You are on page 1of 11

Adams County Library System Board of Trustees ADAMS COUNTY LIBRARY SYSTEM REPORT TO THE COUNTY COMMISSIONERS December 2003

Some Unexpected Challenges 2003 has been a challenging year for the County Library System.  The operational plan for 2003 included 2 projects, interior painting of the Gettysburg facility and carpeting the first floor of that building as well.  The painting was accomplished without incident during the first part of the year.  The carpeting project was another story. First, the installation of the carpeting was delayed when the library elevator, which had been rebuilt in 2002, had a serious mechanical failure.  The main hydraulic cylinder for the elevator, which had been evaluated as in good condition and good for the life of the elevator developed a leak.  For safety reasons, these cylinders, when they leak, are not allowed to be repaired, they must be replaced.   Our operational plan was modified to include replacing this elevator cylinder, the first of two major unplanned and unbudgeted expenses. Then when the elevator was back in operation in May, we began the carpeting project.  Upon removing the existing carpeting tiles in the first floor of the library, significant mold and mildew was discovered, and remediation was required.  This remediation project was the second modification to the operational plan and the second major unbudgeted expense administration was to deal with in 2003. The remediation work required that the entire first floor of the library be closed and hermetically sealed from the remainder of the library.  All materials were cleaned, placed on book trucks, shrink wrapped and then removed from the

library and placed in storage.  Next, all carpeting was removed, and the floors were cleaned with bleach and special cleaners.  Next a sealer was applied to the concrete floor.  Then the area was thoroughly cleaned and was ready for the carpet to be reinstalled. This time the carpet was installed without incident.  Our books were returned to us the week of May 18th, 2003.  At this point, the library had spent nearly $ 65,000 of unbudgeted expenses between the elevator, the remediation, and costs of additional carpeting to replace areas that we had not planned to replace this year.   Then the challenge was to get our program back on track, and to manage our financials so that we could recover as much of the cost of the unbudgeted expenses as possible.  We recovered most of these expenses by not replacing staff as they left our employment.  Other costs were recovered by reducing spending over a wide range of operational activities.    Careful management of day to day operations brought our expenditures nearly back to our original projections.

Accomplishments

The Fairfield Area Community Library opened on January 7th, 2003! This has been an extremely successful startup for us, lending more than 25,000 items as of October 31!  We are especially pleased with the support of the municipalities of Carroll Valley Borough, Fairfield Borough, Hamiltonban Township and Liberty Township. United Cerebral Palsy Computer Workstation.  This workstation for individuals with disabilities was given to the library in February.  The library has been working with UCP and the Adams County Association for the Blind to make this equipment available to residents who might benefit from its special capabilities.   Planning Process continues.  In 2002, the Library System engaged

the services of a consulting firm, the Ivy Group, to assess community needs and community satisfaction with regard to library service. The work on this Community Assessment Survey was completed in October of 2002 and we are evaluating the data.   Carl Kohn, Vice President of the ACLS Board of Director’s has been coordinating planning process exercises, based on models published by the American Library Association.  This data has been a continual reference point. Use of the Library.  Throughout 2003 we noticed a significant increase in the customer use of the library.  By the end of October of this year, the Library System had circulated 21,000 more items than the previous year at that time.  This year the average number of visits per day at the Central library was 475.  And, as of the end of October, the system as a whole was experiencing a 5% increase in use.  At October’s end, over 429,000 items had been loaned putting the library well on track to match or exceed the record 479,636 items loaned during 2002. The satellite libraries in Littlestown and Fairfield have shown outstanding circulation this year.  Littlestown’s circulation is more than 13% greater this year than last.  The Fairfield Library had already loaned more than 25,000 items by the end of October! Library Cards.  More than 42,000 county residents currently hold library cards.    Internet Use.  System wide use of library Internet terminals remains brisk with over 20,000 recorded usages as of October 31st. 

Computer Classes.  Another extremely important service offered by the library in the past year is Computer Training Classes.  To date in 2003 we offered 168 classes, which were attended by 1008 customers.  All classes are free of charge.  Again in 2003 our staff

provided classes at the Central Library, the Littlestown Library and the East Berlin Community Library.  Classes were also held at the new Fairfield Area Library.  Additionally one of our volunteers provided classes at the New Oxford Area Library.   This is a tremendous opportunity for County residents to learn basic computer skills, in a friendly accessible environment, without cost.

Looking Ahead In previous years, we noted how fortunate we have been that our income has grown significantly over the past 4 to 5 year period.  As we look forward to 2004, it now appears likely that the library’s overall income will decrease significantly.  The current state budget reduces State Aid to Libraries by 50%. This is a reduction of more than $400,000 for the library system.  This is the first significant reduction in income the library system has faced since 1995, and the budget approved by the Adams County Library System Board of Trustees for 2004 reflects this decrease.   The financial support of the Adams County Commissioners has provided the solid financial foundation necessary for the library to improve, expand, and maintain a true county wide library system providing quality library service.  Until this year, Library State Aid funding has been received in direct proportion to the local funding the library receives, and because of the solid financial footing provided by the Adams County Commissioners, the Library in 2002 & 2003 received nearly a dollar to dollar match in funding from the Library State Aid program, making the State a real partner in funding the Adams County Library System.  While this is not the case in 2004, the importance of maintaining the county funding at the current level is paramount.   Library Law requires libraries receiving State Aid to maintain or exceed their current level of locally funded expenditures.  We refer to this as the Local Financial Effort requirement or LFE.  Library Law also speaks to the maintaining or exceeding the current level of local government funding to continue to qualify for State Aid to Libraries.   Our collections of library materials continue to grow, and remain of high quality.  We have developed outstanding collections for a library of our size.  Use

of the materials continues to grow at a steady rate.     While in the past our income increased, so have the demands upon the library by the public.  We have seen our lending of materials grow at an outstanding rate.  Lending has increased by over 62% since 1995.  At the same time that demand for our books, magazines and other library materials has increased, we have had to deal with demand for more electronic resources and have found it necessary to invest and reinvest in technology in order to provide meaningful library services.  We expect this growth to continue, even though we expect our income to be significantly reduced.   Our 2004 budget meets all standards except the standards for collections purchases. Given the $400,000 cutback, we have reduced our expenditures for library materials, and will request a release from that standard for this year.  It is administration’s understanding that the State Library will approve cutbacks in this area because of the drastic cuts in State Aid.   We understand that other standards will remain in effect, and that waivers will not be granted in those areas.   We do meet the state standards for Local Financial Effort, which in its simplest form translates as meaning that we must not spend less locally raised money than we spent in 2003.   As we noted each previous year, we are pleased and proud of the Library System’s success, and hope the residents of Adams County share this pride. We continue to look forward to improving the services we are able to offer to the citizens of Adams County.  The support of the County Commissioners remains both invaluable and very much appreciated. Respectfully submitted,  Trustees, Adams County Library System

STATISTICAL SUMMARY  JANUARY 1, 2003 – DECEMBER 31, 2003

• • • • •

24,106 INTERNET USES AT THE LIBRARY 1,113,127 HITS ON THE ACLS HOMEPAGE ON THE WORLD WIDE WEB! 43,151 COUNTY RESIDENTS HAVE VALID LIBRARY CARDS 1168 RESIDENTS HAVE TAKEN FREE COURSES IN OUR COMPUTER LAB 4229 RESIDENTS HAVE REGISTERED FOR NEW LIBRARY CARDS IN 2003

MATERIALS • • LIBRARY HOLDINGS AS OF December 31, 2003  ADULT: 99,629 CHILDREN: • • 56,586 156,215

NEW MATERIALS ADDED IN 2003 TO DATE    16,756 COLLECTION SIZE GREW BY 5% IN 2003 CIRCULATION

• •

SYSTEM WIDE CIRCULATION HAS INCREASED BY 6% YEAR TO DATE 508,035 ITEMS HAD BEEN LENT BY December 31 , 2003 CUSTOMERS USING THE LIBRARY

165,539 CUSTOMER VISITS HAVE BEEN RECORDED IN THE GETTYSBURG FACILITY  BY OUR “PEOPLE COUNTERS” SINCE THE BEGINNING OF THE YEAR.   THIS IS 482 AVERAGE  VISITS PER DAY!

Objectives for 2003
• Objective:  Public awareness. The Library System intends to explore additional media outlets to inform the community of our library services. END OF YEAR STATUS:  ACLS purchased radio advertising for 26 weeks from WGET radio, and continued to purchase print advertising as appropriate. • Objective:  Long Range Planning / Planning Process. In 2002, the Library contracted with the Ivy Group to do assessment of our customer’s needs and expectations for services.  In 2003 the library will use the results and recommendations of the Ivy Group’s work to re­ examine the 5­year goals set out in 1997 and to develop a strategy for the 5­year period 2003 through 2008.  END OF YEAR STATUS:  Carl Kohn, Vice President of the ACLS Board of Director’s has been coordinating planning process exercises, based on models published by the American Library Association.  Working with the Community Assessment data, small groups of trustees and staff have been working together to prepare a new 5 year plan.  A summary report of this activity is expected to be delivered to the Adams County Library System Board of Trustees in January 2004. • Objective:  Historical Society Partnership.  The Library and the Adams County Historical Society will work together on a project to digitize photographs relevant to the history of Adams County and

make these photographs available via the Internet.   This project will be funded by a grant from the State Library, received late in 2002. END OF YEAR STATUS:  Equipment purchased, and the program is underway.   • Objective:  Fairfield Library.  Open and establish the Fairfield Area Community Library as a vital community institution.  This new facility will open on Tuesday January 7th, 2003 with an open house and extended hours.  END OF YEAR STATUS:  Successful.  The Fairfield Area Library has been open since January, and has been well received by the public. • Objective: Bookmobile.   Evaluate current bookmobile service and plan for subsequent years.  Evaluate need for a smaller vehicle, and / or vehicle to provide specialized services, i.e. to daycares, nursing homes, etc.  END OF YEAR STATUS:  Evaluation process, ongoing. Purchase will need to be deferred until funding situation is resolved.

Objectives for 2004

Objective:  Manage the State Aid Cutback. The Adams County Library System will receive a $400,000 cut in State Aid appropriation for 2004.  One of the chief challenges for the coming year will be to manage this cutback, and minimize the damage to public service.  The Library Board has already decided that this will be done with no cutback in hours or facilities. Objective:  Public awareness.   Continue to purchase radio advertising for 26 weeks from WGET radio, and continue to purchase print advertising as appropriate. Objective:  Long Range Planning / Planning Process. Complete the 5 year plan.  Begin to think through operational plans and strategies that will meet those new goals and objectives. Objective:  Historical Society Partnership.  Continue to work with the Adams County Historical Society on this project to digitize photographs relevant to the history of Adams County and make these photographs available via the Internet.    Objective: Bookmobile.    Continue to evaluate current bookmobile service and plan for subsequent years.  Evaluate need for a smaller vehicle, and / or vehicle to provide specialized services, i.e. to daycares, nursing homes, etc.  This is an ongoing objective.  Obviously purchase decisions will need to be pushed back until our funding situation is improved. Objective:  One Book / One County. In cooperation with the Musselman Library, Gettysburg College, offer a reading / discussion program to all of Adams County.  This will give all who choose to participate a chance to read and discuss one book, share the experience and participate in related activities.

RETURN ON INVESTMENT 2003
Adams County Library System  Service:  How Much Is It Really Worth? The Adams County Library System is in the business of making books, information and related materials available to the residents of Adams County, and to offer culturally enriching programs to County residents.   If our customers had to buy the materials and services available to them in 2003 from the Adams County Library System, they would have paid an estimated $10,372,900 For example:   479,000+ books and materials were borrowed from the Library System in 2003.  At an average retail cost of $20 these would have cost:      $     9,580,000 41, 000 books, periodicals, and newspapers were used in libraries but not checked out. At an average retail price of $10 these would have cost: $        410,000

55, 000 reference questions were answered in person and by telephone by the library staff.  If the library customer had to pay $5 for each inquiry,  the cost would have been: $        275,000 

1, 008 residents took free computer classes at the library.  At a cost of $50 per class this represents a value of:  50,400 10,000 children and adults attended library programs in 2003. At a $5 admission, these activities would be worth: $          50,000 $

1500 children participated in summer reading programs in 2003. If each had paid a $5 registration fee, this would  have cost: Total Benefits   $           7,500

            $   10,372,900

These are just some of the services the Adams County  Library System provided during the fiscal year.   The value was much more to many users than  the income the library received  from State, County or Local Municipal sources in 2003.

Taxpayers Investment in 2003  $1,719,628 Return on Investment                                                            $ 8,653,272  
(Data as of 11/03)