استخدام تقنيات متقدمة مثل الفاكس والبريد اإللكتروني‬
‫لتداول الوثائق بين المستخدمين‪.‬‬
‫سهولة عمل التقارير الالزمة من قبل المستخدم‬
‫متابعة وتسجيل الحركات الدورية على المستندات‬

‫مزايا األرشيف األلكتروني‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫استخدام مستكشف االنترنت ‪Internet Explorer‬‬
‫للعمل على النظام‬
‫التعامل مع مستوى مجموعة المستخدمين باالضافة‬
‫مستوى المستخدم الواحد‬
‫وجود أكثر من مستوى لصالحيات المتخدم‬
‫التعامل مع أكثر من نوع من أنواع ملفات األرشفة‬
‫قابلية النظام للتعامل مع اللغة العربية واإلنجليزية‬
‫نظام تدفق الوثائق‬

‫مـزايـا األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬توفري احليز املكاين‪.‬‬
‫‪ ‬ربط أجزاء املؤسسة مهما تباعدت‪.‬‬
‫‪ ‬سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق اإللكترونية‪.‬‬
‫‪ ‬مراقبة الوثائق وحتوالهتا ومتابعة تطورها داخل املؤسسة‬
‫)‪.(Workflow‬‬
‫‪ ‬تعدد نقاط الوصول للوثائق احملفوظة إلكترونياً (بالرقم‪،‬‬
‫باملوضوع‪ ،‬إسم املرسل أو املرسل إليه‪ ،‬كلمات مفتاحية للوثيقة‪،‬‬
‫التاريخ ‪...‬اخل)‪.‬‬
‫‪ ‬السرعة يف تقدمي اخلدمة للمستفيدين‪.‬‬

‫أنواع أنظمة األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬األنظمة احمللية ‪In House‬‬

‫مثال وزارة اخلارجية يف اململكة العربية السعودية قامت بتصميم نظام أرشفة إلكترونية‬
‫جبهود ذاتية حبيث يتالءم مع إحتياجات الوزارة مثل‪:‬‬
‫‪ ‬برنامج حفظ الوثائق القدمية وهو برنامج لتصوير الوثائق فقط‬
‫‪ ‬برنامج امللفات واألمساء واملواقع‪.‬‬
‫‪ ‬برنامج الوثائق اجلديدة‬
‫‪ ‬برنامج اإلتصاالت اجلديد‪.‬‬
‫‪ ‬أنظمة جاهزة‬
‫قامت عدد من الوزارات واملؤسسات بالتحول إىل أنظمة األرشفة اإللكترونية مثل وزارة‬
‫الدفاع والطريان ومستشفى امللك فهد باستخدام نظام آر إكس إندكس ‪.RxIndex‬‬

‫أنواع األرشيف اإللكتروني‬
‫‪ ‬األرشيف اإللكتروين على اخلط املباشر ‪On-Line Archiving‬‬

‫يتم حفظ مجيع الوثائق بصفة مستمرة يف اخلوادم حبيث ميكن إستراجاعها‬
‫من خالل الطرفيات احلاسوبية املتصلة بالشبكة‪.‬‬
‫‪ ‬األرشفة على اخلط غري املباشر على األقراص املدجمة‬
‫‪Off-Line Archiving on CD’s‬‬
‫هذا النوع يستخدم برامج أرشفة إلكترونية مثل نظـــام‬
‫‪.Rx CD Manager‬‬

‫الوظائف التي تقوم بها أنظمة األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬البحث ‪Search‬‬
‫‪ ‬اإلسترجاع ‪Retrieve‬‬
‫‪ ‬العرض أو املشاهدة ‪View‬‬

‫‪ ‬الطباعـة ‪Print‬‬
‫‪ ‬كتابة التقارير ‪Reports Writing‬‬

‫مشاكل األرشفة اإللكترونية‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫التأهيل التقين يف عدد اجملاالت‪.‬‬
‫أمن املعلومات وسرية الوثائق‪.‬‬
‫األعطال النامجة عن اإلتصاالت‪.‬‬
‫عمر الوثيقة اإللكترونية‪.‬‬

‫عقبات تواجه األرشفة اإللكترونية‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫بعد إجتماعي وأمية يف جمال إستخدام احلاسب اآليل‪.‬‬
‫ضعف البنية التحتية لإلتصاالت‪.‬‬
‫قلة يف عدد املوظفني الذين يتعاملون مع التقنية احلديثة‪.‬‬
‫عدم إدراك العديد من مديري ورؤساء الدوائر احلكومية واهليئات‬
‫واملؤسسات األهلية والشركات أمهية ذلك‬
‫بنية إدارية حتتاج إلعادة هيكلة من أجل التأقلم مع املستجدات التقنية‪.‬‬
‫أرشيف ورقي هائل يف الدوائر احلكومية واهليئات واملؤسسات األهلية‬
‫والشركات حيتاج إىل حتويل للشكل اإللكتروين‪.‬‬

‫المواصفات الفنية للنظام االلكتروني‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫‪‬‬

‫التقنية المتقدمة في إدارة نظم الملفات اإللكترونية‬
‫بقاء كل الملفات في أرشيف مركزي‪.‬‬
‫تقليل الوقت المستهلك في البحث عن الملفات‪.‬‬
‫توفير مساحات أقل للتخزين‪.‬‬
‫تأمين سرية وحماية للملفات مع المحافظة على أصولها‬
‫بعد التعديل‪.‬‬
‫استخدام قاعدة بيانات متميزة ‪SQL Server‬‬

‫المواصفات الفنية للنظام االلكتروني‬
‫‪ ‬استخدام طرق ادخال متنوعة (الماسح الضوئي‪،‬‬
‫الكاميرا‪،‬التحميل المباشر للملفات)‬
‫‪ ‬التكامل مع البريد األلكتروني‬

‫متطلبات التحول من األرشيف التقليدي إلى‬
‫األرشيف اإللكتروني‬
‫‪ ‬األجهزة واالآلت ‪ :Hardware‬مثل املاسحات الضوئية‪ ،‬احلاسب‬
‫اآليل‪ ،‬الفاكس‪،‬الكامريا الرقمية ‪،‬الطابعات واخلوادم ‪.‬‬
‫‪ ‬الربامج ‪ :Software‬نظام متكامل مع األجهزة واآلالت املتوفرة‬

‫البيانات الوصفية (الميتاداتا)‬
‫‪ ‬يعد االلتزام بتطبيق معايري امليتاديتا من اجلوانب األساسية اليت ينبغي مراعاهتا عند‬
‫إنشاء املكتبات الرقمية‪ ،‬وذلك ملا حتققه تلك املعايري من مقومات النجاح سواء‬
‫إلدارة تلك املكتبات أو الستخدامها ‪.‬‬
‫‪ ‬إنشاء عناصر امليتاداتا مع املصادر الرقمية يساعد على إجياد تلك املصادر‬
‫وعرضها وحفظها واختزاهنا واستخدامها‪ ،‬وبذلك فإهنا حتقق فائدة لكل من‬
‫مستخدمي تلك املواد والقائمني عليها حيث حيتاج إليها كل من الطرفني حيث‬
‫حيتاج املستخدم إىل أداة إلجياد وتصفح الكم الكبري واملتزايد من املصادر الرقمية‬
‫املتاحة ‪.‬‬

‫مراحل االنتقال من األرشفة التقليدية إىل األرشفة اآللية‬
‫عند عملية التحول البد من ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬

‫تشكيل وحدة إدارية معنية بالتوثيق واألرشفة اإللكترونية‪.‬‬
‫إستدعاء بعض اخلرباء إلعداد أدلة وإجراءات العمل‪.‬‬
‫إعتماد منهجية إدارة بال أوراق وذلك بتوزيع املراسالت والتعاميم اليت ليست هلا‬
‫مرجعية مالية أو قانونية‪ ،‬عرب شبكة الربيد اإللكتروين الداخلية‪.‬‬

‫وتتكون مراحل اإلنتقال من مرحلتني‪:‬‬
‫‪ ‬املرحلة التخطيطية‬
‫‪ ‬املرحلة التنفيذية‬

‫مراحل االنتقال من األرشفة التقليدية إىل األرشفة اآللية‬
‫مرحلة التخطيط وتشمل ‪:‬‬
‫‪ ‬مرحلة املسح والدراسة‬
‫‪ ‬مرحلة التحليل‪.‬‬
‫‪ ‬بناء وإعتماد خطط احلفظ واإلتالف وتشمل التعشيب واحلفظ الورقي الدائم‬
‫والتصوير الضوئي‪.‬‬
‫‪ ‬إختيار الربجميات واألجهزة املالئمة‪.‬‬
‫مرحلة التنفيذ وتشمل‬
‫‪ ‬مرحلة حتضري الوثائق وامللفات‪.‬‬
‫‪ ‬مرحلة التصوير الضوئي‪.‬‬
‫‪ ‬مرحلة مراقبة وتدقيق اجلودة‪.‬‬
‫‪ ‬مرحلة الفهرسة‪.‬‬
‫‪ ‬مرحلة إعادة امللفات‪.‬‬

‫املرحلة التخطيطية‬
‫مرحلة‬
‫املسح والدراسة‬

‫حصر‬
‫األراشيف‬
‫الورقية‬

‫مرحلة بناء‬
‫اخلطة‬

‫حتديد أشكال و‬
‫أحجام امللفات‬
‫و الوثائق‬

‫حتديد نوعيات‬
‫وأعداد الوثائق‬
‫داخل الدائرة‬
‫حتديد األلوان‬
‫املوجودة داخل‬
‫الوثائق‬

‫مرحلة التحليل‬
‫إعداد قوائم‬
‫تتضمن البيانات‬
‫األساسية للملفات‬
‫وأماكن تواجدها‬
‫ودرجة النشاط‬

‫وضع‬
‫احلقول‬
‫املناسبة‬

‫وضع خطة احلفظ‬
‫واإلتالف وتشمل‬
‫اإلستبعاد وبرنامج‬
‫احلفظ الزمين‬
‫ألصول الوثائق‬

‫إختيار‬
‫أدوات‬
‫البحث‬

‫حصر‬
‫األراشيف‬
‫الورقية‬

‫حتديد األولويات‬
‫يف حتويلها اىل‬
‫أراشيف‬
‫إلكترونية‬

‫إختيار الربجميات‬
‫وقواعد البيانات‬
‫الالزمة‬

‫التجهيز‬
‫اآليل‬

‫مرحلة إختيار‬
‫الربجميات‬
‫واألجهزة‬

‫املرحلة التنفيذية‬
‫مرحلة حتضري الوثائق‬
‫وامللفات (تعشيب امللف)‬

‫مرحلة‬
‫التصوير الضوئي‬

‫إستبعاد األوراق املكررة‬
‫واليت لن يتم أرشفتها‬

‫يتم تصوير الوثائق بواسطة أجهزة‬
‫املسح الضوئيي املناسبة‬
‫حلجم الوثيقة و وضوحها‬

‫تصوير بعض الوثائق القدمية يدويا‬
‫حىت نستطيع تصويرها ضوئيا‬
‫إزالة الدبابيس من على الوثائق‬
‫فصل األوراق اىل جمموعات‬
‫حسب احلجم‪ ،‬اللون‪ ،‬البيانات‬
‫وضع عالمات مميزة على الوثائق‬
‫لتسهيل عملية جتميعها‬

‫التركيز على األجهزة‬
‫املطلوبة للتخزين‬
‫التركيز على نوع امللف اإللكتروين‬
‫وصالحيات اإلطالع والتغيري‬
‫إستخدام خاصية ضغط امللفات‬

‫مرحلة‬
‫مراقبة وتدقيق اجلودة‬

‫مرحلة تتم بالتوازي مع‬
‫عملية التصوير الضوئي‬

‫التدقيق علي امللفات‬
‫املصورة ضوئيا‬
‫و مقارنتها باألصل‬
‫للتأكد من وضوحها‬
‫و جودهتا‬
‫و عدم ضياع أي‬
‫معلومة قد‬
‫حتتويها الوثيقة‬

‫مرحلة‬
‫الفهرسة‬

‫إدخال البيانات‬
‫و الفهارس املتعلقة‬
‫بامللفات‬
‫هذه العملية تتم‬
‫أتوماتيكيا‬
‫عن طريق استخدام‬
‫الترميز‬
‫يتم ربط امللفات‬
‫مباشرة مع البيانات‬
‫اليت يتم إدخاهلا‬
‫بقاعدة البيانات‬

‫مرحلة‬
‫إعادة امللفات‬

‫يتم إعادة‬
‫امللفات‬
‫إىل حالتها‬
‫األصلية‬
‫إعادة تدبيس‬
‫األوراق‬
‫اليت مت فكها‬

‫التحويل التصويري‬
‫يقصد به عملية حتويل الوثائق الورقية إىل صورة مصغرة على أحد‬
‫األشكال امليكروفيلمية‪.‬‬
‫اإلجراءات واألجهزة املستخدمة يف عملية التحويل التصويري‪:‬‬
‫• تصوير الوثائق‬
‫• املعاجلة الفنية‬
‫• فحص اجلودة‬
‫• التقطيع والتعبئة (التحميل)‬
‫• االستنساخ‬

‫مشروع مقترح إلنشاء مكتبة وطنية رقمية للرسائل‬
‫اجلامعية يف اململكة‬
‫دورة إعداد الرسائل اجلامعية‪ :‬مير إعداد الرسائل اجلامعية بعدة مراحل‪:‬‬
‫‪‬‬

‫أوالً‪ :‬الرسائل الورقية‪:‬‬

‫‪‬‬

‫ثانياً‪ :‬الرسائل اإللكترونية‪:‬‬

‫‪ .1‬يعد الطالب الرسالة ويناقشها وجيري التعديالت املطلوبة‪.‬‬
‫‪ .2‬يسلم مخس نسخ ورقية من الرسالة للقسم ويتخرج‪.‬‬

‫‪ .1‬يعد الطالب الرسالة ويناقشها وجيري التعديالت املطلوبة‪.‬‬
‫‪ .2‬يقوم الطالب بتحويل الرسالة إىل ملف (‪.)Postscript file‬‬
‫‪ .3‬يقوم الطالب بإنشاء االرتباطات التشعبية إىل مواقع اإلنترنت والوسائط املتعددة يف حال احتواء الرسالة عليها‪.‬‬
‫‪ .4‬ميأل الطالب النماذج اخلاصة بتسليم الرسالة وفق إجراءات اجلامعة‪.‬‬
‫‪ .5‬يقوم موظفو عمادة الدراسات العليا بالتأكد من تسليم مجيع ما هم مطلوب‪.‬‬
‫‪ .6‬يقوم موظفو عمادة الدراسات العليا بتحويل امللف إىل صيغة (‪ ))Adobe Acrobat (pdf‬أو (‪.)SGML‬‬
‫‪ .7‬حتميل امللف يف قاعدة البيانات وإتاحتها على اخلط املباشر‪.‬‬
‫‪ .8‬نسخ الرسالة على املصغرات الفيلمية للحفظ الدائم يف مكتبة امللك فهد الوطنية‪.‬‬

‫تجارب عالمية للحفظ اإللكتروني‬
‫‪ ‬املكتبة الرقمية الوطنية األمريكية ‪National Digital Library‬‬
‫مكتبة الكونغرس أتاحت أرشيفًا حيتوي على ماليني املصادر األولية على‬
‫الشكل الرقمي تاريخ أمريكا والثقافة عدة األمريكية‪.‬‬
‫‪ ‬مشروع ‪Journal storage in a digital Jstor‬‬
‫قام ميلون ‪ Mellon‬بدعم هذا املشروع يف جامعة متشغني هبدف تكوين‬
‫قاعدة بيانات إلكترونية حتوي ‪ 10‬دوريات رئيسية يف حقول االقتصاد‬
‫والتاريخ لتحسني اإلتاحة وتقليل احليز املكافئ للرفوف‪.‬‬
‫‪ ‬مشروع ‪The making of American Project‬‬
‫هو مشروع تعاوين بني جامعة ‪ Cornell‬وشركة زيروكس لتحويل الكتب‬
‫اهلشة إىل شكل إلكترونية وحفظها وحتسني سبل إتاحها‪.‬‬

‫تجارب عالمية للحفظ اإللكتروني‬
‫‪‬مشروع ‪Map digitization Project at the university of Georgia‬‬

‫يهدف هذا املشروع إىل حتويل اخلرائط من الشكل امليكروفيلمى إىل الشكل الرقمي‪.‬‬

‫‪‬مشروع ‪YALE University Project Open Book‬‬
‫هذا املشروع عبارة عن حبث وبرنامج تطوير أساليب حتويل الشكل املايكروفيلمي إىل‬
‫الشكل الرقمي ويهتم باملالءمة و السعر‪ .‬ومن أهداف املشروع‪:‬‬
‫ حتويل عشرة آالف جملد من الشكل املايكروفيلمي على شكل املكتبة اإللكترونية‪.‬‬‫ تقومي إجراءات العمل‪ ،‬والنوعية‪ ،‬والسعر‪.‬‬‫ تسهيل اإلتاحة بتحويل اجمللدات إىل وثائق وأرقام وصفحات وكشافات‪ .‬هذا بال شك‬‫يتيح للباحث أو العامل الوصول مباشرة إىل الصفحة احملددة أو الوثيقة مثل فهرس‬
‫احملتويات‪.‬‬
‫‪ -‬تعميم اإلتاحة وذلك من خالل شبكة اإلنترنت يف جامعة ‪ Yale‬على اإلنترنت‪.‬‬

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful