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PRESTAMO

DE HISTORIAS INTERNOS

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Hospital

CLiNICAS A CLiENTES

i 570A-005

C6digo: GFT-PRALCAi..DIA MAYOR DE BOGOTA o,c.

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GESTION DEL AMBIENTE TECNOLOGICO ARCHIVO DE HISTORIAS

FISICO y CUNICAS

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TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsable 4. Base Legal 5. Vocabulario 6. Pollticas Generales de Autocontrol 7. Desarrollo 8. Registros 9. Anexos

Febrero de 2012

FECHA: Febrero de 2012

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I

Hospital Simon Bolivar

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GESTION DEL AMBIENTE FISICO Y TECNOLOGICO
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PRESTAMO DE HISTORIAS CLiNICAS A CliENTES INTERNOS

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C6digo: GFT-PR570A-005

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ARCHIVO DE HISTORIA~ CLl~CA~_l __

1. OBJETIVO: Entregar las HISTORIAS CLiNICAS requeridas de manera oportuna para los distintos servicios de la institucion. 2. ALCANCE: Del Proceso: Este Proceso inicia con la solicttud de prestarno de historias Cllnicas por los diferentes servicios de Ia Instituci6n y Termina cuando es devuelta al Archivo de HISTORIAS CLiNICAS. Este Proceso Aplica a Todos los servicios del hospital Simon Bolivar, asistenciales y administrativos sequn normatividad vigente y a la Sede 104. 3. RESPONSABLE: Archivo de Historias Clinicas. Subgerencia Administrativa: Subgerente Administrativo. Funcionarios de las areas y dependencias de la lnstitucion

4. BASE LEGAL: Ver Normograma Institucional (GMC-TA-160-002) 5. VOCABULARIO: No Aplica. 6. POLITICAS GENERALES DE AUTOCONTROL: Verificar el cumplimiento de 10 plasmado en este procedimiento y/o los cambios con el coordinador de Subgerencia Administrativa - Archivo de Historias Clfnicas, en primera instancia
0

con Auditoria Medica y el representante de la oficina de Gesti6n

Publica, Autocontrol y la oficina de Desarrollo institucional-Organizaci6n y rnetodos, el cambio de procedimiento a traves de la planula de cambio de procedimientos.

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PREST AMO DE H!STOR!AS CLINICAS A CUENTES ;!'fTERNOS
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I ARCHIVO

DE HISTOR!AS

CUNiCAS

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7. DESARROLLO

7.1. Generalidades Solicitud de Funclonarlos de Areas Administrativas.
• • • .. • Areas Adrninistrativas Soticitan HISTORIAS CUN!CAS can el formato FO570A-028 al archive de HISTOR1AS CUNICAS,. Esta sohcitud es entreqaoa 01 tuncronano de Arcruvo de l-nSTORIAS

CLlN!C.A.S,
EI Auxiliar de Archivo HISTOR!AS ::UNiC,c..,S realiza busqueda de IdS HISTORIAS CUN/CAS scticitadas. Una vez encontradas d;cbas H!STeRiAS NH:AS , Se d!dgencia e! Tarjet6n de Prestarnos y se cigita en una taba de Excel elcho Prestarno. En caso de puntos 0 H!STORiAS CUNICAS que no se uoican en el momenta el auxiliar de arcruvo reinicia busqueda <&1 auxiliar de archivo busca las HISTORIAS CLlN!CAS Y i8S c[Qaniza por Hstado sclicitado. Las Histories Ciinicas encontradas , 59 entreqan a las Areas solicitadas , previa firma de! que recite,

Solicitud de Servicios de Hospltalizacton
• En servicios asistenciales (pacientes nospitalizados) la HISTOR!AS CLiNICASL antigua solicitada medianteFormato FO-5?OA-028 , debidamente diligenciada por e: servicio solicitante, ia cual es entreqada al archive por el camil!ero de turno. EI auxiliar de archivo note Histcrias ctinicas , Busca la Historias clinicas y una vez encontrada ,registra los d2tOS de cicha nistoria en le tarjeton de prestarno. Ei Auxiliar de Archive hace eritreqa a: caroiuerc SGLAMENTE , ros folios que reposan centro de la carpets La carpeta de la Historia Ciinica se Archivacon ei Tarleton y la solicitud , como testigo de dicho prestamo. EI carnillero firma ei tarjeton de, prestamc /-ei tibro del Archive. ( Con ietra legible). EI auxnlar.oearcmvo, archive los taretones de prestamo

• • •
II

Solicitud de Consulta Externa'
• EI Auxiliar copia.

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det archive Consults e qeneraveportsde consults diaria original y

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HospiL::!! Simon Bolivar

PRESTAMO

DE HISTORIAS INTERNOS

C6digo: GFT-PR-

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A CL!ENTES

57CA-005

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DEL AM8iENTE FISICO Y Version: 6 TECNOLOGICO i ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS GESTION

EI Auxiliar de archivo ordena e imprime repcrte interne del archivo para desarchivar las historias clinicas de ta consulta diaria. Auxiliar de archivo desarchiva las historias clinicas de consulta diaria y las pasa a la mesa de trabajo . • Las historias que no se encuentren en el momento de sacar la consulta se les coloca un punto dejando pendientes para la busqueda par sistema y en la bodega del sotano. Se buscan las historias clinicas en la bodega del sotano para tratar de dejar a! 100% completa para ei otro dia Auxiliar de archivo divide e! reoorte diario de consulta por medico y precede a ordenarlo de forma ascendente Se arma paquete sequn el orden altabetico de medicos el auxiliar de archivo turno (dia) revisa la consulta que se sac6 (turno noche) y se pracede a !lamar a los servicios que tienen HISTORIAS CL!NICASL que en el momento de sacarlas estaban prestadas Los puntos que se generan en el memento se sacar la consulta son HISTORIAS CLiNiCAS que se encuentran prestadas 0 son HISTORIAS CLiNICASL nuevas. EI auxiliar de archivo turno (dia) completa la consulta y translada los paquetes par especiahdad a la estanteria de la ventanilla. EI auxiliar de archivo entreqa auxiliares de cada consultorio. la consulta diaria con ei F-O-260-023 a las

La auxiliar de archive consulta el sistema para buscar las historias clinicas de las citas dadas de un dia para otro, anota los numeros en el libra de control de consulta diaria y procede a buscarlas. auxinar unifica ( con las Consultas Extras)con la consulta ya sacada y completa ia consulta del otro dia. La auxiliar del consultorio entrega las Historias ciinicas al medico donde el usuario de consulta es atendido.

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PRESTAMO DE HISTORIAS CLlNiCAS A CLIENTES INTERNOS

C6digo: GFT-PR1510A-005
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GESTION DEL AMBIENTE

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7.2. FLUJOGRAMA ADMINISTRATIVOS

PREST AMO A SERVICIOS

ASISTENCIALES

/

INICIO

Solicitar la Historia Clinica al archivo de historias cllnicas.

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Buscar las Historias Clfnicas solicitadas par ios servicios.

Servicios

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asistenciales?

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Digitar en una hoja de

Excel las Historias Cllnicas j solicitadas.
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ntregar al camillero los folios onicamente. la rpeta queda archivada

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Buscar las Historias Cllnicas dentro del archive de gesti6n ~emra

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Camiliero firma tarjet6n de prestarno y la tleva al

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servicio

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Funcionario que solicit6 firma tarjet6n Y lIeva HiSTOR!AS CLINICAS

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PREST AMO DE HISTORIAS CLiNICAS A CLiENTES INTERNOS
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C6digo: GFT-PR570A-OOS

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ALCALOfA MA.YOR DE BOGOTAo.c, .':"'.;;'-'!:> ~*""'(_W~"" ~'<"H,'" ~",; ...,< ,

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FISICO Y

TECNOLOGICO

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7.3 FLUJOGRAMA PRESTAMO CONSUL TA EXTERNA

INICJO

)

Entregar al archivo reporte de ccnsuita original y copia.

~------------~--------~
Organizar las historias cllmcas de consuita diaria.

Generar reporte interne y precede a i sacar las historias cllnicas segGn consecutivo.

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Completar consulta y solicitar las Historias Cllnicas a los servicios que esten prestadas y tengan consulta este dfa.

Entregar consulta con el GFT-FO-570 A023 a la auxiliar del consultorio.

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( FIN)

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PRESTAMO DE HiSTORiAS CLiNICAS A CLiENTES INTERNOS C6digc: GFT-PR570A-005
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ALCALOiA MAYOR O:E BOGOTA o.c.

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7.3. Matriz (Cuadro de Actividades y Responsabilidades)


1

Actividad Solicitud

Explicacion de la Actividad __J!_esponsab!e Solicitan H!STORIAS I .A.uxiliar CLiNICAS can el formato administrative FO-570A-028 a! archivo de HISTORIAS CLiNICAS. ,

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Registro IGFT-FO!570A-028

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Oigitaci6n

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Sequn solicitudes hechas ! por los servicios el auxiliar ; , de archivo digita en una hoja] I I de Excel las HISTORIA.S i : CLiNICAS a buscar. 1 Busqueda El auxiliar de archivo busca'Auxinar arChivoIGFT-FOlas HISTORIAS CLiNICAS 1570A-028 las organiza por listadol i I solicitado. Relaci6n en EI auxiliar de archivo Ilena Auxiliar archive] ~ tarjet6n y az los tarjetones de prestarno y I I digita en el sistema del prestamo (base de datos). Entrega EI auxiliar de archivo!Auxiliar archival entrega sequn orden del I servicios a los clientesl I internos. I Legalizaci6n EI funcionario que solicit6 Auxiliar las HISTORIAS CLiNICASI adrninistrativo firma el tarjet6n de orestarno . I I Y el AZ de prestamo.: ~ Archivo EI auxiliar de archivo,IAuxHiar archivol arch iva los tarjetones del 'prestamo. fin Generaci6n Se genera reporte de Auxillar archivo reporte consulta diaria el archive I I ~ ~ original y copia. ! Oescarga Auxiliar de archivo descarga Auxiliar archivol de archivos reporte de consulta interfase I Hip6crates- Windows.

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IAuxiliar arChiVeIGFT-FOi 570A-028 i, i

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Observaciones Riesgos y Controles servicios En los administrativos se maneja el GFT-FO[570A-028. lEn case de puntos 10 HISTORIAS ,CLlNICAS que no se ubican en el lmornento el auxiliar de archivo reinicia busqueda. i

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PRESTAMO DE HISTORIAS CLINICAS A CUENTES INTERNOS

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10 lrnpresion ~uxiliar de archive ordena e IAuxiiiar archivoll'
reporte imprime archivo historias consulta reporte interne de! para desarchivar las clinicas de la diaria.

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IAuxiiiar archivol

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Saca Historias Auxiiiar de archivo clinicasl de desarchiva las historias estanteria cllnicas de consulta diaria y las pasa a la mesa de! ~b~o 12 solucion de Auxiliar de archivo soluciona puntos 10 maximo de puntos para completar Is consulta al 100%. 13 Orqanizacio Auxiliar de archive divide el n por medico reporte diario de consulta por medico y procede a ordenarlo de forma ascendente.

11

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I [Auxinar arChival,

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Las historias que ,no se encuentren 'en el momenta de sacar la consulta se !es coloca unl punto.

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Isegun el orden alfabetico de medicos Los puntos que se generan en el momenta se sacar la consulta son HISTORIAS ICLINICAS que se lencuentran prestadas 0 son HISTORIAS CLiNICASL nuevas. Si faltan HISTORIAS CLiNICAS el auxiliar de la ventanilla completa la consulta que Ie hace falta la HISTORIAS CLiNICASL. auxiliar de archivo Iconsulta el sistema Ipara buscar las ,'historias clinicas de .!as citas dadas de ~n aia para otro,

14

Revision

EI auxiliar de archive turno

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IAuxiliar archivo!

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(dia) revisa la consulta que se sa co (turno noche) y se procede a iiamar a los servicios que tienen HISTORIAS CLiNICASL que] en el momento de sacarlas Ii estaban prestadas 15 Translado paquetes

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!AUXiliar archival
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EI auxiliar de archivo turno . (dla) completa la consulta y I' translada los paquetes pOf_ espec:alidad a ia estanteria I' de la ventanilla No 2, 16 Entrega de EI auxiliar de archive ---'jAuxiliar consuita entrega la consulta diaria I,COflSUltOr[CS diaria de con el FO-570A-023 a las IAIJXiliar de archivo !auxiliares de cada larcnivo , Iconsultorio. Fin i
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jGFT-FO1570A-028
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17 Entrega al
medico

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La auxiliar del consultorio entrega las Historias clinicas al medico donde el usuario ; I de consulta es atendido. :

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Auxiliar consultorios

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, anoia los numeros en el libro de control de consulta diaria y procede a buscarlas, auxiliar unifica con la consu!ta ya sacada y completa la consulta del otro dia.

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II I

8. REGISTROS:
Formato de control de consulta externa de datos (Excel) y GFT-FO-570A-031 GFT-FO-570A-023 GFT-FO-570A-028, base

9. ANEXOS:
Este procedimiento no genera anexos.