EXPOANDES EN EUROPA

EXPOSICION MULTILATERAL DE PRODUCTOS & SERVICIOS REGION ANDINA – AMERICA DEL SUR

Juan Guzman Romaña Presidente ExpoAndes CICAN Norma Pitman Coordinadora ExpoAndes Europa - CICAN

Cusco, Peru 06 de enero, 2012

EXPOANDES – CICAN
Se enorgullece de ser una plataforma de exposición, demostración y venta de los artículos y servicios exportables y exclusivos del mercado de la Región Andina. EXPOANDES EUROPA realizará exposiciones en seis paises de europa desde el 12 de julio al 19 de agosto del 2012. El evento estará reservado a un número limitado de asistentes quienes gozarán en forma exclusiva y en directo de los productos y servicio de la Region de los Andes. Además podrán gozar los asistentes del arte, la comida exquisita de los andes, moda , viajes, y mucho más. Paralelamente a la exposición multisectorial de productos y servicios de primera línea; y durante toda la exposición podrán disfrutar de demostraciones únicas y novedosas de los productos a exhibir, y si desea como broche de oro disfrutará de nuestra cena de gala.

UBICACION DE LAS EXPOSICIONES: Donde se celebrarán las Exposiciones? En Hoteles con la infraestrcutura adecuada para este tipo de eventos. Se escogerán con este marco magníficos recintos con emplazamiento para celebrar la exposición y hacer sentir a nuestros asistentes lo que realmente merecen.

PROGRAMA DE EXPO ANDES EN EUROPA 2,012
PRIMER DIA DE EXPOSICION 10:00 Recepción y Bienvenida 10:15 - 21:00 Feria de Expositores de EXPOANDES - Pintura y escultura - Joyería y Bisuteria - Arte hecho a mano - Alta Gastronomía - Turismo Exclusivo - Inmobiliaria - Moda 12:00 - 19:00 Demostraciones - Moda - Personal Shopping - Joyeria Bisuteria - Pintura y Escultura - Cata de Vinos y piscos - Cata de alimentos y bebidas andinas.

15:30 - 21:00

Ponencias empresas de productos y servicios exclusivos. Mesa de negociaciones de compra-venta a futuro

SERVICIO VIP ULTIMO DIA DE EXPOSICION 21:30 22:30 24:00 24:15 Cena de Gala Espectáculos Sorteos Fiesta / Baile

COSTOS POR INGRESO AL EVENTO
TARIFAS: Entrada : 50 Eur Exposición, Demostraciones, Catas, Andes Diamond Cocktail, Desfile Moda y Ponencias Expertos . VIP PASS: 100 Eur

Feria , Demostraciones , Catas , Diamond Cocktail, Desfile Moda, Ponencias Expertos . Cena de Gala , Espectáculos, Sorteos, Fiesta /Baile y Actividades Exclusivas. *Reserva anticipada* *Consultar condiciones especiales para grupos*

Contacto y Reservas: CICAN CUSCO – PERU CICAN EUROPA MILAN – ITALIA

Si esta interesado en participar como Expositor, Patrocinador o Visitante por favor rellene el formulario.

PARTICIPANTES Y AUSPICIADORES
Participantes: Empresas tanto locales, nacionales como internacionales con capacidad de exportación y reconocimiento ofreciendo los mejores servicios y productos exclusivos con la capacidad de congregar al visitante exigente, asiduo y amante de lo selecto. Auspiciadores: Empresas Públicas y Privadas de la Región y Europa

Exposiciones y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia? ¿Qué es una Feria?
Las Ferias por lo general son eventos con las siguientes características:  Se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido, en un momento en el tiempo también bien definido.  Son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias actividades económicas, sectores industriales, actividades culturales y/o de entretenimiento.

Definición:
LAS FERIAS SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y EL INTERCAMBIO COMERCIAL ENTRE DIFERENTES PÚBLICOS CON INTERESES PARTICULARES EN EL CONTENIDO TEMÁTICO DEL EVENTO.

¿Qué es una Exposición?
Las Exposiciones características:
  

por

lo

general

son

eventos

con

las

siguientes

Se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido En un momento en el tiempo también bien definido Son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias actividades económicas o sectores industriales

Definición:
LAS EXPOSICIONES SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y LA GENERACIÓN DE NEGOCIOS ENTRE DIFERENTES ACTORES CON INTERESES PARTICULARES EN UN SECTOR ECONÓMICO.

Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia? En Conclusión
Las exposiciones son eventos de Negocio a Negocio, B2B o Trade Shows

EXPOS = BUSINESS TO BUSINESS
Las Ferias son eventos Comerciales y de entretenimiento enfocados al Consumidor Final, B2C o Consummer Shows

FERIAS = BUSINESS TO CONSUMER

El Expositor , El Visitante y El Operador
Finalmente, El Expositor y El Visitante son los dos principales protagonistas de las Ferias y Exposiciones.
 El Expositor: es la persona o empresa que está interesada en mostrar sus productos y/o

servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc.
 El Visitante: es la persona o empresa que tiene algún interés en la oferta de los

expositores así como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene, etc.
 El Operador: es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores

logren sus objetivos y tengan una buena experiencia.

Modelo de un evento Exitoso
Como las Ferias y Exposiciones son especializadas en algún tema, por lo general son organizadas por un ente con experiencia y conocimientos en dicho tema y una empresa experta en la organización de eventos.

Institución Experta + Organizador = Comité Organizador

¡E v e n t o E x i t o s o !

El Operador de Ferias y Exposiciones
¿Qué hace un Operador?
El operador es una empresa especializada en la organización de Ferias y Exposiciones.
Esta empresa generalmente está compuesta por las siguientes áreas:
    

Comercial y Ventas
Operaciones Atención a Clientes Mercadotecnia y Relaciones Públicas

Administración y Finanzas

Estas áreas se coordinan y trabajan en tres tiempos con diferentes actividades en cada tiempo.

Antes del evento

Durante el evento

Después del evento

Integración de Cartera Contacto con Clientes Reservación de espacio

Áreas de un Operador
Ventas Administración Atención a Clientes Operaciones

Contratación Envío de factura(s) Envío de Manual del Expositor

Atención a Expositores
Gestión de Cobranza Montaje

Mercadotecnia y RP

Evento
Preventa Desmontaje Evaluación

Área Comercial
Pre-venta

Revisar precios y plan  Revisar contrato con expositores  Determinar fuerza de ventas  Asignación de cuota y cartera a vendedores

Apoyar eventos de promoción

Venta
 

Contacto / Visita prospectos

Cerrar ventas y contratos  Actualizar plano de exposición  Registro de ventas

Área Comercial
Cartera de clientes y prospectos
 

Establecer criterios de calificación

Elaborar cartera de prospectos  Calificar cartera de acuerdo a criterios  Contacto a clientes con base en criterios de la cartera

Área Comercial
Reporte de Ventas El reporte de Ventas es el documento que indica al Comité Organizador sobre los avances reales del evento.  Ponderación
% Porcentajes

Clasificación  Contratos  En Proceso de Firma  Reservados  Cancelados

Marketing
Actividades antes del evento
  

Elaborar propuesta plan pre-venta Actualizar plan con avance de venta Elaborar plan definitivo de montaje


   

Desarrollar plan y check-list del evento
Coordinar el evento en montaje Asignar funciones y áreas a cubrir al personal de apoyo Realizar juntas con personal de Ventas y de apoyo Recomendar proveedores idóneos

Operaciones
Actividades durante el evento y al terminar

Recibir recinto  Coordinar personal de apoyo (floor manager)  Coordinar y supervisar montaje con proveedores

Supervisar servicios a expositores  Asignar stands a expositores  Coordinar colocación de señalamientos  Coordinar montaje de requerimientos inauguración y

  

Clausura Controlar funcionamiento del evento Coordinar desmontaje Entregar recinto

Atención a Clientes
Manual del Expositor

Elaboración de contenido para manual de expositor  Captura de contenido por parte de atención a clientes  Entregar el manual para su impresión / difusión a expositores  Apoyar a expositores en aclaración de dudas

Entrega de materiales y gafetes a expositores
Encuestas de satisfacción de expositores

Mercadotecnia y RP
Publicidad, Promoción y Relaciónes con Prensa y Gobierno

Plan de Marketing  Plan de Medios  Diseño e Implementación de Promociones

  

Investigación de Mercado Encuestas a visitantes y Expositores Eventos y Boletines con Prensa Contacto con autoridades del Gobierno. Protocolo

La última Pieza, El Expositor

El Expositor

Ser Más para Ganar Más

El Expositor busca que su participación en un evento favorezca el logro de sus objetivos comerciales. Una exposición es una Gran Oportunidad de Negocios para ellos. Pero para que esto suceda se debe de preparar.

El Expositor Plantear Objetivos

Amplia Diversidad de Objetivos
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Colocar Pedidos Lanzamiento de Productos Ubicar nuevos Clientes Investigación de Mercado Presentaciones Físicas de Productos Programa de Relaciones Públicas

Conocer a la Competencia y el Mercado 8. Alianzas Estratégicas 9. Fortalecimiento de Imagen 10. Citas con Clientes Actuales 11. Otros
7.

Planeación

Prepararse para el evento. Materiales, gente y actividades  Listado de Materiales  Artículos Promocionales  Material para Exponer  Formatos de registro, pedidos, etc.  Stand  Papelería  Reglamento  Personal  Publicidad  Tarjetas Personales  Mucho Más

El Evento

El tiempo es Oro. Aprovechar desde el primer Minuto
 

Calcular tiempo Neto de evento Crear Saludo Atractivo


      

Atender al visitante por su nombre Preparar despedida. Artículo Promocional Evaluación Diaria (ventas, contactos, contexto, etc.) Marcar correcciones para el día siguiente No sentarse, no comer en el stand No fumar Usar el celular lo menos posible No cerrar antes de tiempo

Post-Evento

Evaluación Inmediata y de retorno de Inversión

Hacer una junta con todo el staff que participó en el evento y conocer todos los puntos de vista Hacer una evaluación cuantitativa de los objetivos Hacer un reporte de cierre de evento Seguimiento a contactos y prospectos de ventas Evaluación cada bimestre, trimestre o semestre de los resultados

   

comerciales

Evaluación Expositor
* Total Visitantes Visitantes contactados Visitantes interesados Después del seguimiento
cierre No cierre * * * * * Total Venta Promedio por cliente Porcentaje de utilidad del negocio (-) Inversión en evento Utilidad hasta esta evaluación

Costos Estimados de Pasajes Europa por Persona: • Cusco – Lima – Madrid – Lima – Cusco
Vía Lan Perú • Madrid (España) – París (Francia) Vía Air France • París (Francia) – Milán (Italia) Vía Air France • Milán (Italia) – Berlín (Alemania) Vía Air France • Berlín (Alemania) – Viena (Austria) Vía Air France US$ 194.00 US$ 2,671.92

US$

194.00

US$

275.00

US$

224.00

• Viena (Austria) – Moscú (Rusia) Vía Air France • Moscú (Rusia) – Madrid (España) Vía Swiss

US$

224.00

US$

524.00

Total inversión estimada en pasajes por Persona

US$ 4,306.92

HOTELES EN EUROPA : Costo por noche y habitacione dobles. • • • • • • Madrid (España) Ejm Hotel Convención Madrid París (Francia) Ejm Hotel Place de Clichy Milán (Italia) Ejm Hotel Delle Nazioni Berlín (Alemania) Ejm Hotel Gates Novum Berlin Viena (Austria) Ejm Hotel Kunsthof Moscú (Rusia) US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00 US$ 50.00

Total estimado por hospedaje Habitación doble US$ 2,000.00

Inscripción por participante a EXPO ANDES – EUROPA :
• Inscripción por empresa (sin costos de viaje) sin impuestos (US$ 300.00 por exposición por país)

US$ 1,800.00

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