You are on page 1of 2

Vergaderen, geen Kunst! Tafels in een U-vorm.

Notitieblokjes en pennen in de aanslag, “meeting-mints” op tafel, plastic planten in de hoek en uitzicht op de betonnen parkeerplaats. De nachtmerrie van de typische vergaderlocatie. Herken je ook dat gevoel van “daar gaan we weer” en die neiging om in de slaapstand te vervallen? Tegenwoordig heb ik gelukkig zo'n “Blackberry” en zie ik steeds meer “mede-berries” tijdens de vergadering gewoon doorwerken. Dat kan toch niet de bedoeling zijn? “If you do what you always did, you got what you always got” Dat betekent dat je iets nieuws moet doen als je wilt vernieuwen, en dingen anders moet doen als je andere resultaten wilt bereiken. Locatie Mijn favoriete herinneringen zijn aan bijeenkomsten in een dierentuin, met uitzicht op de dolfijnen, in een museum (thema: “vergaderen is geen kunst”), of aan het strand. Op het moment dat mensen op zo'n andere locatie aankomen, gaan de “minds open” in plaats van in de typische vergaderstand. Als je dan ook op een andere manier de vergadering insteekt, kan je verrassende resultaten halen. Proces

Draai bijvoorbeeld eens de volgorde van je vergadering om en begin bij de besluiten. Nodig een klant, leverancier of concurrent uit om zijn/haar ideeën te vertellen. Verdiep je eens in een heel ander onderwerp, bijvoorbeeld sport en bespreek met zijn allen wat je daar van kunt leren. Of draai na de koffiepauze alle tafels en stoelen een andere richting uit, zodat iedereen een nieuwe plek moet zoeken. Zo blijf je alert en fris en het helpt om ook je eigen probleem of onderwerp eens van een andere kant te bekijken. Zelf vind ik het altijd leuk om midden in een vergadering een kleine fysieke oefening te doen. Als iedereen in zijn nette pak rare bewegingen staat te maken, zijn die moeilijke, serieuze onderwerpen ineens een stuk beter te relativeren. Laat je Inspireren Tegenwoordig heb je professionele”facilitators” die dit soort processen begeleiden en zelfs “personal brainstormers”die een creatief tintje aan je bijeenkomst weten te geven. Zo maak je van een “verplicht nummer” een productieve verrassing, met of zonder “meeting mints”.