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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES

UNIDAD DE TRABAJO I:

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

I.1. INTRODUCCIÓN.

I.2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN.

I.3. COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN.

I.4. FORMAS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA:

I.4.1. INTERNA: - ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN.


-MÉTODOS DE COORDINACIÓN.

I.4.2. EXTERNA.

I.5.TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.

I.6. FACTORES ESENCIALES.

I.7. LAS TECNOLOGÍAS Y LA COMUNICACIÓN.

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I.1. INTRODUCCIÓN.

CONCEPTO DE COMUNICACIÓN:
Comunicación es el intercambio de información entre varios individuos
En un espacio y tiempo determinados (que pueden o no coincidir).

I.2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN.


Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son:

• Emisor:
 Es el individuo que inicia el proceso de
comunicación.

 Genera el mensaje.

 Elige el canal y el código.

 Determina el contenido.

 Persigue un objetivo a través del proceso.

• Receptor:
 Es el individuo que recibe el mensaje.

 A quien va dirigido el mensaje.

 Decodifica el mensaje para comprender su


significado.

• Canal: Es el medio mediante el cual se transmite el mensaje.


• Mensaje: Es la información que se quiere transmitir.
• Código: Se trata del conjunto de signos que se combinan
mediante reglas para expresar el mensaje y que ambos individuos-
emisor y receptor- deben comprender o compartir.

• Contexto o referente. Situación, circunstancias en las que se


transmite el mensaje, en las que se lleva a cabo la comunicación:
tiempo y espacio (recordar que pueden o no coincidir).

• Retroalimentación = Feedback: La respuesta del receptor


cuando ha habido comunicación, informando al emisor de cómo

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está recibiendo el mensaje (dicha respuesta puede o no ser
positiva).

CONTEXTO
EMISO
EMISO
R MENSAJ RECEPT
R E OR
EMISOR

I.3. COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN.


Comunicación es el proceso completo de enviar el mensaje y obtener la
respuesta, retroalimentación o feedback. Es un proceso de ida y vuelta a diferencia de la
información donde sólo se da la parte de “ida”.

Nuestros procesos en la empresa deben estar encaminados a la comunicación.

I.4. FORMAS DE COMUNICACIÓN.


El buen funcionamiento de una empresa muchas veces depende de la manera
que estructura los procesos de comunicación. Para ello diferenciaremos entre
comunicación interna y externa:

I.4.1. COMUNICACIÓN INTERNA: Es la que se lleva a cabo entre los


elementos, departamentos, sujetos, etc. que integran la empresa.

A.Ventajas que aporta una buena comunicación interna:

A.1.Integrar al conjunto en un clima de confianza y de motivación


(saberte respaldado y respaldar, motivado, etc.).

A.2.Transmitir los objetivos que pretende la empresa y como


conseguirlos (trabajo en equipo o cada uno por su lado).

A.3.Promover la participación a todos los niveles, para generar IDEAS,


propuestas. La gestión empresarial moderna, premia las buenas ideas, se nutren
de sus empleados ( ej.: el inventor del “post-it” era un empleado de la empresa
de químicos Scotch que usaba un tipo de cola especial en sus partituras del coro
donde cantaba por hobbie).

B. Tipos de información interna:

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B.1. Informal. Comunicación que surge por si sola, sin pautas de la
empresa, fruto de la relación personal de los empleados ( tomando café,
quedando fuera del trabajo). No pudiendo evitarla, las empresas procuran estar
informados acerca de ella, para no tener sorpresas).

B.2. Formal. En este tipo de comunicación es la empresa la que impone,


controla y supervisa la empresa. Es oficial, no espontánea, se respetan las
categorías (ej. Una circular, una reunión, un informe, un aviso en el tablón de
anuncios, etc.).

Tipos de comunicación formal:

a) Horizontales. Comunicaciones que se mueven en el


mismo nivel jerárquico. Es un modelo de organización
funcional, repartida en departamentos o secciones, y cada
uno tiene una función, pero están en la misma categoría.

Por encima de ellos hay una jerarquía, pero predomina la


comunicación horizontal frente a la vertical que es menor

Menor comunicación

Mayor comunicación ♣
(♣ propuestas, sugerencias, quejas, reclamaciones, informes, etc)

b) Verticales:

 Ascendentes. La comunicación se da desde


un nivel jerárquico bajo hacia arriba en la
jerarquía (propuestas, sugerencias,
peticiones, quejas, reclamaciones, informes,
etc.)

 Descendentes. Al contrario, entre niveles


distinta jerarquía (órdenes, normas,
instrucciones, felicitaciones,
amonestaciones, despidos, ascensos,etc.)

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Las comunicaciones verticales forman parte de los modelos de
organización lineal, donde los niveles jerárquicos están muy
establecidos, son muy estrictos pues se trata de empresas donde
los trabajadores se limitan a obedecer órdenes.


(♣Órdenes, normas, instrucciones, felicitaciones, amonestaciones,
despidos, ascensos, etc.)

C. Relación entre la comunicación y la organización. La relación entre la


comunicación y organización es estrecha, establecida por los responsables y que suele
representarse mediante un organigrama. Los modelos de redes o sistemas de
comunicación más comunes son:

C.1. Modelo de red en estrella: Hay un elemento central (C) y


varios periféricos, donde se relacionan todos con todos. La comunicación pasa
por todos, pero el central es la referencia para dar fluidez a la comunicación,
para asegurarse de que es sistema funciona.

A B

C
D E

C.2. Modelo de red en cuadro: Todos se comunican con el


centro pero no entre sí, por lo que de este modo el elemento central (C)
supervisa todas las comunicaciones:

A B

C
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D E
C.3. Modelo de red en cadena: La comunicación sólo se da con
quien está a su lado a izquierda y derecha, sin elemento central de
referencia o supervisión y con la características de que los extremos no se
comunican más que con su inmediato.

Se trata de un sistema lineal, jerárquico donde el jefe solo se


comunica con su encargado, y este con su encargadillo que a su vez se
comunica con el empleado, y donde este último no se comunica
directamente con el jefe, sino sólo con su inmediato superior, y estos se
comunican entre sí, pero nunca salta de A a F y viceversa o de A a E, etc.

C.4. Modelo de red en círculo: Cada miembro comunica con


ambos lados, sin extremos.

Este análisis de los tipos de redes de comunicación y organización nos lleva a


diferenciar dos modelos:

• Centralizados (estrella y cuadrado). Donde la comunicación es más


fluida, precisa y nos aseguramos el feedback. Aunque sea de menor
satisfacción para los empleados que se ven supervisados, controlados en
sus comunicaciones laborales = Iniciativa 0.

• Descentralizados (cadena y círculo). Al no tener un centro de


referencia o supervisión, necesitan MÉTODOS DE COORDINACIÓN

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Sistemas de trabajo para que todo el mundo sepa que es lo que tiene que
hacer, siguiendo el mismo proceso. (Los empleados resuelven más
directamente los problemas y el nivel de satisfacción es mayor).

D. Métodos de coordinación.

• Reglas o procedimientos (Protocolos). Normas homogéneas


para situaciones rutinarias y repetitivas (que se modifican
dependiendo de las necesidades o situaciones).

• Políticas o planes de uso, que garantizan unas líneas de


actuación comunes, basadas en unos principios que se intentan
imbuir y aplicar a todos los miembros de la organización.

• Jerarquía. Método de coordinación ante discrepancias, donde es


un superior quien resuelve y dictamina la línea de acción.

• Reuniones oficiales. Reuniones periódicas, programadas


(mensual, anualmente…) y se utilizan para informar, sobre
diversos asuntos y para coordinar operaciones.

• Reuniones no oficiales. Inmediatas, urgentes, para tomar una


decisión común. Sin programar. Se producen cuando la necesidad
obliga.

I.4.2. COMUNICACIÓN EXTERNA. Es la comunicación de la


empresa con otras empresas, clientes, proveedores, público en general, Administración
pública, etc.Objetivos de la comunicación externa:

• Proyectar la imagen de la empresa. Quiénes trabajan en


ella, a que se dedica, que valores posee, estilo, etc.

• Promoción: dando a conocer sus productos, aumentar las


ventas.

• Intercambio de información. Con otras empresas,


proveedores, público, etc. información que luego se
utilizará para enmendar errores, renovar y mejorar la
empresa, etc.

• Conocer el mercado y la competencia. Qué, cómo,


cuándo y porqué compra el público y lo que compra.

• Participar en la sociedad. Una empresa es una parte viva


de la sociedad y debe participar en ella a través de
fundaciones, ayudas, obras sociales, equipos de fútbol,
etc., cosa que no es su fin último, pues su fin es el de
promover sus productos para aumentar las ventas, y así ser

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más rentables. Al participar con la sociedad nada más hace
mejorar su imagen.

I.5. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA: ORAL Y


ESCRITA
I.5.A. COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. Es el tipo de comunicación que
utiliza el lenguaje oral:

MEDIOS: Teléfono (es el amo de las comunicaciones orales),


megafonía (interna), las reuniones, entrevistas, presentaciones, etc.

MODOS:

• Individuales: Entre dos personas, bidireccional.

A B

• Colectivas: Entre un grupo de personas, aunque en principio sólo


hable uno y luego todos intercambien opiniones en la sección
ruegos y preguntas.

I.5.B. COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA. Hay operaciones de


las que deben quedar constancia y para eso existe la comunicación escrita, como
las cartas comerciales, e-mails y variedad de documentos administrativos
(solicitudes, instancias, etc.), estos últimos pueden ser internos (solicitud de
unas vacaciones al jefe) o externos (permiso de obra al ayuntamiento para
arreglar el lavabo de señoras por ejemplo).

I.6. FACTORES ESENCIALES PARA LA COMUNICACIÓN:


1. LOS PLAZOS. Periodos de tiempo en los que se debe llevar a cabo la
comunicación, pues la comunicación inoportuna, a destiempo, no sirve para nada.

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2. LOS COSTES. Gastos que supone poner en marcha el proceso de
comunicación valorado en tiempo, trabajo y material empleado.

3. LA CONFIDENCIALIDAD. El secreto profesional. La discreción con la que


manejo la comunicación de la empresa.

I.7. LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y LA COMUNICACIÓN.


Afectan a la empresa de dos maneras distintas:

A) En la elaboración y manejo de la información. Al introducir


equipos informáticos, con procesadores de texto.

B) Posibilitan la interrelación entre diferentes grupos de trabajo al


ser más sencilla y rápida la comunicación. Todo es mucho más
global, los mundos aislados los elimina.

VENTAJAS:

• EFICIENCIA al ganar tiempo, espacio, precisión (tendemos a la


“oficina sin papeles”).

• Se abre la oportunidad del TRABAJO A DISTANCIA o teletrabajo, así


como el aprovechamiento de recursos alejados en el espacio y por
muchas personas a la vez ( una base de datos de Nueva York p. ej.).

INCONVENIENTES:

• Desaparecen las relacions directas ó personales.

• Requiere formación permanente, continua, actualizada lo que supone


costes para la empresa para formar a sus trabajadores.

• Necesita inversión en equipos, permanente en materiales informáticos.

• Pérdida de la identidad de la empresa.( Mi famosa idiosincrasia)

La práctica de esta unidad consiste en estudiar,


analizar y exponer en clase, la estructura de
comunicación del Colegio Salesiano Pizarrales.