MANAJEMEN KEPANITIAAN

1. Definisi Sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam suatu acara yang direncanakan oleh suatu organisasi 2. fungsi umum kepanitiaan  Membuat dan merencanakan format, desain acara  Menyempurnakan organisasi panitia  Membangun koordinasi dan kerja sama  Menetapkan keputusan operasional  Melakukan inventarisasi, publikasi dan dokumentasi  Melaksanakan tahap-tahap acara  Upgrading, peningkatan dan evaluasi 3. tahapan pembentukan kepanitiaan  Menetapkan tujuan ,sasaran serta target acara dan kepanitiaan  Observasi dan penyusunan proposal  Menetapkan Sterring Committee (SC)  Menetapkan Organizing Comitee (OC)  Merekrut anggota kepanitiaan  Menegeluarkan SK legitimasi 4. Sterring Committee (SC)  Penghubung antara organosasi penyelenggara dengan OC  Merumuskan format dan desain acara (susunan acara, tema, materi dan pemateri, waktu acara)  Menetapkan time schedule atau grand desing  Menetapkan tugas umum OC  Mengawasi dan mengarahkan kerja OC  Memberikan evaluasi kepanitiaan 5. Organizing Comitee (OC)  Mengadakan koordinasi dengan SC  Memahami Format dan desain acara  Membuat perencanaan operasional  Mengadakan konsolidasi internal  Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC  Menetapkan keputusan operasional  Mengadakan evaluasi teknis

6. struktur kepanitiaan (Secara Umum)  ketua  sekretaris  bendahara  seksi kestari  seksi acara  seksi perlengkapan  seksi humas dan dana  seksi publikasi, dekorasi dan dokumentasi  seksi kesehatan dan keamanan  seksi konsumsi  dan seksi-seksi yang lain (transportasi, akomodasi…) 7. Job Description (gambaran kerja) ketua  Berkordinasi dengan sc mengenai teknis kegiatan  Memimpin dan mengkordinasi kepanitiaan (termasuk menentukan waktu rapat)  Memimpin rapat  Mengkordinasi setiap insirasi dan aspirasi  Mengevaluasi kinerja anggota  Membangun system kerjasama yang solid  Menyelesaikan permasalahan semaksimal mungkin  Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan Sekretaris  Mengatur persiapan ratap (tempat dan peralatan yang diperlukan; whiteboard, spidol dan penghapus)  Membuat presensi rapat panitia  Melaksanakan notulensi rapat  Mengeluarkan dan mengumpulkan surat  Menjadi pusat dan lalu lintas informasi kepanitiaan  Membuat laporan kegiatan Bendahara  Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan  Melaporkan kondisi keuangan setiap kali rapat kepanitiaan  Membuat laporan keuangan

dll…) Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi Kestari  Membuat time schedule  Membuat proposal permohonan dana  Mengumpulkan time schedule dari masing-masing seksi dan dipublikasikan kepanitia  Berkordinasi dengan sekretaris dalam melaksanakan tuga-tugasnya  Membuat surat-surat yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (surat permohonan spanduk. peserta dan para undangan  Merencanakan teknis pemberian konsumsi  Mendata barang-barang yang diperlukan (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan)  Mendata barang-barang yang diperlukan  Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi kesehatan dan keamanan  Membuat time schedule  Mendata dan meyiapkan obat-obatan yang diperlukan  Memberikan layanan kesehatan kepada panitia dan peserta  Bertanggung jawab atas keamanan selama acara berlangsung  Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi humas dan dana  Membuat time schedule  Menyebar undangan  Menentukan tujuan proposal (permohonan dana ke pemkot bontang. wireless. poster. sound system dll…)  Bertanggung jawab atas keberadaan barang-barang  Menyediakan tempat kegiatan  Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi Publikasi. pulpen…)  Menangani regestrasi peserta bersama seksi acara  Menyediakan ATK  Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi perlengkapan  Membuat time schedule  Mendata dan menyiapkan barang-barang yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (kabel rool. meja kecil. permohonan peminjaman tempat dll…)  Mengadakan fotocopy (jika ada)  Menyiapkan kelengkapan panitia (bedge.materi. pamphlet. baleho. meja. ke hotel bumi sinyiur. permohonan menjadi pembicara.petugas. sertifikat. iklan dll…)  Mendekorasi tempat acara  Melakukan dokumentasi setiap acara termasuk persiapan acara  Mendata barang-barang yang diperlukan dan mem PJ kan ke anggota (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan)  Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi konsumsi  Membuat time schedule  Menyediakan konsumsi panitia. ke LNG dll…)  Menyebar proposal dan mengeceknya kembali (di PJ kan kesetiap anggota)  Menyebarkan list sumbangan dana kepada panitia (jika perlu) Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan . jarik. genset. notebook.Seksi Acara  Membuat time schedule  Mengatur susunan acara dan teknis pelaksanaan acara yang telah ditetapkan (contoh susunan acara terlampir)  Bertanggung jawab atas jalanya acara  Menyiapkakn bahan dan personal teknis pelaksanaan acara (korlap. pemateri. dan peserta)  Menghubungi pemateri  Menyediakan cendramata pemateri  Menentukan tempat penyelenggaraan acara  Mendata undangan yang akan hadir pada saat acara pembukaan  Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan  Mendata barang-barang yang diperlukan (lcd. dekorasi dan dokumentasi  Membuat time schedule  Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan (spanduk. lampu. lcd. mic. ke pertamina.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful