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Funcionalidades Globais Docbase
DOCBASE® Windows
Desenvolvimentos Orientados para o Conhecimento
LISBOA 2004

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Colecção Manuais DocBase®
DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® DocBase® gestão de informação documental gestão de linguagens documentais gestão de publicações em série manual de referência versão 1.175 gestão de aquisições gestão de empréstimos manual de referência versão 1.175 utilitários para gestão de bases de dados redes locais Mini-micro CDS/ISIS Programação Pascal Curso de MS-DOS para DocBase Curso de Windows/Word para DocBase Manual do utilizador DocbWeb

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Sumário
1 – Funcionalidades Globais ............................................................ 7
1.1 - Âmbito .................................................................................................... 7

2 – A aplicação ............................................................................... 9
2.1 - Instalação do Programa .......................................................................... 11 2.1.01 – Características de Hardware ............................................................... 11 2.1.01.01 - Servidor (Requisitos mínimos) ........................................................ 11 2.1.01.02 - Cliente (Requisitos mínimos) .......................................................... 11 2.1.02 - Chave de Protecção ........................................................................... 12 2.1.03 - Monoposto ........................................................................................ 13 2.1.04 – Rede Local ....................................................................................... 15 2.2 - Utilização do Programa ........................................................................... 16 2.2.01 - Acesso ao Programa........................................................................... 16 2.3 - Configuração ......................................................................................... 19 2.3.01 – Administração................................................................................... 20 2.3.01.01 – Localizações ................................................................................. 20 2.3.01.02 – Gestão de Acessos ........................................................................ 21 2.3.01.03 – Gestão de Bases ........................................................................... 24 2.3.01.03.1 –Registo de bases ........................................................................ 24 2.3.01.03.2 –Registo de Tesauros .................................................................... 25

3 – Catalogação e Edição de Registos .............................................27
3.2 - Edição................................................................................................... 30 3.2.01 - Teclas de Movimentação ..................................................................... 30 3.2.02 - Teclas de Edição ................................................................................ 31 3.2.03 - Outras Acções ................................................................................... 31 3.3 - Barra de Menus ...................................................................................... 32

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........... 47 4. 50 4...43 4................................................1.57 5......1..................01.....................1 – Tipos de Pesquisa ...03 .....................................Barra de Navegação e Atalho ..................................... 59 5.........................................01.. 67 Página 4 de 93 .........................................1.......04 – Reinicialização da Base de Dados .............03...........5 – A caixa de expressão de pesquisa ...........1........01....06 .................................... 63 5..... 51 4..................................................................................................................................................................................1..........1........Botões de Navegação ..............Navegação Integral ............................03.................4.....................................................................1...........1 – Manutenção de Bases ......................................................6 – Os Botões de Acção ......Última Pesquisa .............02 .......................... 46 4...1...................................................................................... 46 4... 37 3......................1..........................................................................Pesquisa pelo Índice . 55 4.....................4 ..................................................4.................01.. 3....01 .................... 38 3.............................. 53 4.............Selecção de Campo ( ) ...1.....01 ...1.. 49 4...................1....... 39 3...............04 .......................1.......4 ................................................................07 ........................Operadores de Pesquisa ........... 59 5............................02 – Botões de Atalho ..Barra de Selecção .................... 52 4............................Truncatura $ ................ 51 4................... 54 4........Pesquisa em Texto Livre ...................................................................05 ..................1........1............................................ Lda..........................................................................03......... 48 4.......................................... 41 4 – Pesquisa de Informação .01......01........Documentação......................................................1................ 47 4........ 53 4.....02 – Exportação ..........5 – Folhas de Recolha ....04 .................................01 .............. 41 3.................01..........4.01 – Importação ........ 66 5.................03 – Actualização do Índice ........................4.......................................Campos ......01.....Barra de Secções ...............01........1........03 .......02 ..........4........Utilitários ...............................................................2 – “E” lógico .............01 – Difusão selectiva ... Informática e Desenvolvimento................Pesquisa Booleana ......................................... 56 5 ............................................. 60 5...................01.......01 .................... 39 3.01...........4...............................1..................01....... 44 4...............1...Modelo .....Histórico ................01........... 38 3.......Pesquisa por Tesauros .. 39 3...........................3 .........3 – “NÃO” lógico (ou Excepto) ......05 – SUBST (Programa de substituição).1...

...............................................................................01 ............................................. Informática e Desenvolvimento............................Substituição ..............................................3........ 82 5...................05 – Índice de campos ....................................02....5 – Outras Configurações ...01. 91 5..........3........ 89 5..01......09.................................................06 – Índice da Base de Dados .......... 84 5...........................................................................03 – Configuração da Pesquisa...............................................................................................2..................01............ 78 5........................ 74 5.1........ 72 5........................................................................02 – Edição ..4 – Linguagens Documentais . 79 5........................ 79 5.................... 67 5..........Visual ..............10 – Códigos de Barras ......................2.....05 – Configuração das Associações ..................................04 – Definição de Índices ...............................5...................01...05.........................2......... 81 5.................02 – Duplicar Base de Dados ..................................3.............2...........Etiquetas ....................3....02 – Definições e Limites ....................01...............................1...........2 – Gestão de Bases ...........................................3 – Impressões e Listagens ......................................................01 – Principal ...........................................................5..................... 92 5... 86 5......10...............5...................... 70 5...... 72 5............3.............................01................................3........ Lda...................................................01 ..... 92 5........................................................................................................... 90 5...............Fontes . 85 5.................................... 93 Página 5 de 93 .. 91 5.................................................................................01.01 – Criar Base de Dados .......................04 – Configuração das Listagens ...........................3.....................................3... 5.....................3..............07 – Configuração de Índices ......................01 – Parametrização das Listagens ... 70 5............................................06 – Configuração de Sistema ............ 67 5............................. 74 5......5.........1 – Definições ........... 77 5......................... 86 5.......01................................01 ...........Parâmetros ....02 – Configuração da Edição ...... 83 5..........3............ 88 5..08 .............................3.5........02...........03 – Ordenação .....Fontes ................04 – Apagados ....................................01...................03 – Remover Base de Dados ....................5..........5......................02 .....01.....................01..... 72 5....... 90 5.............5........................................... 89 5......05..................3................................Documentação......

Lda.Documentação. Informática e Desenvolvimento.. Página 6 de 93 .

A única diferença entre cada base é a natureza dos dados. 1 – Funcionalidades Globais 1. Informática e Desenvolvimento.Âmbito Este manual apresenta funcionalidades genéricas da DOCBASE para Windows. Funciona em ambiente de 32 bits. com os sistemas operativos Windows 95. formatos de visualização. museológica. Página 7 de 93 . jurídica. legislação e jurisprudência. XP e Windows 2000. folhas de recolha. Windows 98. Este manual constitui um texto de introdução geral permitindo a imediata aprendizagem do modo de funcionamento de qualquer base de dados instalada. A DOCBASE integra um conjunto de bases de dados para diferentes tipos de informação – bibliográfica. arquivística.Documentação. Lda. impressão e pontos de acesso para pesquisa de informação.. o que simplifica a utilização da aplicação e a adaptação dos utilizadores. As funções disponíveis são idênticas em qualquer base de dados.1 .

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2 – A aplicação
A Docbase funciona com os sistemas operativos Windows 95, 98, NT, XP e 2000. A aplicação integra um conjunto de bases de dados para diferentes tipos de informação – bibliográfica, jurídica, museológica, arquivística, legislação e jurisprudência. A única diferença entre cada base é a natureza dos dados, folhas de recolha, formatos de visualização, impressão e pontos de acesso para pesquisa de informação. As funções disponíveis são idênticas em qualquer base de dados, o que simplifica a utilização da aplicação e a adaptação dos utilizadores. Este manual constitui um texto de introdução geral permitindo a imediata aprendizagem do modo de funcionamento de qualquer base de dados instalada. A utilização de bases de dados documentais assenta em duas funções principais: criação e/ou manutenção de registos e consulta de informação. As bases de dados são fundamentais em qualquer sistema de gestão integrada de informação em bibliotecas, arquivos e museus pelo que a génese destes processos está na disponibilidade dos registos com a descrição física dos documentos e acesso imediato à informação que contêm. A DocBase definiu como prioritária a constituição das bases de dados na área da cultura, podendo afirmar-se que é a única aplicação portuguesa a oferecer em simultâneo o tratamento de informação neste universo. Este desempenho só é possível porque a DocBase é uma aplicação desenvolvida por especialistas em informática documental que conhecem e acompanham há vários anos as necessidades e expectativas de bibliotecários, arquivistas e conservadores de museus. Sendo certo que a criação e manutenção de registos constitui a operação fundamental através da qual se torna acessível aos utilizadores todo um manancial de informação, foi decidido adicionar um conjunto de funcionalidades que fizeram escola em aplicações deste género, bem como outras sugeridas por evoluções tecnológicas e necessidades de trabalho dos utilizadores. Ao nível da consulta e pesquisa de informação a apresentação das opções e a ergonomia geral têm em conta a observação directa do ambiente de trabalho dos nossos clientes. A informação é um bem essencial para o desenvolvimento das sociedades, mas só através do seu tratamento por profissionais competentes se consegue eliminar o ruído e silêncio originados pela falta de preparação em tal domínio. Este facto e a preocupação dos profissionais da informação em conseguir proceder ao tratamento documental no mais curto espaço de tempo com elevados padrões de qualidade fez com que as funcionalidades de criação e edição de registos, agora disponíveis, englobassem os mais avançados conceitos.

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A criação de novos registos tanto pode ser realizada a partir de uma folha de recolha de dados vazia, onde os dados terão de ser digitados, como a partir de um outro registo já existente com informação semelhante. Os vários campos são validados a partir do índice geral ou de um ou mais tesauros que se encontram disponíveis na Docbase e adequados ao campo em tratamento. Ocorrendo por vezes documentos ou peças com campos comuns, foi alargado o conceito de dados predefinidos, através do qual se permite a disponibilidade de um número ilimitado de ficheiros com informação própria de cada documento. A manutenção da base de dados implica a periódica correcção dos registos, pelo que a sua edição é uma tarefa complexa. Para facilitar a tarefa aos técnicos, foi este trabalho grandemente simplificado através de várias opções. O rápido crescimento das bases de dados implica o reaproveitamento de registos existentes reduzindo o volume de dados a digitar. Por tal motivo tornou-se possível criar duplicados a partir da pesquisa e posterior integração dos registos seleccionados numa base de dados. A pesquisa foi muito desenvolvida tornando possível o recurso a tesauros para selecção de termos de pesquisa. É também possível a pesquisa em mais do que uma base de dados, alargando significativamente o acesso à informação existente em cada organização. Em resumo, podemos dizer que tendo sempre em vista o utilizador final, as ferramentas de edição e pesquisa foram orientadas para: 1 - eficácia e eficiência no tratamento documental; 2 - integridade e segurança da informação; 3 - rapidez no acesso à informação; Por outro lado, sendo necessária a coabitação de bases de dados contendo diferentes tipos de informação, foi também nosso objectivo conseguir uma única forma de diálogo entre o utilizador e o programa, de modo a facilitar a aprendizagem e operação do sistema, qualquer que seja o tipo de informação – bibliográfica, arquivista, museológica, etc. Estes são os objectivos que deram origem à DocBase e que serão descritos com detalhe nos capítulos seguintes.

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Cliente (Requisitos mínimos) Windows 98SE ou superior.01. com comunicação por HUB 2. 10. 512Mb RAM. Motor de dados Pervasive SQL Server A performance do seu sistema estará dependente da sua configuração de Hardware.02 .Servidor (Requisitos mínimos) Windows 2000 Server / Advanced Server ..01 – Características de Hardware As características mínimas obrigatórios de hardware para o bom funcionamento da aplicação Docbase são as seguintes.01.Documentação. workgroup até 5 postos ou em ambiente cliente servidor. Informática e Desenvolvimento. Windows XP Processador de classe Pentium III ou superior 256Mb RAM e 150Mb espaço em disco rígido Internet Explorer 5.x Processador da classe Pentium IV ou superior. 2. sendo o licenciamento quando neste ambiente efectuado em “pacotes” de 6. Windows 2000.1.1 .Instalação do Programa A Docbase pode ser instalada em monoposto.01 .1.x ou superior (Internet Information Server) MS Internet Explorer 6. 2. Lda. 300Mb espaço em disco rígido sem contar com as bases de dados e ficheiros associados Ligação de rede 10/100Mbits ou superior.1. 20 ou 50 licenças de utilização simultânea. recursos disponíveis e da quantidade de tráfego no servidor É desaconselhável a instalação da DocBASE em servidores com o MS Exchange A instalação do motor Pervasive SQL pode coexistir pacificamente com MSSQL e Oracle A instalação da aplicação DocBASE obriga ao acesso físico à máquina servidora 2.5 ou superior Página 11 de 93 . Windows 2003 MS IIS 5.

logo é imprescindível possuir uma por cada posto.. Para tal deve inicializar-se o ficheiro hinstall. É uma forma de protecção do programa. a partir do Windows. Ligação de rede 10/100Mbits ou superior. como indicado na janela seguinte: Após este comando ter sido executado. Para que funcionem correctamente. com comunicação por HUB NOTA: O servidor deverá ser optimizado para Servidor de Aplicações. Lda. Informática e Desenvolvimento. A DID não poderá responsabilizar-se pelo bom funcionamento da DocBase quando as especificações de equipamentos e software se afastem das recomendadas.exe.Documentação. surgirá um ecrã de confirmação da correcta instalação da chave (caso tenha realmente sido bem instalada) solicitando a reinicialização do computador. é necessário executar um programa de instalação da chave (excepto quando utilizado o auto-instalador). Página 12 de 93 .Chave de Protecção A chave HASP consiste numa peça que se liga à porta paralela ou USB de cada posto de trabalho. não devendo ter funções de posto de trabalho. clicando em Start\Run e inscrevendo o comando respectivo.1.02 . 2. sem a qual apenas funcionará o Módulo de Pesquisa. necessária para que a chave passe a ser reconhecida.

Use “adm” em ambas as janelas de texto para iniciar o funcionamento. Em caso contrário deve executar-se o ficheiro setup.. é necessário que a instalação seja realizada por um técnico credenciado.03 .exe contido no CD.Documentação. Quando a DocBase é iniciada e ao entrar em qualquer dos módulos. Lda. surge um ecrã com duas janelas onde deverá escrever-se o nome e a password. Após preenchido o nome e caso não tenha sido introduzida a chave.1. inicializando-se a instalação automática. 2. como no seguinte exemplo: Nesta situação deve inserir-se a chave na porta paralela e iniciar de novo a DocBase. Aparecerá a seguinte imagem no ecrã: Página 13 de 93 . Para instalar a DocBase em monoposto basta colocar o CD no leitor de CDs do computador.Monoposto Esta versão mantém a tradição da nossa empresa em fornecer aplicações de simples instalação e utilização em monoposto. NOTA: Para os postos destinados apenas à pesquisa não é necessária a chave HASP. pela complexidade da administração do sistema operativo. surgirá uma mensagem de erro. Em rede local. Informática e Desenvolvimento.

esta é analisada e considerada activa. Lda. O sistema assume que a existência da directoria compreende a sua disponibilidade completa.Documentação. Concluída a instalação.Ini BTI. Página 14 de 93 .. pode verificar-se. Caso exista uma directoria vazia. através do explorador do Windows. a estrutura dos directórios que constituem a aplicação: DOCBWIN Executáveis e Configurações WINDOWS Docbase. estas são guardadas em subdirectorias com nome igual ao de cada base. pelo que a criação de uma base de dados com o mesmo nome será negado. Informática e Desenvolvimento. Basta seguir as opções apresentadas em ecrã para proceder à instalação. No caso das bases de dados.Ini DBSYS Recursos das Base de dados BASES Bases de dados DBCLP Ficheiros temporátios DBCFG Configurações de Bases e acessos IMG Ficheiros Multimédia TRABALHO Ficheiros Temporários A DocBase distribui os ficheiros de uma forma lógica.

As seguintes operações não podem ser realizadas quando existem vários utilizadores a aceder à base de dados: Importação de registos Criação do índice de pesquisa Segurança de dados (cópia dos ficheiros base. em simultâneo. 2. executar pesquisas e visualizar quaisquer registos Quando se está a trabalhar em rede deve ter-se cuidado na administração da base de dados.IDX para uma unidade de segurança) Página 15 de 93 .04 – Rede Local Não se descreveu aqui a forma de instalação em rede por ser uma tarefa da responsabilidade dos técnicos da DID. Podem ser alterados os parâmetros Edição e Pesquisa por serem locais.1. Informática e Desenvolvimento. só um utilizador poderá alterar um dado registo. Lda. que ao modificar uma configuração existente. Quando são vários técnicos a introduzir dados em rede. o Dbcfg é comum a todos os postos de trabalho pelo que qualquer alteração se repercute em toda a rede.. Se alguém tentar executar uma alteração. No caso de uma rede. quer das bases. irá ser actualizado o ficheiro Dbcfg. Saliente-se. aparecerá no canto inferior esquerdo do ecrã uma mensagem indicando que o registo se encontra bloqueado e a folha de recolha de dados fica em tom cinzento Todos os utilizadores poderão.Documentação. será necessário ter em atenção as seguintes regras: Em cada momento.BST e base_. quer se trate da localização de ficheiros. no entanto.

01 . através do ícone criado no desktop pelo auto-instalador Docbase.2 . No caso de instalações não automáticas. Lda. e já dentro da DocBase. os vários módulos encontram-se individualizados e representados por ícones que estão activos quando o respectivo módulo ficar instalado.Documentação. surge o ecrã da aplicação: Página 16 de 93 . através da sua interactividade. clicando uma vez no botão esquerdo do rato. De seguida. Os módulos são autónomos.Utilização do Programa 2. não obstante se garantir uma maior integração dos dados. O ecrã de entrada/apresentação da DocBase possui uma disposição adaptada às opções disponíveis. o atalho deve ser criado a partir do executável C:\Docbwin\Docbase. Informática e Desenvolvimento.Acesso ao Programa A aplicação DocBase segue a filosofia decorrente da plataforma em que se apresenta: Windows.. como é característico das aplicações do Windows. visando sempre a economia de tarefas e a não repetição de informação.Exe ou acedendo através de Início → Programas → DocBase. 2. O acesso ao programa faz-se.2.

Ao seleccionar qualquer opção.Documentação. Para mais informações relativas à aplicação. surgirá o seguinte ecrã devendo introduzir-se o nome e a password: Por defeito encontram-se disponíveis os seguintes Nomes e Passwords: Página 17 de 93 . Informática e Desenvolvimento. por exemplo: Alt+C (Catalogação). deve clicar-se sobre a palavra DocBase. acedendo a um quadro em movimento que apresenta o número da versão. bem como outras informações de interesse. Pode seleccionar-se qualquer opção. Lda.. clicando sobre o respectivo ícone ou utilizar a tecla Alt em conjugação com a letra sublinhada relativa à opção pretendida. a data em que foi implementada.

Ver capítulo 2. Ao longo de toda a aplicação. Grupo Administração Público Técnicos Catalogador Leitores Utilizador Administrador Público Técnico Catalogador Leitor Nome adm publico tecnico catalogo leitor Password adm publico tecnico catalogo leitor Estas passwords devem ser substituídas após a implementação da aplicação. Para se seleccionar uma base.3 – Configuração. Lda. que cada utilizador tenha a sua própria password. deve clicar-se sobre a base pretendida ou navegar através das teclas  e carregar na tecla Enter.Documentação. sendo aconselhável.. Por defeito aparece sempre o nome da base em que esteve a trabalhar-se na sessão anterior. Informática e Desenvolvimento. como no seguinte exemplo. A opção Base permite seleccionar a base em que se pretende trabalhar. como garantia de confidencialidade. os Página 18 de 93 . ou que as mesmas sejam periodicamente alteradas. As bases de dados disponíveis surgem em ecrã.

pode constatar-se que. relativamente aos quais se deverá consultar o respectivo manual. para confirmar a opção Quando se regressa ao ecrã inicial da aplicação. Lda. ícones Ok e Cancelar servem.. Este ícone permite o acesso a uma informação mais completa relativamente à base seleccionada. deve clicarse em Utilitários e. As opções Pesquisa. As opções Linguagens Documentais.Configuração A configuração dos parâmetros do sistema. no canto inferior esquerdo. como o tipo de base. O ícone Login permite mudar o perfil do utilizador. 2. se encontra o nome da base seleccionada. Empréstimos. permite ao administrador alterar todas as permissões de acesso às bases de dados. Para aceder a esta função. De imediato surgirá o seguinte ecrã: Página 19 de 93 .Documentação.3 . etc. em Configuração. respectivamente. Clicando em Sair pode abandonar-se a aplicação. Catalogação e Utilitários são funções comuns a todas as aplicações pelo que se descrevem neste manual. Informática e Desenvolvimento. seleccionada ou para cancelar a operação. o número de registos. de seguida. Séries e Aquisições são módulos específicos. inibindo ou autorizando o acesso a determinadas funções.

situado à direita da respectiva janela.Documentação. 2. podendo alterar-se de posto local para rede e vice-versa. É possível verificar e alterar o directório local onde se encontram as bases de dados e/ou o directório global (disponível num servidor). A confirmação da localização correcta através de Configuração Adicional constitui uma informação importante.3. Lda. Para tal deve clicar-se no ícone .01 – Administração Além de permitir a configuração dos parâmetros do sistema. Também o Directório de bases constitui outra informação importante na gestão da localização dos recursos.01 – Localizações É importante garantir a localização correcta dos recursos dos módulos.. este ecrã também disponibiliza informação complementar sobre a localização de directórios utilizados por cada um dos módulos da aplicação. Informática e Desenvolvimento.3.. pois muitas vezes confundem-se os erros originados pelo sistema operativo e permissões de acesso aos recursos na rede... e surgindo o seguinte ecrã: Página 20 de 93 . 2. Em Configuração Adicional acede-se à localização dos recursos dos módulos.01. com aqueles que podem ser atribuídos realmente ao funcionamento do programa.

Em Directório de Associações é possível verificar e alterar o directório local onde se encontram as associações Multimédia e/ou o directório global. Informática e Desenvolvimento. uma segurança no funcionamento através da utilização de chaves de acesso. assim.3. em Apagar o directório seleccionado será apagado.Documentação.. O sistema fornece por defeito 5 grupos com os respectivos Logins e Passwords.. O menu Globais e Locais permite distinguir se as directorias são globais (disponível em servidor) ou locais.02 – Gestão de Acessos Para alterar as chaves de acesso ou adicionar novos grupos e utilizadores é necessário proceder da seguinte forma: Criação do grupo onde se definem as tarefas que o mesmo pode realizar.. e surgirá o seguinte ecrã: Clicando em Novo será possível acrescentar um novo directório.. 2. Garante-se. Através de Gestão de Acessos podem definir-se utilizadores com diferentes perfis de acesso às funções disponíveis. Clicando em Novo será possível acrescentar um novo directório. Para tal deve clicarse no ícone . Lda. O menu Globais e Locais permite distinguir se as directorias são globais ou locais. situado à direita da respectiva janela. em Apagar o directório seleccionado será apagado.01. Página 21 de 93 . Criação dos utilizadores e sua afectação a um grupo.

Documentação.. Doutra forma. Apagar e Alterar do anterior ecrã. respectivamente. são os seguintes: Clicando em Novo. Página 22 de 93 . é necessário manter uma indicação dos nomes definidos. Lda. Importa salientar que. por defeito. terá de ser reinicializado todo o sistema para voltar às chaves de acesso fornecidas por defeito. apagar ou alterar o nível de acesso de um grupo já existente. Informática e Desenvolvimento. após a alteração dos grupos e utilizadores. pode criar-se um novo grupo. Clicando no ícone Grupos surge uma lista os grupos de acesso disponíveis que.

. A criação ou edição de um utilizador faz-se através deste ícone. apagar ou alterar as permissões de um que já exista. conforme o seguinte ecrã: É a partir daqui que se pode criar um novo utilizador. Informática e Desenvolvimento. Apagar e Alterar respectivamente e preencher os campos de cada ecrã à excepção do ícone Apagar que remete para um ecrã de confirmação de remoção do registo de utilizador. Clicando sobre ele. acede-se a um ecrã de Identificação dos utilizadores existentes e grupos de acesso a que pertencem. Para tal deve clicar-se em Novo.Documentação. Lda. A criação de um novo utilizador obriga à compreensão das seguintes janelas: Página 23 de 93 .

automaticamente serão preenchidos os restantes campos.1 –Registo de bases Através de Registo de Bases tem-se acesso à lista das bases.01.03 – Gestão de Bases A DocBase funciona com diferentes bases de dados que constam de uma enciclopédia de dados integrada na aplicação. Página 24 de 93 . depois. Para se adicionar uma base. Número Número atribuído pelo sistema ao utilizador Nome Nome atribuído ao utilizador Login Login atribuído ao utilizador Mudar Password Para atribuir/alterar a password Grupos A cada Utilizador deve ser atribuído um Grupo que determina o tipo de acesso desse Utilizador às diversas bases e funcionalidades da aplicação. Assim. 2.Documentação. Lda. Surgirá o seguinte ecrã: A adição de uma base obriga a que esta já se encontre previamente instalada (deve existir uma subdirectoria com os respectivos ficheiros). deve clicar-se em Registo de Bases e.3. 2..01. Informática e Desenvolvimento. Para retirar um Grupo do Utilizador clica-se sobre ele e usa-se o botão “Remover” Esta opção inclui a lista das tarefas executáveis no sistema com a respectiva etiqueta e descrição e não se devem introduzir alterações. em Adicionar. definindo a sua localização.3. Usando o botão “Adicionar” atribui-se o Grupo.03. pois correspondem às funcionalidades disponibilizadas pelo programa.

. THEUR = EUROVOC Descrição Pequena descrição do conteúdo do Tesauros Localização Para fazer a adição de um tesauros já existente bastará definir a sua localização clicando no ícone que se encontra à direita da respectiva janela Abre um ecrã com uma lista de tesauros onde se deve escolher o tesauros a adicionar Classes (a) É obrigatório que cada Tesauros tenha pelo menos uma classe.01. pelo que se pretender desactivar temporariamente não se deve eliminar a directoria. Página 25 de 93 . Lda. 2. clicar-se no ícone Remover. implica a selecção prévia da base que se pretende eliminar devendo. depois. Informática e Desenvolvimento. as quais devem constar nesta lista para ficarem activas. deve confirmar-se quais as directorias existentes iniciadas por “TH” abaixo de \DOCBWIN\BASES. Saliente-se que esta opção serve para registar as bases de dados disponíveis. A remoção de uma base de dados. Através do explorador do Windows.2 –Registo de Tesauros Este ícone apresenta a lista dos tesauros instalados. Em qualquer altura poderá ser novamente adicionada.Documentação. ex. Seguindo estes passos a base de dados fica inacessível. apesar de continuar fisicamente na respectiva subdirectoria. bastará clicar no ícone Adicionar e surgirá o seguinte ecrã: Nome Deve atribuir-se um nome ao tesauros a registar. A atribuição de classe é feita clicando no botão “Adicionar”. Se tal não acontecer.03. desde que não se elimine a respectiva directoria.3.

marcando a classe a remover e clicando no botão “Remover”. NOTA: As restantes configurações específico 5 – Utilitários poderão ser consultadas no capítulo Página 26 de 93 . Torna possível limitar o acesso a utilizadores que não possuem um nível igual ou superior. em Editar. Informática e Desenvolvimento. caso existam. pois pertencem a uma classe única reconhecida pelo sistema. deverá ser criada a subdirectoria respectiva e inicializar o tesauros. pode o mesmo ser duplicado através da opção de duplicação existente nos utilitários ou adicionando directamente. Lda. Quando está instalado um tesauros e se pretende adicionar um outro. Para este efeito. Surgirá o seguinte ecrã: A instalação dos tesauros funciona de modo diferente das bases de dados. Nível acesso Nível de acesso ao tesauros.Documentação. Para se editar um tesauros previamente instalado de modo a alterar-lhe as suas características. A remoção de uma classe poderá ser feita. depois. basta clicar em Registo de tesauros e..

Por exemplo. Bem como diversos formatos de visualização. 3 – Catalogação e Edição de Registos CATALOGAÇÃO é a denominação utilizada pela DOCBASE para criação ou edição de registos. Contexto e Indexação de modo a autonomizar as várias fases de trabalho e permitir que. seja preenchido em fases diferentes por técnicos especializados. cada um destes conjuntos de campos. Lda. Entende-se por edição a criação de novos registos bem como a sua posterior alteração. Apesar desta organização é sempre possível ir directamente para qualquer um dos campos existentes. Apesar desta organização é sempre possível ir directamente para qualquer um dos campos existentes. qualquer que seja a base de dados utilizada. duplicando-os para a criação de novos. Em cada base de dados os campos foram agrupados por conjunto lógicos de informação através de uma barra de secções. foi grande a preocupação em disponibilizar funcionalidades simples e poderosas que. Sendo esta actividade aquela que mais recursos consome. O recurso aos registos já existentes. quando necessário. Podem ser seleccionados diversos modelos de recolha de dados. útil quando se trata de proceder a alterações pontuais. sendo de fácil aprendizagem. Página 27 de 93 . Informática e Desenvolvimento.. consoante o tipo de documento a tratar. foi uma dessas funcionalidades. útil quando se trata de proceder a alterações pontuais.Documentação. permitissem simplificar a digitação dos dados. poderemos ter as secções Identificação.

várias são as ajudas de apoio ao trabalho de edição.Documentação. a disponibilidade permanente da pesquisa. finalmente. através da qual é possível procurar e analisar informação já existente. Lda. sendo possível chamar um ecrã vários exemplos específicos. Informática e Desenvolvimento. além da selecção através do rato. Esta validação pode ainda ser feita por meio de Linguagens Documentais apropriadas e integradas com a edição. permite-se aceder ao índice para encontrar registos semelhantes ou para a validação dos dados. No caso de se criarem vários registos com campos idênticos e comuns podem ser utilizados formulários com dados predefinidos pelos utilizadores e seleccionados a partir de outros registos. bastando carregar em F1. Para cada campo existe uma indicação sobre a forma de introdução dos dados. Na figura seguinte. apresenta-se um esquema resumido das várias barras do ecrã de edição. Activando a tecla de função F3 dentro de campos sujeitos a validação. Saliente-se. Quanto à edição. Página 28 de 93 . A barra de menus apresenta as funcionalidades de forma adequada aos técnicos e muito semelhante ao processo de trabalho desenvolvido pelo que a sua leitura se torna intuitiva. Saliente-se que. quer para navegar entre os registos quer para seleccionar e editar subconjuntos de forma a proceder a correcções comuns aos mesmos. descritas no final deste capítulo.. podem ser utilizadas teclas de comando. A visualização imediata dos formatos de apresentação na pesquisa oferece a possibilidade de verificar a qualidade da informação produzida e uma visão global do resultado do trabalho em curso.

Documentação. Informática e Desenvolvimento. 5. Barra de menus Barra de atalhos e navegação Barra de selecção de bases. 4. 8. 6. 7.. 1 2 3 4 5 6 7 8 Descrição das barras de ecrã: 1. Lda. 3. 2. modelos e campos Barra de secções Folha de recolha de dados Ajuda Visualização do registo em edição Informação complementar sobre o registo Página 29 de 93 .

Informática e Desenvolvimento. 3.Teclas de Movimentação Criar novo registo Gravar registo Pesquisar Passar para o campo seguinte Retroceder para o campo anterior Passar para a secção seguinte Retroceder para a secção anterior Passar para o registo seguinte Retroceder para o registo anterior Passar para o primeiro registo Passar para o último registo Opções janela Para abrir um campo repetível seleccionando-o Seleccionar palavra a palavra Seleccionar uma linha Saltar palavra a palavra Ctrl+N Ctrl+G Ctrl+P Enter ou Tab Shift+Tab Ctrl+ Tab Ctrl+Shift+Tab Alt+  Alt+  Ctrl+Alt+ Ctrl+Alt+ Alt+Space (maximizar. acede-se de imediato ao último registo em que esteve a trabalhar-se na sessão anterior.2. Portanto.Edição A edição de registos consiste no carregamento de dados dentro de uma base de dados seleccionada. sair) F2 Ctrl+Shift Shift+End/Home Ctrl+ / Página 30 de 93 .01 . 3..Documentação. importa realçar que os dados introduzidos devem obedecer a um controlo de termos. Esta opção reveste-se da maior importância. A seguinte lista apresenta uma relação das teclas de comando do sistema operativo Windows que tornam o trabalho do técnico mais rápido e eficiente. facilitando ao utilizador o acesso à informação. Ao entrar nesta opção. O uso do computador facilita a tarefa de edição de registos.2 . minimizar. uma vez que é através dela que se disponibilizam os dados a serem consultados pelos utilizadores finais. Lda. de modo a permitir o uso de uma linguagem coerente e uniforme. no processo de carregamento dos registos.

Informática e Desenvolvimento.2. Passar letra a letra Passar linha a linha Ir para o fim da linha Ir para o princípio da linha Mudar de programa quando se trabalha em dois programas ao mesmo tempo Posicionamento no índice dos campos  /  / End Home Alt+Tab F3 3.. Lda.02 .03 .Outras Acções Funções de Windows não aplicáveis à Docbase.Documentação.2.Teclas de Edição Memorizar Copiar Seleccionar uma linha Memorizar e apagar Apagar Recuperar a última alteração Ctrl+Insert ou Ctrl+C Ctrl+Shift Shift+End/Home Shift+Delete Delete Ctrl+Z 3. Maximizar ecrã Minimizar ecrã Apagar um directório sem ir para a reciclagem Seleccionar vários ficheiros ao mesmo tempo Seleccionar um grupo de ficheiros Seleccionar todo o documento Seleccionar texto a Bold/Negrito Seleccionar a Itálico Alt+Ent Alt+Ent Shift+Delete Tecla de Ctrl fixa e selecção de ficheiros um a um Tecla Alt fixa seleccionar o primeiro e o último ficheiro do grupo pretendido Ctrl+A (ing) / Ctrl+T (por) Ctrl+B/N Ctrl+I Página 31 de 93 .

mantendo o registo vazio para introdução de novos elementos. Criar. Informática e Desenvolvimento. pesquisa da base de dados. caso contrário a aplicação não deixa sair do registo sem que. de apagar o conteúdo mantendo o registo ou apagar simultaneamente o registo e o conteúdo Apagar registo . o campo correspondente ao título se encontre preenchido Apagar todos os campos e o registo . Lda.Barra de Menus Registo Dados Predefinidos Estados Utilitários Navegação entre registos. Esta opção oferece-lhe a possibilidade de apagar o registo. gravar . reler e posicionar em determinado MFN Primeiro (Ctrl+Alt+Left) Mostra o primeiro registo Anterior (Alt+Left) Próximo (Alt+Right) Apagar Mostra o registo anterior Mostra o registo seguinte Permite apagar um registo já existente. Apagar.Apaga o registo Apagar todos os campos .3 . posicionamento em campos do índice. pelo menos.Documentação.Apaga de uma só vez todos os campos do registo. podendo recuperar o registo mas não os campos Último (Ctrl+Alt+Right) Mostra o último registo Página 32 de 93 . descendente e aleatória de ocorrências dentro de campos repetíveis. criar. no todo ou em parte.. apagar e recuperar. 3. Recuperar. Permite percorrer os registos na base de dados. ordenação alfabética ascendente. Reler.Apaga todos os campos e o registo. Voltar a um número de registo e sair da Edição Guarda diversos registos com dados comuns a usar na criação de outros registos Activa e desactiva a auto-actualização de registos e Edição de registos duplicados ou pesquisados Validação de dados por índice ou tesauros. Esta opção só é utilizada quando se preenchem os campos imediatamente a seguir.

Activar para sessão – Esta opção permite criar uma cópia do registo. Recuperar A recuperação dos registos compreende: Recuperar registo integral . Para desactivar esta opção. cria um registo novo com os elementos do registo que deu origem à duplicação. Esta funcionalidade é importante para introdução de novas edições e/ou reimpressões de uma mesma obra A gravação é a operação que permite memorizar o registo na base de dados Esta opção só fica activa quando se efectua uma alteração num registo e antes de o gravar. para introdução de novos dados A criação de um registo compreende: Criar Novo Registo . pelo menos um campo. preencher os campos com os dados pretendidos e. O campo título é de preenchimento obrigatório Duplicar Registo Actual . gravar o registo atribuindo-lhe um nome e uma breve descrição. Usando a tecla Esc. Para gravação de um registo é necessário que esteja preenchido.A duplicação. deverá retirar-se o sinal  do sub-menu “Dados Activos: temporário para sessão”.Recuperação integral do registo com os dados nele contidos Recuperar registo vazio . Para tal deverá abrir-se um registo novo. seleccionar a opção Sair ou clicar sobre ícone X que se encontra no canto superior direito do ecrã Criar Gravar Reler Voltar ao MFN Sair Esta opção permite a criação de um conjunto de registos cujos dados poderão ser comuns a vários registos. tal como o nome indica. sem haver gravação. Lda. que se encontra no menu de dados predefinidos Página 33 de 93 .Documentação. Informática e Desenvolvimento. acede-se a uma folha de dados vazia.Recuperação do registo sem dados. Repõe o registo tal como estava antes de ser alterado. Dados predefinidos: Estão previstas três acções: Gravar dados pré definidos: Gravar permanente . podendo dar-se início ao seu preenchimento. por fim.. anula-se a alteração feita num dado campo Volta para o último registo editado Para sair do programa. durante o preenchimento de uma ficha.Estes dados ficam gravados para serem usados noutras sessões.Criando um novo registo.

quer Página 34 de 93 . Informática e Desenvolvimento. no acto da criação de registos. de registos. Assim sendo. indexar documentos automaticamente. em digitar uma única vez qualquer palavra ou frase. Existem duas formas de validar: pelo índice da base de dados ou pelo tesauros activo para o campo em edição. esta opção permite seleccioná-lo de modo a que. os dados são guardados sem o pedido de confirmação de gravação Edição de sub-conjunto Por estar directamente ligada à pesquisa. ficando desactivada quando se grava o registo Seleccionar dados predefinidos: Sabendo previamente que o registo a preencher tem campos semelhantes a algum pré-definido. Validar campo (F4) Permite pesquisar a base de dados e validar o campo onde se encontra o cursor.Documentação. pode fazer-se uma nova pesquisa. fundamentalmente. é possível.. Durante a edição de um sub-conjunto. A característica predominante de todas as bases de dados que integram a DocBase é a validação de dados em linha que consiste. editar registos Auto-actualizar registo Após alterar qualquer campo de um registo. Esta opção é pontual. independentemente do número de ocorrências que venham a verificar-se durante a vida activa da base de dados. mas é preciso ter em consideração que a edição desta pesquisa anula a edição do subconjunto anterior. Adicionar dados predefinidos instantâneos: Permite acrescentar dados predefinidos já gravados. cada registo novo seja preenchido com os elementos dos campos predefinidos Permite activar/desactivar a auto-actualização pesquisados e editar registos duplicados. Lda. esta função só se encontra activa depois de efectuada uma selecção na pesquisa. Os índices de pesquisa são criados à medida que novos termos vão surgindo em cada registo Um dos grandes desenvolvimentos da Docbase foi a criação do módulo de Linguagens Documentais que permite carregar qualquer linguagem documental normalizada.

Com tal facilidade. premir F4. deve definir-se a raíz do termo. O conteúdo do registo seleccionado é copiado para aquele onde se estava antes da validação.Documentação. De notar que aparecem no índice. tem-se acesso ao seguinte ecrã: Página 35 de 93 . De seguida. em negrito. Informática e Desenvolvimento. torna-se mais simples o acesso a qualquer registo para alterar o seu conteúdo.. ou adicionar informação complementar. Lda. Ao seleccionar um registo no modo da pesquisa da edição e accionando a função de Copiar. as entradas que podem ser utilizadas para o campo em validação Apresenta a folha do registo seleccionado. se os termos forem novos Para validar. a partir do índice da base. acedendo-se ao índice do campo a ser validado. se os termos já existirem. que corresponde ao que está sombreado na janela do lado direito. Deve ter-se em atenção que a informação anterior é substituída pela do registo seleccionado. quer dos tesauros.

Permite visualizar o conteúdo dos registos seleccionados.Documentação.. Lda. Informática e Desenvolvimento. deve carregar-se na tecla Esc para introduzir um novo termo no campo. Atrav´rs desta opção será possível visualizar o conteúdo dos registos seleccionados. Extrai do índice o termo seleccionado e coloca-o no campo. Página 36 de 93 . Quando o termo não existir.

no caso da base ISAD.. Permite visualizar os dados à medida que se vão preenchendo os campos. são: Visualização de todos os campos ABREV Visualização abreviada Bibliografias com Cota BIBLIO Catálogos e Bibliografias. disponibiliza os vários formatos que. torna-se possível um acesso rápido a algumas das funções mais importantes descritas na barra de menus. todas as pesquisas executadas são utilizadas directamente pelo menu de edição. Lda. Para isso. através desta opção.Barra de Navegação e Atalho Com esta opção. Página 37 de 93 . Os campos a negrito são os que se encontram disponíveis na folha de dados que está a ser utilizada. Assim. Informática e Desenvolvimento. obtém-se a informação referente ao campo onde se encontra o cursor. com exemplos para o seu preenchimento. Esta opção mostra as ocorrências existentes num campo do registo. Esta opção distingue-se do módulo de Pesquisa por permitir a edição.Documentação. Premindo o rato sobre este botão. Essa informação também fica acessível passando sobre qualquer um dos campos. Posicionar por campo Permite posicionar-se no campo pretendido. torna-se possível seleccionar directamente um dos campos. Informações sobre a natureza do campo. Apesar da separação dos campos por grupos de informação. BIBLIOCT COMP ISBD ISBDA NP405 VALID Visualização completa Norma ISBA Livro antigo Norma portuguesa 405 Modelo de validação Ocorrências (Ctrl+O) Pesquisa (Ctrl+P) ? – Ajuda Visualização 3.4 .

4. 3. Informática e Desenvolvimento.01 . 3. Apagar registo actual 7 8 9 10 Recuperar o registo actual (apenas activo em registos apagados) Criar novo registo Gravar registo editado ou criado Reler registo (quando se pretende anular edição do registo) Criar dados predefinidos Utilizar dados predefinidos Auto gravação de registo editado/criado Sub-conjunto em edição (terminar a edição) 10. 9. 2. 4 5 6 Posicionamento no primeiro registo da base Recuar registo a registo Avançar regsito a registo Posicionamento no último registo Master File Number: nº do registo Nº de registo da base 3. 4. 6. 4. 7. 3. Lda. 5.4. Pesquisa Página 38 de 93 . 5. 8.02 – Botões de Atalho 1 2 3 4 5 6 Descrição dos botões: 1. 2.Botões de Navegação 1 2 3 Descrição dos botões: 1. 6..Documentação.

Documentação.Base Permite. Lda.4. 3.4. escolher o modelo de recolha de dados e posicionar-se directamente num campo pretendido. Para isso.Campos Janela com o nome de todos os campos existentes na folha. Informática e Desenvolvimento.01 .. por ordem alfabética. são apresentados a Bold Página 39 de 93 .03. 3.03. Os campos do registo já preenchidos. Poderão aproveitar-se as facilidades do Windows para copiar dados entre registos de bases de dados diferentes.02 .03.Barra de Selecção Permite seleccionar a base de dados a editar.01 . que permite o posicionamento directo na folha.03 . tem-se acesso ao seguinte ecrã: 3. seleccionar outra base de dados.4. sem sair da aplicação. 3.Modelo Permite seleccionar a folha de recolha de dados adequada ao tipo de documento que se está a tratar.4.

Lda.Documentação.. Página 40 de 93 . Informática e Desenvolvimento.

- Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda.

3.4.04 - Barra de Secções

Tendo em vista uma simplificação das tarefas e de modo a poder suportar todos os campos necessários à recolha de dados, a barra de secção agrupa estes campos segundo temas de informação. É, ainda, possível uma especialização por tipo de tarefa (Identificação, contexto, conteúdo/estrutura, acesso, materiais, notas, Multimédia) muito útil no trabalho em rede onde existem vários técnicos em simultâneo. Contém as várias secções que dividem uma folha de recolha de dados. Clicando sobre cada uma delas, são apresentados no ecrã os campos compreendidos na respectiva secção.

3.5 – Folhas de Recolha
A aplicação disponibiliza diversas folhas de recolha, seleccionáveis em função do tipo de

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- Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda.

4 – Pesquisa de Informação
Entende-se por pesquisa de informação o conjunto de operações que permitem seleccionar, dentro de uma base de dados, registos com características comuns. Uma das principais características da DocBase é a possibilidade de execução de expressões de pesquisa baseadas na álgebra booleana, a qual se expressa através de operadores lógicos. Colocando os operadores lógicos entre termos de pesquisa, pode definir-se com precisão as classes de registos a pesquisar em resposta às nossas necessidades de informação. A pesquisa de informação é realizada a partir dos termos existentes nos campos dos registos e que se estabeleceram como entradas do índice. Assim, por exemplo, se forem definidas como entradas do índice as palavras do título de um documento, será possível encontrar o registo correspondente ao documento através de qualquer uma destas palavras. De forma idêntica, podem definir-se como entradas do índice o título, o autor, os descritores, etc. (O tipo de entradas por palavra tem como inconveniente a possível ocorrência das mesmas em campos diferentes, sendo difícil discriminar se uma frase foi retirada de um título ou de um descritor.) Exemplo: ECONOMIA Esta palavra tanto pode pertencer ao título, como ser um descritor. Com vista a ultrapassar esta dificuldade, é usual que no índice de pesquisa se precedam os termos com um radical identificador, ficando então: “TI ECONOMIA” “DE ECONOMIA” ECONOMIA (título) (descritor) (palavra extraída do título ou descritor)

O índice de pesquisa é uma lista ordenada de todas as entradas seleccionadas. Este índice pode ser pesquisado através da combinação das várias entradas existentes. Esta linguagem de pesquisa por si só não é suficiente para a recuperação da informação pois é necessário conhecer os termos disponíveis em cada base de dados. É muito importante prever com rigor o conjunto de necessidades de informação pois, só assim, poderá antecipar-se a definição do conteúdo do índice de pesquisa. Existe sempre um compromisso entre o que se deseja pesquisar e o que é tecnicamente pesquisável, pois quantos mais pontos de acesso existirem maiores são os ficheiros e, consequentemente, maiores os problemas de espaço ocupado e tempo de criação do índice.

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Lda.Documentação. A escolha dos termos de pesquisa e a constituição das respectivas expressões é muito simples e. A DocBase disponibilizou funções destinadas à pesquisa de informação que permitem. A pesquisa de informação encontra-se dividida em várias secções.1 – Tipos de Pesquisa A aplicação disponibiliza os seguintes tipos de pesquisa: Pesquisa no índice Pesquisa por tesauros Pesquisa com wild cards Pesquisa Booleana Pesquisa em texto livre Pesquisa por etiquetas Histórico Última pesquisa Navegação integral Pesquisa directa sobre o índice da base Utilizando os termos dos tesauros aplicáveis ? Execução de pesquisas usando operadores booleanos Execução de pesquisas em campos não indexados Execução de pesquisas com indicação expressa da etiqueta do campo a pesquisar Visualização das pesquisas já efectuadas e sua reexecução Visualização da última pesquisa efectuada Percorrer os registos da base de dados seleccionada Pesquisa com truncatura À esquerda. Informática e Desenvolvimento. Página 44 de 93 . em particular: Visualizar o índice de termos e usá-lo como auxílio na formulação das pesquisas Elaborar expressões de pesquisa Visualizar os respectivos resultados Visualizar secções seleccionadas da base de dados Rever a lista de expressões e pesquisa formuladas Repetir e/ou editar expressões de pesquisa anteriores Seleccionar um formato de visualização diferente Todas as opções disponíveis são aplicadas à base de dados seleccionada. com estes. ao centro e à direita O princípio geral em que assenta a pesquisa é o da visualização dos termos existentes no índice para. se construir a expressão de pesquisa.. 4. para o efeito. cada termo está precedido de um identificador.

ele apresenta a árvore de termos. Lda.Documentação. Seleccionar a base Ou mudar de base questão sem sair do programa Pesquisa através dos thesauri disponíveis. Adiciona o termo seleccionado à expressão de pesquisa Página 45 de 93 . Seleccionado o thesaurus. Escrevendo o termo pretendido. Informática e Desenvolvimento. posiciona o cursor no termo em Através dos índices disponíveis Escolhem-se os termos existentes para construir a expressão de pesquisa Documentos respeitantes a cada termo seleccionado Ecrã da expressão de pesquisa Operador booleano seleccionado Edição dos registos seleccionados Copiar o registo Visualizar a descrição completa dos registos..

1. arrastando consigo o respectivo prefixo. que indicam a relação a estabelecer entre os mesmos termos de pesquisa.Documentação. A construção do índice de pesquisa é baseada na adição de um prefixo.01. ou a ambas. delimitado por aspas. usando operadores de pesquisa. aos termos existentes no respectivo campo. 4.Operadores de Pesquisa Podem combinar-se dois ou mais termos numa expressão. TI para Título e AU para Autor.01. Assim. O símbolo utilizado para indicar esta operação é o sinal mais (+).Pesquisa Booleana A pesquisa booleana consiste na construção de uma expressão de pesquisa a partir dos termos existentes no índice de pesquisa. à expressão B.1 – “OU” lógico (inclusivé) O OU lógico é o operador de união. A ordem pela qual os termos são introduzidos é irrelevante. Tomemos por exemplo as seguintes expressões de pesquisa: Página 46 de 93 . O resultado da união de dois termos (A+B) corresponde ao conjunto de registos obtidos entre os registos associados a cada termo. o resultado da expressão de pesquisa A + B é uma hit list que contém os registos com termos idênticos à expressão A. Caso um ou mais registos sejam comuns aos dois termos. de forma a satisfazer o critério desejado.01 .01 . por exemplo.01. Lda. 4. estes irão constar uma única vez.1. 4. Os operadores booleanos podem ser activados posicionando o cursor sobre eles e adicionando os termos de pesquisa seguintes. Bastará clicar duas vezes no botão esquerdo do rato sobre a lista de termos existentes para que estes sejam copiados para a zona da expressão de pesquisa.1.. Informática e Desenvolvimento. Os vários termos que constituem a expressão de pesquisa são separados por operadores booleanos que permitem restringir ou alargar o resultado da expressão.

os registos obtidos são todos aqueles que são indexados simultaneamente pelos dois termos. 4.Documentação. O símbolo utilizado para indicar esta operação é o asterisco (*).3 – “NÃO” lógico (ou Excepto) O NÃO lógico é o operador de exclusão.2 – “E” lógico O E lógico é o operador de intercepção.01. "DE ECONOMIA MUNDIAL" + "DE ECONOMIA POLÍTICA” Procura no índice todos os registos que contenham como Descritor Economia Política OU Economia Política ou ambos.1.. "DE ECONOMIA MUNDIAL" * "DE ECONOMIA POLÍTICA” Procura no índice todos os registos que tenham simultaneamente o Descritor Descritor Economia Política E Economia Política.01. Informática e Desenvolvimento. O resultado de um E lógico entre dois termos (A e B) é o conjunto de registos que contém. 4. À semelhança do que acontece com o operador OU. Lda. Página 47 de 93 . O símbolo utilizado para indicar esta operação é o acento circunflexo (^). obrigatoriamente.01. os dois termos.01.1. Para a expressão de pesquisa A * B. também aqui a ordem de introdução dos termos é irrelevante.

basta digitá-lo e premir. ADMINISTRA$ encontrará todos os termos cuja raíz seja ADMINISTRA. Este operador deve ser utilizado com precaução.3 . etc. O resultado de uma operação de exclusão entre dois termos (A e B) é o conjunto de registos que contém o primeiro termo (A) e não contém o segundo (B). Para se obter este sinal nos teclados portugueses. Lda. Fábrica. Informática e Desenvolvimento. considerando a expressão de pesquisa A ^ B. não pelo termo B.01. de seguida.Documentação. Administrar. Habitação. obrigatoriamente. os registos que resultam da pesquisa serão indexados pelo termo A e. Desta forma. Exemplo: "DE ECONOMIA MUNDIAL" ^ "AU MINISTÉRIO DAS FINANÇAS” Encontrará todos os registos que constem com o Descritor Economia Política e cujo Autor não seja Ministério da Finanças. ? Pode ainda usar-se o ponto de interrogação para substituir um caractere (Wild card). 4. pois pode originar uma perda inadvertida de informação relevante. Administração. Administrativa. etc.Truncatura $ Este operador permite a selecção de termos constantes do índice de pesquisa. Plantação. Abrigo. truncados à esquerda. Abril. por exemplo. $TAÇÃO encontrará todos os termos cujos últimos caracteres sejam TAÇÃO. a barra de espaços. etc. por exemplo.1. Natação. Página 48 de 93 . no centro ou à direita. por exemplo.. Por exemplo: $BRI$ encontrará todos os termos cujos caracteres do interior sejam BRI.01.

1. Note-se que esta pesquisa pode ser demorada. devido à procura das diferentes variantes do termo. para a seguinte expressão: A+B*C o sistema irá calcular primeiro B * C e. Esta função é útil quando o prefixo de pesquisa for originado por vários campos. conjugará o seu resultado com A.01. De realçar que um termo pode ocorrer várias vezes no mesmo registo. A prioridade dos operadores é a seguinte: (Maior) $ () * ^ + (Menor) Se aparecerem dois ou mais operadores de prioridade igual.4 . só depois. Informática e Desenvolvimento. Por exemplo: “DE $ambiente$” procura todos os descritores com a palavra ambiente.Selecção de Campo ( ) Pode. numa mesma expressão.Documentação. 4. ainda. dentro dos mesmos parêntesis.. será necessário adicionar este. Sintaxe de expressões de pesquisa: Podem formular-se expressões de pesquisa complexas. Assim. eles são executados da esquerda para a direita. Página 49 de 93 . apenas quando este conste nos campos 606 (Descritor). Como na álgebra normal. combinando dois ou mais termos pesquisáveis com os operadores de pesquisa acima descritos. Quando se pretende uma truncatura num termo com prefixo. Exemplo: “DE ECONOMIA POLÍTICA”/(606) se queremos obter registos cujo descritor seja Economia Política. restringir-se a pesquisa a um campo específico. O símbolo / deve ser colocado no final da expressão pois indica que o conteúdo entre parêntesis corresponde a etiquetas de campos. Lda. pelo que o número de ocorrências encontradas é sempre superior ou igual ao número total de registos. podem usar-se parêntesis para alterar a ordem das operações.01.

5 – A caixa de expressão de pesquisa Barra de operadores booleanos. Os parêntesis usados devem ser equilibrados. assim como a cada parêntesis aberto deve corresponder um outro fechado. adjacência. A expressão de pesquisa pode ser construída digitando-a directamente nesta caixa. clicando duas vezes sobre o termo pretendido.01. Caixa de edição da expressão de pesquisa. truncatura. com o termo seleccionado. premir o botão Seleccionar. ou. Na expressão: (A * B) * C será primeiro calculada a expressão A * B e só depois conjugado o seu resultado com C. Informática e Desenvolvimento.1. proximidade e níveis de campo Executar a expressão de Regressar de pesquisa e visualizar o resultado Apagar a expressão existente na caixa Expressão de pesquisa ao menu principal Página 50 de 93 . arrastando esse termo para a caixa de edição. como no exemplo que se segue: ((A + B) * C + (D + E) + F) ^ G Devem observar-se algumas regras na formulação de expressões de pesquisa: Dois operadores lógicos não podem estar adjacentes um ao outro. o número de parêntesis abertos deve ser igual ao número de parêntesis fechados. Podem conjugar-se vários parêntesis.. isto é.Documentação. Lda. 4.01. se necessário.

Página 51 de 93 . a DocBase proporciona um método de pesquisa alternativa.6 – Os Botões de Acção 1 Descrição dos botões: 2 3 4 5 6 7 1 Após marcação dos registos apresentados como resultado da pesquisa.3) 4 Adiciona o termo seleccionado no índice de pesquisa à expressão de pesquisa.1. existem situações em que não é possível formular uma pesquisa através da lista de termos.3) 3 Visualizar a descrição completa do registo seleccionado (ver capítulo 3.01.Documentação. Informática e Desenvolvimento. Se a expressão de pesquisa já existir. chamado pesquisa em texto livre.02 . constituídos em sub-conjunto (ver capítulo 3. este botão permte o acesso à Folha de Recolha para Edição desses registos. 4. poderá significar que é necessário redefinir os pontos de acesso do índice pelo que deverá ajustar-se a tabela de selecção de dados que define os termos que constam do índice.01. a qual permite satisfazer qualquer necessidade de informação independentemente do conteúdo do índice de pesquisa.3) 2 Copiar o registo saeleccionado (ver capítulo 3. Quando se utiliza frequentemente a pesquisa em texto livre.Pesquisa em Texto Livre Mesmo quando uma base de dados está muito bem estudada e definida.. Lda. o termo é precedido pelo operador booleano seleccionado 5 Regressar ao menu principal 6 Apagar a expressão existente na caixa Expressão de pesquisa 7 Executar a expressão de pesquisa e visualizar o resultado 4.1. Para estes casos.

Neste caso. Caixa de edição do texto a pesquisar Se esta opção estiver activa a pesquisa será efectuada.  o texto da expressão de pesquisa. definidas na sessão de trabalho corrente. o sistema apresenta o número da pesquisa. caso esta opção esteja inactiva.Documentação. ou em todos.  o número da pesquisa. 4. a expressão pode ser guardada num ficheiro novo ou noutro já existente. não sobre todos os registos. procura o texto tal como foi digitado diferenciando maiúsculas/minúsculas. Para cada expressão de pesquisa. Guarda a expressão de pesquisa seleccionada. o texto da expressão de pesquisa e o número de registos encontrados. Informática e Desenvolvimento. premir o botão Seleccionar e escolher um ficheiro da lista apresentada. Para seleccionar uma pesquisa guardada. Página 52 de 93 . Apaga a expressão de pesquisa seleccionada da lista.1. o que for seleccionado. caso contrário não faz esta diferenciação e o texto será sempre encontrado nos registos.  o número de registos encontrados. Permite voltar a executar a expressão de pesquisa seleccionada. mas apenas no intervalo registos indicado Quando activa.. Procura o texto digitado num determinado campo.03 .Histórico Apresenta o conjunto de expressões de pesquisa. Lda. Permite entrar na expressão de pesquisa seleccionada para alteração e reexecução.

Cada um desses ficheiros poderá conter uma ou mais expressões de pesquisa.. Página 53 de 93 . podem ser enviados periodicamenteo resultado da pesquisa por e-mail ou Bibliografias impressas. 4. Criando este tipo de ficheiros de acordo com os perfis dos utilizadores.01 – Difusão selectiva A função “Guardar” permite registar as expressões seleccionadas em pequenos ficheiros.Documentação. Acedem-se através de “Seleccionar”. sem ser necessário reexecutá-la.03. 4.04 . possibilitando a sua posterior reutilização. com a excepção de não aparecer repetida na janela do Histórico.1.1.Última Pesquisa Esta opção permite visualizar o resultado da última pesquisa efectuada. Lda. Esta operação equivale a seleccionar a última expressão de pesquisa da janela do Histórico e voltar a executá-la. Informática e Desenvolvimento. Aplica-se também para a difusão selectiva de informação (DSI).

4. eliminando os restantes Constitui os registos marcados como um subconjunto.05 . Lda. Inverter os registos seleccionados. Seleccionar/marcar todos os registos da lista. mas aqui aplicam-se à totalidade dos registos da base de dados. Todos os registos seleccionados deixarão de o estar e os que não se encontravam seleccionados passam a dispor deste atributo. e abre a catalogação para edição desses registos Página 54 de 93 . As opções disponíveis são as mesmas que surgem no resultado de uma expressão de pesquisa. Anular todas as selecções feitas nos registos da lista.Navegação Integral Esta opção permite percorrer e visualizar a totalidade dos registos da base de dados seleccionada sem ter executado pesquisa alguma. Informática e Desenvolvimento. Selecção do formato de visualização. Surge uma janela contendo todos os formatos de visualização disponíveis Selecciona o registo Formato de visualização seleccionado e sua descrição Botões de função: Restringe a lista de resultado da pesquisa apenas aos registos marcados.1.Documentação..

Ao seleccionar uma das opções disponíveis. ele apresenta a árvore de termos. Escrevendo o termo pretendido. visualiza-se por completo o registo a que se refere. Remete para a exportação de ficheiro. O valor que se encontra em frente ao termo corresponde ao número de vezes que o termo ocorre nos registos. para gravação dos registo num ficheiro em formato ISO 2709 ou BST. Informática e Desenvolvimento. Página 55 de 93 . o que nos oferece uma terminologia controlada. termos correspondentes..1. é ainda possível utilizar tesauros. Seleccionado o thesaurus. Para além desta forma de pesquisa.Pesquisa pelo Índice Para facilitar a pesquisa de informação. à medida que cada caracter é digitado. a janela de pesquisa está organizada em três zonas – pontos de acesso do índice. se forem seleccionados os autores. 4. termos de cada ponto de acesso e lista de títulos que lhe deram origem. Lda. por cada um dos termos sabemos de imediato os títulos disponíveis. Opções de acesso directo ao índice de pesquisa. Lista de ocorrências correspondentes ao termo seleccionado no índice de pesquisa. Essa exportação pode ser efectuada em formato Unimarc para as bases de dados Bibliográficas Remete para o módulo de listagens para impressão dos registos.06 . o índice é posicionado nos. Seleccionar a base Ou mudar de base sem sair do programa Pesquisa através dos thesauri disponíveis. o posicionamento nesse termo é feito de forma automática. Janela com termos do índice de pesquisa.Documentação. Por exemplo. Ao fazer duplo clique sobre um título.

o índice posiciona-se nesse termo e é visualizado o registo correspondente.Documentação. 4. Ao seleccionar um termo nesta árvore. pode ser visualizada uma lista de termos hierárquicos com todas as suas relações hierárquicas multinível. Página 56 de 93 .Pesquisa por Tesauros Quando se acede à pesquisa a aplicação disponibiliza o ecrã com os acessos aos campos pesquisáveis a partir do índice da base de dados: Lista de thesauri Disponíveis Retroceder/avançar ao registo do termo anteriormente visualizado Registo do termo seleccionado no índice.07 .. Informática e Desenvolvimento. Lista de termos autorizados Existentes no thesaurus seleccionado Árvore de termos. Oferece uma visão global de um termo no contexto da sua árvore derelações. Lda.1. Através desta opção.

É muito importante que qualquer destas operações seja precedida da selecção da base de dados com que vai trabalhar-se. pois de outro modo poderão ser cometidas falhas graves e irreversíveis. 5 . podem ser destruídos dados que levaram muito tempo a processar e que envolveram bastantes recursos. Reinicializar a base de dados limpando todo o seu conteúdo e executar o programa de Substituição de parte dos dados que compõem cada registo. Gestão das Bases. pesquisa. a DOCBASE dispõe ainda de outras ferramentas consideradas imprescindíveis para o correcto manuseamento dos dados. A Manutenção de Bases engloba o conjunto de procedimentos que permitem actuar sobre uma determinada base de dados de forma a Importar ou Exportar registos. Página 57 de 93 . etc. pelo que está garantida a compatibilidade com os formatos ISO 2709 e UNIMARC. visualização. validação da informação. Actualizar o índice de pesquisa.Documentação.Utilitários Para além das propriedades específicas da aplicação (edição. Informática e Desenvolvimento. Lda. Impressões e Listagens e impressões e listagens do módulo Linguagens Documentais.). A partir deste ecrã podemos aceder à Configuração de todo o sistema e às tarefas relativas à Manutenção de Bases.. De outro modo. A natureza destas operações é de tal forma exigente que recomendamos vivamente a sua realização por pessoas qualificadas. É através da Importação e Exportação que se garante a troca de registos entre bases de dados da própria instituição ou de organismos externos. e que se encontram acessíveis através do botão Utilitários do ecrã inicial.

é fundamental estabelecer uma política de gestão que evite duplicações indesejáveis. mas que se encontra incluído nos utilitários para o caso de operações mais complexas. Finalmente refira-se ainda na configuração a possibilidade de parametrizar o motor de dados de modo a obter o melhor desempenho. A escolha das fontes do menu de Edição. Esta opção destina-se a quem. as teclas de validação a utilizar e restantes opções podem ser definidas. A Configuração contém o conjunto de comandos necessários à parametrização geral do sistema. A compreensão do conceito de classes das bases e da forma de organização das directorias é necessária a uma boa política de estruturação da informação. A necessidade de produção das mais diversas Impressões e Listagens. só é possível através de técnicos especialmente credenciados para esse efeito. como das cores e até mesmo da apresentação de fundo próprio com o logotipo da instituição é possível através da edição do menu Visual. fontes de impressão das listagens e selecção dos programas de visualização dos documentos multimédia. em particular em ambientes com servidores.. Na Administração são definidas as localizações de ficheiros. Para quem utiliza as Linguagens Documentais esta opção foi especialmente desenvolvida para permitir o carregamento dos tesauros com termos já existentes nas bases de dados. Recomenda-se que as decisões finais sejam divulgadas pelos técnicos de forma a que estes possam aproveitar e compreender as mensagens que decorrem das opções tomadas. registadas as bases de dados e as formas de acesso dos utilizadores às funcionalidades. Recomenda-se o seu estudo e prática de forma a conseguir obter os melhores resultados relativamente a todas as potencialidades disponíveis. Este é um módulo acessível directamente pelo menu de pesquisa e catalogação. Sendo possível gerir várias bases de dados da mesma classe com registos iguais ou semelhantes. A Gestão de Bases permite Criar. Lda. Página 58 de 93 . Listagens e Associações as quais se prendem respectivamente com a apresentação do índice de pesquisa. decida posteriormente instalar o módulo de linguagens documentais para iniciar uma política de indexação com termos controlados. Informática e Desenvolvimento. Duplicar e Remover bases de dados necessárias à gestão da actividade de cada organização. Apesar desta opção estar disponível para um ajuste imediato a obtenção de uma melhor operação. não apenas em suporte papel mas em formatos digitais com relevância para HTML.Documentação. adequando assim o modo de executar a mesma. depois de ter iniciado o carregamento de uma base de dados. Este mesmo procedimento deverá ser tomado em relação às alterações realizadas para a Pesquisa. quer através da escolha do aspecto visual. fez desenvolver um conjunto de rotinas complexas mas poderosas que oferecem múltiplas opções. É muito importante compreender o funcionamento da DocBase pois é aqui que residem muitos problemas que depois se reflectem em erros de acesso ao programa. A personalização da aplicação.

Documentação. em Windows A operação “importar” soma os registos externos aos que já existiam na base de dados.1 – Manutenção de Bases 5. Informática e Desenvolvimento.1. Os formatos de importação disponíveis são os seguintes: ISO 2709 norma de ficheiros em formato de texto ISIS MST/XRF formato da base de dados da versão do Mini-micro CDS/ISIS BST formato da versão DocBase. Página 59 de 93 . Lda. 5. Entende-se por importação o carregamento de registos numa base de dados a partir de ficheiros externos. a importação dos registos é uma operação interdita se existirem outros utilizadores a aceder à base de dados.. Em rede.01 – Importação A base que se pretende tratar pode ser seleccionada a partir do botão BASE.

No domínio da segurança de dados. do nº 2000 ao nº 3000. No caso de importação de bases de dados Mini micro CDS/ISIS. o mais indicado é fazer uma cópia integral do ficheiro que contém os dados com a denominação da base de dados e a extensão BST.. CDROM ou TAPE e à dimensão dos registos em termos de espaço ocupado em Kbytes. Face à dimensão que este ficheiro pode atingir se apenas possuir uma unidade de segurança. Formato de importação Formato em que se encontra o ficheiro que se pretende importar Conversão cód.02 – Exportação Entende-se por exportação a criação de um ficheiro com registos de uma base de dados no formato ISO 2709 ou ISBD. por exemplo. Estes ficheiros encontram-se dentro da subdirectoria com o nome de cada base. é essencial conhecer o código usado pelos equipamentos onde está a base de dados (em regra é o Code Page 850 ou 860) Auto Indexar Indica que o ficheiro importado deverá ser indexado. 3000 registos – do nº 1 ao nº 1999. Deve ajustar-se este valor à capacidade da drive respectiva. Exemplo. poderá então poderá usar um programa de compressão multivolume (PKZIP.Bst. Nome do Ficheiro Indica a localização. Esta operação pode realizar-se digitando directamente o nome do ficheiro de segurança ou procurando-o numa directoria previamente criada premindo o botão do lado direito. por exemplo \DOCBWIN\BASES\ISBD ou \DOCBWIN\BASES\ISAD. também deve salvaguardar o índice da base de dados que se encontra nas mesmas directorias com a denominação do nome da base e a Página 60 de 93 . Por exemplo. Esta operação poderá ser executada em simultâneo com a importação. destinado à troca de dados entre instituições. a função “Exportação” pode ser utilizada para a segurança das bases de dados como precaução de eventuais perdas de informação. . ou por blocos de registos. No caso de ser viável.1. Para salvaguardar as bases de dados poderá realizar pela totalidade de registos existentes numa base de dados. ISAD.Documentação. recomenda-se a sua execução em fase posterior. página Código de página em que se encontra o ficheiro que se pretende importar. Para além da troca de dados. mas sendo demorada.BST. Lda. ISBD.) para arquivar o ficheiro em várias disquetes. ARJ.etc.BST. através dos Utilitários Actualizar Índice Registo a partir do qual os dados irão ser importados MFN Inicial 5. identificação e formato do ficheiro a ser importado. disquete. Informática e Desenvolvimento.

Iso = 10 registos (Nº 1 ao nº 10) Data: 20060913 Resultado: Como foi usado o mesmo nome de ficheiro e o mesmo suporte. o conteúdo do novo ficheiro passará a ser de apenas dez registos. então o processo a seguir será o de atribuir nomes de ficheiros diferentes para segmentos de registos diferentes. Lda. a 2ª segurança sobrepôs-se à primeira anulando-a. extensão IDX. passando o conteúdo da base de dados a ter apenas 10 registos.IDX ou \DOCBWIN\BASES\ISBD\ISBD_. IMPORTANTE . posteriormente. existente num mesmo suporte. Tape.000 registos (Nº 1 ao nº 2999) Data: 20060818 Não esquecer que as regras de segurança aconselham a não usar nomes de ficheiros iguais para quantidades de registos diferentes. CDROM. A última segurança vai anular sempre a que já exista com o mesmo nome quando for usado o mesmo suporte.Iso – 3.000 registos (Nº 1 ao nº 2999) Data: 20060818 2ª segurança ISBD. Exemplo: 1ª segurança ISBD. Exemplo: ISBD. Página 61 de 93 . Exemplo: \DOCBWIN\BASES\ISAD\ISAD_.Não esquecer que a segurança dos dados é essencial para evitar perda de bases ou registos.Documentação.Iso = 3. disco rígido.. Nos suportes de segurança deve indicar-se obrigatoriamente o nome da base de dados. Em princípio. o número de registos armazenados e a data de segurança. quando recuperar o ficheiro deverá actualizar o índice de pesquisa para ficar sincronizado com o conteúdo da base de dados. quer se trate de disquete. contiver 3000 registos e se. a extensão do ficheiro. na quarta semana pode voltar-se a utilizar o conjunto inicial. etc. pelo que em caso de falha do ficheiro existem duas cópias intermédias. se fizer uma nova segurança com o mesmo nome mas apenas com dez registos. Solução: Quando tiver de se usar o mesmo suporte para segurança de bases de dados iguais. Informática e Desenvolvimento.IDX Se não for possível fazer esta salvaguarda. Exemplo: Se um ficheiro de segurança. A segurança de cada base de dados deve ser realizada para uma unidade magnética externa e em cada semana para suportes diferentes.

nos casos em que haja necessidade de repor os registos salvaguardados numa base de dados que tenha ficado adulterada ou perdida. aceder-se-á ao seguinte ecrã pelo botão “Continuar”: Nome do Ficheiro de destino Localização. o nome de um ficheiro igual ao nome da base de dados. deverá ser indicado o primeiro e último registos pretendidos. fazer uma exportação da última pesquisa efectuada (através do módulo de Pesquisa) Se se pretender prosseguir com a operação. identificação e formato do ficheiro a ser exportado. O programa. Informática e Desenvolvimento. No entanto pode atribuirse um nome diferente ou seleccionar-se um ficheiro de salvaguarda que já exista Página 62 de 93 . Lda.Iso = 3.. ainda.Iso = 10 registos (Nº 1 ao nº 10) Data: 20060913 Este processo é seguro em termos de segurança de conteúdos diferentes da mesma base de dados. Selecção de limites No caso de exportação parcial.Documentação. Exemplo: 1ª segurança ISBD.000 registos (Nº 1 ao nº 2999) Data: 20060818 2ª segurança ISBD1. mas requer um domínio absoluto das técnicas de segurança. Poder-seá. assume por defeito e automaticamente.

Ao criar novos registos ou em operações de alteração dos que já existem. A opção ISO2709 permite a salvaguarda ou exportação de base registos por blocos da base de dados.03 – Actualização do Índice A actualização do índice de pesquisa é uma operação que apenas é necessária em três situações. A opção DocBASE.1. Abrindo o botão de Directoria existente no lado direito da janela pode procurar-se a directoria onde tenham sido colocados os ficheiros de segurança. Para mais rápida actualização do índice. consecutivamente. na directoria de trabalho da DocBASE ou em outra directoria de segurança previamente criada.Documentação. Formato de exportação Formato em que se encontra o ficheiro que se pretende exportar As opções ISO2709 e DocBASE.BST são formas alternativas de segurança de bases de dados mas divergem quanto ao conteúdo. Quando se realiza a importação integral de uma base de dados. as bases de Kardex e os ficheiros que compõem o módulo de Empréstimos. a integração dos dados no índice de pesquisa é feita por mecanismos automáticos através dos ícones de gravação e auto-gravação disponíveis na barra de ferramentas das folhas de recolha de dados. 5. incluiu-se um algoritmo de pré- Página 63 de 93 .. quando se processam adicções parcelares de registos ou ainda quando se realizem. grandes alterações aos registos existentes numa dada base de dados. Só tem aplicação em bases de dados bibliográficas Código de página dos equipamentos em que funcionam as bases de dados para onde se vão exportar os registos Apenas serão exportados os registos que contenham dados Conversão Unimarc Conversão Cód. registos que não contenham dados mantendo o número de registo (MFN) e a sua posição no ficheiro NOTA: Excluem-se dos formatos de exportação para ISO. Informática e Desenvolvimento.BST obriga à salvaguarda da totalidade de registos de uma base de dados. Lda. O Kardex poderá ser exportado para formato BST. Os ficheiros de Empréstimos deverão ser seguros por cópia total do directório da base de dados de Leitores. Página Exportar Registos Activos Exportar Registos Apagados Serão exportados registos vazios ou seja.

O ficheiro de préordenação pode ser guardado em diferentes directórios.tmp. valor mínimo. Selecção de limites Todos os registos ou Intervalo. ordenação binária muito poderoso que permite processar cerca de 100. Esta operação exige espaço em disco e memória RAM.Documentação.. pelo que se recomenda a sua utilização em equipamentos com 32 Mbytes de memória. deverão ser indicados o primeiro e último registos a actualizar Se pretender prosseguir com a operação. tal como nas operações de importação/exportação não podem existir utilizadores a aceder à base de dados. De salientar que as operações de gestão do índice devem ser realizadas pelo administrador no equipamento com maior capacidade disponível para se conseguirem os melhores tempos de resposta. quando se opera em rede. Para a actualização do índice.000 registos em 1 hora. Informática e Desenvolvimento. No caso da actualização por intervalo. Na ordenação destes termos podem ser utilizadas O ficheiro índice Página 64 de 93 . Lda. onde se indicam os campos a extrair como pontos de acesso. entrará na seguinte janela: A pré-ordenação Consiste na extracção dos termos definidos no ficheiro com o nome da base de dados e extensão . consoante o espaço disponível Contém os termos de acesso aos registos.

Base Dir. em vez do algoritmo da base de dados BTRIEVE tornando mais rápida a operação Página 65 de 93 . Lda. duas técnicas.000 registos em cerca de 1 hora Dir.Documentação. A pré-ordenação binária é a mais rápida mas exige que esta actividade seja executada num posto de trabalho com um processador rápido (Pentium a 166 MHz ou superior) e com bastante memória RAM (32 Mb ou superior). Trabalho Específico Re-utilizar fich ordenação e Existente utilizar um ficheiro previamente criado através da execução da actualização do índice em duas fases Força a activação das chaves de ordenação no início do processo. Com esta configuração torna-se possível a criação de um índice de uma base de dados com 100. em vez de as activar no final da pré-ordenação Força a activação das chaves do índice no início do carregamento em vez de as activar apenas no final Indica que não deve apagar o ficheiro de préordenação no final do processo Chaves on-line para pré-ordenação Chaves on-line para carregamento Guardar ficheiro de pré-ordenação Pré-ordenação binária Indica que deve utilizar o método binário de ordenação. do Sistema Indica que o ficheiro de pré-ordenação deve ser criado no directório temporário definido pelo sistema operativo Indica que o ficheiro de pré-ordenação deve ser criado no directório onde se encontra a base de dados Indica que o ficheiro de pré-ordenação deve ser criado no directório de trabalho definido na configuração Permite indicar a localização e o nome do ficheiro de pré-ordenação – é necessário para a opção “Re-utilizar ficheiro existente” Permite passar por cima da fase de pré- Dir. Temp. Informática e Desenvolvimento..

Informática e Desenvolvimento. 5.Documentação. o sistema exige definições expressas do que se pretende no sentido de garantir a máxima segurança da operação. (1ª segurança) Digitar o nome da base a ser reinicializada (2ª segurança) Confirmar reinicialização (3ª segurança) Aviso de irreversibilidade da operação em novo ecrã Página 66 de 93 . Lda.1.04 – Reinicialização da Base de Dados A reinicialização permite apagar o seu conteúdo total de modo a utilizar a base de dados com novos registos. Sendo uma operação irreversível..

edição.Parâmetros Selecção de Limites No caso da selecção parcial.. De seguida entrará no seguinte ecrã 5.05 – SUBST (Programa de substituição) O programa SUBST aplica-se à gestão de dados em campos de registos.05.1. Informática e Desenvolvimento.1.05.Substituição Página 67 de 93 . eliminação e substituição de letras. Lda. 5. Antes de iniciar o programa é altamente recomendável efectuar uma segurança prévia da base de dados em que vai trabalhar-se.1. 5.01 . A utilização incorrecta deste programa pode subverter toda a informação contida nos registos.02 . permitindo de forma sistemática e automática a criação. símbolos. palavras e ainda inserção ou eliminação de ocorrências em campos repetíveis dos registos das bases de dados. deverão ser indicados o primeiro e último registos pretendidos.Documentação.

Ex: O texto “cena” será encontrado em “cena” mas não em “primeira cena” Sempre Indica que deve ser aplicada a acção incondicionalmente a todos os registos escolhidos.Documentação./ /Descrição Em função do campo escolhido e se este for repetível.na primeira ocorrência “1” .. Informática e Desenvolvimento.” que abertos mostram a listagem de todos os campos para escolher o pretendido Com distinção de minúsculas Em todos os campos Campo/Occ. Poderá escolher entre: Não fazer nada Não é executada qualquer acção. Ex: O texto “cena” será encontrado em “primeira cena” e não em “acenar” Ocorrência Só considera quando a ocorrência for composta unicamente pelo texto em questão. Texto Procurar um texto independentemente de ser uma palavra ou parte Ex: O texto “cena” será encontrado em “primeira cena” e também em “acenar” Palavra Procura o texto mas só quando fôr uma palavra isolada. Todavia com esta opção só pode ser executada a acção “Adicionar ocorrência O texto a procurar deverá ser sensivel á procura por maiúsculas A procura do texto ou da palavra a substituir deverá ser feita em todos os campos Seleccionando com o rato a área cinzenta que está por baixo de “campo” aparecem os “. Serve apenas para obter informação através da execução da condição e subsquente análise de report...todas as ocorrências “0” . há a possíbilidade de definir se se pretende fazer a alteração em: . Substituir Faz a substituição encontrada do texto ou palavra Página 68 de 93 .na segunda “2” Acção Esta opção designa o que será feito quando a opção de procura for encontrada. Lda.

Neste caso a etiqueta do campo onde se pretende adicionar a ocorrência será introduzida na opção “Campo” que se activa ao escolher esta acção Aqui será possível escolher o campo em que será feita a substituição Eliminar ocorrência Substituir Ocorrência Adicionar ocorrência Campo Após preenchimento das diversas opções. canceladas ou adicionadas outras tarefas de substituição pois a aplicação permite que corram em simultâneo mais de uma tarefa.Documentação. Informática e Desenvolvimento. Lda.. texto por pelo especificado no campo seguinte: “Texto” – Introdução do termo ou expressão que se pretende Elimina completamente a ocorrência onde encontrou o texto especificado. Editar Adicionar Remover Voltar Executar Sair Permite introduzir alterações nas tarefas de substituição seleccionadas Para adicionar outras tarefas de substituição que ocorrerão em simultâneo Cancela a tarefa previamente introduzida Retorna ao ecrã das opções de substituição Executa a(s) tarefa(s) seleccionadas Abandona o utilitário “Substituição” Terminada a execução da(s) tarefa(s) é gerado um outro ecrã com um relatório sobre as alterações processadas na base: Página 69 de 93 . Neste caso o campo “Texto” não é preenchido Substitui a ocorrência completa pelo texto indicado: “Texto” – Introdução do termo ou expressão que se pretende Adiciona uma ocorrência com o texto indicado: “Texto” – Introdução do termo ou expressão que se pretende. podendo estas ser editadas. clicando em “OK” aparece o seguinte ecrã: Em “Operações” aparecem mencionadas as opções anteriormente seleccionadas.

2 – Gestão de Bases Através deste botão é possível criar novas bases de dados..01 – Criar Base de Dados No botão Criar Bases é possível criar.Documentação. Lda. Clicando em “Sair” a aplicação volta ao ecrã dos utilitários. ou ainda consultar os registos apagados na base seleccionada.2. Informática e Desenvolvimento. remover bases de dados ou Tesauros. Página 70 de 93 . 5. duplicar. sejam elas bases de dados ou Thesaurus. Carregando neste botão tem acesso ao seguinte ecran: 5.

Um utilizador com nível de acesso 3 não poderá aceder a uma base de dados de nível 4 Nova Base Dir. Classe da Base Indicar a classe da base de dados que pretende criar. Classe ARQUIVOS só para bases de dados de arquivo.. Aqui será definido o nome a dar á base de dados e a sua definição Indica qual será o directório onde ficará guardada a base de dados Este parâmetro será utilizado para protecção dos dados contidos na base de dados. Assim. deverá escolher a classe da nova base a criar.. Apenas os utilizadores com determinado nível de acesso poderão ter acesso á base de dados..Documentação.”. etc. Lda. Aqui serão preenchidos os parâmetros necessários á criação da base de dados. A DocBASE usa o conceito de classes para distinguir as diferentes tipologias de documentos. Classe ISBD só aplicável a bases de dados bibliográficas. nesta operação de criação de bases. Informática e Desenvolvimento. Assim temos a classe MUSEUS só para bases de dados de colecções de museologia. utilizando o botão “. Destino Nível de Acesso Página 71 de 93 .

04) porém. activando a opção seguinte: Copiar Dados Só deve ser activada se a criação pretendida incluir a cópia dos dados existentes. quando necessária.2.2. O processo é idêntico à criação. a remoção da base elimina a própria estrutura da base de dados.2.03 – Remover Base de Dados Esta opção.04 – Apagados Quando na catalogação se apagam os registos. Lda. Executar Voltar Permite concretizar a operação de criação da base de dados Regressa ao menu anterior Terminada a criação clica-se em “Sair” para voltar ao ecrã dos Utilitários. estes permanecem fisicamente nas bases de dados.1. permitindo a sua posterior recuperação. dos dados contidos na base de origem. 5. Página 72 de 93 . 5. A opção “Apagados” apresenta todos os registos apagados. Informática e Desenvolvimento.Documentação.. no seu processamento é idêntica à Reinicialização da Base (ver capítulo 5. como se tratasse de um resultado de pesquisa. 5. também. a duplicação poderá ser apenas da estrutura (sem registos de dados) ou. ordenados por “MFN”. (ver capítulo anterior) a diferença está em que.02 – Duplicar Base de Dados As bases de dados poderão ser duplicadas.

Documentação. Lda. esses registos podem-se “Restringir”. “Exportar” e/ou “Imprimir”. Usando os botões específicos.. Página 73 de 93 . Informática e Desenvolvimento.

5. pois são possíveis diferentes formas consoante os objectivos do trabalho.. Sendo assim temos os seguintes elementos a considerar: Registo 1 Registo “n” Índice 1 Corpo principal Corpo principal Índice 1 Índice 2 os quais são definidos por meio das várias opções que constam do écran de parametrização da listagem. que constitui o corpo principal.01 – Parametrização das Listagens Entende-se por listagem uma lista ordenada de registos.Documentação. A opção Principal. tanto sob a forma de texto impresso como em suporte electrónico.3.3 – Impressões e Listagens A importância da publicação da informação organizada em bases de dados. Haverá casos em que é desejável um Página 74 de 93 . Pela sua complexidade interessa perceber quais as potencialidades destas rotinas de modo a escolher as melhores alternativas. fez com que fossem desenvolvidas rotinas poderosas destinadas a apresentar os registos das mais variadas formas. como seja o HTML. Informática e Desenvolvimento. para o complementar. Conforme se apresenta nas figuras seguintes cada registo é composto pelo encabeçamento e pelo corpo do registo. Pela simples escolha de um modelo de ordenação são de imediato apresentados os vários índices disponíveis que podem ser criados na altura da execução do corpo principal. Poderá então escolher-se como devem estes elementos ser apresentados. o qual pode ser complementado por listas de índices ordenados por diferentes critérios. 5. Lda. Saliente-se a possibilidade de realizar a listagem para diferentes formatos de saída bem como a utilização imediata de um processador de texto para visualização e edição do mesmo. contém os diferentes valores que são necessários para a selecção do formato de impressão.

Documentação. Podem ainda escolher-se novos índices. em vez da que corresponde à sua sequência na base de dados. Este pode ser o caso de uma listagem por autores em que interessa manter agrupado o conjunto de registos do mesmo autor. É importante não esquecer que ao seleccionar um índice específico dever-se-á indicar expressamente se pretende imprimir esse índice. Página 75 de 93 .. Encabeçamento Encabeçamento Corpo Corpo Corpo Encabeçamento Encabeçam Encabeçam Corpo ento ento Encabeçamento Encabeçamento Corpo Corpo Encabeçamento Corpo Encabeçamento Corpo Corpo Destaque-se ainda a opção de apresentação da numeração. pelo que a sua compreensão e utilização implica uma formação adequada. propriedade da DID. Estas opções são muito úteis quando se elaboram bibliografias. pela sua complexidade. bem como ajustados os critérios de ordenação e formatos de apresentação. na medida em que permitem fornecer os registos ordenados por determinado critério. e vários índices ordenados por outros critérios. a opção Definição de Índices apresenta todas as regras de ordenação de cada um dos índices complementares. classificação. através do encabeçamento. poderá ser mais útil incluir um número correspondente à ordem como são apresentados no corpo principal.. Informática e Desenvolvimento. através das opções Índice de campos e Índice da base de dados. Recomenda-se que não sejam alteradas estas expressões pois daí poderão resultar erros desagradáveis. pois doutra forma essa opção não ficará activa. por exemplo descritores. mas no caso de listagens exaustivas poderá ser mais útil que este destaque apenas surja quando se verifique a mudança do conteúdo. Os registos estão na base de dados pela ordem com que foram introduzidos pelo que. Lda. só o recomendamos a quem tenha formação específica para o efeito. mas. etc. Em complemento da ordenação. O conjunto de modelos predefinidos que acompanha cada base de dados é exaustivo e responde à grande maioria das exigências dos vários utilizadores. separando cada conjunto através do encabeçamento do novo autor. Podem ainda ser elaborados muitos outros índices. importante na elaboração dos índices. nos quais se inclui o número de ordem dos registos ordenados. De salientar que estas regras são expressas através de uma linguagem de comando. destaque antes do corpo principal. por exemplo autores. As regras de ordenação do corpo principal são apresentadas na opção Ordenação. após cada ordenação.

Base O primeiro passo será a escolha da base de dados que contém os registos que se pretende listar. ou na “Pesquisa”. Para isso deverá clicar na zona ponteada à direita da caixa “Base de Dados” Imp. deve indicar-se o que se pretende imprimir e como se pretende imprimir. Lda. de modo a garantir a criação de um ficheiro com o índice criado deve clicar-se obrigatoriamente sobre “Imprimir campos da base de dados”. O ficheiro ficará guardado na directoria “Trabalho”. é composta por corpo principal e índices.. Desta forma quando se decide clicar em Imprimir está a ser tomada uma decisão que deverá ser equacionada de forma a considerar os diversos parâmetros de cada uma das opções. seleccionar a opção impressões e listagens. conforme já anteriormente referido. Neste utilitário. Contudo. deve seleccionar-se a opção Impressão de registos. Assim. De imediato surgirá o seguinte ecrã: A impressão pode ser feita através dos “Utilitários”.Documentação. como por exemplo o campo da descrição física de um documento. Para dar início à impressão de índices e bibliografias. Registos Para aceder às diferentes opções. o utilizador deve em Utilitários. Importa salientar que uma listagem. Informática e Desenvolvimento. Esta função torna-se útil para dar resposta a situações específicas. o utilizador poderá optar pela que pretende. Através do Índice de campos podem criar-se índices de campos que não se encontram indexados. a partir do ecrã de funções que foram previamente explicadas Página 76 de 93 .

Anterior Se já existir um ficheiro com o mesmo nome será eliminado Iniciar proc. ou o tipo de ficheiro a criar (a) dos Apagar fich..Documentação. esta opção abrirá um processador de texto com os registos listados.3. 5.01 – Principal Descrição das funções: Base de dados Seleccionar a base de dados a listar Modelo de ordenação Modelo de ordenação dos registos a listar Impressão de índices Criação de índices da listagem solicitada Título da listagem Destino Atribuição de um título à listagem Indicar se pretende impressão directa registos. Informática e Desenvolvimento.01. permitindo a sua edição e posterior impressão Página 77 de 93 . Lda. de texto De acordo com o tipo de ficheiro de destino seleccionado.

Informática e Desenvolvimento.Documentação. então. deverá. seleccionando a opção definições e limites. através da qual se pode seleccionar um conjunto variado de alternativas 5. Depois. se desactivar a opção “Imprimir corpo do registo” Imprimir números Incluir nas listagens o associados a cada registo número de registos Inserir a numeração Incluir o número de registo no topo de cada um no topo do registo Caso contrário surgirá abaixo de cada registo Usar número de registo Desactivar quando não se pretende utilizar o nº de registo do documento Página 78 de 93 . ser definido o formato do corpo principal.01.02 – Definições e Limites Descrição das funções Encabeçamentos Corpo do registo Indicar se e encabeçamento como pretende imprimir os Para seleccionar o modelo de impressão clique na zona à direita da caixa e na janela apresentada escolha o formato pretendido Pode ainda optar por imprimir apenas o encabeçamento. Lda.3..

podendo até alterar o código de extracção. Contudo.3.Documentação. Página 79 de 93 . Prefixo Sufixo Iniciar em Deve preencher-se a janela com o texto que se pretende que fique antes do número de registo Deve preencher-se a janela com o texto que se pretende que fique após o número de registo Apenas activo quando desactivada a função anterior.. esta é uma função que exige uma total responsabilidade por parte do técnico que a realizar. o utilizador tem a opção de alterar a Definição de índices. Lda. Serve para incluir o número a partir do qual se pretendem numerar os registos Quando activado.04 – Definição de Índices Neste ecrã é possível alterar a forma de extracção de cada um dos índices da Base de Dados. Mais uma vez recomendamos que não se alterem estas expressões. No ecrã apresentado pode então efectuar as alterações pretendidas no formato de ordenação. Para tal clique na caixa da linha pretendida e no botão de edição. pois daí poderão resultar erros desagradáveis.3. inclui uma linha extra entre cada registo Limita o conjunto de registos a imprimir Limita alfabeticamente os termos a imprimir Linha extra Primeiro registo/ /último registo Primeiro termo/ /último termo Através de ordenação podem configurar-se as regras de ordenação do corpo principal do registo. Em complemento.01. Para tal basta clicar duas vezes sobre a linha respectiva. 5. modificando e ajustando o seu código.03 – Ordenação Neste ecrã poderá parametrizar as formas de ordenação dos registos.01. 5. Informática e Desenvolvimento. por forma a modificar o resultado da listagem.

Página 80 de 93 .Documentação. Lda. Informática e Desenvolvimento.. Na janela seguinte poderá fazer os ajustamentos pretendidos.

são executadas de forma imediata quando se selecciona a opção imprimir. Para listagens mais específicas. deve clicar-se duas vezes com o botão esquerdo do rato sobre uma das linhas vazias. 5. caso exista. A criação destas listagens obriga a que seja activada a opção indicada como “Imprimir segmento do índice da base de dados”. Em Índice de campos. necessário indicar explicitamente essa decisão através da selecção da respectiva opção.3. como é o caso dos índices é. apresentada no menu seguinte. nos menus de parametrização. podemos ainda construir outros. Automaticamente irá surgir um ecrã. em complemento. ainda. Lda.05 – Índice de campos Além dos índices que compõem a base. Informática e Desenvolvimento.. através do qual se poderá parametrizar o novo índice: Por sua vez o Índice da base de dados permite. em geral. Voltamos a insistir que as listagens.01. bastando para tal clicar sobre a linha que aparece sombreada: Para criar um novo índice. criar listagens de segmentos do índice da base.Documentação. podem criar-se novos índices dos campos que não se encontram indexados. Página 81 de 93 .

Os Pontos de Acesso disponíveis são: Página 82 de 93 ..3.Acesso” o programa dá a possibilidade de escolher o termo a utilizar na pesquisa. Termo inicial/final Ao clicar nos pontos à direita das caixas “Termo Inicial” e “Termo Final”. podendo obter os registos ou apenas a contagem de registos associados a cada um dos índices. Informática e Desenvolvimento. 5.Documentação.01.06 – Índice da Base de Dados Neste ecrã poderá proceder à selecção dos registos a listar. utilizando os índices de pesquisa da base. Lda. surge uma janela semelhante à do módulo de pesquisa onde pode seleccionar o primeiro e o último índice a seleccionar Se carregar no botão “P.

Documentação. deve Página 83 de 93 .07 – Configuração de Índices Utilizar separadores alfabéticos Inverter a ordenação dos índices Compactar números consecutivos. Se se pretende compactar.. Lda.3. Informática e Desenvolvimento. Outras opções: Extrair os números de registo associados Extrair contagem de registos associados Imprimir segmento índice da base Extrai os números de registos Extrai a contagem dos registos existentes Activar quando se pretende a impressão do índice da base segmento criado Em Configuração de índices ficará disponível um conjunto de alternativas de formatação das listagens. Por exemplo. entre outras.01. 5. – utilizar como separador Permite separar os diferentes índices com as letras do alfabeto correspondentes à sua organização Inverte a ordenação dos índices por ordem decrescente Permite compactar os números de registos consecutivos Exemplo: termo ambiente ocorre do registo 10 ao 21. podem agrupar-se todos os registos alfabeticamente e introduzir entre eles um separador alfabético ou inverter a ordem dos índices.

utilizar-se um separador e surgirá seguinte: Ambiente 10-21. Recomenda-se a utilização prévia de uma folha de teste onde se indiquem as dimensões das etiquetas. destinadas à identificação dos documentos. de acordo com o papel a utilizar. A formatação do texto das etiquetas realiza-se directamente no respectivo ecrã de configuração. 5. Antes de se activar a janela “Imprimir etiquetas”.. Lda.Etiquetas Para imprimir etiquetas (sem códigos de barras). o modelo de impressão e formatar as margens das próprias etiquetas.. Informática e Desenvolvimento. Página 84 de 93 . etc. o Ignorar termos genéricos Ignora as ocorrências de um termo a partir de um determinado número. mesmo que ultrapassem as 100 Apenas apresenta os termos numeração correspondente sem a Adicionar uma linha Adiciona uma linha de intervalo entre o termo extra entre cada registo e os registos A opção Etiquetas permite aceder a um ecrã de opções de configuração de etiquetas autocolantes. Exemplo: um termo que ocorra mais de 100 vezes á ignorado a partir desta ocorrência Manter termos impressão: Não numerar índices Imprime todas as ocorrências. devem definir-se aqui as características das mesmas. Estas operações são da exclusiva responsabilidade do utilizador. deve seleccionarse a impressora pretendida.. Pode escolher-se o tipo de letra pretendido.01.3. de modo a melhor adequar o texto às suas dimensões.08 . de forma a ajustar o modelo de impressão e evitar despesas com a impressão sobre as próprias etiquetas.Documentação.

Informática e Desenvolvimento. O acesso às fontes é feito a partir do botão de cada opção.01. encabeçamentos. índices. Lda. dimensão. Página 85 de 93 . numeração. pode escolher-se a fonte. A partir daqui. estilo e cor para título.09.Fontes A opção Fontes está destinada à formatação do texto das listagens. 5.Documentação. corpo de registo.. numeração do índice e separador do índice.3.

10 – Códigos de Barras Clicando em Códigos de barra acede-se a um ecrã de configuração de comandos de impressão de etiquetas de códigos de barra e posterior envio de informação à impressora. a partir desta opção que se definem os comandos de comunicação com a impressora através de Definições. Para tal deve seleccionar-se a impressora adequada clicando em “Eltron” ou em “Zebra”. Deve seleccionar-se a impressora instalada.3.01. Informática e Desenvolvimento. Para activar a função de impressão de etiquetas.10.3. também. através dos ícones É.Documentação. 5.01. Lda. Defaults A aplicação suporta dois tipos de impressora.1 – Definições Neste ecrã definem-se os tipos de ligação e qual a impressora a utilizar: Página 86 de 93 .. deve seleccionar-se esta janela. 5.

As configurações introduzidas devem ser gravadas.Documentação. Todas as alterações aos comandos previamente definidos são da responsabilidade de quem as executa. Lda. Informática e Desenvolvimento.. Alguns exemplos de etiquetas de códigos de barras: Página 87 de 93 . Recomenda-se a solicitação de um técnico para proceder a esta configuração no caso de existirem dúvidas.

. Lda. são então automaticamente criados como termos de um Tesauros. Informática e Desenvolvimento. por exemplo.4 – Linguagens Documentais Este utilitário permite gerar termos para um tesauros a partir de uma base de dados. 5. 1 2 3 4 5 6 Descrição dos botões: 1 Tesauros em edição 2 Base de dados a partir da qual se irão gerar os termos 3 Prefixo de termos a serem gerados 4 Definição dos campos de termos a gerar 5 Primeiro termo a ser gerado 6 Último termo a ser gerado Após preenchidos estes campos correctamente basta clicar em Executar para que se conclua a operação. Bastará de seguida. Ao clicar em “Auto-criar termos” surge um ecrã para parametrização da passagem dos termos para o tesauros.Documentação. Página 88 de 93 . relacionar estes e adicionar outros termos pretendidos. Os termos introduzidos como descritores.

Botões de Controle e Textos de Ajuda.01 . Informática e Desenvolvimento.5 – Outras Configurações As restantes operações de configuração do sistema encontram-se acessíveis através do ícone Configuração. Para além do número de cores do écran. alterando suas cores nas diversas áreas: Página 89 de 93 . 5. respectivamente. pode também definir-se o tipo de fonte para os Botões de Tarefa. através de Visual e Edição.Visual Esta funcionalidade permite personalizar o écran principal da Docbase. As opções de parametrização do aspecto gráfico do ecrã inicial e de edição definem-se. 5.. Lda.Documentação.5. O Fundo do écran Docbase pode igualmente ser parametrizado. Optando por Gama Colorida pode indicar-se em Direcção qual o sentido em que se fará o degradée.

5. Visualização e Secções. A alteração faz-se por acção do rato sobre o botão alterar. Listas.5. 5. Informática e Desenvolvimento.Fontes Nesta secção tem-se acesso à alteração das fontes das áreas de edição de campos nomeadamente os Títulos.02 – Edição Edição dos diversos componentes das Folhas de Recolha de Dados. Botões.01 . Ajudas. No écran principal pode ser inserido um logotipo.02.. Campos. de cada componente a Página 90 de 93 .Documentação. Lda.5. O formato do ficheiro do logotipo deverá ser BMP e a sua posição relativa pode ser parametrizada usando as hipótese indicadas no écran específico para o efeito.

Documentação. Auto-Update ligado Esta opção corresponde ao botão de Auto- .02. Normalmente está inactiva na configuração. quando necessário.. Tecla „Return‟ para mudar de campo No Windows a mudança de campos é feita com a tecla „Tab‟. seleccionadas em Pesquisa: Opção 0 Opção 1 Opção 2 implica que todas as palavras se apresentem em maiúsculas apenas capitaliza a primeira letra do índice obriga a que todas maiúscula as palavras sejam iniciadas por Página 91 de 93 . gravação da folha de recolha quando activo (baixo relevo) permite a gravação automática dos dados inseridos nos registos. Lda.5. mudando de campo com a tecla „Tab‟ a validação não se efectua. Altera os formato dos botões das secções das folhas de recolha Indicar o tempo de verificação de desbloqueio de registos quando acedidos em simultâneo Número de linhas pretendido nas ajudas de preenchimento de campos Espaço (em percentagem) de ocupação do écran Docbase no monitor Indicar em pixels o espaço de intervalo entre os campos do écran Docbase Auto-validação por índice/tesauros Botões de secção modernos Auto-Verificar Desbloqueio cada Linhas para ajuda Espaço para PFT Intervalo vertical entre campos 5.02 – Configuração da Edição Configuração de alguns aspectos funcionais das Folhas de Recolha. na edição.5. A sua função. Esta função possibilita a validação de campos através do índice da base ou de tesaurus. possibilitamos a sua utilização para a função seguinte “Autovalidação”.03 – Configuração da Pesquisa O índice de pesquisa pode apresentar-se através de diferentes formas. Ao activar a opção da tecla „Return‟ para o mesmo efeito. podendo ser activada. A tecla „Return‟ activa esta validação. 5. Informática e Desenvolvimento.

em alternativa. 5. Através das associações indicam-se quais os formatos e respectivos programas a utilizar na altura da visualização. Lda.. Página 92 de 93 .Documentação.04 – Configuração das Listagens As opções de parametrização do aspecto gráfico de impressão das listagens. obriga a que seja escolhido um programa compatível com os diferentes formatos.5. Informática e Desenvolvimento. Estas opções encontram-se igualmente no próprio utilitários de listagens. Poderá usar as aplicações definidas pelo sistema operativo ou. encontram-se disponíveis através de Listagens.5. para que se possa proceder a algumas alterações pontuais. outras aplicações que mais se adeqúem a cada caso.05 – Configuração das Associações A possibilidade de associar quaisquer ficheiros multimédia em cada registo. 5.

5.Documentação. Lda. os quais não devem ser alterados sem a presença de um técnico qualificado. De referir que a grande evolução verificada permitiu dispor de ferramentas próprias e mais vocacionadas para a gestão e optimização do motor de dados. Informática e Desenvolvimento..06 – Configuração de Sistema A DocBase funciona através de um motor de dados especialmente adaptado ao tratamento da informação textual.5. Página 93 de 93 . Para efeito do seu ajustamento e optimização está disponível um menu com os parâmetros mais importantes.