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Tema 10: El Archivo: sus tipos. El archivo de oficina: organizacin y funcionamiento. Documento de archivo. Documentacin informativa y el expediente administrativo.

1. NORMATIVA REGULADORA Constitucin Espaola de 1978 (CE); L30/92, de 29 de noviembre (LRJPAC); L 16/1985, de 25 de junio Patrimonio Histrico Espaol, L3/2005 de 15 de junio de Archivos. RD 2568/86

2. ESQUEMA 1. El Archivo 1.1. Concepto 1.2. Tipos 2. El archivo de oficina 2.1. Organizacin 2.2. Funcionamiento 3. Documento de archivo 3.1. Concepto 3.2. Valor 3.3. Caractersticas 4. Documentacin informativa 4.1. Concepto 4.2. Tipos 4.3. Caractersticas 5. Expediente administrativo

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1. El Archivo Segn el artculo 59.1 de Ley de Patrimonio Histrico Espaol, Son archivos los conjuntos orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. 1.1. Tipos Podemos clasificar los archivos segn su frecuencia de uso, su emplazamiento o su categora jurdica. Segn su frecuencia de uso, distinguimos entre: Archivo de gestin o de oficina: es un archivo vivo o activo, los documentos en la fase de tramitacin as como los de uso frecuente para la gestin estn bajo la responsabilidad y el manejo directo de las unidades administrativas. La funcin principal es la formacin de expedientes. Archivo central o administrativo: este archivo se corresponde con la segunda etapa de la edad de los documentos. Le corresponde la funcin de formacin de series documentales compuestas a partir de fragmentos de series enviadas regularmente por las oficinas. Archivo intermedio: corresponde a la tercera etapa de los documentos. Las grandes administraciones le transfieren los documentos a este archivo porque se caracteriza por asegurar la instalacin y conservacin masiva de los documentos a un coste muy bajo. Las funciones de este archivo son seleccionar, recoger, conservar y disponer la documentacin. Archivo histrico: Corresponde a la cuarta edad de los documentos y su funcin es la conservacin definitiva de la documentacin siguiendo una serie de tcnicas que favorezcan su mejor uso y convirtindose en una fuente primaria para la investigacin histrica. Segn su lugar de emplazamiento distinguimos entre archivos generales o centralizados y archivos descentralizados o parciales (departamentales, por secciones o personales). Segn su categora jurdica diferenciamos entre pblicos o privados.

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2. El archivo de oficina El archivo de oficina, se corresponden con el archivo activo o de gestin, el que maneja el funcionario en su puesto de trabajo. Tales documentos pueden provenir del mismo organismo, de otros, o de otros departamentos o por los propios interesados. Su funcin principal es la recogida, formacin, conservacin y en su caso, difusin de expedientes. Los archivos estarn al servicio de la investigacin y la difusin cultural. 2.1. Organizacin Las tareas encomendadas al personal responsable de los archivos, se centrarn en lograr la utilizacin efectiva del archivo como un recurso bsico de informacin que est al servicio de la Administracin. Los archivos estn al servicio de los ciudadanos, bien para ofrecerle informacin sobre si mismo, bien para dar informacin sobre la gestin de algn rgano administrativo. Garantiza el principio de transparencia administrativa en la Administracin Pblica. 2.2. Funcionamiento Los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o se reciba en cualquier unidad administrativa propia, pudiendo existir adems, registros auxiliares al registro general. Los sistemas de ordenacin del archivo de gestin sern fundamentalmente: Numricos: con un nmero de expediente asignado bajo el cual se recoger toda la documentacin referida al mismo tema (es el sistema ms comn) Alfabticos (ms abierto, permite intercalar documentacin) Cronolgicos (utilizados mayoritariamente para informacin con carcter informativo). Por temas o materias (puntuales) El artculo 45 de LRJAPAC, en su apartado primero, establece que Las Administraciones Pblicas impulsarn el empleo y la aplicacin de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.

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3. Documento de archivo 3.1. Concepto Segn la Ley del Patrimonio Histrico Espaol: se entiende por documento de archivo toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos, se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. 3.2. Valor En el documento de archivo existen dos valores: Primario (desde que se crea, sirve como garanta o prueba de algo, es el valor administrativo o legal, se pierde con el paso del tiempo). Secundario (tambin desde su creacin, tiene la posibilidad de ser fuente de investigacin histrica). 3.3. Caractersticas El documento de archivo se caracteriza por su carcter seriado, unificador, objetivo e interrelacionado (en cuanto a que su valor viene por pertenecer a un conjunto). Tendr adems caractersticas especficas externas (su aspecto formal) e internas (origen funcional, lengua empleada, autor y destinatario, fecha, lugar, contenido del mensaje) 4. Documentacin informativa Definimos documento informativo como todo aquel que nos aporta datos y hechos necesarios para establecer una comunicacin. 4.2. Tipos Atendiendo a esta definicin podemos distinguir entre documentos emitidos por los interesados y documentos emitidos por la administracin. 4.3. Caractersticas Los documentos informativos suelen formar parte de un expediente administrativo. Pueden tener un destinatario concreto o puede ser abierto a todo el mundo. Hay documentos de carcter preceptivos, facultativos vinculantes, resolutivos,

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5. Expediente administrativo Segn el artculo 164 de RD 2568/86 de 28 de noviembre, Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen jurdico de los Entes Locales (en adelante ROFJREL), se entiende por expediente administrativo: el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de fundamento y antecedentes de una resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Est formado por la agregacin sucesiva de documentos, instancias o solicitudes, dictmenes, informes, pruebas, diligencias, propuestas, acuerdos, certificaciones, notificaciones, resoluciones. Estos documentos, s son de carcter original, slo podrn salir de las oficinas atendiendo a lo dispuesto en el artculo 171 de ROFJREL. Estos documentos estarn siempre rubricados y foliados por el rgano competente y pueden ser de dos tipos: Expedientes sometidos a procedimiento Representan las actuaciones y diligencias previstas en la norma que regula la tramitacin para la resolucin administrativa de un asunto. En este tipo de expediente se recogen los documentos referentes a las fases del procedimiento administrativo. Expedientes no reglados Responden a asuntos cuya actuacin no est sometida a procedimiento administrativo y surten efectos con fines de estadstica, constancia o informacin. Por ejemplo, informes, memorias y programas que tienen por objeto suministrar estudios y propuestas referentes a una determinada competencia o materia de la Administracin. Tambin existen informes que corresponden al ejercicio de la potestad discrecional de la Administracin, por ejemplo aquellas cuestiones que pertenecen al orden pblico o de gobierno o afectan a la organizacin de los servicios generales.